BC 364 quản trị hoạt động mua hàng tại công ty TNHH MTV đại hiệp phát

Quản trị hoạt động mua hàng tại công ty TNHH MTV Tân Hiệp Phát. Tài liệu chuyên ngành quản trị kinh doanh, dành cho những bạn làm đồ án tham khảo thêm. Tài liệu hữu ích, bài làm được đánh giá cao, hy vọng giúp ích cho các bạn

LỜI CẢM ƠN Trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng quan trọng doanh nghiệp hoạt động cung cấp đầu vào định đầu doanh nghiệp Đầu vào doanh nghiệp đảm bảo góp phần đảm bảo yếu tố đầu khách hàng Có thể nói mua hàng hoạt động quan trọng doanh nghiệp hoạt động chế thị trường Trong xu hội nhập vấn đề trở nên cấp thiết Qua q trình hoạt động Cơng ty TNHHMTV Đại Hiệp Phát nỗ lực vươn lên đạt số thành tựu hoạt động kinh doanh thương mại nói chung hoạt động tiêu thụ nói riêng phần dựa vào việc quản lí tốt cơng tác mua hàng Nhờ mà ông ty tạo chỗ đứng vững thị trường Tuy nhiên q trình hoạt động Cơng ty gặp thuận lợi khó khăn kinh doanh Mục tiêu báo cáo nhằm tìm hiểu tổ chức cơng tác mua hàng Công ty TNHH TNHH MTV Đại Hiệp Phát để từ đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện công tác mua hàng Công ty Mặc dù cố gắng song với kiến thức, thơng tin cịn hạn chế thời gian thực tập có giới hạn nên khó tránh khỏi thiếu sót Kính mong quan tâm đóng góp ý kiến thầy cô, cô chú, anh chị công ty để nội dung đề tài đầy đủ hoàn thiện Qua báo cáo cho em gửi lời cảm ơn tới: Ban lãnh đạo trường Cao Đẳng Thương Mại tạo điều kiện cho em thực tập, bổ sung kiến thức để có tảng nghiên cứu thực đề tài đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Hồ Thị Mỹ Kiều hướng dẫn bảo tận tình cho em suốt thời gian làm báo cáo thực tập Xin chân thành cảm ơn cán công nhân viên Công ty TNHH MTV Đại hiệp Phát, đặc biệt chị Hoàng Thị Mộng Loan nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế Cơng ty, qua áp dụng kiến thức học từ giảng đường vào thực tế i BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG Ký hiệu NCC DNTN TNHH MTV CP BH & QL SX & TM ĐVT Đ QĐ Diễn giải Nhà cung cấp Doanh nghiệp tư nhân Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Cổ phần Bán hàng quản lí Sản xuất thương mại Đơn vị tính Điểm Quy đổi ii DANH MỤC BẢNG BIỂU SỬ DỤNG Trang Bảng 2.1: Danh mục sản phẩm 16 Bảng 2.2: Kết hoạt động kinh doanh từ năm 2012 – 2014 18 Bảng 2.3: Số lượng sản phẩm đặt mua quý I năm 2015 23 Bảng 2.4: Số lượng sản phẩm bán năm 2014 23 Bảng 2.5: Số lượng sản phẩm mua vào quý I năm 2015 24 Bảng 2.6: Bảng kê xuất nhập tồn hàng quý năm 2015 25 Bảng 2.7: Bảng giá trị mua vào từ nhà cung cấp 27 Bảng 2.8: Tiêu chuẩn đành giá nhà cung cấp 30 Bảng 2.9: Bảng đánh giá nhà cung cấp 32 Bàng 3.1: Đánh giá kết mua hàng 42 iii DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Trang Hình 1.1: Sơ đồ quy trình mua hàng doanh nghiệp thương mại Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 14 iv MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG ii DANH MỤC BẢNG BIỂU BIỂU SỬ DỤNG iii DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG iv MỤC LỤC v LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Tổng quan hoạt động mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm mua hàng quản trị mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm mua hàng 1.1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng 1.1.2 Mục tiêu mua hàng 1.1.3 Vai trò mua hàng 1.1.4 Tầm quan trọng hoạt động mua hàng 1.2 Các hình thức mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1 Mua hàng theo hợp đồng/đơn đặt hàng 1.2.2 Mua hàng không theo hợp đồng 1.2.3 Mua hàng qua đại lí 1.3 Các phƣơng thức mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.3.1 Mua lặp lại không điều chỉnh 1.3.2 Mua lặp lại có điều chỉnh 1.3.3 Mua 1.4 Các phƣơng pháp mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.4.1 Căn vào quy mô mua hàng 1.4.1.1 Mua hàng theo nhu cầu 1.4.1.2 Mua hàng theo lô lớn 1.4.2 Căn vào thời gian tín dụng 1.4.3 Căn vào nguồn hàng 1.5 Các quy tắc mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.5.1 Mua hàng nhiều nhà cung cấp 1.5.2 Luôn giữ chủ động trước nhà cung cấp 1.5.3 Quy tắc đảm bảo hợp lý tương quan quyền lợi doanh nghiệp với nhà cung cấp 1.6 Nội dung quản trị mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.6.1 Xác định nhu cầu mua hàng 1.6.2.Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 1.6.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 1.6.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 1.6.3 Đàm phán đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng 1.6.4 Tổ chức thực nhập hàng 10 1.6.5 Đánh giá sau mua 10 1.7 Các yếu tố ảnh hƣởng đến trình mua hàng 11 1.7.1 Các yếu tố bên 11 1.7.2 Các yếu tố bên 12 v CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 13 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 13 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 13 2.1.2.1 Chức 13 2.1.2.2 Nhiệm vụ 13 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 14 2.1.4 Đặc điểm môi trường kinh doanh 14 2.1.4.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 14 2.1.4.2 Đặc điểm thị trường 15 2.1.4.3 Đặc điểm sản phẩm 15 2.1.4.4 Đặc điểm khách hàng 17 2.1.4.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 17 2.1.4.6 Đặc điểm nhà cung cấp 18 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh công ty (2012 - 2014) 18 2.1.6 Nhận xét thuận lợi khó khăn chủ yếu công ty thời gian qua 20 2.1.6.1 Thuận lợi 20 2.1.6.2 Khó khăn 20 2.2 Thực trạng công tác quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 20 2.2.1 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác mua hàng 20 2.2.1.1 Thời vụ 20 2.2.1.2 Điều kiện, sở vật chất 20 2.2.1.3 Khả tài công ty 21 2.2.1.4 Nhà cung cấp 21 2.2.1.5 Nhu cầu tiêu dùng khách hàng 21 2.2.1.6 Đối thủ cạnh tranh 21 2.2.2 Các nguyên tắc mua hàng công ty 22 2.2.3 Xây dựng kế hoạch mua hàng 22 2.2.3.1 Xác định nhu cầu 22 2.2.3.2 Xác định nguồn hàng 26 2.2.3.3 Xác định phương thức mua 27 2.2.3.4 Xác định hình thức mua 27 2.2.3.5 Xác định thời điểm mua 28 2.2.4 Tìm kiếm nhà cung cấp 28 2.2.4.1 Cách thức tìm kiếm 28 2.2.4.2 Thông tin nhà cung cấp 28 2.2.5 Lựa chọn nhà cung cấp 29 2.2.5.1 Xây dựng tiêu chuần đánh giá nhà cung cấp 29 2.2.5.2 Đánh giá nhà cung cấp 30 2.2.6 Thương lượng, đặt hàng ký hợp đồng mua hàng 33 2.2.7 Tổ chức thực nhập hàng 33 2.2.8 Đánh giá sau mua hàng 34 2.3 Nhận xét đánh giá chung thực trạng quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 34 2.3.1 Kết đạt 34 2.3.2 Hạn chế 35 vi 2.3.3 Nguyên nhân 35 CHƢƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 37 3.1 Cơ sở đề xuất kiến nghị 37 3.1.1 Phương hướng thực thời gian tới 37 3.1.2 Thực trạng hoạt động mua hàng công ty 38 3.2 Một số kiến nghị công tác quản trị hoạt động mua hàng công ty 38 vii LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện kinh tế nay, ln có cạnh tranh gay gắt thị trường, doanh nghiệp phải tự định tất hoạt động kinh doanh cho có hiệu Để đứng vững phát triển tự thân doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức máy quản lí đạt hiệu điều kiện vốn, nhân tài có Đặc biệt Việt Nam thành viên tổ chức thương mại giới (WTO), tạo điều kiện cho thành phần kinh tế không ngừng phát huy mạnh ḿnh, đóng góp vượt bậc nỗ lực doanh nghiệp vừa nhỏ nước Với đa dạng hóa hình thức sở hữu, thu hút vốn đầu tư để mở rộng sản xuất kinh doanh nhằm đạt mục tiêu chung doanh nghiệp cần phải tổ chức hoạt động tài cách có hiệu Vì vấn đề tiết kiệm chi phí coi biện pháp hữu hiệu để giảm giá thành tăng lợi nhuận cho công ty Hiệu kinh doanh doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan khách quan hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, phương thức quản lý, chế sách Nhà nước, thị trường cơng tác mua hàng xem nhân tố quan trọng định giá cả, chất lượng sản phẩm đầu ảnh hưởng trực tiếp đến q trình tiêu thụ sản phẩm, uy tín doanh nghiệp thị trường.Đặc biệt tình hình giá nguyên liệu biến động, thị trường cạnh tranh gay gắt cơng tác mua hàng khẳng định rõ vai trị quan trọng Cùng với phát triển đất nước hoạt động thương mại đóng vai trị quan trọng Để thực hiên hoạt đơng thương mại phải tiến hành mua mua hàng khâu tiền đề vật chất cho khâu bán hàng khâu mở đầu cho q trình lưu thơng hàng hóa doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng việc mua hàng doanh nghiệp thương mại nên em định chọn đề tài: “Quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát” Để từ có điều kiện đối chiếu lí thuyết học thực tiễn sinh động hoạt động kinh doanh thương mại Qua nhằm củng cố kiến thức làm sở quan trọng cho công việc sau trường Đề tài gồm phần: Chƣơng 1: Cơ sở lí luận quản trị mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại Chƣơng 2: Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát Chƣơng 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Tổng quan hoạt động mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm mua hàng quản trị mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng hệ thống hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp sau xem xét, tìm hiểu chủ hàng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, toán nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cấu đáp ứng nhu cầu dự trữ bán hàng với tổng chi phí thấp Dưới góc độ nhà quản trị mua hàng hồn tồn trái ngược với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa tạo nhu cầu sản phẩm hàng hóa dịch vụ cách có hệ thống tìm cách làm tăng ý thức nhu cầu mua hàng phủ nhận đình hỗn nhu cầu tìm điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu mối quan hệ người với người Về chất kinh tế mua hàng hành vi thương mại hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai tồn hệ thống cung ứng Do đó, chất lượng chi phí cung ứng chịu ảnh hưởng lớn hoạt động mua hàng 1.1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng Theo cách tiếp cận trình: Quản trị mua hàng trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng quản trị bước công việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết mua hàng nhằm đạt mục tiêu xác định 1.1.2 Mục tiêu mua hàng Do mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển, để cơng tác quản trị mua hàng có hiệu mục tiêu hoạt động mua hàng đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo mua hàng với chi phí thấp đảm bảo trì mối quan hệ - Đảm bảo an tồn cho việc bán thể trước hết hàng mua vào phải đủ số lượng cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thơng hàng hóa Mua thực định dự trữ mua phải đảm bảo bổ sung kịp thời lượng hàng hóa, vật tư, nguyênvật liệu số lượng, chất lượng thời gian Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng khách hàng người tiêu dùng sản phẩm công ty bán - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảm giá bán, tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp nhằm kéo khách hàng phía Chi phí mua hàng khơng thể giá mua mà thể việc mua hàng ai, đâu, số lượng bao nhiêu… để chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển thấp - Đảm bảo trì mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng Điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán giá cả, chất lượng lần hợp tác Ngoài doanh nghiệp cần trọng phát tạo dựng mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm nhằm đảm bảo cho việc mua ổn định, giảm chi phí Các mục tiêu lúc thống với thơng thường để đạt phải khác Biểu rõ mâu thuẫn giũa chất lượng giá cả, chất lượng tốt giá cao ngược lại Ngồi mục tiêu mua hàng mâu thuẫn với mục tiêu chức khác Vì xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng tổng thể mục tiêu doanh nghiệp tùy tùng điều kiện cụ thể mà xếp thứ tự ưu tiên mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp 1.1.3 Vai trò mua hàng - Mua hàng đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng yêu cầu vật tư nguyên liệu trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hóa bán kinh doanh thương mại Q trình sản xuất sản phẩm có chất lượng liên tục phụ thuộc vào việc cung ứng vật tư, nguyên liệu… phụ thuộc vào quản trị dự trữ mua Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng kinh doanh thương mại có đảm bảo thỏa mãn nhu cầu khách hàng hay khơng phụ thuộc lớn vào việc trì dự trữ, lúc đó, mua đảm bảo thực định dự trữ doanh nghiệp - Mua hàng đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu sử dụng vốn, tăng hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp Chi phí mua giá trị sản phẩm mua chiếm tỉ trọng lớn tổng trị giá sản phẩm (hàng hóa) bán Chính vậy, cần giảm tỉ lệ nhỏ chi phí mua đảm bảo nâng cao hiệu lớn cho kinh doanh: tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn mua dự trữ, tăng tỉ lệ lợi nhuận vốn đầu tư Ảnh hưởng mua gọi “hiệu ứng đòn bẩy” 1.1.4 Tầm quan trọng hoạt động mua hàng Quản trị mua hàng có số tầm quan trọng đặc biệt sau: - Tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn liên tục, ổn định tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng nhanh, qua đó, nâng cao uy tín doanh nghiệp khách hàng - Tổ chức tốt việc mua hàng giúp cho hoạt động tài doanh nghiệp thuận lợi, thu hồi vốn nhanh, tận dụng khoản tín dụng nhà cung cấp, có lợi nhuận để bù đắp chi phí phát triển mở rộng kinh doanh thực đầy đủ nghĩa vụ ngân sách nhà nước - Đảm bảo thị trường ổn định cho doanh nghiệp sản xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho trình tái sản xuất mở rộng, thúc đẩy sản xuất nhập Chất lượng 0,4 Trung bình Khá Tốt Giá 0,5 Giá bán lẻ Giá bán sỉ Có chiết khấu theo số lượng Thời gian giao hàng 0,4 Trễ ngày Trễ - ngày Giao thời gian yêu cầu Phản hồi xử lí cố phát sinh 0,1 ngày Năng lực nhà cung cấp 0,2 Đáp ứng < 50% số lượng Phương thức tốn 0,1 Trả Đáp ứng 50% - 100% Khơng giới hạn số lượng Trả chậm Trả chậm từ 07 - 14 ngày từ 15 - 30 ngày Qua bảng đánh giá thấy tiêu chuẩn cần thiết Công ty việc lựa chọn nhà cung cấp “giá cả” tiêu chuẩn có vị trí quan trọng nhất, “chất lượng” “thời gian giao hàng” nhà cung cấp đứng vị trí thứ hai Các tiêu chuẩn đáp ứng tốt cho Công ty tạo việc kinh doanh diễn thuận lợi kéo dài mối quan hệ làm ăn tất yếu Các tiêu chuẩn cịn lại Cơng ty dùng để lựa chọn phản hồi xử lí cố phát sinh, lực nhà cung cấp, phương thức tốn uy tín kinh doanh nhà cung ứng Trong việc đánh giá nhà cung cấp riêng nhà cung cấp Công ty CP Lâm đặc sản xuất Quảng Nam cung cấp sản phẩm cho Công ty Cơng ty khơng dựa tiêu chuẩn để đánh phải xem xét kỹ khía cạnh khác mẫu mã hàng có đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, khả tài nào, hình thức vận chuyển… để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài Thông thường chu kì đánh giá nhà cung cấp lần/ năm vào khoảng tháng 12 hàng năm Và để nhà cung cấp chọn nhà cung cấp phải thỏa mãn điều kiện sau: - Ðiểm chất lượng: >0,8 điểm - Vị thứ: ≤3 a) Đánh giá nhà cung cấp Thông qua bảng tiêu chuẩn công ty tiến hành đánh giá nhà cung cấp để từ lựa chọn nhà cung cấp tốt Dưới kết mà Cơng ty tính, đánh giá lại nhà cung cấp cuối năm 2014 30 Bảng 2.9: Bảng đánh giá nhà cung cấp Tiêu chuẩn Hệ số Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng Công ty MDF Vinafor Gia Lai Công ty CP Tân Vĩnh Sơn QĐ Công ty CP SX & TM Trƣờng Hải Đ QĐ Công ty CP gỗ MDF VRG Quảng Trị Đ QĐ Đ QĐ Đ QĐ Đ Công ty CP Lâm đặc sản xuất Quảng Nam Đ QĐ Qtrình quan hệ với cơng ty 0,3 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,6 Chất lượng 0,4 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Giá 0,5 1,5 1,5 1,5 1,0 1,0 1,0 Thời gian giao hàng 0,4 1,2 0,8 1,2 0,8 0,8 1,2 Phản hồi xử lí cố phát sinh 0,1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,3 0,2 Năng lực nhà cung cấp 0,2 0,6 0,6 0,4 0,4 0,6 0,6 Phương thức toán 0,1 0,3 0,2 0,3 0,1 0,3 0,2 Tổng điểm Vị thứ 5,9 5,4 5,7 4,6 5,1 5,0 Qua bảng đánh giá xét hai điều kiện để lựa chọn nhà cung cấp cho ta thấy có nhà cung cấp chọn làm nhà cung cấp chủ yếu Cơng ty là: Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng, Công ty CP Tân Vĩnh Sơn, Cơng ty MDF 31 Vinafor Gia Lai Cịn nhà cung cấp Công ty CP Lâm đặc sản xuất Quảng Nam có số điểm vị thứ thấp nhà cung cấp khác, thỏa mãn điều kiện chất lượng mà không thỏa mãn điều kiện vị thứ chọn nhà cung cấp cung cấp sản phẩm cho việc mở rộng sản phẩm kinh doanh Công ty Nhà cung cấp với Công ty tạo lập mối quan hệ với hai năm,các tiêu chuẩn mà Công ty đánh giá cho nhà cung cấp mức chấp nhận 2.2.6 Thương lượng, đặt hàng ký hợp đồng mua hàng Công ty từ vào hoạt động đến ln sử dụng hình thức để mua hàng đặt hàng qua điện thoại/Fax thương lượng ký kết hợp đồng trực tiếp - Cơng ty thực hình thức đặt hàng qua điện thoại/Fax hình thức áp dụng kỹ thuật thơng tin liên lạc, đặt hàng nhanh chóng tiết kiệm thời gian, nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng, kịp thời để Cơng ty khơng bị khách hàng, dễ dàng đáp ứng yêu cầu khách hàng cách tốt Công ty áp dụng hình thức trường hợp đơn hàng nhỏ lẻ, số lượng hàng không nhiều, đặt mua vài chục ván gỗ OKAL Để áp dụng hình thức mối quan hệ Cơng ty với nhà cung cấp phải thân thiết, có tin tưởng lớn - Ngồi Cơng ty cịn áp dụng hình thức thương lượng trực tiếp hợp đồng có giá trị lớn nhằm mục đích thống lợi ích Cơng ty nhà cung cấp Thơng qua phương pháp Cơng ty nắm bắt cách dễ dàng tâm lý phản ứng nhà cung cấp trình đàm phán, thực hình thức đảm bảo chắn, hiệu đạt cao hình thức khác khác Để tiến hành đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp việc trước tiên Cơng ty lập đơn đặt hàng hợp đồng với lợi ích mong muốn, trình đàm phán vấn đề chủ yếu mà hai bên đàm phán số lượng, giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, phương thức toán Sau kết thúc đàm phán nhà cung cấp đồng ý với yêu cầu Cơng ty bên ký kết hợp đồng Có hai hình thức hợp đồng Công ty + Hợp đồng nguyên tắc Đây hợp đồng kí kết lâu dài Cơng ty với nhà cung cấp có mối quan hệ thân thiết dùng để xác lập nguyên tắc hợp tác hai bên lần giao dịch nhằm tránh hạn chế phải lặp kí kết nhiều hợp đồng cho cơng việc có tính chất tương tự Khi lập nguyên tắc hợp đồng hai bên phải tuân thủ + Hợp đồng mua Đây hợp đồng kí kết cho lần mua hàng từ công ty khác Hợp đồng kí kết thời gian định tự động hết hợp đồng hai bên thực xong nghĩa vụ ràng buộc hai bên hợp đồng 2.2.7 Tổ chức thực nhập hàng - Sau hợp đồng kí kết, hai bên tổ chức thực hợp đồng Nếu vi phạm thời gian giao hàng phạt 0,02% giá trị hợp đồng Nếu vi phạm số lượng hàng hóa phải bổ sung đầy đủ chi phí phát sinh q trình sai phạm bên sai phạm chịu Trong q trình thực Cơng ty ln thúc giục nhà cung cấp để giao hàng hạn 32 - Kiểm tra hàng hóa nhận hàng Nhà cung cấp đưa hàng đến Công ty bên Công ty cử nhân viên để nhận hàng, kiểm tra, theo dõi đạo xếp hàng xuống trước sảnh Công ty Bên nhà cung cấp cử nhân viên giao hàng đến với nhân viên Công ty kiểm tra chất lượng hàng hóa: sản phẩm có với mẫu mã, màu sắc, kích thước, có bị trầy xước hay hư hỏng hay không, đếm số lượng, kiểm tra giấy tờ liên quan trước nhận hàng Khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên Cơng ty ghi rõ tên sản phẩm, số lượng, ngày giao hàng… vào sổ theo dõi hàng hóa, sau cho nhập kho Đôi Công ty cử nhân viên lái xe tải nhận hàng địa điểm khác - Tiến hành nhập hàng bảo quản cung cấp cho phận có nhu cầu Kết thúc trình kiểm tra xét thấy thứ thỏa thuận Cơng ty u cầu nhân viên Cơng ty người bên nhà cung cấp ký vào chứng từ nhận hàng Nếu xét thấy hàng hóa khơng đủ số lượng khơng mẫu mã yêu cầu nhân viên giao hàng xác nhận trả hàng lại, sau phải liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu giao sản phẩm mà Cơng ty u cầu Hàng hóa nhân viên xếp gọn gàng để phục vụ cho nhu cầu Công ty 2.2.8 Đánh giá sau mua hàng Sau đợt mua hàng, Công ty tổ chức đánh kết hiệu mua Việc đánh giá dựa sở kết mua có đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề (chất lượng, số lượng, giá cả…) Nếu đảm bảo tức nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu tiếp tục trì mối quan hệ với nhà cung cấp Việc đánh giá giúp Cơng ty tìm ngun nhân việc mua hàng khơng hồn thành kế hoạch để từ đưa biện pháp khắc phục Thực tế hầu hết hoạt động mua hàng Công ty thực đầy đủ kịp thời theo u cầu hoạt động bán hàng, có tình trạng sai sót mua Vì Cơng ty ln giữ mối quan hệ mua bán với nhà cung cấp 2.3 Nhận xét đánh giá chung thực trạng quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 2.3.1 Kết đạt Cơng ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát có nhiều thay đổi trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản trị mua hàng trọng nhiều Qua góp phần giúp cho Công ty gặt hái nhiều thành công, tạo chỗ đứng vững vàng kinh doanh Trong trình mua hàng Công ty xác định mục tiêu công tác quản trị hoạt động mua hàng mục tiêu chất lượng mục tiêu chi phí Cơng tác mua hàng Công ty thời gian qua có làm việc sau: - Đa số khách hàng hài lịng với lợi ích họ đạt số tiền họ bỏ sau mua hàng Cơng ty - Tình hình tài cải thiện đem lại nhiều lợi nhuận cho Công ty giúp Công ty chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh tăng nguồn lực lên đáng kể Số lượng xe tải Công ty tăng lên giúp cho khâu vận chuyển cải thiện đáng kể, Cơng ty chủ động việc vận chuyển hàng - Đơn đặt hàng cho Cơng ty ngày tăng lên Cơng ty tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa mà Cơng ty có nhu cầu với chất lượng đảm bảo, giá hợp lý 33 - Công ty tạo uy tín với nhà cung cấp thơng qua việc tốn thời hạn, ngược lại nhà cung cấp đáp ứng u cầu thời hạn Cơng ty có nhu cầu đơn hàng - Với quy mô kinh doanh nhỏ, đội ngũ cán nhân nên cơng ty dễ quản lý, kiểm sốt tình hình hoạt động công ty Dễ dàng phân chia công việc trách nhiệm nhân viên - Công ty xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp dựa nguyên tắc hai bên có lợi Cơng ty ln trọng xây dựng củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp cũ, đồng thời Cơng ty có mối quan hệ với nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu chất lượng mục tiêu giảm chi phí Cơng ty, đảm bảo cung cấp kịp thời cho Công ty để hoạt động bán hàng liên tục Bên cạnh đó, Cơng ty cịn tiết kiệm khoản chi phí, thời gian với nhà cung cấp cũ như: Công ty cần gọi điện fax đơn đặt hàng để nhà cung cấp chuẩn bị Ngoài ra, Công ty nhận ưu đãi từ nhà cung cấp để có lợi thị trường 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh cố gắng thành tựu đạt được, hoạt động quản trị mua hàng Cơng ty cịn có hạn chế định cần hoàn thiện - Công ty thường lựa chọn nhà cung cấp cũ, hạn chế rủi ro Công ty bỏ lở hội mua hàng từ nhà cung cấp khác với chất lượng giá hợp lý hơn, nhà cung cấp ép giá thị trường có biến động giá hàng hóa, Cơng ty cịn bị động cơng tác mua hàng - Có quy mơ hoạt động nhỏ, chỗ bỏ hàng chật hẹp, thiếu thốn nên việc bố trí, xếp, bảo quản chưa tốt - Đơi vốn mua hàng chưa chủ động, thiếu thốn làm ảnh hưởng đến việc mua hàng, hạn chế số lượng mua - Vẫn cịn tình trạng giao hàng trễ nhà cung cấp - Chưa thể kiểm sốt tồn hết trình thực mua hàng trước, sau - Công ty mua hàng dự báo theo nhu cầu thị trường khơng đảm bảo tính xác, mang tính tương đối Cơng ty chưa xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu cho thời điểm kinh doanh Do vậy, việc xác định số lượng hàng mua cịn mang tính chủ quan, hàng hóa tồn kho đơi cịn lại q nhiều - Việc áp dụng hình thức mua hàng với nhà cung cấp để mua hàng nhiều bất cập Như hình thức mua hàng theo hợp đồng việc thương lượng với nhà cung cấp điều kiện tốt cho cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn, nhà cung cấp ép giá, lực nhân viên mua hàng hạn chế, thiếu kỹ thương lượng, xử lí tình Hay hình thức mua hàng khơng theo hợp đồng số lượng mua nhỏ lẻ nên phải chịu chi phí mua cao hơn, quãng đường vận chuyển xa, tốn thêm chi phí 2.3.3 Ngun nhân Trong q trình hoạt động kinh doanh thương mại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát đạt thành công định cịn gặp nhiều khó khăn, hạn chế Có nhiều ngun nhân dẫn đến hạn chế mà nguyên nhân chủ yếu 34 hệ thống quản lý tổ chức hoạt động mua bán hàng hóa cịn chưa đồng hợp lý - Do phận mua hàng làm việc hiệu dẫn đến lượng hàng hóa tồn lại nhiều dẫn đến ứ động hàng hóa Năng lực nhân viên cịn hạn chế, chưa linh hoạt công tác mua hàng - Do Công ty coi trọng nhà cung cấp truyền thống nên chưa tận dụng hết hội mua hàng hóa với giá rẻ nhà cung cấp khác Cơng ty cịn gặp khó khăn từ nhà cung cấp, giá hàng hóa biến động thất thường có chiều hướng gia tăng - Do hoạt động thiếu ăn khớp phận mua phận tiêu thụ, nhiều phận tiêu thụ dự đoán mức tiêu thụ chưa chắn nên kế hoạch mua hàng Cơng ty cịn thiếu xác - Do thị trường luôn biến động nên việc dự báo nhu cầu khó, mang tính tương đối, giá thay đổi thất thường - Cở sở vật chất cơng ty cịn thiếu thốn, đặc biệt hệ thống kho bãi nên hàng hóa chưa có nơi xếp hàng hợp lí điều kiện bảo quản hàng hóa - Khả huy động vốn chưa linh hoạt Việc thu hồi tiền nợ mua hàng khách hàng cịn gặp khó khăn, gặp phải nợ khó địi - Nhà cung cấp giao hàng trễ cơng tác đơn đốc, kiểm sốt họ chưa tốt - Cơng tác đánh giá mua hàng tồn trình chưa cụ thể rõ ràng 35 CHƢƠNG KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 3.1 Cơ sở đề xuất kiến nghị 3.1.1 Phương hướng thời gian tới Trong môi trường kinh doanh gay gắt có tính đào thải cao nay, công ty để trụ vững thị trường cần phải có định hướng phát triển rõ ràng cho riêng Là cơng ty hoạt động thương mại thị trường khu vực miền Trung đầy tiềm năng, việc xác định mục tiêu phải dựa tính đặc trưng vị Cơng ty thị trường, Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát đưa định hướng phát triển cụ thể: - Tiếp tục giữ vững mở rộng kinh doanh địa bàn Thành phố Đà Nẵng tỉnh khác Khai thác triệt để thị trường có nhằm đảm bảo cho cho thị trường ngày vững đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng thị trường Với thị trường tiêu thụ phải nghiên cứu xác, rõ ràng, cụ thể, nắm bắt nhu cầu khách hàng để triển khai kế hoạch mua hàng kinh doanh có hiệu - Chú trọng tập trung phát triển hoạt động mua hàng mình, lập triển khai kế hoạch mua hàng cách tốt nhằm đưa Công ty lên - Phát triển mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thông qua việc tiềm kiếm khách hàng tiềm - Duy trì khả đáp ứng sản phẩm chủ lực đồng thời tăng cường tiêu thụ sản phẩm tiềm Công ty thị trường - Giảm chi phí đầu vào từ giảm chi phí sản phẩm để kinh doanh có lợi nhuận Luôn cung cấp nguồn hàng chất lượng, kịp thời, đầy đủ cho khách hàng - Từng bước nâng cao chất lượng số lượng mua vào bán tạo điều kiện tìm kiếm nguồn hàng, thỏa mãn tốt nhu cầu khách hàng - Có sách dự trữ hàng hợp lí, giảm chi phí bảo quản, vận chuyển, quản lí từ giảm chi phí cơng tác mua hàng - Khơng ngừng hồn thành vượt mức kế hoạch đề công tác mua hàng, ký kết hợp đồng mua hàng - Xây dựng trì mối quan hệ với nhà cung cấp cũ để nguồn hàng ổn định, đáp ứng đủ nhu cầu số lượng, chất lượng, đảm bảo hài hịa lợi ích nguồn hàng cung ứng Chú trọng mở rộng mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa kinh doanh - Khai thác tốt sử dụng có hiệu nguồn lực Cơng ty - Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao kiến thức cho nhân viên nhằm phục vụ cho công tác mua hàng Công ty tốt 36 3.1.2 Thực trạng hoạt động mua hàng công ty Trong thời gian qua, hiệu hoạt động kinh doanh, khả cạnh tranh uy tín cơng ty thị trường đạt hiệu cao, cơng ty có nhiều thay đổi công tác mua hàng Đặc điểm kinh doanhvà mô hình kinh doanh cơng ty nhỏ, tổ chức phịng ban đơn giản, dễ kiểm sốt, cơng việc phân công cụ thể cho nhân viên, phù hợp với lực trình độ người Điều giúp cho công tác mua hàng đạt hiệu cao hơn.Việc áp dụng quy trình mua hàng vào thực tế hoạt động mua cơng ty cịn chưa hồn chỉnh, cơng tác xác định nhu cầu mua hàng công ty theo nhu cầu thị trường, dự trữ nên cịn mang tính tương đối Việc xác định nhu cầu mua dễ đưa công ty vào bị động, cơng ty lung túng có đơn hàng lớn, công ty thụ động trước biến đổi thị trường, không kịp nắm bắt hội làm ăn Công ty chưa xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu cho thời điểm kinh doanh Do vậy, việc xác định số lượng mua hàng cịn mang tính chủ quan Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm ngày tăng nên số lượng mua vào ngày tăng Với kinh tế cạnh tranh gay gắt nay, hoạt động mua hàng khơng đơn dự đốn mua Cơng ty tốn tiền hàng hạn cho nhà cung cấp, ngược lại bên nhà cung cấp đáp ứng đủ số lượng kịp thời cho cơng ty, hai bên có quan hệ làm ăn tốt với nhau, trì lâu dài mối quan hệ làm ăn Mua hàng nhà cung cấp tránh khỏi việc bị ép giá hay điều kiện bất lợi khác; công tác thương lượng chưa tốt; tốt chi phí cho việc mua hàng với số lượng nhỏ lẻ trình vận chuyển hàng công ty Công ty thường lựa chọn nhà cung cấp cũ, hạn chế rủi ro công ty bỏ lở hội mua hàng từ nhà cung cấp khác với chất lượng giá hợp lý hơn, nhà cung cấp ép giá thị trường có biến động giá hàng hóa, cơng ty cịn bị động cơng tác mua hàng Đối với sản phẩm kinh doanh có nhà cung cấp nên cơng ty cị phụ thuộc vào nhà cung cấp Chỗ bỏ hàng chật hẹp, thiếu thốn nên việc bố trí, xếp, bảo quản chưa tốt Đội ngũ nhân viên hạn chế số lượng trình độ chun mơn, kinh nghiệm công tác mua hàng 3.2 Một số kiến nghị công tác quản trị hoạt động mua hàng công ty -Chú trọng việc xác định số lượng hàng hóa mua vào Cơng ty cần phải tiến hành cơng tác nghiên cứu, dự báo thị trường, từ xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể theo quý, năm cho Song song với việc xác định nhu cầu mua phải dựa vào lượng hàng hóa cịn dự trữ Điều địi hỏi cơng ty phải theo dõi chặt chẽ lượng hàng Để theo dõi tình hình hàng hóa kho cơng ty lập bảng theo dõi dự trữ Ngồi cơng ty cịn phải quan tâm đến tình hình tiêu thụ tại, mức ðộ tiêu thụ theo mùa vụ Để xác định nhu cầu thị trường cơng ty cần quan tâm đến vấn đề sau: + Công tác nghiên cứu thị trường công ty phải liền với việc tiêu thụ hàng hóa Thơng qua việc nghiên cứu thị trường cơng ty phải thấy nên kinh doanh sản phẩm nào, sản phẩm ưa chuộng thị trường 37 + Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường nên tập trung vào phân bố sản phẩmtheo kết cấu địa lí, phân bố dân cư nhu cầu tiêu dùng người dân Nghiên cứu thị trường phải thời điểm nhu cầu khách hàng sản phẩm cao để từ giúp cơng ty việc chuẩn bị hàng hóa phục vụ cho nhu cầu thị trường cách tốt vào dịp trọng điểm năm khắc phục tình trạng thiếu hụt dư thừa hàng hóa làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh công ty - Củng cố hệ thống nhà cung cấp + Đối với nhà cung cấp cũ Cơng ty nên ln có kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu số lượng hàng hóa, giá họ so với nhà cung cấp khác có khác biệt, chênh lệch khơng để tránh tình trạng bị ép giá cao Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt có diễn tất khâu trình mua hàng Những người có trách nhiệm phải ln đơn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng Nếu nhà cung cấp thõa mãn nhu cầu cơng ty cơng ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp Những nhà cung cấp đáp ứng kịp thời sản phẩm mà công ty yêu cầu số lượng chất lượng; mối quan hệ làm ăn hai bên tốt, họ làm hài lịng cơng ty cơng ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp Hàng q, hàng năm cơng ty có họp để đánh giá lại nhà cung cấp Việc đánh giá dựa ngun tắc việc mua hàng cơng ty có chi phí thấp hay khơng, đảm bảo đầy đủ, kịp thời với chất lượng cao Sau lần mua hàng công ty phải đánh giá kết mua hàng Nếu mua hàng đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại… tức nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ mục tiêu mà công ty đề cơng ty tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Cịn hàng hóa mua có sai sót khách quan cơng ty với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, lỗi nhà cung cấp cơng ty nên tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Hằng năm công ty nên tổ chức đánh giá lại nhà cung cấp, bình chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn cao để xem liệu có cần thay đổi nhà cung cấp khác hay không hay tiếp tục mua hàng nhà cung cấp cũ Đối với nhà cung cấp chưa thực đáp ứng nhu cầu mua hàng công ty Nếu cơng ty tiếp tục mua hàng họ lần đặt hàng nên tổ chức thương lượng lại Đưa yêu cầu khắt khe điều khoản xử lí vi phạm hợp đồng chặt chẽ Trong q trình thực ln có kiểm sốt chặt chẽ, đơn đốc họ Cịn khơng tiếp tục mua hàng cơng ty bỏ để thay nhà cung cấp khác + Đối với việc tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp Với sản phẩm bên cạnh nhà cung cấp có từ trước xuất nhà cung cấp Các nhà cung cấp gồm có: Sản phẩm Sản phẩm cũ nhà cung cấp cơng ty tiến hành tìm thơng qua báo chí, qua bạn bè phương tiện thông tin đại chúng, có nhà cung cấp tự tìm đến 38 Sau nghiên cứu tìm nhà cung cấp cách thức kinh doanh công ty nên đưa tiêu thức để lựa chọn, xây dựng hàng loạt tiêu chuẩn khác để có định lựa chọn Các tiêu chuẩn mà cơng ty dựa vào để đánh giá là:  Tình hình tài nhà cung cấp  Mức độ tín nhiệm nhà cung cấp mới, kết giao hàng họ lần gần công ty  Thời gian giao hàng  Giá cảphải hợp lí theo giá thị trường hai bên có lợi  Vị trí địa lí nhà cung cấp ảnh hưởng tới khả giao hàng  Những ưu đãi mà nhà cung cấp dành cho công ty  Phản hồi cố phát sinh gặp rủi ro  Uy tín nhà cung cấp thị trường Dù nhà cung cấp hay nhà cung cấp cũ cơng ty phải ý thận trọng trình làm ăn với nhà cung cấp, công ty không nên bỏ tiền vào ống để mua hàng Mua nhiều nhà cung cấp hạn chế rủi ro kinh doanh hơn, tránh khỏi tình trạng thua thiệt ép giá, ép nhận điều kiện bất lợi giao nhận hàng cơng ty phụ thuộc vào số nhà cung cấp mua nhiều nhà cung cấp tạo nên cạnh tranh nhà cung cấp Khi công ty tỏ ý định mua hàng nhiều nhà cung cấp thân nhà cung cấp đưa điều kiện hấp dẫn giá cả, giao nhận, toán… để thu hút người mua phía - Nâng cao chất lượng hiệu công tác thương lượng đặt hàng + Nâng cao tính chủ động thương lượng đặt hàng Trước đặt hàng công ty nên tiến hành thương lượng Với sản phẩm cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để thương lượng điều khoản liên quan đến mua hàng Vì thị trường ln ln biến động, giá cả, mẫu mã, chất lượng, nhu cầu biến đổi ngày Ngày mà khoa học kĩ thuật phát triển, người ln tìm cách để cải tiến, nâng cao mẫu mã, chất lượng hàng hóa, sản phẩm ngày mai khác ngày hôm qua nhân viên mua hàng trước đặt hàng nên tìm đến nhà cung cấp để xem xét hàng hóa thương lượng thu lợi ích từ công tác Nếu nhân viên mua hàng không thương lượng trước đặt hàng mà đặt hàng qua điện thoại đơn đặt hàng sản phẩm kinh doanh cơng ty nhận hàng chất lượng Công ty cần phải tìm hiểu nhà cung cấp sản phẩm có liên quan đến sản phẩm mà định mua giá cả, điều kiện toán, thời gian, địa điểm giao nhận hàng… + Nâng cao nhận thức trình độ nhân viên mua hàng Cần phải thay đổi nhận thức nhà quản trị nhân viên mua hàng Nhân viên phụ trách khâu mua quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, hết hàng lại gọi điện thoại cho nhà cung cấp để đặt hàng Họ đặt niềm tin vào nhà cung cấp với sản phẩm kinh doanh họ không nghĩ đến việc thương lượng, họ nghĩ đơn giản với mối quan hệ làm ăn sẵn có hàng hóa có thay đổi giá cả, mẫu mã, chất lượng nhà cung cấp tự động báo đến cho cơng ty Do cơng tác thương lượng nhà quản trị không nhận thức rõ vai trị cơng tác nên họ khơng tận dụng ưu vai trị khách hàng Cơng ty nên thay đổi trước tiên nhận thức người quản trị mua hàng đến nhân viên phụ trách việc mua hàng 39 Nhà quản trị phải hiểu rõ nhà cung cấp, thực trạng kinh doanh họ, thực trạng tài chính, khả cung ứng hàng hóa… ln giữ chủ động trước nhà cung cấp nhằm tạo cho công ty có uy lực định mua hàng để từ đạt mục tiêu mong muốn, để giành quyền lợi tự mối quan hệ tránh khỏi bị thiệt thòi trình mua hàng Để làm điều cần có biện pháp thỏa đáng ràng buộc mà nhà cung cấp đặt cho công ty, đặc biệt điều kiện bất lợi; phải có điều kiện linh hoạt mềm dẻo để hai bên thỏa thuận với cách dễ dàng Nâng cao trình độ nhân viên mua hàng Thường nhân viên mua hàng cơng ty nhân viên kế tốn, có nghĩa nhân viên kế tốn đảm nhận cơng việc đặt hàng trường hợp sản phẩm mua cũ nhà cung cấp quen thuộc trước Khi hàng đến cơng ty nhân viên tiến hành kiểm kê hàng hóa lưu vào sổ nhập hàng Vì để nâng cao trình độ nhân viên mua hàng cơng ty nên tổ chức đào tạo kiến thức, kĩ kinh nghiệm mua hàng Cử nhân viên học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo, huấn luyện chỗ… Rèn luyện kĩ mua hàng Quá trình mua hàng cần kĩ nói thuyết phục… Trong q trình đàm phán nhân viên mua hàng nhà cung cấp nhân viên mua hàng có khả thuyết phục nhanh chóng đạt mục đích mua hàng với yêu cầu đặt Nhiều nhờ vào kỹ mà công ty nhận nhiều ưu đãi nhà cung cấp Nên rèn luyện kỹ hàng tháng, hàng quý cách công ty nên tổ chức họp để tìm người mua hàng tốt + Sử dụng hình thức đặt hàng phù hợp Cơng ty nên lựa chọn hình thức đặt hàng cho phù hợp với sản phẩm Vì sản phẩm đa dạng phong phú chất lượng, chủng loại, giá trị… Đối với hình thức kí kết hợp đồng mua bán Cơng ty nên sử dụng hình thức sản phẩm có giá trị lớn nhiều mẫu mã, quy cách Vì sản phẩm có giá trị lớn hay quan trọng hoạt động kinh doanh công ty nên hợp đồng không chặt chẽ, bên cung cấp đơn phương hủy bỏ hợp đồng cơng ty tổn thất lớn mà khơng địi bồi thường hay địi Hợp đồng mua bán mang tính pháp lý cao nên cơng ty sử dụng loại hợp đồng lí mà lỗi khơng hợp đồng làm cơng ty khơng có hàng để bán nhận bồi thường thiệt hại từ phía nhà cung cấp lỗi từ phía nhà cung cấp Hay sản phẩm có số lượng lớn quan trọng phải giao cho khách hàng mà nhà cung cấp khơng giao kịp nhà cung cấp phải bồi thường thiệt hại theo điều khoản hợp đồng Đối với đơn đặt hàng văn hay điện thoại Với hình thức cơng ty nên áp dụng sản phẩm có giá trị vừa phải với nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty, có uy tín việc giao hàng từ trước đến với thân cơng ty Đối với hóa đơn bán hàng Đây đơn hàng mà tính pháp lý thấp nên công ty cần lựa chọn sản phẩm mua cẩn thận để có sơ xuất xảy thiệt hại nhỏ - Cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng + Tổ chức việc đánh giá thường xuyên 40 Đánh giá thường xuyên lơ hàng có giá trị lớn, khối lượng lớn Việc đánh giá thường xuyên sản phẩm đảm bảo hạn chế đến mức thấp tổn thất mua hàng có rủi ro xảy Bởi sản phẩm có giá trị khối lượng lớn lỗi xảy từ phía cơng ty hay nhà cung cấp thiệt hại lớn Việc kiểm tra thường xun giúp cơng ty tìm sai lầm xảy đâu (nếu có) dự đoán sai lầm xảy mua hàng để từ có biện pháp kịp thời nhằm tránh sai lầm xảy + Đánh giá kết mua hàng Sau hàng hóa mua nhập kho công ty tiến hành đánh giá kiểm tra hàng hóa mua hiệu mua hàng Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua hàng xác định từ đầu mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Kết việc đánh giá thỏa mãn khơng thỏa mãn  Nếu việc mua hàng không thỏa mãn so với mục tiêu đề cơng ty nên xác định ngun nhân việc khơng thỏa mãn Nếu từ phía nhà cung cấp mà cơng ty muốn trì mối quan hệ với nhà cung cấp cơng ty nhà cung cấp tìm nguyên nhân khắc phục Cịn cơng ty khơng muốn có quan hệ với nhà cung cấp bỏ tìm nhà cung cấp Nếu ngun nhân từ phía cơng ty cơng ty tìm cách khắc phục  Nếu việc mua hàng thõa mãn nhu cầu cơng ty cơng ty nên tiến hành mua hàng nhà cung cấp Bảng 3.1: Đánh giá kết mua hàng Tiêu chuẩn lô hàng Mức độ Chỉ tiêu đáp ứng (%) Tiêu chuẩn hoạt động Mức Chỉ tiêu độ hoàn thành (%) Tiêu chuẩn chi phí Mức độ Chỉ tiêu tiết kiệm (%) Số lượng Thời gian thực đơn hàng/hợp đồng Giá mua Chất lượng Tính xác thời gian địa điểm giao nhận Chi phí vận chuyển Cơcấu Chí phí bảo quản - Phối kết hợp chức phịng ban cơng ty Đây yếu tố quan trọng định hoạt động doanh nghiệp có tốt hay không Điều giúp cho hoạt động công ty diễn 41 đồng bộ, giảm chồng chéo cơng việc phịng ban làm cho phịng ban thực chức - Tăng cường nguồn vốn đầu tư vào việc mua hàng Vốn điều kiện tiền đề vật chất cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đặc biệt mua hàng Đây nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ hoạt động mua hàng tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa mua hàng Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp hội thương vụ kinh doanh - Chú trọng công tác tổ chức phận mua hàng + Tổ chức công tác mua hàng  Bộ phận mua hàng nên thường xuyên có buổi họp để trao đổi, phổ biến kiến thức chuyên môn, cập nhập thơng tin để có phối hợp nhịp nhàng, ăn ý nhân viên, nhằm nâng cao suất hoạt động, phù hợp với giai đoạn tăng trưởng công ty  Để hoạt động mua hàng diễn tốt cơng ty cần kết hợp thúc đẩy cơng tác bán hàng nhanh chóng Cơng ty cần áp dụng hình thức bán hàng phổ biến trưng bày sản phẩm, quảng cáo  Tuy nhân viên làm công tác mua hàng có trình độ kinh nghiệm tốt cơng ty nên tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho họ để họ có hội học hỏi hay, để áp dụng vào công việc hiệu  Hoạt động mua hàng có quan hệ mật thiết với bán hàng dự trữ, chúng tác động qua lại lẫn Vì để cơng tác mua hàng đạt hiệu quả, cần có liên kết, hỗ trợ phận mua hàng, bán hàng quản lý kho cách chặt chẽ Trên sở thông tin thị trường tiêu thụ thời gian qua dự đoán nhu cầu thời gian đến từ phận bán hàng cung cấp thơng tin tình hình dự trữ, chủng loại, quy cách hàng tồn kho… làm sở cho xác định nhu cầu mua hàng  Bên cạnh đó, phận mua hàng cần có hỗ trợ thơng tin từ phía phịng ban khác để cung cấp thơng tin tài cơng ty, khả huy động vốn… làm sở cho việc xác định khả toán tiền hàng + Tổ chức nhân thực trình mua hàng Nhân viên phận mua hàng giao trách nhiệm mua danh mục hàng hố định Cơng ty nên quy định rõ quyền hạn trách nhiệm họ văn cụ thể, gắn trách nhiệm họ với công việc giao Nếu hoạt động kinh doanh bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng hố nhân viên mua hàng phụ trách nhân viên phải chịu trách nhiệm Đồng thời, cơng ty nên có phần thưởng vật chất tinh thần để khuyến khích nhân viên hồn thành tốt cơng việc nhằm đem lại lợi ích cho cơng ty như: mua hàng giá rẻ cịn hưởng sách chiết khấu cao, tìm nguồn hàng thay tương đương làm giảm chi phí mua nhằm giảm thiểu trạng tiêu cực nhân viên trình mua hàng Ngồi biện pháp đào tạo tuyển dụng nhân sự, công ty phải ý tới việc nâng cao hiệu sử dụng lao động Công ty phải có chế độ sách đãi ngộ nhân hợp lý Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần nhân viên hàng năm 42 kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán công nhân viên công ty nghỉ dưỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí - Cải tiến cơng tác vận chuyển + Đối với nhà cung cấp xa, nằm rải rác cơng ty cần phải lập kho hàng địa điểm thuận lợi để vận chuyển công ty thời gian Còn nhà cung cấp gần cơng ty phải có hệ thống kho rộng rãi, thuận lợi cho việc đưa hàng vào kho xếp hàng kho + Bên cạnh đó, cơng ty nên trì số xe tải vận chuyển hàng hóa, tăng thêm cần thiết việc mở rộng kinh doanh tương lai Việc giúp cơng ty giảm thiểu chi phí th đơn vị khác hay nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa chủ động việc vận chuyển hàng phụ thuộc vào ai, thời gian vận chuyển linh hoạt từ giảm chi phí đầu vào cho sản phẩm Và việc vận chuyển hàng hóa cho cơng ty nhân viên phụ trách có trách nhiệm lo Ngồi cơng ty chở hàng th cho đơn vị khác để kiếm thêm lợi nhuận 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị cung ứng – Chủ biên soạn: GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, tham gia biên soạn: TS Nguyễn Xuân Minh, ThS Kim Ngọc Đạt 2.Bài giảng Logistics quản trị chuỗi cung ứng (dành cho chuyên ngành quản trị doanh nghiệp thương mại) _ Bậc Cao đẳng _ Trường CĐ Thương Mại http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/de-tai-nang-cao-chat-luong-cong-tac-quan-tri-muahang-.222473.html 44 ... mua hàng 12 CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty. .. thiện công tác quản trị hoạt động mua hàng Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Tổng quan hoạt động mua hàng doanh nghiệp thƣơng... TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 13 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty