Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp điện Đà Nẵng

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGÔ THỊ NGỌC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG Chuyên ngành : Kế toán Mã ngành : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng, Năm 2012 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: PGS.TS Lê Đức Toàn Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng 01 năm 2012 * Có thể tìm hiểu luận văn : - Trung tâm thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng doanh nghiệp ñược chuyển ñổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần Công ty hạch toán ñộc lập, có ñầy ñủ tư cách pháp nhân thực chức sản xuất kinh doanh theo giấy ñăng ký kinh doanh Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tp Đà Nẵng cấp Trong năm qua, chịu ảnh hưởng chế thị trường chuyển biến kinh tế ñất nước Công ty khẳng ñịnh củng cố lực hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, ñảm bảo thực nguyên tắc kế hoạch kinh tế là: “Tự trang trải có lợi nhuận” Do ñó, công ty ñã có nhiều biện pháp nhằm cải thiện công tác quản lý lao ñộng, bổ sung ngành kinh doanh, mở rộng ñại bàn tìm kiếm ñối tác, tạo ñiều kiện việc làm cho người lao ñộng Làm cho thu nhập toàn công ty nâng cao ñóng góp ñầy ñủ cho Ngân sách Nhà nước Với mục tiêu kế hoạch mà công ty ñã ñề ra, ñã làm cho công ty ñứng trước thách thức lớn chất lượng công trình, kiểm soát nội trình thực chi phí xây lắp Đó công ty ñạt ñược lợi nhuận ñảm bảo chất lượng công trình giá thành sản phẩm lại thấp Vì cần phải thực kiểm soát nội chi phí xây lắp tốt công ty Tổng quan ñề tài nghiên cứu Việc kiểm soát chi phí xây lắp doanh nghiệp nước ta chủ yếu ñơn phục vụ cho công tác kế toán, lập báo cáo theo quy ñịnh Nhà nước Nhưng gần ñây ñã bắt ñầu quan tâm ñến kiểm soát chi phí xây lắp ñể phục vụ cung cấp thông tin cho nhà quản trị ñể ñịnh Việc kiểm soát tốt chi phí xây Footer Page of 126 Header Page of 126 lắp góp phần nâng cao hiệu hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp Gần ñây, vấn ñề kiểm soát chi phí xây lắp ñã ñược số người quan tâm thực tế ñã có số công trình nghiên cứu nhằm gớp phần giúp ñơn vị xây lắp có cách kiểm soát chi phí xây lắp tốt Có thể nêu ñây số công trình sau: “ Kiểm soát chi phí sản xuất công ty Cổ Phần Dược - Thiết Bị Y Tế Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Hiền - Đại Học Đà Nẵng “ Tăng cường công tác kiểm soát nội chi phí ñầu tư xây dựng Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Diện – Đaị Học Đà Nẵng Có thể thấy công trình ñã có nghiên cứu, xem xét ñưa giải pháp ñể kiểm soát chi phí tốt Tuy nhiên ñể ñi sau vào phân tích kiểm soát chi phí xây lắp Công ty CP Xây Lắp Điện Đà Nẵng chưa có nghiên cứu ñược thực Xuất phát từ tình hình ñó, tác giả ñi vào nghiên cứu công tác Kiểm soát chi phí xây lắp Công ty CP Xây Lắp Điện ĐN mong muốn góp phần ñó vào việc hoàn thiện công tác chi phí xây lắp ñơn vị thời gian ñến Mục ñích nghiên cứu Về lý luận: mục ñích nghiên cứu luận văn làm rõ sở lý luận kiểm soát nội chi phí xây lắp nói chung ñi sâu làm rõ công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Về thực tiễn: thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin từ thực tiễn ñơn vị xây lắp trực thuộc công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN, phát hạn chế công tác Footer Page of 126 Header Page of 126 kiểm soát nội chi phí qua ñó ñưa giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội chi phí ñơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp bao gồm việc kiểm soát trước cách lập dự toán xây lắp, kiểm soát trình thi công xây lắp ñánh giá kết thực so với dự toán ñã lập sau công trình hoàn thành Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, luận văn ñã dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể như: phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin, tổng hợp, so sánh lý luận thực tiễn ñể làm rõ vấn ñề nghiên cứu Tên kết cấu luận văn Tên luận văn: “Kiểm soát nội chi phí xây lắp Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng” Kết cấu luận văn: Ngoài lời mở ñầu kết luận, nội dung luận văn ñược chia thành ba chương Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí xây lắp công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN Footer Page of 126 Header Page of 126 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Lý luận chung kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Hệ thống KSNB toàn quy ñịnh tổ chức quản lý, chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà ñơn vị phải tuân theo KSNB hệ thống sách thủ tục ban lãnh ñạo ñơn vị thiết lập nhằm kiểm tra theo dõi hoạt ñộng ñơn vị phục vụ nhu cầu quản lý ñảm bảo việc thực mục tiêu: bảo vệ tài sản ñơn vị, bảo ñảm ñộ tin cậy thông tin, bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý bảo ñảm hiệu hoạt ñộng hiệu quản lý Phát kịp thời rắc rối kinh doanh cách kịp thời Tuy nhiên kiểm soát nội theo ñịnh nghĩa COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch Uỷ ban tổ chức tài trợ) xem ñịnh nghĩa ñầy ñủ xác kiểm soát nội KSNB trình chịu ảnh huởng Hội ñồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác tổ chức, ñược thiết kế ñể cung cấp ñảm bảo hợp lý việc thực mục tiêu sau: - Báo cáo tài ñáng tin cậy - Các luật lệ quy ñịnh ñược tuân thủ - Hoạt ñộng hữu hiệu hiệu Footer Page of 126 Header Page of 126 1.1.2 Mục tiêu KSNB 1.1.3 Ý nghĩa hệ thống KSNB 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Thông thường hệ thống KSNB ñược chia thành ba phận: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát Các phận ñược thiết kế nhằm ñảm bảo việc thực mục tiêu hệ thống KSNB 1.2.1 Môi trường kiểm soát ( Control Environment) 1.2.2 Hệ thống kế toán (Accounting system) 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát (Control Procedures) Thủ tục kiểm soát toàn quy trình, sách nhà quản lý thiết lập nhằm mục ñích giúp ñơn vị kiểm soát rủi ro mà ñơn vị gặp phải Các thủ tục kiểm soát ñược thiết kế tùy thuộc vào nét ñặc thù cấu tổ chức, hoạt ñộng kinh doanh Chúng thường ñược xây dựng nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: 1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm ñầy ñủ 1.2.3.2 Kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ 1.2.3.3 Kiểm soát vật chất 1.2.3.4 Kiểm tra ñộc lập việc thực 1.2.3.5 Phân tích soát xét lại việc thực 1.3 Kiểm soát chi phí doanh nghiệp xây lắp 1.3.1 Khái niệm phân loại chi phí doanh nghiệp xây lắp 1.3.1.1 Khái niệm chi phí Chi phí toàn hao phí lao ñộng sống lao ñộng vật hóa ñược biểu tiền phát sinh trình sản xuất Footer Page of 126 Header Page of 126 kinh doanh ñơn vị mà ñơn vị dã bỏ kỳ ñịnh (tháng, quý, năm) 1.3.1.2 Phân loại chi phí doanh nghiệp xây lắp Trong ñơn vị, chi phí ñược phân loại theo nhiều tiêu thức khác Mỗi tiêu thức phân loại chi phí có ý nghĩa riêng ñối với hoạt ñộng ñơn vị Phân loại chi phí bước ñầu ñể quản lý sử dụng chi phí cách hiệu Có thể phân loại chi phí sau: a) Phân loại chi phí theo tính chất kinh tế b) Phân loại chi phí theo mục ñích công dụng kinh tế c) Phân loại chi phí theo phương pháp tập hợp chi phí mối quan hệ với ñối tượng chịu chi phí 1.3.2 Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh xây lắp ảnh hưởng ñến công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp Xây lắp hoạt ñộng xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay ñại hóa công trình dân dụng, công nghiệp … nhằm phục vụ cho sản xuất ñời sống xã hội Việc tổ chức hay lựa chọn nhà thầu thi công qua phương thức ñấu thầu ñịnh thầu Cũng hoạt ñộng khác, hoạt ñộng kinh doanh xây lắp có ñặc ñiểm riêng biệt ảnh hưởng ñến quản lý kiểm soát, xây lắp có ñặc thù riêng so với sản phẩm công nghiệp khác 1.3.3 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ KSNB chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Để kiểm soát cần phải có thông tin ñầy ñủ, hệ thống thông tin ñầy ñủ phải có hai nhân tố ñó là: thông tin dự toán thông tin thực Dựa vào hai hệ thống thông tin ñó thực ñược thủ tục phân tích, ñánh giá kết thực chi phí sản xuất tốt hay xấu nguyên nhân gây 1.3.4 Các thủ tục KSNB chi phí sản xuất trình xây lắp Footer Page of 126 Header Page of 126 Thủ tục kiểm soát toàn quy trình, sách nhà quản lý thiết lập nhằm mục ñích giúp ñơn vị kiểm soát rủi ro gặp phải Để kiểm soát chi phí xây lắp cần phải có thủ tục kiểm soát hữu hiệu, thủ tục ñó phải kiểm soát lúc chi phí phát sinh (kiểm soát hành) như: kiểm soát ñơn giá mua vật liệu thông qua việc lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư lúc nhập kho số lượng vật tư ñưa vào sử dụng, kiểm soát suất máy thi công… ñể hiệu cần phải thực phân tích, rà soát cách tổng hợp so sánh chi phí sản xuất thực tế phát sinh với dự toán qua ñó phân tích tìm nguyên nhân biến ñộng, phương án ñiều chỉnh thủ tục kiểm soát phù hợp hơn, ñồng thời xác ñịnh trách nhiệm cá nhân, phận trình thực chi phí sản xuất KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 1, luận văn ñã hệ thống hóa lý luận KSNB nói chung dựa ñặc ñiểm riêng hoạt ñộng xây lắp ñể ñưa lý luận KSNB chi phí xây lắp trình xây lắp Qua ñó rút kết luận rằng: ñể KSNB chi phí xây lắp tốt cần phải có môi trường kiểm soát tốt, tổ chức thông tin dự toán (hệ thống ñịnh mức) hệ thống thông tin thực (thông tin kế toán) phù hợp khoa học ñồng thời phải có thủ tục kiểm soát hữu hiệu Vì phần tim hiểu, ñánh giá thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tai công ty CP Xây Lắp Điện ĐN, luận văn ñi sâu vào nội dung Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN ĐN 2.1 Qúa trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ, ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh công ty 2.1.1 Qúa trình hình thành, phát triển công ty Ngày 23/12/2002, ñể phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh công ty ñã tiến hành cổ phần hóa ñổi tên thành “CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG” Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Đà Nẵng, công ty ñược thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước (Công ty Xây Lắp Điện Đà Nẵng) theo ñịnh số 142/2002/QĐ – UB ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng có tên giao dịch là: Danang Electric Construction Corporation, tên viết tắc là: DANELCO Trụ sở chính: Lô 51 Điện Biên Phủ Tp Đà Nẵng Công ty ñơn vị hạch toán ñộc lập hoạt ñộng theo giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh số: 3203000065 Sở kế hoạch thành phố Đà Nẵng cấp ngày 12/03/2003, Luật Doanh nghiệp, ñiều lệ công ty quy ñịnh pháp lý hành có liên quan Từ thành lập ñến công ty có lần ñiều chỉnh giấy chứng nhận ñăng ký kinh doanh ñiều chỉnh lần vào ngày 16/01/2008 Vốn ñiều lệ theo giấy phép ñăng ký kinh doanh: 7.000.000.000 ñồng Vốn ñầu tư thực tế: 7.000.000.000 ñồng Các ñơn vị trực thuộc: - Xí nghiệp Cơ Khí Mạ Đà Nẵng - Xí nghiêp Vật Tư Thiết Bị Đà Nẵng - Trung tâm Tư Vấn Thiết Kế Điện Đà Nẵng - Xí nghiệp Xây lắp ñiện Đà Nẵng - Xí nghiệp Bê Tông Xây Dựng Đà Nẵng Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 10 liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công, chi phí trực tiếp khác cho tất khoản mục Đối với việc lập ñịnh mức chi phí : Căn vào vẽ thiết kế tính toán ñúng khối lượng, vào nội dung công viêc áp dụng ñúng ñịnh mức Bộ xây dựng quy ñịnh Đối với kế toán: Phải lập chứng từ gốc ban ñầu ghi sổ kế toán cách kịp thời xác theo ñúng khoản mục chi phí, ñúng hạng mục công trình, số liệu kế toán phải so sánh ñúng với số liệu ñịnh mức Kết thực chi phí thực tế phát sinh công trình ñược ñơn vị xây lắp thực thông qua kết hợp ba loại hạch toán: hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, hạch toán kế toán 2.3.2 Kiểm soát nội chi phí xây lắp Khi công ty trúng thầu phòng kỹ thuật tổng hợp lập dự toán chi phí cho công trình, văn phòng công ty có kế hoạch bố trí nhân viên cho thuê mướn thêm nhân công bên ngoài, trung tâm tư vấn thiết kê xem xét thiết kế trình lên ban giám ñốc phê duyệt, thời hạn thi công ñược xác ñịnh, công việc chuẩn bị vật tư, máy móc, thiết bị…sau ñó tiến hành thi công 2.3.2.1 Thủ tục kiểm soát trước 2.3.2.2 Thủ tục kiểm soát hành a) Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không tiết kiệm tối ña chi phí mà ñồng thời phải ñảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp ñúng kỹ thuật, chất lượng Việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiêp công ty ñược thực qua công viêc sau: • Tổ chức hệ thống chứng từ • Công tác kế toán: Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 Quá trình kiểm soát việc luân chuyển chứng từ nghiệp vụ phát sinh liên quan ñến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp quy trình nhập xuất vật tư, việc hạch toán, ghi chép vào sổ sách kế toán liên quan Ngoài việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu mặt kế toán thủ tục ký duyệt, trình tự luân chuyển chứng từ, việc kiểm tra chéo…….thì công ty kiểm soát chi phí mặt vật chất thông qua kiểm kê ñánh giá số lượng chất lượng vật liệu kho công ty kho công trình b) Thủ tục kiểm kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Cuối tháng tổ trưởng xí nghiệp tổng hợp số ngày công thực tế làm họ ñưa lên phòng kế toán xí nghiệp, kế toán xí nghiệp tiếp nhận bảng chấm công, bảng tổng hợp xếp loại… từ phân xưởng, ñội thi công tiến hành kiểm tra xác nhận ký duyệt Sau ñó kế toán xí nghiệp báo chuyển số liệu cho phòng tổ chức, phòng tổ chức kiểm tra cập nhật thông tin vào máy tính, ñưa vào phần mền chấm công dựa số làm ngày công làm việc công nhân vào bảng tính lương Phòng tổ chức có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương cho CBCNV chế ñộ liên quan cho người lao ñộng, hạn chế tối ña việc khai khống tiền lương Thực tế, huy công trình tổ trưởng tiến hành kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành vào số lượng ngày công ñể tính suất lao ñộng thực tế ñối chiếu với ñịnh mức dự toán chi phí Chính vậy, việc kiểm soát suất lao ñộng công trình xây dựng ñơn vị trực thuộc công ty chưa chặt chẽ, ñủ ñể ñiều chỉnh kịp thời suất lao ñộng c) Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Việc cung ứng, ñiều ñộng máy thi công ñược thực phòng kỹ thuật công ty Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 Tình trạng máy thi công không ñược kiểm tra ñịnh kỳ mà có hư hỏng tiến hành sữa chữa Vì vậy, công trình ñã xảy việc ngừng sản xuất hư hỏng bất thường máy thi công Các xí nghiệp chưa có quy ñịnh trách nhiệm cho người ñiều khiển việc bảo quản sử dụng hiệu thiết bị Do chưa có bãi tập kết vật che chắn máy thi công công trình nên máy móc chịu ảnh hưởng lớn thời tiết nên hư hỏng nhanh chóng d) Kiểm soát chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung chi phí khó kiểm soát, ñây vấn ñề bất cập doanh nghiệp Ở công ty công tác kiểm soát ñược thực tương ñối tốt tồn nhiều vấn ñề cần ñược khắc phục Vậy ñể kiểm soát tốt chi phí chung ñơn vị phải lập danh mục xây dựng ñịnh mức cho danh mục chi phí Bởi thực tế, hoạt ñộng xây lắp, hạch toán, kế toán dễ nhầm lẫn hai khoản mục chi phí chung chi phí máy thi công, ñó khó khăn việc kiểm soát 2.3.2.3 Thủ tục kiểm soát sau ñối với chi phí xây lắp Thực chất thủ tục kiểm soát sau ñối với chi phí xây lắp phân tích biến ñộng chi phí xây lắp thông qua việc sử dụng phương pháp thay liên hoàn ñể tìm nhân tố ảnh hưởng Thực tế ñơn vị xây lắp trực thuộc công ty chưa thực thủ tục kiểm soát sau ñối với chi phí xây lắp 2.3.3 Những hạn chế công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp ñơn vị • Tổ chức hệ thống thông tin Tại ñơn vị việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc kiểm soát chưa phù hợp thông tin dự toán thông tin thực Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 Chi phí máy thi công chi phí sản xuất chung chưa ñược lập thành danh mục cụ thể xây dựng ñịnh mức cho khoản mục chi phí ñể phục vụ cho trình kiểm soát Đối tượng hạch toán chưa tương ứng với ñối tượng lập dự toán ñó chưa phục vụ cho công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp Vì cần tổ chức lại hệ thống thông tin dự toán thông tin thực ñể kiểm soát tốt hiệu chi phí xây lắp Hệ thống ñịnh mức chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải xây lắp phải xây dựng công thức tính toán sở ñịnh mức nhà nước Đối với chi phí máy thi công chi phí sản xuất chung phải lập danh mục chi phí ñịnh mức cho khoản mục Khi chi phí phát sinh, kế toán vào danh mục chi phí hạch toán vào sổ liên quan • Thủ tục kiểm soát chi phí Các thủ tục kiểm soát chi phí ñơn vị ñơn giản, chưa quy ñịnh trách nhiệm cụ thể cho cá nhân trình thực hiênh Thực tế chí có thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chưa chặt chẽ khâu kiểm soát giá, chất lượng vật tư, chưa quy ñịnh rõ trách nhiệm cá nhân khâu sử dụng vật tư công trường Tất thủ tục kiểm soát ñơn vị không ñược phổ biến rộng rãi toàn thể cán công nhân viên, tổ chức phân tích, rà soát cân ñối chi phí thực tế ñịnh mức sau hạng mục nhỏ công trình hoàn thành Vậy cần phải hoàn thiện thủ tục kiểm soát giá, chất lượng vật tư lúc mua, kiểm soát số lượng vật tư công trình, xây dựng thủ tục kiểm soát ñối với chi phí xây lắp Đồng thời thông báo rộng rãi thủ tục kiểm soát cho toàn thể cán công nhân viên ñể thực Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, bên cạnh phần giới thiệu công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN, luận văn ñã trình bày hệ thống kiểm soát nội thực trạng công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp ñơn vị Trong thực tế hệ thống KSNB hoàn hảo, nghĩa hệ thống ngăn ngừa hậu xấu xảy công ty ngoại lệ Nhưng nhìn chung công ty ñã thiết lập ñược hệ thống KSNB tương ñối hữu hiệu, giúp ngăn chặn ñược gian lận hạn chế phần ñược sai sót Việc chuẩn bị kế thừa ñiều kiện trước ñây ñã tạo ñiều kiện thuận lợi cho công ty trình cổ phần hóa Hầu toàn hoạt ñộng công ty ñược tiến hành bình thường, không bị gián ñoạn Một vấn ñề mà nhiều công ty gặp phải trình cổ phần hóa việc gian lận thời ñiểm giao thời công ty lại gặp phải Đây ñiểm thể khả ñiều hành, quản lý chặt chẽ ñội ngũ cán lãnh ñạo công ty Mặt dù ñịa bàn hoạt ñộng công ty phân tán rộng việc ñể phận tự chịu trách nhiệm hoạt ñộng ñã làm cho việc quản lý ñược chặt chẽ hơn, sâu sắt Theo thực tế, công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp ñơn vị ñã ñược thực công trình thủ tục kiểm soát, dự toán chi phí Tuy nhiên công tác kiểm soát nội chi phí xây lắp nhiều hạn chế, thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ, công tác phân tích chi phí sau thực chưa có, dự toán chưa phục vụ cho công tác nội Vì vậy, cần thiết phải hoàn thiện lại công tác kiểm soát nội chi phí xây lăp ñơn vị Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG 3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trước ñối vơi chi phí xây lắp Hiện Công ty CP Xây Lắp Điện Đà Nẵng tham gia ñấu thầu công trình phân kỹ thuật lập hệ thống dự toán ñấu thầu dựa ñịnh mức giá lượng tiêu chuẩn xây dựng cho công trình Để kiểm soát tốt sau trúng thầu phận kỹ thuật vào dự toán ñấu thầu ñã ñược lập thực lập dự toán nội cụ thể sát với tình hình thực Sau ñó ước lượng, lên kế hoạch nhu cầu vật tư, gửi yêu cầu vật tư ñến nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp thực mua vật tư Uớc lượng nhân công thực hiện, chi phí phát sinh Các phận liên quan theo dõi, so sánh tổng hợp Ở công ty xây lắp chi phí nguyên vật liệu chi phí chiếm tỷ lệ lớn giá thành Vì kiểm soát việc mua nguyên vật liệu cần phải chặt chẽ, từ khâu lên số lượng chất lượng, chủng loại, quy cách vật liệu So sánh giá, chất lượng, chủng loại nhà cung cấp ñi ñến ñịnh chọn nhà cung cấp 3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát hành ñối với chi phí xây lắp 3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu Qua trình bày hạn chế thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu chương là: thực trạng công ty chưa kiểm soát tốt chất lượng giá mua vật tư, vật tư ñược cung cấp khách hàng quen biết Chất lượng số lượng nguyên vật liệu xuất cho sử dụng không ñược theo dõi, kiểm soát chặt chẽ, số lượng xuất dùng số loại vật tư lại không ñược cân, ño, ñong, ñếm cụ thể cát, ñá … không kiểm soát ñược trình sử dụng vật tư Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 Để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu cần phải kiểm soát khâu: Cung ứng nguyên vật liệu chất lượng giá cả, thủ tục xuất kho, thủ tục kiểm soát vật tư sử dụng số lượng Vì vậy, thủ tục kiểm soát sử dụng vật tư: ñịnh kỳ ñột xuất, Giám ñốc xí nghiệp, uỷ ban kiểm soát kiểm kê khối lượng hoàn thành vào ñịnh mức xây dựng ñể tính lượng nguyên vật liệu tiêu hao ñịnh mức (Qñ) Đồng thời, vào lượng nguyên vật liệu tồn thực tế kho (dựa vào kết kiểm kê), ban kiểm soát tính ñược nguyên vật liệu tiêu hao thực tế (Qt) Sau ñó, nhà quản lý tiến hành ñối chiếu (Qñ) (Qt) Nếu (Qñ) < (Qt) phải tìm nguyên nhân lượng vật tư thất thoát qua khâu mà quy ñịnh trách nhiệm bồi thường khâu ñó Khi nhận vật tư, ñội trưởng ñội sản xuất phải ñược nhận liên phiếu xuất kho ñể làm chứng kiểm tra sau Đội trưởng thi công phải có trách nhiệm phân phối vật tư cho tổ thi công cách khoa học, ñồng thời giám sát trình sử dụng vật tư thi công, ñảm bảo thi công ñúng ñịnh mức Cuối ngày, ñội trưởng phải yêu cầu tổ thi công thu gom vật tư ñể vào nơi quy ñịnh Ban kiểm soát vào chứng ñó ñể xác ñịnh ñược nguyên vật liệu thất thoát kho hay nơi sử dụng Như vậy, cá nhân có liên quan ñến nhập sử dụng vật tư kiễm soát lẫn Nếu thủ kho thông ñồng với nhà cung cấp ñể ghi tăng số lượng nhập kho ñể mát phải bồi thường Nếu ñội trưởng công trình ñể thất thoát hay lãng phí trình sử dụng phải ñền bù thiệt hại 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công Hiện thủ tục kiểm soát nội chi phí nhân công công ty là: trả lương theo thời gian sản phẩm Đối với việc trả lương theo Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 sản phẩm công ty sử dụng hai hình thức: khoán theo thời gian, khoán theo sản phẩm Thực tế, huy công trình tổ trưởng tiến hành kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành vào số lượng ngày công ñể tính suất lao ñộng thực tế ñối chiếu với ñịnh mức dự toán chi phí Chính vậy, việc kiểm soát suất lao ñộng công trình xây dựng ñơn vị trực thuộc công ty chưa chặt chẽ, ñủ ñể ñiều chỉnh kịp thời suất lao ñộng Gỉai pháp mà luận văn ñưa là: - Thuê nhân công phải lao ñộng lành nghề, ñòi hỏi tay nghề (bậc 4/7 trở lên) ký hợp ñồng dài hạn ñể giảm bớt chi phí Đối với lao ñộng thủ công nên tuyển dụng ñội ngũ nhân công ñịa phương ñể giảm bớt chi phí thuê nhân công Hợp ñồng thuê nhân công loại thực theo thời vụ “có làm có lương” Đơn giá tiền lương tính cho ngày bao gồm tiền ăn - Thủ tục kiểm soát ngày công lao ñộng: Việc chấm công ñược giao cho ñội trưởng sản xuất huy trưởng công trình tiến hành ñộc lập song song Định kỳ ñột xuất Giám ñốc xí nghiệp, ban kiểm soát kiểm tra Cuối tháng, ban kiểm soát ñối chiếu số liệu huy trưởng công trình ñội trưởng sản xuất - Thủ tục kiểm soát suất lao ñộng: Định kỳ cuối tháng ban kiểm soát dựa vào số lượng ngày công ñã kiểm tra ñể tính chi phí nhân công phát sinh kỳ, ñồng thời vào khối lượng công việc hoàn thành tương ứng ñể tính ñược suất lao ñộng ñối chiếu với ñịnh mức chi phí nhân công ñịnh mức hồ sơ dự toán 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Thực tế công ty chưa thực thủ tục kiểm soát sau ñối với chi phí xây lắp Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 Thực chất thủ tục kiểm soát sau ñối với chi phí xây lắp phân tích biến ñộng chi phí xây lắp thông qua việc sử dụng phương pháp thay liên hoàn ñể tìm nhân tố ảnh hưởng Kiểm soát chi phí ñiều khiển trình thực chi phí theo ñịnh mức Vậy có chênh lệch so với ñịnh mức xảy cần phân tích nguyên nhân gây chênh lệch ñưa hành ñộng kiểm soát phù hợp Biến ñộng chi phí thực tế so với ñịnh mức biến ñộng giảm yếu tố khác chất lượng công trình, tiến ñộ thi công, ñời sống công nhân ñảm bảo tốt Lúc này, hành ñộng kiểm soát ban kiểm soát thực cũ Biến ñộng chi phí thực tế so với ñịnh mức tăng ban kiểm soát cần phải xem lại thủ tục, hành ñộng kiểm soát trước ñây, tìm nguyên nhân chênh lệch chi phí có ñịnh phù hợp ñể ñiều chỉnh biến ñộng Hoạt ñộng kiểm soát ñược thực trình thi công công trình có ý nghĩa Ở ñây ñề cập ñến biến ñộng chi phí 3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát sau trình thực chi phí xây lắp 3.3.1 Kiểm soát tình hình thực chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Đối tượng phân tích: ∆VL = n N j =1 j =1 ∑ Ρ1, j − ∑ Ρd , j × Μ d , j Biến ñộng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhân tố gây nên: Biến ñộng giá biến ñộng lượng nguyên vật liệu tiêu hao Biến ñộng giá nguyên vật liệu (∆Ρ) ñược tính theo công N thức: ∆Ρ = ∑ (Ρ1, j − Ρd , j ) × Μ d , j j =1 Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 Biến ñộng lượng nguyên vật liệu ( ∆Μ ) ñược tính theo n công thức: ∆Μ = ∑ (Ρ1, j × (Μ 1, j − Μ d , j ) j =1 Tổng biến ñộng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ñược tính theo công thức: ∆VL = ∆Ρ + ∆Μ Tại công trình “Hoàn thiện chống tải lưới ñiện Điện Lực Cẩm Lệ năm 2011”, biến ñộng chi phí nguyên vật nguyên nhân sau: * Nguyên nhân biến ñộng - Biến ñộng giá nguyên vật liệu cho thấy giá nguyên vật liệu thực tế phải trả cho ñơn vị khối lượng nguyên vật liệu tăng lên so với ñịnh mức Nguyên nhân tăng lên nguyên nhân sau: + Gía nguyên vật liệu thị trường biến ñộng tăng Nguyên nhân nhà quản lý kiểm soát ñược + Người thu mua nguyên vật liệu thông ñồng với nhà cung cấp ghi tăng giá nguyên vật liệu mua vào ñể hưởng lợi cá nhân - Biến ñộng khối lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế so với ñịnh mức tác nhân: + Sự gia tăng khối lượng xây lắp hạng mục công trình so với ñịnh mức Đây gia tăng tất yếu không ảnh hưởng ñến mục tiêu kiểm soát chi phí công trình + Sự gia tăng khối lượng vật liệu ñể xây dựng ñơn vị khối lượng xây lắp hạng mục Nguyên nhân chủ yếu gia tăng lượng vật liệu trình xây lắp ñã bảo quản vật tư không tốt nên ñã ñể xảy tượng mát, lãng phí Gía nguyên vật liệu gia tăng giá nguyên vật liệu thị trường gia tăng, ñồng thời cán vật tư ñã có gian lận trình thu mua vật tư Để hạn chế ñiều cần xây dựng thủ tục Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 kiểm soát hữu hiệu, ñồng thời phải xử phạt thích ñáng cá nhân vi phạm, khen thưởng cá nhân thực tốt thủ tục kiểm soát giá nguyên vật liệu mua vào 3.3.2 Kiểm soát tình hình thực chi phí nhân công trực tiếp * Đối tượng phân tích: ∆NC = n ∑ pnc i =1 n × N 1,i − ∑ pnc d , z × N d ,i 1, z i =1 Phân tích chi phí, biến ñộng chi phí nhân công trực tiếp ñi phân tích ảnh hưởng nhân tố: biến ñộng giá ngày công lao ñộng biến ñộng suất lao ñộng, biến ñộng giá ngày công lao ñộng ( ∆npc ) ñược tính công thức n ∆npc = ∑ ( pnc1, z − pnc d , z ) × N d ,i i =1 n ∆N = ∑ pnci , z ( N 1,i − N d ,i ) i =1 Tổng biến ñộng chi phí nhân công trực tiếp ñược tính theo công thức: ∆NC = ∆pnc + ∆N Tại công trình “Hoàn thiện chống tải lưới ñiện Điện Lực Cẩm Lệ năm 2011”, biến ñộng chi phí nhân công trực tiếp ñược phân tích ñưa kết luận sau: * Nguyên nhân biến ñộng - Biến ñộng chi phí nhân công trực tiếp cho thấy lượng lao ñộng thi công khối lượng xây lắp tăng so với ñịnh mức Sự gia tăng cần phải ñược phân tích nguyên nhân ñưa hành ñộng kiểm phù hợp - Biến ñộng chi phí nhân công trực tiếp xảy biến ñộng hai nhân tố: Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 + Biến ñộng mức giá lao ñộng: Gía lao ñộng biến ñổi tình hình giải toả xây dựng khu dân cư ñã làm cho nhu cầu lao ñộng xây lắp tăng Đồng thời mức giá tiêu dùng khoản thời gian gần ñây ñã có gia tăng làm cho giá lao ñộng tăng lên Sự biến ñộng làm nhà quản lý kiểm soát ñược + Biến ñộng giảm suất lao ñộng cho thấy trình quản lý nhân công thực không tốt, ñã có chay lười, chạy việc, trình ñộ tay nghề công nhân kém, ñiều kiện thi công khó khăn so với mức bình thường ñã làm cho suất lao ñộng giảm 3.3.3 Kiểm soát tình hình thực chi phí sử dụng máy thi công Để kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công công trình xây dựng, chi phí phải ñược ño lường phân tích biến ñộng sau: * Đối tượng phân tích: ∆Μ = n n i =1 i =1 ∑ pm1,i × T1,i − ∑ pmd ,i × Td ,i Chi phí sử dụng máy thi công chịu ảnh hưởng hai nhân tố: + Biến ñộng giá ca máy thi công ( ∆Μ b ) ñược tính n sau: ∆Ρm = ∑ ( pm1,i − pmd ,i ) × Td ,i i =1 + Biến ñộng suất máy thi công ( ∆T ) ñược tính công thức: ∆T = n ∑ (T 1,i − Td ,i ) × pm1,i i Tổng biến ñộng chi phí máy thi công ñược tính theo công thức: ∆Μ = ∆pm + ∆T Tại công trình “Hoàn thiện chống tải lưới ñiện Điện Lực Cẩm Lệ năm 2011”, biến ñộng chi phí máy thi công ñược phân tích ñưa nguyên nhân sau sau: * Nguyên nhân biến ñộng Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 - Biến ñộng tăng chi phí sử dụng máy thi công tiến ñộ thi công chậm làm thời gian thi công công trình kéo dài dẫn ñến khấu hao máy thi công tăng lên tiền lương công nhân vận hàng máy thi công Trong trường hợp cần có biện pháp giám sát tiến ñộ thi công cho ñúng với thời gian ñịnh mức Trách nhiệm việc kéo dài thời gian thi công thuộc vào tổ (ñội) trưởng, cán kỹ thuật giám sát thi công nhân viên quản lý công trình Để giữ tiến ñộ thi công, ñịnh kỳ kỹ thuật giám sát công trình phải báo cáo tiến ñộ thi công cho ban kiểm soát, tiến ñộ thi công chậm cần phải tăng tốc ñộ thi công thời gian tới cho công nhân làm ñêm, tăng suất lao ñộng, tăng lực lượng lao ñộng Biến ñộng tăng chi phí sử dụng máy thi công ảnh hưởng hai nhân tố: + Biến ñộng tăng mức giá ca máy thi công: Nguyên nhân gia tăng gia tăng giá lượng nhiên liệu chạy máy, ñơn giá ca máy thuê tăng… Để kiểm soát tình hình cần thắt chặt việc thực thủ tục kiểm soát ñơn giá ca máy thi công, khoán mức nhiên liệu cho công nhân lái máy có kế hoạch mua kiểm soát tốt trình xuất nhiên liệuc chạy máy theo ñịnh mức + Biến ñộng suất sử dụng máy thi công: nguyên nhân gia tăng ñiều hành máy thi công không tốt làm cho thời gian máy nhàn rỗi nhiêu, lao ñộng hổ trợ cho máy thi công xúc cát, vật cản, ñịa hình thi công khó, công nhân vận hành máy không thành thạo … Để kiểm soát gia tăng chi phí máy thi công hoạt ñộng cần có ñiều khiển kỹ thuật giám sát hạng mục thi công, chuẩn bị ñầy ñủ máy móc nhân công hổ trợ trước cho máy thi công hoạt ñộng Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 3.3.4 Kiểm soát tình hình thực chi phí chung Đối với chi phí chung việc phân tích, rà soát ñược thực theo khoản mục chi phí: tiền lương quản lý, vật liệu, công cụ phục vụ thi công, khấu hao tài sản cố ñịnh, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiền khác Biến ñộng tăng chi phí chung ảnh hưởng hai yếu tố: Gía tăng lên sử dụng lãng phí yếu tố cấu thành phí chung hạng mục công trình Để kiểm soát tốt chi phí cần tìm hiểu nguyên nhân gây nên biến ñộng có hành ñộng kiểm soát phù hợp Đối với loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí chung hạng mục cần có biện pháp hữu hiệu ñể kiểm soát chi phí tương lai bố trí nhân quản lý công trình khoa học, số khoản mục chi phí cần giao khoán, nâng cao ý thức cho công nhân việc tiết kiệm vật tư, ñiện, nước… vật dụng chặt chẽ thủ tục kiểm soát chi phí khác KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ sở lý luận thực tiễn luận văn ñã ñưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ, tổ chức hệ thống thông tin dự toán thiết lập lại thủ tục KSNB chi phí xây lắp trực thuộc công ty Giải pháp mà luận văn ñưa tính khoa học hợp lý, với hy vọng giúp cho công ty ñạt ñược kế hoạch mục tiêu ñã ñề Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 KẾT LUẬN Kiểm soát nội chi phí xây lắp công trình vấn ñề mà công ty xây lắp ñều quan tâm Ở nước ta nay, lãng phí thất thoát ñầu tư xây dựng thách thức nghiêm trọng Lãng phí trình thi công, rút ruột công trình… vấn ñề quan tâm toàn xã hội Một nguyên nhân gây tình trang thiếu kiểm soát Nhà nước, quan chủ quan trình ñầu tư xây dựng, công ty xây dựng ñược Nhà nước bảo hộ sách: bù ñắp, ñịnh thầu… Giữa doanh nghiệp cạnh tranh hạ thấp giá thành xây lắp mà chủ yếu tìm cách ñể thắng thầu Trước bối cảnh kinh tế hội nhập nay, ñến lúc công ty xây lắp phải quan tâm ñến hạ chi phí gía thành sản phẩm xây lắp Tuy nhiên, trình kiểm soát nội chi phí xây lắp ñơn vị xây lắp trực thuộc công ty chưa quan tâm thực ñúng mức, thủ tục chưa chặt chẽ Luận văn ñã ñặt giải tương ñối ñầy ñủ vấn ñề kiểm soát nội chi phí xây lắp ñơn vị xây lắp trực thuộc công ty Footer Page 26 of 126 ... HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP XÂY LẮP ĐIỆN ĐÀ NẴNG 3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trước ñối vơi chi phí xây lắp Hiện Công ty CP Xây Lắp Điện Đà Nẵng tham... nội chi phí xây lắp doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chi phí xây lắp công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp công ty. .. ñộng công ty 2.2 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện ĐN 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.2 Hệ thống kế toán 2.3 Kiểm soát chi phí xây lắp Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện