Hoàn thiện mạng bưu chính công ty TNHH MTV bưu chính viettel hà nội

Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú MỤC LỤC SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú DANH MỤC BẢNG, BIỂU SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú DANH MỤC HÌNH VẼ SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú PHẦN MỞ ĐẦU SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Bưu - viễn thông ngành kinh tế - kỹ thuật dịch vụ quan trọng thuộc kết cấu hạ tầng kỹ thuật kinh tế quốc dân Đây ngành có vai trò làm tảng cho vận hành lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng quốc gia Cùng với phát triển lĩnh vực viễn thông, Bưu Việt Nam đạt nhiều thành tựu phát triển mạng lưới, khoa học công nghệ, thị trường, đổi tổ chức kinh doanh, quản lý nhà nước lĩnh vực bưu chính… Trong thời gian gần phát triển kinh tế đất nước bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu đặt yêu cầu thách thức phát triển ngành bưu Hội nhập quốc tế làm thay đổi thị trường bưu Qui mô thị trường không bó hẹp phạm vi địa phương quốc gia mà nhanh chóng mở rộng phạm vi quốc tế, mang tính cạnh tranh quốc tế Các loại hình dịch vụ phương thức cung ứng dịch vụ thị trường có khác biệt chất so với thị trường truyền thống trước Mặt khác, phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ tạo nhiều hội phát triển cho bưu chính, với loại hình dịch vụ đời, thay hay bổ sung loại hình dịch vụ cũ Ngoài phát triển nhanh chóng công nghệ thông tin phương tiện vận tải làm thay đổi chất chất lượng cung cấp dịch vụ, việc giảm thiểu thời gian chuyển phát Những thay đổi khách quan đặt nhu cầu đổi mới, mở rộng phát triển mạng Bưu nước Trên sở đó, em chọn đề tài “Hoàn thiện mạng Bưu Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội” để làm đồ án tốt nghiệp Trong trình làm đồ án, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trường Đại học Giao Thông Vận Tải nói chung, môn Kinh tế BCVT nói riêng thầy Vũ Ngọc Tú tận tình hướng dẫn, giảng dạy, truyền đạt kiến thức liên quan đến đề tài nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế sống để giúp em hoàn thành đề tài Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH thành viên Bưu Viettel Hà Nội, giám đốc bưu cục Ba Đình anh chị bưu cục giúp đỡ em việc thu thập tài liệu để phục vụ cho đề tài Trong thời gian làm đề tài, lý thuyết thực tế có khác biệt định, bên cạnh có hạn chế khả thu thập liệu, đề tài em khó tránh khỏi thiếu sót nội dung hình thức Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô, giúp em có thêm kinh nghiệm trình công tác sau MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú - Nhằm hệ thống hóa vấn đề lý luận tổ chức mạng Bưu - Đánh giá thực trạng việc tổ chức mạng đường thư Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội - Đề xuất giải pháp để nâng cao hoạt động mạng bưu đáp ứng cạnh tranh xu hội nhập KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Toàn đề tài trình bày 83 trang đánh máy Ngoài phần phụ lục, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia thành chương: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luậ mạng bưu đánh giá bưu CHƯƠNG 2: Tổng quan Công ty TNHH MTV Bưu Viettel hà Nội CHƯƠNG 3: Hoàn thiện mạng bưu Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MẠNG BƯU CHÍNH VÀ TỔ CHỨC MẠNG BƯU CHÍNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ MẠNG BƯU CHÍNH SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú 1.1.1 Khái niệm Mạng bưu hệ thống sở khai thác bưu gửi, điểm phục vụ bưu kết nối tuyến vận chuyển tuyến phát để cung ứng dịch vụ bưu 1.1.2 Thành phần mạng bưu Mạng bưu bao gồm hai thành phần bản: - Các điểm thông tin bưu - Các phương tiện truyền dẫn bưu 1.1.2.1 Các điểm thông tin bưu - Các điểm thông tin bưu vừa làm nhiệm vụ tiếp nhận thông tin vừa làm nhiệm vụ khai thác, xử lý dạng thông tin bưu (phân hướng, đóng mở túi gói ) trao đổi với phương tiện truyền dẫn bưu - Các điểm thông tin thiết bị thông tin mạng bưu bao gồm: + Trung tâm bưu liên tỉnh quốc tế, công ty phát hành báo chí trung ương làm nhiệm vụ đầu mối bưu phát hành báo chí nước quốc tế + Trung tâm bưu tỉnh, thành phố Đó bưu điện tỉnh, thành phố (công ty Bưu tỉnh, thành phố) làm nhiệm vụ đầu mối bưu phát hành báo chí tỉnh ngoại tỉnh + Bưu điện huyện, bưu điện trung tâm làm nhiệm vụ đầu mối bưu phát hành báo chí cho huyện, quận + Bưu cục khu vực (bưu cục 3), kiốt có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng để nhận phát loại bưu gửi + Đại lý bưu điện làm đại lý cho ngành bưu dịch vụ bưu viễn thông, doanh nghiệp bưu trả hoa hồng kinh doanh dịch vụ theo doanh thu + Điểm bưu điện văn hoá xã, ngành bưu bỏ kinh phí đầu tư, sử dụng lao động địa phương làm đại lý cho ngành bưu dịch vụ bưu viễn thông hưởng hoa hồng dịch vụ theo doanh thu Mặt khác điểm bưu điện văn hoá xã phục vụ nhu cầu văn hoá nhân dân địa phương đọc sách báo miễn phí + Hòm thư bưu để nhận bưu gửi khách hàng hộp thư thuê bao cho hộ gia đình quan tổ chức thuê để nhận bưu gửi đến 1.1.2.2 Phương tiện truyền dẫn bưu - Phương tiện truyền dẫn bưu hệ thống đường vận chuyển bưu Đường vận chuyển bưu gọi đường thư Đường thư tuyến đường giao thông sử dụng loại phương tiện vận chuyển định, hay tổ hộ tống viên đảm nhiệm để làm nhiệm vụ vận chuyển trao đổi túi gói với số điểm thông tin bưu định - Theo phương tiện vận chuyển sử dụng đường thư ta có loại đường thư: SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú + Đường thư máy bay + Đường tư tàu hỏa + Đường thư ô tô + Đường thư tàu thuỷ + Đường thư sử dụng phương tiện thô sơ - Nếu vào vào hình thức sở hữu phương tiện vận chuyển ta phân đường thư thành: + Đường thư chuyên ngành sử dụng phương tiện vận chuyển chuyên dùng ngành bưu + Đường thư sử dụng phương tiện vận chuyển xã hội - Nếu vào nội dung vận chuyển ta phân đường thư thành: + Đường thư tổng hợp vận chuyển tổng hợp tất loại bưu gửi bưu phẩm, bưu kiện, báo chí + Đường thư vận chuyển báo chí + Đường thư vận chuyển bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS + Đường thư vận chuyển hàng nặng bưu uỷ thác (BCUT) - Nếu vào phạm vi phục vụ ta phân đường thư thành: + Đường thư liên tỉnh quốc tế + Đường thư nội tỉnh + Đường thư nội huyện 1.1.3 Những yêu cầu mạng Bưu 1.1.3.1 Yêu cầu kỹ thuật Dịch vụ bưu mạng bưu cung cấp có chất lượng phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, xác, an toàn, tiện lợi: + Nhanh chóng: thể qua tốc độ truyền đưa tin tức khách hàng hay thời gian thực việc cung cấp dịch vụ + Chính xác: bưu gửi phải truyền đưa hướng, địa chỉ, không để xảy sai sót, nhầm hướng, lạc hướng + An toàn: bưu gửi không bị mất, hỏng, rách nát, tiết lộ nội dung bưu gửi hay thông tin khách hàng + Tiện lợi: Mạng điểm phục vụ phải phân bố tiếp cận khách hàng; đa dạng dịch vụ bưu chính; thủ tục sử dụng dịch vụ đơn giản; hình thức toán đa dạng đơn giản, thuận tiện; khiếu nại tiếp nhận giải nhanh chóng, triệt để 1.1.3.2 Yêu cầu kinh tế - Chi phí đầu tư khai thác mạng bưu hợp lý, mang lại doanh thu lớn SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú - Tổ chức mạng bưu theo hướng mở, linh hoạt, dễ kết hợp với doanh nghiệp bưu khác nước quốc tế để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh - Phát huy tối đa nguồn lực xã hội tham gia vào mạng bưu việc cung cấp dịch vụ bưu nhằm tạo hiệu kinh doanh cao (phát triển nhiều đại lý bưu điện để giảm chi phí đầu tư xây dựng bưu cục hạn chế tăng lao động) - Khi tổ chức mạng bưu coi trọng hiệu đầu tư, hiệu sản xuất kinh doanh phục vụ Song cần quan tâm đến lợi ích xã hội mà mạng bưu mang lại Khi đời sống xã hội quốc tế hóa vai trò ngành bưu trở nên quan trọng, nhiều trường hợp cụ thể, trình độ lạc hậu hay tiên tiến mạng bưu ảnh hưởng lớn đến thiết lập mối quan hệ kinh tế, văn hóa, xã hội vùng quốc gia - Phát triển mạng bưu phải bảo đảm tương xứng với trình độ phát triển kinh tế - xã hội đất nước, nâng cao hiệu kinh tế quốc dân ngành bưu Những yêu cầu đặt hệ thống thông tin bưu song thực tế tùy điều kiện hoàn cảnh cụ thể, nhiệm vụ mạng bưu tỉnh, huyện không thiết đòi hỏi đạt tất yêu cầu Có thể khu vực khác có mức độ yêu cầu khác mạng bưu chính; có nơi lấy chất lượng chủ yếu, có nơi lấy hiệu kinh tế chủ yếu 1.1.4 Phân loại phân cấp mạng bưu 1.1.4.1 Phân loại mạng bưu Phân loại theo đối tượng phục vụ mạng bưu - Mạng bưu công cộng: + Bao gồm trung tâm bưu đầu mối, hệ thống bưu cục, thùng thư công cộng kết nối với tuyến đường thư + Các công trình thuộc mạng bưu công cộng phận quan trọng thuộc kết cấu hạ tầng; xây dựng, quản lý, phát triển theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch nhà nước phê duyệt - Mạng bưu chuyên dùng: + Mạng bưu chuyên dùng quan Đảng, Nhà nước, lực lượng vũ trang thiết lập để phục vụ nhu cầu thông tin bưu quan, tổ chức + Tổ chức hoạt động mang bưu chuyên dùng nhà nước quy định Phân loại theo thành phần mạng bưu Mạng lưới thông tin bưu với hai thành phần bản, có tính độc lập tương đối nên chia thành hai mạng thành phần tương ứng: SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú - Mạng điểm thông tin: Nói đến mạng điểm thông tin người ta quan tâm đến số lượng điểm thông tin, chủng loại điểm thông tin, điểm đặt điểm thông tin mối quan hệ trao đổi nghiệp vụ điểm thông tin - Mạng vận chuyển: Mạng vận chuyển tập hợp đường thư làm nhiệm vụ vận chuyển trao đổi với điểm thông tin thuộc mạng điểm thông tin định Phân loại theo dịch vụ mạng bưu cung cấp Tương ứng với tham gia thành phần mạng vào dịch vụ ta phân mạng bưu nói chung thành mạng dịch vụ: + Mạng bưu phẩm, bưu kiện + Mạng chuyển phát nhanh EMS + Mạng chuyển tiền + Mạng phát hành báo chí Tương ứng với loại mạng dịch vụ có nét đặc thù riêng phải có phương pháp tổ chức quản lý phù hợp với chúng Phân loại theo phạm vi phục vụ mạng bưu - Mạng bưu quốc tế Mạng bưu liên tỉnh Mạng bưu tỉnh Mạng bưu huyện 1.1.4.2 Phân cấp mạng bưu Hiện có nhiều quan điểm khác vấn đề phân cấp mạng bưu để tổ chức quản lý Phân cấp mạng bưu theo cấp hành - Theo quan điểm nhà quản lý ngành bưu mạng bưu phân cấp theo cấp hành sau: + Mạng cấp I: Mạng bưu liên tỉnh quốc tế có nhiệm vụ đảm bảo thông tin tỉnh quốc tế + Mạng cấp II: Mạng bưu tỉnh thành phố, gọi mạng nội tỉnh có nhiệm vụ đảm bảo thông tin tỉnh ngoại tỉnh + Mạng cấp III: Mạng bưu quận, huyện có nhiệm vụ đảm bảo thông tin phạm vi quận, huyện - Các bưu điện tỉnh, thành phố có nhiệm vụ quyền hạn ngang nhau, bưu điện huyện, bưu điện trung tâm có nhiệm vụ quyền hạn ngang nhau, không phân biệt diện tích lớn hay nhỏ, số dân phục vụ nhiều hay ít, doanh thu SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page Đồ án tốt nghiệp GVHD: ThS Vũ Ngọc Tú Các đơn vị chủ động tổ chức quản lý mạng bưu phạm vi lãnh thổ hành Theo mô hình này, quyền lực rải cho bưu điện tỉnh, thành phố bưu điện huyện, bưu điện trung tâm dẫn đến tình trạng quyền hạn không tương xứng với nhiệm vụ, kìm hãm phát triển cho nơi thị trường phát triển - Việc tổ chức quản lý mạng lưới theo địa giới hành không cho phép khách hàng lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ Điều xảy đơn vị cung cấp dịch vụ Phân cấp theo quy mô Căn theo quy mô (doanh thu, khối lượng nghiệp vụ, số lượng lao động) để phân cấp Về mạng bưu tổ chức theo đơn vị hành chính, việc phân cấp lại dựa quy mô Quy mô mạng bưu vào hay ba tiêu sau đây: doanh thu, khối lượng nghiệp vụ, số lượng lao động Phương pháp áp dụng Liên xô trước Việt nam có nhiều ý kiến đòi phải phân cấp đơn vị bưu điện mạng bưu theo quy mô (cụ thể theo doanh thu) Không thể xếp bưu điện tỉnh, thành phố ngang bưu điện huyện, bưu điện trung tâm ngang mà doanh thu bưu điện huyện, bưu điện trung tâm lại cao doanh thu nhiều bưu bưu điện tỉnh cộng lại Việc phân cấp theo quy mô tạo cho đơn vị có quyền hạn tương xứng với nhiệm vụ, tạo điều kiện thúc đẩy sản xuất kinh doanh Trên sở phân cấp theo quy mô, sách đầu tư, sách cán quản lý hợp lý Phân cấp theo vùng lãnh thổ - Tổ chức phân cấp quản lý theo vùng lãnh thổ, không phân biệt theo địa giới hành Một số nước giới áp dụng phương pháp tổ chức phân cấp Pháp, Hà lan Việt Nam có nhiều ý kiến khuyến nghị nên tổ chức phân cấp mạng bưu theo quan điểm - Việc tổ chức phân cấp mạng bưu theo vùng lãnh thổ có ưu điểm sau đây: + Phân bố phát triển mạng bưu phù hợp điều kiện kinh tế thị trường, vùng lãnh thổ chọn vùng kinh tế Mạng bưu vùng hướng đến nhóm khách hàng định + Đơn giản hoá máy quản lý điều hành mạng bưu + Phù hợp với xu hướng tách bưu viễn thông + Mạng bưu hoạt động tiết kiệm chi phí hiệu nhờ phân bổ mạng phù hợp với nhu cầu, cấu tổ chức sản xuất gọn nhẹ hơn, chi phí dự phòng giảm 1.1.5 Tổ chức mạng bưu 1.1.5.1 Nguyên tắc tổ chức mạng bưu SVTH: Nguyễn Thị Thanh Nga Page 10 (Đơn vị tính: Người) STT Các đơn vị trực thuộc Năm 2014 BC Hai Bà Trưng BC Hoàng Mai BC Thanh Trì 4 BC Thường Tín BC Hoàn Kiếm BC Tràng Tiền BC Triệu Việt Vương BC Nguyễn Trãi BC Thanh Xuân 10 BC Đông Anh 11 BC Nội Bài 12 BC Long Biên 13 BC Ba Đình 14 BC Giảng Võ 15 BC Hòa Lạc 11 16 BC Hà Đông 17 BC Sơn Tây 18 BC Thạch Thất 19 BC Cầu Giấy 20 BC Dịch Vọng 21 BC Đống Đa 22 BC Nguyễn Chí Thanh 23 BC Tây Hồ 24 BC Từ Liêm 25 BC Ứng Hòa 26 BC Xã Đàn 27 BC Hàng Cót 28 BC Mỹ Đình 29 BC Hoài Đức 30 BC Nguyễn Thị Định 10 31 BC Nguyễn Thái Học 32 BC Trần Duy Hưng 33 BC Gia Lâm 34 BC Chương Mỹ 35 BC Văn Quán 36 BC Xuân La 37 BC Kiều Mai Tổng 187 Nhìn vào bảng 3.7 ta thấy: Số lượng nhân viên bưu tá bưu cục không đồng nhu cầu sản lượng bưu cục khác Số lượng bưu tá tập trung chủ yếu bưu cục thuộc khu vực trung tâm BC Hoàn Kiếm, BC Ba Đình, BC Nguyễn Thị Định… b) Nhiệm vụ nhân viên giao nhận: Thời gian làm việc từ 7h30 sáng tới 20h30 tối (ngày thường từ thứ tới thứ 7) lễ tết làm đến hết việc Nội dung công việc là: nhận bưu kiện phát bưu kiện - Bưu kiện đưa đến ngày phải phát hết ngày tránh để tồn bưu kiện, qua ngày hôm sau có bưu kiện đưa đến, không giải hết công việc nhiều, khó phát hết, gây tồn đọng, làm chậm hành trình bưu gửi, đồng thời phát bưu gửi địa người nhận theo quy định công ty, thực việc gọi điện thoại trước cho người nhận (nếu người gửi yêu cầu phát tận tay người nhận) Hàng ngày sau hoàn thành việc phát bưu phẩm, bưu kiện, nhân viên phải làm báo cáo bưu gửi phát thành công bưu gửi phát không thành công - Tương tự vậy, nhận bưu kiện khách hàng ngày phải đóng gói, khai thác phân loại cho ngày hôm đó, tránh để tồn đọng qua ngày hôm sau, bưu kiện chậm, giao chậm gây niềm tin khách hàng, giảm uy tín công ty Vì VTP – NHI phận đóng hàng, khai thác phân loại bưu kiện riêng, nên bưu tá giao nhận thư phải làm công việc này, thư khu vực 1, 2, phải phân loại ra, cho vào bao, in phiếu, kiểm tra đợi xe đến chuyển lên xe c) Yêu cầu: Nhân viên giao nhận đội ngũ lao động chủ yếu công ty Do cách làm công ty giao nhận bưu gửi địa khách hàng nhân viên giao nhận người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Hình ảnh công ty phong cách làm việc có chuyên nghiệp hay qua tác phong làm việc, thái độ cách giao tiếp bưu tá khách hàng Vì vậy, khác với doanh nghiệp ngành khác, yêu cầu nhân viên bưu tá VTP – HNI cao: - Yêu cầu nghiệp vụ: + Yếu tố nghiệp vụ yêu cầu nhân viên giao nhận phải nắm thông tin dịch vụ để trao đổi, giải thích với khách hàng khách hàng có thắc mắc hay không hiểu dịch vụ + Chấp hành nội quy lao động phân công tuyến đường thư đội trưởng đội giao nhận + Nhanh nhẹn, có khả tổ chức xếp công việc, phải thông thạo tuyến đường phụ trách + Khi giao tiếp với khách hàng phải có thái độ thân thiện, tôn trọng khách hàng có thắc mắc phải lắng nghe giải đáp tận tình nêu cho khách hàng phương hướng giải quyết, quy trình khiếu nại (nếu có) - Yêu cầu trình độ: Đối với nhân viên giao nhận, công ty không yêu cầu trình độ học vấn cao, chủ yếu yêu cầu kỹ giao tiếp, ứng xử - Ngoài ra, công ty yêu cầu nhân viên phải có phương tiện riêng (xe máy) để thuận tiện cho việc giao nhận bưu gửi Nhân viên lái xe Số lượng nhân viên lái xe toàn công ty 20 nhân viên a) Nhiệm vụ nhân viên lái xe Thời gian làm việc: Có mặt nơi làm việc trước 15 phút để nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa như: kiểm tra hoạt động xe, giấy tờ cần thiết… Nội dung công việc: vận chuyển hàng hóa, bưu gửi từ bưu cục phát đến bưu cục nhận - Công tác chuẩn bị: + Kiểm tra phương tiện vận chuyển + Chuẩn bị thủ tục giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy chứng nhận đăng kiểm xe… dụng cụ, thiết bị cần thiết phục vụ cho trình vận chuyển + Nắm bắt thông tin bưu gửi, hàng hóa mà vận chuyển - Thực nhiệm vụ vận tải: + Đảm bảo xuất phát An toàn việc giao, nhận hàng hoá, bưu gửi + Việc trả hàng hóa, bưu gửi cho trung tâm, bưu cục thời gian quy định yêu cầu cần thiết Công ty khách hàng + Có khả giải vấn đề phát sinh trình vận chuyển: ách tắc giao thông, thiên tai… - Kết thúc trình làm việc + Kiểm tra xe sau hoạt động: Sau hoàn thành trình vận chuyển, nhân viên lái xe tiến hành kiểm tra toàn xe trước đưa vào nơi để xe Kiểm tra tình trạng kỹ thuật xe cần ý hệ thống phanh, hệ thống lái, hệ thống truyền lực… có hư hỏng phải kịp thời sửa chữa để giảm tiêu hao nhiên liệu an toàn trình sản xuất vận tải + Tổng hợp, nắm tình hình sau trình vận chuyển, giải tồn + Kiểm tra lại công việc tuyến vận chuyển thực hiện, vấn đề phát sinh trình vận tải phải báo cáo kịp thời với đơn vị trực tiếp với lãnh đạo để có hướng giải b) Yêu cầu - Yêu cầu nghiệp vụ: + Chấp hành nghiêm túc nội quy, quy định công ty trình vận chuyển việc sử dụng phương tiện công ty + Lái xe thực công việc vận chuyển đường giao thông công cộng đòi hỏi phải tự chủ hoạt động có khả khắc phục cố liên quan đến vận tải + Chấp hành nghiêm chỉnh quy định trật tự an toàn giao thông vận chuyển + Thực chăm sóc, bảo quản thường xuyên ô tô , thiết bị vận chuyển, dụng cụ đồ nghề, nhiên liệu dầu mỡ hàng hoá xe + Có ý thức kỷ luật lao động cao công việc người lái xe thực phạm vi công ty - Yêu cầu trình độ: Đối với nhân viên lái xe, công ty không yêu cầu trình độ hay học vấn, mà cần có lái xe ô tô với kỹ cần thiết lái xe di chuyển đường như: khả khắc phục cố giao thông, nhanh nhạy xử lý công việc tình gặp phải đường tai nạn, xe hỏng hóc… Hộ tống viên Hộ tống viên nhân viên lái xe để phụ việc trường hợp số lượng bưu phẩm bưu kiện lớn Trong trường hợp xe nhỏ, khối lượng hàng lái xe kiêm nhiệm vụ hộ tống viên Do đặc điểm đường xá giao thông thành phố Hà Nội, phương tiện di chuyển không cồng kềnh chủ yếu xe di chuyển công ty xe nhỏ, mà toàn công ty có hộ tống viên Trong trường hợp công ty sử dụng phương tiện xã hội, có hộ tống viên theo để đảm bảo an toàn cho bưu phẩm, hàng hóa, tránh mát, hư hỏng Trước xe xuất phát, nhiệm vụ hộ tống viên kiểm tra số lượng hàng trước xếp hàng hóa, bưu phẩm bưu kiện lên xe Khi đến điểm dừng hộ tống viên có nhiệm vụ bốc dỡ hàng hóa, bàn giao lại cho trung tâm, bưu cục Cứ kết thúc trình vận chuyển, hộ tống viên phải ghi chép đầy đủ giấy đường, kiểm tra ký giấy tờ liên quan tuyến xe nộp cho cấp để báo cáo hoàn thành nhiệm vụ 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN MẠNG BƯU CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV BƯU CHÍNH VIETTEL HÀ NỘI 3.2.1 Các đề xuất giải pháp 3.2.1.1 Căn vào quan điểm phát triển - Kết hợp chặt chẽ kinh tế với quốc phòng: công ty trực thuộc quân đội, việc phát triển kinh tế phải gắn chặt với việc đảm bảo an ninh quốc phòng, ổn đinh xã hội Đồng thời, phải phát triển thị trường bưu có môi trường cạnh tranh lành mạnh, minh bạch Tạo điều kiện cho tất thành phần kinh tế tham gia thị trường cách bình đẳng nhằm phát huy nguồn lực xã hội - Đầu tư vào sở hạ tầng: Công ty xây dựng chiến lược “mạng lưới trước, kinh doanh sau” để tạo lợi riêng, với mạng lưới đứng thứ sau VNpost - Kinh doanh định hướng khách hàng: Không ngừng nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ bưu chính, chuyển phát để người dân, quan, tổ chức doanh nghiệp có điều kiện tiếp cận sử dụng dịch vụ có chất lượng cao, chi phí hợp lý bảo đảm yêu cầu nhanh chóng, kịp thời, an toàn, bí mật - Phát triển nhanh, liên tục cải cách, làm dịch vụ để ổn định, thu hút khách hàng - Lấy người làm yếu tố cốt lõi: nhân tố người đặt lên hàng đầu, Công ty có phát triển hay không, có đáp ứng kỳ vọng khách hàng hay không phụ thuộc vào nhân tố lao động Vì đặc điểm sản xuất bưu mang tính chất vô hình nên việc thể hình ảnh công ty, khách hàng thấy lực chất lượng dịch vụ phải thể qua yếu tố hữu hình, điển hình người 3.2.1.2 Triết lý kinh doanh - Mỗi khách hàng người – cá thể riêng biệt cần tôn trọng, quan tâm lắng nghe, thấu hiểu phục vụ cách riêng biệt Liên tục đổi mới, với khách hàng sáng tạo sản phẩm dịch vụ ngày hoàn hảo - Nền tảng cho doanh nghiệp phát triển xã hội VTP – HNI cam kết tái đầu tư cho xã hội thông qua việc gắn kết hoạt động sản xuất kinh doanh với hoạt động xã hội, hoạt động nhân đạo - Chân thành với đồng nghiệp, gắn bó, góp sức xây dựng mái nhà chung Viettel 3.2.1.3 Định hướng, mục tiêu phát triển - Không ngừng nâng cao dịch vụ, mở rộng quy mô dịch vụ, phát triển dịch vụ dịch vụ cũ hạ tầng có sẵn, tạo thêm giái trị sử dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ bưu - Nâng cao hiệu hoạt động điểm phục vụ bưu chính, góp phần giảm mức chi phí, tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện mạng điểm phục vụ 3.2.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức mạng điểm phục vụ Số lượng điểm phục vụ - Cần có đánh giá xác hiệu hoạt động bưu cục để có kế hoạch mở thêm hay giảm bớt số lượng bưu cục, đảm bảo hiệu sản xuất kinh doanh công ty Việc mở rộng số điểm phục vụ tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng dịch vụ bưu khách hàng Giảm bớt điểm phục vụ bưu hoạt động không hiệu quả, hiệu kinh doanh thấp, nhằm giảm chi phí trì để kinh doanh có lãi - Số lượng điểm phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng địa bàn thành phố Khi thương mại điện tử phát triển, hình thức phát hàng thu tiền trở nên phổ biến sử dựng rộng rãi, công ty cần tận dụng, đẩy mạng việc cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh hình thức thu hộ tiền (COD) để tăng thêm doanh thu Do việc mở thêm bưu cục điều cần thiết - Mặt khác, để đáp ứng yêu càu công ty năm tiếp theo, yêu cầu tốc độ tăng trưởng số điểm phục vụ phải đạt 20% nên việc phát triển mạng lưới, tăng số lượng bưu cục lại cần thiết Tuy nhiên, việc mở thêm điểm phục vụ cần trọng đến yếu tố như: địa điểm đặt đâu, yếu tố chi phí mở bưu cục, yếu tố người Trong yếu tố người quan trọng Bưu cục có hoạt động hiệu hay không phụ thuộc vào vị trí quan trọng : Giám đốc bưu cục, nhân viên kế toán, nhân viên điều hành đội trưởng đội giao nhận Muốn mở bưu cục đảm bảo việc vận hành bưu cục đạt hiệu quả, công ty thiết phải tìm người có lực phù hợp với vị trí Vị trí đặt điểm phục vụ - Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn vị trí đặt bưu cục theo mục tiêu kinh doanh công ty Khi lựa chọn địa điểm đặt cho bưu cục, cần xem xét yếu tố ảnh hưởng định hướng tương lai lâu dài Những yếu tố ảnh hưởng là: + Chi phí mặt bằng: xem nhân tố có ảnh hưởng lớn đến điểm đặt bưu cục Vì cách làm công ty không trọng đến vị trí điểm đặt cần phù hợp với mục tiêu kinh doanh bưu cục Điều phụ thuộc vào doanh thu hàng tháng bưu cục + Địa điểm chọn cần phải thuận tiện cho việc trao đổi vận chuyển bưu phẩm bưu kiện + Thuận tiện cho công tác khai thác chia chọn bưu phẩm bưu kiện Do việc phát nhận bưu gửi chủ yếu địa khách hàng bưu cục, diện tích chủ yếu dành cho việc khai thác chia chọn + Thuận tiện cho việc trang bị máy móc, thiết bị, bố trí phòng ban hợp lý + Môi trường kinh doanh thuận lợi - Địa điểm đặt bưu cục không cần nằm mặt tiền, không cần nằm trung tâm thành phố, nằm ngõ để giảm chi phí thuê mặt đồng thời phải đạt mục tiêu kinh doanh, mang lại hiệu kinh doanh cao Tuy nhiên, chọn địa điểm nằm ngõ cần lưu ý không vào sâu, không thuận tiện cho việc trao đổi bưu gửi bưu cục với trung tâm khó khăn tìm địa cho khách hàng đến bưu cục giao dịch - Cần thực đồng thương hiệu công ty bưu cục thay đổi địa điểm đặt, tránh trường hợp bưu cục di chuyển đến địa điểm mới, bưu cục không thực việc đặt bảng tên, gây khó khăn cho khách hàng tìm đến bưu cục phát sinh nhu cầu, vô hình chung bưu cục làm khách hàng gây thiệt hại doanh thu Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội cần xây dựng hệ thống thương hiệu đồng bộ, mang lại niềm tin cho khách hàng thể chuyên nghiệp việc sản xuất kinh doanh 3.2.2.2 Nâng cao hiệu hoạt động mạng điểm phục vụ Hoàn thiện công tác tổ chức lao động - Đào tạo tái đào tạo đội ngũ lao động chuyên nghiệp, có tinh thần làm việc cao Sử dụng chế độ đãi ngộ nguồn nhân lực để thu hút giữ lao động có lực thực Tăng lương, thưởng cho cán bộ, công nhân viên có đóng góp lớn công ty, có sáng tạo công việc, nhiệt tình lao động - Thường xuyên kiểm tra nhân viên làm việc, tiến độ thực công đoạn toàn trình công việc Giám đốc bưu cục người phải nắm rõ toàn quy trình khai thác thư, thời gian thực công đoạn để quan sát, đôn đốc nhân viên, tránh lãng phí quỹ thời gian làm việc: + Thường xuyên kiểm tra công việc nhân viên giao nhận: bưu cục có đội trưởng giao nhận để đôn đốc, quan sát, thúc đẩy nhân viên giao nhận làm việc Khi chuyến thư đến, đội trưởng giao nhận cần xem xét sản lượng bưu gửi đến để có kế hoạch bố trí người hỗ trợ nhân viên phân công trực chuyến thư Giám đốc bưu cục thường xuyên kiểm tra theo thời gian, tức gần đến kết nối chuyến thư giám đốc bưu cục nên kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện, giúp hành trình đến bưu cục khác đảm bảo, bưu cục nhận chuyến thư chủ động xếp số lượng người trực hỗ trợ trình nhận thư + Quan sát thời gian thực bước công việc khai thác sau chuyến thư trước thời điểm phát thư đến cho khách hàng Công việc khai thác thực qua bước: khai thác phân loại, cập nhật thông tin phát, xếp bưu gửi theo thứ tự phát, bốc dỡ bưu gửi lên phương tiện vận chuyển nhận bàn giao từ điều hành Bưu cục muốn rút ngắn tổng thời gian thực cần phải rút ngắn thời gian thực bước công việc - Cần có luân phiên làm việc cho nhân viên giao nhận tuyến đường thư khác nhau, kết hợp với công tác kiểm tra toàn diện Do hình thức phân công lao động dựa phương thức chuyên môn hóa theo tuyến đường thư, nhân viên giao nhận đảm nhận công việc tuyến đường phân công nghỉ phép nhân viên khác đảm nhận thêm tuyến đường nhân viên gặp số vấn đề gây khó khăn việc giao nhận Do vậy, khoảng thời gian làm việc bưu cục nên có luân chuyển nhân viên tuyến đường khác nhau, công ty yêu cầu bưu cục thực việc kiểm tra kiến thức tuyến đường khác địa bàn phụ trách bưu cục thường xuyên để tránh trường hợp nhân viên không thông thạo đường xá, làm chậm tời gian phát nhận thư - Xây dựng định mức giao nhận cho nhân viên giao nhận: tùy theo đặc điểm khu vực địa bàn TP Hà Nội, vào phạm vi hoạt động, công ty yêu cầu bưu cục chủ động tính toán nhằm đưa định mức phát bưu gửi cho nhân viên giao nhận cho phù hợp nhằm đảm bảo tiêu thời gian, chất lượng thông tin, an toàn cho bưu gửi cho nhân viên giao nhận - Tổ chức khai thác bưu phẩm bưu kiện nhanh chóng khoa học Trên địa bàn hoạt động, giám đốc bưu cục chủ động làm việc với quan địa bàn, nắm danh sách địa nhằm triển khai cho nhân viên giao nhận tình trạng địa địa bàn Qua nâng cao chất lượng phát bưu gửi có kế hoạch phát bưu gửi khoa học Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận không ngừng cập nhập thông tin địa cách thông qua việc giao nhận tuyến phát Hoàn thiện công tác tổ chức mặt Tại bưu cục, lượng hàng hóa bưu tá nhận lượng hàng tồn thường chiếm nhiều diện tích xếp khoa học, gây bừa bộn khó khăn việc khai thác, chia chọn Các công cụ, dụng cụ sau sử dụng không nhân viên để lại nơi quy định, gây khó khăn cho nhân viên khác tìm kiếm dụng cụ cần - Bưu cục cần quy định vị trí đặt bưu kiện nhận bưu kiện chưa phát thành công Thông thường, bưu gửi, hàng hóa nhận đặt phòng chia chọn nhân viên giao nhận vị trí dễ thấy, dễ kiểm tra Còn bưu gửi chưa phát thành công đặt phòng nhân viên điều hành Khi bàn giao bưu gửi tồn, nhân viên giao nhận phải ghi vào sổ bàn giao có chữ ký xác nhận nhân viên điều hành, đồng thời định vị trí đặt bưu gửi cho nhân viên điều hành - Sắp xếp thiết bị, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc: thiết bị hay sử dụng đặt vị trí thuận tiện, dễ tìm kiếm, thiết bị sử dụng lưu kho Nâng cao ý thức nhân viên việc sử dụng công cụ, thiết bị quy định, nội quy bưu cục Đào tạo bồi dưỡng đội ngũ, phát triển nguồn nhân lực - Đối với nhân viên điều hành nhân viên giao nhận cần tổ chức lớp huấn luyện chuyên sâu kỹ giao tiếp, bán hàng Đây lực lượng chủ yếu đơn vị, người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng kỹ giao tiếp kỹ bán hàng quan trọng Hiện nay, ý thức nhân viên tầm quan trọng khách hàng chưa cao, thiếu tôn trọng khách hàng Công ty cần phải giúp nhân viên ý thức khách hàng người tạo thu nhập, việc làm cho thân họ - Xây dựng chương trình đao tạo, bồi dưỡng kiến thức kinh doanh lĩnh vực bưu cho đội ngũ cán quản lý, nâng cao trách nhiệm lực quản lý đội ngũ nhân viên bưu cục 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện mạng vận chuyển 3.2.3.1 Hoàn thiện công tác tổ chức mạng vận chuyển - Quy định cự ly vận chuyển rõ ràng cho nhân viên giao nhận Để thuận tiện kiểm soát trình giao nhận bưu tá, đồng thời giảm thiểu tai nạn nhân viên tự di chuyển với yêu cầu cần nhận phát bưu gửi Việc quy định thể tính chuyên nghiệp làm việc, thống công tác giao nhận - Yêu cầu bưu cục thực việc khai thác trước chuyến thư, điều đảm bảo chủ động không từ đội xe trung tâm khai thác mà đến từ bưu cục, làm cho công tác giao nhận chuyến thư thực nhanh chóng hiệu Mặt khác, tránh tình trạng bốc xếp bưu gửi lên xuống xe làm thiếu thừa bưu gửi, làm giảm suất lao động, tăng chi phí kết nối bưu gửi bị nhầm tuyến, lạc tuyến - Xây dựng mức thời gian trao đổi chuyến thư tương ứng với sản lượng bưu phẩm bưu kiện Tiến hành thống kê sản lượng bưu phẩm bưu kiện khứ, sở tính toán thời gian cho trường hợp không phát sinh, phát sinh đột biến đặc biệt trường hợp ổn định tháng năm Sau quy định thời gian trao đổi cho trường hợp xảy thường xuyên áp dụng vào hành trình đường thư để có xuất phát thống nhât, đảm bảo lợi ích cho đội xe, sở cho việc xử phạt làm chậm trễ hành trình Bên cạnh đó, cần quy định trường hợp phát sinh đột biến - Ở phần thực trạng, nhận thấy công ty có tuyến đường thư kết nối bưu cục với Tuy nhiên, tuyến đường thư kết nối qua – bưu cục thời gian từ xuất phát đến kết thúc 30 – 60 phút Nếu theo cách bố trí vậy, hiệu đem lại không cao, gây lãng phí Do đó, thay tuyến đường thư, công ty gộp lại tuyến sau: + Tuyến 1: BC Xã Đàn – BC Nguyễn Thái Học – BC giảng Võ – BC Nguyễn Chí Thanh – BC Trần Duy Hưng Thời gian xe di chuyển tuyến đường từ 17h30 – 18h30 thời gian qua bưu cục 15 phút + Tuyến 2: BC Hoàn kiếm – BC Triệu Việt Vương – BC Hoàng Mai – BC Hai Bà Trưng + Tuyến 3: BC Nguyễn Trãi - BC Thanh Xuân – BC Văn Quán – BC Hà Đông 3.2.3.2 Nâng cao hiệu hoạt động phương tiện vận chuyển Đảm bảo tình trạng kỹ thuật xe đưa xe vào khai thác Bên canh việc thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ, công ty cần đội quản lý xe, độc lập với lái xe để kiểm tra, giám sát xe có đồng ý phận xe đưa khỏi bãi đỗ xe lưu hành đường để đảm bảo an toàn cho nhân viên lái xe cho bưu phẩm bưu kiện, đảm bảo cho hành trình đường thư xe thuận lợi, xe không hỏng hóc đường gây chậm thời gian hành trình quy định Tận dụng lực có tăng cường liên kết với đơn vị kinh doanh khác, kết hợp phương tiện vận chuyển chuyên dùng với phương tiện xã hội xe bus, xe khách để giảm chi phí vận chuyển chi phí nhân công, giảm thời gian hành trình, tăng hiệu sản xuất kinh doanh 3.2.3.3 Nâng cao hiệu hoạt động lao động vận chuyển - Do cách làm công ty giao nhận bưu gửi địa khách hàng nhân viên giao nhận đội ngũ lao động chủ yếu, đội ngũ lao động quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Hình ảnh công ty phong cách làm việc có chuyên nghiệp hay qua tác phong làm việc, thái độ cách thức giao tiếp bưu tá khách hàng Do việc mở lớp đào tạo riêng vấn đề nghiệp vụ kỹ giao tiếp, ứng xử với khách hàng, khả giải vấn đề xảy trường hợp khác để không làm lòng khách hàng - Mặt khác, nội công ty, đội ngũ nhân viên am hiểu khách hàng nhân viên giao nhận Chính thế, để nâng cao hiệu làm việc, công ty cần có sách, chế đãi ngỗ tốt thu nhập thưởng nhân viên giao nhận để khuyến khích họ tích cực công việc nhân viên giao nhận phát triển thêm khách hàng họ hưởng % doanh thu khách hàng thời gian tháng - Ngoài ra, tuyển dụng nhân viên giao nhận, cần có chế, sách ràng buộc đội ngũ nhân viên trình phát nhận bưu gửi, thu công nợ từ khách hàng để nộp bưu cục, có bưu gửi giá trị cao tiền thu công nợ lớn Do đó, để tránh tình trạng mát bưu gửi số tiền thu từ khách hàng bị thất thoát, công ty cần có yêu cầu nhân viên giao nhận trước vào làm sau: + Nhân viên giao nhận phải có người nội công ty bảo lãnh, người phải thật uy tín gắn bó lâu dài với công ty + Nếu người bảo lãnh, nhân viên giao nhận phải nộp tiền đảm bảo, chấp tiền cho công ty mà số tiền phải đủ lớn để ràng buộc nhân viên giao nhận hoàn thành tốt nhiệm vụ + Có liên đới trách nhiệm giám đốc bưu cục để giám đốc có biện pháp cụ thể việc quản lý đội ngũ nhân viên giao nhận - Cần quan tâm đến tình trạng sức khỏe tâm lý lái xe điều khiển phương tiện vận chuyển Nhân viên vận chuyển đòi hỏi phải có sức khỏe tốt tâm lý thoải mái lúc điều khiển phương tiện đạt hiệu cao, đảm bảo thời gian toàn trình, an toàn cho nhân viên vận chuyển bưu phẩm bưu kiện Do việc khám sức khỏe lực làm việc lái xe tuyển dụng mà việc cần tiến hành thường xuyên, định kỳ - Trang bị đầy đủ dụng cụ, trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho nhân viên vận chuyển lúc đường phương tiện gặp cố mà nhân viên tự khắc phục KẾT LUẬN Việc tổ chức mạng Bưu Công ty xây dựng nhằm xác lập tầm nhìn, mục tiêu, định hướng, phương án giải pháp phát triển toàn diện hoạt động mạng Bưu Đề tài xây dựng dựa đánh giá tiềm năng, tổng kết thực trạng mạng bưu Công ty thời gian qua Phân tích mặt mạnh, hạn chế thách thức phát triển mạng thời gian tới Trên sở đó, xây dựng phương án tổ chức đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động mạng Bưu Trên đó, hàng năm cần đánh giá bổ sung, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế Việc tổ chức hiệu hoạt động mạng bưu sở quan trọng để Công ty phát triển, mở rộng mạng lưới, nâng cao chất lượng dịch vụ tăng khả cạnh tranh Công ty doanh nghiệp Bưu khác Nó làm sở cho việc mở rộng hợp tác liên kết với doanh nghiệp bưu nước doanh nghiệp bưu nước Tổ chức có hiệu mạng Bưu góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển bền vững ngành bưu chính, yếu tố quan trọng đóng góp vào phát triển kinh tế - xã hội nước nhà Để thực thành công việc nâng cao hoạt động mạng Bưu chính, cần tăng cường phát huy nội lực, tăng cường vai trò lãnh đạo quan tâm cấp Đảng quyền Sở Thông tin Truyền thông đóng vai trò then chốt tổ chức thực Ngoài cần phối hợp quan quyền, đoàn thể động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ThS Nguyễn Văn Khoa (2014), Bài giảng môn Quy hoạch mạng Bưu Viễn thông, Trường Đại học Giao thông Vận tải, Hà Nội [2] ThS Nguyễn Văn Khoa (2009), Bài giảng môn Tổ chức sản xuất kinh doanh Bưu Viễn thông, Trường Đại học Giao thông Vận tải, Hà Nội [3] website: http://www.viettelpost.com.vn ... VỀ CÔNG TY TNHH MTV BƯU CHÍNH VIETTEL HÀ NỘI 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV BƯU CHÍNH VIETTEL HÀ NỘI 2.1.1 Giới thiệu chung Công ty Tên công ty : CÔNG TY TNHH MTV BƯU CHÍNH VIETTEL HÀ... http://www.viettelpost.com.vn Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội (Bưu Viettel Hà Nội) bốn công ty thành viên thuộc Tổng công ty Cổ phần Bưu Chính Viettel Công ty bao gồm 37 bưu cục địa bàn Hà Nội, ... tài chia thành chương: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luậ mạng bưu đánh giá bưu CHƯƠNG 2: Tổng quan Công ty TNHH MTV Bưu Viettel hà Nội CHƯƠNG 3: Hoàn thiện mạng bưu Công ty TNHH MTV Bưu Viettel Hà Nội CHƯƠNG