TỰ học kế TOÁN TRÊN EXCEL

TỰ HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Hướng dẫn cách làm sổ sách kế toán Excel Tìm hiểu hàm thường sử dụng Excel kế toán: Các bạn muốn làm tốt công việc người kế toán Excel việc bạn cần quan tâm là: Hiểu rõ tác dụng hàm: a Tác dụng HÀM SUMIF: - Kết chuyển bút toán cuối kỳ - Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ, Phát sinh Có Bảng cân đối số phát sinh tháng năm -Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn “ - Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có “ Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng” Chú ý: Với bút toán kết chuyển cuối kỳ điều kiện cần tính bấm trực tiếp vào ô chứa gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức Ví dụ: = SUMIF( $E15:$E180, 5111,$H$15:$H$180) b Tác dụng Hàm VLOOKUP: - Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn Phiếu Xuất kho - Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản bảng CĐPS, Sổ 131, 331… - Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá Bảng Nhập Xuất Tồn - TÌm số dư đầu tháng N vao cột số dư tháng N-1 - Tìm số Khấu hao ( Phân bổ ) luỹ kế từ kỳ trước, vào Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế ( bảng 142, 242, 214 ) Ví dụ: Đi tìm Đơn giá xuất kho mã hàng GEN_ASG24R từ bảng Nhập xuất tồn Phiếu Xuất kho Ngoài số hàm nữa, bạn tự tìm hiểu nhé! Các công việc đầu năm cần phải làm: - Những DN hoạt động đầu năm bạn phải chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay, cụ thể sau: - Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng” - Vào số dư dầu kỳ Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131, - Vào Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, Sổ khác (nếu có) - Chuyển lãi ( lỗ ) năm năm trước ( Căn vào số dư đầu kỳ TK 4212 Bảng CĐTK để chuyển ) Việc thực định khoản Nhật ký chung thực lần năm, vào thời điểm đầu năm Các công việc tháng cần phải làm: - Hiện đa phần DN lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chung, nên Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung Excel Chú ý: Trong trình hạch toán ghi sổ bạn phải làm theo nguyên tắc là: Đồng tài khoản đồng mã hàng hóa Chi tiết bạn xem thêm đây: Cách lập sổ nhật ký chung excel Cách ghi sổ có phát sinh Doanh nghiệp: a Khi mua hàng: + Khi có phát sinh thêm Khách hàng nhà cung cấp mới: - Thì bạn khai báo chi tiết đối tượng KH NCC bên bảng Danh mục tài khoản đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK khai báo VD: Phải thu Công ty kế toán Thiên Ưng ( khách hàng mơi ): Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty kế toán Thiên Ưng với mã Khách hàng là: 1311 131TU ( Khai báo phía Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK tuỳ vào yêu cầu quản trị bạn ) Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) khai báo cho Công ty kế toán Thiên Ưng 1311 131TU - Nếu không phát sinh Khách hàng gặp nghiệp vụ liên quan đến TK 131 TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng có định khoản NKC + Trường hợp phát sinh Công cụ dụng cụ TSCĐ (tức liên quan đến TK 142, 242, 214 ) - Sau định khoản NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ tài sản vào bảng tính số cần phân bổ kỳ số cần trích khấu hao kỳ + Khi mua hàng hóa Bước 1: Bên Nhật ký chung khai chi tiết mặt hàng mua vào, hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền dòng “ Cồng tiền hàng “ hoá đơn mua vào - Bước 2: Đồng thời Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho: - Nếu mặt hàng mua vào có tên Danh mục hàng háo quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá thực kê nhập - Nếu mặt hàng mùa vào hàng phải đặt Mã hàng cho mặt hàng DMHH sau thực kê nhập PNK theo mã hàng khai báo Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng Đơn giá nhập kho đơn giá bao gồm chi phí Khi phải phân bổ chi phí mau hàng cho mặt hàng sau: ( Có thể lập bảng ính riêng cho việc phân bổ ch phí) Tổng chi phí Chi phí mặt = Tổng số lượng ( tổng hàng A thành tiền Của lô hàng ) Chi phí đơn vị Mặt hàng A = X số lượng ( thành tiền) mặt hàng A Tổng chi phí mặt hàng A Tổng số lượng mặt hàng A Đơn giá nhập kho Mặt hàng A = Đơn giá mua Mặt hàng A + Chi phí đơn vị Của mặt hàng A b Khi bán hàng hóa: Bước 1: Bên Nhật ký chung không phỉa khai chi iết mặt hàng bán ra, hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền dòng” CỘng tiền hàng “ hoá đơn bán Bước 2: Đồng thời Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết mặt hàng bán theo Hoá đơn vào Phiếu XK - Để lấy Mã hàng xuất kho, ta quay Danh mục hàng hoá để lấy - Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp dụng phương pháp tính gái xuất kho phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng thực bút toán để tập hợp giá vốn hàng bán kỳ Chú ý: - Khi vào bảng kê xuất kho vào số lượng, chưa có đơn gá xuất kho đơn giá cuối kỳ tính bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho - Khi tính Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – XUất – TỒn PXK c Khi cần nhập kho xuất kho: - Các bạn vào phiếu nhập kho, xuất kho (cũng làm theo phần nhé) Công việc cuối tháng cần làm: - Thực bút toán kết chuyển cuối tháng như: Kết chuyển tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí… Chi tiết bạn xem đây: Các bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán Lập bảng biểu tháng: - Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho - Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu hao TSCĐ - Lập bảng cân đối phát sinh tháng Chi tiết xem đây: Cách lập bảng biểu cuối tháng Excel Kiểm tra số liệu Bảng cân đối phát sinh - Trên CĐPS tổng phát sinh bên Nợ phải tổng phát sinh bên Có - Tổng PS Nợ CĐPS tổng PS Nợ NKC - Tổng PS Có CĐPS Tổng PS Có NKC - Các tài khoản loại loại số dư bên Có Trừ số tài khoản 159, 131, 214, - Các tài khoản loại loại số dư bên Nợ, trừ số tài khoản 331, 3331, 421, - Các tài khoản loại đến loại cuối kỳ số dư - TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng, - TK 133, 3331 phải khớp với tiêu tờ khai thuế - TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng Bacó cáo NXT kho - TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng bảng phân bổ 142, 242 - TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng Bảng khấu hao 211 Lập bảng biểu cuối kỳ a Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng- TK 131: - Cột Mã KH Tên KH, sử dụng hàm IF kết hợp với hàm LEFT tìm DMTK - Cột mã khách hàng: = IF(LEFT(DMTK!A14,3)=”131”,DMTK!A14,””) (địa ô A 14 TK chi tiết TK 131) Hoặc dùng VLOOKUP tìm DMTK - Cột tên khách hàng; = IF(A11=””,””,VLOOKUP(A11,DMTK! $A$14:$E$150,2,0)) - Dư Nợ Dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm CĐPS tháng - Cột Dư NỢ đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,3,0) - Cột Dư Có đầu kỳ: = VLOOKUP($A11,’CDSPS-thang’!$A$9:$H$150,4,0) - Cột số phát sinh Nợ phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC - Cột số phát sinh Nợ: = SUMIF(NKC!$E$13:$E$607.’So cong no TK 131’!$A11,NKC!$G$13:$G$607) - Cột số phát sinh Có: = SUMIF(NKC!$E$13:$E$607,’So cong no TK 131’$A11,NKC!$H$13:$H$607) - Cột dư Nợ dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max - Cột dư Nợ cuối kỳ: = MAX ( C11+E11-D11-F11,0) - Cột dư Có cuối kỳ: = MAX( D11+F11–C11-E11,0) b Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng – 331 Cách làm tương tự bảng tổng hợp TK 131 c Lập sổ quỹ tiền mặt sổ tiền gửi ngân hàng; - Riêng sổ quỹ tiền mặt sổ Tiền gửi ngân hàng chuyển sổ NKC mà phải tính riêng sổ này, loại sổ có mẫu sổ khác so với sổ chi tiết TK, sổ tổng hợp TK khác + Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: ( Dữ liệu lấy từ sổ Nhật Ký Chung) - Cách lập công thức cho cột sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo ( TK 1111); Nối tháng TK cáo cáo - Ô nối tháng TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư dầu kỳ theo tháng) - Cột ngày tháng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!A13,””) ( L6: ô TK báo cáo) - Cột Diễn giải: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!D13,””) - Cột Tài khoản đối ứng: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!F13,””) - Cột thu: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!G13,””) - Cột Chi: = IF($L$6=NKC!$E13,NKC!H13,””) - Cột số phiếu thu: = IF(H11”)) ( H: cột tiền thu) - Cột số phiếu chi: = IF(I11”)) ( I: Cột tiền chi) - Dòng số dư dầu kkỳ dùng hàm SUMIF lấy bảng CDPS chi tiết tháng Để tính số dư đầu kỳ tháng Sổ quỹ TM ta phải xây dựng bên phải bảng “Cân đối phát sinh tháng” tháng thêm cột: - Cột BC: Gõ số tháng dòng tương ứng với TK 111 Bảng CĐPS coppy cho dòng tháng ( làm cho tất tháng) - Cột “ Nối tháng TK báo cáo” : =I9&”;”&A9 ( Là dãy điều kiện cho hàm SUMIF) Sau dùng hàm SUMIF để tính số dư đầu kỳ sổ Quỹ TM; = SUMIF(‘CDPS-thang’!$J$9:$J$450,’So quy’!$M$6,’CDPS-thang’! $C$9:$C$450) - Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal: Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,H$11:H11)-Subtotal(9,I$11:I11) - Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal - Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản sau: Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + TỔng thu – TỔng chi ( Sổ quỹ TM lập cho kỳ kế toán, Bạn muốn xem tháng lọc tháng lên, Cụ thể có phần in sổ) +/ Lập sổ tiền gửi ngân hàng: - Cách làm tương tự sổ quỹ tiền mặt Nhưng cột số hiệu Ngày tháng chứng từ công thức tương tự cột Ngày tháng ghi sổ d Lập bảng Cân đối phát sinh năm: - Có dạng bảng cân đối phát sinh năm: +/ Dạng bảng chi tiết: lập tương tự Cân dối phát sinh tháng, với danh mục tài khoản danh mục chi tiết, số liệu tập hợp từ NKC năm +/ Dạng bảng tổng hợp: - Bảng bảng tổng hợp, nên lập cho tài khoản cấp ( trừ 333) - Số liệu tập hợp từ NKC năm Cách làm: - Trên Nhật Ký chung Xây dựng thêm cột TK cấp - Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp để láy TK cấp từ Cột TK Nợ/ TK Có NKC - Cột mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP Coppy từ DMTK về, sau xoá hết TK chi itết( trừ TK chi tiết TK 333 ) - Cột dư Nợ dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm CĐPS tháng ( phần dư đầu kỳ) - Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp nhật ký chung ( dãy ô điều kiện cột TK Nợ/TK có ) - Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX - Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL (Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333) Cách lập báo cáo tài cuối năm: a Bảng cân đối kế toán ( Bảng lập theo thời điểm – 31/12/N ,) ( Để bảng cân đối kế toán Tổng Tài Sản phải tổng Nguồn Vốn) Cách làm: - Cột số năm trước: Căn vào Cột năm “ Bảng Cân Đối Kế toán “ Năm trước - Cột số năm nay: Chuyển số liệu TK từ loại đến loại ( phần số dư cuối kỳ ) bảng CĐPS năm ghép vào tiêu tương ứng Bảng CĐKT Ví dụ : Chỉ tiêu [110]- “ Tiền khoản tương đương tiền “ (=) Số dư Nợ cuối kỳ tài khoản 111 + TK 112 + TK 121 ( khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn tháng ) - Riêng têu liên quan đến khách hàng nhà cung cấp ( người bán ) vào Bảng Tổng Hợp TK 131, 331 b Bảng báo cáo kết kinh doanh (Bảng lập cho thời kỳ- tập hợp kết kinh doanh kỳ, thời kỳ tháng, quý Năm tuỳ theo mục đích quản trị Doanh Nghiệp năm quan thuế ) Cách làm: - Cột số năm trước: Căn vào cột ngăm “ Báo cáo kết kinh doanh “ năm ttrước - Cột số năm : CHuyển số liệu từ Bảng CĐPS năm TK từ loại đến loại ( phần số phát sinh ) ghép vào tiêu tương ứng Báo cáo KQKD Ví dụ: Chỉ tiêu [01] – “ Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ “ (= ) Tổng số phát sinh Tk 511 bảng CĐPS năm c Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Thể dòng dòng vào tiền Doanh Nghiệp , để BCLCTT tiêu ( 70 ) LCTT phải tiêu ( 110 ) bảng CĐKT ) Cách làm: - Cột số năm trước: Căn vào Cột năm “ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ “ năm trước - Cột Số năm : Căn vào sổ Quỹ tiền mặt Tiền gửi Ngân hàng, vào số phát sinh TK tiền mặt, TK tiền gửi ngân hàgn NKC Nếu vào Sổ Quỹ Tiền Mặt Tiền gửi Ngân hàng : - Trên sổ quỹ TM, tính tổng số phát sinh kỳ kế toán cột thu, chi hàm subtotal - Đặt lọc cho Sổ quỹ TM ( lưu ý không lọc cácc tiêu đè có định ) - Trên cột TK đối ứng lọc TK đối ứng vừa lọc bên cột Diễn giải xuất nội dung nghiệp vụ Nội dung tương ứng với tiêu “ BC lưu chuyển tiền tệ “ mang số tiền tổng cộng tiêu “ BC lưu chuyển tiền tệ “ Nếu có nhiều nội dung chung cho tiêu thực cộng nối tiếp vào sổ có Nếu nội dung lọc lên màk hông biết đưa vào tiêu đưa vào thu khác chi khác ( Thực tương tự sổ ngân hàng ) Nếu từ Nhật Ký Chung: - TÍnh tổng cộng phát sinh kỳ kế toán NKC hàm subtotal - Đặt lọc cho sổ NKC ( Lưu ý : không lọc tiêu đề cố định ) - Trên NKC, Cột TK nợ/ TK Có bạn lọc lên TK Tiền Mặt, sau lọc tiếp TK đối ứng bên Cột TK đối ứng Khi Đó hàm subtotal tính tổng số tiền TK đối ứng vừa lọc bên cột Diễn giải xuất nội dung nghiệp vụ ( Làm tương tự phần vào sổ Quỹ tiền mặt ) d Thuyết minh báo cáo tài : - Là báo cáo giải thích thêm cho biểu: bảng CĐKT, báo cáo KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Các bạn vào Bảng Cân Đối Kế Toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng trích Khấu hao TSCĐ ( trường hợp thuyết minh cho phần TSCĐ) sổ sách liên quan để lập Để hiểu rõ chi tiết hơn, bạn tham gia: Lớp học thực hành kế toán Excel chứng từ thực tế File sử dụng cho doanh nghiệp SX-XD-TMDV Hướng dẫn sơ cách sử dụng file excel sau : I Khai báo số dư: Số dư TK : Vào sheet CDPS 2.Số dư công nợ : vào sheet THNo 3.Chi phí sxdd : vào sheet tonghopZ II Số phát sinh: Nguyên tắc sử dụng TK cấp nhỏ bảng CDPS để định khoản, ví dụ : bạn chọn 5111, 5112,,, 511 TK 3331: chọn 33312, 33311 3331 Cách đặt số chứng từ: - Thu: Nợ / Có: ghi thành dòng, có số ctừ, PT ( T ), ngày giống - Chi : Có:/ Nợ : ghi thành dòng, có số ctừ, PC( C ), ngày giống - Hóa đơn đầu vào, đầu chưa thành toán: Ghi số hóa đơn - Đối với phiếu xuất hàng bán, ghi hóa đơn, doanh thu, thuế GTGT dòng, giá vốn xuất PX 2.In phiếu thu, phiếu chi : vào sheet inthu, inchi để chọn in Cách đặt mã công nợ - muốn thêm khách hàng, nhà cung cấp, nviên tạm ứng vào sheet THno, đặt mã - Khi nhập sheet PHATSINH liên quan công nợ chọn cột MãCnơ để chọn mã KH, NCC liên quan Mã chi phí : tương tư Mã lưu chuyển tiền tệ: Các mã LCTT theo PP trực tiếp có sẵng mẫu BTC, file có sẵn mã, có thu, chi liên quan vốn tiền chọn mã phù hợp Mã LCTT tham thảo phần cuối mã chi phí Z, phần hướng dẫn họcnhanh Xem công nợ Tổng hợp: Vào sheet TH nợ, chọn tài khoản Chi tiết Nợ: Vào sheet chi tiết Nợ, chọn mã KH, ô màu xanh Kiềm tra công việc: - Số phát sinh TH : Thỉnh thoàng bạn xem CDPS xem có sai lệch số phát sinh không Nếu Có, bạn xem lại phần Phát sinh định khoản sai tài khoản - Chi tiết Nợ : có sai lệch định khoản mà không chọn mã công nợ Mã chi phí bị loại : có định khoản liên quan đến khoản chi phí bị loại : hóa đơn chứng từ, chi nộp phạt vi phạm hành chính, truy thu, kế toán chọn mã Mã chi phí sản xuất theo yếu tố: Chi phí sản xuất kinh doanh nằm rải rác nhiều TK : 142, 242, 621,622,623x,627x, 641x, 642x, trong Bảng Thuyết minh BCTC lại yêu cầu cộng, có hạch toán chi phí liên quan yếu tố chọn mã yếu tố để chương trình cộng số liệu vào Bảng TM BCTC ... Thực bút toán kết chuyển cuối tháng như: Kết chuyển tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí… Chi tiết bạn xem đây: Các bút toán kết chuyển... Bảng cân đối kế toán ( Bảng lập theo thời điểm – 31/12/N ,) ( Để bảng cân đối kế toán Tổng Tài Sản phải tổng Nguồn Vốn) Cách làm: - Cột số năm trước: Căn vào Cột năm “ Bảng Cân Đối Kế toán “ Năm... hiểu rõ chi tiết hơn, bạn tham gia: Lớp học thực hành kế toán Excel chứng từ thực tế File sử dụng cho doanh nghiệp SX-XD-TMDV Hướng dẫn sơ cách sử dụng file excel sau : I Khai báo số dư: Số dư TK