Quản lý thư viện

Cùng với xu thế đóviệc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở nên hết sức cầnthiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường, nhất là tronggiai đoạn

LỜI NÓI ĐẦU

Một xã hội phát triển như hiện nay không thể không có sự góp mặt củakhoa học công nghệ, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật,thông tin, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi lĩnh vực trong xã hội Thông tincàng trở nên quan trọng nên việc xử lý, nắm bắt thông tin nhanh, chính xác vàlinh hoạt bao nhiêu thì con đường dẫn đến thành công càng gần bấy nhiêu

Nếu như trước đây tin học được ứng dụng chủ yếu để giải quyếtcác bài toán kĩ thuật, thì ngày nay bên cạnh đó lĩnh vực quản lý đang được tinhọc hoá một cách nhanh chóng Các bài toán quản lý vô cùng đa dạng và phongphú tuỳ từng nghành nghề và tuỳ từng lĩnh vực của xã hội Cùng với xu thế đóviệc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở nên hết sức cầnthiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường, nhất là tronggiai đoạn hiện nay các trường Đại học và Cao đẳng được thành lập mới rất nhiều

Với những kiến thức đã tiếp thu được và vận dụng lý thuyết đó vào côngviệc thực tiễn là xây dựng phần mềm "Quản Lý Thư viện" tuy rằng lĩnh vực quản

lý thư viện không còn quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi, từng lúc nó vẫnmang tính hiện thực và hết sức cần thiết Qua một thời gian phân tích tìm hiểunghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu

thực tế của chương trình, em đã xây dựng được chương trình Quản Lý Thư Viện

trên ngôn ngữ Visua_Basic Chương trình xây dựng nhằm ứng dụng một phần trợgiúp công việc Quản Lý Thư Viện ở nhà trường

Với sự cố gắng của cá nhân, cùng sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy

cô giáo trong tổ môn đặc biệt là thầy giáo Quách Xuân Trưởng, sự giúp đỡ củacác thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin Thái Nguyên đề tài đã được hoànthành

Chương trình Quản Lý Thư Viện bao gồm các nội dung chính sau:

Chương I: Cơ sở lý thuyết.

Chương II: Phân tích hệ thống.

Chương III: Thiết kế hệ thống.

Trong điều kiện có hạn, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót em rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, cũng như ý kiến đónggóp của các bạn để chương trình của em được hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN:

1.1.1 Khái niệm:

Quản lý là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau “ Quản lý như mộtquá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đươngviệc đưa ra quyết định…” (J.W.Forester) “ Quản lý bao gồm việc điều hoà tàinguyên để đạt tới mục đích…” ( F.Kasat và J.Rosenweing) Dù nói theo cách nàyhay cách khác thì cũng có thể nhận thấy rằng các quan điểm đó chỉ khác nhau vềmặt khái niệm, còn nội dung chúng đều bao gồm các yếu tố :

1.1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin:

Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia ra làm nhiều giai đoạn.Tuỳ thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm việc của đơn

vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau.Tuynhiên có tổng hợp chung thành các bước : Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng,cài đặt và bảo trì hệ thống

1.1.2.1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án :

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầuthông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin.Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ : Nhằm xác định tính khả thi của dự án

- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì thực hiện và khẳngđịnh những lợi ích kèm theo.

Các yêu cầu của việc khảo sát là :

- Khảo sát, tìm hiểu, đánh giá hoạt động của hệ thống cũ

- Đề xuất các yêu cầu, các mục tiêu và các ưu tiên giải quyết cho hệ thống mới

- Phác hoạ giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của dự án

- Lập kế hoạch cho dự án cùng với các dự trù tổng quát

1.1.2.2 Phân tích hệ thống :

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệthống, nhận diện và phân định các thành phần và mối quan hệ trong hệ thống Từ

đó xác định được các chức năng xử lý ( Sơ đồ chức năng nghiệp vụ – BFD), sơ

đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) và biểu đồ cấu trúc dữ liệu (ERD –Entity Relational Diagram) Cách tiến hành :

- Xuất phát từ hệ thống cũ và các nhu cầu phát triển để xây dựng hệ thống mới

- Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic hay chuyển từ mức vật lý sangmức khái niệm Sử dụng kỹ thuật phân tích từ trên xuống hay đi từ tổng thể đếnchi tiết Phân tích hệ thống thành hai giai đoạn con là phân tích hệ thống về xử lý

tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nàocho phù hợp với hệ thống cụ thể

1.1.2.4 Xây dựng :

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạntrước Kết quả là chương trình Giai đoạn này bao gồm các bước :

- Thi công : Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá cácmodul chương trình Viết các câu lệnh sản sinh CSDL và thực hiện các câu lệnhtrên hệ quản trị CSDL lựa chọn.

- Tạo các CSDL kiểm tra

- Kiểm thử chương trình

1.1.2.5 Cài đặt hệ thống :

- Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

- Thực hiện việc chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thốngmới Cơ chế chuyển đổi phải được thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống

- Cài đặt

1.2.6 Bảo trì hệ thống :

Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sửdụng Bao gồm các công việc: Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thôngbáo lỗi Sửa đổi, nâng cấp phiên bản và trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

1.2 GIỚI THIỆU VỀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 1.2.1 Giới thiệu chung:

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (VB) là môi trường lập trình tích hợp,chứa đựng tất cả các tài nguyên để xây dựng các chương trình mạnh và nhanhchóng dựa trên môi trường Windows

Là phương pháp lập trình khá hiệu quả, cho phép người sử dụng có thểthiết kế nhanh giao diện bằng nhiều công cụ rất mạnh

Để thế kế một chương trình với ngôn ngữ lập trình VB ta cân trải qua cácbước:

+ Bướcc 1: Thiết kế giao diện

+ Bước 2: Thiết kế cấu trúc chương trình

+ Bước 3: Thiết kế các Modun

+ Bước 4 : Viết lệnh cho tường đối tượng

1.2 2 Những công cụ cho phép xây dựng một ứng dụng trên môi trường VB:

1.2.2.1 Tạo một cơ sở dữ liệu mói trong VB:

Để tạo một cơ sở dữ liệu mới trong VB ta sử dụng công cụ Visual DataManager Thực hiện bằng cách thực hiện các bước:

Tại cử sổ làm việc của Microsoft Visual Basic chọn menu Add-Ins/VisualData Manager Khi này sẽ xuất hiện cửa sổ VisData:

Để lập trình với VB, CSDL được quản lý dưới dạng các bảng (Table),thông qua Microsoft Access Các Table này được tạo ra như sau:

Từ cử sổ VisData chọn File/New/Microsoft Access/Version7.0, khinày sẽ xuất hiện hội thoại yêu cầu nhập vào tên CSDL, chọn đường dẫn và nhậpvào tên cho CSDL cần tạo, chọn Save để ghi lại quá trình

Tại cửa sổ hiển thị CSDL Database Windows click chuột phải chọn NewTable, xuất hiện cửa sổ tạo bảng, nhập tên của bảng tại hộp Table name

Để tạo ra các Trường cho bảng chọn Add Field, xuất hiện hội thoại chophép gõ tên Trường (Name), kiểu Trường (Type), độ rộng của Trường (size).

+ Tên trường: Tên trường là tiêu đề của cột Tên trường có thể lêntới 64 ký tự và có thể bao gồm cả chữ, số và khoảng trống Chúng có thể chứa cảdấu cách, dấu chấm than hoặc ô vuông

+ Kiểu trường : Cột kiểu dữ liệu được đặt tự động là Text Mũi tên

sẽ xuất hiện trong cột, cho phép bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu

Kiểu dữ liệu mà bạn chọn cho một trường cụ thể sẽ xác định kiểu dữ liệu nào cóthể nhập cho trường đó

Mỗi Table được đặc trưng bởi Khoá, Khoá là một trường trong bảng giúpbạn xác định được mỗi bản ghi Việc tạo khoá được thực hiện tại Add Index.

Tại hội thoại Add Index to cho phép nhập vào tên của Khoá (Name), trường Khoá sẽ được chọn trong hộp Available Felds

1.2.2.2 Các phần tử cơ bản để thiết kế với VB:

* Project là dự án hay cấu trúc một chương trình, khi tạo một hệ thốngchương trình bao giờ cũng phải mở một đề án ( project) mới Thực hiện bằngcách chọn menu File\New Project trên cửa sổ VB

* Hộp Project: Tại đây hiển thị tất cả những thành phần có trong project

Ta có thể chuyển đổi giữa các thành phần bằng cách click chuột chọn nó

* Lưới thiết kế (Form): Là lưới để thiết kế giao diện chương trình, khi mớikhởi động VB một Project mặc định xuất hiện cùng vơi một Form, ta có thể dùng

Form này để thiết kế luôn giao diện Để có một From mới chọn menu Project/Add Form.

* Hộp Properties: Bào gồm các thuộc tính của một đối tượng noà đó nằm trong giao điện, cả From cũng coi là một đối tượng

* Hộp công cụ tool box: Là hộp chứa các công cụ để thiết kế giao diện chương trình Mỗi một công cụ đều có các thuộc tính và sẽ được hiển thị tại hộp properties ta click chọn công cụ đó trên lưới thiết kế From

Một số công cụ cơ bản:

- Combobox(Hộp danh sách clich chọn)

- Data(Kết nối cơ sở dữ liệu).

1.2.2.3 Sử dụng các công cụ (đối tượng) để thiết kế chương trình trong VB.

Việc thiết kế chương trình trong ngôn ngữ lập trình VB được thông quacác công cụ hay còn gọi là các đối tượng Các đối tượng này sẽ được đưa vàoFrom và được đặc trưng bởi các phương thức và sự kiện

Phương thức là những đoạn chương trình chứa trong đối tượng, cho đốitượng đó biết cách thức để thực hiện một công việc nào đó thông qua các hànhđộng, hay phương thức chính là hành động của đối tượng

Sự kiện là hành động của đối tượng khi đối tượng bị tác động bởi ngườidùng Hay nói cách khác đó chính là việc thực hiện các phương thức (các đoạnchương trình) khi người dung tác động vào các đối tượng

Các phương thức sẽ được kết nối với cơ sở dữ liệu thông qua công cụ Data.Cho phép ta chuy nhập tới CSDL và làm việc với các bảng trong đó

Mỗi Data sẽ được kết nối với cơ sở dữ liệu thông qua các thuộc tính củanó:

- Name: tên Data

- Data base name: là đường dẫn tới CSDL đã tạo ra

- Record source: xác định bảng cần liên kết trong CSDL

Khi cần tạo ra các Truy vấn liên quan đến nhiều bảng trong CSDL thì việcliên kết các bảng sẽ được thực hiện thông qua việc sử dụng các câu lệnh SQL.Các câu lệnh SQL này sẽ được gán vào thuộc tính Recrd source của Data Nhữngtruy vấn từ đơn giản đến phức tạp sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng vàchính sác thông qua các câu lệnh SQL tại thuộc tính Rcordsource của mỗi đốitượng

1.2.2.4 Thiết kế các Report thông qua môi trường liên kết Data

là cơ sở, là nguồn để thiết kế các Report

Môi trường liên kết Data Environment được định nghĩa kết nối với bảng

dữ liệu như sau:

- Chọn menu Project/Add Data Environment Xuất hiện cửa sổDataEnvironment

- Tại Connection1, click chuột phải chọn properties

Xuất hiện cửa sổ Data Link Properties Tại Tab Provider chọn Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers Tiếp trục chọn Next.

Tại Tab Connection, lựa chọn Use connection string để tạo mới một liên kết

Chọn Build để tiến hành khởi tạo môi trường liên kết

Chọn New/Microsoft Access Driver/Next/Finish.

Xuất hiện của sổ ODBC Microsoft Access Setup Tại Data Source Name nhập vào tên của mối liên kết Tại Select để lấy nguồn từ một CSDL

Tạo Command: Chọn Command, click chuột phải, chọn Add Command,

gõ tên Command vào Command name, chọn tên két nối ở Conection

Tại Database object: Cho phép kết nối với một Table trong CSDL.

Tại SQL statement: Cho phép liên kết nhiều bảng thông qua câu lệnh SQL

* Thiết kế Report:

Chon menu Project/ Add Data Report Khi này ta mở song song 2 cửa sổ DataEnvironment và Data Report Mở nút Comman và đưa các trường cầnthiết vào Report

Thiết lập các thuộc tính cho Report:

+ Name: Tên Report

+ Data source: Ten của Data Environment

+ Data Menber: Tên của command tương ứng

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG THƯ VIỆN KHOA CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN - ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

2.1 GIỚI THIỆU BÀI TOÁN

2.1.1 Khảo sát dự án

Khoa Công nghệ thông tin là mô hình phối hợp quản lý- đào tạo và nghiêncứu giữa Đại học Thái Nguyên với viện Công nghệ thông tin thuộc trung tâmKhoa học tự nhiên và Công nghệ quốc gia có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lựcCông nghệ thông tin, nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng trong lĩnh vựcCông nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế-xã hội của khu vựcmiền núi phía Bắc

Khoa Công nghệ thông tin (CNTT) được chính thức thành lập ngày14/12/2001 đến nay đã triển khai được nhiều loại hình đào tạo như: Thạc sỹCNTT, Kỹ sư CNTT, Cử nhân CNTT, Kỹ thuật viên CNTT và Điện tử viễnthông, thư viện Khoa CNTT chứa rất nhiều thể loại sách phù hợp với các loạihình đào tạo, thuận lợi cho sinh viên nghiên cứu vàhọc tập, việc quản lý một khốilượng sách khổng lồ cho toàn khoa không phải là một công viêc đơn gian chonhân viên quản lý thư viện

Xuất phát từ tình hình thực tế và nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý thưviện em đã chọn đề tài “Xây dựng chương trình Quản lý thư viện cho khoa Côngnghệ thông tin” bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và Hệ quản trị cơ sở dữliệu Mcrosoft Access

2.1.2 Khảo sát bài toán thực tế

Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý Thưviện phục vụ cho hoạt động mượn, trả sách của trường có hiệu quả, cung cấp cácthông tin chính xác và kịp thời để thủ thư thực hiện nhanh và đáp ứng được đầy

đủ các yêu cầu của cán bộ, giáo viên, sinh viên trong trường một cách nhanhnhất

Để hoàn thành tốt được các mục đích trên thì hệ thống chương trình phảithực hiện được cơ bản các nhiệm vụ cụ thể sau :

+ Theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại vềsách, bạn đọc khi có yêu cầu

+ Phản ánh quá trình mượn, trả sách của bạn đọc

2.1.3 Mô tả bài toán quản lý Thư viện tại Thư viện khoa Công Nghệ Thông Tin - ĐH Thái Nguyên.

- Người có nhu cầu làm thẻ phải làm đơn xin cấp thẻ gửi tới cán bộ quản lýthư viên

Cán bộ thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ và ghi vào sổ theo dõi độc giả củathư viện

- Khi đến mượn sách, độc giả phải xuất trình thẻ cho thủ thư kiểm tra Nếu đủđiều kiện được mượn sách thì độc giả sẽ tự tra phích và ghi vào phiếu yêu cầumượn sách

Điều kiện để được mượn sách là thẻ còn giá trị sử dụng, không làm mấtsách và không nợ sách quá hạn (nếu làm mất sách, đã bồi thường thì coi như đãtrả sách)

- Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì thủ thư viên tiến hành thủ tục chomượn sách và yêu cầu độc giả phải ký tên vào sổ theo dõi hàng ngày của thưviện

- Khi độc giả trả sách, cán bộ quản lý thư viện kiểm tra tình trạng sách Nếutình trạng sách đảm bảo, cán bộ quản lý thư viện tiến hành nhận sách và đánh dấu

đã trả vào sổ theo dõi hàng ngày

- Khi có sách mới về thì thủ thư tiến hành vào sổ theo dõi sách của thư viện

và in danh sách để độc giả tham khảo

Sách mới bổ sung , trước hết phải được phân loại nội dung theo cơ cấu bảngphân loại sách của thư viện và thực hiện các khâu nghiệp vụ thư viện hoànchỉnh rồi mới đưa vào kho sách

Muốn phân loại nhanh, chính xác đầy đủ nội dung, trước hết người cánbộthư viện phải nắm vững và hiểu biết cơ cấu bảng phân loại sách

Sau đây là mọt trong những khung bảng phân loại sách phổ biến , thườngđược áp dụng đối với các thư viện đại chúng:

1 Triết học

2 Tâm lý học

3 Tôn giáo4.Chủ nghĩa Mác Lênin

5 Xã hội chính trị

6 Ngôn ngữ

7 Khoa học tự nhiên

8 Y học

9 Kỹ thuật công nghiệp

10 Kỹ thuật nông nghiệp

- Trường hợp hỏng, mất sách thủ thư gửi giấy yêu cầu đền tiền đến độc giả

- Khi có sách cũ, sách không còn sử dụng được Cán bộ quản lý sẽ lên danhsách và tiến hành huỷ sách

- Hàng quý, hàng năm cán bộ quản lý thư viện phải tiến hành in các báo cáothống kê

Các báo cáo thông kê được thực hiện theo mẫu sau:

Cho mượn sách: Theo phiếu có mẫu như sau:

Hàng quý, hàng năm cán bộ quản lý (CBQL) thư viện lập báo cáo danh sách sách mượn theo mẫu sau:

NAM THƯ VIỆN Độc lập –Tự Do –Hạnh Phúc

Nếu độc giả nào đến ngày trả sách mà không trả sách thì CBQL gửi giấy báo trả sách có mẫu như sau

Nếu độc giả nào làm mất hỏng Sách, không đảm bảo cho việc trả Sách thì CBQL gửi giấy báo trả sách có mẫu như sau:

VIỆT NAM THƯ VIỆN Độc lập –Tự Do

–Hạnh Phúc

BÁO CÁO SÁCH MƯỢN

Mã thẻMã sáchTên sáchNgày mượnQuýNăm

Ngày Tháng Năm

lượng

Ngày Tháng Năm

Thủ thư

(Ký và ghi rõ họ tên )

Khi có yêu càu báo cáo sách có theo phân loại sách thì CBQL lập báo cáo như sau:

Khi có yêu cầu báo cáo sách có theo nhà xuất bản thì thủ thư lập báo cáo như sau:

NAM THƯ VIỆN Độc lập –Tự Do –

Tên sáchNgày mượnSố lượngGiá tiền (1 quyển)

2.1.4 Các thông tin cần quản lý trong thư viện:

Mã số sách được trình bày trên phích như sau:

2.1.4.2 Thông tin về độc giả

Mã số độc giả(Mã số thẻ)

Mã số đơn vị

VIỆT NAM THƯ VIỆN Độc lập –Tự Do

Tên phân loại.

2.1.4.7 Thông tin về Sách huỷ.

- In giấy yêu cầu đền tiền.

d Thống kê _ báo cáo.

- Thống kê sách có:

+Theo phân loại

+Theo nhà xuất bản

- Thống kê sách đang cho mượn:

+Thống kê sách đang cho mượn

+Thống kê sách đã cho mượn trong từng quý:

- Thống kê sách đã thanh lý

2.2 PHÂN TÍCH BÀI TOÁN.

2.2.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ ĐỘC GIẢ

Thống kê sách có

Thống kê sách mượn

Thống kê sách hủy

HỆ THỐNG QLTV

Câp nhận đơn vị

TÌM KIẾM

Theo sách

Theo độc giả

T Ì

Theo sách mượn

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu:

Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ

Các chức năng xử lý

Luồng dữ liệu

Kho dữ liệu

Tác nhân ngoài

Yêu cầu mượn trả sách

Phiếu báo trả sách, yêu cầu đền tiền,

phiếu mượn sách

Cập nhập sách, câp nhật độc giả

Y/c thống kê báo cáo

Thống kê báo cáo

2.2.2.2 Sơ đồ mức đỉnh.

Quản lý Sách

b Chức năng quản lý độc giả.

Thẻ thư viện

In thẻ

c Chức năng quản lý mượn trả.

Cho mượn

In phiếu báo đền tiền

Y/c mượn Sách Y/c trả Sách

báo