ĐỀ CƯƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Nhận và xử lý đơn đặt hàng:- Nhiệm vụ: đáp ứng nhanh đúng yêu cầu , đảm bảo khả năng thanh toán của KH.. - Hoạt động xử lý đơn đặt hàngRũi ro: chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả

Trang 1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Câu hỏi:

Câu 1: Trình bày các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu, chi phí.

Câu 2: Trình bày cách tổ chức thông tin trong từng sự kiện doanh thu và chi phí.

Câu 3: Chọn và phân tích 1 báo cáo, tập tin Lập và hoàn chỉnh(kẻ bảng) Câu 4: Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu và chi phí.

Câu 5: Thiết kế và phân tích thủ tục kiểm soát cho rủi ro cụ thể.

Câu 6: trình bày mục tiêu của các chu trình con.

Câu 7: liệt kê đánh giá các dữ liệu đầu vào, báo cáo đầu ra cho các chu trình

Bài giải:

Câu 1: Trình bày các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu, chi phí.

Doanh thu

Các sự kiện trong chu trình doanh thu:

- Nhận và xử lý đặt hàng

- Gửi hàng

- Lập hóa đơn, theo dõi nợ

- Thu tiền

Chi phí

Các sự kiện trong chu trình chi phí:

- Đặt hàng hay dịch vụ

- Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu

- Xác định nghĩa vụ thanh toán

- Thanh toán tiền

Câu 2: Trình bày cách tổ chức thông tin trong từng sự kiện doanh thu và chi phí.

∗ Doanh thu

Trang 2

Nhận và xử lý đơn đặt hàng:

- Nhiệm vụ: đáp ứng nhanh đúng yêu cầu , đảm bảo khả năng thanh toán của KH

- Quyết định liên quan: chấp nhận bán , chấp nhận bán chịu

- Thông tin cần thiết: tình trạng hàng hóa, tình trạng KH

Gửi hàng:

- Nhiệm vụ: đáp ứng nhanh gửi hàng đúng yêu cầu của KH; đủ về thời gian, mặt hàng, địa chỉ

- Quyết định liên quan: lựa chọn phương thức giao hàng ; lựa chọn hãng vận tải

- Thông tin cần thiết: Thông tin về hãng vận tải, người giao hàng ; Số lượng thực xuất, thực giao

Lập hóa đơn, theo dõi nợ:

- Nhiệm vụ: Lập hóa đơn chính xác ; ghi nhận theo dõi chính xác nợ phải thu

- Quyết định liên quan: Điều khoản thanh toán ; Các khoản làm giảm doanh thu, xóa giảm nợ

- Thông tin cần thiết: Số lượng thực xuất, thực giao, thực nhận trả lại ; Tình trạng

nợ của KH

Thu tiền:

- Nhiệm vụ: thu đúng đủ, chính xác(số tiền, KH,hóa đơn); Quản lý tiền thu đc

- Quyết định liên quan: ghi giảm, giãn nợ cho từng hóa đơn, KH

- Thông tin cần thiết: thông tin chi tiết về nhiệm vụ thanh toán ( thông tin KH, số tiền giảm nợ, chiết khấu), số tiền thực tế phải thu

∗ Chi phí

Đặt hàng với nhà cung cấp:

- Nhiệm vụ: Đáp ứng đúng nhu cầu của các bộ phận; Chi phí mua hàng hiệu quả

- Quyết định liên quan: Chọn nhà cung cấp nào?; Cách thức thanh toán?

- Thông tin cần thiết: Yêu cầu về hàng hóa dịch vụ; Thông tin nhà cung cấp

Nhận hàng:

- Nhiệm vụ: Nhận đủ hàng theo hóa đơn, đúng thời gian; Tình trạng hàng hóa

- Quyết định liên quan: Phương thức nhận hàng

- Thông tin cần thiết: Thông tin về hãng vận tải; Số lượng thực hiện

Nhận hóa đơn, ghi nhận nợ:

Trang 3

- Nhiệm vụ: Nhận đúng hóa đơn đối chiếu kiểm tra hóa đơn; Ghi nhận theo dõi nợ

- Quyết định liên quan: Điều khoản thanh toán; Các khoản chiết khấu giảm trừ

- Thông tin cần thiết: Số lượng chất lượng thực hiện; Thông tin chiết khấu

Thanh toán cho người cung cấp :

- Nhiệm vụ: Trả đúng, đủ chính xác công nợ; Quản lý nợ phải trả

- Quyết định liên quan: Số tiền thời điểm trả theo từng hóa đơn, nhà cung cấp

- Thông tin cần thiết: Về nghiệp vụ thanh toán; Về tình hình tài chính; Về chi phí thanh toán phát sinh

Câu 3: Chọn và phân tích 1 báo cáo, tập tin Lập và hoàn chỉnh(kẻ bảng).

- Tập tin khách hàng: mã kh, tên kh, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CMND, địa chỉ, tài khoản NH, Mã số thuế, SĐT, Email, ghi chú

- Nhà cung cấp: STT, mã NCC, tên cty NCC, địa chỉ, mặt hàng cung cấp, người đại diện, SĐT, số TKNH, Mã số thuế, ghi chú

- Nhân viên: STT, mã nv, Họ và tên, mã số thuế, giới tính, ngày tháng năm sinh,

số CMND, SĐT, Địa chỉ, số TKNH, chức danh, bộ phận làm việc, Email, năm bắt đầu làm việc đến thăm niên, ghi chú

Câu 4: Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu và chi phí.

Doanh thu:

- Xét duyệt

- Thực hiện đúng đắn

- Có thực

- Đầy đủ

- Chính xác

- Cập nhật thông tin đúng

- Bảo vệ tài sản liên quan

- Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Chi phí:

- Kiểm soát nghiệp vụ: Kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí

- Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin

Câu 5: Thiết kế và phân tích thủ tục kiểm soát cho rủi ro cụ thể.

• doanh thu:

Trang 4

- Hoạt động xử lý đơn đặt hàng

Rũi ro: chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả năng cung cấp

->Thủ tục kiểm soát: kiểm số lượng mặt hàng, chọn công ty cung cấp phụ

- rũi ro: ghi nhận sai thông tin hàng hóa kh

 Cho kh xác nhận lại thông tin, ghi âm thông tin lại

- Hoạt động xuất kho, giao hàng

Rũi ro: xuất kho giao hàng không đc xét duyệt -> quy trách nhiệm, lắp camera

ở kho

Rủi ro: xuất kho, giao hàng sai mặt hàng số lượng -> quy trách nhiệm, đặt camera, màu sắc bao bì, mã vạch

Rủi ro: giao hàng sai địa điểm thời gian ->quy trách nhiệm, kiểm tra thời gian địa điểm, chuyên môn hóa thời gian địa điểm

Rủi ro: mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng -> mua bảo hiểm

-hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ

Rủi ro: lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ -> có bộ chứng từ Rủi ro: không lập hóa đơn cho kh đã gio kh -> so sánh tổng số lượng hàng hóa Rủi ro: thông tin hóa đơn sai: liên kết tập tin kh và tập tin giao hàng

Rủi ro: ghi nhận cập nhật sai nợ phải thu -> người ghi sổ và người thu tiền là 2 người khác nhau

- Thu tiền:

Rủi ro: không ghi nhận hoặc ghi nhận nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của kh -> ghi nhận bằng chứng từ gốc để không ghi nhận nhiều lần

Rủi ro: ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, khách hàng, số tiền ->liên kết tập tin khách hàng

Rủi ro: xóa nợ giảm nợ không đc xét duyệt -> phân chia trách nhiệm

• Chi phí

- Hoạt động yêu cầu hàng hóa dịch vụ

Rủi ro: các yêu cầu mua hàng bởi những người không có thẩm quyền hoặc không xuất phát từ nhu cầu thực tế-> lập kế hoạch

- Hoạt động đặt hàng

Rủi ro: đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hợp lệ -> quy trách nhiệm

Rủi ro: đặt hàng cho nhà cung cấp không hợp lệ, không đủ khả năng -> liên kết tập tin nhà cung cấp xem có đủ số lượng cung cấp không

Rủi ro: đặt hàng sai mặt hàng sai số lượng -> phản hồi

- Hoạt động nhận hàng

Rủi ro: nhận hàng không đặt mua -> liên kết xác định thông tin dặt hàng

Rủi ro: nhận sai mặt hàng số lượng -> màu sắc bao bì

Rủi ro: mất hàng -> quy trách nhiệm , mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Hoạt động ghi nhận hóa đơn, ghi nhận nợ

Trang 5

Rủi ro: hóa đơn không nội dụng yêu cầu -> bắt nhà cung cấp chính, xác nhận hóa đơn nếu hóa đơn không hợp lý

Rủi ro : nhập liệu hóa dơn sai -> liên kết tập tin, nhập lại, kiểm tra số tổng Rủi ro: ghi nhận nợ sai, không đúng thời điểm -> bất kiêm nhiệm

- Hoạt động thanh toán

Rủi ro: chưa thanh toán cho hàng chưa đc nhận -> thanh toán khi có hóa đơn và phiếu nhập kho

Rủi ro: không hưởng chiết khấu do thanh toán sai thời điểm -> áp dụng công nghệ thông tin

Rủi ro: thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần -> đánh vào hóa đơn đã thu tiền

Rủi ro: ghi nhận thanh toán sai -> kiểm tra số tổng

Rủi ro: thanh toán cho nhà cung cấp ảo -> chọn nhà cug cấp có uy tín

Câu 6: trình bày mục tiêu của các chu trình con.

Mục tiêu:

-chu trình chuyển đổi :

+ tuyển dụng , huấn luyện nhân sự

+ theo dõi, đánh giá hoạt động của nhân viên

+ điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu quản lý

+ báo cáo các khoản giảm trừ lương

+ thanh toán lương đúng hạn cho người lao động

+ cung cấp thông tin về các hoạt động nhân sự và tiền lương cho người quản lý

- Chu trình tài chính:

+ quản lý tiền một cách hiệu quả

+ chi phí sử dụng vốn hợp lý

+ thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tư

+ lập dự toán lưu chuyển tiền

Câu 7: liệt kê đánh giá các dữ liệu đầu vào, báo cáo đầu ra cho các chu trình

Hệ thống lương:

• Dữ liệu đầu vào- chứng từ

+ mẫu chức danh

+ bảng chấm công

+ các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương

+ các chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân

• Dữ liệu đầu ra- báo cáo

+ thông tin trên BCTC

+ danh sách nhân viên

+ bảng thanh toán tiền lương

+ báo cáo giảm trừ các khoản tiền lương

Trang 6

+ báo cáo tình hình nộp thuế

+ tóm tắt tiền lương

Hệ thống hàng tồn kho

+ yêu cầu mua hàng

+ đơn đặt hàng

+ phiếu nhập kho

+ lệnh bán hàng, giấy gửi hàng

+ yêu cầu vật liệu

+ phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

+ báo cáo nhập xuất hàng tồn kho

+ báo cáo tham vấn hàng tồn kho

+ sổ chi tiết hàng tồn kho theo dõi chi tiết từng lần nhập xuất theo số lượng

và đơn giá

Hệ thống chi phí

+ lệnh sản xuất

+phiếu yêu cầu vật liệu

+ giấy vận chuyển vật liệu

+ thẻ thời gian lao động theo công việc

+ kế hoạch

+dơn đặt hàng

+ hóa đơn

+báo cáo kiểm soát

+báo cáo chi phí sản xuất

+thông tin trên báo cáo tài chính

+danh sách giá vật liệu

+ báo cáo điều chỉnh chênh lệch hàng tồn kho

+ báo cáo hàng tồn kho

+ báo cáo chi phí sử dụng trong kỳ

+ phiếu thính giá thành

+ báo cáo tình hình thực tế sản xuất

Chu trình tài chính

+ Chứng từ thanh toán qua bưu điện

+ giấy báo nợ có

+ séc

+ sổ phụ ngân hàng

+dữ liệu về thị trường chứng khoán

+ dữ liệu về đầu tư, lãi suất

+ các hồ sơ dự án đầu tư của doanh nghiệp

+ thông tin trên báo cáo tài chính

+kế hoạch tiền mặt

+báo cáo đầu tư

Trang 7

+báo cáo các khoản nợ và lãi suất

+các tỷ số tài chính

+báo cáo tình hình tài chính

vốn vay và vốn chủ sở hửu

+ vay ngân hàng

+ phát hành trái phiếu

+ phát hành cổ phiếu

Hệ thống tài sản cố định

+ phiếu yêu cầu tài sản

+báo cáo nhập tài sản

+hóa đơn mua

+chứng từ ghi nhận sửa chữa bảo trì

+mẫu thay đổi tính năng

+ thông tin trên báo cáo tài chính

+sổ đăng kí tài sản

+sổ đăng kí khấu hao

+báo cáo về sửa chữa và bảo trì tài sản

+ báo cáo thanh lý

Hệ thống báo cáo tài chính

+ mẫu chức danh

+ bảng chấm công

+ các chứng từ ghi nhận giảm trừ tiền lương +các chứng từ ghi nhận thuế thu nhập cá nhân

+danh sách nhân viên

+bảng thanh toán tiền lương

+báo cáo giảm trừ các khoản tiền lương +báo cáo tình hình nộp thuế

+tóm tắt tiền lương

Hệ thống hàng tồn kho

Trang 8

+ yêu cầu mua hàng

+đơn đặt hàng