Quản lý phòng trong khách sạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ- ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỒ ÁN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Quản lý phòng khách sạn Giảng viên hướng dẫn Phạm Văn Đồng Sinh viên thực Đỗ Như Chung 1221050172 Đỗ Văn Lộc 1221050068 Dương Quang Ngọc 1221050075 I KHẢO SÁT HỆ THỐNG Hiện trạng mục tiêu khảo sát 1.1 Hiện trạng Hiện , dịch vụ khách sạn phát triển với quy mô lớn Số lượng khách sạn , nhà nghỉ ngày tăng , dẫn đến dịch vụ cho khách sạn đáp ứng nhu cầu trước Khách sạn bạn kinh doanh phát đạt , bạn phải mướn thêm nhân viên để quản lý khách sạn , điều bạn chưa làm bạn hài lòng việc quản lý Nó làm bạn nhiều thời Nhân viên bạn phải ghi chép sổ sách nhiều , bị nhầm lẫn ? Sự chậm trễ trình liên lạc phận nghiệp vụ khách sạn , với việc tra cứu thông tin chậm trễ làm bạn bỏ lỡ hội cho thuê phòng Bất kỳ sai sót khiến uy tín khách sạn bị giảm sút , điều bạn không mong đợi Bạn bận rộn với nhiều việc , nên bạn cần biết tình hình kinh doanh khách sạn cần , thường bạn phải đợi đến cuối tháng để nhân viên hoàn tất báo cáo Tất lý đặt yêu cầu phải có phần mềm quản lý khách sạn với nhiều ưu điểm để khắc phục nhược điểm thực tốt nghiệp vụ phận : • • • Dễ dàng quản lý , truy cập , thay đổi chỉnh sửa Việc tìm kiếm , liên hệ nhanh chóng thực dễ dàng Quá trình lưu trữ nhanh nhiều thông tin Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 1.2 Mục tiêu Dựa vào kiến thức học từ môn phân tích thiết kế hệ thống,đồ án phân tích thiết kế hệ thống quản lý phòng khách sạn nhằm mục đích tạo hệ thống quản lý cho việc kinh doanh khách sạn bao gồm chức năng: Quản lý nhân viên Quản lý khách hàng Quản lý tài Quản lý hệ thống(Phòng ở,…) Quản lý khai thác sử dụng (đặt phòng sử dụng dịch vụ) - 1.3 -  Phương án giải cụ thể Khảo sát mô hình quản lý khách sạn , nhà nghỉ xây dựng từ trước để tìm hiểu thông tin cần quản lý thực tế Phân tích tổng hợp để đưa mô hình tổng quát , đưa sơ đồ liên quan thiết kế hệ thống tổ chức quản lý khách sạn hoàn chỉnh Yêu cầu chương trình lưu trữ khối lượng thông tin lớn , thêm sửa , xóa thuận tiện , tìm kiếm thông tin nhanh theo nhiều tiêu chí khác Khảo sát tổng quan khách sạn Vài nét khách sạn 501 Khách sạn 501 xây dựng sử dụng năm 2010 ông Nguyễn Văn Chung làm chủ Khách sạn nằm số 123 – Cổ nhuế - Từ Liêm – Hà Nội Do kinh phí có hạn nên khách sạn vào hoạt động với quy mô tương đối nhỏ Khách sạn gồm tầng ( tổng cộng 30 phòng ) Tầng gồm phòng tiếp tân phòng giám đốc Tiền sảnh rộng rãi có khuôn viên đậu xe Tầng có lợi chỗ nghỉ mát cho khách , khách trò chuyện Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page Khách sạn có loại phòng , tất phòng có đầy đủ tiện nghi : tivi , điều hòa , tủ lạnh , nóng lạnh , telephone wifi phủ sóng toàn khách sạn Đội ngũ nhân viên tiếp tân nhiệt tình lịch , vui vẻ dẫn cho khách có yêu cầu ( giới hạn cho phép ) Khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho việc lại , đặc biệt gần trường đại học lớn (Đại học Mỏ-Địa Chất Học viện Tài Chính ) bến xe khách,là nơi thuận lợi cho kỳ thi trung học phổ thông đại học quốc gia cho học sinh,sinh viên toàn quốc đến nghỉ ngơi Khách đến nghỉ khách sạn cảm thấy thoải mái dễ chịu Khách sạn luôn quan tâm nâng cấp chất lượng phục vụ Các quý khách đơn vị có nhu cầu khách sạn kliên hệ trực tiếp qua số máy : 0427525688 Rất hân hạnh phục vụ đón tiếp quý vị đến khách sạn  Cơ cấu tổ chức khách sạn SƠ ĐỒ TỔ CHỨC • • • Giám đốc khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn , vấn đề khách sạn phải thông qua giám đốc giám đốc có quyền định tất thông tin xử lý khách sạn Phòng tiếp tân: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký , giao phòng cho khách nhận lại phòng , lập phiếu toán thu tiền khách , nhận yêu cầu khách , giới thiệu giải đáp thắc mắc khách Phòng bảo vệ: Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page • Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe , khuân hành lý giữ an ninh trật tự khách sạn Theo dõi thiết bị khách sạn chịu trách nhiệm hệ thống ánh sáng Phòng phục vụ: Kiểm tra dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn uống , giặt là,và dịch vụ khác khách có yêu cầu  Đặc tả toán Một khách sạn cần tự động hóa việc quản lý Sau tìm hiểu , khảo sát trạng nắm thông tin sau : • Quản lý khách hàng : Mỗi khách hàng khách sạn khách sạn quản lý thông tin sau : Họ tên , Giới tính , Số CMND,Địa chỉ, quốc tịch • Quản lý phòng : Các phòng khách sạn quản lý dựa vào mã phòng , loại phòng bảng giá • Quản lý đăng ký thuê phòng : Tất thông tin đăng ký thuê phòng quản lý dựa : mã đăng ký, mã phòng,mã khách hàng,ngày đến,giờ đến,ngày đi,giờ đi,tiền đặt cọc,ghi Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page • Quản lý thông tin dịch vụ : Khách sạn quản lý thông tin sau :mã dịch vụ,tên dịch vụ,loại dịch vụ,giá tiền;mã đăng ký,ngày sử dụng,số lượng,mã nhân viên • Quản lý việc toán trả phòng : Việc trả phòng khách sạn quản lý theo thông tin sau : Mã đăng ký,mã phòng,ngày toán,giới tính,mã nhân viên Bên cạnh việc trả phòng khách khách sạn kiểm tra lại tình trạng phòng • Quản lý nhân viên phục vụ khách sạn : Tất nhân viên phục vụ khách sạn quản lý thông tin sau :Mã nhân viên,họ tên,ngày sinh,giới tính,CMND,số điện thoại,mã chức vụ Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page  Một số thủ tục quy trình liên quan đến khách hàng Quy trình đặt phòng Để đặt phòng khách hàng đến trực tiếp khách sạn ,hoặc gọi điện thoại,gửi thư qua internet  Khách hàng chọn số cách đặt phòng:đặt phòng đảm bảo đặt phòng không đảm bảo  Đặt phòng đảm bảo: nghĩa khách sạn giữ phòng cho khách tới thời điểm khách trả phòng,khách hàng phải đặt cọc khoản tiền cho việc đảm bảo.Nếu khách không tới nhận phòng báo hủy đăng ký,khách hàng phải trả chi phí cho việc hủy đặt phòng  Đặt phòng đảm bảo:khách sạn đảm bảo giữ phòng cho khách muộn tới 18h ngày khách tới nhận phòng.Sau thời gian đó,nếu khách không tới nhận phòng,khách sạn có quyền cho khách hàng khác thuê phòng  Thủ tục đặt phòng     Đầu tiên, nhân viên khách sạn tiếp nhận phòng mà khách muốn đặt bao gồm: - Mã đăng ký - Mã khách hàng - Họ tên khách (CMND,quốc tịch,giới tính,địa chỉ) - Ngày đến,giờ đến;ngày đi,giờ - Số lượng người - Tiền đặt cọc Sau tiếp nhận yêu cầu phòng khách,nhân viên kiểm tra tình trạng phòng khả đáp ứng khách sạn.Nếu khách sạn không đáp ứng yêu cầu khách,nhân viên trả lời từ chối việc đăng ký phòng,hoặc gợi ý cho khách lựa chọn giải pháp thay thế.Nếu khách sạn có khả đáp ứng yêu cầu khách,nhân viên tiếp nhận thông tin tiến hành lập phiếu đăng ký phòng cho khách Nhân viên xác nhận việc đặt phòng,tiến hành lấy thông tin cá nhân khách hàng bao gồm: Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page   Họ tên khách Giới tính Địa Số CMND Quốc tịch Phiếu đặt phòng khách nhân viên kí xác nhận.Mỗi phiếu có mã số khác lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý.Thông tin tình trạng phòng cập nhật lại báo cáo cho phận phục vụ Quy trình nhận phòng  Nhân viên cập nhật danh sách khách đặt phòng báo cho phận phục vụ dọn dẹp vệ sinh phòng sẵn sàng phục vụ khách  Nếu khách chưa có đặt phòng từ trước,nhân viên kiểm tra yêu cầu phòng khách kiểm tra tình trạng phòng.Nếu khách sạn có phòng đáp ứng cho khách tiến hành làm thủ tục nhận phòng  Nếu khách đặt phòng trước,nhân viên lấy tên khách hàng check phiếu đặt phòng  Sau khách hàng kí nhận đăng ký,nhân viên tiến hành bàn giao chìa khóa phòng cho khách.Phòng khách nhân viên xếp cho khách.Nếu khách có hành lý,bộ phận phục vụ giúp khách vận chuyển lên phòng.Khách nhân viên giới thiệu dịch vụ khách sạn   Quy trình trả phòng Khi khách có yêu cầu trả phòng,bộ phận lễ tân báo cho phận phục vụ kiểm tra tình trạng phòng sau khách rời khỏi phòng,vệ sinh phòng để phục vụ khách mới.Nếu khách có mượn đồ dùng phòng Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page yêu cầu khách trả lại cho khách sạn.Khách hàng giao trả chìa khóa phòng cho nhân viên lễ tân,rồi ký nhận toán hóa đơn tiền phòng II  Bộ phận bảo vệ giúp chuyển hành lý xe cho khách,nếu khách có nhu cầu Những thiếu sót mà khách sạn gặp phải • Do lúc xây dựng chưa có tính toán không đủ kinh phí nên khách sạn chưa có hệ thống thang máy , thiệt thòi bất lợi lớn khách sạn Một cản trở để nhận khách khách ngại leo cao • Tuy nằm mặt đường có lợi định hệ thống cách âm phòng chưa đạt chuẩn nên khách nghỉ phòng phần bị ảnh hưởng xe cộ lại • Đội ngũ tiếp tân chưa thật giỏi ngoại ngữ nên khó khăn việc đón tiếp khách nước , mà lượng khách ngày tăng lên  Đó sai sót khó tránh khỏi khách sạn vừa nhỏ , khắc phục nhược điểm , với việc áp dụng hệ thống quản lý khách thông minh tương lai không xa khách sạn 501 ngày phát triển MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ Mô tả toán nghiệp vụ a) Mô tả lời Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 10  TRẢ PHÒNG ( Số phiếu , Mã khách , Số phòng , Ngày , ) (8) Thuộc Đáp ứng  LOẠI PHÒNG ( Loại , Giá phòng ) (3’)  ĐÁP ỨNG ( Mã dịch vụ , Mã nhân viên )  NHÂN VIÊN ( Mã nhân viên , Số phòng ) Phục vụ (5’) (5’) Chuẩn hóa • KHÁCH ( Mã khách , Họ tên , Địa , Quốc tịch , SĐT , Ghi ) (1) • DSPHÒNG ( Số phòng , SĐT , Tiện nghi , Tình trạng ) (2) • LOẠI PHÒNG ( Loại , Giá phòng ) (3) • DỊCH VỤ ( Mã dịch vụ ,Tên dịch vụ, Đơn giá ) (4) • NHÂN VIÊN ( Mã nhân viên , Họ tên , Công việc , Chức vụ ) (5) • THUÊ PHÒNG ( Số phòng , Mã khách , Ngày đến , Giờ đến ) (6) • SD DỊCH VỤ ( Mã khách , Mã dịch vụ , Ngày sử dụng , Tổng tiền ) (7) • TRẢ PHÒNG ( Số phiếu , Mã khách , Mã phòng ,Ngày , Giờ ) (8) Biểu đồ quan hệ mô hình liệu Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 31 VI THIẾT KẾ- MÔ HÌNH VẬT LÝ Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 32 Thiết kế sở liệu vật lý Sử dụng hệ quản trị sở liệu Access,từ quan hệ Bảng: PHÒNG Thuộc tính Số phòng Địa phòng Số điện thoại Mã nhân viên Tiện nghi Loại Kích cỡ 45 15 30 15 Khóa Khóa Kích cỡ 27 45 15 15 20 Khóa Khóa Kích cỡ 15 10 10 Khóa Khóa Khóa ngoại Khóa ngoại Khóa ngoại Bảng:KHÁCH HÀNG Thuộc tính Mã khách hàng Họ tên Địa Quốc tịch Số điện thoại Ghi Kiểu liệu Text Text Number Text Text Text Kiểu liệu Text Text Text Text Number Text Bảng: THUÊ PHÒNG Thuộc tính Số phòng Mã đăng ký Mã khách hàng Ngày đến Giờ đến Ngày Giờ Kiểu liệu Text Text Text Date/time Date/time Date/ time Date/time Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 33 Bảng: NHÂN VIÊN Thuộc tính Mã nhân viên Họ tên Chức vụ Công việc Khóa Khóa Kiểu liệu Text Text Kích cỡ 15 15 Khóa Khóa Kích cỡ 25 Khóa Khóa Kích cỡ 6 10 15 Khóa Khóa Khóa ngoại Bảng:DỊCH VỤ Thuộc tính Mã dịch vụ Tên dịch vụ Giá tiền Kích cỡ 27 15 15 Bảng:GIÁ PHÒNG Thuộc tính Loại Giá Kiểu liệu Text Text Text Text Kiểu liệu Text Text Number Bảng:SỬ DỤNG DỊCH VỤ Thuộc tính Mã khách hàng Mã dịch vụ Ngày sử dụng Tổng tiền Kiểu liệu Text Text Date/time Text Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 34 Bảng:THANH TOÁN Thuộc tính Mã đăng ký Số phòng Ngày toán Giờ toán Mã nhân viên Kiểu liệu Text Text Date/time Date/time Text Kích cỡ 15 10 6 Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 35 Khóa Khóa Khóa ngoại Xác định luồng liệu a Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ “1.0 Cập nhật danh mục” Máy làm • Tiến trình “ 1.1 Cập nhật DS DK phòng “ Xử lý có khách đến đăng ký phòng , khách đến đăng ký mà hết phòng theo yêu cầu thông báo lại cho khách • Tiến trình “ 1.2 Cập nhật tình trạng phòng “ Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 36 Thông báo xem phòng nhận khách hay không , hay tình trạng sửa chữa • Tiến trình “ 1.3 Cập nhật danh mục dịch vụ “ Thêm , sửa , xóa dịch vụ khách sạn • Tiến trình “ 1.4 Cập nhật DS khách “ Nhập thông tin khách hàng b Biểu đồ tiến trình “2.0 Cho thuê phòng Máy làm Tiến trình “ 2.1 Đăng ký thuê phòng “ Khi khách đăng ký thuê phòng , kiểm tra xem phòng không không báo lại cho khách • Tiến trình “ 2.2 Đăng ký sử dụng dịch vụ “ Thông báo dịch vụ , giá cho khách • Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 37 c Biểu đồ tiến trình ” 3.0 Thanh toán “ Máy làm Tiến trình “ 3.1 Thanh toán phòng “ - Xử lý có khách trả phòng toán - Tiền phòng = theo bảng giá khách sạn • Tiến trình “ 3.2 Thanh toán dịch vụ “ - Xử lý khách sử dụng dịch vụ khách sạn - Tiền dịch vụ = Theo đơn giá dịch vụ • Tiến trình “ 3.3 Thanh toán hóa đơn “ - In hóa đơn cho khách - Tổng tiền = Tiền phòng + Tiền dịch vụ • Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 38 d Biểu đồ tiến trình “ 4.0 Báo cáo thống kê “ Cả trình máy làm • Tiến trình “ 4.1.Báo cáo DS khách thuê “ Tổng hợp hết tất danh sách khách thuê ngày , tháng , quý • Tiến trình “ 4.2 Báo cáo DS tình hình phòng “ Tổng hợp lại tất tình hình phòng , tổng tiền sửa chữa phòng hỏng phòng thiếu sót • Tiến trình “ 4.3 Báo cáo doanh thu thuê phòng “ Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 39 Tổng doanh thu từ việc cho khách thuê phòng , báo cáo theo ngày , tuần , tháng quý tùy vào yêu cầu lãnh đạo • Tiến trình “ 4.4 Báo cáo doanh thu dịch vụ “ Tổng hợp lại doanh thu từ dịch vụ khách sạn , hạng mục dịch vụ khách sử dụng nhiều , Báo cáo hàng ngày , tuần , tháng tùy vào lãnh đạo VII THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN Hình 1: giao diện truy nhập vào hệ thống Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 40 Hình 2: giao diện trang chủ hệ thống Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 41 Hình 3:Giao diện để đăng ký thuê phòng cho khách hàng Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 42 Hình 4: Giao diện đăng ký dịch vụ cho khách hàng Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 43 Hình 5: Giao diện toán cho khách VIII TỔNG KẾT Ngày , với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ , đặc biệt phát triển nhanh chóng lĩnh vực công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ngày vào đời sống trở thành công cụ lao động – học tập người Phân tích thiết kế hệ thống thông tin phần lĩnh vực công nghệ thông tin , giúp người quản lý sở liệu cách đơn giản ,dễ dàng nhanh chóng Chúng em thực đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý phòng khách sạn “ với mục đích thực hành tìm hiểu kiến thức lĩnh vực Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 44 Chúng em chân thành cảm ơn Thầy thời gian qua cung cấp cho chúng em kiến thức lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin , hướng dẫn cho chúng em hoàn thành đề tài cách tốt Tuy nhiên , hiểu biết chúng em lĩnh vực hạn chế , làm nhiều thiếu sót , chúng em kính mong Thầy thông cảm góp ý thêm Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy !!! Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống –Nhóm 6Page 45 ... quản lý phòng khách sạn nhằm mục đích tạo hệ thống quản lý cho việc kinh doanh khách sạn bao gồm chức năng: Quản lý nhân viên Quản lý khách hàng Quản lý tài Quản lý hệ thống (Phòng ở,…) Quản lý. .. • Quản lý khách hàng : Mỗi khách hàng khách sạn khách sạn quản lý thông tin sau : Họ tên , Giới tính , Số CMND,Địa chỉ, quốc tịch • Quản lý phòng : Các phòng khách sạn quản lý dựa vào mã phòng. .. Việc trả phòng khách sạn quản lý theo thông tin sau : Mã đăng ký,mã phòng, ngày toán,giới tính,mã nhân viên Bên cạnh việc trả phòng khách khách sạn kiểm tra lại tình trạng phòng • Quản lý nhân