Bài giảng nguyên lý kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYÊN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÀI GIẢNG NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Người biên soạn: Đinh Thị Ngọc Oanh Bộ môn: Tin học Tài Thái nguyên, 06/2012 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………….5 CHƯƠNG I: BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm hạch toán kế toán 1.2 Khái niệm kế toán 1.3 Vị trí hạch toán kế toán hệ thống thông tin quản lý 1.4 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán 10 1.5 Các khái niệm nguyên tắc kế toán: 11 1.5.1 Các khái niệm: 11 1.5.2 Các nguyên tắc kế toán: 11 CHƯƠNG II: ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA KẾ TOÁN 15 2.1 Tài sản phân loại tài sản doanh nghiệp 15 2.1.1 Khái niệm 15 2.1.2 Phân loại tài sản doanh nghiệp 15 2.2 Nguồn vốn phân loại nguồn vốn doanh nghiệp 17 2.2.1 Khái niệm 17 2.2.2 Phân loại nguồn vốn doanh nghiệp 17 2.3 Mối quan hệ tài sản nguồn vốn – Phương trình kế toán 19 2.4 Sự tuần hoàn vốn kinh doanh 19 CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 21 3.1 Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán 21 3.2 Vai trò, tác dụng chứng từ kế toán 21 3.3 Khái niệm phân loại chứng từ kế toán 22 3.3.1 Khái niệm yếu tố chứng từ 22 3.3.2 Phân loại chứng từ kế toán 23 3.4 Luân chuyển chứng từ 25 3.4.1 Các giai đoạn trình luân chuyển chứng từ 25 3.4.2 Kế hoạch luân chuyển chứng từ 25 3.4.3 Nội quy chứng từ kế toán 26 CHƯƠNG IV: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 27 4.1 Khái niệm phương pháp tính giá 27 4.2 Vai trò phương pháp tính giá 27 4.3 Yêu cầu tính giá 27 4.4 Nguyên tắc tính giá 27 4.5 Các mô hình tính giá 29 4.5.1 Mô hình tính giá tài sản mua vào 29 4.5.2 Mô hình tính giá sản phẩm, dịch vụ tự sản xuất 33 4.5.3 Mô hình tính giá gốc sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ vật tư xuất dùng cho SXKD 36 CHƯƠNG V: PHƯƠNG PHÁP ĐỐI ỨNG TÀI KHOẢN 41 5.1 Khái niệm 41 5.2 Vai trò phương pháp đối ứng tài khoản 41 5.3 Tài khoản kế toán 41 5.3.1 Khái niệm kết cấu tài khoản kế toán 41 5.3.2 Nguyên tắc thiết kế tài khoản kế toán 42 5.3.3 Nguyên tắc ghi chép vào tài khoản kế toán chủ yếu 42 5.4 Phương pháp kế toán kép 45 5.5 Định khoản kế toán 46 5.6 Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh) 48 CHƯƠNG VI: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 49 6.1 Phân loại tài khoản kế toán 49 6.1.1 Phân loại theo nội dung 50 6.1.2 Phân loại theo công dụng kết cấu: 50 6.1.3 Phân loại tài khoản theo quan hệ với báo cáo tài 51 6.1.4 Tài khoản tổng hợp tài khoản phân tích 52 6.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hành 53 6.2.1 Cách gọi tên đánh số tài khoản 53 6.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hành 53 CHƯƠNG VII: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 61 7.1 Khái niệm phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 61 7.2 Bảng cân đối kế toán 61 7.2.1 Khái niệm 61 7.2.2 Nội dung kết cấu 61 7.2.3 Phương pháp lập bảng cân đối kế toán 62 7.2.4 Quan hệ tài khoản kế toán Bảng cân đối kế toán 62 7.3 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 62 7.3.1 Khái niệm 62 7.3.2 Nội dung kết cấu 63 7.3.3 Phương pháp lập Báo cáo kết kinh doanh 64 CHƯƠNG VIII: KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH KINH DOANH CHỦ YẾU 65 8.1 Khái quát trình kinh doanh doanh nghiệp 65 8.2 Kế toán trình cung cấp 66 8.2.1 Khái niệm 66 8.2.2 Nhiệm vụ kế toán trình sản xuất 66 8.2.3 Nguyên tắc đánh giá loại tài sản 67 8.3 Kế toán trình sản xuất 71 8.3.1 Khái niệm 71 8.3.2 Nhiệm vụ kế toán trình sản xuất 72 8.3.3 Trình tự tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm 72 8.3.4 Tài khoản sử dụng 73 8.3.5 Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh 75 8.4 Kế toán trình tiêu thụ sản phẩm xác định kết kinh doanh 77 8.4.1 Khái niệm 77 8.4.2 Một số tiêu 78 8.4.3 Nhiệm vụ kế toán trình tiêu thụ 78 8.4.4 Tài khoản sử dụng 79 8.4.5 Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh 81 CHƯƠNG IX: SỔ SÁCH KẾ TOÁN 86 9.1 Những vấn đề chung sổ sách kế toán 86 9.2 Các loại sổ kế toán 86 9.3 Kỹ thuật ghi sổ chữa sổ kế toán 87 9.3.1 Kỹ thuật ghi sổ kế toán 87 9.3.2 Phương pháp sửa chữa sai lầm kế toán 90 9.4 Các hình thức ghi sổ kế toán 91 9.4.1 Hình thức Nhật ký- Sổ 92 9.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung 95 9.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 98 9.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 101 9.4.5 Hình thức kế toán máy vi tính 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………… 157 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường với phát triển sản xuất tiến nhanh chóng tiến khoa học kỹ thuật đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn đứng vững phải quản lý, sử dụng công cụ quản lý hàng đầu công tác kế toán Kế toán coi phận quan hệ thống công cụ quản lý; điều hành; kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh Với tư cách công cụ quản lý Kinh tế - Tài chính, đảm bảo hệ thống thông tin có ích cho định kinh tế Kế toán có vai trò đặc biệt quan không hoạt động tài quốc gia mà vô quan trọng cần thiết với hoạt động tài doanh nghiệp Kế toán không tuý công việc giữ sổ, ghi chép, phân loại, đánh giá, tổng hợp, kiểm tra, kiểm soát tình hình tài doanh nghiệp mà quan trọng góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn cố định, tăng lực sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhằm thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư sản xuất kinh doanh mở rộng sản xuất Hệ thống kế toán Việt Nam trải qua nhiều lần thay đổi, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa có quản lý vĩ mô Nhà nước; đồng thời phù hợp với chuẩn mực thông lệ kế toán quốc tế Bài giảng “Nguyên lý kế toán” trang bị cho sinh viên kiến thức kế toán, làm sở học tập nghiên cứu môn học thuộc chuyên nghành kế toán, kinh tế Bài giảng gồm chương: Chương 1: Bản chất hạch toán kế toán Chương 2: Đối tượng nghiên cứu kế toán Chương 3: Phương pháp chứng từ kế toán Chương 4: Phương pháp tính giá Chương 5: Phương pháp đối ứng tài khoản Chương 6: Hệ thống tài khoản kế toán Chương 7: Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Chương 8: Kế toán trình kinh doanh chủ yếu Chương 9: Sổ sách kế toán Mặc dù có nhiều cố gắng để giảng đạt hợp lý, khoa học với quy trình đào tạo, song phát triển không ngừng kinh tế , khoa học kỹ thuật linh hoạt công cụ quản lý Kinh tế tài chế thị trường, giảng không tránh khỏi sai sót Chúng mong nhận ý kiến đóng góp để giảng hoàn chỉnh Chúng xin chân thành cảm ơn! Chương BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm hạch toán kế toán Để tìm hiểu chất hạch toán kế toán, trước hết cần nắm vấn đề hạch toán kế toán nói chung Hạch toán hệ thống Quan sát, Đo lường, Tính toán Ghi chép trình kinh tế - xã hội, nhằm quản lý giám đốc trình ngày chặt chẽ Quan sát trình tượng kinh tế giai đoạn việc phản ánh giám đốc trình tái sản xuất Qua trình quan sát, nắm bắt vấn đề hình thức đối tượng cần quản lý Đo lường việc biểu đối tượng sản xuất (hao phí tư liệu lao động, sức lao động, đối tượng lao động, kết sản xuất) thước thích hợp (thước đo vật, thước đo lao động, thước đo giá trị) Tính toán việc sử dụng phép tính, phương tiện phân tích tổng hợp thích hợp để xác định tiêu cần thiết, qua rút kết luận xác kịp thời trình sản xuất để đưa định điều chỉnh đắn Ghi chép trình thu thập, xử lý ghi lại tình hình, kết hoạt động kinh tế thời kỳ, địa điểm phát sinh theo trật tự định Dựa số liệu ghi chép, nhà quản lý người có quan tâm rút đánh giá, kết luận cần thiết loại công việc khác Các thước đo sử dụng hạch toán nói chung bao gồm: thước đo vật, thước đo lao động thước đo giá trị Ba loại thước đo sử dụng kết hợp với để phản ánh đối tượng hạch toán cách toàn diện Hạch toán kế toán môn khoa học phản ánh giám đốc mặt hoạt động kinh tế - tài tất đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội Hạch toán kế toán có đối tượng cụ thể hoạt động kinh tế, tài chính: biến động tài sản, nguồn vốn, chu chuyển tiền Để phản ánh đối tượng này, hạch toán kế toán sử dụng loại thước đo nói chủ yếu bắt buộc phải sử dụng thước đo giá trị Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu đặc thù: phương pháp chứng từ, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 1.2 Khái niệm kế toán - Theo nguyên lý kế toán Mỹ: “Kế toán phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu để đánh giá hoạt động tổ chức - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế: Kế toán nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp theo cách riêng có khoản tiền nghiệp vụ kiện mà chúng có phần tính chất tài trình bày kết - Theo nhà nghiên cứu lý luận kinh tế Mỹ GS.TS Robert Anthoney: Kế toán ngôn ngữ kinh doanh - Theo điều lệ Tổ chức kế toán nhà nước: “Kế toán công việc ghi chép, tính toán số hình thức giá trị, vật thời gian lao động, chủ yếu hình thức giá trị nhằm phản ánh, kiểm tra tình hình có va vận động loại tài sản, tình hình kết kinh doanh, tình hình sử dụng vốn kinh phí tổ chức kinh tế xã hội - Theo Luật kế toán Việt Nam 2003: Kế toán viêc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kin tế tài hình thức giá trị vật thời gian lao động * Bản chất kế toán: Kế toán khoa học nghệ thuật việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế tài hình thức giá trị vật thời gian lao động Có thể nhận thấy để theo dõi đo lường kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị, cung cấp thông tin tài cần thiết cho việc định đối tượng sử dụng thông tin, kế toán thực trình gồm có hoạt động: thu thập, xử lý cung cấp thông tin 1.3 Vị trí hạch toán kế toán hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý bao gồm loại hạch toán bản: Hạch toán nghiệp vụ, Hạch toán thống kê Hạch toán kế toán Tiêu thức Hạch toán nghiệp vụ phân biệt Khái niệm Hạch toán thống kê Hạch toán kế toán Là quan sát, phản ánh giám sát trực tiếp nghiệp vụ kinh tế - kỹ thuật cụ Là môn khoa học nghiên cứu mặt lượng mối quan hệ với mặt chất Là môn khoa học phản ánh giám đốc trình, hoạt động kinh tế - thể nhằm mục đích đạo kịp thời thường xuyên nghiệp vụ tượng kinh tế - xã hội tài tất điều kiện thời đơn vị tổ chức gian địa điểm cụ kinh tế xã hội thể nhằm rút chất tính quy luật phát triển tượng Các nghiệp vụ kinh tế Các tượng kinh tế Các hoạt động kinh Đối tượng nghiên cứu kỹ thuật cụ thể (tiến độ thực hiện, cung cấp, sản xuất, tiêu thụ, tình hình biến động sử dụng yếu tố trình tái sản xuất…) - xã hội số lớn (dân số,…) nghiên cứu, giám đốc điều kiện thời gian, địa điểm cụ thể (không liên tục toàn diện) tế, tài chính: biến động tài chính, nguồn vốn, chu chuyển tiền, tuần hoàn vốn kinh doanh… - Sử dụng loại - Sử dụng loại - Sử dụng ba loại thước đo, không thước đo, không thước đo chủ chuyên sâu vào thước chuyên sâu vào thước yếu sử dụng thước đo đo đo giá trị Phương pháp nghiên cứu - Phương tiện thu thập - Các phương pháp thu - Các phương pháp truyền tin đơn giản: chứng từ ban đầu, điện thoại, điện báo, truyền miệng… nhận, phân tích kinh tế như: Phương tổng hợp thông tin pháp chứng từ kế như: toán, Phương pháp đối ứng tài khoản, + Điều tra thống kê Phương pháp tính + Phân tổ giá, Phương pháp + Số tương đối, số tổng hợp cân đối tuyệt đối, quân số bình kế toán + Phương pháp số… - Là thông tin - Biểu - Thông tin kế toán dùng cho lãnh đạo số liệu cụ thể thông tin tuần nghiệp vụ kỹ thuật nên quan tâm trước hết yêu cầu toàn diện, hệ thống thông tin nghiệp vụ thường không phản ánh - Thuộc nhiều lĩnh vực hoàn tài sản, phản ánh cách khác toàn diện tình - Mang tính tổng hợp hình biến động tài cao, qua phân tích, sản doanh nghiệp xử lý toàn trình hoạt động cách toàn diện Đặc điểm rõ nét vật, thông tin tượng, trình kinh tế - kỹ thuật SXKD từ khâu cung cấp, sản xuất đến tiêu thụ - Tuỳ theo yêu cầu cụ thể, thông tin phần nhỏ khách thể cần thiết cho lãnh đạo hoạt động nghiệp vụ mang tính hai mặt: Tài sản - Nguồn hình thành tài sản, Chi phí - Kết quả,… - Thông tin kế toán - Thông tin kế toán kết trình có tính mặt: thông tin kiểm tra 1.4 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán Đối tượng sử dụng thông tin kế toán thường phân loại theo quan hệ với đơn vị (về lợi ích, khả ảnh hưởng tới hoạt động đơn vị…), theo đó, đối tượng kế toán bao gồm: - Các nhà quản lý: Là người trực tiếp tham gia quản trị kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, định kinh doanh, đạo tác nghiệp trực tiếp đơn vị, gồm có: Hội đồng quản trị, Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc 10 Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký- Sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 9.4.1.2 Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép kế toán hình thức Nhật ký- Sổ sau: hàng ngày, nhận chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, nhân viên giữ sổ Nhật ký- Sổ phải kiểm tra chứng từ mặt, vào nội dung nghiệp vụ chứng từ xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có nội dung cần thiết chứng từ vào Nhật ký- Sổ Mỗi chứng từ gốc ghi vào Nhật ký- Sổ dòng đồng thời hai phần: trước hết ghi vào cột ngày tháng, số hiệu chứng từ, diễn giải nội dung số tiền nghiệp vụ phần nhật ký, sau ghi số tiền nghiệp vụ vào cột ghi Nợ cột ghi Có tài khoản có liên quan phần sổ Cuối tháng, sau phản ánh toàn nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh tháng vào sổ Nhật ký- Sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, tìm tổng số tiền phần nhật ký, tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có số dư cuối tháng tài khoản phần sổ cái, đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu Nhật ký- Sổ cách lấy tổng số phát 94 sinh Nợ tổng số phát sinh Có tất tài khoản phần sổ đối chiếu với tổng số tiền phần nhật ký, lấy tổng số dư Nợ tất tài khoản đối chiếu với tổng số dư Có tất tài khoản sổ Nếu tổng số khớp việc tính toán số phát sinh số dư tài khoản Nhật ký- Sổ coi xác Ngoài ra, để đảm bảo tính xác số liệu hạch toán tài khoản tổng hợp, trước lập báo biểu kế toán, nhân viên giữ Nhật ký- Sổ phải tiến hành đối chiếu số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư tài khoản sổ với số liệu bảng tổng hợp số liệu kế toán chi tiết tài khoản tương ứng Chứng từ gốc sau ghi Nhật ký- Sổ chuyển đến phận kế toán chi tiết có liên quan đến ghi vào sổ thẻ kế toán tài khoản Cuối tháng, nhân viên phần hành kế toán chi tiết cộng sổ thẻ kế toán chi tiết vào số liệu sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản tổng hợp để đối chiếu với Nhật ký- Sổ Mọi sai sót trình kiểm tra đối chiếu số liệu phải sửa chữa kịp thời phương pháp sửa chữa sai sót theo quy định chế độ chứng từ sổ sách kế toán Nhật ký-Sổ bảng tổng hợp chi tiết sau kiểm tra, đối chiếu chỉnh lý số liệu sử dụng để lập bảng cân đối kế toán báo biểu kế toán khác Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng tài khoản, số người làm kế toán Nhược điểm: Không áp dụng cho đơn vị kế toán vừa lớn, số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều người ghi lúc nên công việc lập báo cáo bị chậm trễ 9.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đây hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán 9.4.2.1 Các loại sổ kế toán Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm loại sổ kế toán chủ yếu sau: 95 - Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung (sổ Nhật ký tổng quát) sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian quan hệ đối ứng tài khoản nghiệp vụ Làm để ghi vào sổ Sổ sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp hệ thống nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản tổng hợp Số liệu sổ cuối tháng dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh từ ghi vào bảng cân đối kế toán báo biểu khác Sổ nhật ký đặc biệt dùng trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, tập trung ghi tất vào sổ Nhật ký chung có trở ngại nhiều mặt, phải mở sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho loại nghiệp vụ chủ yếu Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt chứng từ gốc trước hết ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường loại sổ nhiều cột) Sau đó, hàng ngày định kỳ tổng hợp số liệu sổ nhật ký đặc biệt ghi lần vào sổ Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tuỳ theo yêu cầu quản lý loại tài sản loại nghiệp vụ TSCĐ, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất… Người ta phải mở sổ thẻ kế toán chi tiết Đây loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu công tác kiểm tra phân tích Khi mở sổ kế toán chi tiết chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu tài khoản sổ hay bảng câ đối tài khoản 9.4.2.2 Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép kế toán hình thức Nhật ký chung sau: hàng ngày vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt hàng ngày vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ tổng hợp nghiệp vụ sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu tổng hợp ghi lần vào Sổ Hàng ngày định kỳ lấy số liệu Nhật ký chung ghi vào sổ cái, cuối tháng cộng số liệu sổ lấy số liệu sổ lập bảng cân đối tài khoản 96 Đối với tài khoản có mở sổ thẻ kế toán chi tiết sau ghi sổ nhật ký, phải vào chứng từ gốc ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng cộng thẻ sổ kế toán chi tiết làm lập bảng tổng hợp chi tiết tài khoản để đối chiếu với số lượng chung tài khoản sổ hay bảng cân đối tài khoản Sau kiểm tra đối chiếu khớp số liệu Bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết dùng làm để lập bảng cân đối kế toán báo biểu kế toán khác Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 97 9.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 9.4.3.1 Các loại sổ kế toán Hình thức chứng từ ghi sổ kế toán gồm sổ kế toán sau đây: - Chứng từ ghi sổ - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Bảng Cái - Các sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo khoản tổng hợp quy định chế độ kế toán Có hai loại sổ kế toán: sổ cột sổ nhiều cột Sổ cột dược sử dụng trường hợp hoạt động kinh tế tài đơn giản, quan hệ đối ứng tài khoản đơn giản Trong trường hợp hoạt động kinh tế tài phức tạp, tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với tài khoản khác phải sử dụng mẫu sổ nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu thu nhận tiêu cần thiết phụ vụ yêu cầu quản lý Trên sổ nhiều cột số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có tài khoản đượ phân tích theo tài khoản đối ứng Có tài khoản đối ứng Nợ có liên quan Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh ghi vào sổ hai lần: Một lần ghi vào bên Nợ lần ghi vào bên Có tài khoản có quan hệ đối ứng với Sổ thường sổ đóng thành quyển, mở cho tháng một: tài khoản dành riêng trang số trang tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép hay nhiều Trường hợp tài khoản phải dùng số trang cuối trang phải cộng tổng số theo cột chuyển sang đầu trang sau Cuối tháng phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh Nợ tổng số phát sinh Có tài khoản để làm lập bảng đối chiếu số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký) Nội dung chủ yếu sổ có cột: số hiêu chứng từ ghi sổ Ngoài mục đích đăng ký chứng từ ghi số phát sinh theo trình tự thời gian Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để quản lý chứng từ ghi sổ kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán ghi tài khoản kế toán 98 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mở cho năm, cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số phát sinh tháng để làm đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tất tài khoản sổ cái, nhằm kiểm tra lại việc tập hợp hệ thống hoá số liệu sổ cái, đồng thời làm để thực việc đối chiếu số liệu sổ với số liệu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (tức sổ nhật ký sổ cái) Trên bảng đối chiếu số phát sinh cột phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có có cột phản ánh số dư đầu tháng (dư Nợ dư Có) tài khoản, bảng dùng làm để lập bảng cân đối tài sản báo biểu kế toán khác Sổ thẻ kế toán chi tiết hình thức Chứng từ ghi sổ tương tự hình thức Nhật ký- Sổ Trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán tổng hợp chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu chứng từ gốc theo loại việc ghi rõ nội dung vào sổ cho việc (ghi Nợ tài khoản nào, đối ứng với bên Có tài khoản nào, ngược lại- xem mẫư chứng từ ghi sổ) Chứng từ ghi sổ lập cho chứng từ gốc, lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống phát sinh thường xuyên tháng Trong trường hợp thứ hai phải lập bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc lập cho loại nghiệp vụ lập định kỳ - 10 ngày lần hoặ lập bảng luỹ kế ho tháng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa ghi chép theo trình tự thời gian, vừa phân loại theo tài khoản đối ứng Cuối tháng (hoặc định kỳ) vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ 9.4.3.2 Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép kế toán hình thức Chứng từ ghi sổ sau: hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách phần hành vào chứng từ gốc kiểm tra lập chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều thường xuyên, chứng từ gốc sau kiểm tra đượ ghi vào chứng từ gốc Cuối tháng định kỳ, vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau lập xong chuyển đến kế toán trưởng (hoặc người kế toán trưởng uỷ quyền) ký duyệt chuyển cho phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để phận ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi 99 sổ sau ghi vào sổ Cuối tháng khoá sổ tìm tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có tài khoản sổ Tiếp vào sổ lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản tổng hợp Tổng số phát sinh Nợ tổng số phát sinh Có tài khoản bảng cân đối số phát sinh khớp khớp với tổng số tiền sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ tổng số dư Có tài khoản bảng cân đối số phát sinh phải khớp số dư tài khoản (dư Nợ, dư Có) bảng cân đối phải khớp với số dư tài khoản tương ứng bảng tổng hợp chi tiết phần kế toán chi tiết Sau kiểm tra đối chiếu khớp số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh sử dụng để lập bảng cân đối kế toán báo cáo kế toán khác Đối với tài khoản có mở sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản gốc sau sử dụng để lập chứng từ ghi sổ ghi vào sổ sách kế toán tổng hợp chuyển đến phận kế toán chi tiết có liên quan để làm ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu trường hợp Cuối tháng cộng sổ thẻ kế toán chi tiết theo tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ thông qua bảng cân đối số phát sinh Các bảng tổng hợp chi tiết, sau kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh dùng làm để lập báo biểu kế toán 100 Trình tự ghi sổ toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 9.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ có nguyên tắc chủ yếu sau đây: - Mở sổ sách kế toán theo vế Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có tài khoản theo tài khoản đối ứng Nợ có liên quan 101 - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản kế toán) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán kế toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết đại phận tài khoản sổ sách kế toán trình ghi chép - Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý lập báo biểu kế toán - Dùng mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn tài khoản tiêu hạch toán chi tiết tiêu báo biểu quy định 9.4.4.1 Các loại sổ kế toán Những sổ sách kế toán chủ yếu sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ - Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn số phát sinh Có tài khoản tổng hợp Nhật ký chứng từ mở cho tất tài khoản, mở cho tài khoản nhật ký chứng từ mở nhật ký chứng từ để dùng cho số tài khoản có nội dung kinh tế giống có quan hệ mật thiết với thông thường nghiệp vụ kinh tế phát sinh tài khoản không nhiều Khi mở nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản, nhật ký chứng từ phát sinh tài khoản đượ phản ánh riêng biệt số dòng số cột cho tài khoản Trong trường hợp, số phát sinh bên Có tài khoản tập trung phản ánh nhật ký chứng từ từ nhật ký chứng từ ghi vào sổ lần vào cuối tháng Số phát sinh Nợ tài khoản phản ánh nhật ký chứng từ khác ghi Có tài khoản đối ứng có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản cuối tháng tập hợp vào sổ từ nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ tập hợp số phát sinh bên Có tài khoản phân tích theo tài khoản đối ứng Nợ Riêng nhật ký chứng từ ghi Có tài 102 khoản toán để phục vụ yêu cầu phân tích kiểm tra, phần dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, bố trí thêm cột để phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ tài khoản Số liệu cột phản ánh số phát sinh Nợ tài khoản trường hợp dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích, không dùng để ghi sổ Nhật ký chứng từ phải mở theo tháng, hết tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ mở nhật ký chứng từ cho tháng Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ phải chuyển toàn số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ tuỳ theo yêu cầu cụ thể tài khoản Bảng kê sử dụng trường hợp tiêu hạch toán chi tiết số tài khoản kết hợp trực tiếp nhật ký chứng từ Khi sử dụng bảng kê số liệu chứng từ gốc trước hết ghi vào bảng kê cuối tháng số liệu tổng cộng bảng kê chuyển vào nhật ký chứng từ có liên quan Bảng kê phần lớn mở theo vế Có tài khoản Riên nghiệp vụ vốn tiền, bảng kê mở theo vế Nợ tài khoản Đối với bảng kê dùng để theo dõi nghiệp vụ toán, số phát sinh Có, phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ tài khoản chi tiết theo khách nợ, chủ nợ, tài khoản toán Sổ sổ kế toán tổng hợp mở cho năm, tờ sổ dùng cho tài khoản phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng Số phát sinh Có tài khoản phản ánh sổ theo tổng số lấy từ nợ nhật ký chứng từ chi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ phản ánh chi tiết theo tài khoản đối ứng Có lấy tờ nhật ký chứng từ có liên quan, sổ ghi lần vào ngày cuối tháng sau khoá sổ khiểm tra, đối chiếu số liệu nhật ký chứng từ Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ việc hạch toán chi tiết đại phận tài khoản thực kết hợp nhật ký chứng từ bảng kê tài khoản đó, mở các sổ thẻ kế toán chi tiết riêng Đối với TSCĐ, hàng hoá vật tư, thành phẩm chi phí sản xuất cần phải nắm tình hình biến động thường xuyên chi tiết theo loại, thứ, đối tượng hạch toán số lượng lẫn giá trị nên phản ánh kết hợp đầy đủ nhật ký chứng từ bảng kê mà bắt buộc phải mở sổ thẻ kế toán chi tiết riêng Trong trường hợp phải vào chứng từ gốc ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng váo sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng 103 tổng hợp chi tiết theo tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ nhật ký chứng từ, bảng kê có liên quan Căn để ghi vào sổ sách kế toán chủ yếu hình thức nhật ký chứng từ chứng từ gốc Tuy nhiên, để đơn giản hợp lý công việc ghi chép kế toán hàng ngày hình thức kế toán òn sử dụng hai loại chứng từ tổng hợp phổ biến bảng phân bổ tờ khai chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ tổng hợp phân loại chứng từ gốc loại theo đối tượng sử dụng bảng phân bổ dùng cho loại chi phí phát sinh nhiều lần thường xuyên vật liệu, tiền lương đòi hỏi phải tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ, phân bổ vật rẻ tiền mau hỏng, phân bổ lao vụ sản xuất phụ Khi sử dụng bảng phân bổ chứng từ gốc trước hết ghi vào bảng phân bổ, cuối tháng số liệu bảng phân bổ ghi vào bảng kê nhật ký chứng từ có liên quan Tờ kê chi tiết loại chứng từ tổng hợp chứng từ gốc dùng để phân loại tiêu tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác phản ánh nhật ký chứng từ bảng kê để ghi vào nhật ký chứng từ bảng kê khác có liên quan theo tiêu hạch toán chi tiết quy định nhật ký chứng từ bảng kê Khi sử dụng tờ kê chi tiết số liệu chứng từ gốc trước hết ghi vào tờ kê chi tiết cuối tháng số liệu tờ kê chi tiết dược ghi vào nhật ký chứng từ bảng kê liên quan 9.4.4.2 Trình tự ghi sổ Trình tự ghi chép kế toán hình thức Nhật ký chứng từ sau: Hàng ngày vào chứng từ gốc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ bảng kê có liên quan Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng bảng kê vào nhật ký chứng từ Đối với loại chi phí (sản xuất lưu thông) phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, chứng từ gốc trước hết tập hợp phân loại bảng phân bổ, sau lấy số liệu kết bảng phân bổ ghi vào bảng kê nhật ký chứng từ có liên quan Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu nhật ký chứng từ lấy số liệu tổng cộng nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ lần, không cần lập chứng từ ghi sổ 104 Riêng tài khoản phải mở sổ thẻ kế toán chi tiết chứng từ gốc sau ghi vào nhật ký chứng từ bảng kê chuyển sang phận kế toán chi tiết để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết tài khoản liên quan Cuối tháng, cộng sổ thẻ kế toán chi tiết vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản để đối chiếu với sổ Số liệu tổng cộng sổ số tiêu chi tiết nhật ký chứng từ, bảng kê bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập bảng cân đối kế toán báo biểu kế toán khác Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 9.4.5 Hình thức kế toán máy vi tính Đặc trưng Hình thức kế toán máy vi tính công việc kế toán đưcợ thực chương trình phần mềm kế toán máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế toán 105 kết hợp hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán phải in đầy đủ sổ kế toán báo cáo tài theo quy định Các loại sổ Hình thức kế toán máy vi tính: Phần mềm kế toán thiết kế theo hình thức có loại sổ hình thức không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi tay Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính: (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy định phần mềm kế toán, thông tin tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái Nhật ký- Sổ Cái…) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (2) Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hện thao tác khoá sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo xác, trung thực theo thông tin nhập ttrong kỳ Người làm kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổn hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý quy định sổ kế toán ghi tay 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS TS Nguyễn Hữu Ba (2004), Giáo Trình Lý thuyết hạch toán kế toán, NXB Tài [2] TS Trần Quý Liên, Ths Trần Văn Thuận, Ths Phạm Thành Long (2009), Nguyên lý kế toán, NXB Tài Chính [3] Bộ Tài (2011), Hệ thống kế toán Việt nam – Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển + 2), NXB Lao động [4] TS Nguyễn Thị Đông (2006), Giáo Trình Lý thuyết hạch toán kế toán, Đại học Kinh tế quốc dân, NXB Tài [5] TS Lê Thị Thanh Hà TS Trần Thị Kỳ (2009), Nguyên lý kế toán, Nhà Xuất Bản Thống Kê [6] PGS.TS Nguyễn Văn Việt, PGS.TS Võ Văn Nhị (2006), Nguyên Lý Kế toán, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 107 108 ... HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm hạch toán kế toán 1.2 Khái niệm kế toán 1.3 Vị trí hạch toán kế toán hệ thống thông tin quản lý 1.4 Đối tượng sử dụng thông tin kế toán. .. chuẩn mực thông lệ kế toán quốc tế Bài giảng Nguyên lý kế toán trang bị cho sinh viên kiến thức kế toán, làm sở học tập nghiên cứu môn học thuộc chuyên nghành kế toán, kinh tế Bài giảng gồm chương:... cân đối kế toán 1.2 Khái niệm kế toán - Theo nguyên lý kế toán Mỹ: Kế toán phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu để đánh giá hoạt động tổ chức - Theo Liên đoàn kế toán quốc