THUYẾT TRÌNH KINH DOANH

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh BÀI THUYẾT TRÌNH KINH DOANH Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình môn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Sách Kỹ Thuyết trình PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, 2012  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Trang Web môn học Nội dung Bài giới thiệu kỹ mềm quan trọng cần thiết để thành công công việc: kỹ nói/trình bày trước đông người - kỹ thuyết trình Sinh viên cần hiểu bước chuẩn bị cho thuyết trình, việc cần làm thuyết trình, kỹ cần sử dụng để thuyết trình thành công; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt vấn đề vào thuyết trình ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh Bài phân tích bước chuẩn bị thuyết trình, công việc tiến hành thuyết trình, kỹ cần sử dụng thuyết trình, hình thức thuyết trình kinh doanh Mục tiêu Sau học xong này, sinh viên cần thực việc sau:  Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;  Biết cách xây dựng trình bày nội dung thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;  Biết cách phân tích, thích ứng trao đổi với thính giả;  Biết sử dụng thục kỹ nói, kỹ phi ngôn từ thuyết trình;  Biết thiết kế trình bày thuyết phục ý tưởng/một kế hoạch kinh doanh TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 119 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Tình dẫn nhập Bí thuyết trình Steve Jobs Steve Jobs đến “Phù thủy công nghệ” mà tiếng bậc thầy kỹ thuyết trình trước đám đông Steve Jobs qua đời từ lâu bệnh ung thư tuổi 56, học vô giá khả thuyết trình ông Hầu hết nhà diễn thuyết đơn truyền tải thông tin, riêng Jobs biết cách truyền cảm hứng cho người nghe Dưới số “bí quyết” ông: Tương tác tốt với khán giả Khi bước sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả lời giới thiệu trang trọng “ Chào mừng người đến với hội nghị Mac World 2008 ” Sau hoan nghênh người đến tham dự ông “khoe” với người số doanh thu thành công mà ông Apple tạo ra, tiếp sau “Tôi muốn dành chút thời gian để nói lời cảm ơn đến bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả cách tự nhiên Và điều làm ông gần gũi với khán giả Các bạn nên nhớ bạn tương tác tốt với khán giả buổi trình diễn tự nhiên mà không cần kịch viết sẵn Giúp khán giả hình dung nội dung thuyết trình Jobs luôn đưa bố cục thuyết trình vào ngày hôm để định hướng cho khán giả biết hôm ông nói phần Sau bước sân khấu, chào khán giả nói vài lời cảm ơn đến khách hàng mình, ông bắt đầu thuyết trình cách đưa bố cục buổi nói chuyện : “ có bốn vấn đề mà muốn chia sẻ với tất bạn hôm ” Tất nhiên Jobs không nói vấn đề cụ thể (và dĩ nhiên muốn biết) Kể câu chuyện Trước giới thiệu điện thoại mới, Jobs dành thời gian để tóm lược lịch sử Apple: “Năm 1984, Apple giới thiệu máy tính Macintosh Nó không thay đổi Apple mà thay đổi toàn công nghiệp máy tính Năm 2001, giới thiệu iPod Nó không thay đổi cách nghe nhạc mà thay đổi toàn công nghiệp âm nhạc giải trí” Hãy đặt vào vị trí người nghe, muốn nghe câu chuyện có kịch tính, cao trào lời nói suông Vì thế, cố gắng biến thuyết trình bạn thành câu chuyện có mở đầu, có cao trào kết thúc đáng nhớ Tạo slides đơn giản có nhiều hình ảnh Sản phẩm Apple dễ sử dụng chúng có thiết kế đơn giản Tinh thần áp dụng thuyết trình Steve Jobs Không có ký tự gạch đầu dòng, thay vào nhiều hình ảnh sinh động có ý nghĩa Số chữ trung bình cho trang slide PowerPoint khoảng 40 bạn tìm thấy từ trang slide thuyết trình Steve Jobs Trong phút thuyết trình iPhone, Steve Jobs dùng tổng cộng 19 chữ (là 21 chữ tính ngày tháng) Những từ trải xuyên suốt 12 slide Kỹ thuật mà ông áp dụng gọi “Mạnh nhờ hình ảnh” Khi mắt máy tính MacBook 120 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Air, ông khiến khán giả trầm trồ thực động tác bỏ MacBook Air vào vừa vặn phong bì giấy dùng văn phòng Steve Jobs nói: “Đơn giản đỉnh cao sành điệu” Nhiệt huyết thuyết trình Chỉ vài phút sân khấu, Steve Jobs sử dụng từ là: tin được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa Tất nhiên bạn cho cách ông ta cường điệu sản phẩm hình thức PR Tuy nhiên, điều phủ nhận Jobs nói thật lòng cảm xúc thực mình, điều nhiều làm cảm thấy hứng thú theo Jobs thích kết thúc nói điều mang đến cảm hứng Vào cuối thuyết trình iPhone, ông nói: “Tối qua dường nhắm mắt Tôi phấn khích hôm Có câu nói vận động viên khúc côn cầu Wayne Gretzky mà thích “Tôi trượt đến nơi bóng lăn đến - chỗ nằm” Chúng nỗ lực thực điều Apple từ ngày đầu, thế" Chuyên tâm chuẩn bị luyện tập Steve Jobs dành hàng vài tuần trước buổi mắt sản phẩm để tập luyện, hình dung đầu cảnh thuyết trình, giống diễn viên tập kịch Nhìn phong cách thuyết trình “tự nhiên không” ông, nghĩ kết trình tập luyện đầy gian khổ Nếu chịu khó tìm lại đoạn phim quay thuyết trình ông cách 20 năm (hiện Youtube), bạn thấy Steve Jobs năm 1984 “cứng”, Steve Jobs năm 1997 diễn giả lịch thiệp, Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế bậc thầy nghệ thuật thuyết trình Không sinh biết thuyết trình Những diễn giả thiên tài hoàn thiện kỹ nhờ tập luyện Anh/Chị thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị xem vận dụng kỹ nêu “bí quyết” Steve Jobs đến mức độ nào? Anh/Chị gặp phải khó khăn, rào cản thuyết trình trước đông người? TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 121 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh 4.1 Thuyết trình Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người vấn đề nhằm cung cấp thông tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Thuyết trình công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn thành công cá nhân, đồng thời coi nghề tạo thu nhập cao Sau học kỹ thuyết trình, học cách nói trước đám đông, học kĩ áp dụng hội thoại, phát triển kĩ giao tiếp tham gia tuyển dụng, có hội thực hành tích lũy kinh nghiệm, có thêm tự tin Những công việc để thực thuyết trình bao gồm:  Chuẩn bị thuyết trình;  Tiến hành thuyết trình;  Vận dụng kỹ thuyết trình 4.1.1 Chuẩn bị thuyết trình Để buổi thuyết trình thành công thực hiệu quả, cần phải chuẩn bị cách kỹ lưỡng Đây điều kiện tiên cho thuyết trình Sự chuẩn bị kỹ lưỡng có kế hoạch khiến hoàn toàn tự tin, giúp kiểm soát điều thuyết trình, đưa vấn đề cách mạch lạc có tính thuyết phục Các câu hỏi cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như nào? Các phần đề cập đến vấn đ̉ề Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có việc phải làm, nhiên chia thành việc sau:  Chọn chủ đề phân tích thính giả;  Xây dựng nội dung thuyết trình;  Chuẩn bị phương tiện hỗ trợ hậu cần;  Chuẩn bị tâm lý, hình thức luyện tập 4.1.1.1 Chọn chủ đề phân tích thính giả Chọn chủ đề Khi chọn chủ đề, nên chọn:  Chủ đề thính giả muốn nghe;  Chủ đề mang tính mới, tính thời sự;  Chủ đề người thuyết trình biết sâu Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – coi tiêu chí quan trọng giúp cho thành công thuyết trình – gồm:  Một là: Cung cấp cho thính giả thông tin 122 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh  Hai là: Đáp ứng cao yêu cầu thông tin thính giả  Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh vấn đề nóng bỏng sống Xác định mục đích chung mục tiêu cụ thể thuyết trình Xác định mục đích chung Mục đích chung để đưa khái quát, để giới thiệu, để tóm lược, để thảo luận để giải thích Người thuyết trình cần phải xác định rõ ràng muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? Hay đơn giải trí? Khi mục đích chung để thông tin, thể giáo viên giảng viên Khi mục tiêu chung để thuyết phục, thể nhà ủng hộ nhà biện hộ Xác định mục tiêu cụ thể Sau lựa chọn chủ đề xác định mục đích chung, tiến tới mục đích cụ thể Mục đích cụ thể việc người thuyết trình muốn thính giả sau nghe làm gì, họ nên nhớ Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta biết phải làm gì, tập trung vào điểm then chốt chọn phương pháp nào, phong cách phù hợp Khi mục đích rõ ràng thông điệp truyền tải qua thuyết trình trở nên mạch lạc rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ Mục tiêu cụ thể thuyết trình:  Phụ thuộc vào mục đích;  Phụ thuộc vào phân tích;  Phụ thuộc vào nhu cầu diễn giả;  Đảm bảo yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực Mục tiêu cụ thể không người thuyết trình muốn nói, mà mà diễn giả muốn thính giả biết sau nói chuyện Điều quan trọng, giúp đặt thính giả trung tâm ý lúc chuẩn bị thuyết trình Bất bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt câu hỏi  Có thể hoàn thành mục đích khoảng thời gian quy định không? Mục đích liệu có liên quan với người nghe không?  Mục đích liệu có tầm thường người nghe không?  Mục đích có đòi hỏi kiến thức chuyên môn mức người nghe không? Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Người thuyết trình tốt người đặt mục tiêu thính giả trung tâm Thu thập thông tin thính giả Dưới thông tin thính giả mà người thuyết trình cần thu thập để tìm hiểu, phân tích: Độ tuổi, Giới tính, Chủng tộc, dân tộc tảng văn hoá, Tôn giáo, TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 123 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Thành viên thuộc nhóm Những yếu tố khác nghề nghiệp, địa vị kinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trình độ học vấn, địa điểm định cư Mục đích không liệt kê đặc điểm thính giả mà tìm đặc điểm manh mối cách thính giả phản ứng với thuyết trình Phân tích thính giả Phân tích thính giả giúp phán đoán khung cảnh môi trường thuyết trình, hình dung nội dung phải cung cấp cho thính giả Khi thuyết trình, đặt câu hỏi đầu:  Tôi nói chuyện với ai?  Tôi muốn họ tin, biết, làm sau thuyết trình?  Cách hiệu để phát triển trình bày nói chuyện để hoàn thành mục đích? Trả lời cho câu hỏi ảnh hưởng đến định người thuyết trình suốt lúc thực hiện, lựa chọn chủ đề, xác định mục đích cụ thể, thiết lập điểm tài liệu tham khảo, tổ chức thông điệp, cuối thuyết trình Cần lưu ý mục đích thuyết trình viên đánh vào mối quan tâm thính giả, thể cô hay biết nhiều vấn đề Những câu hỏi cụ thể giúp ích cho người thuyết trình trình chuẩn bị để có thuyết trình thành công  Thính giả ai?  Thính giả muốn biết điều  Mức độ hiểu biết kinh nghiệm họ chủ đề thuyết trình nào?  Liệu điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích cho họ hay không?  Họ có kiến nào? Thái độ họ với chủ đề nói chuyện nào?  Họ có hiểu thuật ngữ chuyên môn mà người thuyết trình trình bày không?  Phương pháp tiếp cận tốt họ?  Thuyết trình đâu, vào lúc thời gian thích hợp với thính giả?  Người thuyết trình có đặt hàng nội dung thuyết trình hay không?  Số lượng thính giả người? Có nguyên tắc tâm lý thính giả thường muốn nghe thứ có ý nghĩa họ Thính giả coi trung tâm Họ ý nhiều đến thông điệp ảnh hưởng tới giá trị, niềm tin, lợi ích thân Họ tiếp cận thuyết trình với câu hỏi đặt đầu: "Tại việc lại quan trọng với tôi?" Điều đòi hỏi người thuyết trình phải đặt vào vị trí họ Thích nghi với thính giả, trước, sau lúc thuyết trình, vấn đề cốt lõi quan trọng để có thuyết trình thành công trước đám đông Khi thuyết trình, chịu khó quan sát suốt nói chuyện để theo dõi phản ứng lại khán giả 124 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Nếu thính giả uể oải thờ nhìn, cần điều chỉnh bình luận Giống khía cạnh khác việc thích nghi với thính giả, điều khó khăn lúc đầu tiên, người thuyết trình thành thạo nó, sớm nhận kết Phân tích người thuyết trình/ Diễn giả Để chuẩn bị thuyết trình hiệu quả, cần phải phân tích thân người thuyết trình Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào? Điểm mạnh điểm yếu ta gì?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình Câu hỏi cần trả lời chuẩn bị cho thuyết trình là: Động mục đích ta gì? Nếu không rõ động mục đích khó có đam mê nhiệt tình thuyết trình Câu hỏi cần phải trả lời là: Bản thân có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Mức độ gần gũi hấp dẫn thân với thính giả? Nếu ta thực gần gũi hấp dẫn thuyết trình trở nên thân thiện dễ tiếp nhận Ta cần xác định rõ địa vị quyền lực ta Nếu ta giám đốc nói chuyện với công nhân kiểu họ phải nghe Nhưng ta người mời đến thuyết trình chủ đề địa vị quyền lực ta mức khác Cần phải lưu ý rằng, tầm quan trọng vấn đề phải ngang tầm với người thuyết trình, không, người nghe thiếu tin tưởng Thông thường hiểu người khác lại hiểu Hãy dành thời gian để hiểu mối tương quan với thính giả nghe thuyết trình Đó điều kiện quan trọng để thành công thuyết trình 4.1.1.2 Xây dựng nội dung thuyết trình Cấu trúc thuyết trình thông thường có phần: Phần 1: Mở đầu; Phần 2: Thân bài; Phần 3: Kết luận Trong đó, phần có nội dung chức riêng biệt Với thuyết trình chuẩn bị chu đáo, xây dựng nội dung với cấu trúc mở đầu - thân - kết thúc cách rõ ràng, thời gian dành cho mục xây dựng có kế hoạch, với ý có dẫn chứng minh hoạ thuyết trình chắn thu hút người nghe Ngoài ra, việc cấu trúc thuyết trình giúp cho người thuyết trình trình bày vấn đề định nói cách đầy đủ, theo trình tự hợp lý logic, cho dù chuẩn bị viết chi tiết hay phác thảo sơ Cho dù thuyết trình có thời lượng dài cấu trúc hợp lý phân chia sau: Phần giới thiệu: thời lượng số trang nên chiếm từ 10% - 20% cấu trúc Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% cấu trúc Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% cấu trúc Xây dựng phần mở đầu Lời mở đầu thuyết trình tạo sàn diễn cho toàn vai diễn người thuyết trình sau đó, để thiết lập mối quan hệ người thuyết trình với TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 125 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh người nghe lúc ban đầu Vì hiệu thuyết trình phụ thuộc nhiều vào phần mở đầu Cần lưu ý rằng, theo qui luật, tập trung ý cao thính giả diễn vòng 20 phút để biết người trình bày trình bày Sau đó, ý giảm xuống Vì vậy, cần biết tận dụng tập trung ý cao giây phút để dẫn dắt, dẫn nhập) người nghe vào trình bày, người thuyết trình phải mở đầu cho hấp dẫn, kích thích hứng thú người nghe làm rõ chủ đề nói Những câu nói phải lôi họ, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú có cảm tình Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng phải ngắn gọn Có hai cách mở đầu mở đầu trực tiếp mở đầu gián tiếp  Mở đầu trực tiếp: Là việc người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề nội dung nói Hình thức thường thực với đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn  Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa luận đề (gần với chủ đề nói) dẫn dắt người nghe đến với chủ đề thuyết trình Với biện pháp này, người thuyết trình sử dụng mẩu chuyện, câu chuyện hài hước, câu nói vui mẩu tin thời nóng hổi, hình ảnh âm cho dẫn dắt, sử dụng câu hỏi tu từ câu hỏi trực tiếp, trích dẫn dẫn nhập theo lối tương phản Cách thức có tác dụng kích thích làm tăng dần ý người nghe thực cần phải tránh sa đà, lạc nội dung Tất cách thức mở đầu gián tiếp có mục tiêu tạo ấn tượng quan tâm thính giả Sau xác định rõ cách vào đề, bước cần chuẩn bị nội dung phần mở đầu Dưới yêu cầu bắt buộc cần phải có phần mở đầu:  Giới thiệu làm quen;  Thông báo nội dung trình bày;  Thông báo thời gian phương thức tiến hành Xây dựng phần thân Phần thân - phần nội dung phần quan trọng thuyết trình, phần giải vấn đề mà người thuyết trình đặt theo trình tự định Trong phần thân bài, phải đưa ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể tư tưởng người trình bày Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý số vấn đề sau: 126  Các ý phải xếp theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic Ngoài ra, cần ý chuyển từ ý sang ý khác  Không nên nói chung chung theo kiểu hô hiệu mà phải đưa ví dụ, số liệu cụ thể minh hoạ cho ý, luận điểm TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh  Có thể chuẩn bị thêm câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí buổi thuyết trình đỡ căng thẳng trì ý người nghe Tuy nhiên, khôi hài phải có giới hạn  Lập luận phải gắn với kết luận, nội dung cần quán với lập luận khác Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, không nên đưa lập luận mà không giải thích lập luận Những công việc cụ thể xây dựng phần thân thuyết trình bao gồm:  Phác thảo phần nội dung chính: cần lưu ý tất luận điểm trình bày phải hướng đến mục đích chung hay chủ đề nói Trong hầu hết trường hợp, nên giới hạn nội dung, nên thuyết trình phần nội dung “thời gian vàng ngọc”  Phác thảo ý phụ: không nên dừng lại ý thuyết trình mà ý phụ, nhiều trường hợp, ý phụ giúp giải nghĩa, làm sáng tỏ gây hấp dẫn lớn thính giả - đặc biệt trường hợp thuyết trình vấn đề khoa học, có tính hàn lâm chuyên sâu cao  Phác thảo số lượng: Bao nhiêu thông tin, nội dung thuyết trình? Đây việc cần phải chuẩn bị trước bạn cần phải đưa đủ thông tin để làm rõ cho ý chính, ý nên có ví dụ để chứng minh cách thuyết phục  Sắp xếp thứ tự ý chính, ý phụ: Có số gợi ý để xếp thứ tự ý ý phụ là: Theo trật tự logic, theo thứ tự thời gian, theo thứ tự không gian, theo quan hệ nhân quả, theo tính chất thời sự, từ chung chung đến cụ thể, từ điều biết đến điều chưa biết, từ điều chấp nhận đến điều gây tranh cãi, từ nguyên nhân đến kết quả, từ vấn đề đến giải pháp… Cho dù sử dụng cách thức phần tiêu đề nên thống  Cần rõ kết thúc ý hay ý phụ tiếp tục với ý Có thể điều văn viết thừa, lại quan trọng thuyết trình Những thuyết trình viên tiếng sử dụng cách ngắt nhịp rõ ràng, họ thay đổi đứng âm lượng, ngữ điệu, giọng nói chuyển từ phần sang phần khác, ý sang ý khác  Hợp nhất, kết nối ý để thuyết trình người thuyết trình thống nhất, hoàn chỉnh, liền mạch logic – ý liên kết ý cũ tạo thành, việc giúp thính giả theo dõi dễ dàng phần trình bày bạn  Sử dụng từ nối: Để chuyển kết nối phần khác Nếu sử dụng nhiều câu kết nối khác kết tốt việc giúp cho thuyết trình thêm thuyết phục thêm sinh động Rõ ràng vài từ kết nối “thứ nhất…”, “đầu tiên…”, “cuối cùng…” thích hợp với vài chỗ định có vô số biến thể sử dụng Xây dựng phần kết thúc TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 127 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Phần kết luận thuyết trình hầu quan trọng phần mở đầu khán thính giả thường tập trung cao vào phần Phải chắn phần kết thuyết trình thật ấn tượng để lưu lại dấu ấn lòng thính giả Đoạn kết gây xúc động người thuyết trình kêu gọi hành động, đưa dự đoán tương lai, đưa tuyên bố, nhắc lại ý phần đầu nói tóm lại mục tiêu Các bước phần kết thúc bao gồm:  Tóm tắt điểm chính: Nhấn mạnh điểm cốt lõi nói, đưa thông điệp quan trọng để thính giả nhớ, nhắc lại điểm chính, điểm lại cách gián tiếp việc sử dụng câu trích dẫn, phần so sánh ví dụ Không giảng giải dông dài nhận định cuối  Mô tả bước tiếp theo: Một số thuyết trình đòi hỏi thính giả phải đến số định đồng ý tham gia vào hoạt động Trong trường hợp phần kết luận phải gói gọn rõ ràng Bạn nhấn mạnh lợi ích hành động biểu lộ tin tưởng vào khả thính giả hoàn thành công việc tới Ngay phần thuyết trình bi quan, chuẩn bị kết thúc cách tích cực, lúc, không dông dài phải cảm ơn thính giả Thu thập thông tin, tài liệu Muốn thuyết trình thành công, phải thật nghiên cứu đầy đủ giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet… để thu thập thông tin tư liệu Có loại thông tin, tư liệu cần thu thập:  Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm rõ vấn đề đặt Người thuyết trình phải nắm vững hiểu xác thông tin, tư liệu  Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm thuyết phục người nghe  Thông tin nên biết: Là tư liệu, thực tế mô hình, số liệu làm thêm phong phú Để chuẩn bị tốt cho thuyết trình nên thu thập thông tin mới, có ý tưởng độc đáo Tài liệu hỗ trợ: Người thuyết trình chuẩn bị thêm tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu Thông tin điều kiện, hoàn cảnh trình bày: Là thông tin số lượng thính giả, thời gian bắt đầu thời gian trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; môi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục bất lợi Các nguồn thông tin Sử dụng kiến thức kinh nghiệm người thuyết trình Khi người thuyết trình lựa chọn chủ đề từ kiến thức kinh nghiệm riêng mình, nên bổ sung thông tin từ bên với kinh nghiệm riêng để giúp mang thông điệp vào sống 128 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh  Để kế hoạch kinh doanh hiệu quản lý Một kế hoạch kinh doanh tối cần thiết cho bắt đầu khởi nghiệp muốn củng cố lại việc làm ăn Công việc kinh doanh phát triển kế hoạch phải thay đổi theo Xem xét lại kế hoạch ban đầu để biết mục tiêu hoàn thành, có cần thay đổi không công ty nên phát triển theo phương hướng  Để thu hút đầu tư Bạn muốn thu hút vốn để làm ăn cần phải hấp dẫn nhà đầu tư kế hoạch kinh doanh chặt chẽ Thuyết trình thu hút quan tâm họ song họ cần tài liệu chuẩn bị cẩn thận để họ nghiên cứu trước định bỏ tiền đầu tư  Mang đến công việc kinh doanh bạn hội thành công đầy hứa hẹn Lập kế hoạch kinh doanh buộc bạn phải ý đến khía cạnh tài chính, điều hành, ngân sách hay tiếp thị Có kế hoạch tốt khởi đầu bạn trơn tru tránh nhiều vấn đề bạn lường trước công việc kinh doanh xúc tiến  Tìm nguồn tài vay ngân hàng chẳng hạn Bạn cần tiền để mua sắm trang thiết bị, để phục vụ cho dự án hay để mở rộng kinh doanh Không ngân hàng cho bạn vay tiền để kinh doanh bạn không trình cho họ kế hoạch kinh doanh chi tiết Mục đích thuyết trình kế hoạch kinh doanh  Trình bày ý tưởng kế hoạch kinh doanh Mục đích thuyết trình kế hoạch kinh doanh hay dự án kinh doanh trình bày đưa ý tưởng kế hoạch cho nhà đầu tư biết Thông qua nội dung sở kế hoạch kinh doanh, nhà đầu tư định có ủng hộ đầu tư cho dự án kinh doanh hay không  Thuyết phục nhà đầu tư ủng hộ đầu tư cho kế hoạch kinh doanh Thông thường, có ý tưởng kinh doanh hay kế hoạch kinh doanh mới, người đầy đủ yếu tố vốn, công nghệ hay nhân lực Vì vậy, thuyết trình kế hoạch kinh doanh để nhà đầu tư ủng hộ đầu tư cho kế hoạch kinh doanh điều tất yếu Buổi thuyết trình không đưa ý tưởng kinh doanh để nhà đầu tư biết mà nhằm thuyết phục họ để họ góp ý, hỗ trợ cuối đầu tư cho kế hoạch kinh doanh vào hoạt động thực tiễn Khi trình bày để nhà đầu tư biết hiểu kế hoạch kinh doanh trao đổi ghi nhận ý kiến đóng góp nhà đầu tư việc thiếu trình diễn thuyết 170 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Một kế hoạch kinh doanh chưa thể hoàn thiện mắt nhà đầu tư Với tư cách nhà phản biện, nhà đầu tư lật lật lại vấn đề họ chưa thấy thoả mãn Do người thuyết trình phải giải trình nguyên nhân để giải toả thắc mắc thuyết phục họ đồng ý tài trợ cho dự án Qua đó, ghi nhận thêm đóng góp, ý tưởng phát sinh nhà đầu tư trình trao đổi 4.2.2.2 Thiết kế kế hoạch kinh doanh trước thuyết trình Để thuyết trình kế hoạch kinh doanh thành công, người thuyết trình phải thiết kế kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết để trình cho nhà đầu tư trước thuyết trình Kế hoạch kinh doanh nên viết cách logic để người đọc theo dõi biết họ đọc Cấu trúc Bản kế hoạch kinh doanh bao gồm nội dung sau:  Trang bìa  Mục lục  Tóm lược  Mô tả công ty  Mô tả sản phẩm/dịch vụ  Mô tả ngành  Phân tích thị trường  Đối thủ cạnh tranh  Kế hoạch marketing & bán hàng  Vận hành phát triển  Quản lý  Tài  Chiến lược rút lui  Phụ lục Trang bìa Hãy tạo trang bìa thật đơn giản, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax với mã vùng địa email công ty bạn Tốt để hình ảnh sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ để logo bạn lên trang bìa Mục lục Mục lục quan trọng để giúp tìm kiếm thông tin cách nhanh chóng dễ dàng Thông thường người ta không ý đến phần này, có làm làm sơ sài hay quên đánh số trang Bảng mục lục nên liệt kê tất lĩnh vực kế hoạch kinh doanh quý vị, chia thành đề mục nhỏ quan trọng để làm rõ Nhớ trang mục lục phải xếp rõ ràng, ngăn nắp đánh số trang theo cách thức Bảng mục lục giúp người đọc dễ dàng theo dõi kế hoạch kinh doanh bạn Tóm lược Phần tóm lược phần quan trọng kế hoạch kinh doanh Đây phần đọc phân tích người thẩm định, TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 171 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh đồng thời nhà đầu tư tương lai Các dự án có phần tóm tắt thuyết phục rõ ràng lôi người đọc tiếp tục tập trung xem xét thêm phần sau dự án Bạn cần phải trình bày ý tưởng cách ngắn gọn, thuyết phục thu hút Vì lí này, phần giới thiệu phải soạn thảo tốt hình thức lẫn nội dung Thông thường phần tóm tắt dự án không dài hai trang chứa đựng điểm chắt lọc, chủ yếu tất phần lại dự án, có giá trị xuyên suốt toàn nội dung kế hoạch Phần tóm tắt dự án nên viết cuối sau phần khác kế hoạch kinh doanh hoàn thiện Bởi lúc người viết biết rõ dự án có điểm trọng yếu dễ tóm tắt viết tóm tắt chưa viết rõ ràng Bạn cần đưa số quan trọng vào phần tóm lược nội dung, giúp người đọc ghi nhớ điểm hình dung mục tiêu, quy mô, thị trường, tiềm lực đầu tư khả thu hồi vốn dự án Trong tóm lược người thuyết trình cần phải đề cập đến nội dung sau :  Giới thiệu sơ lược công ty: Công ty làm gì, đâu, quy mô, cấu trúc công ty sao, hình ảnh mà công ty muốn tạo khách hàng, giá trị mà dịch vụ/sản phẩm công ty mang lại cho khách hàng, cam kết mà công ty thực Những khác biệt mà công ty đem lại so với đối thủ cạnh tranh, yếu tố nhằm đảm bảo mục tiêu đưa đạt  Mô tả ngắn gọn sản phẩm dịch vụ bạn: Sản phẩm/dịch vụ dự định kinh doanh gì, cách thức phân phối cung cấp đến người sử dụng sao, khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, bên sở hữu, có đăng ký sáng chế, hay có đăng ký quyền không? Có tốt hơn, nhanh hơn, rẻ hay không?  Tiềm thị trường, xu hướng thị trường thị trường sản phẩm/ dịch vụ Những động lực chính, xu hướng ảnh hưởng trường gì?  Nhu cầu vốn kết tài dự kiến Cần tiền để tiến hành công việc kinh doanh tiền vốn lấy từ đâu? Bạn nên có biết rõ cần tiền để vận hành doanh nghiệp năm Nhà đầu tư muốn biết số tiền sử dụng Trong phần tóm lược, bạn nên đưa vào số tài mà theo bạn gây ấn tượng nhà đầu tư hiệu kinh doanh mà dự án mang lại Nêu mục tiêu tài phi tài mà dự án nhắm đến (doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, hiệu sản xuất…)  Giới thiệu ban lãnh đạo Trình độ học vấn, chứng cấp người sáng lập, nhấn mạnh kinh nghiệm phù hợp trước độ ngũ quản lý Nêu tên công ty, cương vị làm thành tựu đạt Mô tả Công ty Phần trình bày tóm tắt làm công ty bạn tới thời điểm tương lai định hướng đâu Nguồn gốc công kinh doanh công ty gì? Nhóm quản lý hình thành nào? Cơ cấu pháp lý công ty 172 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh nào? Ai chủ đầu tư tỷ lệ sở hữu họ bao nhiêu? Cơ sở vật chất tương lai? Chiến lược rút khỏi công ty nào? Phần miêu tả công ty bao gồm nội dung sau:  Tuyên bố sứ mệnh;  Mục tiêu công ty;  Địa điểm, quy mô;  Lịch sử (nếu có);  Thị trường, sản phẩm;  Tổng quan lực công ty Mô tả sản phẩm/ dịch vụ Mô tả sản phẩm/ dịch vụ kinh doanh, giải thích chi tiết sản phẩm, nhiên nên tránh sa đà vào thông tin chi tiết kỹ thuật Những thông tin cung cấp phần phụ lục kế hoạch kinh doanh Trong phần bạn cần phải khẳng định sản phẩm hay dịch vụ khả thi sẵn sàng để kinh doanh Ở phần cần phân tích giá cả, dịch vụ, hỗ trợ, bảo hành, sản xuất, đặc biệt trọng vào lợi ích mà khách hàng nhận sử dụng sản phẩm, dịch vụ mình… Lợi sản phẩm dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh? Lịch biểu tung sản phẩm thị trường cần thực bước để đảm bảo đáp ứng khung thời gian này? Có tham gia nhà kinh doanh khác không có họ vai trò họ Sản phẩm bạn kiểm tra/đánh giá chưa có làm đâu, kết Liệu có kế hoạch cho sản phẩm tương lai dòng sản phẩm hệ không? Và có sản phẩm sản xuất? Những sản phẩm có gộp vào doanh thu dự toán chi phí không? Phân tích Ngành Phân tích xu hướng, triển vọng nhu cầu, rào cản gia nhập thị trường tăng trưởng, ảnh hưởng đổi công nghệ, tác động kinh tế, phủ tiềm tài ngành Mọi doanh nghiệp hoạt động phạm vi ngành Kế hoạch kinh doanh bạn phải nêu lực lượng tham gia ngành mình, xu hướng tăng trưởng theo thời gian, công ty bạn khớp chỗ Trình diễn cho người biết bạn am hiểu dự đoán nhân tố quan trọng ngành mình, xây dựng tảng cho thành công công ty bạn Hãy nghĩ ngành bạn công ty cung cấp sản phẩm dịch vụ tương tự bạn Điều bao gồm công ty bán sản phẩm dịch vụ tương tự, sản phẩm dịch vụ bổ trợ bổ sung Bất doanh nghiệp nằm đầu cung cấp nguyên liệu thô đầu kênh phân phối loại sản phẩm dịch vụ bạn năm ngành bạn TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 173 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Trong phần phân tích ngành kế hoạch kinh doanh, trả lời cho câu hỏi đây:  Quy mô ngành xét doanh thu số công ty?  Thảo luận đặc điểm ngành như: xu hướng tăng trưởng, đơn vị bán số nhân công  Những nhân tố ảnh hưởng tới tăng trưởng suy thoái ngành?  Xu hướng năm trước gì?  Dự báo xu hướng năm tới? (kể nghiên cứu minh họa)  Những rào cản gia nhập ngành gì?  Có công ty dự kiến gia nhập ngành tương lai?  Những quy định phủ tác động đến ngành doanh nghiệp bạn?  Ngành bạn có bọ điều tiết nhiều bị nằm tầm kiểm soát phủ không?  Giải thích tổng quan hệ thống phân phối sản phẩm dịch vụ ngành bạn  Để phân phối cho ngành bạn có khó không? Giải thích Phân tích thị trường Đây phần trọng yếu mà từ người thuyết trình xác định phân khúc thị trường, tiềm phát triển, nhu cầu khách hàng, cách thức tiếp cận khách hàng, tình hình đối thủ cạnh tranh… Phần kế hoạch kinh doanh nên trình bày quy mô thị trường, xu hướng, tốc độ tăng trưởng, phân tích cạnh tranh, dự báo thị phần, giai đoạn phát triển tương đối, định sản phẩm dịch vụ Điều quan trọng mô tả tổng thể thị trường phân đoạn mục tiêu mà bạn mục tiêu Bạn nên thảo luận thay đổi quan trọng diễn thị trường, xu hướng ngắn dài hạn, tác động công nghệ, quy định phủ kinh tế Điều cốt yếu phải xác định rõ thị trường mục tiêu kế hoạch kinh doanh – nhà đầu tư cần thông tin Khách hàng bạn mô tả chi tiết đặc điểm họ Cung cấp thông tin như: tuổi, giới tính, vị trí địa lý, thu nhập, sức mua tương ứng, (nếu cần) Mục tiêu phần nhằm xây dựng hồ sơ khách hàng điển hình bạn Bạn mô tả đặc tính khách hàng rõ ràng bao nhiêu, dễ xây dựng chương trình marketing để tiếp cận khách hàng cách hiệu Thông tin nghiên cứu đưa vào phần thị trường mục tiêu nên lấy từ nguồn sơ cấp thứ cấp Nguồn sơ cấp bao gồm thông tin bạn phát đúc kết từ quan sát thân nghiên cứu, nghiên cứu cá nhân, kết bảng điều tra, thăm thực địa, đối thoại với chuyên gia ngành Nguồn thứ cấp gồm nguồn tạp chí, sách, báo cáo in, số liệu phủ, tìm kiếm mạng internet Phân tích đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh trước bạn thị trường Họ thiết lập vị trí, phân phối, tiếp cận thị trường có khách hàng Sự sống doanh nghiệp bạn phụ 174 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh thuộc vào khả công ty giành thị phần từ tay đối thủ cạnh tranh - chiếm lĩnh phân đoạn thị trường hịên chưa khai thác Nên đưa bảng biểu đồ thị hình bánh cho thấy thị phần đối thủ cạnh tranh, xu hướng thay đổi theo thời gian Giải thích thị phần bạn dự định chiếm lĩnh, từ tay làm bạn xâm nhập vào thị trường Bạn trình bày có ưu đối thủ cạnh tranh chỗ nào? Tại khách hàng chọn bạn công ty khác? Ai chiếm lĩnh thị trường họ làm vậy? Điểm dễ bị tổn thương đối thủ cạnh tranh chỗ làm tận dụng điểm yếu Liệt kê mặt mạnh mặt yếu đối thủ cạnh tranh với cách nhìn khách quan Đây vấn đề bạn cần cân nhắc hoàn tất phân tích cạnh tranh Phần nên gồm mục sau:  Tổng quan;  Các kiện/ kinh phí gần đây;  Sáp nhập/ mua lại công ty;  Liệt kê mô tả đối thủ cạnh tranh chính;  Phân tích xác doanh nghiệp cạnh tranh;  Mặt mạnh/ mặt yếu;  Tạo khác biệt cho công ty Kế hoạch marketing bán hàng Phần thể chiến lược mà bạn thực để lôi kéo khách hàng quan trọng để giữ khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ bạn Luôn đặt câu hỏi: làm để khách hàng biết sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp chiến lược marketing tốt để làm điều Dù cho sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp bạn tốt đến mức vô nghĩa đến doanh nghiệp bạn Cần phân tích cách chi tiết xác mà công ty làm để bán sản phẩm Kế hoạch marketing nên bao gồm: Mục tiêu marketing gì? Kế hoạch tổng quát để đưa sản phẩm thị trường; Ai khách hàng mục tiêu? Phân khúc thị trường công ty phục vụ? Công ty sử dụng kênh phân phối nào? Đây phần quan trọng phân phối trở ngại để sản phẩm đến thị trường Ai người cung cấp hàng hóa ngoài? Kế hoạch xúc tiến cho hoạt động kinh doanh gì? Quảng cáo, quan hệ công chúng, hội chợ thương mại hoạt động khác phải lên kế hoạch Ai đối thủ cạnh tranh? Đây điều quan trọng để nhận biết cách xác công ty cạnh tranh với đối thủ Thị trường trả cho sản phẩm hay dịch vụ công ty? Giá trị gia tăng công ty dành cho khách hàng? Đối tượng mục tiêu bạn thị trường nội địa hay gồm hội quốc tế? Làm TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 175 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh tiếp cận thị trường? Làm khách hàng biết công ty, thương hiệu, hình ảnh sản phẩm bạn? Ai chịu trách nhiệm bán hàng marketing thông tin họ Phần marketing & bán hàng nên bao quát chủ đề đây:  Chiến lược bán hàng/ phân phối  Chiến lược giá  Xác định vị trí sản phẩm  Quảng bá thương hiệu  Vật liệu chấp  Chiến lược quảng bá sản phẩm/ thị trường  Quảng cáo xúc tiến bán hàng  Quan hệ công chúng (PR)  Quảng cáo phương tiện thông tin đại chúng  Marketing trực tiếp  Triển lãm thương mại  Chiến lược/ kế hoạch lập trang website  Liên minh/ quan hệ đối tác chiến lược  (Bảng) Ngân sách Marketing Kế hoạch vận hành phát triển Phần tập trung vào hoạt động hàng ngày doanh nghiệp, ví dụ nhân sự, phương tiện máy móc quy trình lưu hoàn công việc Những văn pháp lý điều chỉnh hoạt động kinh doanh doanh nghiệp bạn Trong suốt trình hoạt động mình, công ty bạn nên tiếp tục mở rộng kế hoạch kinh doanh Vì cần phải dự đoán hoạch định sản phẩm/dịch vụ có khả mở rộng? Những thị trường khác phục vụ? Hoặc bạn định mở thêm văn phòng, chi nhánh đâu? Những nhà kinh doanh phải hiểu rõ tầm quan trọng hệ thống quản lý điều hành để chắn việc phải diễn dự tính Khi công ty nhận đơn đặt hàng, cần vận động tất hoạt động Trong kế hoạch kinh doanh, bạn nên trình bày thiết kế thực hệ thống quản lý điều hành nên Đội ngũ quản lý Dù ý tưởng bạn hay, viết kế hoạch kinh doanh, bạn đừng quên nhân tố quan trọng: người triển khai dự án - khả đội ngũ quản lý điều hành Ai làm tốt công việc mô tả kế hoạch, người quản lý đội, nhóm? Đây phần nhà đầu tư trọng, yếu tố thuyết phục nhà đầu tư bỏ vốn vào dự án bạn Chính mà kế hoạch kinh doanh, bạn nên có phần giới thiệu khả kinh nghiệm người tham gia dự án, thay có số thông tin sơ đồ tổ chức dự án mức lương dự tính cho vị trí tương ứng 176 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Trong phần Tóm lược có đoạn ngắn độ ngũ quản lý chủ chốt, phần nên vào chi tiết cá nhân giao trọng trách quản lý tiền nhà đầu tư Nhấn mạnh kinh nghiệm thành công trước Phần nên bao gồm:  Sơ yếu lý lịch tóm tắt đội ngũ quản lý chủ chốt  Sơ đồ tổ chức (hiện & tương lai)  Bảng bố trí nhân lực  Ban tư vấn  Ban giám đốc Một bảng sơ đồ tổ chức đơn giản giúp giải thích cấu tổ chức công ty, cấu trúc báo cáo vị trí Bảng sơ đồ nên phản ảnh vị trí tương lai đưa hai bảng – trước sau có kinh phí Hai bảng hữu ích quý vị dự báo thay đổi quan trọng cấu tổ chức sau có kinh phí Bảng bố trí nhân lực dự định bổ nhiệm cương vị Điều nên gắn với việc sử dụng nguồn thu dự báo tài Một Ban tư vấn tốt tài sản giá trị giúp công ty qua bãi mìn phát triển chắn Hãy tìm người chuyên gia lĩnh vực tương ứng (kế toán, luật pháp, công nghệ, học giả, tư vấn,…) Kế hoạch tài Đây phần cuối Kế hoạch kinh doanh có kế hoạch tài tất kế hoạch khác chưa trình bày rõ ràng tổng số tiền phải dựa kế hoạch mà bạn dự định làm Trong kế hoạch kinh doanh mình, bạn cần phải dự đoán tiền cần để đầu tư, nguồn tài để tài trợ cho kế hoạch kinh doanh, ví dụ nguồn vốn vay, vốn chủ sở hữu nguồn tài sử dụng Dựa số liệu từ nghiên cứu thị trường, bạn phải tiên đoán năm năm đầu dòng tiền nào, lúc cân thu chi, lúc hoàn vốn, luân chuyển đồng vốn Vốn luân chuyển nguyên nhân mà nhiều doanh nghiệp thường thất bại nên lập kế hoạch chi tiết cho vấn đề vấn đề sống Bạn cần phải hoạch định tài cho giai đoạn phát triển công ty từ ý tưởng, bắt đầu, phát triển đến bão hòa giai đoạn cuối sáng kiến hay suy thoái Kế hoạch tài gồm dự báo tài báo cáo tài  Dự báo tài Tất thứ đưa vào kế hoạch kinh doanh đến thời điểm cần hỗ trợ cho giả định dự báo tài bạn Nói cách khác, người đọc không nên ngạc nhiên xem dự báo doanh thu vòng năm năm bạn cho họ thông tin chi tiết thị trường, hội chiến lược Bạn mô tả lợi so với đối thủ cạnh tranh; bạn liệt kê cách tiếp cận thị trường đội ngũ quản lý có TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 177 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh thể giúp đạt mục tiêu đề Dự báo nên có tính lôgic với bạn đưa vào kế hoạch Phần nên cung cấp cho người đọc lý bạn đưa dự báo tài nên đề cập đến mục sau: o Tổng doanh số o Dự báo đơn vị o Chi phí hàng hóa bán o Tổng lãi o Phí/ chi phí nhân o Chi phí marketing o Thâm nhập thị trường o Tiền thuê o Các tiện ích o Điện thoại o Lương o Kiểm kê o Phí thuê nhà chuyên nghiệp o Hoa hồng o Đi lại Giải trí o Nghiên cứu o Thuế địa phương o Thuế nước  Báo cáo tài Quản lý tài tốt cách tốt để doanh nghiệp trì khả sinh lợi có khả chi trả Bạn quản lý tài doanh nghiệp tốt đến mức vấn đề then chốt kinh doanh thành công Mỗi hàng nghìn doanh nghiệp đầy tiềm thành đạt bị thua lỗ quản lý tài Với tư cách chủ doanh nghiệp, bạn cần xác định thực sách tài dẫn tới bảo đảm bạn hoàn thành nghĩa vụ tài Để quản lý tài cách hiệu quả, lập kế hoạch ngân sách tốt thực tiễn cách xác định số tiền thực tế cần để mở doanh nghiệp (chi phí khởi doanh nghiệp) số tiền cần để trì hoạt động (chi phí vận hành) Bước để xây dựng kế hoạch tài tốt hoàn tất báo cáo thu nhập, phân tích dòng tiền mặt bảng cân đối tài sản – công ty bạn có doanh thu  Báo cáo thu nhập Công cụ cho việc báo cáo tài tốt Báo cáo Thu nhập Đây thước đo doanh số chi phí công ty khoảng thời gian xác định Báo cáo soạn định kỳ (hàng tháng năm hàng năm suốt năm năm) thấy kết hoạt động khoảng thời gian kế toán Báo cáo nên tuân thủ Nguyên tắc Kế toán thống chung 178 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh (GAAP) có thông tin doanh thu chi phí không tính đến tính chất doanh nghiệp  Phân tích dòng tiền mặt Phân tích dòng tiền mặt thiết kế thấy bạn dùng tiền vào đâu với tốc độ (tốc độ tiêu tiền) Bản phân tích nhà đầu tư quan tâm nhà đầu tư muốn xem bạn dự báo có dòng tiền mặt tốt – tiền vào nhiều tiền  Bản cân đối tài sản Bản cân đối tài sản cho thấy tranh sức khỏe tài doanh nghiệp thời điểm xác định, thường kết thúc thời kỳ kế toán Bản liệt kê chi tiết tài sản hữu hình vô hình mà doanh nghiệp sở hữu (được gọi tài sản có) khoản tiền mà doanh nghịêp nợ, chủ nợ (tài sản nợ) chủ sở hữu (vốn góp cổ đông giá trị tịnh doanh nghiệp) Kế hoạch rút lui Đây lúc quý vị giải thích cho nhà đầu tư làm họ thu hồi lại vốn bỏ ra, theo quý vị số lợi nhuận vốn đầu tư họ thu khung thời gian Chiến lược rút khỏi công ty bao gồm việc bán sáp nhập công ty, đội ngũ quản lý mua lại, phát hành cổ phiếu lần đầu cho công chúng (IPO) bán cho tư nhân Để thu hút vốn đầu tư cho doanh nghiệp mình, điều mấu chốt phải có kế hoạch rút lui dành cho nhà đầu tư để họ thu hồi vốn rút khỏi công ty quý vị Phần viết chiến lược rút lui khỏi doanh nghiệp quý vị nên nêu tra kế hoạch dài hạn cho doanh nghịêp Bắt đầu cách tự hỏi lại lao vào kinh doanh Quý vị có cho tiếp tục điều hành công ty sau 20 năm, quý vị có quan tâm đến việc tiếp tục phát triển sau vài năm? Quý vị tham gia kinh doanh để cuối thu khoản tiền lớn, quý vị quan tâm nhiều đến việc điều hành doanh nghiệp gia đình phát triển vững bền vững? Điều quan trọng phải nghĩ qua hết vấn đề định quý vị dự định làm với doanh nghiệp trước quý vị trả lời cách thấu đáo câu hỏi này, xử lý vấn đề liên quan tới việc làm nhà đầu tư rút lui khỏi doanh nghiệp quý vị Sau số chiến lược rút lui cần cân nhắc:  Bán cổ phiếu công chúng lần đầu (Initial Public Offering) (một kiện công ty thành lập)  Sáp nhập/ Mua lại công ty  Đối tác kinh doanh mua lại doanh nghiệp  Bán quyền kinh doanh (Franchise) Phụ lục Tất tài liệu hỗ trợ nên để phần phụ lục để kế hoạch kinh doanh trở nên gọn gàng Phụ lục có chiều dài dựa tổng số thông tin chi tiết cần có để hỗ trợ cho kế TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 179 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh hoạch kinh doanh Nếu phần phụ lục dài, chia thành tài liệu riêng Nên có mục lục phụ lục để dễ dàng tìm thông tin đặc biệt Phần phụ lục nên bao gồm:  CV ban lãnh đạo;  Danh sách khách hàng;  Các bảng biểu tài chính;  Các tài liệu tham khảo Một kế hoạch kinh doanh cần:  Viết ngắn gọn tập trung vào vấn đề chính, tránh lặp lặp lại  Chú trọng vào điểm thật quan trọng  Sử dụng từ thể hành động  Đừng làm người nghe chán nản  Sắp xếp nội dung ngắn gọn, dễ hiểu  Ghi rõ số liệu thống kê xác kế hoạch Độ dài kế hoạch kinh doanh chi tiết với khoảng 10-15 trang viết cộng với bảng biểu số lượng trang tương đương Tuy nhiên, độ dài tài liệu tuỳ thuộc vào mục đích Ví dụ, yêu cầu vay ngắn hạn ngân hàng để bổ sung cho khoản vay có cần trình bày khoảng đến trang đủ Một kế hoạch kinh doanh thường không đòi hỏi người viết phải trau chuốt ngôn từ nên ý viết dạng gạch đầu dòng bảo đảm yếu tố rõ ràng mạch lạc Ngoài để làm phong phú tăng tính hấp dẫn, dễ hiểu kế hoạch, bạn sử dụng hình ảnh, đồ thị bảng biểu để minh họa cho ý tưởng 4.2.2.3 Một số lưu ý thuyết trình kế hoạch kinh doanh Napoleon Hill nói: “Khả thuyết phục yếu tố kỳ diệu giúp người thăng tiến nghiệp kinh doanh, đồng thời giúp tạo dựng mối quan hệ cá nhân hạnh phúc bến lâu” Thuyết trình kế hoạch kinh doanh không đơn mục đích trình bày cho người nghe hiểu biết mà nghệ thuật sử dụng kiến thức kinh doanh, tài sáng tạo thiên bẩm nghệ thuật thuyết phục làm cho người nghe hành động làm theo Do vậy, để lôi ý người nghe thuyết phục thành công nhà đầu tư, người thuyết trình kế hoạch kinh doanh cần ý điểm sau:  Một phải thể niềm đam mê cháy bỏng muốn minh chứng điều Cho dù theo đuổi loại hình kinh doanh nào, người có đầu óc kinh doanh có lý mạnh mẽ đằng sau mong muốn hướng tới thành công Điều chứng tỏ kế hoạch kinh doanh sản phẩm kỳ công có giá trị mặt 180 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh kinh doanh Bạn cố gắng chứng minh điều gì? Và với ai? Bạn phải biết lý bạn lựa chọn loại hình kinh doanh riêng mình”  Hai nên thể quan tâm tới người nghe trình diễn thuyết Nếu người thuyết trình mong muốn có thành công thuyết phục nhà đầu tư kinh doanh, bạn phải thực quan tâm tới người xung quanh buổi thuyết trình, quan sát phản ứng hướng thuyết trình phù hợp với đối tượng nghe Bạn phải học cách để khách hàng bộc lộ thân, khiến họ cảm thấy quan trọng thấu hiểu kế hoạch kinh doanh đủ sâu sắc để xác định bạn làm giúp họ  Ba bộc lộ niềm tin sức mạnh Những người thuyết trình nên bộc lộ niềm tin sức mạnh cách mà họ nói cách hành động Mọi cử chỉ, dáng điệu họ thường toát lên vẻ lịch Họ mặc quần áo trang nhã Họ sử dụng ngôn ngữ thể cách sáng tạo  Bốn thể cảm thông Để thành công, người thuyết trình phải cân cá nhân với nhu cầu cần thiết kèm theo nồng ầm chân thật người nghe Sự quan tâm chân thành tới người mà bạn giao dịch tạo mối quan hệ tin tưởng qua cho phép người thuyết trình gia tăng độ tin cậy, tập trung, ý người nghe  Năm hướng trọng tâm vào mục tiêu Nếu thực nghiêm túc với hoạt động kinh doanh mình, người thuyết trình cần đặt mục tiêu rõ ràng chuyển tải chúng thành văn Cụ thể tóm lược Trong đó, phải đề cập đến đối tượng dự định kinh doanh gì, thị trường nào? Quy mô công ty sao, ước tính doanh thu, chi phí lợi nhuận? Bạn biết xác bạn nỗ lực phấn đấu mong đợi mục tiêu đề hoàn thành Nhận thức tương lai mình, bạn tập trung vào công việc kinh doanh ngày cho hiệu  Sáu phải kiên trì bền bỉ Không phải ngẫu nhiên nhà đầu tư bỏ tiền cách dễ dàng Lợi ích kế hoạch kinh doanh đem loại gắn liền với lợi ích họ Vì thế, việc phản biện lại ý tưởng người thuyết trình điều tránh khỏi Do vậy, người thuyết trình cần phải kiên trì bền bỉ thuyết phục thính giả  Bảy nhiệt tình tình khó khăn Quá khứ thay đổi kiểm soát tương lai, vậy, bạn phải sống cho ngày hôm nay, làm điều tốt để ngày trôi qua ngày hoàn thành công việc đạt mục tiêu đề Khi đương đầu với tình khó khăn suy giảm nhiệt tình người thuyết trình, hình dung cách rõ ràng tâm trí lẫn giấy tờ Sau quay lại đối mặt với để cảm xúc bạn trở lại bình thường Và bạn nhìn nhận lại vấn đề với đầu óc tỉnh táo nhẹ nhàng Một cách TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 181 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh thoải mái, bạn cảm thấy ngạc nhiên phần lớn trường hợp không tệ hại bạn suy nghĩ ban đầu  Tám thuyết trình với quan điểm tích cực Hãy giữ vững tính tích cực quan điểm mình, tránh giận suy nghĩ tiêu cực bị phản đối cách kịch liệt Không cho phép tiêu cực lấy sinh lực bạn hay cám dỗ bạn lệch khỏi đường mà bạn lựa chọn  Chín đầu tư nghiêm túc Các nhà kinh doanh chuyên nghiệp người học hỏi suốt đời Nhà thuyết trình cần học hỏi nhà đầu tư diễn thuyết, điều người thuyết trình chưa biết hoàn toàn bình thường Chỉ cần cho nhà đầu tư thấy rõ kế hoạch kinh doanh mà bạn trình bày đầu tư nghiêm túc, điều giúp bạn thành công thuyết trình dự án kinh doanh 182 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Tóm lược cuối  Thuyết trình công cụ giao tiếp hiệu quả, kỹ mềm quan trọng cần thiết để thành công công việc  Chuẩn bị kỹ lưỡng điều kiện tiên cho thuyết trình  Phân tích, thích ứng, trao đổi với thính giả, lấy thính giả làm trung tâm công việc quan trọng thuyết trình  Bất kỳ thuyết trình nào, dù ngắn, phải bao gồm phần: Mở đầu, thân kết luận  Người thuyêt trình giỏi người vận dụng tốt kỹ sử dụng ngôn ngữ kỹ phi ngôn từ  Bản Tóm lược Kế hoạch kinh doanh cần thiết thuyết trình kế hoach kinh doanh TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 183 Bài 4: Thuyết trình kinh doanh Câu hỏi ôn tập 184 Phân tích tầm quan trọng, công việc, yêu cầu phân tích thính giả Vì thuyết trình cần phải phân tích thân người thuyết trình/ diễn giả? Vì luyện tập kỹ càng, hội thành công thuyết trình cao? Trang phục quan trọng nên sử dụng trang phục thuyết trình? Vì thuyết trình chào bán hàng, không nên lưu loát trôi chảy? Một Tóm lược kế hoạch kinh doanh thuyết phục nên xây dựng nào? TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212