Giáo trình nhằm giúp cho những người quản lý dự án CNTT: • Nắm được những công việc cần chuẩn bị trước khi dự án hoạt động. • Trang bị những phương pháp luận, bài bản, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung và quản lý dự án CNTT nói riêng. • Các hoạt động quản lý và kiểm soát trong khi dự án hoạt động • Cung cấp một số kinh nghiệm, bài học thực tế của quản lý dự án CNTT ở Việt Nam
LỜI NÓI ĐẦU Lời nói đầu Với phát triển vô mạnh mẽ Công nghệ thông tin (CNTT), nhu cầu phát triển phần mềm ngày tăng, đặc biệt phần mềm lớn, có phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng nhiều năm, huy động đội ngũ đông đảo chuyên gia phần mềm khác Các phần mềm thiết kế xây dựng khuôn khổ dự án CNTT Rất nhiều học thực tế Việt Nam giới cho thấy dự án lớn khả thành công Việc quản lý dự CNTT ngày chứng tỏ vai trò đặc biệt quan trọng nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự án Quản lý dự án, từ chỗ nghệ thuật, nghiên cứu, tổng kết phát triển thành môn khoa học Đây môn học mang nhiều yếu tố khoa học xã hội, ứng dụng khoa học tự nhiên Giáo trình nhằm giúp cho người quản lý dự án CNTT: • Nắm công việc cần chuẩn bị trước dự án hoạt động • Trang bị phương pháp luận, bản, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung quản lý dự án CNTT nói riêng • Các hoạt động quản lý kiểm soát dự án hoạt động • Cung cấp số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án CNTT Việt Nam Vị trí quản lý dự án Nhìn theo quan điểm tổng thể, quản lý dự án CNTT vừa phận công nghệ phần mềm vừa phận quản lí dự án nói chung Chính mà quản lí dự án CNTT mang yếu tố kĩ cứng (phương pháp kĩ thuật CNTT) yếu tố kĩ mềm (giao tiếp người, lãnh đạo, tổ chức người làm việc) Nội dung quản lý dự án CNTT trình bày tài liệu giảng dạy Công nghệ phần mềm sau nội dung quy trình làm phần mềm, mô hình phát triển phần mềm, phương pháp phát triển phần mềm, phân tích thiết kế hệ thống, v.v Trong giáo trình này, quản lý dự án CNTT trình bày môn học riêng, mang mầu sắc khoa học xã hội nhiều hơn, với việc bổ sung kiến thức sau: • Khoa học quản lý nói chung • Quản lý dự án nói chung • Một số kỹ trình bày vấn đề, điều hành họp, đối phó rủi ro, • Phương tiện quản lý dự án nói chung Quản lý dự án CNTT trình bày áp dụng kiến thức chung quản lý dự án lĩnh vực hẹp, kết hợp đặc thù lĩnh vực chuyên môn công nghệ thông tin Phương pháp giảng dạy môn quản lý dự án CNTT Các phương pháp luận quản lý dự án CNTT đúc kết thành nguyên lý Nhiều định nghĩa không trình bày dạng chặt chẽ, mô hình toán học Việc nắm bắt kiến thức thường thông qua ví dụ, trao đổi, thảo luận lớp hướng dẫn gợi ý giảng viên Việc học tập cần đòi hỏi tham gia tích cực người học Để tránh khô khan, nhàm chán trình dạy học, áp dụng biện pháp sau lớp: a/ Giảng viên trình bày vấn đề lớp nêu tình quản lí b/ Mỗi cá nhân tự chuẩn bị trình bày giải pháp cho tình quản lí viết c/ Thảo luận tập thể nhóm học viên để xây dựng giải pháp nhóm d/ Đại diện nhóm trình bày giải pháp nhóm cho toàn lớp lớp thảo luận đóng góp ý kiến e/ Những nội dung trao đổi, thảo luận lấy từ thực tế giới Việt Nam lĩnh vực quản lí dự án CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Mở đầu: 1.1 Khoa học quản lý nói chung Khái niệm quản lý Quản lý (nói chung) tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định điều kiện biến động môi trường => Có chủ thể quản lý (người quản lý) => Có đối tượng quản lý (người bị quản lý) => Có mục tiêu cần đạt => Có môi trường quản lý Vì cần quản lý: Đạt mục đích theo cách tốt hoàn cảnh môi trường biến động nguồn lực hạn chế Quản lý tạo giá trị gia tăng tổ chức Có thể cần phân tích thêm yếu tố quản lí điều kiện biến động môi trường để thấy tương phản quản lí cổ điển quản lí đại Chính yếu tố biến động dẫn tới việc quản lí theo dự án trở thành trọng tâm cho thời nay, đối lập với quản lí hành quan liêu cổ điển Ví dụ: Chủ thể Q/lý Quản lý sản xuất nhà máy - Ban Giám đốc (đứng đầu Giám đốc) Quản lý học tập trường học Ban Giám hiệu (Hiệu Đối tượng Q/lý Mục tiêu cần đạt Môi trường (có thể biến động) Cán bộ, công nhân, - Tăng suất lao động- Hạ giá thành sản phẩm=> Quy - Điều kiện làm việc nhà máy- Điều kiện sinh hoạt, lại thành phố- Tình hình trị, xã hội nhà nước- ảnh nhân viên tiêu, số cụ thể hưởng giới- ảnh hưởng tự nhiên, khí hậu - Giáo viên Sinh viên Dạy tốt, Học tốt(Quy tiêu, số cụ thể) - Điều kiện dạy, học trường- Điều kiện sinh hoạt, lại thành phố- Tình hình trị, xã hội nhà nước- ảnh hưởng giới- ảnh hưởng tự trưởng) nhiên, khí hậu Một số khái niệm khác (đều chấp nhận) quản lý tổ chức - Quản lý nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực người khác (Khái niệm định tính) - Quản lý công tác phối hợp có hiệu hoạt động cộng khác tổ chức - Quản lý trình lập kế hoạch, tổ chức, huy kiểm tra nguồn lực quan, nhằm đạt mục đích với hiệu cao điều kiện môi trường luôn biến động Đây khái niệm mang tính kiến thiết, đó: • Lập kế hoạch: trình thiết lập mục tiêu phương thức hành động để đạt mục tiêu • Tổ chức: trình xây dựng bảo đảm điều kiện để đạt mục tiêu • Chỉ huy: trình đạo, thúc đẩy thành viên làm việc cách tốt nhất, lợi ích tổ chức • Kiểm tra: trình giám sát chấn chỉnh, uốn nắn hoạt động để đảm bảo công việc thực theo kế hoạch Đặc điểm chung hệ thống quản lý a có chủ thể quản lý đối tượng quản lý Thông tin hoạt độngThông tin điều khiển - Chủ thể quản lý: tạo tác động quản lý - Đối tượng quản lý: tiếp nhận tác động chủ thể quản lý b Các mục đích thống chủ thể đối tượng quản lý c Có trao đổi thông tin nhiều chiều Chủ thể quản lý phải thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác d Tính linh hoạt, thích nghi, điều chỉnh, đổi chủ thể quản lý Môi trường quản lý biến động Kết luận: Quản lý tiến trình động Kết luận: Quản lý nghệ thuật, khoa học, nghề Quản lý nghệ thuật Vì nghệ thuật: - Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẻ vật, tượng - Quản lý quan hành ≠ quản lý doanh nghiệp ≠ quản lý trường học ≠ quản lý dự án - Quản lý dự án A ≠ Quản lý dự án B - Không phải tượng mang tính quy luật - Không phải quy luật tổng kết thành lý luận - Quản lý tác động đến người, mà người phức tạp Đòi hỏi người quản lý phải khéo léo, linh hoạt - Hiệu quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm người quản lý, cá tính người quản lý, may, vận rủi Quản lý khoa học: Vì khoa học - Tổng hợp vận dụng quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội - Vận dụng thành tựu khoa học, công nghệ quản lý: phương pháp dự báo, tâm lý học, tin học Quản lý nghề Vì nghề - Phải học làm - Muốn thực hành được, phải có nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chương trình học, khiếu nghề nghiệp, ) 1.1 Sơ lược phát triển tư tưởng quản lý Hoạt động quản lý có từ lâu, khoa học quản lý lại mẻ Có tồn nhiều chủ thuyết khác quản lý Thời Trung Hoa cổ đại - Khổng tử: Đức trị • Khổng Tử: 551 TCN - 479 TCN (Thời Xuân Thu) • "Nhân" nguyên tắc bản, quy định hoạt động chủ thể quản lý quan hệ với đối tượng quản lý Động viên, khuyến khích • Xuất phát điểm người: Thiện Công-Tư thống • Khuyến khích chủ nghĩa "quân tử", đả phá chủ nghĩa "tiểu nhân" • Nhấn mạnh tâm đức người quản lý - Hàn Phi Tử: Pháp trị • Hàn Phi Tử: 403 TCN - 221 TCN (Thời Chiến Quốc) • "Pháp" nguyên tắc bản, quy định hoạt động chủ thể quản lý quan hệ với đối tượng quản lý Thưởng phạt công minh • Xuất phát điểm người: ác, vụ lợi Công-Tư mâu thuẫn • Ủng hộ chuyên chế, cổ vũ độc tài • Ba khái niệm quản lý: "thế" (quyền lực), ""pháp" (luật pháp), "thuật" (biện pháp quản lý) Trường phái cổ điển thời kỳ đầu phát triển công nghiệp Sự đời: Thế kỷ 18, công nghiệp bắt đầu phát triển Châu Âu => đời nhà máy, công ty => xuất nhu cầu quản lý Lý thuyết quản lý cách khoa học (Scientific Management) - Freadrich Winslow Taylor (Mỹ), - Quy trình lao động hợp lý, không trùng lặp, tốn sức, suất cao - Tiêu chuẩn hoá công việc, đặt định mức, trả lương theo sản phẩm - Chuyên môn hoá lao động - Tiền thưởng động thúc đẩy sản xuất Lý thuyết "quản lý hành - tổ chức" - Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức), - Các chức quản lý: POSDCORB P: Planning - Lập kế hoạch O: Organizing - tổ chức (xác định phân cấp quản lý) S: Staffing - quản lý nhân D: Directing - Chỉ đạo CO: coordinating - Phối hợp (=>họp) R: Reviewing - Kiểm tra B: Budgeting - Tài chính, ngân sách - Các nguyên tắc quản lý - Các nguyên tắc định Trường phái tâm lý - xã hội thời kỳ đại • Coi trọng mối quan hệ người • Xem xét quản lý quan điểm tâm lý học • Năng suất làm việc phụ thuộc nhiều vào yếu tố tâm lý, xã hội đối tượng quản lý • Người quản lý tìm cách gia tăng thoả mãn tâm lý nhu cầu tinh thần nhân viên • Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp thành viên tổ chức Trường phái định lượng quản lý - Cố gắng áp dụng môn khoa học khác phục vụ cho quản lý - Không coi trọng yếu tố tâm lý, xã hội - Các môn khoa học áp dụng cho quản lý: Lý thuyết hệ tthống, lý thuyết xác suất, lý thuyết thống kê, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết mô phỏng, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết định, tin học Một vài tư tưởng quản lý xã hội đương đại (từ 1960 đến nay) Ví dụ mô hình quản lý nhà máy, doanh nghiệp Nhật Nhật - Làm việc suốt đời Châu Âu - Làm việc theo hợp đồng, có thời hạn - Đánh giá đề bạt nhanh - Công nhân chuyên môn hoá - Đánh giá đề bạt chậm - Công nhân đa - Cơ chế kiểm tra trực tiếp - Quyết định tập thể - Quyết định cá nhân - Trách nhiệm tập thể - Trách nhiệm cá nhân - Quyền lợi toàn cục - Quyền lợi riêng Tư quản lí theo dự án phát triển mạnh thời kì phổ cập công nghệ thông tin, mà môi trường kinh tế trở thành toàn cầu mang tính biến chuyển không ngừng 1.1 Dự án Khái niệm dự án Dự án tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến => Phải dự kiến đội hình thực (nguồn nhân lực) => Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc => Phải có số, nói lên kinh phí cho phép thực công việc => Phải mô tả rõ ràng kết (output) công việc Sau kết thúc công việc, phải có gì, với đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng nào, hiệu làm sao? => Phải có khoản tiền cấp cho Dự án thực Người (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi chủ đầu tư > Phải có tổ chức chặt chẽ theo dõi thu thập thông tin phát sinh trình thực dự án để giúp cho cấp lãnh đạo tổ dự án theo dõi sát việc thực dự án Ví dụ Các tính chất dự án • Phân biệt hoạt động dự án hoạt động nghiệp vụ Hoạt động dự án Tạo sản phẩm xác định Có ngày khởi đầu ngày kết thúc Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau=> Khó trao đổi=> Ngại chia xẻ thông tin Hoạt động nghiệp vụ Cho sản phẩm Liên tục Các kỹ chuyên môn hóa Hoạt động dự án Đội hình tạm thời- Khó xây dựng lúc tinh thần đồng đội- Khó có điều kiện đào tạo thành viên nhóm, cần phải sẵn sàng Dự án làm lần Làm việc theo kế hoạch chi phí cấp Bị huỷ không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Ngày kết thúc chi phí tính theo dự kiến phụ thuộc vào quản lý Hoạt động nghiệp vụ Tổ chức ổn định- Có điều kiện đào tạo, nâng cấp thành viên nhóm Công việc lặp lại dễ hiểu Làm việc kinh phí thường xuyên hàng năm Phải đảm bảo làm lâu dài Chi phí hàng năm tính dựa kinh nghiệm khứ • Tính kết dự án Dự án nhằm đạt kết mà trước chưa làm, chưa có => Kết dự án hình thành dần dần, bước, giai đoạn Làm đến đâu biết đến Ví dụ: Hoạt động Dự án Nấu cỗ cho đám cưới Xây nhà (cá nhân, quan) Nghiên cứu đề tài khoa học Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Xây dựng phần mềm mới, quan đặt hàng Chế tạo loại xe máy Hoạt động nghiệp vụ Nấu cơm ăn hàng ngày Xây hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm thành phố Dậy học theo kế hoạch hàng năm nhà trường Hướng dẫn luận án sinh viên Sản xuất vũ khí hàng loạt áp dụng phần mềm hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất ) Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế có sẵn, theo kế hoạch giao Thử nghiệm dây chuyền sản xuất theo công nghệ • Các hình thức kết thúc dự án • Hoàn thành mục tiêu đề nghiệm thu kết (kết thúc tốt đẹp) thời hạn • Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại) Ví dụ: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA Chi tiêu hết số tiền cấp mà không tìm lời giải • Đến ngày cuối (nếu tiếp tục không ý nghĩa) Ví dụ: xây dựng sân vận động cho SeaGame • Các tiêu chuẩn để đánh giá dự án thất bại • Không đáp ứng mục tiêu đề ban đầu • Không đáp ứng thời hạn • Vượt ngân sách cho phép (20-30%) • Các lý khiến dự án thất bại • (17%) Không lường phạm vi rộng lớn tính phức tạp công việc => dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không xác • (21%) Thiếu thông tin • (18%) Không rõ mục tiêu • (32%) Quản lý dự án • (12%) Các lý khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ tổ chức khiến cho không áp dụng kết dự án, người bỏ đi, ) => Khắc phục • Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án • Quản lý dự án tốt 1.1 Quản lý dự án Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án (QLDA) việc áp dụng công cụ, kiến thức kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát kết thúc dự án Môt dự án quản lý tốt, tức kết thúc phải thoả mãn chủ đầu tư mặt: thời hạn, chi phí chất lượng kết Lịch sử sơ lược - Việc quản lí dự án có từ thời xưa: chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp kỳ quan giới - Henry Gantt (đầu kỷ 20), đưa khái niệm sơ đồ Gantt => Quản lý công việc theo thời gian - Cuối năm 50': PERT (Program Evaluation and Review Technique) CPM (Critical Path Method) => quản lý công việc ràng buộc khác (độ ưu tiên, kinh phí, ) - Sau này, lý luận QLDA bổ sung thêm ý tưởng tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên (nhấn mạnh đến tính chất xã hội khoa học QLDA) Phân biệt hai loại công việc: Quản lý dự án thực dự án Có thể thêm hình vẽ phân biệt chức công việc người quản lí dự án người quản lí chuyên môn nghiệp vụ Các phong cách quản lý dự án: (1)- (3): Quản lý bị động Ví dụ: - (1) Sau vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi Khi có chuyện xảy nghĩ cách đối phó - (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, quanh quẩn với phương pháp cũ, công nghệ cũ - (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến dự án hết hạn lo huy động thật đông người làm cho xong (4): Quản lý chủ động, tích cực Suốt trình thực dự án không bị động kinh phí, nhân lực tiến độ đảm bảo (lý tưởng) Một phong cách quản lý dự án thụ động có đặc tính: • Người quản lý đứng sau mục tiêu dự án • Hấp tấp, bị kích động, nghĩ tương lai ngắn • Khi làm định, nghĩ đến khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu có phải bước hay không • Không kiểm soát tình Nhiêù phải thay đổi kế hoạch tổ chức Hậu quản lý dự án thụ động • Kết thu không ổn định, phải sửa lại thường xuyên • Tinh thần làm việc dự án không cởi mở, hợp tác • Năng suất thấp, công việc không chạy • Rối loạn điều hành • Không sử dụng hiệu nguồn tài nguyên, nhân lực • Bị động trước thay đổi: yêu cầu khách hàng, biến động nhân sự, 10 • Tổ chức cho phép bên thứ ba tiến hành kinh doanh theo tên hiệu mang tiềm dễ gây vấn đề cho mối quan hệ với bên thứ ba thường cấp quyền kiểm soát giám sát phụ có ý nghĩa 4.3.3 Rủi ro liên quan tới khoán • Dựa vào bên thứ ba làm tăng đáng kể rủi ro cho tổ chức, làm giảm việc kiểm soát quản lí, đòi hỏi nỗ lực giám sát nhiều cấp quản lí • Việc dùng bên thứ ba tổ chức để đạt tới mục đích không làm giảm trách nhiệm cấp quản lí tổ chức đảm bảo hoạt động bên thứ ba tiến hành theo cách an toàn đắn tuân thủ với luật định • Mối quan hệ với bên thứ ba nên chủ đề cho việc quản lí rủi ro, an ninh, riêng tư sách bảo vệ khác trông đợi tổ chức tiến hành hoạt động cách trực tiếp 4.3.4.Tiến trình quản lí rủi ro • Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lược • Tuyển chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp • Chuẩn bị hợp đồng • Giám sát mối quan hệ bên thứ ba Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lược - Tích hợp với mục tiêu chiến lược toàn thể • Nhận diện chủ định chiến lược, ích lợi, khía cạnh pháp lí, chi phí rủi ro liên kết với hoạt động bên thứ ba • Xây dựng hiểu biết đầy đủ thực mối quan hệ làm cho tổ chức • Tự thẩm định lực lõi, sức mạnh quản lí yếu điểm • Xây dựng chiến lược thích hợp kế hoạch dự phòng trường hợp cần kết thúc mối quan hệ với bên thứ ba - Tri thức chuyên gia để giám sát quản lí hoạt động • Thẩm định tri thức chuyên gia nội để đánh giá quản lí hoạt động mối quan hệ với bên thứ ba • Phải dành nguồn lực cần thiết cho việc điều phối đo hiệu • Phân công trách nhiệm rõ ràng để quản lí mối quan hệ bên thứ ba • Phải có đủ tri thức kĩ để đánh giá thiết kế, vận hành giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Quan hệ chi phí/ lợi ích • Đo ổn định tính sống lâu dài so với lợi nhuận ngắn hạn hay tiết kiệm chi phí • Giữ cân tiết kiệm chi phí với quyền lợi lâu dài giá sát thích hợp 82 • Phải có thẩm định hiệu theo kế hoạch tiếp diễn, không có nguy ước lượng thấp chi phí hay ước lượng lợi ích khoán Chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp - Trách nhiệm nghề nghiệp nên bao gồm việc đánh giá kĩ tất thông tin bên thứ ba, bao gồm: • Kinh nghiệm việc thực hỗ trợ cho hoạt động đề nghị • Bản kê tài kiểm định • Uy tín kinh doanh, tai tiếng kiện tụng • Trình độ chuyên môn, kiến thức kinh nghiệm danh tiếng người uỷ nhiệm bên thứ ba • Môi trường kiểm soát nội kiện kiểm định - Bắt đầu, tiếp tục, khôi phục kinh doanh kế hoạch dự phòng - Chi phí phát triển, thực hỗ trợ - Tín nhiệm thành công giải với người thầu lại - Tin tức bảo hiểm - Thông tin quan trọng khác điều không thấy được: • Chiến lược mục đích kinh doanh bên thứ ba • Chính sách nguồn lực người • Sáng kiến chất lượng • Chính sách quản lí chi phí cải tiến hiệu Vấn đề hợp đồng - Cấp quản lí phải đảm bảo trông đợi nghĩa vụ bên xác định rõ, hiểu rõ thực thi - Tính mật tính an ninh - Việc tiếp tục lại kinh doanh kế hoạch dự phòng - Nhận diện - Bảo hiểm - Giải tranh chấp - Giới hạn trách nhiệm pháp lí - Không trả kết thúc - Phàn nàn khách hàng - Nhà cung cấp dịch vụ ngoại quốc Giám sát mối quan hệ bên thứ ba Sau tham gia vào hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba, • Cấp quản lí phải điều phối bên thứ ba theo hoạt động hiệu bên 83 • Cấp quản lí phải dành đủ nhân viên với tri thức chuyên gia cần thiết để giám sát bên thứ ba Điều phối tình hình tài • Ước lượng tình hình tài bên thứ ba theo hàng năm, ước lượng thường xuyên rủi ro cao • Đảm bảo nghĩa vụ tài bên thứ ba với người kí hợp đồng đáp ứng theo cách hạn • Xét duyệt thích hợp bao quát bảo hiểm bên thứ ba • So sánh thu nhập/chi phí thực tế với dự kiến Kiểm soát điều phối • Thực họp kiểm điểm đảm bảo phẩm chất chỗ • Tài trợ cho việc kiểm định có phối hợp kiểm điểm với nhóm người dùng • Kiểm điểm báo cáo kiểm định Theo dõi khiếm khuyết • Kiểm điểm việc lập kế hoạch dự phòng để tiếp tục nghiệp vụ bên thứ ba kiểm thử để đảm bảo tất dịch vụ khôi phục thời gian chấp nhận • Điều phối thay đổi nhân bên thứ ba chủ chốt dành cho hợp đồng Làm tài liệu • Nếu tổ chức định quản lí mối quan hệ bên thứ ba thành công, phải làm tư liệu đắn cho chương trình giám sát • Lập danh sách nhà cung cấp lớn hay bên thứ ba khác mà cấp quản lí chi số tiền lớn, hay người cho chủ chốt việc ◦ Hợp đồng hợp pháp, thời đầy đủ ◦ Quản lí rủi ro đặn báo cáo hiệu nhận từ bên thứ ba ◦ Kế hoạch nghiệp vụ nhận diện tiến trình lập kế hoạch quản lí, trách nhiệm nghề nghiệp việc chọn bên thứ ba Chất lượng truy nhập dịch vụ hỗ trợ • Báo cáo kiểm điểm đặn làm tư liệu hiệu bên thứ ba liên quan tới thoả thuận mức dịch vụ • Làm tài liệu theo dõi vấn đề hiệu theo cách thức thời gia • Xác định việc huấn luyện thích hợp • Duy trì tài liệu ghi liên quan tới việc tuân thủ hợp đồng, cải biên, giải tranh cãi • Họp thường kì với bên hợp đồng để thảo luận vấn đề hiệu vận hành Khoán - Hợp đồng nhà cung cấp 84 Cấu phần hợp đồng Hợp đồng đề cập tới cấu phần sau: • Người kí hợp đồng chủ yếu: thực thể tiến hành khoán để đạt tới mục đích người chủ sản phẩm cuối • Nhà cung cấp: thực thể cung cấp nguồn lực vật chuyển giao cho người kí hợp đồng chủ yếu • Nguồn lực: phương tiện hay tài sản dùng để đạt tới mục đích Nguồn lực phần cứng, phần mềm hay nhà cửa bên cung cấp • Mục đích: lí người kí hợp đồng chủ yếu quan hệ với nhà cung cấp • Thoả thuận: hợp đồng nêu đại cương mối quan hệ người kí hợp đồng chủ yếu nhà cung cấp, Phát biểu công việc hay Lệnh làm việc xác định tất vật phẩm chuyển giao tiêu chí chấp nhận • Trách nhiệm công việc: tất hoạt động tiến trình chọn nhà cung cấp phải tóm tắt làm tư liệu phần tiến trình trách nhiệm công việc Bản tóm tắt phải bao gồm tất nhà cung cấp xét tới, kết chào thầu Request for Quote (RFQ), việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc dùng để tới định • Điều khoản điều kiện hợp đồng có liên quan: tất thoả thuận phải kiểm điểm qua thảo luận pháp lí thích hợp việc quản lí hợp đồng/ nguồn/sở hữu trí tuệ trước cam kết phần hay toàn thể Thoả thuận cấp phép hợp đồng nhà cung cấp • Thoả thuận cấp phép hợp đồng phải thương lượng trước chúng có sẵn cần tới cho hoạt động sản xuất • Phần mềm tài liệu chuyển giao nước đòi hỏi có giấy phép xuất giấy phép nhập hợp lệ • Tất phần mềm, nâng cấp tài liệu phải đưa qua họp kiểm điểm phân loại xuất/nhập ban quản trị để đảm bảo việc cấp phép • Nên có thoả thuận sử dụng để hạn chế xác định việc dùng có thẩm quyền và/ đưa sản phẩm Quản lí hợp đồng Tiến trình làm hợp đồng sau: Dự án xác định rõ chỗ đòi hỏi việc xây dựng bên thực Nhận diện người kí hợp đồng có khả làm khoán Kí kết phát biểu giữ bí mật gửi chào thầu Request for Quote (RFQ) cho nhà cung cấp Phân tích kết RFQ, chọn người cung cấp tuân thủ theo sách, trách nhiệm công việc thường thực xác nhận vào lúc Xây dựng hợp đồng với nhà cung cấp chọn, xây dựng Phát biểu công việc ban đầu có cột mốc tiêu chí chấp nhận 85 Xác định trông đợi giao hàng nhà cung cấp (đặc tả chức năng, kết kiểm thử đơn vị, etc ) Điều phối tiến độ việc phát triển người quản lí dự án người quản lí phát triển Kiểm thử sản phẩm công việc chuyển giao chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi Sản phẩm công việc phần mềm chấp thuận dựa điều khoản hợp đồng phát biểu công việc SOW Dự án vào phần bảo trì đặc tả thoả thuận Xác định nhu cầu phần mềm Cấu phần phần mềm có chỗ không? • Có sản phẩm chỗ mà sửa đổi hay nâng cao để khớp với nhu cầu không? • Có giải pháp phần mềm hàng chợ tổng quát không? • Có giải pháp hàng chợ tổng quát có tác dụng với sửa đổi không? • Nếu tất khả trên, phải xây dựng phần mềm Nếu thiếu kĩ chỗ hay nhân lực không sẵn có phải thuê làm hợp đồng hay khoán cho phần việc Chọn nhà cung cấp • Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng • Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ trở thành sở để tạo chào thầu Request for Quote (RFQ) • Cần nhận diện nhà cung cấp tiềm để xem xét • Nỗ lực quản lí hợp đồng/nguồn tài liệu/sở hữu trí tuệ mấu chốt để làm tài liệu nhà cung cấp đánh giá hiệu nhà cung cấp Thương lượng hợp đồng • Về mặt kĩ thuật, việc thương lượng bắt đầu lần tiếp xúc với nhà cung cấp tiềm để lấy thông tin • Điều mấu chốt quản lí trông mong nhà cung cấp từ đầu Họ thông tin dẫn họ nhà cung cấp chọn trước đưa định cuối • Sau nhận phân tích dự thầu RFP, người quản lí dự án với trợ giúp từ CSIPM, xác định nhà cung cấp ưa chuộng • Tổ thương lượng bao gồm người quản lí dự án, CSIPM, cố vấn pháp luật Kiểm điểm nhà cung cấp Có hai kiểu họp kiểm điểm quản lí chủ chốt cho hợp đồng • Kiểm điểm hợp đồng sở thường lệ (theo tháng, theo quí) để đảm bảo việc tuân thủ điều khoản điều kiện • Họp kiểm điểm quản lí hoạt động nhà cung cấp thực nhiệm vụ hợp đồng Quản lí nhà cung cấp 86 • Người quản lí nhà cung cấp (VM) định kế hoạch dự án cho nhà cung cấp có hợp đồng làm việc với dự án Thông thường người quản lí dự án hay người quản lí phát triển dự án đặc biệt • Người quản lí nhà cung cấp phải có thủ tục chỗ để đánh giá mức độ hiệu chất lượng nhà cung cấp thời hạn dự án Hiệu nhà cung cấp nên lập kế hoạch theo dõi tất pha vòng đời phát triển dự án Lập kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái • Họp kiểm điểm nhà cung cấp • Kiểm điểm sản phẩm công việc nhà cung cấp • Kiểm soát thay đổi nhà cung cấp • Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp • Đảm bảo chất lượng phần mềm nhà cung cấp Kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái • Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục lập kế hoạch dự án nhà cung cấp tuân thủ phương pháp phát triển ứng dụng phần mềm tổ chức (SDM) • Bản kế hoạch nhà cung cấp phải bao gồm: ◦ Chỉ báo hiệu (kích cỡ, chi phí, nguồn lực máy tính) ◦ Lịch biểu (đường găng thành tựu cột mốc) ◦ Các hoạt động kĩ thuật ◦ Thẩm định rủi ro liên kết với chi phíe, nguồn lực, lịch biểu ◦ Tuân thủ an ninh Họp kiểm điểm nhà cung cấp • Họp trạng thái • Cuộc họp khởi động cho tất thành viên tổ để xem xét kế hoạch dự án, vai trò trách nhiệm, thủ tục, kế hoạch nhà cung cấp • Kiểm điểm yêu cầu phần mềm với tổ dự án, cộng đồng doanh nghiệp/người dùng, nhà cung cấp • Các họp trạng thái diễn tiếp sau tổ chức để thảo luận vấn đề, mối quan tâm, trạng thái hoạt động, việc cần làm • Xem hướng dẫn, họp kiểm điểm nhà cung cấp phải tổ chức sau hoàn thành: ◦ Pha lập kế hoạch ◦ Pha xây dựng (phát triển) ◦ Pha ổn định hoá (kiểm thử) ◦ Pha trình diễn / Đánh giá (kiểm thử chấp nhận người dùng) 87 • Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp nên tổ chức trước việc bàn giao sang kiểm thử tích hợp hay sản phẩm • Thủ tục tiêu chuẩn chấp nhận xác định cho phần mềm sản phẩm công việc không phần mềm: ◦ ghi nhớ bàn giao nhà cung cấp ◦ kết kiểm thử nhà cung cấp ◦ mã nguồn theo Quản lí cấu hình (CM) ◦ tài liệu người dùng • Người quản lí nhà cung cấp đưa chữ kí chấp nhận để việc hoàn thành thoả đáng ◦ Hiệu nhà cung cấp đánh giá theo tiêu chí đánh giá xác định thoả thuận hợp đồng ◦ Việc đánh giá hiệu tiến hành cách thường kì toàn thời gian hợp đồng, không vào lúc cuối ◦ Mọi tài liệu đánh giá nên dùng làm vào cho việc chọn nhà cung cấp tương lai Sản phẩm công việc Kế hoạch nhà cung cấp Đặc tả chức giao diện Tài liệu phân tích thiết kế Khi kiểm điềm Pha lập kế hoạch Pha lập kế hoạch Pha xây dựng Kế hoạch trường hợp kiểm thử Kết kiểm thử Pha xây dựng Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Tài liệu người dùng Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp Kiểm điểm sản phẩm làm việc nhà cung cấp • Với họp kiểm điểm, phải chuẩn bị báo cáo kiểm điểm lưu trữ tài liệu dự án người quản lí nhà cung cấp • Nhà cung cấp phải thông báo không tuân thủ văn • Nhà cung cấp phải tạo thực kế hoạch hành động sửa chữa để giải vấn đề • Người quản lí nhà cung cấp theo dõi việc cần làm để kết thúc Quản lí thay đổi với nhà cung cấp • Mọi thay đổi với yêu cầu phần mềm phải trao cho nhà cung cấp văn viết • Nhà cung cấp phải tuân theo thủ tục kiểm soát thay đổi đánh giá tác động thay đổi 88 • Người quản lí nhà cung cấp phải kiểm điểm việc phân tích thay đổi nhà cung cấp truyền đạt chấp thuận cho tiến hành thay đổi • Số lượng thay đổi phải điều phối làm tư liệu rõ ràng Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp • Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục quản lí cấu hình phần mềm tuân thủ theo phương pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức • Người quản lí nhà cung cấp điều phối hoạt động quản lí cấu hình nhà cung cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, không tuân thủ • Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữ yêu cầu Đảm bảo chất lượng nhà cung cấp • Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo thủ tục đảm bảo chất lượng tuân thủ với phương pháp phát triển phần mềm SDM tổ chức • Tổ chức họp kiểm điểm đặn để xác định nguồn lực đảm bảo chất lượng phần mềm SQA thích hợp, kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm chuẩn thích hợp cho việc điều phối hiệu nhà cung cấp • Người quản lí nhà cung cấp điều phối hoạt động nhà cung cấp thông báo cho nhà cung cấp, văn bản, không tuân thủ họ • Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo nhà cung cấp tiến hành hành động sửa chữa yêu cầu 4.3 Kết thúc dự án 4.4.1.Nhập đề Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn Các lí kết thúc dự án - Đã hoàn thành yêu cầu - Chưa hoàn thành yêu cầu, có yếu tố sau: • Kinh phí hết, cấp thêm • Thời hạn hết, không cho phép gia hạn thêm • Ban Quản lý nhà tài trợ định chấm dứt • Những lý đặc biệt khác - Trước kết thúc dự án, cần làm số công việc 4.4.2.Thống kê lại liệu Thống kê lại số liệu "lịch sử" chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm • So sánh kế hoạch thực tế • Tìm nguyên nhân (kể trường hợp hoàn hảo) 89 4.4.3.Rút học kinh nghiệm - Gợi ý dàn - Gợi ý dàn I Giới thiệu chung dự án A Mục đích B Phạm vi II Tình hình/hiện trạng trước thực dự án III Tóm tắt nội dung công việc dự án IV Những điểm đạt được/thành công A B Các thành công Thảo luận thành công V Các vấn đề gặp phải thực dự án A Thảo luận vấn đề B Cách khắc phục vấn đề VI Cơ hội cho công việc tương lai - Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu • Yêu cầu kiểm soát thay đổi • Bản ghi chi phí • Phỏng vấn với thành viên tổ, Ban lãnh đạo khách hàng • Biên họp • Lịch biểu thời gian • Phác thảo dự án sửa đổi • Tài liệu thống kê - Thời gian tốt để viết tài liệu: liệu này: cuối dự án hay sau dự án kết thúc Càng để muộn không hay - Tài liệu lợi nào? • Người quản lý dự án không đủ trình độ, không đủ thông tin => viết tài liệu không xác • Mục đích trị tài liệu: Tài liệu không phản ảnh thật, để công kích người khác • Không phổ biến cho ai, không cho đọc Kiểm điểm sau bàn giao - Mục đích: Khảo sát suất phục vụ sản phẩm hoạt động trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng • Xác định xem mục đích mục tiêu dự án có đạt không? • Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu khách hàng không? 90 • Đánh giá ích lợi thực sản phẩm? • Khách hàng có thực thoả mãn? • Thảo luận hỗ trợ tiếp tục - Các lưu ý họp kiểm điểm • Mời tư vấn độc lập • Khoanh vùng nội dung cần họp bàn, tránh lan man, cãi vã • Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho họp (tuỳ độ lớn dự án) • Tổng kết điểm (sáng kiến, kinh nghiệm, ) dự án Đóng dự án Trong giai đoạn cuối dự án, trước kết thúc, nên làm số việc: • Giảm bớt người, phân công lại công việc • Xác nhận công bố cá nhân/đơn vị làm tốt (động viên tinh thần, kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) • Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để người quản lý dự án tự bảo vệ mình) 91 Bức tranh tổng thể Quản lý dự án Một số văn pháp quy liên quan đến tổ chức triển khai dự án 1.Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08-07-1999 việc ban hành Quy chế Quản lý đầu tư xây dựng 2.Thông tư 06/2000/TT-BKHĐT ngày 24-11-1999 hướng dẫn nội dung Tổng mức đầu tư, Hồ sơ thẩm định dự án đầu tư Báo cáo đầu tư Thông tư 07/2000/TT-BKHĐT ngày 03-07-2000 Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung số nội dung Thông tư số 06/1999/TT-BKH nói Quyết định 14/2000/QĐ-BXD ngày 20-07-2000 Về việc ban hành Định mức chi phí tư vấn đầu tư xây dựng Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 1999 việc ban hành quy chế đấu thầu Nghị định 14/2000/NĐ-CP ngày 05-05-2000 việc sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế Đấu thầu Thông tư liên tịch số 45/2001/TTLT/BTC-BKHCNMT ngày 18 tháng năm 2001 hướng dẫn số chế độ chi tiêu nhiệm vụ khoa học công nghệ Phần phụ lục tài liệu "Đề án Tin học hoá quản lý hành Nhà nước 2001-2005 hành động" 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu: GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN Biên tập bởi: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://voer.edu.vn/c/10d828a4 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Lời nói đầu Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/16ab7fb9 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Chương I Mở đầu Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/dd31f7c8 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Khoa học quản lý nói chung Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/e10760ce Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Sơ lược phát triển tư tưởng quản lý Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/a0203412 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/85decb71 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Quản lý dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/48a313ef Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Người quản lý dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/60d13cb8 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Chương II Lập kế hoạch dự án 93 Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/36bcf0a8 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Xác định vai trò trách nhiệm dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/8e7e8206 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Tài liệu mô tả dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/2bb6ca06 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Bảng công việc Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/9abde619 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Ước lượng thời gian Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/468f610b Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Xác định rủi ro Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/16f382b1 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ 133/137 Module: Lập tiến độ thực Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/9e12f730 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Phân bố lực lượng, tài nguyên Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/4f0a966b Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Tính chi phí cho dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/fa450f0d Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ 94 Module: Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/6713319d Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Sơ đồ luồng công việc Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/8447dc10 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Hồ sơ dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/528dc69e Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Kỹ họp trình bày Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/c95123b9 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Xây dựng tổ dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/f9b1600b Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Chương IV Quản lý, kiểm soát dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/2cfdc29d Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Các đặc điểm dự án CNTT Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/e2fe5cce Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ URL: http://www.voer.edu.vn/m/8b70ceb3 Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Khoán - Mua sắm Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi URL: http://www.voer.edu.vn/m/124bfdea Giấy phép: http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ Module: Kết thúc dự án Các tác giả: Vien CNTT – DHQG Hanoi 95 MỤC LỤC 96 ... thành công • Xét duyệt, nghiệm thu ký nhận sản phẩm bàn giao Ban lãnh đạo (Ban đạo) • Bổ nhiệm chức danh Dự án: Quản lý dự án, thư ký, trưởng nhóm, • Xét duyệt giải vấn đề liên quan đến đạo cấp... tình trạng "người quản lý dự án bị dự án quản lý" (the changes manage the project managers, rather than the project managers managing the changes) • Hồ sơ dự án chất lượng • Nói chung => dự án bị... xưa: chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp kỳ quan giới - Henry Gantt (đầu kỷ 20), đưa khái niệm sơ đồ Gantt => Quản lý công việc theo thời gian - Cuối năm 50': PERT (Program Evaluation and Review