ĐỀ tài hệ THỐNG QUẢN lý bán HÀNG tại NHÀ THUỐC

Công nghệ ngày một trở nên phát triển và trở thành một phần thiết yếu của cuộc sống. Với việc phát triển công nghệ, con người đã tiết kiệm được nhiều nguyên liệu và nhiên liệu, thời gian và công sức hơn trong việc sản xuất, vận chuyển, lưu thông và quản lý hàng hoá. Chuyên môn hoá và tự động hoá trong từng khâu làm tăng hiệu năng trong sản xuất. Việc quản lý cũng ngày một tiện dụng hơn với sự hỗ trợ của công nghệ: máy tính, điện thoại thông minh hỗ trợ GSM, CDMA.Một phần không thể không nhắc đến là các phần mềm quản lý tiện ích chạy trên các thiết bị phần cứng trên. Dựa trên yêu cầu ngày một cao hơn và sâu hơn của các cửa hàng, chúng em xin làm đề tài cho môn kĩ thuật phần mềm là thiết kế một

ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI NHÀ THUỐC

******************************

Contents

ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI NHÀ THUỐC 2

Article I CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2

Section 1.01 I MÔ TẢ HỆ THỐNG 2

(a) Nhiệm vụ cơ bản: 2

1 Cơ cấu tổ chức: 2

2 Quy trình xữ lý 3

3 Các mẫu biểu 4

Section 1.02 MÔ HÌNH TIẾN TRÌNH NHIỆM VỤ 7

(a) 1 Định nghĩa ký hiệu 7

(b) 2 Giải thích 7

(c) 3 Vẽ mô hình tiến trình nhiệm vụ 8

Article II CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 8

Section 2.01 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 8

(a) 1 Các bước xây dựng 8

Section 2.02 SƠ ĐỒ LUỒNG THÔNG TIN DỮ LIỆU 14

(a) 1 Các bước xây dựng 14

(b) 2 Các ký hiệu 15

(c) 3 Áp dụng vào bài toán 16

Section 2.03 III Đặc tả chức năng chi tiết 19

Section 2.04 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 22

Section 2.05 ER mở rộng 22

(a) 1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 22

(b) 2 Xác định kiểu liên kết 23

(c) 3 Vẽ ER mở rộng 25

Section 2.06 Chuẩn hoá dữ liệu 26

(a) Chuyển đổi ER mở rộng thành ER kinh điển 26

(b) Quy tắc chuyển đổi 26

(c) Các bước thực hiện như sau: 26

(d) Vẽ ER kinh điển 29

(e) 2 Chuyển đổi ER kinh điển về ER hạn chế 30

(f) a Quy tắc sử dụng 30

(g) b Các bước thực hiện như sau: 30

(h) c Ký hiệu sử dụng 31

(i) d Vẽ ER hạn chế 31

(j) 3 Chuyển đổi từ ER hạn chế về mô hình quan hệ 33

(k) a Các bước thực hiện 33

(l) b Vẽ mô hình quan hệ 34

Section 2.07 III Đặc tả bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ 34

Section I.1 I MÔ TẢ HỆ THỐNG.

Hệ thống quản lý bán hàng tại nhà thuốc Thời gian vừa qua nhà thuốc A có

kế hoạch mở rộng mặt bằng và nâng cao việc mua bán dẫn đến việc nhập,

xuất, và bán lẽ mặt hàng thuốc trở nên quá tải Để việc nhập, xuất hàng trở

nên nhanh chống và tốn ít nhân lực hạn chế được rủi ro, nhầm lẩn, hay thiếu

hàng Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải có một phần mềm quản lý công việc trên

thông qua máy tính cá nhân

(a) Nhiệm vụ cơ bản:

- Khi nhà thuốc cần đặt hàng từ nhà sản xuất hay nhà cung cấp ban quản lý

nhà thuốc có nhiệm vụ lên kế hoạch mua hàng để đáp ứng như cầu của

khách hàng

1 Cơ cấu tổ chức:

- Ban quản lý nhà thuốc sẻ quản lý các bộ phận sau: Bộ phận đặt hàng, bộ

phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán, bộ phận kiểm tra

- Sau khi có chỉ thị của ban quản lý nhà thuốc, bộ phận đặt hàng có nhiệm vụ

lập phiếu đặt hàng từ nhà cung cấp

- Bộ phận kho sẻ tiến hành nhập hàng vào kho đối chiều với phiếu đặt hàng

so với lượng hàng mà nhà cung cấp chuyển đến Khi có khách hàng cần đặt

hàng bộ phận bán hàng (Tu vấn nếu có) và lập phiếu để xuất theo số lượng

yêu cầu sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để thu tiền theo con số trên

phiếu Ngoài ra có thể đánh vào công nợ cho cá nhân hay bộ phận chịu

trách nhiệm với phiếu bán hàng trên (nếu có) Phiếu xuất hàng được chuyển

đến bộ phận kho để xuất hàng Sau mổi ngày bộ phận kho thống kê số

lượng thuốc bán ra và số lượng thuốc còn lại trong kho Liệt kê theo số

lượng của từng chủng loại

- Bộ phận kiểm tra có nhiệm vụ kiểm tra lại các chỉ số mà bộ phận kho báo

cáo để đối chiếu với với con số trên các đơn đặt hàng, nhận hàng và xuất

hàng, số lượng còn lại trong kho có khớp nhau không Bộ phận kiểm tra còn

phát hiện về hàng và tiền trong quá trình đặt hàng để khiếu nại với nhà cung

cấp nhằm điều chỉnh thích hợp Ngoài ra, còn kiểm tra số tiền mặt hiện tại

và công nợ có bằng số tiền thu về không Sau đó bộ phận kiểm tra sẻ báo

cáo với ban quản lý nhà thuốc các thông tin vừa kiểm tra

2 Quy trình xữ lý

 Quy trình của hệ thống thực hiện như sao:

- Khi nhà thuốc có nhu cầu nhập hàng, ban quản lý sẻ lập bảng dự trù (BDT)

các mặt hàng, các loại thuốc cần nhập về Bảng đó được chuyển đến bộ

phận đặt hàng và bộ phận đặt hàng tiếp nhận và bắt đầu tìm nhà cung cấp

Việc tiềm kiếm này được thực hiện ngay trên chiếc máy tính của bộ phận và

thông tin về các nhà cung cấp được lưu trong tệp tin NCC Kế tiếp bộ phận

đặt hàng bắt đầu thương lượng và chọn nhà cung cấp việc này có thể qua

gặp mặt, điện thoại hoặc gửi mail Sau khi đã chọn được nhà cung cấp thích

hợp bộ phận đặt hàng tiến hành lập phiếu đặt hàng (PĐH) thông qua hệ

chương trình gọi là hệ đặt hàng lưu thông tin đó vào tệp tin ĐẶT

HÀNG(ĐH) để quản lý, in và gửi PĐH đến nhà cung cấp

- Nhà cung cấp dựa vào phiếu đặt hàng trên để xuất hàng kèm theo đó là

phiếu giao hàng (PGH)

- Bộ phận kho tiến hành nhận hàng và nhập hàng vào kho, các thông tin trên

phiếu giao hàng và địa điểm kho cất tạm được lưu vào máy tính nằm trong

tệp tin KHO Khi có khách mua hàng bộ phận bán hàng tiến hành tư vấn và

lập phiếu xuất hàng (PX) theo yêu cầu của khách thông qua hệ chương trình

BÁN HÀNG (BH) Chương trình này giúp bộ phận bán hàng kiểm tra được

số lượng các mặt hàng có trong kho để tiến hành lập phiếu hoặc từ chối

khách nếu hàng trong kho hết hàng Trong trường hợp hàng có ở trong kho

bộ phận bán hàng tiến hành lập phiếu phiếu xuất (PX), trên phiếu xuất có

thông tin sản phẩm, số lượng, giá thành, đơn vị tính và thông tin khách

hàng Thông tin trên phiếu xuất được lưu vào tệp tin PHIẾU XUẤT(PX) và

in phiếu xuất gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tiến hành nhập

thông tin trên phiếu thông qua hệ chương trình thanh toán Thông tin đó

được lưu vào tệp tin THANH TOÁN Trên phiếu xuất có thêm mục ghi chú

để có thể linh động khi việc thanh toán thông qua công nợ hay chuyển

khoản Việc nhập thông tin và lưu thông tin đã xong, nhân viên kế toán sẻ

tiến hành thu tiền(nếu thanh toán bằng tiền mặt), viết hóa đơn cho KH và

ký tên, đống dấu để xác minh phiếu xuất hàng này là hợp lệ Phiếu xuất sẻ

được chuyển đến bộ phận kho Bộ phận kho sẻ tiến hành kiểm tra nếu

trường hợp phiếu xuất không hợp lệ bộ phận kho sẻ báo cho bộ phận kiểm

tra để khắc phục còn nếu phiếu hợp lệ thì tiến hành xuất hàng Trong trường

hợp nếu khách hàng chưa thanh toán mà được tính vào công nợ, hoặc nhà

thuốc vẫn chưa thanh toán hết tiền cho nhà cung cấp lúc đó bộ phận bán

hàng và bộ phận đặt hàng yêu cầu bộ phận kế toán sau khi thu đủ tiền của

khách hàng và chi trả cho nhà cung cấp đủ thì gửi cho hai bộ phận trên bản

ghi trả tiền để tiện theo giỏi Thông tin trên bản ghi đó sẻ được lưu tương

ứng vào tệp tin THANH TOÁN Ngoài ra, bộ phận kiểm tra còn làm nhiệm

vụ tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp nếu phát hiện có sai lệch thì tổ kiểm

tra sẻ liên hệ với nhà cung cấp để khắc phục còn nếu không bộ phận kiểm

tra sẻ xác minh lên hóa đơn sau đó mới chuyển cho bộ phận kế toán để bộ

phận kế toán thanh toán cho nhà cung cấp

- Sau mổi ngày hoặc mỗi tuần thông qua hệ chương trình kho Bộ phận kho

kiểm kê và in ra báo cáo hàng tồn kho Thông tin đó được lưu vào tệp tin

KHO (KHO), in ra và chuyển cho bộ phận kiểm tra để kiểm tra và đối

chiếu

- Khi đã có các báo cáo từ các bộ phận gửi lên cộng với việc kiểm tra, bộ

phận kiểm tra sẻ lập báo cáo tổng hợp gửi lên ban quản lý nhà thuốc về tình

hình hoạt động của nhà thuốc Thông tin đó được lưu ở tệp tin TỔNG HỢP

(TH)

3 Các mẫu biểu.

a Bảng dự trù của ban quản lý nhà thuốc

b Bảng báo giá của nhà cung cấp

c Phiếu đặt hàng

d Phiếu giao hàng của nhà cung cấp

e Hóa đơn nhà cung cấp giao cho nhà thuốc kèm theo phiếu giao hàng

f Phiếu xuất hàng

g Báo cáo hàng tồn kho

(a) 1 Định nghĩa ký hiệu.

, , (Tên luồng dữ liệu và phải có mủi tên)

+ Khách hàng

- Phần động gồm: Luồng dữ liệu

Sau khi xác định rỏ các phần trên và xác định rỏ thông tin nào đi vào thông tin

nào lấy ra từ đó ta tiến hành vẻ mô hình

(c) 3 Vẽ mô hình tiến trình nhiệm vụ

Section II.1 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

(a) 1 Các bước xây dựng.

Bước 1 Xác định chức năng chi tiết:

- Lưu thông tin trên phiếu giao hàng và địa điểm cất hàng

- Tư vấn và lập phiếu xuất

- Kiểm tra hàng trong kho

- Lưu, in và gửi phiếu xuất

- Nhập thông tin trên PX

- Tiến hành thu tiền, lập hóa đơn cho KH

- ký tên và đống dấu xác nhận

- Chuyển phiếu xuất đến BP kho

- Kiểm tra phiếu xuất

- Báo cáo bộ phận kiểm tra(nếu có sai lệch)

- Xuất hàng

- Yêu cầu bộ phận kế toán gửi bản ghi trả tiền

- Gửi thông tin bản ghi trả tiền

- Lưu thông tin bản ghi

- Tiếp nhận hóa đơn

- Liên hệ NCC

- Chuyển hóa đơn cho BP kế toán

- Thanh toán cho NCC

- Kiểm kê và in ra báo cáo hàng tồn kho

- Chuyển báo cáo cho BP kiểm tra

- Kiểm tra và đối chiếu

- Lập báo cáo tổng hợp

 Lưu thông tin trên phiếu giao hàng và địa điểm

 Kiểm tra phiếu xuất

 Báo cáo bộ phận kiểm tra(nếu có sai lệch)

 Xuất hàng

 Kiểm kê và in ra báo cáo hàng tồn kho

 Lưu thông tin

 Chuyển báo cáo cho BP kiểm tra

 Bộ phận bán hàng

 Tư vấn và lập phiếu

 Kiểm tra hàng trong kho

 Lưu, in và PX

 Bộ phận kế toán

 Nhập thông tin trên PX

 Tiến hành thu tiền, lập hóa đơn cho KH

 ký tên và đống dấu

 Thanh toán cho NCC

 Chuyển PX đến bộ phận kho

 Gửi thông tin bản ghi trả tiền

 Lưu thông tin bản ghi trả tiền

 Bộ phận kiểm tra

 Tiếp nhận hóa đơn

 Liên hệ NCC

 Chuyển hóa đơn cho BP kế toán

 Kiểm tra và đối chiếu

 Lập báo cáo tổng hợp

 Gửi báo cáo tổng hợp

B4 Loại bỏ chức năng không có ý nghĩa trong hệ thống quản lý

 Lập bảng dự trù

 Tìm nhà cung cấp

 Lưu thông tin NCC

 Lưu thông tin vào Tệp ĐH

 NCC xuất hàng

 Lưu thông tin trên phiếu giao hàng và địa điểm cất hàng

 Kiểm tra hàng trong kho

 Nhập thông tin trên PX

 Kiểm tra phiếu xuất

 ký tên và đống dấu

 Báo cáo bộ phận kiểm tra(nếu có sai lệch)

 Yêu cầu bộ phận kế toán gửi bản ghi trả tiền

 Lưu thông tin bản ghi

 Tiến hành thu tiền, viết hóa đơn cho KH

 Chuyển phiếu xuất đến BP kho

 Xuất hàng

 Gửi thông tin bản ghi tra tiền

 Tiếp nhận hóa đơn NCC

 Chuyển hóa đơn cho BP kế toán

 Thanh toán cho NCC

 Kiểm kê và in ra báo cáo hàng tồn kho

 Kiếm tra đối chiếu

 Gửi báo cáo tổng hợp

Bước 2 Gom nhóm

 Bộ phận đặt hàng

 Thu tiền, viết hóa đơn cho KH

 Thanh toán cho NCC

 Chuyển PX đến bộ phận kho

 Gửi thông tin bản ghi trả tiền

 Bộ phận kiểm tra

 Tiếp nhận hóa đơn

 Chuyển hóa đơn cho BP kế toán

 Kiểm tra và đối chiếu

 Gửi báo cáo tổng hợp

Bước 3 Vẽ sơ đồ phân rã chức năng Của hệ thống

Ký hiệu:

 Hình chử nhật biểu diển là các chức năng tương ứng:

 Mỗi chức năng được phân rã thành nhiều chức năng con và được ký hiệu

như sau:

(a) 1 Các bước xây dựng.

Bước 1 Chức năng duy nhất của hệ thống là : Quản lý báng hàng tại nhà thuốc

Các tác nhân ngoài gồm: Ban quản lý nhà thuốc, nhà cung cấp(NCC), Khách

hàng

Luồng dữ liệu giữa chức năng với tác nhân ngoài gồm: Bảng dự trù, phiếu đặt

hàng, thông tin phản hồi, hóa đơn, bảng báo giá, sản phẩm

Bước 2 Phân mức nguyên nhân của việc phân mức là do sơ đồ luồng dữ liệu

đầy đủ của hệ thống rất phức tạp Các mức được đánh từ cao sau đó đến mức

đỉnh 1, mức đỉnh 2, đỉnh 3 trong bài này gồm:

Mức 0 (mức khung cảnh): Tên chức năng là tên toàn bộ hệ thống đó là quản lý

bán hàng

Mức 1: Mức này gồm các chức năng sau: Quản lý đặt hàng, quản lý kho, quản

lý bán hàng, quản lý kế toán, quản lý kiểm tra và bắt đầu mức này ta có các kho

dữ liệu NCC, ĐẶT HÀNG, KHO, PHIẾU XUẤT, THANH TOÁN, HÓA

 Thu tiền, viết hóa đơn cho KH

 Thanh toán cho NCC

 Chuyển PX đến bộ phận kho

 Gửi thông tin bản ghi trả tiền

 Tiếp nhận hóa đơn

 Chuyển hóa đơn cho BP kế toán

 Kiểm tra và đối chiếu

(b) 2 Các ký hiệu.

 Tiến trình: Thực tế tên tiến trình phải trùng với tên chức năng trong sơ đồ

phân rã chức năng

Ký hiệu: Hình tròn, hình elip

Quan hệ giữa khó dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu

(c) 3 Áp dụng vào bài toán.

 Mô tả luồng dữ liệu mức 0

 Mô hình luồng dữ liệu mức 1

 Mô hình luồng dữ liệu mức 2

 Bộ phận đặt hàng

 Bộ phận kho

 Bộ phận bán hàng

 Bộ phận kế toán

 Bộ phận kiểm tra

Section II.3 III Đặc tả chức năng chi tiết.

 Mô tả chi tiết chức năng “tiếp nhận bản dự trù”

 Đầu vào : bản dự trù

 Đầu ra: nhận bản dự trù

 Quy trình: do nhu cầu của nhà thuốc, ban quản lý sẻ tiến hành lập kế

hoạch kinh doanh cho nhà thuốc và lên bảng dự trù Bản dự trù này được gửi đến bộ phận đặt hàng

 Chi tiết chức năng “thương lượng và chọn nhà cung cấp”

 Đầu vào: tìm nhà cung cấp thích hợp trong tệp tin NCC

 Đầu ra: sau khi chọn được tiến hành thương lượng với NCC được chọn

 Quy trình: sau khi nhận được bản dự trù bộ phận đặt hàng tiến hành tìm

kiếm thông tin NCC trong tệp tin NCC để chọn ra nhà cung cấp thích hợp Sau đó tiến hành thương lượng để đưa đến phương án tốt nhất nhất

 Chi tiết chức năng “lập phiếu đặt hàng”

 Đầu vào: bản dự trù, thông tin nhà cung cấp

 Đầu ra: đưa ra phiếu đặt hàng

 Quy trình: sau khi tìm kiếm và thương lượng về số lượng, giá cả với

NCC đã chọn Bộ phận đặt hàng tiến hành lập phiếu đặt hàng

 Chi tiết chức năng “in và gửi phiếu đặt hàng đến NCC”

 Đầu vào: phiếu đặt hàng

 Đầu ra: phiếu đặt hàng được in và gửi đến NCC

 Quy trình: phiếu đặt hàng được in ra sau đó tiến hành gửi đến nhà cung

cấp

 Chi tiết chức năng “nhận hàng và nhập hàng”

 Đầu vào: hàng, phiếu giao hàng

 Đầu ra: thông tin hàng nhận

 Quy trình: khi hàng được NCC chuyển đến bộ phận kho tiến hành nhận

hàng cùng với phiếu giao hàng sau đó tiến hành nhập hàng rồi từ đó cho

ra thông tin của hàng

 Chi tiết chức năng “xuất hàng”

 Đầu vào: phiếu xuất

 Đầu ra: phiếu xuất và hàng

 Quy trình: sau khi phiếu xuất được bộ phận kế toán chứng thực là hợp lệ

phiếu xuất được chuyển đến bộ phận kho Bộ phận kho tiến hành xuất hàng

 Chi tiết chức năng “kiểm kê, in báo cáo hàng tồn kho”

 Đầu vào: hàng trong kho

 Đầu ra: báo cáo chi tiết hàng tồn kho

 Quy trình: sau mỗi tuần hoặc 1 tháng kho tiến hành kiểm kê toàn bộ

hàng trong kho, sau đó in ra và nộp báo cáo cho bộ phận kiểm tra

 Chi tiết chức năng “tư vấn và lập phiếu”

 Đầu vào: khách hàng, yêu cầu của khách hàng

 Đầu ra: thông tin sản phẩm, phiếu xuất

 Quy trình: bộ phận bán hàng tiến hành tư vấn cho khách hàng sau đó

tiến hành lập phiếu xuất

 Chi tiết chức năng “lưu, in và gửi phiếu xuất”

 Đầu vào: phiếu xuất

 Đầu ra: phiếu xuât được lưu lại, in ra

 Phiếu xuất được lưu lại, in ra sau đó gửi đến bộ phận kế toán

 Chi tiết chức năng “thu tiền, viết hóa đơn”

 Đầu vào: phiếu xuất, thông tin khách hàng

 Đầu ra: giao dịch thanh toán, hóa đơn

 Quy trình: sau khi phiếu xuất được chuyển từ bộ phận đặt hàng sang bộ

phận kế toán Bộ phận kế toán tiến hành thu tiền và xuất hóa đơn

 Chi tiết chức năng “thanh toán NCC”

 Đầu vào: hóa đơn NCC

 Đầu ra: giao dịch thanh toán

 Quy trình: bộ phận kiểm tra sau khi đã kiểm tra hóa đơn, tiến hành

chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán tiến hành thanh toán cho NCC

 Chi tiết chức năng “chuyển phiếu xuất đến kho”

 Đầu vào: phiếu xuất

 Đầu ra: phiếu xuất đã được chứng thực hợp lệ

 Quy trình: Phiếu xuất sẻ được bộ phận kế toán chứng thực hợp lệ sau

khi thu tiền của khách hàng

 Chi tiết chức năng “gửi bản ghi trả tiền”

 Đầu vào: giao dịch thanh toán

 Đầu ra: bản ghi trả tiền

 Quy trình: sau khi bộ phận kế toán đã chi, trả cho nhà cung cấp và khách

hàng, kế toán sẻ gửi bản ghi trả tiền thông báo cho bộ phận đặt hàng và

bộ phận bán hàng

 Chi tiết chức năng “tiếp nhận hóa đơn từ NCC”

 Đầu vào: hóa đơn

 Đầu ra: hóa đơn đã được kiểm tra

 Quy trình: khi giao hàng NCC gửi kèm theo hóa đơn cho bộ phận kiểm

tra

 Chi tiết chức năng “chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán”

 Đầu vào: hóa đơn

 Đầu ra: hóa đơn đã kiểm tra và gửi đi

 Quy trình: sau khi kiểm tra hóa đơn được xác thực và gửi đi

 Chi tiết chức năng “kiểm tra và đối chiếu”

 Đầu vào: thông tin từ các bộ phận và bản báo cáo của kho

 Đầu ra: báo cáo tổng hợp

 Quy trình: sau khi kiểm tra các bộ phận, đối chiếu báo cáo kiểm kê của

kho Bộ phận kiểm tra tiến hành gửi báo cáo tổng hợp lên ban quản lý nhà thuốc

Section II.4 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

Section II.5 ER mở rộng

(a) 1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính.