Hệ thống quản lý bán sỉ chuyên đề tốt nghiệp

Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ —•— BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN SỈ GVHD : NGUYỄN QUỐC HÙNG SVTH : ĐẶNG HỌC KHIÊM LỚP : TH01 KHÓA : 34 MSSV : 108203220 TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3, năm 2012 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN SỈ Chƣơng : MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu khái quát : Công ty TNHH ĐẠI Á VIỆT chuyên mua bán loại thực phẩm tiêu dùng, công ty có nhiều khách hàng thường xuyên cửa hàng bán lẻ, đại lý Khách hàng mua bán hàng ngày Công ty tổ chức phân chức để quản lý nghiệp vụ tương ứng trình kinh doanh, bao gồm :  Ban quản lý : Quản lý, điều hành, tổ chức hoạt động kinh doanh công ty Có thể yêu cầu báo cáo theo tháng, quý, năm đột xuất tình hình doanh thu, nhập xuất tồn, thu chi, công nợ Ra định  Phòng kinh doanh : Quản lý việc bán hàng, tiến hành giao dịch với khách hàng, nhận đơn đặt hàng, lập hóa đơn, giao hàng…, báo cáo tình hình bán hàng cho ban quản lý  Phòng kế toán : Thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tài : thu chi, công nợ o Quản lý công nợ : - Căn vào hóa đơn phiếu xuất để thu tiền khách hàng - Cập nhật thông tin công nợ, lập giấy nhắc nợ gửi cho khách hàng Quản lý bán hàng - GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Báo cáo tình hình công nợ khách hàng o Quản lý thu chi : Căn vào hóa đơn bán hàng, chứng từ phận xử lý nghiệp vụ để giải việc thu chi cho khách hàng nhà cung cấp o Thủ quỹ : Làm nhiệm vụ giữ tiền, thu chi tiền  Bộ phận kho hàng : Có nhiệm vụ nhận hàng, xuất hàng theo chứng từ Khi xuất hàng lập phiếu xuất, nhập hàng lập phiếu nhập làm nhiệm vụ kiểm tra bảo quản hàng hóa kho để đảm bảo quy cách phẩm chất hàng hóa Thống kê, lập báo cáo nhâp xuất cho ban quản lý 1.2 Phân tích trạng : Trong việc quản lý mua bán hàng, ngày phòng ban phải quản lý số lượng lớn thông tin từ giao dịch, phải nhanh chóng đáp ứng nhu cầu thông tin cho hoạt động, phải đối mặt với thử thách khối lượng liệu lớn từ nhiều giao dịch diễn hàng ngày Hiện tại, hầu hết chứng từ xử lý cách thủ công, lưu trữ giấy hiệu truy xuất thông tin kém, dễ xảy sai xót, không nhanh chóng Chưa tận dụng khả công nghệ thông tin việc quản lý 1.3 Đặt vấn đề : Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Mục đích đề tài nghiên cứu hệ thống “ Quản lý bán hàng” công ty để xây dựng hệ thống thông tin nhằm giúp công tác quản lý bán hàng đạt mức tự động cao, nhanh chóng, xác hiệu 1.4 Phạm vi nghiên cứu : Hệ thống “ Quản lý bán hàng “ đề tài giới hạn việc bán hàng quản lý công nợ khách hàng 1.4.1 Các quy trình giao dịch với khách hàng : Khi khách hàng đặt mua hàng, công ty xem xét khách hàng có khả chi trả hay không công ty có đủ khả cung ứng hay không để định lập hóa đơn bán hay hủy bỏ đơn hàng Khách hàng đại lý, có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn Khách hàng phân thành nhóm tương ứng với doanh thu: o Nhóm : Có tổng gía trị đơn mua hàng tháng >= tỷ o Nhóm : Có tổng giá trị đơn mua hàng tháng 700 triệu o Nhóm : Có tổng giá trị đơn mua hàng tháng 400 triệu Và nhóm khách hàng có giá trị đơn đặt hàng tháng liên tiếp đạt mức tương ứng nâng hạng Tương ứng với nhóm khách hàng, có hàng mức công nợ để làm lập hóa đơn bán: o Nhóm : tối đa 250000000 o Nhóm : tối đa 150000000 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng o Nhóm : 100000000 Nếu tổng nợ đơn đặt hàng trước đơn đặt hàng > hạn mức công nợ đơn đặt hàng bị hủy Mỗi nhóm khách hàng hưởng mức khấu riêng Sau kiểm tra công nợ khách hàng thỏa mãn người bán kiểm tra hàng kho Nế u không đáp ứng đ ược yêu cầu thông báo cho khách hàng , ngươ ̣c la ̣i người bán nhận ĐƠN ĐẶT HÀNG Căn ĐƠN ĐẶT HÀNG phận kho lập phiếu xuất kho Có thể xuất kho nhiều lần cho hóa đơn Bộ phận bán hàng giao hàng , nhận toán lập hóa đơn Hóa đơn sau lập đưa vào kho lưu trữ, đồ ng thời ghi những thông tin hóa đơn vào sổ bán hàng Khách hàng toán nợ lại Mỗi lần trả tiền khách làm việc với phận Kế toán Quĩ việc trả tiền ghi nhận chứng từ nhận tiền.Chứng từ sau lâ ̣p đươ ̣c đưa vào kho lưu trữ, đồ ng thời ghi những thông tin chứng từ vào sổ toán Dựa vào số t iề n khách đã toán , tính số nợ lại cập nhật vào sổ nơ.̣ Một hóa đơn bán hàng toán nhiều lần, toán nhiều hóa đơn lúc 1.4.2 Sơ đồ chức chéo (1) Quy trình bán hàng : Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng KHÁCH HÀNG Đặt mua hàng BỘ PHẬN BÁN HÀNG BÁN HÀNG Kiểm tr kho, công nợ Phiếu xuất Đủ điều kiện Đơn đặt hàng hàng Nhận hàng Giao hàng nhan toan Thông báo nộp tiền Hóa đơn Đơn mua hàng QUẢN LÝ KHO Nhận đơn đặt hàng Lập phiếu xuất Phiếu xuất KẾ TOÁN Phiếu thu Lập giao dịch thu tiền Phiếu thu Hóa đơn (2) Quy trình thu tiền : Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Thu tiền hàng Đơn vị, phận có nhu cầu Phase BEGIN Thông báo nộp tiền Kế toán Phiếu thu Lập giao dịch thu tiền Phân loại Trả trước In phiếu thu Cập nhật sổ nợ Phiếu thu Nhập quỷ Thanh toán công nợ Thủ quỹ Xác định hóa đơn toán END 1.5 Phƣơng pháp nghiên cứu : Đề tài phân tích thiết kế lập trình theo hướng chức lập trình môi trường NET Cụ thể dùng hệ quản trị sở liệu MS SQL Server 2005 để thiết lập sở liệu, C#(visual studio 2010) để viết chương trình Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ THÀNH PHẦN XỬ LÝ Căn vào phân tích quy trình trên, ta có đối tượng : Phòng Kế Toán, Ban Quản lý, Phòng Kinh Doanh, Bộ Phận Kho Ta có sơ đồ sau : 2.2 Sơ đồ ngữ cảnh : KẾ TOÁN YC BÁ O ẬP CÁ TH ÔN G O TI N Thông tin thu chi TR U Thông tin bán hàng Khách hàng Công nợ BAN GIÁM ĐỐC Thông tin đặt hàng KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Thông tin nợ Thông tin hàng hóa, công nợ, khách hàng Thông tin bán hàng Thông báo Thông tin nhập xuất Thông tin hàng hóa Thông tin bán hàng NHÂN VIÊN KHO NHÂN VIÊN BÁN HÀNG Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng 2.3 Sơ đồ DFD mức : 2.4 Sơ đồ DFD mức 2.4.1 Quy trình lập_kiểm tra đơn đặt hàng : Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng 10 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng CHƢƠNG : THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 4.1 Giao diện menu :  Menu hệ thống bao gồm mục : Đăng nhập, Đăng ký tài khoản, Quản lý Người dùng, Thoát  Menu thông tin bao gồm : Danh mục hàng hóa, Danh mục nhóm hàng, Thông tin khách hàng, giá bán  Menu Bán Hàng bao gồm : Đơn đặt hàng, hóa đơn  Menu Quản lý kho bao gồm: Phiếu xuất, Nhập kho  Menu Thu tiền_QLCN Bo gồm: Phiếu thu, tổng hợp công nợ, kiểm tra thu tiền  Menu Báo cáo bao gồm : Xuất_Tồn, Bán hàng, công nợ khách hàng 43 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Menu Hệ thống Thông tin Quản lý kho Bán hàng Thu tiền_QLC N Báo cáo Đăng nhập Danh mục hàng hóa Đơn đặt hàng Phiếu xuất Phiếu thu Xuất- tồn Đăng ký tài khoản Danh sách khách hàng Hóa đơn Nhập kho Tổng hợp công nợ Bán hàng Quản lý người dùng Danh mục mặt hàng Kiểm tra thu tiền Công nợ khách hàng Giá bán Thoát 4.1.2 Các form chƣơng trình : 4.1.2.1 Nhóm Hệ thống  Đăng nhập  Đăng ký tài khoản  Quản lý người dùng  Thoát 4.1.2.2 Nhóm thông tin  Danh mục hàng hóa : 44 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Form cho phép ta xem, chỉnh sửa thông tin hàng hóa Thông tin truy xuất lưu trữ bảng HangHoa Mã Nhóm lấy từ bảng NhomHang Đơn vị tính VAT có sẵn  Danh mục loại hàng (Nhóm hàng) 45 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Form cho phép ta thêm nhóm hàng xóa bỏ nhóm hàng Có thể sửa thông tin Mã nhóm kiểu integer tự tăng, nên thêm ta không cần điền phần  Giá bán 46 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Các bảng xử dụng : GiaBan, GiaBanMoi, LichSuGB, HangHoa Xử lý : mã giá tự động tăng Người dùng Chọn mã hàng Nhập đơn giá, ngày bắt đầu Sau click button Nhập giá giá lưu vào bảng GiaMoi Người quản lý xem danh sách giá định đồng ý đổi giá hay không 47 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng  Danh sách khách hàng 48 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng Form cho phép thêm, sửa xóa thông tin khách hàng Xử lý : Form truy xuất lưu liệu bảng KhachHang Riêng nhóm khách hàng mức công nợ lấy liệu từ bảng NhomKh_mucCN 4.1.2.3 Nhóm bán hàng :  Đơn đặt hàng : Form cho phép nhân viên bán hàng lập danh sách hàng hóa mà khách hàng đặt mua, tính tiền Phần khách hàng lấy liệu từ bảng KhachHang Phần chi tiết đơn đặt hàng, Mã hàng lấy từ bảng HangHoa, thông tin liên quan tự động hiển thị(Tên hàng, Đơn giá bán, Đơn vị tính, VAT) Riêng số lượng người dùng nhập Gồm tính toán : - Thành tiền = Đơn giá * Số lượng + VAT 49 Quản lý bán hàng GVHD : Nguyễn Quốc Hùng - Chiếc khấu = %ck * Tienhang - Hạn toán >= ngaygiao - Hạn toán, ngày giao >ngaylap Sau hoàn thành nhập liệu, click buton Kiểm tra để xem đơn hàng có chấp nhận hay không Khi click so sánh số lượng đặt với Tồn kho, công nợ khách hàng Nếu : Tổng giá trị đơn hàng + Nợ( NoCk bảng công nợ)>=mucCN(bang NhomKh_mucCN + KhachHang) số lượng đặt