Website quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: Website quản lý hiệu suất làm việc nhân viên bán hàng Giáo viên hướng dẫn: Hoàng Anh Tuấn Sinh viên thực hiện: Trần Bích Trâm Lớp: Tin học quản lý Khóa: CQK34 Niên khóa 2008 - 2012 Lời cảm ơn Trước tiên xin cảm ơn Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh, Khoa Tin Học Quản Lý Tôi xin chân thành cảm ơn, thầy cô truyền đạt cho kiến thức kinh nghiệm việc quản lý hệ thống thông tin tổ chức nói chung làm để làm tốt công việc tổ chức Các kiến thức kinh nghiệm quý báo giúp có nhìn khác công việc việc thường ngày mình, qua tìm cách thức giải công việc tốt hơn, Đặc biệt xin cảm ơn thầy Hoàng Anh Tuấn Với kinh nghiệm thực tế, thầy đã hướng dẫn, góp ý cho làm để có sản phẩm ứng dụng vào thực tế không chuyên đề thực tập đơn giản để lấy điểm hoàn tất khóa học Và sau xin cảm ơn bạn học, người chia sẽ, trao đổi, thảo luận kiến thức nhận trường kinh nghiệm thực tiễn, giúp lĩnh hội kiến thức mà chương trình học muốn truyền tải đến cho sinh viên Xin chân thành cảm ơn Trần Bích Trâm Nhận xét giáo viên hƣớng dẫn Nhận xét giáo viên chấm Chƣơng I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I Mục tiêu hoạt động phạm vi hệ thống I.1 Giới thiệu chung Ngày nay, khoa học kĩ thuật phát triển nhanh chóng ngày trở thành lực lượng sản xuất quan trọng kinh tế xã hội Có thể nói, khoa học công nghệ nguyên nhân trực tiếp biến đổi đời sống kinh tế xã hội, yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển quốc gia Việc áp dụng khoa học công nghệ thay lượng lớn sức lao động người Nếu trước kia, khoa học công nghệ chưa phát triển, công việc làm thủ công, suất lao động thấp tốn nhiều công sức người ngày với giúp đỡ khoa học công nghệ công việc đơn giản nhiều Một lĩnh vực quan trọng khoa học công nghệ có nhiều đóng góp thiết thực hoạt động kinh tế xã hội Công nghệ thông tin Ngày nay, công nghệ thông tin có mặt hầu hết lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội đặc biệt công cụ hỗ trợ đắc lực công tác quản lý Việc đưa tin học vào quản lý kinh doanh ứng dụng quan trọng nhiều ứng dụng sở liệu Nhờ vào việc tin học hoá mà công việc quản lý điều hành doanh nghiệp tỏ nhanh chóng hiệu nhiều Hiện nay, hầu hết tổ chức, doanh nghiệp nhận thức tầm quan trọng tác dụng to lớn cuả việc áp dụng tin học hoá công tác quản lý Vì mà nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp lớn Hầu hết doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ có xu hướng muốn áp dụng tin học công tác quản lý Đặc biệt mạng internet phát triển việc xây dựng website để phục vụ nhu cầu riêng tổ chức Thông qua website họ trao đổi thông tin với cách dễ dàng, nhanh chóng kịp thời, tránh phiền hà mà phương thức giao tiếp truyền thống thường gặp phải I.2 Mục tiêu đề tài  Quản lý thị trường  Thêm xóa sửa danh sách khách khách hàng người liên hệ  Giúp cho đại diện bán hàng nhập hoạt động hàng tuần để hệ thống lưu lại tổng hợp hoạt động tuần đại diện bán hàng để tính điểm hoạt động hàng tháng cho đại diện bán hàng trưởng nhóm bán hàng (điểm trưởng nhóm bán hàng dựa vào hoạt động nhân viên cấp họ phụ trách)  Thêm xóa sửa chương trình marketing  Ấn định mục tiêu hoạt động đại diện bán hàng tháng để từ xác định hiệu làm việc tháng đại diện bán hàng  Số khách hàng phải gặp tháng (target call)  Số lượng liệu KPI theo nhóm chương trình marketing người thu thập tháng(target marketing)  Đại diện bán hàng dù công tác nới tra cứu target  Quản lý doanh thu  Báo cáo doanh thu theo sản phẩm theo tỉnh theo dơn vị thời gian tháng hay quý  Tra cứu doanh thu nhân viên  Quản lý địa bàn  Thêm nhân viên thực chuyển công tác cho nhân viên  Báo cáo tình hình nhân viên tháng I.3 Phạm vi hệ thống Do thời gian có hạn nên hệ thống quản lý từ giám đốc khu vực trở xuống, hệ thống mở rộng tính chất quản lý tương đương II Khảo sát trạng II.1 Hiện trạng Theo khảo sát hàng tuần đại diện bán hàng phải nộp báo cáo cho trưởng nhóm bán hàng thư ký từ số liệu tổng hợp lại thành báo cáo cho giám đốc khu vực tốn nhiều thời gian Từ hoạt động nhân viên để tính điểm thưởng cho họ tốn nhiều thời gian phải tổng hợp nhiều báo cáo Nhu cầu họ muốn xem doanh thu nhân viên tháng để xác định khả bán hàng họ Với mong muốn nên hệ thống cần thiết thay đổi công tác liên tục việc tổng hợp doanh thu tháng băng phần mềm exel vô cung khó khăn số liệu lớn II.2 Khó khăn hạn chệ với hệ thống Theo khảo sát hàng tuần đại diện bán hàng phải nộp báo cáo cho trưởng nhóm bán hàng thư ký từ số liệu tổng hợp lại thành báo cáo cho giám đốc khu vực tốn nhiều thời gian Vì nhân viên bán hàng thường xuyên thay đổi vị trí công tác nên việc biết tháng số nhân viên có vô khó khăn Việc lưu lại môc thời gian chuyển công tác nhân viên để giúp cho việc tổng hợp doanh thu nhân viên vô khó khăn nhầm lẫn xảy thường xuyên Từ hoạt động nhân viên để tính điểm thưởng cho họ tốn nhiều thời gian phải tổng hợp nhiều báo cáo Nhu cầu họ muốn xem doanh thu nhân viên tháng để xác định khả bán hàng họ Với mong muốn nên hệ thống cần thiết thay đổi công tác liên tục việc tổng hợp doanh thu tháng băng phần mềm exel vô cung khó khăn số liệu lớn III Tầm nhìn phạm vi III.1     Các đối tượng tham gia Giám đóc khu vực Trưởng nhóm bán hàng Đại diện bán hàng Admin III.2 Chức user  Giám đốc khu vực     Tra cứu hoạt động tuần đại diện bán hàng nhân viên cấp Cập nhật target call, marketing hàng tháng cho đại diện bán hàng Cập nhật target doanh thu hàng tháng cho địa bàn phụ trách Tra cứu doanh thu hàng tháng theo địa bàn theo sản phẩm cho trưởng nhóm nhân viên cấp  Xem bảng phân loại khách hàng hàng tháng  Xem danh sách khách hàng, người liên hệ  Thêm nhân viên chuyển công tác cho nhân viên  Xem báo cáo doanh thu  Xem chi tiết đại diện bán hàng,trưởng nhóm bán hàng nhân viên cấp  Trưởng nhóm bán hàng  Tra cứu hoạt động tuần đại diện bán hàng nhân viên cấp  Cập nhật target call, marketing hàng tháng cho đại diện bán hàng  Cập nhật target doanh thu hàng tháng cho địa bàn phụ trách  Tra cứu doanh thu hàng tháng theo địa bàn tho sản phẩm cho trưởng nhóm đại diện bán hàng nhân viên cấp  Xem bảng phân loại khách hàng hàng tháng  Xem danh sách khách hàng, người liên hệ  Thêm nhân viên chuyển công tác cho nhân viên  Đại diện bán hàng  Thực báo cáo hoạt động hàng tuần  Tra cứu target call, marketing, doanh thu  Tra cứu doanh thu hàng tháng theo địa bàn theo sản phẩm  Tra cứu thông tin tổng hợp hoạt động tuần  Nhập điểm để phân loại khách hàng hàng tháng  Cập nhật danh sách người liên hệ, khách hàng  Admin  Upload doanh thu hàng tháng  Cập nhật danh mục sản phẩm  Cập nhật danh mục chương trình marketing III.3 Phân quyền Đại diện bán hàng quản lý thêm xóa, sửa, người liên hệ khách hàng quản lý chấm điểm phân loại khách hàng địa bàn quản lý Trưởng phòng giám đốc khu vực xem doanh thu thông tin hoạt động nhân viên cấp quản lý IV Ngôn ngữ lập trình hệ quản trị Dùng ngôn ngữ lập trình c#, môi trường web, hệ quản trị sở liệu sql Chƣơng II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HƢỚNG CHỨC NĂNG I MÔ TẢ ĐỀ TÀI I.1 Tổng quan đội ngũ bán hàng (lực lượng bán hàng) I.1.1 Khái quát chung Lực lượng bán hàng Công ty bao gồm tất nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng I.1.2 Cấu trúc lực lượng bán hàng I.2 Tổng quan công ty nghiên cứu đề tài I.2.1 Giới thiệu tổng quan công ty: CTY ABBOTT LABORATORIES S.A-VPĐD Ngƣời đại diện: Ông Vincent Ng Chức vụ: Trưởng Đại Diện Loại công ty: Văn Phòng Đại Diện Ngành nghề hoạt động: Y Tế-Cung Cấp Trang Thiết Bị Cho Y , Bác Sĩ , Dược PhẩmSản Xuất & Bán Buôn , Sữa & Các Sản Phẩm Sữa Địa doanh nghiệp: Phòng 1001, Tầng10, Tòa Nhà Mê Linh Point, Ngô Đức Kế, P Bến Nghé, Q 1, Tp Hồ Chí Minh I.2.2 Chức nhiệm vụ  Đại diện bán hàng (nhân viên kinh doanh) Cấp quản lý trực tiếp: trưởng nhóm kinh doanh  Trách nhiệm: Trực tiếp thực hoạt động bán hàng công ty  Nhiệm vụ o Duy trì quan hệ kinh doanh có ; thiết lập mối quan hệ kinh doanh việc lập kế hoạch tổ chức lịch công tác hàng ngày quan hệ kinh doanh có hay quan hệ kinh doanh tiềm khác o Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình trưởng nhóm kinh doanh duyệt Thực theo kế hoạch duyệt o Hiểu rõ thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm đối thủ cạnh tranh o Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận giải thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo biểu mâu quy trình o Tiếp xúc khách hàng ghi nhận toàn thông tin khách hàng báo cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng ngày cho trưởng nhóm kinh doanh o Nhận xử lý khiếu nại khách hàng chất lượng sản phẩm… o Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm o Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc sách báo kinh doanh tiếp thị; trì mối quan hệ khách hàng o Phát triển việc kinh doanh địa bàn giao phó o Chăm sóc khách hàng bán hàng theo lịch trình định o Thực chương trình marketing trưởng nhóm giao phó  Trƣởng nhóm bán hàng Cấp quản lý trực tiếp: Giám đốc kinh doanh khu vực  Trách nhiệm Quản lý vận hành hoạt động thành tích đội kinh doanh  Nhiệm vụ o Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thương mại công ty Thực nhiệm vụ quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh o Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo tiêu giao, giao tiêu cho nhân viên kinh doanh Thiết lập kế hoạch thực mục tiêu triển khai cho nhân viên kinh doanh o Phân loại khách hàng theo tiêu chí thiết lập giám đốc kinh doanh toàn quốc Thiết lập phương pháp tiếp cận loại khách hàng đào tạo cho nhân viên o Báo cáo thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận thông tin phản hồi từ phía khách hàng, với cấp xử lý thông tin o Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng o Phát khách hàng tiềm Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu sản phẩm o Tham gia tiếp xúc khách hàng với đại diện bán hàng o Theo dõi trình tiếp xúc khách hàng nhân viên kinh doanh, tổng hợp báo cáo tiếp xúc, đưa hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc huấn luyện lại cho nhân viên o Lập kế hoạch hoạt động kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc nhân viên kinh doanh công tác tháng, công tác tuần  Giám đốc khu vực: Cấp quản lý trực tiếp: Giám đốc kinh doanh toàn quốc ( theo sản phẩm)  Trách nhiệm nhiệm vụ o Tổ chức, triển khai kế hoạch kinh doanh khu vực giao o Nhiệm vụ o Lập kế hoạch tổ chức triển khai thực kế hoạch chiêu thị, bán hàng o Quản lý, hỗ trợ phát triển hệ thống kênh phân phối o Xây dựng, huấn luyện giám sát quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng o Quản lý kinh doanh khu vực (vùng) giao o Theo dõi khách hàng có, phát triển khách khách hàng cho Công ty o Xây dựng điều hành hệ thống bán hàng o Quản lý đào tạo nhân viên, dẫn dắt nhân viên đạt doanh số o Đảm bảo nâng cao tiêu doanh số sản phẩm nhân viên kinh doanh phụ trách o Thực kế hoạch, tiêu phân phối theo tháng, quý, năm o Phân tích số liệu bán hàng, chất lượng sản phẩm so sánh với sản phẩm cạnh tranh khác đưa phân tích đánh giá để nâng cao doanh số bán hàng sản phẩm o Báo cáo nhân hàng tháng o Tính lương & thưởng cho Nhân viên bán hàng & Giám sát bán hàng o Tổng hợp báo cáo tuần Giám sát 10 IV.7 Trang “menu” IV.8 Trang thị trƣờng 46 IV.9 Trang “ Doanh Thu” Đại diện bán hàng IV.10 vực Trang “ Doanh Thu” Trƣởng nhóm bán hàng giám đốc khu 47 IV.11 Trang “Địa bàn” trƣởng nhóm bán hàng IV.12 Trang “thông tin hoạt đông” 48 IV.13 Trang “Tra cứu target doanh thu” IV.14 Trang “Tra cứu target tháng” 49 IV.15 Trang”Thay đổi password” IV.16 Trang”Nhập target call” IV.17 Trang”Nhập target marketing” 50 IV.18 Trang”Nhập target doanh thu” IV.19 Trang”Tra cứu doanh thu” IV.20 Trang”Chấm điểm khách hàng” IV.21 Trang”Danh sách khách hàng” 51 IV.22 Trang”Danh sách ngƣời liên hệ” IV.23 vực Trang”Khách hàng”đối với trƣởng nhóm bán hàng giám đốc khu 52 IV.24 Trang”Xem báo cáo” IV.25 Trang”Thêm nhân viên” 53 IV.26 Trang”báo cáo tuần” 54 IV.27 Trang”Chuyển công tác nhân viên” IV.28 Trang”Cơ cấu nhân viên” 55 IV.29 Trang”hiển thị khách hàng” IV.30 Trang”Hiển thị ngƣời liên hệ” IV.31 Trang”Báo cao doanh thu tháng theo địa bàn” 56 IV.32 Trang”Báo cáo doanh thu theo khu vực” IV.33 Trang”Báo cáo doanh thu theo sản phẩm” 57 IV.34 Trang địa bàn Giám đốc khu vực IV.35 Xem điểm hoạt động tháng IV.36 Xem chi tiết điểm hoạt động tháng 58 59 60 ... KHÁCH HÀNG/NGƢỜI LIÊN HỆ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG/NGƢỜI LIÊN HỆ Đà CẬP NHẬT QUẢN LÝ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THÔNG TIN TARGET NHÂN VIÊN Đà ĐƢỢC CẬP NHẬT YÊU CẦU THÊM MƠI /CHYỂN CÔNG TÁC NHÂN VIÊN... nhóm đại diện bán hàng nhân viên cấp  Xem bảng phân loại khách hàng hàng tháng  Xem danh sách khách hàng, người liên hệ  Thêm nhân viên chuyển công tác cho nhân viên  Đại diện bán hàng  Thực... bán hàng quản lý thêm xóa, sửa, người liên hệ khách hàng quản lý chấm điểm phân loại khách hàng địa bàn quản lý Trưởng phòng giám đốc khu vực xem doanh thu thông tin hoạt động nhân viên cấp quản