Huong dan quan ly ban hang

Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Giải Pháp Cho Cơ Sở Kinh Doanh Mua Bán Hàng Hóa! I Mục tiêu ™ Dòng sản phẩm phần mềm Quản lý kinh doanh – VsBMS Vsoft xây dựng với mục tiêu hàng đầu hỗ trợ sở, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ có cơng cụ quản lý tổng thể thống cho tồn doanh nghiệp cách có hiệu quả: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ - Triển khai sử dụng dễ dàng - Hiệu cao với chi phí thấp ™ Là phiên mở rộng, tính cao cấp, phức tạp chuyên sâu nghiệp vụ có từ phiên VsBMS 2003.1, VsBMS.Pro 4.1 có chức mở rộng Quản lý xuất nhập - mua bán hàng hóa, Quản lý thu chi – qũy tiền, Quản lý công nợ phải thu, Quản lý công nợ phải trả, Doanh số bán hàng, Quản lý kho hàng - Xuất -Nhập Tồn, Hệ thống báo cáo quản lý kinh doanh, VsBMS.Pro 4.1 đáp ứng nhu cầu đơn vị cần quản lý hàng hóa nhập xuất theo mã vạch (Barcode), quản lý nhiều kho hàng, quản lý đơn giá định mức, quản lý tiếp thị, quản lý hoa hồng khách hàng, quản lý chiết khấu theo định mức doanh số Khách Hàng - Tiếp Thị, Quản lý đơn đặt hàng.v.v II Đặc điểm ™ Khách hàng phân cấp theo nhiều nhóm đối tượng, nhiều thuộc tính có mức chiết khấu, toán, liên hệ ™ Hàng hoá phân cấp theo nhiều nhóm khác để phục vụ cho công tác thống kê Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro ™ Quản lý công nợ theo phiếu mua, phiếu bán với nhiều đợt toán ™ Quản lý thẻ kho theo mặt hàng, quản lý xuất nhập tồn tất mặt hàng, nhóm hàng ™ Quản lý nhiều kho hàng với chức nhập hàng kiểm hàng thực tế, báo cáo chênh lệch kho… ™ Quản lý lưu chuyển kho nội ™ Hỗ trợ nhập - xuất hàng hóa mã vạch (barcode) - tương ứng với mã hàng hóa ™ Quản lý hàng nhập trả lại theo khách hàng, hàng xuất trả lại theo nhà cung cấp ™ Quản lý mua hàng với công nợ phải trả: lập phiếu mua hàng, phiếu chi, xuất trả hàng đổi lại hàng mua ™ Quản lý bán hàng với công nợ phải thu: lập phiếu bán hàng, phiếu thu, nhập trả hàng đổi lại hàng bán ™ Quản lý nhân viên tiếp thị, bán hàng: định mức chiết khấu theo doanh số thu, theo nhóm hàng bán ™ Quản lý, theo dõi đơn đặt hàng trước, chuyển đơn hàng thành phiếu xuất ™ Hệ thống báo cáo đa dạng: danh sách phiếu nhập hàng, danh sách phiếu xuất hàng, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, danh sách hàng nhập trả lại , danh sách hàng xuất trả lại kỳ kỳ khác, báo cáo tình hình bán hàng, cơng nợ tiếp thị, báo cáo chi tiết, tổng hợp phân tích số liệu kinh doanh theo nhiều hướng ™ Các báo cáo linh động theo thời gian, thời kỳ kinh doanh Các báo cáo đa dạng công cụ đắc lực hỗ trợ định phát triển đầu tư kinh doanh cho cấp quản lý, giám sát ™ Chương trình bảo mật theo mã người sử dụng để đảm bảo hệ thống không bị xâm nhập trái phép ™ Chức lưu trữ - phục hồi lưu trữ thông tin hệ thống cần thiết phục hồi hoạt động hệ thống cách nhanh chóng gặp cố ™ Hệ thống quản lý phân quyền người sử dụng cách chặt chẽ đến chức nghiệp vụ, báo cáo… Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro ™ Giao diện đồ họa đẹp mắt dễ sử dụng Ngôn ngữ giao tiếp Tiếng Việt, có phần trợ giúp cho cơng việc nhập liệu nhanh chóng, cung cấp tiện ích xuất liệu sang ứng dụng văn phòng ™ Liên kết dễ dàng với ứng dụng khác Windows: soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử… ™ Mơi trường làm việc riêng lẻ (máy đơn) hay nhiều người sử dụng (mạng cục hay mạng diện rộng) ™ Dễ dàng nối kết chuyển giao số liệu với phân hệ quản lý có sẵn ™ Hệ thống vận hành với hệ quản trị sở liệu thông dụng như: MS Access / MS SQL server ™ Yêu cầu phần cứng máy tính khơng cao, với cầu hình tối thiểu: Pentium || 400Mhz, 128Mb RAM, Dung lượng cài đặt 40MB, Hệ điều hành Window 9x/ WinXP/ Win 2000 Mọi chi tiết xin vui lịng liên hê: Cơng ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Bộ phận phần mềm VSOFT Địa chỉ: 152/1 Thành Thái, P12, Q10, Tp HCM Mail: hotro@visoftcorp.com Điện thoại: 08.8623059 - 8623060 - 8623061 Fax: 08 8634504 Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro hững hướng dẫn giúp Bạn triển khai nhanh phần mềm VsBMS.Pro, áp dụng vào hoạt động kinh doanh Bạn Sau cài đặt xong, Bạn thực bước sau: N Bước 1: Chạy chương trình lần ¾ Chạy chương trình từ biểu tượng hình để sử dụng : a) Trường hợp sử dụng thức : ™ Gọi số điện thoại 08.8623.060 – 08.8623.061 hay 0903.721.721 cung cấp số Key đĩa số Key máy để nhận Key thức ™ Nhập Key cấp vào chương trình để đăng ký Đăng ký thành công thấy xuất cửa sổ đăng nhập ™ Tên mật sử dụng ban đầu là: admin b) Trường hợp sử dụng dùng thử : ™ Nếu sử dụng phiên dùng thử (trial) khơng cần thao tác cơng đoạn ™ Chương trình tự động vào phần đăng nhập; mật tên sử dụng điều vào trước; bạn cần nhấn nút “Nhận” để vài chương trình ¾ Trong cửa sổ Đăng nhập: mặc định sở liệu lưu trữ thư mục cài đặt (C:\Program files\ VsoftGroup\VsBMSPro2004) ô sở liệu (CSDL) để trống hay chọn chưa Bạn chọn lại theo đường dẫn vừa nêu ¾ File CSDL tên dbbms.mdb ¾ Đăng nhập vào chương trình với tên đăng nhập mật ban đầu Admin Lưu ý: ™ Đường dẫn CSDL tên đăng nhập ghi nhớ cho lần đăng nhập sau Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro ™ Bạn nên lưu trữ tập tin CSDL vào nơi khác cần chọn lại đường dẫn cho chương trình Tập tin có tên mặc định dbbms.mdb ™ Bạn nên khởi động lại máy tính sau đăng ký xong chương trình Bước 2: Kiểm tra font tiếng Việt chương trình ¾ Kiểm tra font chữ Tiếng Việt chương trình, có hộp thoại chưa thị Tiếng Việt, Bạn chạy lại chương trình Fontsystem.exe theo đường dẫn Start Ỉ Programs Ỉ VsBMSPro 4.1 Ỉ Change Fonts System ¾ Chương trình sử dụng bảng mã TCVN3 Nên nhập liệu VsBMS.Pro Bạn phải chọn từ chương trình gõ tiếng việt (Unikey hay Vietkey) bảng mã này, Bạn chọn kiểu gõ mà Bạn thích (VNI – TELEX – VIQR) Bước 3: Tạo người dùng – cấp quyền ¾ Bạn nên đổi mật tài khoản Admin xem tài khoản dự phịng, khơng dùng Bạn nên tạo người dùng có tính quản trị để sử dụng quyền Admin ¾ Bạn tạo người dùng khác ứng với chức sử dụng người phân quyền cho người dùng ¾ Tạo người dùng theo đường dẫn Hệ thống Ỉ Người sử dụng ¾ Cấp quyền người dùng theo đường dẫn Hệ thống Ỉ Cấp quyền Bước 4: Cấu hình chương trình Cấu hình tham số chương trình (tên, địa chỉ, số điện thoại đơn vị…) Quan trọng đơn vị tiền tệ sử dụng số thập phân làm trịn cho tiền tệ, hàng hóa Đường dẫn Hệ thống Ỉ Cấu hình chương trình ¾ Cách cài đặt dùng riêng cho Window 98 Các định dạng số ngày theo dạng Việt Nam định nghĩa Control Panel Æ Regional Settings (tham số Number Currency phải là: Decimal symbol “.”, Digit grouping symbol “,” Tham số Date: short date style “dd/MM/yyyy”, Date seperator “/”) ¾ Cách cài đặt riêng dùng cho Window XP Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Các định dạng số ngày theo dạng Việt Nam định nghĩa Control PanelỈ Regional And Language Options Ỉ Regional Options Ỉ Customize (tham số Number Currency phải là: Decimal symbol “.”; Digit grouping symbol “,”; Tham số Date: short date style “dd/MM/yyyy”; Date seperator “/”) Lưu ý : Sau chạy chương trình lần khởi động máy tính mà ngày chứng từ VsBMS.Pro chưa có dạng “dd/MM/yyyy” Bạn phải làm lại bước theo hướng dẫn Bước 5: Quản lý danh mục kho – hàng hóa ¾ Tổ chức danh mục kho hàng: kho vật lý (hiện hữu thực tế) kho logic để giải nghiệp vụ (kho hàng hỏng…) Trong VsBMS.Pro, theo mặc định kho chứa mặt hàng giống Cách thực Danh mục Ỉ Danh mục kho Lưu ý: Bạn phải có kho hàng liệu chương trình Các nút nghiệp vụ Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang ¾ Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Tổ chức danh mục hàng hóa Tùy vào cách quản lý hàng hóa sở mà Bạn có cách tổ chức hợp lý Thơng thuờng Bạn tổ chức hàng hóa theo nhóm hàng hóa có đặc tính giống từ danh mục nhóm hàng Cách thực Danh mục Æ Danh mục nhóm hàng Æ Thêm Sau danh mục hàng hóa Bạn tạo mặt hàng tương ứng cho nhóm đó, cách thực Danh mục Ỉ Danh mục hàng hóa Ỉ Thêm Nhấn nút cập nhật để lưu lại thông tin vừa khai báo Ví Dụ : ¾ Khai báo: mã nhóm hàng “Nhom01” tên nhóm hàng “Nhóm Hàng 01” ¾ Khai báo mã hàng”H01” tên hàng “Hàng 01” đơn vị tính “Cái ” hàng hóa thuộc “nhóm hàng 01” với đơn giá bán bán tham khảo “20,000” đơn giá mua “20” ¾ Nhấn nút cập nhật để lưu lại thao tác vừa khai báo Bước 6: Nhập số liệu tồn kho đầu kỳ ¾ Nhập số liệu tồn kho đầu kỳ, lượng hàng tồn kho trước bắt đầu sử dụng VsBMS.Pro Bạn nên nhập số liệu bắt đầu, nhiên Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro VsBMS.Pro cho phép Bạn nhập lại tính tốn lại hàng đầu kỳ phát sinh số liệu xuất nhập Vị trí nhập số lượng hàng tồn đầu kỳ đơn giá gốc hàng đầu kỳ Lưu ý: ¾ Bạn phải nhấn nút Cập nhật nhập xong số liệu tồn Bạn phải nhập đầu kỳ cho kho tương ứng Cách thực Đầu Kỳ Ỉ Hàng hóa đầu kỳ ¾ Nhập trực tiếp số lượng đơn giá gốc đầu kỳ trực tiếp hình Hàng hóa đầu kỳ Bước 7: Quản lý danh sách nhân viên ¾ Nhập danh sách nhân viên: Đây danh sách nhân viên tiếp thị, thời điểm khách hàng nhân viên quản lý Bạn định mức chiết khấu cho nhân viên tiếp thị lúc (Chiết khấu tính danh số thu ứng với nhóm hàng ) thực Danh mục Ỉ Danh sách nhân viên Lưu ý: Bạn phải tạo nhân viên bán hàng Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Bước 8: Tạo khách hàng – nhà cung cấp ¾ Nhập danh mục khách hàng nhà cung cấp Cách thực Danh mục Ỉ Danh mục khách hàng \ Nhà cung cấp Æ Thêm Một đối tượng vừa nhà cung cấp vừa khách hàng Bạn nên tổ chức khách hàng theo nhóm đối tượng để dễ quản lý (có thể theo nhóm cơng nợ hay nhóm khu vực…), cách thực Danh mục Ỉ Nhóm đối tượng Buớc 9: Nhập công nợ đầu kỳ cho khách hàng – nhà cung cấp Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang ¾ Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Nhập số liệu công nợ đầu kỳ cho đối tượng khách hàng (phải thu) nhà cung cấp (phải trả) Cũng giống hàng hóa đầu kỳ Khi nhập xong Bạn phải nhấn nút Cập nhật Thực theo đường dẫn Đầu Kỳ Ỉ Cơng nợ đầu kỳ Vị trí nhập cơng nợ đầu kỳ cho khách hàng nhà cung cấp Buớc 10: Nhập quĩ tiền đầu kỳ ¾ Nhập tiền qũi đầu kỳ Đây số tiền qũi ban đầu sử dụng VsBMS.Pro Nếu chọn loại tiền tệ USD phải nhập số tiền thực USD VND vào sau nhập tổng tiền qui đổi thành USD Cách thực Đầu Kỳ Ỉ Tiền qũy đầu kỳ Bước 11: Nhập chứng từ có nghiệp vụ phát sinh ¾ Các số liệu xem thực xong Trong trình nhập xuất phát sinh mặt hàng hay nhóm hàng Bạn tạo thêm nhập xuất, tương tự đối tượng khách hàng \ nhà cung cấp ¾ Nếu phát sinh nghiệp vụ nhập - mua hàng Bạn làm phiếu nhập hàng, thực theo đường dẫn Mua Hàng Ỉ Phiếu nhập mua hàng Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang 10 Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Chọn nhà cung cấp Chọn nhanh hàng muốn nhập; nhấn Enter tự đưa vào lưới; nhập số lượng nhấn Enter để nhập tiếp ¾ Nếu phát sinh nhghiệp vụ Trả tiền mua hàng Bạn làm phiếu chi tiền công nợ, thực theo đường dn Mua Hng ặ Phiu chi ắ Nu phỏt sinh nghiệp vụ bán hàng Bạn làm phiếu xuất hàng, thực theo đường dẫn Bán Hàng Ỉ Phiếu xuất hàng Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang 11 Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro Chọn nhanh hàng muốn xuất; nhấn Enter tự đưa vào lưới; nhập số lượng nhấn Enter để nhập tiếp ¾ Nếu phát sinh nghiệp vụ thu tiền bán hàng Bạn làm phiếu thu công nợ, thực theo đường dn Bỏn Hng ặ Phiu thu ắ Ngoi cũn có nghiệp vụ nhập hàng trả hay xuất trả hàng Sau thực nghiệp vụ phát sinh trên, VsBMS.Pro tự động hoạch Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang 12 Một số bước triển khai nhanh VsBMS.Pro toán vấn đề hàng tồn kho hàng, công nợ khoản phải thu, phải trả hay qũy tiền mặt … ¾ Mỗi phần nghiệp vụ có danh sách phiếu phát sinh, Bạn chỉnh sửa, cập nhật phân quyền từ chương trình (Sổ phiếu nhập, sổ phiếu xuất, sổ phiếu chi, sổ phiếu thu…) ¾ Tương ứng với phân hệ (Phải thu, phải trả …) có danh sách báo cáo trợ giúp theo dõi, thống kê cho hoạt động kinh doanh Để thực thành thạo chức triển khai phần mềm phục vụ cho công việc kinh doanh cách hiệu Bạn nên đọc kỹ tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo nghiệp vụ liên quan Chúng sẵn sàng tư vấn cho việc triển khai phần mềm ban đầu cho Bạn Mọi chi tiết xin vui lịng liên hê: Cơng ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Bộ phận phần mềm VSOFT Địa chỉ: 152/1 Thành Thái, P12, Q10, Tp HCM EMail: hotro@visoftcorp.com WebSite: www.visoftcorp.com Điện thoại: 08.8623059 - 8623060 - 8623061 Fax: 08 8634504 ĐTDĐ: 0903.721721 (Mr Quốc) PHÒNG KINH DOANH VSOFT 08.8623059-8623060 Miss Trinh (0908.342317) – Mr Hoàng (0983.737880) Email: kinhdoanh@visoftcorp.com PHỊNG HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG 0838623061 Mr Đăng(0983.344112) Mr Tồn(0909.629492) Mr Bằng(0918.712710) Email: hotro@visoftcorp.com Công Ty Cổ Phần Phần Mềm TRÍ TUỆ VIỆT Trang 13 ... xuất ™ Hệ thống báo cáo đa dạng: danh sách phiếu nhập hàng, danh sách phiếu xuất hàng, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, danh sách hàng nhập trả lại , danh sách hàng xuất trả lại kỳ kỳ... có đặc tính giống từ danh mục nhóm hàng Cách thực Danh mục Ỉ Danh mục nhóm hàng Ỉ Thêm Sau danh mục hàng hóa Bạn tạo mặt hàng tương ứng cho nhóm đó, cách thực Danh mục Ỉ Danh mục hàng hóa Æ Thêm... lý danh sách nhân viên ¾ Nhập danh sách nhân viên: Đây danh sách nhân viên tiếp thị, thời điểm khách hàng nhân viên quản lý Bạn định mức chiết khấu cho nhân viên tiếp thị lúc (Chiết khấu tính danh