Access 2010 Giáo trình phần báo cáo (report)

1 REPORT (báo cáo) 1.1 Khái niệm Report công cụ để tạo báo cáo, kết xuất liệu hình máy in Report cung cấp cách linh hoạt để xem in thông tin tổng hợp Nó hiển thị thông tin chi tiết theo mức độ mà người dùng mong muốn, cho phép bạn xem in thông tin theo nhiều định dạng khác Ví dụ: Nếu có yêu cầu: Hiển thị thông tin mặt hàng, tổng số lượng hàng bán theo mặt hàng thuộc loại Vở (L0001) Với kiến thức học phần Truy vấn, đơn giản bạn cho báo cáo có dạng sau: Đây kết câu truy vấn Thông tin kết đầy đủ yêu cầu đề Tuy nhiên, bạn muốn in kết báo cáo để lưu lại dạng hard copy báo cáo chưa thể rõ Với tính tạo báo cáo Aceess, với yêu cầu trên, bạn hoàn toàn tạo báo cáo có dạng sau: Với báo cáo này, cấu trúc báo cáo (định dạng cách tổ chức liệu) rõ ràng đẹp nhiều Ngoài ra, báo cáo cho phép thống kê theo nhóm thống kê báo cáo 1.2 Các chế độ hiển thị báo cáo - Report View : Chế độ xem báo cáo - Design View : Chế độ thiết kế báo cáo - Print Preview : Chế độ xem hình thức báo cáo trước in ấn - Layout View : Chế độ trình bày liệu báo cáo 1.3 Các đối tượng thường có báo cáo Khi mở báo cáo chế độ Design xuất đối tượng : Text box, Label, Chart, đặt phần báo cáo (xem mục 1.3.2) Đây đối tượng báo cáo Vậy Text box ? Label ? Các đối tượng nằm Group Controls thuộc Tab Design (trong Report Design Tools) 1.3.1 Text Box - Là đối tượng dùng để hiển thị liệu, nhập liệu thiết lập công thức tính toán - Cách tạo Text Box :  Chọn Group Controls đối tượng Text box có biểu tượng  Vẽ (Drag) cửa khung thiết kế Report  Đến đây, bạn xây dựng công thức trực tiếp cho Text Box cách nhập biểu thức sau dấu “=” công thức đơn giản  Với công thức phức tạp hơn, để xây dựng công thức cho Text Box, chọn chuột phải vào Text Box  xuất cửa sổ Property Sheet  Tại chức Control Source thuộc Tab Data, chọn vào biểu tượng , xuất cửa sổ Expression Builder Cửa sổ quen thuộc bạn học phần Query! Tại ta xây dựng công thức tính toán cho Text Box 1.3.2 Label - Là đối tượng để hiển thị chuỗi liệu kiểu ký tự - Cách tạo :  Chọn Group Controls đối tượng Label có biểu tượng  Vẽ (Drag) cửa khung thiết kế Report Chú ý: Rất khó để phân biệt đâu đối tượng Text Box, đâu Label Để xác việc này, chọn chuột phải vào đối tượng  Properties  Tại: Selection Type cần phân biệt Text Box, Label,… 1.3.3 Biểu đồ (Chart) - Là đối tượng giúp thể liệu báo cáo dạng biểu đồ (hình cột, hình tròn, ) khiến người đọc dễ nhìn hơn, nhiều trường hợp giúp ta tóm tắt liệu, so sánh liệu cách trực quan - Cách tạo biểu đồ : Xem phần 1.5 Phát triển Report 1.4 Cách tạo báo cáo 1.4.1 Tạo lệnh Report - Chức Report công cụ tạo báo cáo nhanh dễ dàng, thường dùng để tạo báo cáo đơn giản có liệu nguồn từ bảng query (câu truy vấn) Để tạo chức Report ta phải chọn liệu nguồn cho báo cáo - Các bước thực hiện:  Chọn chuột vào bảng (hoặc câu truy vấn) làm nguồn cho báo cáo  Tab Create  Group Reports  Report  Xuất báo cáo chế độ Layout View 1.4.2 Tạo báo cáo chế độ Design - Là cách tạo báo cáo mà người dùng chủ động thiết kế báo cáo bao gồm nội dung hình thức cho báo cáo - Cách thực :  Chọn Tab Create  Group Reports  Report Design  Xuất cửa sổ thiết kế báo  Lần lượt drag chuột kéo trường Field list lệnh nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào phần báo cáo - Các phần cửa sổ thiết kế báo cáo :  Một báo cáo gồm phần: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Group Header/Footer ( báo cáo có phân nhóm)  Report Header/Footer: Tiêu đề đầu/chân báo cáo Nội dung đặt Report Header/Footer:  Chỉ xuất lần phần đầu trang phần cuối trang trang cuối  Thường công thức tính toán, thống kê liệu  Page Header/Footer: Chứa tiêu đề đầu/chân trang  Nội dung đặt phần Page Header/Footer xuất đầu chân trang  Các nội dung thường đặt Page Header/Footer o Page Numbers: Chèn số trang o Logo: chèn Logo cho báo cáo o Title: chèn tiêu đề cho báo cáo o Date and Time: Chèn ngày hành máy  Cách thực hiện: Chọn Tab Design  Group Header / Footer Lưu ý:  Page Header, Page Footer: không chứa trường tính toán hàm thống kê liệu  Detail: chứa nội dung báo cáo Lặp lại theo liệu nguồn  Group Header/Footer (đối với báo cáo có phân nhóm): báo cáo có phân nhóm phần có thêm phần gộp nhóm Group header/Footer  Nội dung phần Group header/Footer tiêu đề nhóm  Các thống kê liệu theo nhóm 1.4.3 Tạo report chức Wizard - Đây cách tạo báo cáo thường dùng Với chức cho phép việc tạo báo cáo lấy nguồn từ nhiều bảng nhiều câu truy vấn, hỗ trợ tối đa cho việc tạo báo cáo cách nhanh hiệu - Cách thực : Bước 1: Chọn Tab Create  Group Reports  Report Wizard Bước 2: Xuất cửa sổ chọn nguồn cho báo cáo: Danh sách bảng/truy vấn làm nguồn cho báo cáo Danh sách trường tương ứng để lựa chọn vào báo cáo Các trường chọn để xuất báo cáo  Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho báo cáo  Chọn trường hiển thị báo cáo khung Available Field Chọn nút chọn trường chọn nút để để chọn nhiều trường  Chọn Next chuyển sang bước Bước 3: Cửa sổ cho phép gộp nhóm lựa chọn thứ tự gộp nhóm (nếu có nhiều trường gộp nhóm) Lựa chọn MaLoai làm trường gộp nhóm Không có trường gộp nhóm  Nếu báo cáo có gộp nhóm thực bước này: chọn trường gộp nhóm  kích chọn mũi tên  Nếu gộp nhóm lựa chọn xong, chọn Next chuyển sang bước Bước 4: Cửa sổ cho phép xếp liệu, chọn hàm tính toán theo trường gộp nhóm: Trường hợp có trường gộp nhóm, xếp + lựa chọn hàm tính toán Trường hợp trường gộp nhóm  xếp liệu  Chọn trường mà bạn muốn xếp liệu cho báo cáo Có thể xếp kết báo cáo cách kết hợp tối đa trường  Trường hợp chọn hàm gộp nhóm (Kích chọn Summary Option): Tích chọn hàm gộp nhóm tương ứng với trường Lựa chọn kiểu hiển thị Bước 5: Chọn mẫu cho báo cáo Dáng báo cáo Hướng giấy in Tự động chỉnh độ rộng trường cho vừa trang giấy Bước 6: Nhập tiêu đề cho báo cáo Tiêu đề báo cáo Xem báo cáo Mở báo cáo chế độ Design  Chọn Finish để kết thúc Ví dụ 1: Tạo báo cáo số lượng bán mặt hàng thuộc loại L0001 SIÊU THỊ HÀ NỘI THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN Mã loại: L0001 - Tên loại : Vở Mã hàng HH002 Tên hàng Vở 48t HH HH006 HH007 Vở 96t Hải Tiến ĐVT Giá SL 1,500 37 3,400 25 2,800 45 Tổng cộng 107 Người lập báo cáo Cách tạo - Xác định nguồn cho báo cáo: Xây dựng câu truy vấn gồm trường  Maloai, Tenloai (LOAIHANG)  Mahang, Tenhang, ĐVT, Dongia (HANGHOA)  Soluong (CT_HOADON) 10 Bước 2: Trong trường hợp trường gộp nhóm  Chọn Next (chuyển sang bước 3) 12 Bước 3: Next chọn bước tiếp Bước 4: Chọn dáng báo cáo (Layout) hướng giấy thể báo cáo (Orientation): Bước 5: Đặt tên cho báo cáo (What title …) kết thúc (Finish) 13 Bước 6: Kết ban đầu báo cáo Bước 7: Hoàn thiện báo cáo, mở báo cáo chế độ thiết kế (Design) , Xác định đối tượng cần thêm báo cáo 14 Đối tượng Kiểu Vị trí đặt Label Report Header Người lập báo cáo Label Report Footer “Tổng cộng” - Sửa từ Label “Grand total” Label Report Footer Text Box Report Footer SIÊU THỊ HÀ NỘI THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN 107 =SUM(SL) Định dạng báo cáo - Kẻ đường viền cho nội dung báo cáo (Tạo khung viền cho đối tượng – Border Style)  Có thể chọn vào đối tượng báo cáo, sau Tab Home điều chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ, đường viền, màu nền,…  Cách khác, chọn chuột phải vào đối tượng, chọn Properties Đổi tên Có hiển thị báo cáo không? Font chữ Cỡ chữ - Việt hóa Label : Chọn vào Label, chỉnh sửa thành chữ Tiếng Việt (hoặc chỉnh sửa theo mẫu) Ví dụ 2: Tạo báo cáo theo mẫu tài liệu: tổng hợp tiền bán hàng theo hoá đơn tháng 15 SIÊU THỊ HÀ NỘI BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG Tháng Số HĐ Tiền HD001 14,600 HD002 20,700 Tổng 34,300 HD015 345,000 HD016 45,000 Tổng 390,000 Tổng cộng 424,300 Người lập báo cáo Cách tạo báo cáo tương tự ví dụ Tuy nhiên, phân tích báo cáo thấy báo cáo có xuất gộp nhóm, cụ thể ví dụ gộp nhóm theo Tháng Làm tương tự bước 1, đến bước ta thực sau: Bước 2: Có yêu cầu gộp nhóm theo Tháng Click đúp vào trường Tháng Các bước lại: Tương tự ví dụ 16 1.5 Phát triển Report 1.5.1 Thêm Group Report Ví dụ: Tạo báo cáo cho biết số lượng hàng bán mặt hàng hóa đơn HD001 HD002 theo mẫu: SIÊU THỊ HÀ NỘI BÁO CÁO BÁN HÀNG Số HD Mã hàng Tên hàng Đơn giá SL HD001 HH001 Mỳ ăn liền Hảo Hảo 1,100 10 11,000 HD001 HH004 Phở ăn liền Vifon 1,800 3,600 HD002 HH009 Bia chai 333 6,500 32,500 HD002 HH011 Rượu Lúa 8,900 17,800 … … … … … Tổng số tiền Thành tiền … 64,900 Người lập báo cáo 17 Bước 1: Tạo Câu truy vấn Giao diện thiết kế Query Giao diện kết Query (ví dụ) Bước 2: Tạo báo cáo với nguồn câu truy vấn Giao diện thiết kế Report 18 Giao diện kết Report Yêu cầu thêm: Thêm gộp nhóm cho báo cáo để có dạng sau: SIÊU THỊ HÀ NỘI BÁO CÁO BÁN HÀNG Số HD Mã hàng Tên hàng Đơn giá Số lượng HH001 Mỳ ăn liền Hảo Hảo 1,100 10 11,000 HH004 Phở ăn liền Vifon 1,800 3,600 Thành tiền HD001 Tổng số tiền HD001 14,600 Số mặt hàng mua HD002 HH009 Bia chai 333 6,500 32,500 HH011 Rượu Lúa 8,900 17,800 Tổng số tiền HD002 Số mặt hàng mua Tổng số tiền 49,300 64,900 Người lập báo cáo 19 Cách thực hiện: Thêm gộp nhóm cho trường SoHD tính tiền hóa đơn số mặt hàng hóa đơn Bước 1: Thêm gộp nhóm cho trường SoHD (1) Tab Design  Group Grouping & Totals  Group & Sort Hoặc kích chuột phải ngăn phần ví dụ Page Footer  Sorting and Grouping (2) Xuất tab Group, Sort and Total phía dưới, kích chọn Add a Group (3) Chọn trường gộp nhóm SoHD 20 (4) Hiển thị thêm SoHD Footer cách kích chọn More without a footer section chọn with a footer section (5) Kết giao diện thiết kế báo cáo: 21 Bước 2: Thêm hàm tính toán SoHD Footer Label TextBox Bước 3: Kết báo cáo 22 1.5.2 Đánh số thứ tự Report  Bước 1: Vẽ Text Box vị trí cần đánh số thứ tự vùng Detail  Bước 2: Nhập công thức =1 vào Text Box  Bước 3: Vào thuộc tính Text Box  Tab Data  Thuộc tính Running Sum xác định cách đánh số thứ tự cho Report  Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm Mỗi nhóm đánh số thứ tự lại từ đầu: 1, 2, 3…; 1, 2, 3,…; 1, 2, 3,…;…  Over All: Đánh số thứ tự đồng loạt từ ghi đầu đến cuối 1.5.3 Vẽ biểu đồ cho Report Trở lại ví dụ 1, có yêu cầu vẽ biểu đồ thể tổng số lượng hàng bán mặt hàng thuộc loại Vở  Trong Group Controls, chọn đối tượng Chart vẽ vào phần Report Footer  Xuất cửa sổ Chart Wizard : Xác định nguồn liệu cho biểu đồ Trong ví dụ này, biểu đồ hiển thị liệu câu truy vấn nguon_vd1  Chọn nhóm Queries  Chọn Next, chuyển sang cửa sổ Tại cửa sổ tùy chọn trường chứa liệu mà bạn muốn hiển thị Biểu đồ Với ví này, bạn cần:  Trường Tên loại: Biểu diễn trục hoành  Trường số lượng: Thể trục tung  Trường TongSL: Thể số lượng mặt hàng  Ngoài ra, bạn cần chọn thêm trường Maloai: để làm trường nối biểu đồ báo cáo (cái sử dụng báo cáo bạn báo cáo động) 23  Chọn Next, chuyển sang cửa sổ Tại cửa sổ này, bạn chọn kiểu biểu đồ: Hình cột, hình tròn,  Với trường hợp ta ví dụ chọn biểu đồ hình cột để thể  Chọn Next, chuyển sang cửa sổ tiếp 24 Tại cửa sổ này, ta thiết lập thông số cho biểu đồ  Maloai: Chỉ sử dụng làm trường nối, không xuất biểu đồ nên ta chọn chuột kéo thả cửa sổ Preview Chart  Tenloai: Ta gắp xuống phía trục hoành  TongSL: Ta gắp thả sang phần liệu (chỗ hiển thị cột liệu)  Ta  Chọn Next, chuyển sang bước Cửa sổ thể trường nối Maloai biểu đồ mà báo cáo  Chọn Next tới bước cuối cùng: Đặt tên cho biểu đồ 25  Chọn Finish để kết thúc 26 ... Bước 5: Chọn mẫu cho báo cáo Dáng báo cáo Hướng giấy in Tự động chỉnh độ rộng trường cho vừa trang giấy Bước 6: Nhập tiêu đề cho báo cáo Tiêu đề báo cáo Xem báo cáo Mở báo cáo chế độ Design ... dáng báo cáo (Layout) hướng giấy thể báo cáo (Orientation): Bước 5: Đặt tên cho báo cáo (What title …) kết thúc (Finish) 13 Bước 6: Kết ban đầu báo cáo Bước 7: Hoàn thiện báo cáo, mở báo cáo chế... thị báo cáo - Report View : Chế độ xem báo cáo - Design View : Chế độ thiết kế báo cáo - Print Preview : Chế độ xem hình thức báo cáo trước in ấn - Layout View : Chế độ trình bày liệu báo cáo