access 2010 Giao trinh phan thiet ke bang

PH N THI T K C S D LI U M t s khái ni m c b n v CSDL 1.1 D li u hay thông tin? D li u ? D li u t p giá tr c b n nh t mô t đ i t ng qu n lý, đ c l u tr l i Thông tin ? Thông tin k t qu tr v c a vi c x lý d li u l u tr , đáp ng yêu c u qu n lý D li u hay thông tin? VD: có b ng d li u khách hàng nh sau: H tên Gi i tính Ngày sinh a ch Nguy n V n An Nam 02/09/1985 157 Gi ng Võ, Ba ình, HN Bùi Th Hoa 20/10/1980 89 Thái Hà, N ng a, HN … V i b ng d li u có th bi t đ - c m t s thông tin sau: T ng s l ng khách hàng T l khách hàng Nam, T l khách hàng N Tu i c a khách hàng S l ng khách hàng đ tu i cho tr c … Chú ý: Tr ng h p c n l u l i Tu i c a khách hàng s l u Ngày sinh B i t Ngày sinh có th dùng hàm đ tính Tu i nên Ngày sinh d li u c b n đ Tu i thông tin c l u l i, 1.2 C s d li u gì? C s d li u t p h p b ng ch a d li u v đ i t m c tiêu qu n lý ng liên quan nh m ph c v VD: CSDL qu n lý bán hàng cho siêu th , CSDL qu n lý nhân s , CSDL qu n lý sinh viên m, … 1.3 Thi t k CSDL gì? Thi t k CSDL vi c: - phân tích y u t đ u vào nh hóa đ n, ch ng t , … qui trình nghi p v c ng nh báo cáo đ u - đ xác đ nh d li u c n l u tr l i - t ch c d li u cho tránh l u tr trùng l p, tránh l u tr thi u d li u - đ m b o cung c p thông tin đ u xác GIAO DI N Hóa đ n Ch ng t Qui trình nghi p v U VÀO Báo cáo CSDL H TH NG NG D NG U RA Chú ý: + Trên thi t k CSDL v m t logic + N u cài đ t ng d ng h qu n tr CSDL chuyên bi t nh Oracle c n có thi t k CSDL v m t v t lý Thi t k có tính k thu t sâu, ph c t p h n dành cho sinh viên chuyên Tin + Khi có thi t k CSDL v m t logic, b n có th cài đ t MS Access ho c t o b ng MS Excel r t d dàng hi u qu 1.4 Các b c thi t k CSDL u vào, u Qui trình nghi p v th c t 1.5 B ng d Thi t k mô hình ER Thi t k mô hình d li u quan h Thi t k b ng d li u chi ti t li u gì? B ng d li u b ng ch a d li u mô t đ i t ng qu n lý, v i c t thu c tính (hay tr ng - Field) mô t đ i t ng, m i dòng (hay b n ghi - Record) t p giá tr d li u c a m t đ i t ng c th VD: b ng d li u Khách hàng: H tên Gi i tính Ngày sinh Tr a ch Nguy n V n An Nam 02/09/1985 157 Gi ng Võ, Ba ình, HN Bùi Th Hoa N 20/10/1980 89 Thái Hà, Tr n Anh Nam 01/05/1980 Tràng Thi, Hoàn ki m, HN ng a ch Giá tr c a tr ng a ch ng a, HN B n ghi B ng d li u có khác v i b ng chi u ? - Các d li u b ng d li u có quan h v i nhau, t o nên m t ý ngh a + Xét theo c t: m i c t m t thu c tính nh ng mô t m t đ i t ng qu n lý M i c t t p h p giá tr thu c m t ki u/ lo i + Xét theo dòng: m i dòng m t t p giá tr mô t m t đ i t - B ng d li u có s c t nh t có th t l ng ng c th ng đ i n đ nh, s dòng vô h n tùy vào dung c ng c a máy tính - Không có dòng d li u gi ng h t t n t i b ng d li u Mô hình th c th liên h (Entity Relationship - ER) Mô hình hóa th gi i th c di n đ t th gi i th c ph c t p b ng ngôn ng mô hình th c th liên h (ER) đ n gi n, đ có th nhìn rõ h n m i quan h gi a đ i t ng, b n ch t c a v n đ ây b c đ u tiên chu n b cho vi c thi t k CSDL ng th i c ng m t công c tr giúp cho vi c phân tích d li u, phân tích v n đ r t t t 2.1 Các khái ni m qui c mô hình hóa c b n Ngoài qui c mô hình hóa c b n m t s qui c mô hình hóa m r ng đ có th bi u di n đ c th gi i th c ph c t p Tuy nhiên môn h c ch d ng l i toán c b n N u quan tâm đ n ph n m r ng, liên h v i giáo viên d y Tên khái ni m T p th c th hay g i Th c th Khái ni m Qui c mô hình hóa Là t p đ i t ng c n qu n lý Tên c a t p th c th m t danh t chung VD : t p đ i t ng Khách hàng – Th c th KHÁCH HÀNG Có th hình dung th c th KHÁCH HÀNG b ng d li u Trong m i khách hàng m t dòng Là đ c tính mô t th c th đó, không liên quan đ n th c Thu c tính c a th khác th c th Tên c a thu c tính danh t chung Thu c tính khóa đ KHÁCH HÀNG Mã KH Tên KH i n tho i c g ch chân Là thu c tính xác đ nh nh t Thu c tính khóa c a th c th th c th Th ng thu c tính mã Tên khái ni m Khái ni m Qui c mô hình hóa Trong mô hình ER thu c tính khóa đ c g ch chân T p quan h hay g i Quan h Là t p m i liên h gi a m t hay nhi u t p th c th B cc am i quan h Là s th c th tham gia vào m i quan h Quan h đ quy Tên c a quan h m t đ ng t Ng i qu n lý c ng m t nhân viên nên s đ c th hi n b ng m t dòng b ng NHÂN VIÊN Tuy nhiên t n t i m i quan h qu n lý gi a dòng d li u c a nhân viên làm qu n lý dòng d li u c a nhân viên đ c qu n lý n PHÒNG VD: quan h có gi a th c th PHÒNG BAN th c th NHÂN VIÊN ây lo i th gi i th c Có VD quan h s d ng gi a th c th NHÂN VIÊN, D ÁN K N NG n NHÂN VIÊN NHÂN Quan h BAN ng g p th Là quan h gi a th c th Qu n lý VIÊN Là quan h gi a th c th Quan h NHÂN VIÊN n Có n D ÁN K N NG Tên khái ni m Khái ni m Qui M t phòng ban ch có m t tr ng phòng Quan h 1-1 M t tr ng phòng ch tr phòng c a m t phòng ban c mô hình hóa PHÒNG BAN ng Các quan h 1-1 th ng đ c x lý nên không xu t hi n ER có TR NG PHÒNG PHÒNG Quan h 1-n M t phòng ban có nhi u nhân viên BAN có M t nhân viên ch thu c v m t phòng ban NHÂN n VIÊN M t nhân viên có th làm vi c cho nhi u d án Quan h n-n M t d án có th có nhi u nhân viên V i m t nhân viên cho tr c m t d án cho tr c, ch có nh t m t ngày tham gia d án m t vai trò đ c phân công Là thu c tính ph thu c vào th c th tham gia vào m i quan h , không ch ph thu c vào riêng th c th nên không th Thu c tính c a thu c tính c a th c th m i quan h Trong VD v m i quan h n-n trên, ngày tham gia d án vai trò thu c tính c a m i quan h NHÂN VIÊN n Ngày tham gia d án Làm vi c cho n D ÁN Vai trò Chú ý: + Nguyên t c đ c thông th ng t xu ng d + Khi v mô hình ER c n l u ý cho ng i, t trái sang ph i i đ c theo nguyên t c thông th ng có th đ c ý ngh a c a mô hình + VD: v mô hình ER sai c a đo n mô t th c t sau:  M t phòng ban có nhi u nhân viên  M t nhân viên ch thu c v m t phòng ban Cách v PHÒNG BAN NHÂN VIÊN n PHÒNG BAN Có Thu c v Cách v sai n NHÂN VIÊN PHÒNG BAN PHÒNG BAN NHÂN VIÊN Thu c v n PHÒNG BAN Có NHÂN VIÊN n NHÂN VIÊN n PHÒNG BAN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN Thu c v PHÒNG BAN n NHÂN VIÊN PHÒNG BAN Có Thu c v n n Có 2.2 Mô hình hóa b ng mô hình ER 2.2.1 Các b c c n th c hi n - Xác đ nh m c tiêu qu n lý, đ i t ng qu n lý - V i m i đ i t ng qu n lý, xác đ nh thu c tính mô t b n thân đ i t M i đ i t ng qu n lý m t Th c th Xác đ nh thu c tính khóa ng - M i thêm th c th c n xác đ nh xem li u có t n t i m i quan h gi a th c th m i thêm v i m i th c th t n t i ? - So sánh mô hình ER v i yêu c u thông tin, yêu c u l u tr đ xem có b sót d li u quan tr ng không ? T t c d li u c n l u tr đ u đ c th hi n mô hình ER 2.2.2 Xác đ nh m c tiêu đ i t Xác đ nh m c tiêu qu n lý: th c a doanh nghi p/ t ch c Xác đ nh đ i t hình ER): ng qu n lý – Th c th ng m t ho t đ ng ho c m t qui trình nghi p v ng qu n lý (m i đ i t ng qu n lý s m t th c th mô - Là đ i t ng tham gia vào trình qu n lý Tr l i câu h i : đ đ t đ c m c tiêu qu n lý c n qu n lý ai, ? ho c t p trung vào danh t tr l i câu h i : Li u có c n qu n lý không ? + iv im iđ it ng qu n lý xác đ nh đ c C n tr l i câu h i: đ i t ng đ c qu n lý nh th doanh nghi p/ t ch c ? Câu tr l i s làm phát sinh thêm thu c tính c a th c th ho c th c th m i c n qu n lý Xem VD m c e, ph n 2.2.2 Các l u ý xác đ nh thu c tính c a th c th + VD: đ i t ng khách hàng, nh ng khách hàng siêu th ch c n qu n lý thông tin cá nhân khách hàng ngân hàng c n qu n lý theo lo i khách hàng Sách bán c a hàng sách th vi n s đ c phân lo i khác m c tiêu qu n lý khác - Là ho t đ ng đ c th hi n b ng v n b n, ch ng t VD : Hóa đ n bán hàng, H p đ ng, Phi u m n sách, … VD: Bài t p ph n Thi t k CSDL Cách phân tích K t qu M c tiêu qu n lý: QU N LÝ BÁN HÀNG (Cho siêu th Hoa Xuân) Tr c bán hàng c n qu n lý gì? – Hàng hóa Hàng hóa đ c qu n lý nh th Hàng hóa siêu th Hoa Xuân? – Lo i hàng Theo lo i hàng Khi bán hàng, có c n qu n lý Khách hàng không? – Có đ th c hi n sách khuy n đ i v i khách Khách hàng Có c n phân lo i khách hàng không? – Không Vi c bán hàng có đ c th hi n b ng v n b n hay ch ng t không? – Hóa đ n bán hàng Hóa đ n Có c n qu n lý nhân viên không? – Có, đ tính doanh thu Nhân viên bán hàng l ng cho nhân viên Có c n phân lo i nhân viên không? – Không 2.2.3 Xác đ nh thu c tính c a th c th a Làm th xác đ nh thu c tính c a th c th ? M t th c th (đ i t ng) có th có r t nhi u thu c tính mô t Nh ng thu c tính đ c ch n làm thu c tính c a th c th ch nh ng thu c tính chung nh t cho th c th ph c v m c tiêu qu n lý Thu c tính chung nh t hi u thu c tính mà t t c đ i t ng c th đ u có giá tr mô t thu c tính VD: Th c th KHÁCH HÀNG qu n lý khách hàng, m i khách hàng m t dòng b ng KHÁCH HÀNG C n qu n lý nh ng thu c tính c a khách hàng? Các thu c tính mô t có th có H tên Phân tích ây thu c tính c n thi t Các thu c tính c a th c th KHÁCH HÀNG H tên ây thu c tính c n thi t cho: Ngày sinh - Vi c th c hi n sách khuy n mãi, t ng quà khách hàng ngày sinh nh t - Vi c u tra tình hình mua hàng theo đ tu i khách hàng … Tuy nhiên đ u không đ c p đ n vi c c n thi t l u thông tin ây thu c tính c n thi t cho: a ch - Vi c g i thông tin khuy n - Vi c u tra tình hình mua hàng theo khu v c n i c a khách hàng … a ch ây thu c tính đ liên l c c n thi t i n tho i Email u không đ c p đ n vi c c n thi t l u thông tin Tuy nhiên b n v n có th thêm n u mu n Không b tr m c ng không đ c c ng m i n tho i ây cách đ liên l c mi n phí, không s b t ch i (nh g i n tho i) thông tin bao gi c ng đ n n i Tuy nhiên đ u không đ c p đ n vi c c n thi t l u thông tin Chi u cao Thu c tính s c n thi t đ i v i toán qu n lý khách hàng c a c a hàng may đo Cân n ng Thu c tính s c n thi t đ i v i toán qu n lý khách hàng c a c a hàng may đo C gi y Thu c tính s c n thi t đ i v i toán qu n lý khách hàng c a c a hàng th i trang Thích n cay Thu c tính c n thi t đ b n ti p th s n ph m ch bi n s n kh u v c a khách Tuy nhiên ch thu c tính không đ i v i khách hàng c a hàng t p 10 HH001 HH003 V 96 trang HH Bút máy H i Ti n Bút máy Thiên Long L0001 L0002 L0002 Quy n Cái Cái 5600 35000 32000 S a l i: n mã hàng b thi u MaHang HH001 HH002 HH003 MaLoai L0001 L0002 L0002 TenHang V 96 trang HH Bút máy H i Ti n Bút máy Thiên Long DonViTinh DonGia Quy n 5600 Cái 35000 Cái 32000 2.3.2 Khóa ngo i Khi nh p d li u vào b ng có tr ng khóa ngo i th ngo i ch a có (không t n t i) b ng đ u ng x y tình hu ng giá tr khóa Ví d : Trong b ng hàng hóa nh p m t hàng hóa thu c lo i không t n t i b ng lo i hàng: MaLoai L0001 L0002 L0003 L0004 MaHang HH001 HH002 HH003 MaLoai L0001 L0002 L0007 TenLoai V Bút máy Bia M gói TenHang V 96 trang HH Bút máy H i Ti n G o tám i n biên DonViTinh DonGia Quy n 5600 Cái 35000 Gói 147000 Cách s a : Thêm lo i hàng L0007 vào b ng lo i hàng MaLoai L0001 L0002 L0003 L0004 L0007 2.3.3 D TenLoai V Bút máy Bia M gói G o li u c n nh p l n h n đ r ng c a tr ng Ví d nh p d li u c a b ng HangHoa.V i thi t k đ r ng c a tr ng TenHang = 20 ký t nh ng b ng d li u yêu c u nh p có dòng thông tin tên l p dài h n 20 ký t 72 MaHang HH001 HH002 HH003 HH004 MaLoai L0001 L0002 L0007 L0003 TenHang V 96 trang HH Bút máy H i Ti n G o tám i n biên Bia đen Châu Âu lo i đ c bi t S a l i: M b ng HangHoa TenHang (ví d = 30 ký t ) 2.3.4 D DonViTinh DonGia Quy n 5600 Cái 35000 Gói 147000 Lon 57000 giao di n thi t k  Thay đ i l i đ r ng c a tr ng li u nh p vào vi ph m qui t c ki m tra d li u (Validation Rule) Quy đ nh tr ng DonGia b ng HangHoa >0, nh ng b ng d li u yêu c u nh p có giá tr DonGia s âm MaHang HH001 HH002 HH003 MaLoai L0001 L0002 L0007 TenHang V 96 trang HH Bút máy H i Ti n G o tám i n biên DonViTinh DonGia Quy n 5600 Cái 35000 Gói -147000  Xem l i d li u g c, ch nh s a l i giá tr DonGia cho phù h p v i yêu nh p d li u (ví d s a l i =147000) 2.3.5 Nh p d li u t Excel, … Xem l i ph n 2.1.2 2.4 M t s thao tác x lý d li u nhanh b ng d li u Các thao tác x lý b ng d li u nh : - S px p - Tìm ki m thay th - L c Ch có tác d ng hi n th mà k t qu c a thao tác không đ c l u l i 2.4.1 S p x p j S p x p theo m t tr ng Ví d mu n s p x p b ng hàng hóa theo t ng lo i hàng (t c yêu c u s p x p c t Mã lo i) 73 B c : M b ng Hàng hóa B c : Kích chu t ho c bôi đen c t mã lo i B d ng nh p d li u c : Tab Home  Group Sort & Filter sort Ascending (s p x p t ng d n)/ Sort Descending (s p x p gi m d n) (XEM HÌNH) 74 Tr c s p x p Sau s p x p mã lo i t ng d n S p x p t ng d n S p x p gi m d n k S p x p theo nhi u tr ng Ví d s p x p b ng Hàng hóa: Mã lo i t ng d n, Mã hàng gi m d n 75 B c 1: M b ng Hàng hóa d ng nh p d li u B c 2: Tab Home  Group Sort & Filter  Advanced Filter Options  Advanced Filter/Sort B c 3: Xu t hi n c a s Filter - Kích đúp ch n tr ng Mã lo i, Mã hàng (th t u tiên t trái sang ph i) - Ch n ki u s p x p (m c Sort) B c 4: Filter/Sort th c hi n s p x p ta ch n Tab Home  Group Sort & Filter  Apply 76 B c 5: K t qu s p x p Các m i tên th hi n chi u s p x p 2.4.2 Tìm ki m thay th l Tìm ki m (Find) Yêu c u: Tìm ki m mã lo i L0003 B c 1: M b ng Hàng hóa B c 2: Tab Home  Group Find  Find: d ng nh p d li u 77 B c 3: Xu t hi n c a s Find and Replace: Nh p giá tr c n tìm : L0003 vào Find What, nh n Find Next  tr chu t s hi n th t i giá tr L0003 đ u tiên b ng, xem k t qu hình d i Trong c a s Find and Replace g m có : Find What: Nh p giá tr c n tìm Look In: Ph m vi tìm ki m Search: h ng tìm Match Case: Tìm phân bi t ch hoa ch th ng Click nút Find Next đ th c hi n tìm ki m, n u tìm h t Access s cho xu t hi n h p thông báo hoàn t t vi c tìm ki m m Thay th (Replace) Yêu c u : Trong b ng Hàng hóa, tìm t t c đ n v tính « Chi c » Thay b ng « » B c : M b ng Hàng hóa d ng nh p d li u (Open) 78 B c : Bôi đen giá tr « chi c » đ u tiên c t Replace B n v tính, Tab Home  Group Find  c : Xu t hi n c a s Find and Replace - Nh p giá tr « chi c » vào Find What - Nh p giá tr « » vào Replace With - Kích Replace (n u mu n thay th l n l B c : Xem k t qu hình d t)/ Replace (n u thay th toàn b ) i Sau kích Replace All ho c thay th h t v trí b ng, xu t hi n h p tho i thông báo b n không th khôi ph c (Undo) giá tr v a thay th , kích Yes đ k t thúc 2.4.3 L c d li u L c cách th c giúp ng i dùng hi n th m t ph n d li u b ng theo u ki n đó, ph n không th a mãn u ki n đ c n L c có lo i nh sau: - L c theo giá tr đ c ch n - L c theo Form 79 - L c cao c p n Filter by selection (L c theo giá tr đ c l a ch n) Yêu c u: L c toàn b hàng hóa c a lo i hàng có mã L0003 B c 1: M b ng Hàng hóa B c 2: Kích tr chu t t i giá tr làm u ki n l c (L0003) Tab Home  Group Sort & Filter d ng nh p d li u (open)  Seletion  Equals “L0003” L c b n ghi B NG giá tr L0003 L c b n ghi KHÔNG B NG giá tr L0003 L c b n ghi CÓ CH A giá tr L0003 L c b n ghi KHÔNG CH A giá tr L0003 B c 3: K t qu Trong vùng k t qu , n u mu n ti p t c l c theo giá tr khác ho c thay đ i u ki n l c ta có th kích ch n bi u t ng l c c nh tên c t Mã lo i l a ch n : 80 N u l a ch n: Equals …: l c records có giá tr b ng v i giá tr đ c ch n Does Not Equal…: l c records có giá tr khác v i giá tr đ Contains …: l c records ch a giá tr đ c ch n c ch n Does Not Contains …: l c records không ch a giá tr đ c ch n Ho c đánh d u check vào giá tr làm u ki n l c - Click OK B c 4: B k t qu l c kích nút Remove Filter ( ) Tab Home  Group Sort & Filter o Filter by form Filter by form giúp b n l c b ng cách nh p giá tr l c vào m t dòng Datasheet Yêu c u: Hi n th thông tin m t hàng có giá tr tên hàng = "D u n Simply 1L" B c 1: M b ng Hàng hóa B c 2: Tab Home  Group Sort & Filter  Advanced  Filter By Form d ng nh p d li u (open) 81 B c 3: Xu t hi n c a s Hanghoa: Filter by Form - Xóa giá tr có - Kích ch n c t tên hàng  l a ch n giá tr "D u n Simply 1L" Combo box B c 4: Kích ch n Apply Filter ( ) Tab Home  Group Sort & Filter 82 Chú ý: N u mu n l c nhi u giá tr click tab Or tr ng thái phía d i ch n giá tr làm u ki n l c ti p theo (Ví d yêu c u thêm tên hàng = “Bút máy HH”) Sau ch n Apply Filter( qu nh hình d ) Tab Home  Group Sort & Filter  k t i: p Advanced filter Ch c n ng Advanced filter cho phép l c v i nhi u u ki n nhi u field khác - N u u ki n l c tr ng b t bu c th a mãn đ ng th i (và) u ki n ph i đ c nh p m t dòng 83 - N u u ki n không th a mãn đ ng th i (ho c) nh p khác dòng Ví d : L c nh ng hàng hóa có n v tính « chai » n giá >=5000 (cùng dòng) B c : M b ng hàng hóa B c : Tab Home  Group Sort & Filter  Advance Filter  Advance Filter/Sort B c : Xu t hi n giao di n thi t k l c - Field: Ch n tên tr d ng nh p d li u (Open) ng ch a u ki n l c (DVT, Dongia) - Sort: Ch n ki u s p x p (n u có yêu c u) - Criteria: Nh p u ki n l c B c 4: K t qu 84 Bi u t ng ghi vi c l c c t nào, có th thay đ i u ki n l c t i Ví d 2: L c nh ng hàng hóa có n v tính “Chai” ho c có n giá >=5000 Vùng thi t k u ki n l c: K t qu : 85 2.5 T ng k t Trong ph n b n c n th c hành đ c: - T o m t CSDL m i (ho c m m t CSDL có s n) - T o b ng (thi t k b ng) - T o lookup nh t b ng - T o m i quan h gi a b ng - Nh p d li u (ít nh t dòng m i b ng) - Th c hi n thao tác : Tìm ki m, thay th , s p x p, l c d li u b ng v a nh p Phân tích x lý d li u v i truy v n (Query) Thi t k t o báo cáo (Report) Thi t k giao di n c a ng d ng (Form) 86 ... đa tr Thu c tính đ n tr : thu c tính mà m i ph n t (ô giao gi a dòng c t) ch m t giá tr Thu c tính đa tr : thu c tính mà m i ph n t (ô giao gi a dòng c t) ch m t dãy hay m t t p giá tr VD:... T ng c ng Th kho Trong phi u nh p kho - Ng VAT Thành ti n 1008000 K toán tr ng Ng i giao trên, ta th y: i giao : nhân viên c a nhà cung c p  không c n qu n lý nh ng có th l u l i đ thêm không... nhà ph , Qu n, Thành Ph Thu c tính Ngày sinh không c n tách nh h n, ch c n l u tr theo ki u Date Access s cung c p hàm đ có th x lý d li u m t cách nhanh chóng Ch ng h n: l y n m c a m t giá tr