QUI TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ ISO

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP Mơn: ISO BÁO CÁO BÀI TẬP LÝ THUYẾT Đề tài: QUI TRÌNH THỰC TẾ TRONG VIỆC KIỂM SỐT TÀI LIỆU & HỒ SƠ Ở CƠNG TY (CĨ BIỂU MẪU VÀ CÁC THỦ TỤC) GVHD: ThS Nguyễn Bắc Nguyên Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 03 TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP ISO BÁO CÁO BÀI TẬP LÝ THUYẾT Đề tài: QUI TRÌNH THỰC TẾ TRONG VIỆC KIỂM SỐT TÀI LIỆU & HỒ SƠ Ở CƠNG TY (CĨ BIỂU MẪU VÀ CÁC THỦ TỤC) GVHD: ThS Nguyễn Bắc Nguyên 22 Mục lục Yêu cầu đối với hệ thống tài liệu Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, các cơ quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập thành văn bản một số loại tài liệu Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi cơ quan (và cần có thể cung cấp để tham khảo đối với các Tổ chức và cá nhân bên ngoài có liên quan) Lợi ích của lập văn bản các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng này là: − Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc Cơ quan tạo nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định − Khẳng định cam kết của Lãnh đạo đối với chất lượng Cơ quan − Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân Cơ quan được xác lập rõ ràng − Thông tin cho mọi người Cơ quan biết Hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung cấp các hương dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi − Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các Tiêu chí của Cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan − Cơ sở để được thừa nhận và đánh giá, chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan, nâng cao uy tín của Cơ quan Các tài liệu được lập thành văn bản của Hệ thống quản lý chất lượng cơ quan hành chính chính, về nguyên tắc, gồm 04 mức (hay tầng) sau đây: Mức 1: Sổ tay chất lượng (bao gồm Chính sách và mục tiêu chất lượng) Mức 2: Các qui trình, thủ tục (gồm các Qui trình ứng với các yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các Qui trình tác nghiệp) Mức 3: Các hướng dẫn công việc (để thực hiện các Qui trình, thủ tục) Mức 4: Các tài liệu hỗ trợ (gồm những Biểu mẫu, các tài liệu tham khảo, hồ sơ, để thực hiện các Qui trình, thủ tục, hướng dẫn công việc) BIỂU ĐỒ PHÂN TẦNG CỦA HỆ THỐNG VĂN BẢN THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH 33 Việc phân mức (hay tầng) của các tài liệu này nhằm giúp nhận biết các tài liệu chủ yếu cần có của Hệ thống quản lý chất lượng Tuy nhiên, TCVN ISO 9001:2008 không bắt buộc mọi Cơ quan phải thiết lập đủ 04 mức tài liệu như vậy và cũng không hướng dẫn thống nhất việc biên soạn các tài liệu đó như thế nào Mỗi Cơ quan tự chọn phương án lập các văn bản các tài liệu cần thiết cho mình tương thích với trình độ quản lý và trình độ, kỹ năng của cán bộ, công chức cơ quan 44 Lưu ý: a Hệ thống văn bản được thiết lập không phủ nhận mà dựa trên cơ sở những văn bản đã có với sự bổ sung những gì chưa có (mà cần phải có), sửa đổi những gì không đúng hoặc không còn thích hợp (được khẳng địng là cần sửa đổi), loại bỏ những gì không cần thiết hoặc không còn hiệu lực về mặt pháp lý b Chỉ lập thành văn bản ứng với từng mức (hay từng tầng) trên cơ sở xác định rõ công việc của Cơ quan là gì và các quá trình chính để tổ chức thực hiện các việc đó Những công việc cần phải làm nhưng không quan trọng và những quá trình, thủ tục đơn giản đã thành thục thực hiện hàng ngày của cán bộ - công chức thì không cần lập thành văn bản Sổ tay chất lượng, sách chất lượng mục tiêu chất lượng 2.1 Sổ tay chất lượng Là tài liệu mức (hay tầng) 01 của Hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức phải thiết lập và trì sổ tay chất lượng đó bao gồm: 2.1.1 Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm nội dung chi tiết lý giải ngoại lệ Áp dụng yêu cầu tiêu chuẩn mang tính tổng quát nhằm áp dụng cho tổ chức khơng phân biệt loại hình, quy mơ sản phẩm cung cấp 2.1.2 Các thủ tục dạng văn thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng viện dẫn đến chúng và, 2.1.3 Mô tả tương tác trình hệ thống quản lý chất lượng Trong cơ quan hành chính nhà nước, sổ tay chất lượng nên trình bày cô đọng nội dung cơ bản cấu thành Hệ thống quản lý chất lượng, như sau (gợi ý để các Cơ quan tham khảo): a Mục đích Là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các Qui trình, Thủ tục đã ban hành để Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của Cơ quan làm cơ sở điều hành Hệ thống quản lý chất lượng của mình b Phạm vi áp dụng 55 Ghi rõ những lĩnh vực, những công việc và những bộ phận, cá nhân nào Cơ quan phải tham gia thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng Thí dụ: Phạm vi áp dụng Sổ tay chất lượng “Hệ thống quản lý chất lượng trình bày Sổ tay chất lượng này được áp dụng các lĩnh vực chính sau đây về Quản lý Nhà nước của ABC: − Xét cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho hộ cá thể và cho Hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã; − Xét, Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; − Xét, cấp giấy phép xây dựng nhà ở cho Công dân (theo phân cấp của Thành phố); − Xét, chứng thực các giấy tờ từ Sổ gốc hộ tịch và chứng thực các văn bản chính (theo phân cấp); − Giải quyết các khiếu nại, tố cáo của Công dân thuộc quyền UBND Quận Các Đơn vị chức năng tương ứng với các việc trên là cơ quan đầu mối (chủ trì biên soạn và thực hiện các Qui trình); các Đơn vị và cá nhân khác UBND Quận có trách nhiệm thực hiện những phần việc có liên quan theo qui định các Qui trình đó Do đặc thù hoạt động của UBND Quận, không áp dụng các yêu cầu ở mục 7.3 (Thiết kế và phát triển) và mục 7.6 (kiểm soát phương tiện đo lường) của TCVN ISO 9001:2008) 2.2 Chính sách chất lượng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng a Phù hợp với mục đích của tổ chức, b Bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, c Cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, d Được truyền đạt và thấu hiểu tổ chức, e Được xem xét để luôn thích hợp 2.3 Mục tiêu chất lượng Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm, 66 Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng liên quan tổ chức Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng Các qui trình, thủ tục Các qui trình, thủ tục: gồm các Qui trình ứng với các yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các Qui trình tác nghiệp Qui trình (hay Thủ tục) Qui trình (hay Thủ tục) là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tự các bước cần thiết (Ai làm và làm theo cái gì ứng với mỗi bước) theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình đó được kiểm soát Trong thực tế, Qui trình nhằm thực hiện một Quá trình nhất định nào đó như: Nghiên cứu xây dựng một Văn bản pháp quy; Xét, cấp giấy phép xây dựng; Xét, cấp đăng ký ký kinh doanh; Xem xét, giải quyết một Đơn khiếu tố của Công dân; Tiến hành một cuộc kiểm tra hay tra; Tuyển dụng cán bộ, công chức; Quản lý văn bản đi-đến; Lưu trữ hồ sơ,… Có quy trình (thủ tục) cơ bản sau: − Quy trình (thủ tục) kiểm soát tài liệu − Quy trình (thủ tục) kiểm soát hồ sơ − Quy trình (thủ tục) đánh giá nội bộ − Quy trình (thủ tục) kiểm soát sản phẩm không phù hợp − Quy trình (thủ tục) hành động khắc phục − Quy trình (thủ tục) hành động phòng ngừa Thông thường có thể kết hợp thủ tục hành động khắc và hành động phòng ngừa vào một thủ tục là thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa 3.1 Trong Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Qui trình thường thiết lập tương ứng với ba phần: − Ứng với Công việc chính thuộc phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn của Cơ quan − Ứng với các Công việc hỗ trợ để thực hiện các Công việc chính − Ứng với yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn (với TCVN ISO 9001:2008 là Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Đánh giá chất lượng nội bộ; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; Hành động khắc phục; Hành đồng phòng ngừa) 77 3.2 Để dễ theo dõi, cấu trúc Qui trình nên gồm mục sau: 3.2.1 Mục đích Nói rõ Qui trình được thiết lập nhằm giải quyết vấn đề gì Thí dụ: Mục đích của Qui trình kiểm soát tài liệu viết “Mục đích của Qui trình này là hướng dẫn và phân công trách nhiệm để kiểm soát có hệ thống việc ban hành, phân phát, soát xét và hủy bỏ các tài liệu của Hệ thống Quản lý chất lượng” Hay mục đích của Qui trình xét, cấp đăng ký kinh doanh hộ cá thể viết “ Mục đích của Qui trình này là qui định các bước phải thực hiện việc xét, cấp Đăng ký kinh doanh cho các hộ cá thể theo Luật Hợp tác xã”,… 3.2.2 Phạm vi áp dụng Cho biết Qui trình sẽ được áp dụng ở lĩnh vực nào, bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện (như với Qui trình kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ thì phạm vi áp dụng là toàn bộ Tổ chức; Qui trình xét, đăng ký kinh doanh thì phạm vi áp dụng là các hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn Quận và Phòng Kế hoạch Tài chính là cơ quan tổ chức thực hiện) 3.2.3.Tài liệu viện dẫn Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện Qui trình Với Dịch vụ Hành chính thì quan trọng nhất là phải sưu tập và liệt kê các Văn bản Pháp qui (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) và các tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ - kỹ thuật của các cơ quan có thẩm quyền (Tiêu chuẩn, Định mức, Biểu mẫu thống kê…) Tài liệu viện dẫn thường rất nhiều và luôn thay đổi, vì vậy cần chọn lựa những tài liệu trực tiếp chi phối việc thực hiện Qui trình hàng ngày và các tài liệu đó phải được cập nhật có sự bổ sung, sửa đổi, thay thế của Cơ quan có thẩm quyền 3.2.4 Các định nghĩa Giải thích các khái niệm hay định nghĩa các từ ngữ được sử dụng thống nhất Qui trình để tránh hiểu sai hay hiểu không thống nhất 3.2.5 Nội dung Qui trình Mô tả nội dung, trình tự, địa điểm, thời gian tiến hành công việc; bộ phận hay cá nhân nào phải thực hiện và thực hiện theo những chỉ dẫn nào Điều quan trọng để xác định được đúng phần này là phải nắm vững yêu cầu và đặc điểm của công việc (các tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành, các mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ); các quá trình (chung và riêng); năng lực cán bộ, công chức và các nguồn lực có thể huy động 88 Đây là phần cốt lõi của Qui trình Mỗi Tổ chức và mỗi Đơn vị, cá nhân Tổ chức cần phân tích, chọn lựa phương án thích hợp cho mình, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, đảm bảo kiểm soát được quá trình và công việc tạo Theo kinh nghiệm ở nhiều nơi, nên kết hợp sử dụng Lưu đồ với mô tả bằng lời thì thuận tiện cho người thực hiện hơn 3.2.6 Hồ sơ Liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành Hồ sơ làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện Qui trình Khi hoàn thành một Công việc nào đó thì Hồ sơ cần lập và lưu giữ sẽ bao gồm những tài liệu liệt kê ở mục này 3.2.7 Phụ lục Chủ yếu gồm các Hướng dẫn, Biểu mẫu áp dụng thống nhất thực hiện Qui trình (được mã hóa và kèm theo nguyên bản)  Lưu ý: − Mỗi Qui trình đều nên có đủ 07 mục nêu trên Mục nào không có nội dung phải trình bày thì bỏ trống hoặc ghi chữ “Không” − Viết Qui trình là phần quan trọng và mất nhiều công sức nhất Cần chọn cử cán bộ có trình độ, nắm chắc vấn để đảm nhiệm − Thường một Qui trình từ thông qua, công bố áp dụng lần đầu (ở cuối giai đoạn xây dựng các Văn bản) tới tạm coi là hoàn chỉnh (ở giai đoạn đánh giá, chứng nhận) phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần Cần thực hiện việc viết Qui trình theo hướng dẫn của Tư vấn như: Nhận biết yêu cầu (tức xác định Qui trình đó là cần phải có); Lãnh đạo Cơ quan phê duyệt (xác nhận sự cần thiết và cho tiến hành); Thu thập thông tin (về Qui trình hiện hành và các thông tin liên quan khác); Viết dự thảo (những gì phải làm đã được cân nhắc; sắp xếp hợp lý; diễn tả đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu ); Thu thập ý kiến đóng góp nội bộ Cơ quan và những nơi có liên quan bên ngoài (gồm cả kết quả khảo sát, thử nghiệm, nếu có); Xét duyệt và cho phép áp dụng của Lãnh đạo Cơ quan; Theo dõi, phân tích tình hình áp dụng để tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh − Trong các Cơ quan Hành chính Nhà nước ở các cấp, nhiều việc (sản phẩm) được tiến hành theo những Qui trình bất hợp lý, cần được điều chỉnh theo tinh thần của Cải cách Hành chính (đơn giản, thuận tiện, bớt phiền hà, giảm chi phí, cơ chế “một cửa”, ) Vì vậy, cần tránh việc chấp nhận, hợp thức hóa hiện trạng bất hợp lý đó các Qui trình, Hướng dẫn Hệ thống 99 quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Đây là việc làm khó nhưng phải làm tới mức có thể gắn với Chương trình Cải cách Hành chính của Cơ quan Nội dung hướng dẫn công việc Các hướng dẫn công việc là tài liệu chỉ dẫn chi tiết phải làm cho một công việc cụ thể Hướng dẫn thường để thực hiện một Qui trình nào đó mà nội dung của Hướng dẫn không thể trình bày hết Qui trình Trong Dịch vụ Hành chính, các Hướng dẫn có nội hàm phần lớn tríchdẫn từ các Văn bản Pháp qui hay các tài liệu về nghiệp vụ-kỹ thuật Dạng phổ biến của Hướng dẫn thường gặp Dịch vụ Hành chính như: Sơ đồ về Tổ chức; Qui định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn; Quan hệ công tác và lề lối làm việc; các Qui chế công tác hay hội họp; các phương pháp nghiên cứu hay xử lý thông tin, cách xem xét, xử lý công việc; cách lưu giữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ; các hình thức văn bản, biểu mẫu, Chỉ nên có Hướng dẫn các trường hợp: − Cần qui định để thống nhất thực hiện nhưng không thể đưa hết vào Qui trình; − Công việc phức tạp hay đòi hỏi chính xác cao; − Cán bộ, công chức chưa thành thạo công việc, dễ làmsai hay bỏ sót việc được giao nếu không có Hướng dẫn Hướng dẫn công việc không nhất thiết phải trình bày theo mẫu thống nhất như Qui trình Chỉ cần nêu rõ: − Tên Hướng dẫn − Mục đích là để thực hiện Qui trình nào hay việc gì − Nội dung cụ thể cần phải làm (nếu buộc phải theo trình tự nhất định thì phải nói rõ trình tự đó); làm (yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, nếu có); − Nên mã hóa Hướng dẫn theo Qui trình tương ứng và ghi ngày ban hành, chữ ký người duyệt ban hành Mẫu hướng dẫn thường được trình bày như sau Tên Cơ quan Tên hướng dẫn Mã số-HD………… Ban hành lần……… Ngày ……………… 1010 Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty Danh sách này phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn khác ngắn hơn 2.1.2 Thông báo Thông báo mời họp phải được gửi tới từng cổ đông hoặc các ủy viên HĐQT để họ biết được ngày và địa điểm tổ chức cuộc họp Điều 100.1 của Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo đối với các cuộc họp HĐQT hoặc những cuộc họp đại hội cổ đông bất thường, nhưng có thể quy định điều này Điều lệ công ty Tốt nhất nên gửi thông báo trước tối thiểu là tuần trước ngày họp để mọi người có thể thu xếp thời gian đến dự 2.1.3 Chương trình Theo Điều 99.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, chương trình dự kiến của tất cả các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp phải được gửi cho các ủy viên HĐQT và các cổ đông, đồng thời với bản thông báo mời họp Các ủy viên HĐQT và các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề chương trình, và chương trình sẽ được thay đổi tương ứng và gửi lại 2.1.4 Các tài liệu làm sở Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề chương trình Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết định về từng vấn đề chương trình Nếu được, các tài liệu làm cơ sở phải được gửi trước ít nhất tuần so với ngày diễn cuộc họp để mọi người dự họp có thể thu thập thêm thông tin hoặc phân tích thông tin trước cuộc họp diễn 2.1.5 Bố trí điều kiện cho họp Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn tiếng đồng hồ 2.2 Ủy quyền & Giấy ủy quyền 1414 Theo quy định tại điều 100.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, trường hợp một cổ đông hoặc ủy viên HĐQT không thể dự họp được, người ấy có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản ủy quyền trước vào phòng họp Giấy ủy quyền có thể chỉ ủy quyền cho người đại diện biểu quyết các vấn đề cụ thể hoặc có thể ủy quyền cho người đại diện biểu quyết mọi vấn đề phát sinh cuộc họp Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo ủy quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện 2.3 Họp HĐQT Họp Đại hội đồng cổ đông 2.3.1 Những vấn đề cần bàn tới họp HĐQT HĐQT các cổ đông bổ nhiệm vì thế đại diện cho các cổ đông và hoạt động vì lợi ích cao nhất của các cổ đông Các thành viên của HĐQT cần phải có kiến thức toàn diện về các hoạt động của công ty Thông thường, các cuộc họp của HĐQT kéo dài hơn rất nhiều so với các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thảo luận một cách toàn diện về những chiến lược, những khó khăn và những kế hoạch mở rộng, v.v… của công ty Đối với các công ty có nhiều cổ đông, các cuộc thảo luận một cuộc họp HĐQT thường là bí mật các cuộc thảo luận một cuộc họp cổ đông thì không Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được nêu Điều lệ của công ty và tại Điều 108.2 của Luật Doanh nghiệp, bao gồm: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại c) Quyết định chào bán cổ phần mới phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác d) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty 1515 đ) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn được quy định tại Điều lệ công ty e) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc (tổng giám đốc) và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó; g) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông; i) Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh quá trình kinh doanh k) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự chuyển đổi, vàng l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định m) Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại n) Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty o) Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty p) Giám sát, chỉ đạo giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty 2.3.2 Những vấn đề cần bàn tới họp Đại hội đồng cố đông Những vấn đề cần bàn tới tại những cuộc họp cổ đông được nêu Điều lệ của công ty và tại Điều 96.2 của Luật Doanh nghiệp Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông gồm: a Thông qua định hướng phát triển của công ty b Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác c Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát 1616 d Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác e Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ bán thêm cổ phần mới phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty f Thông qua báo cáo tài chính hằng năm g Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại h Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty i Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty j Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty Những vấn đề được xem xét và thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm: − Báo cáo tài chính hằng năm của công ty − Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty − Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, giám đốc hoặc tổng giám đốc − Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại − Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền 2.4 Những tài liệu mang đến họp 2.4.1 Những tài liệu mà người dự họp cần mang theo Người dự họp cần mang theo những tài liệu sau: − Chương trình họp − Tài liệu làm cơ sở − Văn bản ủy quyền (nếu có) 2.4.2 Những tài liệu mà người điều khiển họp cần mang theo Chủ tịch, người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp, cần mang theo ít nhất một bản của một những tài liệu sau đây để cần tham khảo cuộc họp: − Luật Doanh nghiệp 1717 − Điều lệ công ty − Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đông về việc điều hành công ty (nếu có) − Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần nhất của năm 2.5 Tiến hành họp 2.5.1 Xác định số thành viên tham dự Số thành viên tham dự là số lượng tối thiểu các ủy viên HĐQT hoặc cổ đông phải có mặt tại cuộc họp để cuộc họp được chính thức tiến hành Nếu không đủ số thành viên tham dự, nghị quyết của cuộc họp sẽ không có hiệu lực và không được thực hiện Theo Điều 112.8 của Luật Doanh nghiệp, cuộc họp HĐQT được tiến hành có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp Theo Điều 102 của Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết Trong trường hợp không đủ 65% cổ đông dự họp để tiến hành họp, thì được triệu tập họp lần thứ hai thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ số cổ phần có quyền biểu quyết theo quy định, thì được triệu tập họp lần cuối cùng thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp 2.5.2 Triệu tập họp tiến hành họp Theo quy định tại Điều 97 Luật Doanh nghiệp, người có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể là: − HĐQT − Ban kiểm soát (trong trường hợp HĐQT không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định) − Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy 1818 định tại Điều lệ công ty (trong trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định) Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa các cuộc họp HĐQT triệu tập; trường hợp chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một người số họ làm chủ tọa cuộc họp; trường hợp không có người có thể làm chủ tọa thì thành viên HĐQT có chức vụ cao nhất điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp số những người dự họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp Điều này được quy định tại Điều 103.2 (a) Luật Doanh nghiệp 2.5.3 Hoãn họp Đại hội đồng cổ đông Theo quy định tại Điều 103.8, chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp các trường hợp sau đây: − Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp − Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp Thời gian hoãn tối đa không quá ba ngày, kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hội đồng cổ đông trái với quy định nêu trên, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc và hiệu lực các biểu quyết tại cuộc họp đó không bị ảnh hưởng 2.5.4 Biểu họp HĐQT Trong cuộc họp HĐQT, mỗi ủy viên HĐQT có một phiếu biểu quyết Theo quy định tại Điều 112 Luật Doanh nghiệp, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của chủ tịch HĐQT 2.5.5 Biểu họp Đại hội đồng cổ đông Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận Tuy nhiên, một số quyết định đòi hỏi phải có ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận theo Điều 104 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: 1919 − Quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán − Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty − Tổ chức lại, giải thể công ty − Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi báo cáo tài chính gần nhất của công ty 2.6 Biên 2.6.1 Người viết biên Chủ tọa cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông 2.6.2 Nội dung cần có biên Biên bản cuộc họp phải mô tả rõ ràng mọi nghị quyết được thông qua cuộc họp Điều 113 Luật Doanh nghiệp quy định biên bản cuộc họp phải bao gồm những nội dung chính sau: − Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh − Mục đích, chương trình và nội dung họp − Thời gian, địa điểm họp − Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý − Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp − Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp − Kết quả biểu quyết đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến − Các quyết định đã được thông qua − Họ, tên, chữ ký của tất cả thành viên hoặc đại diện theo ủy quyền dự họp 2.6.3 Ký biên Bản dự thảo biên bản được gửi cho những người dự họp để họ soát lại Khi mọi người đã cho ý kiến của mình về việc bổ sung sửa đổi biên bản cho chính xác hơn, biên bản cuối cùng phải được chủ tịch hội đồng và thư ký hoặc tất cả những người tham dự ký 2020 Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT 2.6.4 Gửi biên sau họp Điều 104.6 Luật Doanh nghiệp quy định vòng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các bản quyết nghị đó phải được gửi tới các cổ đông có quyền dự họp 2.6.5 Ghi biên Sổ biên Theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp các cuộc họp của HĐQT phải được ghi Sổ biên bản Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài Biên bản họp HĐQT và tài liệu sử dụng cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty TGĐ Công ty MASSAN (chữ ký và dấu) Họ và tên Lợi ích lập văn tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng − Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc Cơ quan tạo nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định; − Khẳng định cam kết của Lãnh đạo đối với chất lượng Cơ quan; − Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân Cơ quan được xác lập rõ ràng; − Thông tin cho mọi người Cơ quan biết Hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung cấp các hương dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi; − Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các Tiêu chí của Cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan; − Cơ sở để được thừa nhận và đánh giá, chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan, nâng cao uy tín của Cơ quan Kết Luận Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, các cơ quan xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng phải thiết lập thành văn bản một số loại tài liệu Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi cơ quan (và cần có thể cung cấp để tham khảo đối 2121 với các Tổ chức và cá nhân bên ngoài có liên quan) Việc lập văn bản các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng là cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc Cơ quan tạo nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định Ngoài việc này còn khẳng định cam kết của Lãnh đạo đối với chất lượng Cơ quan, giúp cho các chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân Cơ quan được xác lập rõ ràng Ngoài còn cung cấp thông tin cho mọi người Cơ quan biết Hệ thống quản lý chất lượng đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung cấp các hưỡng dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các Tiêu chí của Cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan; Không chỉ vậy nó còn là cơ sở để được thừa nhận và đánh giá, chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng của Cơ quan, nâng cao uy tín của Cơ quan Các tài liệu hỗ trợ (gồm Biểu mẫu, tài liệu tham khảo, hồ sơ, để thực Qui trình, thủ tục, hướng dẫn công việc) Biểu mẫu là gì? Biểu mẫu một loại tài liệu đã có sẵn nội dung đó như văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang như canh lề, cách dòng; các yếu tố trang trí như màu sắc, đường viền Nói chung, để xây dựng quy trình và các tài liệu, biểu mẫu kèm cần phải căn cứ vào thực tế hoạt động tại công ty Công ty phát triển đến giai đoạn nào thì, xây dựng đến giai đoạn đó Ví như xây dựng biểu mẫu nhân sự cho doanh nghiệp ở giai đoạn startup (mới khởi sự doanh nghiệp) thì quy trình nhân sự đôi chỉ đơn giản là quy trình xin nghỉ phép và quy trình chấm công, trả lương Giai đoạn công ty được năm thì lại thêm quy trình nữa như nghỉ việc, tuyển dụng Ngoài còn căn cứ cả vào quy mô công ty Cách thức xây dựng biểu mẫu: Dựa vào quy trình tổng thể của công ty, chúng ta sẽ bắt đầu tiếp tục xây dựng các quy trình chi tiết và các biểu mẫu cho nó Có nhiều cách để làm Cách đơn giản nhất là tham khảo những biểu mẫu đã được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO (nguồn internet hoặc đơn vị tư vấn) sau đó chỉnh sửa cho phù hợp với công ty mình Hoặc tự thiết kế theo thực tế doanh nghiệp Biểu mẫu là công ty xây dựng, phải mang tính lâu dài (nhất quán), và hợp lý, có tham khảo các biểu mẫu nhà nước quy định Theo tiêu chuẩn ISO, biểu mẫu phải có số tham chiếu, số lần chỉnh sửa Ngoài còn phải có các thủ tục kèm như: bao lâu điều chỉnh, lý điều chỉnh, phạm vi áp dụng, v.v ) 2222 5.1 Quy trình mua hàng: − Biểu mẫu đề nghị mua hàng − Biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng tiềm năng − Biểu mẫu biên bản bàn giao − Biểu mẫu giấy đề nghị toán − Danh sách nhà cung ứng tiềm năng 5.2 Quy trình quản lý kho: − Biểu mẫu yêu cầu nhập kho − Biểu mẫu báo cáo hàng tồn kho hàng quý − Biểu mẫu báo cáo hàng tồn kho hàng tháng − Biểu mẫu báo cáo kiểm kê hàng năm − Biểu mẫu biên bản bàn giao − Biểu mẫu tình trạng thiết bị /card − Biểu mẫu phiếu nhập kho − Biểu mẫu phiếu xuất kho 5.3 Quy trình bảo hành : − Biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu bảo hành − Biểu mẫu đánh giá hiện trạng − Biểu mẫu phương án xử lý − Biểu mẫu phương án xử lý - Xưởng − Biểu mẫu Phiếu giao việc 5.4 Quy trình tuyển dụng : − Biểu mẫu hờ sơ ứng viên − Biểu mẫu yêu cầu và kế hoạch tuyển dụng − Biểu mẫu danh sách ứng viên và kết quả thi tuyển − Biểu mẫu báo cáo kết quả thử việc 5.5 Quy trình quản lý trang thiết bị : − Biểu mẫu sổ mượn trả thiết bị − Biểu mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa bảo dưỡng thiết bị 2323 − Biểu mẫu phiếu đề nghị nhập kho − Biên bản kiểm tra vật tư nhập kho 5.6 Quy trình kiểm sốt tài liệu − Sở danh mục tài liệu − Phiếu yêu cầu tài liệu − Sổ công văn đến − Sổ công văn − Công văn nội bộ 5.7 Quy trình trao đởi thơng tin nội : − Sổ trao đổi thông tin nội bộ − Trao đổi thông tin nội bộ − Yêu cầu của ban giám đớc 5.8 Quy trình kiểm sốt hồ sơ : − Danh mục hồ sơ chất lượng − Mục lục hồ sơ − Sổ giao nhận hồ sơ 2424 Biểu mẫu đánh giá chi tiết nhà cung ứng Biểu mẫu báo cáo hàng tồn kho hàng ngày 2525 ... THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP ISO BÁO CÁO BÀI TẬP LÝ THUYẾT Đề tài: QUI TRÌNH THỰC TẾ TRONG VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU & HỒ SƠ Ở CƠNG TY (CĨ BIỂU MẪU VÀ CÁC... Các qui trình, thủ tục Các qui trình, thủ tục: gồm các Qui trình ứng với các yêu cầu bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các Qui trình tác nghiệp Qui trình (hay Thủ tục) Qui. .. tư nhập kho 5.6 Quy trình kiểm sốt tài liệu − Sơ? ? danh mục tài liệu − Phiếu yêu cầu tài liệu − Sổ công văn đến − Sổ công văn − Công văn nội bộ 5.7 Quy trình trao đởi thơng

Định dạng
Số trang	28
Dung lượng	449,85 KB