Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báo của quốc gia không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức sự nghiệp… làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan, đơn vị được nhanh chóng chính xác. Để có các tài liệu được lưu trữ có giá trị, có độ chính xác cao thì không thể không nói đến khâu văn thư. Tài liệu lưu trữ là những bản góc, bản chính, bản sao hợp pháp do đó để một văn bản có giá trị được lưu vào lưu trữ cần phải đảm bảo về thể thức, nội dung, thẩm quyền ký và được đóng dấu đầy đủ. Không chỉ vậy để có được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời thì công tác lưu trữ tài liệu tại bộ phận văn thư cũng phải được thực hiện một cách chặt chẽ để không là thất lạc tài liệu.
LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho em thời gian qua để em hoàn thành trình thực tập này Và hết em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Quản trị văn phòng những người trực tiếp hướng dẫn cho em trình thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể cán bộ công chức Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Nếp người trực tiếp hướng dẫn, nhiệt tình giúp đỡ em trình tìm hiểu, thu thập thông tin UBND quận và công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND quận Báo cáo là sự tìm hiểu em nghiệp vụ Văn phòng tại Văn phòng HĐND và UBND quận đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến em trình kiến tập Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập có nhiều thiếu sót Kính mong thầy cô góp ý để bài báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 Từ viết tắt UBND HĐND UBMT PCT TN&MT TC-KH VH-TT GD&ĐT QLĐT QLDA DS-KHHGD BQL TDTT Nghĩa của từ Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Uỷ ban mặt trận Phòng chuyên trách Tài nguyên & Môi trường Tài chính – Kế hoạch Văn hoá – Thông tin Giáo dục & Đào tạo Quản lý Đô thị Quản lý dự án Dân số kế hoạch hoá gia đình Ban quản lý Thể dục thể thao MỤC LỤC A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện một quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phục vụ cho hoạt động quản lý mình.Văn phòng quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo Để đảm bảo công tác tham mưu nhanh chóng, chính xác việc thu thập thông tin là vô cùng quan trọng đòi hỏi độ chính xác cao Hiện nay, thơi đại công nghiệp hoá hiện đại hoá việc trao đổi thông tin thực hiện dễ dàng mọi phương tiện: sách, báo, tạp chí, mạng điện tử… nhiên một phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nhà nước nói chung và tổ chức đơn vị doanh nghiệp nói riêng, nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báo quốc gia thiếu hoạt động quản lý quan Đảng Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức sự nghiệp… làm tốt công tác lưu trữ góp phần giải công việc mỗi quan, đơn vị nhanh chóng chính xác Để có tài liệu lưu trữ có giá trị, có độ chính xác cao không nói đến khâu văn thư Tài liệu lưu trữ là những bản góc, bản chính, bản hợp pháp để một văn bản có giá trị lưu vào lưu trữ cần phải đảm bảo thể thức, nội dung, thẩm quyền ký và đóng dấu đầy đủ Không để có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời công tác lưu trữ tài liệu tại bộ phận văn thư cũng phải thực hiện một cách chặt chẽ để không là thất lạc tài liệu Như sự đời công tác văn thư – lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng, là sự tập trung, thống phản ánh bộ mặt kết quả đạt quan tổ chức Quận Tây Hồ là quan hành chính nhà nước ở địa phương, là đơn vị đầu công cuộc cải cách hành chính Nhà nước Do hàng Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ phải ban hành nhiều văn bản cũng tiếp nhân và xử lý văn bản đến Vì một quy trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước địa bàn quận Không những tài liệu lưu trữ UBND quận còn là di sản Quốc gia nói chung và UBND quận nói riêng cần phải bảo quản cẩn thật và quản lý một cách chặt chẽ Từ những lý em định chọn đề tài “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ Đồng thời đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đề xuất ý kiến để công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận hoàn thiện Lịch sử nghiên cứu Đề tài công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ khai thác nhiều bài báo cáo, khoá luận như: - Luận văn Lưu trữ học: Công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ; - Báo cáo thực tập: Tìm hiểu công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ – Nguyễn Thị Thanh Tâm - Báo cáo kiến tập: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ – Nguyễn Thị Phương Hoa Ngoài công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ còn đề cập nhiều nhiều bài viết trang thông tin điện tử quan tổ chức Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Với hai đối tượng chính là công tác văn thư và công tác lưu trữ Thứ nhất, công tác văn thư: - Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Công tác quản lý văn bản và văn bản đến Công tác quản lý và sử dụng dấu Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ Thứ hai, công tác lưu trữ Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác chỉnh lý và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Công tác khai thác và sử dụng tài liệu Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Tài liệu lưu trữ phải lựa chọn, xếp và bảo quản theo quy định pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Để phát huy tốt vai trò tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi biện pháp tạo hội và điều kiện tốt để độc giả thuận tiện việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước giai đoạn hiện Vì thông qua bài nghiên cứu rút những nhận xét, đánh giá đưa những ý kiến đóng góp công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ để phát huy vai trò công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận nói riêng và quan, tổ chức địa bàn quận nói chung Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vật biện chứng: Đây là tảng lý luận bản phương pháp tư tiến bộ nhân loại đối với giới bao la; là nguyên tắc quan sát giới vật chất tồn tại trạng thái vận động, phát triển theo không gian và thời gian - Phương pháp tư duy: Đây là phương tiện truyền tải nội dung phương pháp luận đến phương pháp kỹ thuật để nghiên cứu có kết quả đối tượng công tác tổ chức cuộc họp tại UBND quận Quận - Phương pháp kỹ thuật: sở phương pháp luận và tư tổng hợp để hoàn thành bài tập này còn sử dụng phương pháp kỹ thuật: • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: là phương pháp chủ yếu để thực hiện bài tập này, bao gồm tổng hợp những nguồn tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiêm cứu Trong bài tập mình, thu thập thông tin sách báo, công trình nghiêm cứu khác có liên quan và qua mạng internet • Phương pháp khảo sát thực địa: là phương pháp tiếp cận trực tiếp đối tượng từ có những kiến thức thực tế để hoàn thành bài tập • Phương pháp phân tích và tổng hợp: từ những tài liệu thu thập qua phương pháp thu thập và xử lý thông tin kết hợp với kiến thức thực tế thông qua phương pháp khảo sát thực địa Cần phải tiến hành phân tích và tổng hợp lại thông tin Đây là phương pháp sử dụng suốt trình làm bài • Phương pháp so sanh, đối chiếu: nhờ phương pháp này, có nhìn khách quan hơn, toàn diện công tác tổ chức, quản lý conng tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận trước và sau áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là một phương pháp cần thiết và quan trọng trình thực hiện đề tài Nhờ phương pháp này mà có những nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài Ý nghĩa lý luận và thực tiễn Đề tài “Công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” là sở lý luận, tài liệu và là cho những bài nghiên cứu, đánh giá công tác văn thư lưu trữ sau này Thông qua bài nghiên cứu để phát huy vai trò công tác văn thư – lưu trữ tại quan, tổ chức Đồng thời xác định rõ trách nhiệm quan quản lý và quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ, để có những giải phát hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển Cấu trúc đề tài MỞ ĐẦU NỘI DUNG - Lý chọn đề tài Chương I: Tổng quan - Lịch sử nghiên cứu UBND quận Tây Hồ - Đối tượng và phạm vi Chương II: Thực tiễn công nghiêm cứu - Mục đích và nhiệm vụ tác tổ chức, quản lý văn nghiên cứu - Phương pháp thư – lưu trữ tại UBND nghiên quận Tây Hồ cứu Chương III: Giải pháp - Ý nghĩa lý luận và ý nâng cao công tác tổ chức, nghĩa thực tiễn - Cấu trúc đề tài quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ KẾT LUẬN Khát quát lại trình thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ B NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN TÂY HÔ 1.1 Vị trí địa lý Quận Tây Hồ xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số quận (đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội và cả nước, phía bắc và phía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam 1.2 Lịch sử hình thành Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thành lập theo Nghị định số 69/NĐ Chính phủ ngày 28/10/1995 và UBND Thành phố Hà Nội gia cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn từ ngày 01/01/1996 Là điểm thành lập từ đầu UBND quận Tây Hồ nhận sự lãnh đạo đạo sát Đảng, Chính quyền cũng sự quan tâm giúp đỡ sở ban nghành Thành phố Hà Nội Và cũng là một quận tương đối thuận lợi cho sự phát triển ngành kinh tế, đặc biệt là phát triển thương mại, du lịch, dịch vụ Khi thành lập tai Quyết định số 4428/QĐ-UBND UBND Thanh phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng ban, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị sự nghiệp và đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ Sau 22 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với những thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ – Du lịch và Văn hoá Thủ đô Hà Nội Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố Trung tâm Như vây, tương lai Tây Hồ la khu vực trung tâm Thành phố Hà Nội 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo diều hành nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là: 1.3.1 Chức UBND quận HĐND quận bầu là quan chấp hành HĐND quận , quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và quan nhà nước cấp UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, văn bản quan nhà nước cấp và Nghị HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện chính sách địa bàn UBND quận thực hiện chức quan lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự đạo, quản lý thống bộ máy hành chính nhà nước rừ trung ương tới sở 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Trong lĩnh vực kinh tế: mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (phụ lục IV) Phòng Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ áp dụng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc, Phòng đọc kho lưu trữ UBND bố trí sát với Phòng lưu trữ bố trí thoáng mát đầy đủ rèm che ánh sang để phục vụ tốt cho người đến sử dụng nghiên cứu tài liệu bàn ghế, trang thiết bị… Tóm lại: Tổ chức phục vụ tại phòng lưu trữ thư viện UBND Quận Tây Hồ có ưu điểm là phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện nhanh chóng có hiệu quả thu hút người đến đọc tài liệu có hệ thống và không tách rời kho lưu trữ với đời sống xã hội, biết ý nghĩa tài liệu lưu trữ Khi có người đến nghiên cứu tài liệu cán bộ lưu trữ cần vào yêu cầu người đến cần nghiên cứu những tài liệu gì, mục đích nghiên cứu, tài liệu cần thiết và cán bộ lưu trữ phải giao trách nhiệm cho người đến nghiên cứu tài liệu, bảo quản tài liệu theo quy định Pháp luật hiện hành và nhắc nhở người sử dụng tài liệu phải giữ bí mật 2.3.8 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trư Để thích hợp với Thành phố UBND Quận trang bị đầy đủ máy vi tính cho bộ phận ở Văn phòng nói chung ở phòng lưu trữ nói riêng Qua thể hiện sự cố gắng với tâm cao lãnh đạo Văn phòng việc xây dựng bộ ảnh quản lý hành chính Nhà nước với những nguyên tắc làm việc có khoa học Năm 2016, UBND quận xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ nhiên thời gian sử dụng lâu một số nội dung phần mềm không còn phù hợp với yêu cầu thực tế công việc hiện chính đòi hỏi phải nâng cấp phần mềm UBND quận nghiêm cứu, xem xét để có kế hoạch nâng cấp phần mền thời gian sớm Hiện tại kho lưu trữ UBND quận có 80 danh mục để tra cứu hồ sơ, tài liệu, bên cạnh từ năm 2008 đến nay, hệ thống chỉnh lý tài liệu phòng, ban, đơn vị cập nhật liên tục vào máy tính nên việc tra tìm thuận tiên và nhah chóng (phụ lục IV) 38 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HÔ 3.1 Đánh giá chung về công tác tổ chức, quản lý 3.1.1 Ưu điểm những năm qua công tác văn thư – lưu trữ UBND quận quan tâm triển kai thực hiện có hiệu quả, góp phần tích cực công tác đạo, điều hành phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, quy trinh quản lý hô sơ, tài liệu thực hiện tốt và đầy đủ đưa công tác văn thư – lưu trữ UBND quận ngày càng vào nề nếp, khoa học, đáp ứng ngày càng tốt yêu cầu công việc cũng yêu cầu Thành phố Hà Nội cải cách hành chính Hầu hết văn bản UBND quận ban hành đảm bảo quy định thể thức văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, tình trạng văn bản sai thể thức ngày càng giảm nhiều và hiện là ít Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng quy trình ISO công tác văn thư – lưu trữ mang lại hiệu quả cao, giúp cho việc quản lý, tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện, đảm bảo bí mật UBND quận thực hiện việc truyền nhận văn bản qua mạng để tiết kiện chi phí hành chính và thời gian cho đơn vị, giảm thiểu tối đa văn bản chuyển theo đường công văn, giúp cho công tác theo dõi, xử lý văn bản truyền đạt ý kiến đạo đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND quận nhanh gọn, chính xác và kịp thời, theo dõi chặt chẽ nhận, ngày nhận đơn vị giao thực hiện nhiệm vụ, phục vụ tốt công tác thông tin, báo cáo 39 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm, công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận còn tồn tại một số khó khăn, hạn chế cần phải khắc phục: - Trước hết là tình trạng có một số ít văn bản ban hành chưa thực hiện quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hưỡng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Hiện nay, tại văn phòng HĐND&UBND quận tất cả văn bản đi, văn bản đến đăng ký, lấy số và cập nhât vào chương trình quản lý văn bản, bỏ hình thức đăng ký bằng sổ, chính dẫn đến tình trạng người ỷ lại, phụ thuộc vào máy móc Trong trình thao tác tốc độ máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập, tất cả những điều làm cho trình nhập vào chương trình chậm lại, nhiều lúc bị lỗi mạng gây chậm trễ việc truyền văn bản tới đơn vị thuộc quận - Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư – lưu trữ còn hạn chế Một số đơn vị chưa quan tâm mức đến công tác văn thư – lưu trữ, còn xem nhẹ giá trị tài liệu lưu trữ 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chưc, quản lý về văn thư – lưu trữ 3.2.1 Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý văn thư – lưu trư UBND quận Tây Hồ là quan hành chính nhà nước ở địa phương và là một những quan đầu chương trình cải cách hành chính lượng văn bản sản sinh trình hoạt động quan cũng trình tiếp nhận văn bản từ quan khác nhiều, phong phú thể loại Không những văn bản tài liệu sản sinh tại UBND quận còn là những tài liệu có giá trị đối với quan và đối với quốc gia, cần phải lưu trữ và bảo quản lột cách cẩn thận Để công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận ngày càng vào nề nếp, bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc những quy định chung nhà nước 40 công tác văn thư – lưu trữ UBND quận cần phải ban hành quy chế văn thư lưu trữ riêng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan Quá trình xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ cho quan, cán bộ xây dựng quy chế cần phải những quy định chung nhà nước văn thư – lưu trữ: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định quản lý và sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý và sử dụng dấu; Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công an Quy định chi tiết thi hành một số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý và sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/2009/NĐ-CP; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật HĐND, UBND; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức Những văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ 41 quyền hạn quan cụ thể là Luật tổ chức HĐND&UBND ngày 26/11/2013; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật HĐND, UBND ngày 03/12/2004 Bên cạnh Quy chế văn thư – lưu trữ tại UBND quận cần phải quy định rõ ràng phạm vi và đối tượng áp dụng; giải thích thuật ngữ; trách nhiệm Chủ tịch UBND quận, Chánh Văn phòng HĐND&UBND quận, Trưởng phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND phường và từng cá nhân công tác văn thư – lưu trữ; Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; Công tác văn thư: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ và quản lý sư dụng dấu; Công tác lưu trữ: Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, Hội đồng xác định tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong cần phải đưa một số nguyên tác cần phải ý nguyên tác quản lý văn bản: - Tất cả văn bản đi, văn bản đến UBND quận phải quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải - Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngày, chậm là ngày làm việc Văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải đăng ký, trình và chuyển giao sau nhận Văn bản khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát sau văn bản ký - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hiện hành bảo vệ bí mật Nhà nước 3.2.2 Tổ chức biên chế cán bộ 42 Hiện nay, UBND quận bố trí 03 cán bộ có trình độ cử nhân hành chính và luật làm nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND&UBND quận, 01 cán bộ tham mưu quản lý nhà nước văn thư lưu trữ tại phòng Nội vụ Mặc dù cán bộ làm văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ bằng cử nhân chuyên nghành văn thư – lưu trữ cử đào tạo, bồ dưỡng và có chứng văn thư – lưu trữ, bản công tác văn thư – lưu trữ tai vào nề nếp, khoa học Tuy nhiên, để công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ ngày càng có hiệu quả cán bộ văn thư - lưu trữ phải không ngừng học hỏi và tích cực tham gia lớp tập huấn nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ nhằm cập nhật những văn bản mới, đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh đó, để nâng cao trách nhiệm đối với công tác văn thư – lưu trữ UBND quận cần phải xây dụng bản mô tả công việc cụ thể cho từng cá nhân làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ: Chánh Văn phòng và cán bộ làm văn thư – lưu trữ: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY HÔ Thông tin chức vụ Chức danh: Chánh văn phòng Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ Mã số công việc: Mục đích công việc Tham mưu cho Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ và tổ chức thực hiện công tác Hành chính đảm bảo hoạt động hành chính quan diễn thông suốt và tạo dựng hình ảnh tích cực UBND quận Tây Hồ với đối tác và với quần chúng nhân dân quậnphụ trách chung và chịu trách nhiệm trước HĐND – UBND toàn bộ hoạt động văn phòng Trách nhiệm chính 43 Là người chịu trách nhiệm lãnh đạp, điều hành toàn diện hoạt động Văn phòng; Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận toàn bộ kết quả hoạt động Văn phòng; Trực tiếp phụ trách công việc: Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ Nhiệm vụ chính - Bố chí, xếp đội ngũ cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác đạo, điều hành Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận; - Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông qua chương trình công tác và bản báo cáo theo sự phân công Thường trực HĐND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quận; - Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển king tế, xã hội, an ninh quốc phòng địa bàn quận, phục vụ cho công việc đạo Thường trực HĐND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quận - Truyền đạt nghị quyết, định, thị, ý kiến đạo Thường trực HĐND và UBND quận Kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả; - Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ cuộc họp thường xuyên, đột xuất HĐND, UBND quận, hoạt động đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND thành phố; - Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng phòng, ban lien quan đến đề xuất kịp thời với UBND quận biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND quận; - Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý Nhà nước tại UBND quận - Là chủ tài khoản thu chi ngân sách Văn phòng quận Quyền hạn 44 - Thừa lệnh UBND quận ký văn bản hành chính để truyền đạt ý kiên đạo, giải công việc Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND quận Ký thừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận văn bản một số lĩnh vực Chủ tịch UBND quận giao BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN PHÒNG VĂN THƯ UBND QUẬN TÂY HÔ Thông tin chức vụ Chức danh: Chuyên viên phòng văn thư Mã số: Bộ phận: Phòng văn thư Quản lý trực tiếp: Phó chánh văn phòng Quản lý gián tiếp: Chánh văn phòng Mã số công việc: Tóm tắt công việc yêu cầu - Tiếp nhận văn bản đến và phát hành loại công văn, giấy tờ, tài liệu gửi Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận đảm bảo trình tự, thể thức văn bản hành chính Nhà nước và quy định UBND quận; - Quản lý và viết loại giấy giới thiệu giấy mời; - Quản lý và sử dụng dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 Chính phủ - Thực hiện công việc đột xuất khác lãnh đạo Văn phòng phân công, điều động cần thiết 3.2.3 Công tác văn thư UBND quận Tây hồ cần nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư quận Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình phát triển quan Đồng thời cũng phải thường xuyên kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ văn thư qua để thấy vai trò quan trọng nào cán bộ văn thư trình giải công việc Trong việc đào tạo cán bộ, công chức làm công tác văn thư phải 45 chuyên ngành Để nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý Bộ và công cuộc cải cách hành nói chung việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức bản công tác văn thư đối với văn thư kiêm nghiệm quận Đối với cán bộ văn thư chuyên trách cần trang bị thêm những kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008, tin học ứng dụng… Thực hiện tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Quận 3.2.4 Công tác lưu trư Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, UBND quận trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản tài liệu tránh trường hợp tài liệu bị rách nát, hư hỏng và nấm mốc Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ nhằm nâng cao nữa trình độ nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ sơ có chất lượng tốt Đồng thời Quận cần có văn bản quy định rõ yêu cầu công tác lập hồ sơ và nộp hố sơ vào lưu trữ quan cho đơn vị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu Phòng Lưu trữ Ngoài Phòng lưu trữ cử cán bộ đến đơn vị để hướng dẫn công tác lập hồ sơ 3.2.5 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – lưu trư Để công tác văn thư – lưu trữ đạt hiệu quả cao UBND quận phải quan tâm nữa đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc hiện đại Cần trọng việc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng những phương tiện cất giữ và bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng và tài liệu hại khác Bố trí bộ phận lưu trữ thoáng mát, thuận lợi cho công tác bảo quản và lưu hồ sơ tài liệu ở quan, phải đảm bảo hệ thống phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ dược an toàn tuyệt đối Cán bộ lưu trữ phải thường xuyên làm công tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm móc Xây dựng và mở rộng phòng văn thư, phòng lưu trữ quy mô hơn, xây dựng mô hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán bộ đến làm việc với văn thư, lưu trữ tự vào khu vực làm việc 46 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận cần phải tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành chính Sử dụng hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động đạo, điều hành Thường trực HĐND,UBND quận qua mạng diên rộng, đặc biệt là ứng dựng công nghệ thông tin quản lý văn bản đi, đến, tra cứu hồ sơ tài liệu và theo dõi ý kiến kết luận, đạo lãnh đạo quận scan toàn bộ tạo sở dữ liệu toàn văn văn bản đến, trao đổi thông tin với phòng, ban, UBND phường thuộc UBND quận thông qua mạng nội bộ, với trường học thông qua thư điện tử UBND quận phải quan tâm trang bị đầy đủ sở vật chất, điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức đảm bảo mỗi công chức chuyên môn 01 máy tính, hòm thư điện tử để phục vụ cho việc tiếp nhận và trao đổi thông tin, văn bản mạng, phòng chuyên môn phải có hòm thư điện tử riêng, phải kết nối internet, mạng LAN… trang bị máy photocopy, máy in, máy scan Ngoài những nội dụng trên, UBND quận cần có chính sách tuyên dương, khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khích lệ những cán bộ thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ và những cán bộ có những sáng kiến hay, khoa học tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ 47 KẾT LUẬN Được sự giúp đỡ, bảo thầy cô trường, thầy cô khoa Quản trị Văn Phòng và bảo ban, giúp đỡ cán bộ UBND quận Tây Hồ, đặc biệt là chị làm việc tại phòng Văn thư và Lưu trữ nơi em thực tập giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND Quận Tây Hồ, thời gian không phải là dài có ý nghĩa thực sự với bản thân em, để lại lòng em nhiều ấn tượng sâu sắc, giúp em có thêm niềm tin và trưởng thành Qua thực tế giúp cho em nắm rõ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Ủy ban và văn phòng HĐND&UBND quận Giúp em hiểu tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ đối với việc công tác quản lý UBND quận nói riêng và quan, tổ chức nói chung Trong trình thực tập này em trực tiếp thực hiện quy trình công tác quản lý văn bản đến quan hành chính nhà nước, làm quen với chuyên môn và cụ thể hóa phần lý thuyết học vào thực tế và tiếp xúc với đội ngũ cán bộ trẻ trung, động, nhiệt huyết với công việc, có đầy đủ lực chuyên môn, nghiệp vụ Được tiếp cận và sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại giúp ích việc quản lý, thực hiện khâu nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác Ngoài em còn học hỏi thêm những kỹ mền cũng kỹ sống: tiếp khách, đãi khách, cách giao tiếp nơi công sở, có thêm kinh nghiệm việc giải tình huống, Từ nói đợt thực tập này giúp em hiểu sâu chuyên ngành ngành Quản trị Văn phòng, là sở để em có hội vận dụng những kiến thức nghiệp vụ, chuyên môn vào thực tiễn, trang bị thêm cho em những kiến thức sâu rộng ngành Văn phòng và cuộc sống Bài báo cáo là kết quả nghiên cứu thực tế và kiến thức mà em học thời gian qua Đây là cách nhìn nhận, đánh giá bản thân em công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, khả và tầm nhìn còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót Kính mong nhận sự góp ý thầy cô để bài báo cáo hoàn thiện 48 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức của HĐND &UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách kinh tế Phòng TC-KH Phòng Kinh tế PCT phụ trách Văn xã Phòng VH-TT Phòng GD&ĐT Phòng Nội vụ PCT phụ trách Đất đai xâydựng Phòng Tư pháp Phòng TN-MT Thanh tra quận Phòng QLĐT Phòng Y tế Văn Phòng HĐND&UBND DdD Ban QLDA XDHTKTXQHT Ban quản lý chợ quận Công an quận Thanh tra xây dựng BCH quân sự Ban BT GPMB Phòng LĐ,TB&XH Trung tâm Y tế Trung tâm DS-KHHGĐ Trung tâm TDTT Trung tâm Văn hóa Trung tâm Dạy nghề Hội Chữ Thập đỏ Cơ quan Thi hành án BQL Hồ Tây Ban QLDA Trung tâm PTQĐ Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ: Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận chuyên viên tham mưu, tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Phó Chánh Văn phòng Bộ phận tiếp dân Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận kế toán, thủ quỹ Bộ phận văn thưlưu trữ Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ Phụ lục III: Một số hình ảnh sưu tầm về kho lưu trữ UBND quận Phụ lục IV: Hình ảnh về công tác tổ chức sử dụng tài liệu ... TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ – LƯU TRƯ 2.1 Lý luận chung vê công tác văn thư – lưu trữ 2.1.1 Công tác văn thư Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn. .. nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Với hai đối tượng chính là công tác văn thư và công tác lưu trữ Thứ nhất, công tác văn thư: - Công tác soạn... dẫn thư c hiện quy định nhà nước lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữ 2.2 Công tác tổ, quản lý công tác văn thư tại UBND