Công tác lập hồ sơ hiện hành ở văn phòng trung ương đảng thực trạng và giải pháp

I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN =============== NGUYN VN TM CễNG TC LP H S HIN HNH VN PHềNG TRUNG NG NG - THC TRNG V GII PHP LUN VN THC S KHOA HC CHUYấN NGNH LU TR H Ni - 2008 I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN =============== NGUYN VN TM CễNG TC LP H S HIN HNH VN PHềNG TRUNG NG NG - THC TRNG V GII PHP Chuyờn ngnh : LU TR Mó s : 60 32 24 LUN VN THC S KHOA HC CHUYấN NGNH LU TR NGI HNG DN KHOA HC : PGS VNG èNH QUYN H NI 2008 Mục lục Trang Mở đầu ch-ơng 1- lập hồ sơ hành - nội dung quan trọng 12 công tác văn th- CA văn phòng trung -ơng đảng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Trung -ơng Đảng 12 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 12 1.1.2 Tổ chức máy 17 1.2 Thành phần, nội dung, khối l-ợng tài liệu hình thành trình hoạt động Văn phòng Trung -ơng Đảng 27 1.3 Vai trò, ý nghĩa lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng 33 Ch-ơng 2- thực trạng lập hồ sơ hành văn 40 phòng trung -ơng đảng 2.1 Xây dựng, ban hành văn quy định h-ớng dẫn lập hồ sơ hành 40 2.1.1 Cơ sở pháp lý để ban hành văn 40 2.1.2 Nội dung văn đạo, h-ớng dẫn 41 2.2 Thực tiễn công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng 2.2.1 Lập danh mục hồ sơ ca Văn phòng Trung -ơng Đảng 2.2.2 Tình hình lập hồ sơ hành đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng 53 53 58 2.2.3 Nhận xét chung 66 Ch-ơng 3- giải pháp nâng cao chất l-ợng công tác 71 lập hồ sơ hành văn phòng trung -ơng đảng 3.1 Nâng cao nhận thức công tác văn th- nói chung việc lập hồ sơ hành nói riêng lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Văn phòng Trung -ơng Đảng 71 3.2 Xây dựng ban hành văn quy định công tác lập hồ sơ hành 73 3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ Văn phòng Trung -ơng 81 3.4 Tăng c-ờng h-ớng dẫn, bồi d-ỡng nghiệp vụ kiểm tra việc lập hồ sơ hành 83 3.5 Thực tốt công tác khen th-ởng - kỷ luật việc lập hồ sơ hành 86 Đảng Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo 88 Tài liệu phụ lục Mở đầu Mục đích, ý nghĩa đề tài Văn phòng Trung -ơng Đảng quan tham m-u, giúp việc Ban Chấp hành Trung -ơng, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí th- tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động quan tham m-u Trung -ơng Đảng; tham m-u chủ tr-ơng sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham m-u nguyên tắc chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản quan Đảng Trung -ơng bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung -ơng Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu đ-ợc sản sinh trình hoạt động có nội dung đa dạng phong phú với khối l-ợng lớn, phản ánh toàn trình hoạt động Trung -ơng Văn phòng Trung -ơng Đảng Việc lập quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan (lập hồ sơ hành) nội dung có ý nghĩa quan trọng công việc chủ yếu công tác văn th- Việc lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng đ-ợc quy định h-ớng dẫn số văn Đảng, Nhà n-ớc Văn phòng Trung -ơng Nh-ng thực tế, công tác lập quản lý hồ sơ Văn phòng Trung -ơng nhiều hạn chế Theo quy định Văn phòng Trung -ơng hết năm, sau giải xong công việc, văn th- quan đơn vị trực thuộc nh- cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hành để nộp vào l-u trữ Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều bất cập cần phải đ-ợc điều chỉnh, thông th-ờng đến cuối năm đơn vị nh- cán bộ, nhân viên lập đ-ợc hồ sơ hành nhiều lý khách quan chủ quan nh-: thời gian không đảm bảo, khối l-ợng tài liệu lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn th- không đáp ứng yêu cầu Từ dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, trình giải công việc cần tra tìm gặp nhiều khó khăn, ảnh h-ởng đến chất l-ợng hiệu công việc, quản lý văn không chặt chẽ, gây khó khăn cho công tác l-u trữ Vì vậy, chọn đề tài Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Thực trạng giải pháp làm luận văn thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng đ-a giải pháp lập hồ sơ hành để công tác đ-ợc thực nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo đơn vị trực thuộc nh- toàn thể cán bộ, nhân viên giải công việc đ-ợc thuận lợi, nhanh chóng, chất l-ợng hiệu quả, đồng thời giúp cho công tác l-u trữ thuận lợi việc thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu l-u trữ Chúng nghiên cứu vấn đề tr-ớc mắt nhằm áp dụng Văn phòng Trung -ơng Đảng, sau nhân rộng phạm vi áp dụng đến cấp uỷ Trung -ơng địa ph-ơng Mục tiêu đề tài Đề tài đ-ợc thực với mục tiêu sau: - Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá -u điểm mặt hạn chế lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Trên sở xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị để đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng tham khảo dựa vào tiến hành lập danh mục hồ sơ đơn vị khác thuộc Văn phòng (đ-a vào phụ lục) Đối t-ợng phạm vi nghiên cứu * Đối t-ợng nghiên cứu : - Thành phần, nội dung tài liệu đ-ợc sản sinh trình hoạt động Văn phòng Trung -ơng Đảng - Tình hình lập hồ sơ hành chất l-ợng hồ sơ đ-ợc lập Văn phòng Trung -ơng Đảng - Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất l-ợng hồ sơ đ-ợc lập Ngoài đối t-ợng nghiên cứu trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Trung -ơng Đảng đơn vị trực thuộc dựa văn quy định đối t-ợng tiếp cận để nghiên cứu đề tài * Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi nghiên cứu đề tài đ-ợc xác định nh- sau: - Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng đ-a giải pháp lập hồ sơ hành tài liệu hành hình thành hoạt động quản lý phục vụ công tác tham m-u, giúp việc Ban Chấp hành Trung -ơng, Bộ Chính trị, Ban Bí th- Văn phòng Trung -ơng Đảng - Nghiên cứu lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng thời gian gần (tr-ớc sau hợp Ban Kinh tế Trung -ơng, Ban Nội Trung -ơng, Ban Tài - Quản trị Trung -ơng, Văn phòng Trung -ơng thành Văn phòng Trung -ơng Đảng) sở chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Trung -ơng Đảng Mục tiêu nghiên cứu nhằm áp dụng cho thời gian tới, nh-ng quan hợp nên việc nghiên cứu đơn vị cũ (với chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức giữ nguyên nhkhi ch-a hợp nhất), trình nghiên cứu đề tài tìm hiểu lập hồ sơ hành đơn vị đ-ợc thành lập sáp nhập Nh- vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu đề tài nói giúp cho tác giả bảo đảm điều kiện thời gian tiến độ nghiên cứu, đồng thời phản ánh đ-ợc mặt tồn hạn chế nh- giải pháp cần phải thực việc lập hồ sơ hành đơn vị nói riêng Văn phòng Trung -ơng Đảng nói chung vào nề nếp có chất l-ợng, hiệu Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đ-ợc xác định - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung -ơng Đảng - Thực trạng, -u điểm hạn chế công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Các giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Lập danh mục hồ sơ hành đơn vị trực thuộc Lịch sử nghiên cứu Việc lập hồ sơ nói chung đ-ợc quy định từ năm 1963 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác l-u trữ đ-ợc ban hành Nghị định số 142/CP, ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ, tiền đề lịch sử nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác Vấn đề lập hồ sơ hành thực tế có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học hành chính, văn th- - l-u trữ sinh viên, học viên cao học Khoa L-u trữ học Quản trị văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập đến có công trình khoa học mang tính lý luận thực tiễn nh-: giáo trình, giảng; viết đăng báo, tạp chí; báo cáo tốt nghiệp luận văn sinh viên, học viên cao học Các giáo trình, giảng công tác văn th- - l-u trữ đ-ợc sử dụng làm tài liệu học tập Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Tr-ờng Cao đẳng Nội vụ (tr-ớc Tr-ờng Trung cấp Văn th- - L-u trữ Trung -ơng I) hay lớp bồi d-ỡng nghiệp vụ văn th- - l-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng Cục Văn th- - L-u trữ Nhà n-ớc có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hành nh-: Lý luận ph-ơng pháp công tác văn th- tác giả V-ơng Đình Quyền xuất năm 2005 Cuốn sách dành toàn Ch-ơng XIII để trình bày lập hồ sơ nộp l-u hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn th-, Tr-ờng Trung học L-u trữ Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất năm 2001 Tập giảng công tác văn th- - l-u trữ Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng ban hành tháng năm 2008, có chuyên đề trình bày nội dung lập hồ sơ nộp l-u hồ sơ vào l-u trữ hành quan Trên Tập san L-u trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san văn th- L-u trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí L-u trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 Tạp chí Văn th- l-u trữ Việt Nam có nhiều chuyên luận, viết số tác giả nh-: Bàn công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 1/1970) tác giả Võ Chiến Thắng, Mấy ý kiến trao đổi việc giải tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn cặp, bó (Tập san L-u trữ hồ sơ, số 3/1972) tác giả Đỗ Ngọc Phác, Bản h-ớng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan (Tập san L-u trữ hồ sơ số 4/1977), Những yêu cầu việc lập hồ sơ (Tập san L-u trữ hồ sơ số 4/1978) tác giả Nguyễn Xuân Nung, Về việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào l-u trữ quan Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công tác l-u trữ hồ sơ tài liệu Vũ D-ơng Hoan, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 4-2000, Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành Nhà n-ớc Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 6-2000, Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung -ơng Tô Duy Nghĩa, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2-2002, Giới thiệu vài nét danh mục hồ sơ Văn phòng Trung -ơng Nguyễn Thu Huyền, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 5-2002 Vấn đề lập hồ sơ hành đề tài làm luận văn học viên cao học sinh viên Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nh-: Vấn đề lập hồ sơ hành nộp l-u hồ sơ tài liệu vào l-u trữ quan Bộ - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung -ơng - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006) Có thể nói, giáo trình, giảng đ-a đ-ợc vấn đề lý luận công tác văn th- nói chung công tác lập hồ sơ hành nói riêng nh-: Khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu nh- mục đích, ý nghĩa yêu cầu, ph-ơng pháp lập hồ sơ hành Các viết báo, tạp chí ngành đề cập đến vấn đề nh- mục đích, ý nghĩa; yêu cầu nh- nguyên tắc, ph-ơng pháp lập hồ sơ, thực tiễn lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp l-u tài liệu vào l-u trữ số quan Tuy nhiên thời gian gần đây, viết đ-ợc đăng báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hành ch-a đ-ợc quan tâm mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề sâu nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hành quan Đảng (các ban Đảng Trực thuộc Ban Chấp hành Trung -ơng Đảng), quan Nhà n-ớc (các bộ) đ-a giải pháp nhằm khắc phục nh- đổi công tác Song, công trình nghiên cứu tập trung vào nghiên cứu chung công tác văn th- hay việc lập hồ sơ hành quan cấp ban Đảng, cập mà ch-a có công trình nghiên cứu chi tiết, cụ thể đ-a giải pháp nhằm làm cho công tác lập quản lý hồ sơ, tài liệu trình hoạt động quan cụ thể đ-ợc triệt để sâu rộng tới đơn vị, cán bộ, nhân viên quan Qua viết cho thấy tình hình chung việc lập hồ sơ hành ch-a đ-ợc thực tốt, tài liệu nộp vào l-u trữ tình trạng ch-a đ-ợc phân loại sơ mà bó gói, chất đống Thực trạng nhiều nguyên nhân nh-: nhận thức vấn đề giá trị tài liệu l-u trữ hạn chế ý thức trách nhiệm cán ch-a đ-ợc đề cao Bên cạnh đó, giáo trình, giảng chuyên đề văn th- - l-u trữ sâu lý luận mà ch-a có vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế quan Vì vậy, việc nghiên cứu công tác lập hồ sơ hành quan (cụ thể Văn phòng Trung -ơng Đảng) cần sớm đ-ợc thực đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt công tác văn th- - l-u trữ nói chung công tác lập hồ sơ hành nói riêng Nguồn t- liệu tham khảo Nguồn t- liệu tham khảo thực đề tài bao gồm : Danh mục tài liệu tham khảo _ 1- Báo cáo số 162-BC/VPTW, ngày 07/9/2007 Văn phòng Trung -ơng tổng kết công tác văn th-, l-u trữ đảng tổ chức trị - xã hội (2005-2007) nhiệm vụ trọng tâm đến năm 2009, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 2- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23-3-2006 Thủ t-ớng Chính phủ việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành Nhà n-ớc, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 3- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02-3-2007 Thủ t-ớng Chính phủ việc tăng c-ờng bảo vệ phát huy giá trị tài liệu l-u trữ, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 4- Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10-01-2008 Văn phòng Trung -ơng Đảng việc h-ớng dẫn lập nộp l-u hồ sơ tài liệu vào l-u trữ hành, T- liệu Vụ Hành chính, Văn phòng Trung -ơng Đảng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 5- Đào Xuân Chúc, V-ơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ, NXB Giáo dục, Hà Nội, năm 1991, 6- Trịnh Thị Hà, Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung -ơng: Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, năm 2006, t- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 7- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08-4-2004 Chính phủ công tác văn th-, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 8- Nghiệp vụ công tác văn th-, Tr-ờng Trung học L-u trữ nghiệp vụ văn phòng I, năm 2001, 9- Pháp lệnh L-u trữ quốc gia năm, NXB Chính trị Quốc gia, 2001, 10- Nguyễn Minh Ph-ơng - Nguyễn Nghĩa Văn, Sổ tay công tác văn phòng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1996, 11- Quy định số 667-QĐ/VPTW, ngày 10/11/1986 Văn phòng Trung -ơng chế độ công tác văn th- quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung -ơng quan Trung -ơng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 12- Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01/12/1999 Văn phòng Trung -ơng việc lập hồ sơ, nộp l-u, quản lý khai thác tài liệu l-u trữ hành, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 13- Quy định số 1479-QĐ/VPTW, ngày 28-4-2005 Văn phòng Trung -ơng Đảng quy định công tác văn th- Văn phòng Trung -ơng, Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 14- V-ơng Đình Quyền: Lý luận ph-ơng pháp công tác văn th-, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2006, 15- Quyết định số 45-QĐ/VPTW, ngày 11-4-2007 Bộ Chính trị việc hợp Ban Kinh tế Trung -ơng, Ban Nội Trung -ơng, Ban Tài - Quản trị Trung -ơng, Văn phòng Trung -ơng thành Văn phòng Trung -ơng Đảng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 16- Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21/8/2007 Bộ Chính trị chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Trung -ơng Đảng, Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 17- Quyết định số 648-QĐ/VPTW, ngày 10/9/2007 Văn phòng Trung -ơng Đảng ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Trung -ơng Đảng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 18- Quyết định từ số 620 đến số 641-QĐ/VPTW, ngày 04/9/2007 Văn phòng Trung -ơng Đảng định thành lập đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 19- Quyết định từ số 1178 đến số 1196-QĐ/VPTW, ngày 21/12/2007 Văn phòng Trung -ơng Đảng chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung -ơng Đảng Tliệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 20- Tập giảng công tác văn th- l-u trữ (Dùng cho lớp bồi d-ỡng cho cán quan Đảng, tổ chức trị - xã hội), Hà Nội, 2008, T- liệu Cục L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, 21- Nguyễn Xuân Trung, Vấn đề lập hồ sơ hành nộp l-u hồ sơ tài liệu vào l-u trữ quan Bộ - Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, năm 2005, T- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng, Tr-ờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, ... hồ sơ hành 40 2.1.1 Cơ sở pháp lý để ban hành văn 40 2.1.2 Nội dung văn đạo, h-ớng dẫn 41 2.2 Thực tiễn công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng 2.2.1 Lập danh mục hồ sơ ca Văn phòng Trung. .. văn th- Việc lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng đ-ợc quy định h-ớng dẫn số văn Đảng, Nhà n-ớc Văn phòng Trung -ơng Nh-ng thực tế, công tác lập quản lý hồ sơ Văn phòng Trung -ơng nhiều hạn... động Văn phòng Trung -ơng Đảng - Thực trạng, -u điểm hạn chế công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung -ơng Đảng - Các giải pháp nhằm nâng cao chất l-ợng công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung