Trước đây, khi chưa có sự xuất hiện của công nghệ thông tin, việc quản lí sổ sách, hồ sơ giấy tờ được dựa theo phương thức thủ công, mọi việc tính toán, sắp xếp, lưu trữ... đều được thao tác hoàn toàn bởi con người. Cũng chính vì thế mà không thể tránh khỏi các sai xót, hiệu quả làm việc không cao với số lượng dữ liệu lớn với lượng người xử lí công việc lớn và ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh, cập nhật dữ liệu của các cơ quan, xí nghiệp. Trong khi ta áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lí thì chúng lại hoàn toàn làm thay đổi toàn diện quá trình quản lí đó. Với các lợi ích như: giảm được khối lượng công việc cần xử lí, nâng cao tốc độ cập nhật dữ liệu và hiệu quả công việc, hạn chế tới mức tối đa sự sai xót có thể xảy ra. Vì vậy, mô hình hỗ trợ quản lí bằng sử dụng công nghệ thông tin là một mô hình mới đầy triển vọng trong các công tác quản lý. Bài toán xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng là đề tài mà nhóm chúng em lựa chọn nhằm giúp đỡ chúng em làm quen với khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm giúp hỗ trợ quản lí cho công ty.
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng Nhóm thực hiện: Nguyễn Hoàng Anh Hoàng Chương Dương Tống Hữu Duy Lớp: CNTT – Khóa Hà Nội, 18/02/2013 Mục lục MỤC LỤC I - LỜI MỞ ĐẦU II - KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ VẬT TƯ THIẾT BỊ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT THANH TÙNG 1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÍ KINH DOANH VẬT LIỆU XD 3.PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG a.Quá trình nhập hàng vào kho b.Quá trình xuất hàng từ kho để bán 4.PHÂN TÍCH YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÍ a.Quản lí kinh doanh b.Quản lí danh mục c.Quản lí hệ thống liệu 5.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 6.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 7.MÔ HÌNH THỰC THỂ ER a.Xác định thực thể b.Mô hình thực thể ERD 8.CHUYỂN MÔ HÌNH ER SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ III - THIẾT KẾ GIAO DIỆN 1.CÁC MENU CHÍNH CỦA HỆ THỐNG a)Menu hệ thống b)Menu Nhập liệu phiếu c)Menu Danh sách d)Menu tìm kiếm thông tin e)Menu Báo cáo/ Thống kê tổng hợp 2.FORMS a)Form bckhach b)Form bcnhacc c)Form dmkh d)Form dsvattu e)Form kho f)Form nhacc g)Form phchi h)Form phthu i)Form phieunhap j)Form phieuxuat I - Lời mở đầu Ngày nay, phát triển vượt bậc khoa học công nghệ giới đất nước Việt Nam ta, thành tựu to lớn khoa học kĩ thuật ngày giúp đỡ có sống tốt đẹp Với công công nghiệp hóa đại hóa đất nước mà Đảng nhà nước ta đề ra, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động đời sống xã hội cần thiết, đặc biệt công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trình quản lí hồ sơ, sổ sách, kinh doanh công ty xí nghiệp hay quan , tổ chức trỏ lên thuận tiện nhiều so với trước Trước đây, chưa có xuất công nghệ thông tin, việc quản lí sổ sách, hồ sơ giấy tờ dựa theo phương thức thủ công, việc tính toán, xếp, lưu trữ thao tác hoàn toàn người Cũng mà tránh khỏi sai xót, hiệu làm việc không cao với số lượng liệu lớn với lượng người xử lí công việc lớn ảnh hưởng nhiều đến trình kinh doanh, cập nhật liệu quan, xí nghiệp Trong ta áp dụng công nghệ thông tin vào trình quản lí chúng lại hoàn toàn làm thay đổi toàn diện trình quản lí Với lợi ích như: giảm khối lượng công việc cần xử lí, nâng cao tốc độ cập nhật liệu hiệu công việc, hạn chế tới mức tối đa sai xót xảy Vì vậy, mô hình hỗ trợ quản lí sử dụng công nghệ thông tin mô hình đầy triển vọng công tác quản lý Bài toán xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng đề tài mà nhóm chúng em lựa chọn nhằm giúp đỡ chúng em làm quen với khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống thông tin xây dựng phần mềm giúp hỗ trợ quản lí cho công ty II - Khảo sát phân tích trạng hệ thống quản lí vật tư thiết bị công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng Giới thiệu chung công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng nội thất Thanh Tùng Công ty thức thành lập vào ngày 29 tháng năm 2003 Công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng công ty kinh doanh lĩnh vực: kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng , thiết kế xây dựng nhà cửa nội thất Kể từ thành lập đến nay, công ty nhỏ công ty không ngừng đổi thiết bị, nâng cao tay nghề nhà thiết kế đội ngũ thi công để có công trình bền đẹp Ngoài công ty bán mặt hàng vật liệu xây dựng xi măng, cát, sỏi, gạch ngói…… Địa chỉ: 23 Hội Vũ – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện Thoại : 0917883314 Giám đốc: Nguyễn Thanh Tùng Email: thanhtungxd@gmail.com Cơ cấu tổ chức khảo sát hệ thống quản lí kinh doanh vật liệu XD Quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng hệ thống quản lí xuất nhập vật liệu xây dựng cho dự án gồm nhiều hạng mục Nguồn vật liệu công ty xuất phát từ nhà cung ứng, nhà sản xuất, doanh nghiệp nước đại lí, cửa hàng Vật tư công ty cung cấp theo hạng mục dự án lớn nhỏ hay tùy theo lượng cung cầu thị trường Các loại vật liệu xây dựng mà công ty quản lí bao gồm: gạch, xi măng, sắt thép, cát, đá…Toàn hệ thống quản lí có phận thi công, phận kinh doanh…Cũng cần chương trình quản lí để trợ giúp cho nhân viên quản lí tốt công việc mình, đảm bảo cho việc nâng cao suất lao động, tránh thất thoát không đáng có Hệ thống quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng bao gồm công việc như: nhập vật tư vào kho, bán vật tư từ kho để phục vụ dự án, để kinh doanh, báo cáo lượng vật tư xuất nhập tháng Hệ thống quản lí kinh doanh phân cấp theo phận sau: Sơ đồ tổ chức nhân công ty • Bộ phận kinh doanh: phận quan trọng công ty, phận tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng , nhà cung ứng để xuất nhập vật tư vào kho hàng • Bộ phận thiết kế: phận thực nhiệm vụ thiết kế, tính toán cho công trình, đảm bảo chất lượng công trình, dự án trước đưa vào thi công theo yêu cầu khách hang • Bộ phận thi công: nhận vật liệu cần thiết cho dự án từ kho hàng để thi công cho hạng mục dự án lớn nhỏ • Bộ phận kế toán: thống kê giá cả, số liệu thu mua, xuất nhập vật tư hàng hóa vào giai đoạn, báo cáo lại gửi cho ban lãnh đạo Bộ phận quản lí kho: có nhiệm vụ thống kê lượng vật liệu xây dựng xuất khỏi kho, lượng vật liệu nhập, thống kê lượng vật tư tồn kho cuối giai đoạn tổng hợp lại thành báo cáo gửi cho ban lãnh đạo Sơ đồ quản lí công ty Theo hệ thống quản lí phân công rạch ròi nên xảy trường hợp mát vật tư người chịu trách nhiệm dễ dàng phát Về trình độ sử dụng áp dụng công nghệ thông tin, khoa học công nghệ vào quản lí, công ty có sử dụng phần mềm Microsoft Office 2003 vào trình quản lí sử dụng để soạn thảo văn hành chính, hợp đồng, giấy tờ hay có sử dụng bảng tính Excel để tính toán, kiểm kê thống kê tính toán Phân tích trạng hệ thống a Quá trình nhập hàng vào kho Khi công ty có nhu cầu hàng hóa, vật tư công ty gửi đơn đặt hàng chứa thông tin hàng hóa, vật tư cần thiết đến nhà cung ứng Nhà cung ứng gửi hàng hóa vật tư đến công ty, kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng, giữ lại, lại giao cho thủ kho Thủ kho đối chiếu hóa đơn với đối chiếu, kiểm kê lượng hàng nhận từ nhà cung ứng với thông tin, quy cách sản phẩm ghi đơn đặt hàng hóa đơn nhận Nếu không đạt yêu cầu không khớp thông tin phiếu mà bên công ty đặt ra, thủ kho đưa thông báo để thông báo cố hàng hóa cho ban lãnh đạo Nếu đạt yêu cầu công ty đưa ra, thủ kho lập phiếu nhập kho, giao cho kế toán lưu trữ lại, cập nhật vào thẻ kho kí xác nhận vào hóa đơn nhập hàng vào kho, sau thủ kho chuyển hóa đơn cho phận kế toán công ty, phận kế toán kiểm tra lại thông tin hóa đơn lập phiếu chi, sau chi trả tiền cho nhà cung ứng Cuối tháng, quý, năm, thủ kho phải lập báo cáo lượng hàng hóa nhập; phận kế toán phải kết toán lại tiến hành lập báo cáo chi gửi cho ban lãnh đạo công ty Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư vào kho thể qua hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho thẻ kho sau đây: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày ………tháng………năm 201… Đơn vị bán hàng: …………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………… Điện thoại: ………………… .…………………………… Họ tên người mua hàng: …………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………… Điện thoại: ………………………………………………………… Hình thức toán: ……………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 3=1x2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền toán: Số tiền viết chữ: …………………………………………………………………………………… Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ………………… Mẫu số: 01 - VT Bộ phận: ……………… (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng … năm 201… Nợ: …… Có: …… Họ tên người giao: …………………………………………………………… Theo .số ngày tháng năm Nhập kho: …………………… STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng Tổng số tiền(viết chữ): …………………………………………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………… Ngày …… tháng……năm…… Người lập phiếu Người giao hàng Người nhận hàng Thủ quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ………………… Mẫu số: S09 - DNN (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Địa chỉ: ……………… Ngày 14/9/2006 Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Lập ngày tháng năm Tờ số Tên hàng: Đơn vị tính: Mã số: Số TT Ngày tháng A B Số hiệu chứng từ Nhập Xuất C D Ngày nhập xuất Nhập Xuất E F Cộng cuối kỳ x Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Tồn kế toán G x - Sổ có trang, đánh từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Quá trình nhập hàng Quá trình quản lý tồn kho Quản lý danh mục Quá trình tìm kiếm Quá trình báo cáo Mô hình thực thể ER a Xác định thực thể 1) Thực thể 1: DSVattu Mô tả thông tin chi tiết vật tư Các thuộc tính: - Mahang (mã hàng): thuộc tính khóa, dựa vào phân biệt vật tư khác - Tenhang (Tên hàng) - DVT (đơn vị tính) - Dongia (đơn giá) 2) Thực thể 2: NhàCC Mô tả thông tin chi tiết nhà cung cấp Các thuộc tính: - Manhacc (mã nhà cung cấp): thuộc tính khóa, giúp phân biệt nhà cung cấp với - Tennhacc (tên nhà cung cấp) - Diachi (địa chỉ) - Sodt (điện thoại) 3) Thực thể 3: Kho Mô tả thông tin kho hàng Các thuộc tính: - Makho (mã kho): thuộc tính khóa, giúp ta phân biệt kho với - Tenkho (tên kho) - Diachi (địa chỉ) 4) Thực thể 4: DMKH Mô tả thông tin khách hàng Các thuộc tính: - MaKH (mã khách hàng): thuộc tính khóa, qua giúp phân biệt khách hàng - TenKH (tên khách hàng) - Diachi (địa chỉ) - Sodt (điện thoại) 5) Thực thể 5: Phieunhap Mô tả thông tin phiếu nhập Các thuộc tính: - Maphieu (mã phiếu nhập): thuộc tính khóa, qua giúp phân biệt phiếu nhập với - Ngaynhap (ngày nhập) - Manhacc (mã nhà cung cấp) - Makho (mã kho) - Tongtien (Tổng tiền) 6) Thực thể 6: Phieuxuat Mô tả thông tin phiếu xuất Các thuộc tính: - Maphieu (mã phiếu xuất): thuộc tính khóa, qua giúp phân biệt phiếu xuất với - Ngayxuat (ngày xuất) - MaKH (mã khách hàng) - Makho (mã kho) - Tongtien (Tổng tiền) 7) Thực thể 7: CTNhap Mô tả chi tiết mặt hàng – vật tư nhập Các thuộc tính: - id: thuộc tính khóa, thuộc tính giúp ta phân biệt chi tiết phiếu nhập phiếu nhập khác - Maphieu (mã phiếu nhập) - Mahang (mã hàng) - Soluong (số lượng) - Gia (đơn giá) 8) Thực thể 8: CTXuat Mô tả chi tiết mặt hàng – vật tư xuất/bán hàng Các thuộc tính: - id: thuộc tính khóa, thuộc tính giúp ta phân biệt chi tiết phiếu xuất phiếu xuất khác - Maphieu (mã phiếu xuất) - Mahang (mã hàng) - Soluong (số lượng) - Gia (đơn giá) 9) Thực thể 9: Phthu Mô tả thông tin thu Các thuộc tính: - sophieu (số phiếu): khóa phân biệt phiếu thu chi với - (ngày) - makh (mã khách hàng) - sotien (số tiền) 10) Thực thể 10: Phchi Mô tả thông tin chi tiêu nhập hàng vật liệu xây dựng từ nhà cung cấp Các thuộc tính: - sophieu (số phiếu): khóa phân biệt phiếu thu chi với - (ngày) - manhacc (mã nhà cung cấp) - sotien (số tiền) b Mô hình thực thể ERD Mô hình thực thể ER - Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ DMKH (makh, tenkh, diachi, sodt) - Kho (makho, tenkho, diachi) - NhaCC (manhacc, tennhacc, diachi, sodt) - Phieuxuat (maphieu, ngayxuat, makh, makho, tongtien) - Phieunhap (maphieu, ngaynhap, manhacc, makho, tongtien) - Ctxuat (id, maphieu, mahang, soluong, gia) - Ctnhap (id, maphieu, mahang, soluong, gia) - Dsvattu (mahang, tenhang, dvt, dongia, tongsohang) - Phthu (sophieu, ngay, makh, sotien) - Phchi (sophieu, ngay, manhacc, sotien) III - Thiết kế giao diện Các menu hệ thống a) Menu hệ thống Trong menu hệ thống có chứa thành phần Về tác giả (chứa thông tin tác giả chương trình) Thoát chương trình b) Menu Nhập liệu phiếu Trong menu Nhập liệu phiếu chứa thành phần Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, Phiếu thu c) Menu Danh sách Chứa danh sách khách hàng, kho hàng, danh sách nhà cung cấp danh sách vật tư d) Menu tìm kiếm thông tin Menu chứa chức tìm kiếm thông tin : khách hàng, kho hàng, nhà cung cấp, vật tư, tìm kiếm phiếu chi theo số phiếu, tìm kiếm phiếu thu theo số phiếu, tìm kiếm phiếu nhập theo số phiếu, tìm kiếm phiếu xuất theo số phiếu e) Menu Báo cáo/ Thống kê tổng hợp Menu chứa thống kê tổng hợp bán hàng theo tháng, quý năm, chứa thống kê hàng tồn kho, báo chi tiết bán hàng, thống kê chi tiết nhập hàng Forms a) Form bckhach Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu Vao ten KH combo box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím Thuc hien command button Chạy Form với liệu nhập Thoat command button Thoát khỏi Form b) Form bcnhacc Mục đích Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu Nhap vao nha cung cap combo box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím Thuc hien command button Chạy Form với liệu nhập Thoát command button Thoát khỏi Form c) Form dmkh Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu tenkh combo box Nhập từ bàn phím diachi text box Nhập từ bàn phím sodt text box Nhập từ bàn phím Mục đích Mục đích d) Form dsvattu Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu tenhang text box Nhập từ bàn phím dvt text box Nhập từ bàn phím dongia text box Nhập từ bàn phím Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu Mục đích Mục đích tongsohang text box Nhập từ bàn phím e) Form kho Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu makho combo box Nhập từ bàn phím tenkho text box Nhập từ bàn phím diachi text box Nhập từ bàn phím Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu manhacc text box Nhập từ bàn phím tennhacc text box Nhập từ bàn phím diachi text box Nhập từ bàn phím sodt text box Nhập từ bàn phím Mục đích f) Form nhacc Mục đích g) Form phchi Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu sophieu text box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím tennhacc combo box Nhập từ bàn phím sotien text box Nhập từ bàn phím Mục đích h) Form phthu Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu sophieu text box Nhập từ bàn phím text box Nhập từ bàn phím tenkh combo box Nhập từ bàn phím sotien text box Nhập từ bàn phím i) Form phieunhap Mục đích Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu maphieu text box Nhập từ bàn phím ngaynhap text box Nhập từ bàn phím tennhacc combo box Nhập từ bàn phím tenkho combo box Nhập từ bàn phím tongtien text box Truyền tham số từ trường tongso subform mahang combo box Nhập từ bàn phím soluong text box Nhập từ bàn phím gia text box Truyền tham số từ dongia bảng dsvattu thanhtien text box Được tính tự động =soluong*gia j) Form phieuxuat Mục đích Tên đối tượng Kiểu đối tượng Dữ liệu maphieu text box Nhập từ bàn phím ngayxuat text box Nhập từ bàn phím tenkh combo box Nhập từ bàn phím tenkho combo box Nhập từ bàn phím tongtien text box Truyền tham số từ trường tongso subform mahang combo box Nhập từ bàn phím soluong text box Nhập từ bàn phím gia text box Truyền tham số từ dongia bảng dsvattu thanhtien text box Được tính tự động =soluong*gia Mục đích ... Email: thanhtungxd@gmail.com Cơ cấu tổ chức khảo sát hệ thống quản lí kinh doanh vật liệu XD Quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng hệ thống quản lí xuất... chung công ty Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng nội thất Thanh Tùng Công ty thức thành lập vào ngày 29 tháng năm 2003 Công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng công ty kinh doanh. .. quản lí sử dụng công nghệ thông tin mô hình đầy triển vọng công tác quản lý Bài toán xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng công ty TNHH xây dựng nội thất Thanh Tùng đề tài