Đồ án tốt nghiệp XD phan mềm quản lí cửa hàng bán sách

Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống thông tin quản lý bằng Access 2010

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên thực hiện: HOÀNG CHƯƠNG DƯƠNG

NGUYỄN HOÀNG ANH HOÀNG THẾ CƯ

CNTT 1 – K2 Giảng viên hướng dẫn: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN

BỘ LAO ĐỘNG TB & XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Họ và tên sinh viên: Hoàng Thế Cư Mã số sinh viên: CD100079

Khoá: 2 Khoa: Công nghệ thông tin Nghề: Tin học văn phòng

1 Tên đồ án:

Xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý cửa hàng bán sách Hoa Văn

2 Các số liệu và dữ liệu ban đầu:

………

………

………

………

………

3 Nội dung các phần thuyết minh và tính toán: ………

………

………

………

………

………

4 Các bản vẽ, đồ thị ( ghi rõ các loại và kích thước bản vẽ ): ………

………

………

………

………

5 Họ tên giảng viên hướng dẫn: Đào Thị Ngọc Hân 6 Ngày giao nhiệm vụ đồ án:………

7 Ngày hoàn thành đồ án: ……….…

Ngày tháng năm

Chủ nhiệm khoa Giảng viên hướng dẫn

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay dưới sự phát triển mạnh mẽ của nền khoa học kỹ thuật, nền kinh tế nước ta đang phát triển một cách mạnh mẽ Đi liền với việc phát triển kinh tế đó là việc quản lý cũng không kém phần quan trọng

Khi nền kinh tế phát triển kéo theo khối lượng xử lý công việc tăng lên một cách nhanh chóng Trong khi đó, việc quản lý theo mô hình thủ công sử dụng sức người là chính ngày cáng phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ và đang không ngừng tăng trưởng Vì sử dụng sức người lên không tránh khỏi những sai sót và rất mất thời gian trong quá trình xử lý, tốn kém tiền bạc, từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất

xử lý công việc của cơ quan, tổ chức

Vì vậy, cách thức quản lý sách theo mô hình thủ công (truyền thống) là không thể đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của quản lý nữa Do đó, yêu cầu được đặt

ra là làm thế nào để quản lý sách mà không mất nhiều thời gian, chi phí thấp và quản lý được một cách tối ưu, triệt để và phù hợp với nền khoa học công nghệ hiện nay, đặc biệt là việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý hệ

thống thông tin Vì vậy, chúng em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản

lý sách cửa hàng sách Hoa Văn”

Nhóm sinh viên!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

MỤC LỤC 4

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, XÁC ĐỊNH YÊU CẦU BÀI TOÁN 6

1.1 Giới thiệu hệ thống 6

1.2 Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng sách 6

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của của hàng: 6

1.2.2 Quá trình quản lý bán sách 7

1.2.3 Quá trình quản lý nhập sách 8

1.2.4 Quá trình quản lý tồn kho 9

1.3 Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống 9

1.3.1 Quản lý kinh doanh: 9

1.3.2 Quản lý danh mục 10

1.3.3 Quản lý hệ thống dữ liệu 10

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG SÁCH HOA VĂN 12

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 12

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống 13

2.3 Mô hình thực thể E – R: 20

2.3.1 Xác định các thực thể: 20

2.3.2 Các bảng thuộc tính: 22

2.3.3 Lược đồ E – R của hệ thống: 24

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ 25

3.1 Các bảng dữ liệu 25

3.1.1 Bảng DMKH (Danh mục khách hàng) 25

3.1.2 Bảng DMNhanVien (Danh mục nhân viên) 25

3.1.3 Bảng DMNhaCC (Danh mục nhà cung cấp) 25

3.1.4 Bảng DMTacGia (Danh mục tác giả) 26

3.1.5 Bảng CtNhap (chi tiết nhập) 26

3.1.7 Bảng DMLoaiSach (Danh mục loại sách) 27

3.1.8 Bảng DMNgonNgu (Danh mục ngôn ngữ) 27

3.1.9 Bảng DMNhaXB (Danh mục nhà xuất bản) 27

3.1.10 Bảng PhieuNhap (Phiếu nhập) 27

3.1.11 Bảng PhieuXuat (Phiếu xuất) 28

3.1.12 Bảng Sach (Sách) 28

3.2 Các form chính của phần mềm 28

3.2.1 Form đăng nhập (login) 28

3.2.2 Form chương trình (Mainprogram) 29

3.2.3 Form Phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng 29

3.2.4 Form Phiếu nhập 30

3.2.5 Form thẻ kho 30

3.2.6 Form thống kê tồn kho của 1 đầu sách 30

3.2.7 Thiết kế các Form danh mục 31

3.2.8 Thiết kế các form tìm kiếm 31

3.2.9 Form lập báo cáo xuất nhập tồn 32

3.2.10 Thiết kế Form lập báo cáo bán/nhập hàng 32

3.3 Thiết kế các report 33

3.3.1 Report thẻ kho 33

3.3.2 Report thống kê hàng tồn kho 33

3.3.3 Report phiếu xuất/nhập sách 34

3.3.4 Thiết kế Report các danh mục 34

3.3.5 Thiết kế các report thống kê nhập/bán sách 35

3.3.6 Thiết kế report thu/chi 35

4.3 Giao diện chính của chương trình: 37

4.3.1 Quản lý bán/nhập sách và tồn kho 37

4.3.2 Quản lý danh mục 38

4.3.3 Tìm kiếm 38

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, XÁC ĐỊNH YÊU CẦU BÀI TOÁN

Để xây dựng được phần mềm quản lý theo yêu cầu đề tài, trước hết chúng ta cần xác định được các yêu cầu cần thiết phục vụ xây dựng phần mềm như: tìm hiểu một cách khái quát về hệ thống, cơ cấu tổ chức của cửa hàng (mỗi nhân viên làm những việc gì trong cửa hàng, các quá trình xử lí trong hệ thống như bán sách, nhập sách và quản lý tồn kho Thông qua đó, chúng ta tìm ra được các yêu cầu chức năng cần thiết về quản lý kinh doanh, quản lý danh mục và hệ thống dữ liệu mà chúng ta cần xây dựng

1.1 Giới thiệu hệ thống

Tên đối tượng khảo sát: Cửa hàng sách Hoa Văn

Địa chỉ: 43 Bà Triệu – Hà Nội

Số điên thoại: 9710218, 9710219 Fax: 9711845

Nhà sách là một trung tâm chuyên kinh doanh các loại sách báo với rất nhiều các thể loại khác nhau như: tiểu thuyết, sách khoa học, và văn phòng phẩm như các loại bút, vở ghi, kẹp sách, ghim, thước, tẩy,

1.2 Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng sách

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của của hàng:

Hệ thống quản lý nhà sách bao gồm:

- Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng tìm kiếm sách phù hợp, tính tiền số sách mà khách hàng đã mua và lập phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng một bản để thanh toán, một bản gửi cho kế toán

- Kế toán tiến hành đối chiếu, thu tiền của khách hàng và ghi nhận lại trong

sổ kế toán những dữ liệu giao dịch có thể đo lường bằng tiền Dựa vào

đó, kế toán có thể thống kê doanh thu, số sách đã bán, số sách tồn kho Việc này sẽ được thống kê theo từng thời kì như: tháng, theo quý và theo năm Với các thông tin này sẽ được người quản lý cửa hàng lưu trữ lại để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, phát triển bền vững cửa hàng

- Nhân viên thủ kho có nhiệm vụ quản lý việc nhập xuất sách và kiểm tra sách của cửa hàng Khi cần bán sách, thủ kho sẽ nhận phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng từ bộ phận kế toán chuyển sang, dựa vào đó tiến hành xuất sách từ quầy hay trong kho ra Khi hết sách, thủ kho lập phiếu nhập hàng Trong thông tin của cả phiếu nhập và phiếu xuất phải ghi rõ đầy đủ thông tin về ngày nhập – xuất, chủng loại, số lượng, tên nhân viên tham gia giao dịch

- Người quản lý là người liên hệ trực tiếp với các nhà cung ứng để nhập sách Người quản lý sẽ quản lý nhân viên, các khách hàng và quản lý doanh thu của cửa hàng, quản lý việc nhập xuất sách của cửa hàng

1.2.2 Quá trình quản lý bán sách

Ở đây, khách hàng cần mua lẻ sách gì thì vào quầy để tự chọn sách cần mua Trong quầy, sách được cất giữ trên các giá sách và để theo từng khu vực riêng biệt tương ứng với các thể loại của sách, kèm theo thông báo ở mỗi khu vực chứa tên thể loại sách Sau khi khách hàng chọn xong sách, khách hàng ra quầy thu ngân để thanh toán Còn khách hàng mua nhiều (mua ngay) thì phải thông qua đơn đặt hàng ghi rõ thông tin khách hàng và tên sách cần mua, số lượng cụ thể Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng được thông qua phiếu xuất hàng Các mặt hàng trong mỗi đơn hàng của khách hàng có thể được xuất thành nhiều lần tùy theo yêu cầu của khách và khả năng của nhà sách Sau khi phiếu xuất hàng được thông qua thì kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất để thu tiền của khách hàng

Khi khách hàng thanh toán thì nhân viên sẽ lập hóa đơn bán hàng các thông tin cần thiết của mặt hàng mà khách đã chọn, cùng các thông tin liên quan đến khách hàng

o Các thông tin về khách hàng như:

+ Tên khách, địa chỉ, hình thức mua (mua lẻ/buôn)

o Các thông tin về mặt hàng như :

+ Ngày tháng năm

+ Người lập phiếu, nhân viên thanh toán, khách hàng Thông tin về khách hàng được lưu trữ trong hệ thống quản lý của nhà sách

để phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của nhà sách sau này

Hình 1.1: Mẫu hóa đơn bán sách

1.2.3 Quá trình quản lý nhập sách

Mỗi khi có nhu cầu mua sách hoặc văn phòng phẩm, nhà sách đều căn cứ vào các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thông qua báo giá của nhà cung cấp thường và thông tin cung cấp của bộ phận nghiên cứu thị trường, để có

kế hoạch mua hàng cho phù hợp Từ kế hoạch này nhà sách sẽ trích ra theo từng nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của nhà sách cho từng nhà cung cấp để đảm bảo lượng sách cần nhập đủ với yêu cầu và giá cả hợp lí

Nhà sách sẽ lưu trữ lại thông tin về các nhà cung cấp để phục vụ quá trình quản lý, báo cáo thống kê sau này

Thủ kho tiến hành kiểm tra lượng sách cần nhập trong danh sách nhập của cửa hàng với lượng sách đã nhận được từ nhà cung cấp Nếu thỏa mãn thì thủ

kho lập phiếu nhập kho và gửi phiếu cho bộ phận kế toán, kế toán tiến hành tính toán việc chi tiêu thông qua việc phiếu nhập kho và chi trả tiền đầy đủ cho bên nhà cung cấp theo đầy đủ thông tin trên phiếu chi Trong kho có các thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hóa đơn mua hàng), Tên sách, Nhà xuất bản, Năm xuất bản, Nhà cung cấp, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Người nhập Sau đó, sách được phân loại và đánh mã nếu là sách mới nhập về nhà sách lần đầu Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được nhà sách thực hiện theo phương pháp theo dõi thường kỳ Với phương pháp này thì hàng hóa được cập nhật sau mỗi lần nghiệp vụ có liên quan xảy ra Nó sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch mua hàng trong tương lai Còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn tại trong kho và trong quầy được thực hiện định kỳ sáu tháng một lần

Nguồn hàng của nhà sách có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà xuất bản trong và ngoài nước cung cấp

1.2.4 Quá trình quản lý tồn kho

Mỗi tháng/quy/năm, nhà sách đều làm thống kê (lượng hàng hết, sắp hết, thị)

mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được, lượng hàng còn trong kho, quầy

Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng, phiếu xuất; nhập hàng qua phiếu nhập và tình hình thu chi thông qua thống kê thu/chi Cứ mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm, nhà sách lại tiến hành thống kê tồn kho một lần

1.3 Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống

1.3.1 Quản lý kinh doanh:

Quản lý nhập sách:

- Lập phiếu nhập kho dựa vào lượng sách đã nhập vào trong kho

- Nhập sách theo đúng các danh mục của từng đơn hàng

- Tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp hoặc tên

- In báo cáo sách đã nhập và tình hình chi tiêu theo từng tháng, từng kì, năm

- Tìm kiếm các hóa đơn dựa trên mã hóa đơn

- In báo cáo sách đã bán và tình hình kinh doanh theo từng giai đoạn

- Cập nhật danh sách các nhân viên

- Xem danh sách các danh mục

- In danh sách các bản ghi trong các danh mục

1.3.3 Quản lý hệ thống dữ liệu

- Lưu trữ các dữ liệu đã nhập vào

- Thoát khỏi hệ thống

Sau khi đã xác định được cơ bản được nhiệm vụ cần làm để xây dựng phần mềm, dựa vào những kết quả của việc khảo sát chúng ta mới tiến hành phân tích được các dữ liệu có được, mô phỏng lại hệ thống đó bằng các sơ đồ, mô hình

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 của hệ thống:

Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 – quá trình bán sách

Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 – quá trình nhập sách

Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 – quá trình quản lý kho

2.3 Mô hình thực thể E – R:

2.3.1 Xác định các thực thể:

 Thực thể Sach:

o Mô tả thông tin về sách

o Mỗi quyển sách có một mã sách duy nhất (MaSach), một tên sách (TenSach), một năm xuất bản (NamXB), mã xuất bản (ManhaXB),

mã thể loại sách (MaLoaiSach), một mã ngôn ngữ (MaNN), mã tác giả (MaTG), giá nhập từ các báo giá của nhà cung cấp (GiaNhap) và một giá bán do cửa hang đưa ra (GiaBan)

 Thực thể DMKH:

o Mô tả thông tin về khách hàng

o Mỗi khách hàng có một mã khách hàng duy nhất (MaKH), họ tên khách hàng (TenKH), có ngày sinh (NgaySinh), địa chỉ (Diachi), có một số chứng minh nhân dân (CMND), có một số điện thoại (SĐT)

và có một hòm thư điện tử (Email)

 Thực thể DMNhanVien:

o Mô tả thông tin chi tiết về nhân viên của cửa hàng

o Mỗi nhân viên sẽ có một mã nhân viên (MaNV), họ tên nhân viên (TenNV), chức vụ của nhân viên (ChucVu), ngày sinh của nhân viên (NgaySinh), có một địa chỉ (DiaChi), có một số chứng minh nhân dân (CMND) và có một địa chỉ thư điện tử (Email) và một số điện thoại để liên lạc (SĐT)

 Thực thể DMNhaCC:

o Mô tả thông tin chi tiết về nhà cung cấp, cung ứng

o Mỗi nhà cung cấp sẽ có một mã nhà cung cấp (MaNhaCC), có tên nhà cung cấp (TenNhaCC), một địa chỉ (DiaChi), một số điện thoại (SĐT), một số Fax (SoFax) và một địa chỉ thư điện tử (Email)

 Thực thể DMLoaiSach:

o Mô tả thông tin về các thể loại sách

o Mỗi thể loại sách lại có một mã duy nhất (MaLoai), một tên thể loại (TenLoai) và mô tả chi tiết về thể loại (MoTa)

 Thực thể DMNhaXB:

o Mô tả thông tin chi tiết về nhà xuất bản

o Mỗi nhà xuất bản sẽ có một mã nhà xuất (MaNhaXB), có tên nhà xuất bản (TenNhaXB), một địa chỉ (DiaChi), một số điện thoại (SĐT) và một địa chỉ thư điện tử (Email)

 Thực thể DMNgonNgu:

o Mô tả thông tin về các ngôn ngữ sách

o Mỗi ngôn ngữ sách lại có một mã duy nhất (MaNN) và một tên ngôn ngữ (TenNN)

 Thực thể DMTacGia:

o Mô tả thông tin chi tiết về tác giả

o Mỗi nhà xuất bản sẽ có một mã nhà xuất (MaTG), có tên tác giả (TenTG), một số điện thoại (SĐT), một địa chỉ thư điện tử (Email)

và mô tả chi tiết về tiểu sử của tác giả (TieuSu)

 Thực thể PhieuNhap:

o Mô tả thông tin chi tiết quá trình nhập sách từ nhà cung cấp

o Mỗi phiếu nhập có một mã số duy nhất (Sophieu), một mã xác định nhà cung cấp (MaNhaCC), một mã xác định nhân viên tham gia giao dịch (MaNV), ngày nhập (NgayNhap)

 Thực thể CTNhap:

o Mô tả thông tin nhập sách của phiếu nhập

o Mỗi chi tiết nhập sẽ có một mã duy nhất (id), một số phiếu để xác định phiếu nhập (SoPhieu), một mã sách (MaSach), số lượng sách nhập (SoLuong), giá nhập sách (Gia) và số tiền tương ứng cho mỗi lượng sách (ThanhTien)

 Thực thể PhieuXuat:

o Mô tả thông tin chi tiết quá trình bán sách

o Mỗi phiếu xuất có một mã số duy nhất (Sophieu), một mã xác định khách hàng (MaKH), một mã xác định nhân viên tham gia giao dịch (MaNV), ngày xuất/ bán sách (NgayXuat)

 Thực thể CtXuat:

o Mô tả thông tin nhập sách của phiếu xuất

o Mỗi chi tiết nhập sẽ có một số phiếu để xác định phiếu nhập

(SoPhieu), một mã sách (MaSach), số lượng sách nhập (SoLuong), giá bán sách (Gia), số phần tram giảm giá (GiamGia) và số tiền tương ứng cho mỗi lượng sách (ThanhTien)

2.3.2 Các bảng thuộc tính:

- Sach (MaSach, TenSach, MaLoaiSach, MaNhaXB, NamXB, MaNN,

MaTG, GiaBan, Gianhap)

- DMKH (MaKH, TenKH, NgaySinh, DiaChi, SDT, Email, CMND)

- DMNhanVien (MaNV, TenNV, ChucVu, NgaySinh, DiaChi, CMND,

Email, SDT)