Đồ án tốt nghiệp XD phan mềm quản lí cửa hàng bán sách

Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống thông tin quản lý bằng Access 2010

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ******** ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG NGHỀ Đề tài: XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ QUẢN LÝ CỬA HÀNG SÁCH HOA VĂN Sinh viên thực hiện: HOÀNG CHƯƠNG DƯƠNG NGUYỄN HOÀNG ANH HOÀNG THẾ CƯ CNTT 1 – K2 Giảng viên hướng dẫn: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Hà Nội, 5/2013 XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 2 / 41 BỘ LAO ĐỘNG TB & XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Họ và tên sinh viên: Hoàng Thế Cư Mã số sinh viên: CD100079 Hoàng Chương Dương CD100086 Nguyễn Hoàng Anh CD100074 Khoá: 2 Khoa: Công nghệ thông tin Nghề: Tin học văn phòng 1. Tên đồ án: Xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý cửa hàng bán sách Hoa Văn. 2. Các số liệu và dữ liệu ban đầu: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 3. Nội dung các phần thuyết minh và tính toán: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 4. Các bản vẽ, đồ thị ( ghi rõ các loại và kích thước bản vẽ ): ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5. Họ tên giảng viên hướng dẫn: Đào Thị Ngọc Hân 6. Ngày giao nhiệm vụ đồ án:……………………………………………………… 7. Ngày hoàn thành đồ án: ……………………………………………….… Ngày tháng năm Chủ nhiệm khoa Giảng viên hướng dẫn XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 3 / 41 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay dưới sự phát triển mạnh mẽ của nền khoa học kỹ thuật, nền kinh tế nước ta đang phát triển một cách mạnh mẽ. Đi liền với việc phát triển kinh tế đó là việc quản lý cũng không kém phần quan trọng. Khi nền kinh tế phát triển kéo theo khối lượng xử lý công việc tăng lên một cách nhanh chóng. Trong khi đó, việc quản lý theo mô hình thủ công sử dụng sức người là chính ngày cáng phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ và đang không ngừng tăng trưởng. Vì sử dụng sức người lên không tránh khỏi những sai sót và rất mất thời gian trong quá trình xử lý, tốn kém tiền bạc, từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất xử lý công việc của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, cách thức quản lý sách theo mô hình thủ công (truyền thống) là không thể đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của quản lý nữa. Do đó, yêu cầu được đặt ra là làm thế nào để quản lý sách mà không mất nhiều thời gian, chi phí thấp và quản lý được một cách tối ưu, triệt để và phù hợp với nền khoa học công nghệ hiện nay, đặc biệt là việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý hệ thống thông tin. Vì vậy, chúng em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý sách cửa hàng sách Hoa Văn”. Nhóm sinh viên! XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 4 / 41 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 MỤC LỤC 4 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, XÁC ĐỊNH YÊU CẦU BÀI TOÁN. . 6 1.1. Giới thiệu hệ thống. 6 1.2. Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng sách. . 6 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của của hàng: 6 1.2.2. Quá trình quản lý bán sách. . 7 1.2.3. Quá trình quản lý nhập sách. . 8 1.2.4. Quá trình quản lý tồn kho 9 1.3. Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống. . 9 1.3.1. Quản lý kinh doanh: 9 1.3.2. Quản lý danh mục 10 1.3.3. Quản lý hệ thống dữ liệu. . 10 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG SÁCH HOA VĂN 12 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống. . 12 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống. 13 2.3. Mô hình thực thể E – R: . 20 2.3.1. Xác định các thực thể: . 20 2.3.2. Các bảng thuộc tính: 22 2.3.3. Lược đồ E – R của hệ thống: . 24 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ. . 25 3.1. Các bảng dữ liệu 25 3.1.1. Bảng DMKH (Danh mục khách hàng) . 25 3.1.2. Bảng DMNhanVien (Danh mục nhân viên) . 25 3.1.3. Bảng DMNhaCC (Danh mục nhà cung cấp) 25 3.1.4. Bảng DMTacGia (Danh mục tác giả) . 26 3.1.5. Bảng CtNhap (chi tiết nhập) . 26 3.1.6. Bảng CtXuat (Chi tiết xuất) 26 XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 5 / 41 3.1.7. Bảng DMLoaiSach (Danh mục loại sách) 27 3.1.8. Bảng DMNgonNgu (Danh mục ngôn ngữ) . 27 3.1.9. Bảng DMNhaXB (Danh mục nhà xuất bản) . 27 3.1.10. Bảng PhieuNhap (Phiếu nhập) 27 3.1.11. Bảng PhieuXuat (Phiếu xuất) 28 3.1.12. Bảng Sach (Sách) 28 3.2. Các form chính của phần mềm . 28 3.2.1. Form đăng nhập (login). 28 3.2.2. Form chương trình (Mainprogram). 29 3.2.3. Form Phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng. . 29 3.2.4. Form Phiếu nhập. 30 3.2.5. Form thẻ kho. 30 3.2.6. Form thống kê tồn kho của 1 đầu sách. . 30 3.2.7. Thiết kế các Form danh mục. 31 3.2.8. Thiết kế các form tìm kiếm. 31 3.2.9. Form lập báo cáo xuất nhập tồn. . 32 3.2.10. Thiết kế Form lập báo cáo bán/nhập hàng. . 32 3.3. Thiết kế các report. . 33 3.3.1. Report thẻ kho . 33 3.3.2. Report thống kê hàng tồn kho. 33 3.3.3. Report phiếu xuất/nhập sách. 34 3.3.4. Thiết kế Report các danh mục. 34 3.3.5. Thiết kế các report thống kê nhập/bán sách. . 35 3.3.6. Thiết kế report thu/chi. 35 4.3. Giao diện chính của chương trình: . 37 4.3.1. Quản lý bán/nhập sách và tồn kho. . 37 4.3.2. Quản lý danh mục. 38 4.3.3. Tìm kiếm. 38 4.3.4. Thống kê/tổng hợp, báo cáo. . 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 6 / 41 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT, XÁC ĐỊNH YÊU CẦU BÀI TOÁN. Để xây dựng được phần mềm quản lý theo yêu cầu đề tài, trước hết chúng ta cần xác định được các yêu cầu cần thiết phục vụ xây dựng phần mềm như: tìm hiểu một cách khái quát về hệ thống, cơ cấu tổ chức của cửa hàng (mỗi nhân viên làm những việc gì trong cửa hàng, các quá trình xử lí trong hệ thống như bán sách, nhập sách và quản lý tồn kho. Thông qua đó, chúng ta tìm ra được các yêu cầu chức năng cần thiết về quản lý kinh doanh, quản lý danh mục và hệ thống dữ liệu mà chúng ta cần xây dựng. 1.1. Giới thiệu hệ thống. Tên đối tượng khảo sát: Cửa hàng sách Hoa Văn. Địa chỉ: 43 Bà Triệu – Hà Nội. Số điên thoại: 9710218, 9710219 Fax: 9711845. Nhà sách là một trung tâm chuyên kinh doanh các loại sách báo với rất nhiều các thể loại khác nhau như: tiểu thuyết, sách khoa học, . và văn phòng phẩm như các loại bút, vở ghi, kẹp sách, ghim, thước, tẩy, . 1.2. Khảo sát hệ thống quản lý của cửa hàng sách. 1.2.1. Cơ cấu tổ chức của của hàng: Hệ thống quản lý nhà sách bao gồm: - Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng tìm kiếm sách phù hợp, tính tiền số sách mà khách hàng đã mua và lập phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng một bản để thanh toán, một bản gửi cho kế toán. - Kế toán tiến hành đối chiếu, thu tiền của khách hàng và ghi nhận lại trong sổ kế toán những dữ liệu giao dịch có thể đo lường bằng tiền. Dựa vào đó, kế toán có thể thống kê doanh thu, số sách đã bán, số sách tồn kho . Việc này sẽ được thống kê theo từng thời kì như: tháng, theo quý và theo năm. Với các thông tin này sẽ được người quản lý cửa hàng lưu trữ lại để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, phát triển bền vững cửa hàng. XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 7 / 41 - Nhân viên thủ kho có nhiệm vụ quản lý việc nhập xuất sách và kiểm tra sách của cửa hàng. Khi cần bán sách, thủ kho sẽ nhận phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng từ bộ phận kế toán chuyển sang, dựa vào đó tiến hành xuất sách từ quầy hay trong kho ra. Khi hết sách, thủ kho lập phiếu nhập hàng. Trong thông tin của cả phiếu nhập và phiếu xuất phải ghi rõ đầy đủ thông tin về ngày nhập – xuất, chủng loại, số lượng, tên nhân viên tham gia giao dịch . - Người quản lý là người liên hệ trực tiếp với các nhà cung ứng để nhập sách. Người quản lý sẽ quản lý nhân viên, các khách hàng và quản lý doanh thu của cửa hàng, quản lý việc nhập xuất sách của cửa hàng. 1.2.2. Quá trình quản lý bán sách. Ở đây, khách hàng cần mua lẻ sách gì thì vào quầy để tự chọn sách cần mua. Trong quầy, sách được cất giữ trên các giá sách và để theo từng khu vực riêng biệt tương ứng với các thể loại của sách, kèm theo thông báo ở mỗi khu vực chứa tên thể loại sách. Sau khi khách hàng chọn xong sách, khách hàng ra quầy thu ngân để thanh toán. Còn khách hàng mua nhiều (mua ngay) thì phải thông qua đơn đặt hàng ghi rõ thông tin khách hàng và tên sách cần mua, số lượng cụ thể. Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì khách hàng được thông qua phiếu xuất hàng. Các mặt hàng trong mỗi đơn hàng của khách hàng có thể được xuất thành nhiều lần tùy theo yêu cầu của khách và khả năng của nhà sách. Sau khi phiếu xuất hàng được thông qua thì kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất để thu tiền của khách hàng. Khi khách hàng thanh toán thì nhân viên sẽ lập hóa đơn bán hàng các thông tin cần thiết của mặt hàng mà khách đã chọn, cùng các thông tin liên quan đến khách hàng. o Các thông tin về khách hàng như: + Tên khách, địa chỉ, hình thức mua (mua lẻ/buôn) o Các thông tin về mặt hàng như : + Mã sách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền o Cuối hóa đơn ghi các thông tin sau : + Tổng cộng (bằng số ), Ghi bằng chữ XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 8 / 41 + Ngày . tháng . năm . + Người lập phiếu, nhân viên thanh toán, khách hàng Thông tin về khách hàng được lưu trữ trong hệ thống quản lý của nhà sách để phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của nhà sách sau này. Hình 1.1: Mẫu hóa đơn bán sách. 1.2.3. Quá trình quản lý nhập sách. Mỗi khi có nhu cầu mua sách hoặc văn phòng phẩm, nhà sách đều căn cứ vào các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thông qua báo giá của nhà cung cấp thường và thông tin cung cấp của bộ phận nghiên cứu thị trường, để có kế hoạch mua hàng cho phù hợp. Từ kế hoạch này nhà sách sẽ trích ra theo từng nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của nhà sách cho từng nhà cung cấp để đảm bảo lượng sách cần nhập đủ với yêu cầu và giá cả hợp lí. Nhà sách sẽ lưu trữ lại thông tin về các nhà cung cấp để phục vụ quá trình quản lý, báo cáo thống kê sau này. Thủ kho tiến hành kiểm tra lượng sách cần nhập trong danh sách nhập của cửa hàng với lượng sách đã nhận được từ nhà cung cấp. Nếu thỏa mãn thì thủ XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 9 / 41 kho lập phiếu nhập kho và gửi phiếu cho bộ phận kế toán, kế toán tiến hành tính toán việc chi tiêu thông qua việc phiếu nhập kho và chi trả tiền đầy đủ cho bên nhà cung cấp theo đầy đủ thông tin trên phiếu chi. Trong kho có các thông tin: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hóa đơn mua hàng), Tên sách, Nhà xuất bản, Năm xuất bản, Nhà cung cấp, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Người nhập. Sau đó, sách được phân loại và đánh mã nếu là sách mới nhập về nhà sách lần đầu. Việc theo dõi lượng hàng tồn kho được nhà sách thực hiện theo phương pháp theo dõi thường kỳ. Với phương pháp này thì hàng hóa được cập nhật sau mỗi lần nghiệp vụ có liên quan xảy ra. Nó sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch mua hàng trong tương lai. Còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa tồn tại trong kho và trong quầy được thực hiện định kỳ sáu tháng một lần. Nguồn hàng của nhà sách có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà xuất bản trong và ngoài nước cung cấp. 1.2.4. Quá trình quản lý tồn kho. Mỗi tháng/quy/năm, nhà sách đều làm thống kê (lượng hàng hết, sắp hết, thị) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được, lượng hàng còn trong kho, quầy. Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng, phiếu xuất; nhập hàng qua phiếu nhập và tình hình thu chi thông qua thống kê thu/chi. Cứ mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm, nhà sách lại tiến hành thống kê tồn kho một lần. 1.3. Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống. 1.3.1. Quản lý kinh doanh: Quản lý nhập sách: - Lập phiếu nhập kho dựa vào lượng sách đã nhập vào trong kho. - Nhập sách theo đúng các danh mục của từng đơn hàng. - Sách nhập được dựa trên các tiêu chí: mã sách, tên sách, số lượng, đơn giá, thành tiền…Số lượng sách nhận được phải có sự xác nhận của các thành viên tham gia kiểm tra hàng hóa. XD PM HỖ TRỢ Q.LÝ C.HÀNG BÁN SÁCH TRƯỜNG CĐN BÁCH KHOA HN GVHD: ĐÀO THỊ NGỌC HÂN Trang 10 / 41 - Tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp hoặc tên. - In báo cáo sách đã nhập và tình hình chi tiêu theo từng tháng, từng kì, năm. Quản lý bán sách: - Lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng. - Hàng bán cung cấp cho từng dự án, hạng mục và kinh doanh theo đúng số lượng định trước. - Tìm kiếm các hóa đơn dựa trên mã hóa đơn. - In báo cáo sách đã bán và tình hình kinh doanh theo từng giai đoạn. Quản lý sách tồn kho: - Cập nhật danh sách sách tồn đầu/ lập biên bản kiểm kê. - Lập thẻ kho. - Tìm kiếm các vật tư xây dựng dựa trên mã số hay tên. 1.3.2. Quản lý danh mục - Cập nhật danh mục các danh sách sách báo. - Cập nhật danh mục các nhà cung cấp. - Cập nhật danh mục khách hàng. - Cập nhật danh sách các nhân viên. - Xem danh sách các danh mục. - In danh sách các bản ghi trong các danh mục. 1.3.3. Quản lý hệ thống dữ liệu. - Lưu trữ các dữ liệu đã nhập vào. . nhiệm vụ quản lý việc nhập xuất sách và kiểm tra sách của cửa hàng. Khi cần bán sách, thủ kho sẽ nhận phiếu xuất kiêm hóa đơn bán hàng từ bộ phận kế toán chuyển. hàng, quản lý việc nhập xuất sách của cửa hàng. 1.2.2. Quá trình quản lý bán sách. Ở đây, khách hàng cần mua lẻ sách gì thì vào quầy để tự chọn sách cần