Bài thuyết trình nhóm môn hệ thống thông tin kế toán

•Hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình chi phí sẽ giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp: • Dự báo nhu cầu và cung cấp hàng hóa kịp thời phục vụ các hoạt

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

1.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu trước đây liên quan đến đề tài

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

1.5 Phạm vi nghiên cứu

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

1.8 Kết cấu của đề tài

NỘI DUNG

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

•Kiểm soát tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của Kế toán.

•Hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình chi phí sẽ giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp:

• Dự báo nhu cầu và cung cấp hàng hóa kịp thời phục vụ các hoạt động của doanh nghiệp

• Kiểm soát hàng nhận về và tiền thanh toán cho nhà cung cấp

• Góp phần kiểm soát luồng tiền của doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu trước đây liên quan đến đề tài

Trong thời gian qua, đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến

hệ thống thông tin kế toán được công bố như:

 Nghiên cứu sinh Nguyễn Hữu Đồng – trường Đại học Kinh tế quốc dân với đề tài luận án “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường Đại học công lập Việt Nam” Luận án đã đề xuất mô

hình mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu Ngoài ra, luận án cũng đưa

ra các phát hiện, đề xuất rút ra từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của luận án như: các trường đại học công lập Việt Nam cần lập bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền; các khoản chi thường xuyên trong nhà

trường cần thiết phải được hạch toán theo các hoạt động và xác

định chi tiêu cho từng đối tượng chịu phí,…

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

doanh nghiệp

Kiến nghị phương hướng, giải pháp hoàn thiện việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán chu trình chi phí tại

doanh nghiệp

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

1 Hệ thống thông tin kế toán, chu trình chi phí là gì?

2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán-chu trình chi phí phí tại Công ty Điện thoại Hà Nội 2 như thế nào?

3 Những ai/bộ phận nào tham gia vào chu trình chi phí tại Công ty Điện thoại Hà Nội 2?

4 Các chứng từ được luân chuyển như thế nào?

5 Phần mềm xử lý thông tin kế toán- chu trình chi phí tại Công ty ra sao?

6 Ưu điểm của hệ thống thông tin kế toán-chu trình chi phí tại Công ty Điện thoại

1.5 Phạm vi nghiên cứu.

 Phạm vi về thời gian:Từ năm 2011 đến nay

 Phạm vi về không gian: Công ty Điện thoại Hà Nội 2- thuộc Tập đoàn BCVTVN (VNPT)

 Phạm vi về nội dung: Mô tả, phân tích hệ thống thông tin kế toán chu trình chi phí tại Công ty Điện thoại Hà Nội 2 trên

phương diện kế toán tài chính – đối với những trường hợp

mua hàng từ nhà cung cấp bên ngoài và thanh toán bằng chuyển khoản.

1.6 Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:

 Phương pháp thu thập thông tin: thu thập tài liệu, phỏng vấn những đối tượng tham gia chu trình, khảo sát thực tế

 Phương pháp thống kê, phân tích:

1.7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

 Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho Công ty đánh giá đúng được thực trạng HTTTKT chu trình chi phí của mình, giúp nhà quản trị nhận ra những điểm mạnh cũng như những tồn tại của công ty trong HTTT KT chu trình chi phí từ đó có những biện pháp kiểm soát hữu hiệu nhằm tăng cường tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của số liệu kế toán, từ đó giúp kiểm soát và sử dụng các nguồn lực hiện có được hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của Công ty.

1.8 Kết cấu đề tài

Chương 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán chu trình

chi phí

Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán chi phí

Chương 3: Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán chi phí

tại Công ty điện thoại Hà Nội 2

Chương 4: Các giải pháp và đề xuất

MỤC TIÊU

♦ Nhận biết các hoạt động trong chu trình chi phí.

♦ Mô tả dòng lưu chuyển dữ liệu trong chu trình chi phí.

♦ Các loại báo cáo trong chu trình chi phí.

♦ Vận dụng chu trình trong tổ chức HTTTKT.

2.1.Nhận biết các hoạt động trong chu trình chi phí.

♣ Chu trình chi phí bắt đầu với yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ, và được kết thúc kết thúc bằng việc

phải trả một khoản tiền cho nhà cung cấp.

♣ Việc mua hàng có thể được thực hiện và thanh toán bằng tiền mặt hoặc phải trả tiền sau đó

2.1.2 Mục tiêu của chu trình chi phí

- Theo dõi việc mua hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.

- Theo dõi số tiền phải trả.

- Duy trì các mẫu tin liên quan đến nhà cung cấp

2.1.3 Đầu vào của chu trình chi phí

♦ Yêu cầu mua hàng: Xác định chính xác những mặt hàng cần mua với nhà cung cấp.

♦ Đơn đặt hàng: Lập trên căn cứ trên yêu cầu mua hàng, bao gồm cả thông tin nhà cung cấp và điều khoản thanh toán.

♦ Hoá đơn nhà cung cấp: Bao gồm những mặt hàng

do nhà cung cấp vận chuyển đến, giá, phương thức vận chuyển và các khoản chiết khấu ( nếu có).

♦ Báo cáo nhận hàng: ghi nhận số lượng hàng được nhận.

♦ Vận đơn: đi kèm với hàng đã gửi.

♦ Phiếu đóng gói: đi kèm với gói hàng đã mua.

2.1.4 Đầu ra của chu trình chi phí

♦ Thông tin trên báo cáo tài chính.

♦ Báo cáo nhập xuất và tồn của hàng tồn kho.

♦ Báo cáo các khoản phải trả cho nhà cung cấp.

♦ Báo cáo điều chỉnh ( Sử dụng khi có sự khác

nhau giữa đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn nhà cung cấp…)

2.2 Mô tả dòng lưu chuyển dữ

liệu trong chu trình chi phí

2.2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí

Chu trình chi phí

Nhà cung cấp

Ngân hàng

Ghi sổ- lập báo cáo

Chu trình sản xuất

Các bộ phận sử dụng

Kiểm soát HTK

Chu trình doanh thu

2.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1

của chu trình chi phí

Đặt hàng 1.0

Nhận hàng 2.0

Ghi nhận HĐ 3.0

Thanh toán

Kiểm soát

HTK

Các BP sử dụng

Chu trình SX

Ngân hàng

Nhà cung

cấp

Chu trình doanh thu

Sổ cái, báo cáo

2.2.3 Hoạt động đặt hàng

Chọn nhà cung cấp 1.1

Lập đơn đặt hàng 1.2

Kiểm soát

HTK

Chu trình doanh thu

BP yêu cầu hàng

Nợ phải trả

Nhận hàng

HTK

Chu trình SX

Yêu cầu hàng

Yêu cầu hàng

Đơn đặt hàng

2.2.4 Hoạt động nhận hàng

Kiểm hàng 2.1

Lập BC nhận hàng 2.2

Xác nhận nhập hàng 2.3

Xử lý đặt hàng

Nhà cung cấp

Kế toán nợ phải trả

Kế toán hàng tồn kho

Đơn ĐH

Phiếu đóng gói

Phiếu nhận hàng

Dữ liệu nhận hàng

2.2.5 Hoạt động nhận hoá đơn,

Ghi nhận nợ 3.2

2.2.6 Hoạt động thanh toán

Lựa chọn thanh toán 4.1

Giảm nợ

4.5

Xác nhận thanh toán 4.4 Lập chứng từ thanh toán

4.3

Xét duyệt thanh toán 4.2

Nợ phải trả NCC

Hệ thống ghi sổ cái

2.3 Báo cáo của chu trình chi phí

2.3.2 Theo các đối tượng/ nguồn lực

Các đối tượng/nguồn lực

Danh sách các đối tượng/

nguồn lực sử dụng

BC tình trạng các đối tượng/ nguồn lực

Các bảng kê hàng hóa,

nhà cung cấp…

BC tình hình HTK, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ…

Đối tượng chi tiết.

♦ Tổ chức quá trình xử lý: Luân chuyển chứng từ, nhập liệu.

♦ Tổ chức các hoạt động kiểm soát.

3.1 Giới thiệu về công ty Điện thoại

Hà Nội 2 (ĐTHN2)

Nội (thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông

Việt Nam VNPT),

khai thác, bảo dưỡng mạng lưới viễn thông

trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Các dịch vụ cung cấp chủ yếu

1 Các dịch vụ thoại (Voice services): Điện thoại cố định (điện thoại cố

định hữu tuyến và điện thoại cố định không dây – Gphone), dịch vụ điện thoại di động Vinaphone, dịch vụ ISDN.

2 Các dịch vụ truyền số liệu: Dịch vụ kênh thuê riêng, MegaWan (dịch vụ

truyền số liệu công nghệ xDSL)…

3 Nhóm các dịch vụ truy nhập Internet: MegaVNN, Metronet, FTTH

(Internet tốc độ cao)

4 Nhóm các dịch vụ nội dung và giá trị gia tăng:

 MyTV – Dịch vụ truyền hình tương tác sử dụng công nghệ IPTV,

 Các dịch vụ nội dung và giá trị gia tăng trên MegaVNN: MegaFun,

Mega E-learning, Mega E-school, MegaWeb…

Mô hình tổ chức của Công ty ĐTHN2

theo địa bàn) và 04 đơn vị phụ trợ, trong đó:

 Phòng Kế hoạch: chủ trì lập kế hoạch và triển khai kế

hoạch SXKD của Công ty (bao gồm hoạt động lập kế

hoạch mua sắm vật tư, thiết bị và thực hiện các thủ tục mua sắm vật tư, thiết bị);

 Phòng Kế toán Tài chính: quản lý tài sản, tiền vốn của

Công ty - là đơn vị quản lý kho Vật tư tập trung của

Công ty

Tổ chức bộ máy kế toán

 Về cơ cấu gồm:

nhóm/phần hành: Kế toán Vật tư, Kế toán Công nợ, Kế toán Thanh toán, Kế toán Doanh thu, Kế toán TSCĐ, Kế toán XDCB, Kế toán Tổng hợp

 Các nhân viên làm công tác kế toán tại các đơn vị sản xuất trực thuộc

 Về hình thức ghi sổ kế toán: Kế toán thủ công kết hợp Kế toán máy, sử dụng 2 phần mềm phục vụ công tác kế toán:

 Chương trình Quản lý Vật tư:

 Thuê ngoài viết phần mềm theo yêu cầu quản lý của đơn vị, dùng để theo dõi chi tiết tình hình luân chuyển vật tư: bắt đầu từ nhập kho Công ty đến khi xuất dùng tại các đơn vị sản xuất trực thuộc.

 Sử dụng tại phần hành Kế toán Vật tư của Phòng KTTC và Kế toán Vật tư của các đơn vị sản xuất trực thuộc.

 Chương trình Kế toán doanh nghiệp:

 Phần mềm dùng chung cho nhiều đơn vị trong Tập đoàn VNPT,

có kết nối với VNPT Hà Nội.

 Chỉ vận hành tại Phòng KTTC của Công ty.

 Kế toán Vật tư phải nhập thủ công số liệu tổng hợp từ chương trình Quản lý Vật tư vào chương trình Kế toán doanh nghiệp.

3.2 Chu trình chi phí tại

Công ty ĐTHN2

3.2.1 Hoạt động đặt hàng

3.2.1.1 Đối tượng tham gia chủ yếu:

- Nhân viên theo dõi Hợp đồng mua hàng của phòng

Kế hoạch (nhân viên cung ứng – NVCƯ),

Thông báo nhập kho vật tư

 Nội dung: Phản ánh các thông tin cơ bản của Hợp đồng

mua sắm, chi tiết danh mục, số lượng vật tư và thời gian dự kiến nhập kho

 Mục đích: Phòng Kế hoạch lập và gửi cho Phòng KTTC

kèm theo 01 bản photo Hợp đồng mua hàng để Phòng KTTC bố trí nhân lực, mặt bằng tiếp nhận

Giấy đề nghị giao hàng

 Nội dung: Chi tiết danh mục, số lượng các mặt hàng cần

giao, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể (thường giao hàng tại kho Công ty), tên và số điện thoại liên hệ của Thủ kho

 Mục đích: Phòng Kế hoạch lập và gửi cho nhà cung cấp để

chuẩn bị và thực hiện giao hàng theo yêu cầu

3.2.1.3 Lưu đồ hoạt động đặt hàng

Lập giấy để nghị giao hàng

Kế toán Vật tư

Kiểm tra, trình duyệt

T.Báo NK

đã phê duyêt

Thủ kho

3.2.2 Hoạt động nhận hàng

3.2.2.1 Đối tượng tham gia chủ yếu:

- Nhân viên giao hàng của nhà cung cấp

Biên bản nhập kho/Biên bản bàn giao hàng hóa

 Nội dung: Phản ánh các nội dung liên quan đến việc giao

nhận hàng hóa: thành phần tham gia; danh mục, số lượng các mặt hàng bàn giao, đánh giá chất lượng hàng nhập kho

 Mục đích: Ghi nhận số liệu về hàng hóa bàn giao theo thực

tế, làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thanh toán cho nhà cung cấp

Phiếu nhập kho

 Nội dung: Phản ánh các nội dung liên quan đến việc nhập

kho hàng hóa theo một hay một số BBBG: tên nhà cung cấp,

số hợp đồng; danh mục, số lượng, đơn giá vật tư nhập kho, định khoản kế toán

 Mục đích: Ghi nhận dữ liệu về nhập kho hàng hóa trong

phần mềm QLVT, làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp

Báo cáo tình hình nhập kho

 Nội dung: Phản ánh các nội dung liên quan đến việc nhập

kho hàng hóa trong tháng: tên nhà cung cấp, số hợp đồng;

danh mục, số lượng, đơn giá vật tư nhập kho, định khoản kế toán

 Mục đích: Là căn cứ để Kế toán Vật tư nhập dữ liệu tổng

hợp về nhập kho trong phần mềm KTDN

3.2.2.3 Lưu đồ hoạt động nhận hàng

và ghi nợ

Thủ kho

Kiểm tra, nhận hàng,

KT vật tư

Nhập dữ liệu nhập kho trong QLVT

Ghi nhận, in ra Phiếu nhập kho

Thông báo

lỗi

Tập tin HTK

Tập tin nhập hàng trong QLVT

Thủ kho

N N

KT vật tư

Nhập dữ liệu nhập kho trong KTDN, in ra Phiếu ghi sổ

Báo cáo tình hình NK

Nhập dữ liệu về phát sinh nợ phải

trả

Phiếu ghi sổ

Kế toán công nợ

Thông báo lỗi

3.2.3 Hoạt động nhận hóa đơn

3.2.3.1 Đối tượng tham gia chủ yếu:

3.2.3.3 Lưu đồ hoạt động nhận hàng

và ghi nợ

Phòng KH (NVCƯ) 1

Phiếu ghi sổ

Kế toán vật tư

Thông báo lỗi

Hóa đơn (bản photo)

Kế toán thanh toán

3.2.4 Hoạt động thanh toán

3.2.4.1 Đối tượng tham gia chủ yếu:

+ Các chứng từ liên quan khác theo yêu cầu cụ thể của từng Hợp đồng:

Chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, Cam kết bảo hành…

- Ủy nhiệm chi.

Giấy đề nghị thanh toán

 Nội dung: Phản ánh các thông tin về hợp đồng, số tiền nhà

cung cấp đề nghị thanh toán, số tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp

 Mục đích: Nhà cung cấp gửi cho Công ty đề nghị thanh

toán theo Hợp đồng

Bảng kê đề nghị thanh toán

 Nội dung: Phản ánh các thông tin về nhà cung cấp, hợp

đồng, các hóa đơn cần thanh toán, số tiền đề nghị thanh

toán

 Mục đích: Do Phòng Kế hoạch lập, trình Lãnh đạo Công ty

(qua Phòng KTTC) duyệt thanh toán cho nhà cung cấp theo Hợp đồng đã ký

Ủy nhiệm chi

 Nội dung: Phản ánh các thông tin về tài khoản ngân hàng

của Công ty và nhà cung cấp, số tiền thanh toán, nội dung thanh toán

 Mục đích: Gửi đến ngân hàng để chuyển khoản thanh toán

cho nhà cung cấp

3.2.4.3 Lưu đồ hoạt động thanh toán

Phòng KH Kế toán thanh toán Kế toán công nợ

Tập hợp Bộ

CTMH

Bộ CTMH

Soát xét hồ sơ, lập UNC

Đối soát công nợ,

ký xác nhận trên UNC

Bộ CTMH + UNC đã soát

Bộ CTMH đã soát + UNC

Trình duyệt thanh toán

Ủy nhiệm chi

 Các tài khoản theo dõi thuế GTGT đầu vào

 Tài khoản 13635 – Phải thu nội bộ về thuế GTGT đầu vào: Dùng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào của

vật tư, hàng hóa nhập kho – khi nhận được hóa đơn

 Tài khoản 13888 – Phải thu khác: Dùng để theo dõi

thuế giá trị gia tăng đầu vào của vật tư, hàng hóa nhập kho – trường hợp nhập kho chưa có hóa đơn

 Các tài khoản phải trả người bán

 TK 33111: Phải trả ngắn hạn về kinh doanh: Theo dõi

tình hình nợ phải trả các nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty

 TK 33114: Phải trả ngắn hạn về ĐTXDCB: Dùng để

theo dõi tình hình nợ phải trả các nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ phục vụ cho hoạt động ĐTXDCB của Công ty

 Các tài khoản tiền

 TK 11111: Tiền mặt Việt Nam đồng.

 TK 11211: Tiền gửi Việt Nam đồng.

3.4 Hệ thống sổ sách liên quan đến chu trình chi phí tại Công ty ĐTHN2

3.4.1 Thẻ kho

3.4.2 Sổ chi tiết các tài khoản liên quan (Sổ Cái chi tiết)

3.4.3 Sổ tổng hợp đối ứng tài khoản

3.5 Hệ thống báo cáo liên quan đến chu trình chi phí tại Công ty ĐTHN2

3.5.1 Báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp

3.5.2 Báo cáo nhập xuất tồn chi tiết

3.5.3 Báo cáo công nợ tổng hợp

3.5.4 Báo cáo công nợ chi tiết

4.1 Thảo luận kết quả nghiên cứu

4.1.1 Ưu điểm của HTTTKT chu trình chi phí tại Công ty ĐTHN2 hiện nay:

- Nhìn chung đã tương đối đầy đủ và chặt chẽ, việc đối soát chứng từ trong quá trình luân chuyển được thực hiện tại hầu hết các hoạt động của chu trình chi phí.

- 02 phần mềm phục vụ cho công tác kế toán giúp cho Kế toán vừa đảm bảo thực hiện công tác kế toán theo quy định chung của Tập đoàn, vừa đảm bảo cung cấp các thông tin theo yêu cầu quản lý riêng của Công ty.

- Việc lập kế hoạch mua sắm từ đầu năm giúp cho Công ty chủ động hơn trong việc triển khai các hoạt động SXKD và ĐTXDCB trong năm – điều này rất quan trọng đối với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các dịch vụ CNTT, cần nhanh chóng triển khai mạng

4.1.2 Những vấn đề hạn chế cần hoàn thiện

1. Chất lượng công tác dự báo, lập kế hoạch còn thấp,

chưa chủ động theo sát thực tế SXKD của Công ty để điều chỉnh kế hoạch mua sắm cho phù hợp

2. Nhiều trường hợp không cung ứng vật tư kịp thời do:

 Không có quy định hoặc có nhưng thực hiện không nghiêm quy định về thời hạn hoàn thành nhiệm vụ của các hoạt động trong chu trình dẫn đến một số cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

 Công ty bị động trong việc triển khai hoạt động SXKD- thực hiện nhiệm vụ đột xuất do cấp trên giao