Hướng Dẫn QUy Trình bán hàng FMCG

o Mục đích: Khi có khách hàng đến kho NPP mua hàng thì kế toán thực hiện tạo đơn này trên hệ thống để bán hàng cho khách hàngBước 3: chọn mã NPP vì đơn này bán tại kho NPP nên tình sản l

QUY TRÌNH BÁN HÀNG

& BÁO CÁO LIÊN QUAN

NỘI DUNG

BÁN HÀNG

1 TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG

2 QUY TRÌNH BÁN HÀNG DMS

3 ĐƠN BÁN HÀNG TRỰC TIẾP TẠI KHO NPP

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA

5 XỬ LÝ SAU KHI CÓ KẾT QUẢ GIAO HÀNG

1 TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG (1/3)

1.1 ĐẶT HÀNG TRƯỚC GIAO HÀNG SAU:

1.2 BÁN HÀNG TẠI KHO:

1 TỔNG QUAN VỀ BÁN HÀNG (2/3)

1.1 ĐẶT HÀNG TRƯỚC GIAO HÀNG SAU:

3 QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(1/6)

- Kế toán tạo đơn bán hàng tại kho NPP trên hệ thống DMS khi có khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại kho NPP

- Khi khách hàng đến kho NPP mua hàng và lấy hàng đi thì tồn kho thực tế NPP đã giảm, vì vậy kế toán NPP phải tạo đơn này trên hệ thống

và xử lý hoàn tất để tồn kho trên hệ thống của NPP giảm theo tương ứng với thực tế

o Mục đích: Khi có khách hàng đến kho NPP mua hàng thì kế toán thực hiện tạo đơn này trên hệ thống để bán hàng cho khách hàng

Bước 3: chọn mã NPP vì đơn này bán tại kho NPP nên tình sản lượng cho NPP(không được chọn mã NVBH)

Bước 4: chọn mã KH, KH nào không có trong danh sách thì chon mã KH vãng lai

o Các bước thực hiện :

 2.Tạo phiếu giao hàng:

2 1

o Mục đích: Để kiểm tra số lượng trong đơn đặt hàng với số lượng trong kho có đủ để đi giao hay không

o Các bước thực hiện :

3 QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(3/6)

 3 Xác nhận giao hàng:

2 1

o Mục đích: Xác nhận đi giao hàng theo đúng phiếu giao hàng.

o Các bước thực hiện :

3 QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(4/6)

 4.Chuẩn bị hoá đơn:

2 1

o Mục đích: Chuẩn bị phiếu xuất hàng và phiếu giao nhận thanh toán để giao cho khách hàng

o Các bước thực hiện :

3 QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(5/6)

 5.Giải phóng:

o Mục đích: Giải phóng đơn hàng để tồn kho trên hệ thống giảm đúng như thực tế

o Các bước thực hiện :

2 1

3 QUY TRÌNH TẠO ĐƠN BÁN HÀNG TẠI KHO NPP(6/6)

Dùng để xử lí các đơn hàng của nhân viên bán hàng bằng máy PDA ngoài thị truờng gửi về hệ thống.

Mục đích

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(1/9)

Quy trình bao gồm 5 bước, xử lý trong 2 ngày:

Bước 1  4: Thực hiện trong ngày thứ 1.

Lưu ý: Bước 1- 4 thực hiện trong ngày thứ nhất, chậm nhất phải thực hiện trong ngày thứ hai Nếu xử lý bước 1- 4 trong ngày thứ ba

thì sẽ vi phạm chính sách giao hàng 24h của công ty.

Bước 5: Thực hiện trong ngày thứ 2 sau khi có kết quả giao hàng từ nhân viên giao hàng và kế toán đã xử lý những đơn hàng giao

không thành công(không thành công 1 phần và không thành công nguyên đơn, huớng dẫn các xử lý ở các trang bên dưới tài liệu này)

Theo quy định của công ty sau khi thực hiện xong bước 4, NPP sẽ in phiếu xuất kho để thủ kho xuất hàng, Phiếu giao nhận và thanh

toán cho NVGH đi giao hàng cho khách hàng

Dùng để xử lí các đơn hàng được gửi về từ máy PDA hoặc xử lí đơn hàng theo lô.

n h àng từ P DA

Bu

ớc2

•

Tạo P hiế

u G iao H àng

Bu

ớc3

•

Xác N hận ph iếu G iao H àng

g h

oá đơn

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(2/9)

 4.1 Xử lý đơn hàng từ PDA

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (3/9)

o Mục đích: Import đơn hàng từ PDA vào hệ thống Acu để xử lí đơn hàng

 4.2 Tạo phiếu giao hàng:

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(4/9)

o Mục đích: Để kiểm tra số lượng trong đơn đặt hàng với sô lượng trong kho có đủ để đi giao hay không

o Mục đích: Xác nhận đi giao hàng theo đúng phiếu giao hàng.

o Các bước thực hiện :

o Lưu ý: Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn hàng cùng 1 lúc

 4.4 Chuẩn bị hoá đơn.

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(6/9)

 Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn hàng cùng 1 lúc

 Ở bước này sẽ in đơn tổng và lẻ để đi giao hàng

 4.4 Chuẩn bị hoá đơn.

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA(7/9)

o Sau bước Chuẩn bị hóa đơn hệ thống sẽ sinh ra Phiếu giao nhận và thanh toán (đơn lẻ) NPP sẽ in Phiếu giao nhận và thanh toán dùng

 4.5 Giải Phóng hoá đơn

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (8/9)

o Mục đích: xử lí hoàn tất các đơn hàng giao hàng thành công

o Bước 5: Thực hiện trong ngày thứ 2 sau khi có kết quả giao hàng từ nhân viên giao hàng và kế toán đã xử lý những đơn hàng giao

không thành công(nếu có)(quy trình xử lý đơn hàng giao không thành công ở bên dưới)

 4.5 Giải Phóng hoá đơn

4 QUY TRÌNH XỬ LÍ ĐƠN HÀNG PDA (9/9)

 Có thể xử lí một hoặc nhiều đơn cùng lúc

 Sau khi giải phóng kho sẽ giảm

1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG

3 GIAO HÀNG KHÔNG THÀNH CÔNG NGUYÊN ĐƠN

5 QUY TRÌNH XỬ LÝ GIAO HÀNG KHÔNG THÀNH CÔNG(1/13)

 Ngày 2 sau khi có kết quả giao hàng sẽ phát sinh các tình huống sau: (kế toán phải xử lý những đơn giao không

thàng công trước khi xử lý đơn hàng giao thành công)

 Các bước thực hiện : Sau khi có kết quả giao hàng của NVGH, kế toán sẽ dựa vào kết quả

giao hàng và thực hiện các bước sau :

 Xoá hoá đơn giao hàng

 Điều chỉnh thực giao

 Điều chỉnh số lượng giao thực tế

 Xác nhận giao hàng

 Chuẩn bị hoá đơn

 Giải phóng hoá đơn

5.1.1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Xóa hóa đơn giao hàng :

o Các bước thực hiện :Đầu tiên phải xóa hóa đơn giao hàng của đơn hàng không giao được, để hủy hóa đơn đó đi.

o Phải biết số hoá đơn của đơn hàng nào giao không thành công( Hoá đơn này chính là Phiếu giao nhận và thanh toán sinh ra sau khi

kế toán thực hiện bước 4: Chuẩn bị hoá đơn- Có thể vào Báo cáo 1.4.2 để xem Hoá đơn này)

2

1

5.1.2 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Điều chỉnh số lượng giao thực tế:

o Các bước thực hiện : điều chỉnh số lượng đúng với số lượng giao hàng thực tế ngoài thị trường.

5.1.4 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Xác nhận giao hàng

o Các bước thực hiện : Sau khi sửa số lượng lại đúng với lượng hàng đi giao , tiếp theo sẽ xác nhận lại đơn hàng đó.

7 6

5.1.5 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

9 8

 Chuẩn bị hoá đơn:

o Các bước thực hiện : Sau khi xác nhận giao hàng xong, bước tiếp theo sẽ chuẩn bị lại hóa đơn cho đơn hàng đó.

5.1.6 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Giải phóng hoá đơn:

o Các bước thực hiện : Tiếp theo sẽ giải phóng đơn hàng để chốt lại số liệu giao thực tế và giảm kho trên hệ thống của NPP.

11

5.1.7 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG MỘT PHẦN (1/7)

 Các bước thực hiện : Sau khi có kết quả giao hàng của NVGH, kế toán sẽ dựa vào kết quả

giao hàng và thực hiện các bước sau :

 Xoá hoá đơn giao hàng

 Điều chỉnh thực giao

 Xoá phiếu giao hàng

 Huỷ bỏ đơn hàng.

5.2.1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG NGUYÊN ĐƠN(1/7)

 Xóa hóa đơn giao hàng :

o Các bước thực hiện : Đầu tiên phải xóa hóa đơn giao hàng của đơn hàng không giao được, để hủy hóa đơn đó đi.

 Xoá phiếu giao hàng:

o Các bước thực hiện : Chọn biểu tượng thùng rác để xóa phiếu giao hàng.

5

5.2.1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG NGUYÊN ĐƠN(1/7)

 Huỷ bỏ đơn hàng:

o Các bước thực hiện : Vào Nhập đơn bán hàng chọn thao tác Hủy bỏ đơn hàng, vì đơn hàng này không giao được hàng nên phải hủy

trên hệ thống

7 6

8

9

5.2.1 GIAO HÀNG THÀNH CÔNG NGUYÊN ĐƠN(1/7)

1 1.1.1 Báo cáo sản lượng bán hàng theo route

2 1.2.1 Báo cáo thống kê đơn giao hàng trong ngày

3 1.4.2 Phiếu giao nhận và thành toán

4 1.4.1 Báo cáo phiếu xuất kho giao hàng

5 1.3.4 Báo cáo khuyến mãi theo CT – KH

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

• Đơn bán hàng hoàn thành

tới bước 4(Chuẩn bị hóa

đơn) mới đưa vào báo cáo

này

Lưu ý :

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

 Mục đích: Báo cáo này dùng để xem sản lượng bán của tuyến bán hàng trong ngày hoặc nhiều ngày, tại thời điểm kế toán

hoặc nhà phân phối cần xem

 Tình huống sử dụng: Kế toán dùng báo cáo này khi cần đối chiếu sản lượng (doanh số, số lượng) của ROUTE theo từng

mặt hàng

1.1.1 báo cáo sản lượng bán hàng theo Route

• Đơn bán hàng hoàn thành

tới bước 2(tạo phiếu giao

hàng) mới đưa vào báo cáo

Lưu ý :

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

1.2.1 báo cáo thống kê đơn giao hàng trong ngày

 Mục đích: Báo cáo này dùng để liệt kê các đơn giao hàng trong ngày theo từng nhân viên bán hàng.

 Tình huống sử dụng: Kế toán sử dụng báo cáo này để thống kê trong ngày có bao nhiêu đơn giao hàng, do nhân viên nào

lập

• Đơn bán hàng hoàn thành

tới bước 2(tạo phiếu giao

hàng) mới đưa vào báo cáo

Lưu ý :

1.4.2 Phiếu giao nhận và thành toán

 Mục đích: Báo cáo này là hóa đơn bán lẻ dùng để giao cho khách hàng và thanh toán Mỗi hóa đơn sẽ được in làm 2 liên

Khi đi giao hàng một liên giao cho khách hàng, 1 liên khách hàng ký nhận đem về giao cho kế toán

 Tình huống sử dụng: Sau khi nhập xong tất cả các đơn đặt hàng phát sinh trong ngày của tiếp thị In báo cáo này để đi giao

hàng và thanh toán

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

• Đơn bán hàng hoàn thành

tới bước 2(tạo phiếu giao

Lưu ý :

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

1.4.1 Báo cáo phiếu xuất kho giao hàng

 Mục đích: Báo cáo này dùng để xem số lượng hàng xuất theo từng NVGH trong ngày hoặc nhiều ngày, tại thời điểm kế toán

hoặc nhà phân phối cần xem

 Tình huống sử dụng: Sau khi nhập xong tất cả các đơn đặt hàng phát sinh trong ngày của tiếp thị Xem báo cáo để biết nhân

viên giao hàng sẽ giao những mặt hàng gì, số lượng là bao nhiêu Chủ yếu dùng làm “Phiếu xuất kho”

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

1.3.4 Báo cáo khuyến mãi theo CT – KH

 Mục đích: Theo dõi KM theo tiêu chí Chương Trình-Khách Hàng-Mã Hàng : mặt hàng nào đang chạy chương trình nào và

của khách hàng nào chạy với số lượng là bao nhiêu trong thời gian đã chọn

 Tình huống sử dụng: Theo dõi chương trình khuyến mãi của khách hàng.

• Đơn bán hàng hoàn thành

tới bước 2(tạo phiếu giao

Lưu ý :

6 CÁC BÁO CÁO LIÊN QUAN BÁN HÀNG

5.1 Báo cáo theo dõi XNT chi tiết

Mục đích: Báo cáo hiển thị chi tiết số lượng từng mục mua hàng, xuất bán, tồn đầu, tồn cuối, trả hàng, điều chỉnh theo từng mặt

hàng trong kho NPP

 Tình huống sử dụng: Khi kế toán cần kiểm tra, đối chiếu tồn đầu, tồn cuối của từng mặt hàng trong kho Theo dõi số lượng

xuất bán, trả hàng, tồn kho của từng mặt hàng theo ngày

CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

KHO BÃI