THUẬT NGỮ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Office managerment Quản trị HCVP 2 Office/Administrative manager Nhà QLHC/ Giám đốc HC 3 Administrative assistant Trợ lý hành chính 4 Information manager
Trang 1THUẬT NGỮ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1 Office managerment Quản trị HCVP
2 Office/Administrative manager Nhà QLHC/ Giám đốc HC
3 Administrative assistant Trợ lý hành chính
4 Information manager Trưởng phòng thông tin
5 Records manager Trưởng phòng hồ sơ
6 Word processing supervisior or manager Trưởng phòng xử lý văn bản
7 Receptioninst Tiếp tân
8 Mail clerk Nhân viên thư tín
9 File clerk Nhân viên lưu trử HS
10 Stenographer Nhân viên tốc ký
11 Typist/Clerk typist Nhân viên đánh máy
12 Word processing operator Nhân viên xử lý văn bản
14 Professional Secretary Thư ký chuyên nghiệp
15 Speacialized Secretary Thư ký chuyên ngành
16 Multifunctional/Traditional/Generalists Thư ký tổng quát
17 Junior Secretary Thư ký sơ cấp
18 Senior Secretary Thư ký Trung cấp
19 Executive Secretary Thư ký Giám đốc
20 Word processing specialist Chuyên viên hành chánh
21 The Office function Chức năng HCVP
22 Office work Công việc HCVP
23 Filing Lưu trử, sắp xếp HS
24 Coreespondece Thư tín liên lạc
26 Communication Truyền thông
29 A nerve or brain center Một trung tâm thần kinh or bộ não
30 Paper handling Xử lý công văn giấy tờ
31 Information handling Xử lý thông tin
32 Top management Cấp quản trị cao cấp
33 Middle management Cấp quản trị cao trung
34 First-line/lower/supervisory management
Cấp QT tuyến thứ 1, Cấp thấp, CẤp Quản đốc
35 Input Information flow Luồng thông tin đầu vào
36 Output Information flow Luồng thông tin đầu ra
37 Internal Information flow Luồng thông tin nội bộ
38 Managerial work Công việc quản trị
39 Scientific management Quản trị một cách khoa học
40 Office planning Hoạch định HCVP
41 Strategic planing Hoạch định chiến lược
42 Operational planing Hoạch định tác vụ
43 Centralization Tập trung
Trang 244 Decentralization Phân tán
45 Physical Centralization Tập trung vào một địa bàn
46 Functional Centralization Tập trung theo chức năng
48 Supervisor Kiểm soát viên
49 Data entry clerk/Operator Nhân viên nhập dữ kiện
50 Intelligent copier operator
Nhân viên điều hành máy in thông minh
51 Micrographics
Nhân viên điều hành máy sao chép cực tiểu
52 Microfilm operator Nhân viên điều hành máy vi phim
53 Mail dstribution cleck Nhân viên phân phối thư
54 Courier Nhân viên chạy văn thư
55 Programmer Lập trình viên
56 Programmer analyst Chuyên viên phân tích lập trình
57 System analyst Lập trình viên hệ thống
58 Word processing supervisior Kiểm soát viên xử lý thông tin
59 General office services supervisor
Kiểm soát viên dịch vụ hành chính tổng quát
60 Mail processing supervisor Kiểm soát viên xử lý thư tín
61 Data processing supervisor Kiểm soát viên xử lý dữ kiện
62 Officer services Dịch vụ HCVP
63 Intradepartment relationship Mối quan hệ liên nội bộ, phòng ban
64 Interdepartment relationship Mối quan hệ liên bộ phận
65 Customers relationship Mối quan hệ với khách hàng
66 Processional relationship Mối quan hệ nghề nghiệp
69 Strategic control Kiểm tra chiến lược
70 Tactical control Kiểm tra chiến thuật
71 Operational control Kiểm tra tác vụ
72 Long term/long run/long rage Dài hơi, trường kỳ
73 Short term/short run/short rage Ngắn hạn, đoản kỳ
74 Mid term/mid run/mid rage Trung hạn
75 Administrative control Kiểm tra hành chính
76 Operative control Kiểm tra hoạt động tác vụ
77 Scheduling Lịch công tác phân chia thời biểu
78 Dispatching/Assignment Phân công công tác
82 Recognizing performance Công nhận thành tích công tác
83 Schedule sheet Phiếu/Lịch công tác
84 Visible card files Thẻ hồ sơ truy tìm
85 Folder Phiếu/Bìa kẹp Hồ sơ
Trang 386 Wall board Bảng treo tường
87 Gantt chart Sơ đồ gantt
88 Measurement Đo lường, phương tiện đo lường
90 Subject Standard Tiêu chuẩn chủ quan
91 Engineered standar Tiêu chuẩn tính toán qua mẫu
93 Elapsed time Thời gian trôi qua
95 Instruction Bảng hướng dẫn
97 Orientation manual
Cẩm nang hội nhập vào môi trường làm việc
98 office manual Cẩm nang hành chính
99 Employee manual/Handbook Sổ tay nhân viên
100 Simplifying office work Đơn giản hóa CV hành chính
101
Management through systems &
procedures Quản trị qua các hệ thống và thủ tục
102 Principles of motion economy Nguyên tắc tiết kiệm cử động
103 Rules of minimum efforts Quy tắc cố gắng tối thiểu
104 Rules of symmetrical & rhythmic motions
Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng
105 Rules of space & tool utilization
Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ
106 Coveyor belt Băng tải
107 Gavity motion Thao tác rơi theo trọng lượng
108 Sliding motion Thao tác lướt hay trượt
109 Specialization Chuyên môn hóa
110 Co-Workers Người cộng sự
111 Work distribution chart Sơ đồ phân phối CV
112 Job correlation chart Lưu chuyển đồ
114 Transportation Di chuyển
117 Position Đặt vào vị trí
119 Combined operation Hoạt động tổng hợp
120 Motion study Nghiên cứu cử động
121 Time study Nghiên cứu thời gian
122 Form simplication and control Đơn giản hóa và kiểm soát biểu mẫu
123 Flow of work Luồng công việc
124 Private office Văn phòng riêng
125 Departmental relationship Mối tương quan giữa các phòng ban
127 Open office văn phòng rộng có sử dụng vách ngăn
Trang 4128 Receiving office Phòng tiếp khách
129 Conference room Phòng họp
132 Primary colors Màu chính
133 Secondary colors Màu phụ
135 Work in process Công việc đang tiến hành
136 Tickler forder file Bìa hồ sơ nhật ký
137 Ticker card file Thẻ Hồ sơ nhật ký
138 Diary/daybook Sổ tay hay sổ nhật ký
139 Time schedule Lịch thời biểu công tác
140 Daily calendar Lịch từng ngày để trên bàn
141 Interruption Thời gian bị gián đoạn
142 Time is money Thời gian là tiền bạc
143 Uninterrupted
Thời gian ko bị gián đoạn/Thời gian yên tĩnh
144 Handle paperwork accumulation
Giải quyết/Xử lý Hồ sơ Công văn tồn đọng
145 Dictating machine máy đọc
146 Low payoff items Những việc lặt vặt không cần thiết
147 High payoff items Những việc quan trọng và có lợi
148 To keep track of sb/sth Theo sát ai/cái gì
149 To lose track of sb/sth Không theo sát ai/cái gì
150 Plan for periods relaxation Kế hoạch cho thời gian nghĩ xã hơi
151 Workaholic Người ham hay quá say mê việc
152 To save working time Tiết kiệm thời gian
153 Productive period of the day
Thời gian làm việc có năng xuất cao trong ngày
154 Incoming mail Văn thư đến
155 Special service mail Văn thư khẩn (Đặc biệt)
156 Personal mail Thư cá nhân
157 Special delivery letter Thư phát riêng/phát nhanh
158 Registered mail thư bảo đảm
159 Mail marked " Confidential" Thư đóng dấu "Mật"
160 First-Class mail Thư loại 1
161 Second-Class mail Thư loại 2
162 Third-Class mail Thư loại 3
163 Fourth-Class mail Thư loại 4
164 Date and time stamping Đóng dấu ngày giờ
165 Reading and annotating Đọc và ghi chú
166 Presenting the mail Đưa thư tín cho cấp trên duyệt
167 Routing mail Soạn phiếu luân chuyển thư tín
168 Distributing mail Phân phối thư tín
169 Routing slip Phiếu luân chuyển tài liệu
Trang 5170 Forwarding address Địa chỉ chuyển tiếp
171 Letter opener Máy mở thư
172 Out going mail Văn thư đi
173 To process incoming mail Xử lý văn thư đến
174 Central mail room Phòng văn thư trung ương
175 undate Không đề ngày tháng
176 Annotate Chú giải/chú thích
177 Pushcart of mail Xe đẩy chở văn thư
178 Immediate attention Khẩn
179 To handle the situation Xử lý tình huống
180 Window envelope
Bao thư có phần giấy kiếng để nhìn thầy bên trong
181 Teleprinter Máy điện báo
182 Communicating word processor Trạm truyền đạt văn bản
183 Word processor Bộ phận xử lý văn bản
186 Interligent copier Máy sao chụp thông minh
187 Hard copy Văn bản in trên giấy
188 Optical character Máy quét
189 Data base Cơ sở dữ liệu
190 Records management Quản trị hồ sơ
191 Record retention classification Phân loại lưu trữ Hồ sơ
192 Vital records Hồ sơ tối cần thiết
193 Important records Hồ sơ quan trọng
194 Useful records Hồ sơ thường sử dụng
195 Nonessential records Hồ sơ không cần thiết
196 Fire resistant vaut/fire proof file cabinet Tủ hồ sơ chống lửa
197 Retention schedule Lịch lưu trữ
198 Active files Hồ sơ đang hoạt động
199 Inactive files Hồ sơ không còn hoạt động
200 Perpetual tranfer method Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn
201 One period plan Kế hoạch một giai đoạn
202 Two period plan Kế hoạch hai giai đoạn
203 Maximum-minimum plan Kế hoạch tối đa-Tối thiểu
204 Duplicate or rotation method Phương pháp nhân bản hay luân phiên
205 Vertical files Hồ sơ để đứng
206 Horizontal files Hồ sơ để nằm
207 Lateral files Hồ sơ để 2 bên
208 Visible files Hồ sơ dễ truy tìm
209 Rotary files/wheel files Hồ sơ quay/ Hồ sơ bánh xe
210 Shelf files Hồ sơ trên giá
211 Mobile files Hồ sơ di động
212 Desk files Hồ sơ để trên bàn
213 File guide Phiếu hướng dẫn Hồ sơ
Trang 6214 File folder Bìa hồ sơ
215 Filing systems Hệ thống sắp xếp lưu trử
216 Numeric files Hồ sơ theo số
217 Alphabetic files Hồ sơ theo mẫu tự A B C
218 Alphabetic name files Hồ sơ tên theo mẫu tự A B C
219 Alphabetic subject files Hồ sơ đề tài theo mẫu tự A B C
220 Alphabetic geographic files
Hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự A B C
221 Computer-assisted retrieval systems (CAR) Hệ thống truy tìm nhờ máy tính hỗ trợ
222 Staff conference Hội nghị công nhân viên
223 Departmental meeting Cuộc họp bộ phận phòng ban
224 Budget meeting Họp về ngân sách
225 Corporate meeting Họp cấp Cty
226 Task force meeting Cuộc họp nhóm công tác
227 Policy council meeting Cuộc họp các hội đồng làm chính sách
228 Briefing session Cuộc họp báo cáo tình hình
229 Group discussion Cuộc họp nhóm
230 Informal meeting Cuộc họp nội bộ/không nghi thức
231 Handout Tài liệu phát tay
232 Transparency Miếng plastic chiếu trên màn hình
233 To call a meeting Triệu tập cuộc họp
234 To get refreshment Uống nước giải khát
235 To take minutes Ghi biên bản
237 Following up Theo dõi
238 To take verbatim Ghi đúng nguyên văn
239 convention Công ước hội nghị
240 Meeting file Hồ sơ cuộc họp
241 Preparing a planning schedule Soạn thảo lịch trình kế hoạch
242 Reserving a room/Booked room Đặt phòng trước
243 Preparing the agenda
Soạn thảo chương trình nghị sự/ nhật
ký công tác
244 Handling interruuptions Xử lý tình huống làm gián đoạn
245 Parliamentary procedure Thủ tục theo đúng nghi thức
246 Checklist Danh sách kiểm tra
247 Attendance Số người tham dự
248 Tentative agenda Chương trình nghị sự tạm
249 Final agenda
Chương trình/ lịch trình nghị sự chính thức
251 Teleconference Cuộc họp từ xa
252 Travel arrangements Sắp xếp chuyến công tác
253 Trip Planning Hoạch định các chuyến đi xa
254 The trip file Hồ sơ các chuyến công tác
255 Packing list Danh sách những thứ cần mang theo
Trang 7256 Address book Sổ ghi địa chỉ
257 Business cards Danh thiếp
258 Airline or train time tables Thời biểu chuyến bay hoặc xe lửa
260 Rubber bands Giây cột bằng cao su
261 Travel authorization
Thẩm quyền cho phép chuyến đi công tác
262 Reimbursable expenses
Chi phí cơ qan thanh toán sau khi đi công tác
263 Digest Bảng tóm tắt thông tin, tập san cô động
264 A mail digest Bảng tóm tắt thư tín
265 Copies of activities of interest Nhật ký các hoạt động đáng chú ý
266 "For your information" Folder Bìa hồ sơ "Để thông báo"
267 "Read when you can" Folder Bìa hồ sơ "Đọc khi ông/bà rãnh"
268 High priority folder Hồ sơ khẩn ưu tiên số 1
269 Secretary to… Thư ký của
271 To pass a resolution Thông qua nghị quyết
273 Decree/Executive order Nghị định
276 Communique' Thông cáo
277 Notice Thông cáo/cáo thị/cáo tri
278 Circular letter Thư thông báo nội bộ
279 Constitution Hiến pháp
281 Ordinancei/Act/Decree law Pháp lệnh
282 Regulatory text Văn bản pháp quy
283 Administrative text Văn bản hành chính
285 Legal system Pháp chế
286 Prime minister Thủ tướng
288 Regulation/by law Điều lệ
289 Official letter Công văn
290 Administrative official letter Công văn hành chính
291 Leave permisstion Giấy nghỉ phép
292 Travel permisstion Giấy phép đi đường
294 Business latter Thuư tín thương mại
295 Business correspondence Giao dịch thương mại
297 Return address Địa chỉ hồi âm
298 Date line Dòng ngày tháng trong thư
Trang 8299 Inside address Địa chỉ bên trong thư
300 Attention line Dòng lưu ý trong thư
301 Salutation Lời chào đầu thư
302 Complimenttary close Lời chào kết thúc trong thư
303 Subject line Dòng chủ đề trong thư
304 Body of latter Phần thân bài
305 Company name Tên cty
307 Sender's name and title Tên người gửi và chức danh
308 Referrence initials Chuữ tắt tham khảo-Trong thư
312 Opening paragraph Đoạn mở đầu
313 Transitional paragraph Đoạn chuyển tiếp
314 Closing paragraph Đoạn kết thúc
315 Block style/full block style Kiểu loại khối/toàn khối
316 Modified block style / semi block style Kiểu loại bán khối
317
Modified block style with intended
paragraph
Kiểu laọi bán khối có thụt đầu dòng ở mỗi đoạn
318 Smiplified/AMS style Kiểm đơn gian hay AMS
319 Covering letter/letter of application Thư xin việc
320 Face to face communication Giao tiếp mặt đối mặt
321 Telephone Communication Giao tiếp bằng điện thoại
322 Communicating with visitors Giao tiếp bằng điện thoại
323 Memo of call/Phone call
Mẫu chi nhớ cú điện thoại/ mẫu ghi nhớ tin nhắn ĐT
324 A telephone message form Mẫu ghi nhớ nhắn tin qua điện thoại
325 Arrangement of appointments Sắp xếp các cuộc hẹn
326 Receiving calls Nhận điện thoại
330 Not in today Không làm việc hôm nay
331 Talking on telephone Đang nói chuyện trên điện thoại
332 In conference Đang dự hôi nghị
333 Out of town Đi công tác xa
334 No message Không nhắn gì cả
335 Will call again Sẽ gọi lại sau
336 Please call/Please call back Yêu cầu gọi điện lại
337 Answering your call/returned your call
Trả lời gọi điễn thoại của ông/bà trước đây
338 Called to see you Đã gọi để thăm ông /bà