Giáo trình quản trị học

THẠC SĨ ĐỒNG THỊ VÂN HỒNG KHOA KINH TẾ - TRƯỜNG CĐ NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI (Chủ biên) GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC (DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP NGHỀ VÀ CAO ĐẲNG NGHỀ) NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG THẠC SĨ ĐỒNG THỊ VÂN HỒNG KHOA KINH TẾ - TRƯỜNG CĐ NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI (Chủ biên) GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC (DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP NGHỀ VÀ CAO ĐẲNG NGHỀ) NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG Hà Nội – 2009 Nhóm tác giả: ThS Đồng Thị Vân Hồng CN Vũ Thị Vân Anh CN Phạm Thị Nga LỜI NÓI ĐẦU Quản trị học môn học sở cho khối ngành kinh tế, trang bị kiến thức quản trị học làm sở cho việc học tập học phần chuyên sâu quản trị chuyên ngành Nhằm đáp ứng mục tiêu trang bị cho học viên kiến thức quản trị học kỹ vận dụng quy luật, nguyên tắc công tác quản trị tổ chức, đồng thời đáp ứng chương trình khung Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, Khoa Kinh tế trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội biên soạn Giáo trình Quản trị học (Dùng cho trình độ trung cấp nghề cao đẳng nghề) Cuốn sách gồm sáu chương: Chương I Tổng quan quản trị học Chương II Thông tin định quản trị Chương III Chức lập kế hoạch Chương IV Chức tổ chức Chương V Chức lãnh đạo Chương VI Chức kiểm tra Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong trình biên soạn, nhóm tác giả tham khảo nhiều tài liệu liên quan trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp dạy nghề cập nhật kiến thức Mặc dù có nhiều cố gắng không tránh khỏi thiếu sót Nhóm tác giả mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn học sinh đông đảo bạn đọc để giáo trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! NHÓM TÁC GIẢ Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Khái niệm chất quản trị a Khái niệm quản trị Về nội dung, thuật ngữ “quản trị” phạm trù khó định nghĩa Mỗi tác giả đề cập đến quản trị có định nghĩa cho riêng Từ quản trị Management dịch từ tiếng Anh, có nơi, có lúc có người gọi quản lý, có người gọi quản trị Mặc dù vậy, thuật ngữ quản lý quản trị dùng hoàn cảnh khác để nói lên nội dung khác Nhìn chung, tương tự tiếng Anh Management Administration Quản trị (Management) từ thường dùng phổ biến nhiều sách giáo khoa nhiều tài liệu khác Nếu xét riêng từ ta tạm giải thích sau: - Quản: đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo kế hoạch định ra; sáng học, buổi trư nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước phải thưa phải chào,… Đó khuôn mẫu chúng phải thực không để đối tượng tự hoạt động cách tùy thích - Trị: dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu định Nếu đối tượng không thực áp dụng hình phạt đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có cần phải có mà người ta gọi mục tiêu Sau khái niệm Quản trị số tác giả Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học nước - Theo H.Koontz O’Donenell giáo trình Những vấn đề cốt yếu quản lý định nghĩa: Có lẽ lĩnh vực hoạt động người quan trọng công việc quản lý, nhà quản trị cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì môi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu định - Theo James H.Donnelly, R.James L.Gibson John M.Ivancevich giáo trình Quản trị học lại cho rằng, Quản trị trình hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp hoạt động người khác để thực kết mà người hành động riêng rẽ không làm - Stoner Robbins lại cho rằng: Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị người, kiểm tra hoạt động đơn vị, cách có hệ thống, nhằm hoàn thành mục tiêu đơn vị - Lý thuyết hành vi (Behaviourism) lại định nghĩa: Quản trị hoàn thành công việc thông qua người khác - Theo Thầy Nguyễn Tiến Phước khái niệm: Quản trị trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm soát công việc nỗ lực người, đồng thời vận dụng cách có hiệu tài nguyên, đẻ hoàn thành mục tiêu định - Theo Giáo sư Vũ Thế Phú: Quản trị tiến trình làm việc với người thông qua người để hoàn thành mục tiêu tổ chức môi trường luôn thay đổi Trọng tâm tiến trình sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên có hạn Từ khái niệm trên, khái quát: Quản trị trình tác động thường xuyên liên tục có tổ chức chủ thể quản trị nhằm phối hợp hoạt động phận, cá nhân, nguồn lực lại với cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu tổ chức với hiệu cao b Bản chất Quản trị thực chất trình tác động , trình ngẫu nhiên mà tiến hành cách có tổ chức có chủ đích chủ thể quản trị (hệ thống quản trị), thực cách thường xuyên, liên lục nhằm làm cho hoạt động tập thể (tổ chức) mang lại kết cao với chi phí thấp nhất, thỏa mãn ngày nhiều nhu cầu vật chất tinh thần cộng đồng Vai trò chức quản trị Vai trò quản trị Từ hàng nghìn năm trước có nỗ lực có tổ chức có trông coi người chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, điều kiển kiểm soát để có công trình vĩ đại lưu lại đến ngày Vạn Lý Trường Thành (Trung Quốc), Kim Tự Tháp (Ai Cập)… Chỉ kể đến Vạn Lý Trường Thành, công trình xây dựng từ hàng nghìn năm trước với độ dài hàng ngàn số trải dài vùng rộng lớn bao la công trình hành tinh chúng ta, mà theo ý kiến số người nhìn thấy từ mặt trăng mắt thường Chúng ta cảm thấy công trình vĩ đại biết chừng nào, biết có triệu người làm việc suốt nhiều năm trời Ai cho người phu làm gì? Ai người cung cấp cho đầy đủ nguyên vật liệu nơi xây dựng? có quản trị trả lời câu hỏi Đó vấn đề dự kiến công việc thực hiện, tổ chức nhân sự, nguyên vật liệu để làm, điều kiển người phu áp đặt kiểm tra, kiểm soát để bảo đảm công việc hoàn thành dự định Những hoạt động hoạt động quản trị quan trọng người ta gọi tên khác Quản trị có vai trò đáng kể với bùng nổ cách mạng công nghiệp (Industrial Revolution) Cuộc cách mạng công nghiệp mở nước Anh vào kỷ XVIII, tràn qua Đại Tây Dương, xâm nhập Mỹ vào cuối nội chiến, kỷ XIX Tác động cách mạng sức máy thay sức người, sản xuất dây chuyền đại trà thay sản xuất nhỏ lẻ trước đó, giao thông liên lạc hữu hiệu vùng sản xuất khác giúp tăng cường khả trao đổi hàng hóa phân công sản xuất tầm vĩ mô Từ năm 1960 đến nay, vai trò quản trị ngày có xu hướng xã hội hóa, trọng đến chất lượng, không sản phẩm, mà chất lượng sống người xã hội thời đại ngày Đây giai đoạn quản trị chất lượng sinh hoạt (Quality – of – life management), đề cập đến vấn đề như: tiện nghi vật chất; an toàn sinh hoạt; phát triển y tế giáo dục; lọc môi trường; điều phối phát triển y tế giáo dục; lọc môi trường; điều phối nhân lực,… mà nhà quản trị kinh doanh lẫn phi kinh doanh cần am tường góp sức thực (cùng với quan nhà nước) Quản trị có vai trò quan trọng thay đổi phát triển nhanh chóng giới đại ngày Người Mỹ cho rằng: Một đóng góp quý họ cho văn minh nhân loại khoa học quản trị đại Sự hưng thịnh suy vong quốc gia liên quan chặt chẽ tới hoạt động quản trị Peter F.Drucker - nhà khoa học tiếng quản trị cảnh báo: Quản trị, lực quản trị, tính quán quản trị việc thực quản trị có ý nghĩa định Mỹ nước khác thập kỷ tới Trên bình diện doanh nghiệp nói đến nguyên nhân phá sản, nghiên cứu thấy nghiều nguyên nhân, nguyên nhân hàng đầu thường quản trị hiệu nhà quản trị thiếu lực Trong hoàn cảnh khác nhau, người biết tổ chức hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học triển vọng đạt kết chắn Đặc biệt quan trọng không việc đạt kết mà vấn đề tốn thời giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu nhiều loại phí tổn khác hơn, hay nói cách khác có hiệu Khi so sánh kết đạt với chi phí bỏ ra, có khái niệm hiệu Hiệu cao kết nhiều mà chi phí bỏ lại thấp hiệu thấp chi phí nhiều mà kết không đạt Không biết cách quản trị đạt kết xem xét đến chi phí, thấy giá kết đắt Tức có kết mà hiệu quả, hay xác hiệu thấp Trong hoạt động kinh tế, kinh tế thị trường có cạnh tranh gay gắt, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí gia tăng kết quả, tức phải tìm cách nâng cao hiệu Các hoạt động quản trị cần thiết giúp gia tăng hiệu Hệ thống quản trị thực chức thông qua nắm giữ nhiều vai trò khác trình quản trị Nếu chức quản trị nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) vai trò quản trị nhiệm vụ cụ thể, tập hợp hành vi có tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Theo Henry Mintzberg, nhà nghiên cứu Hoa Kỳ, quản trị có 10 vai trò phổ biến tập hợp thành ba nhóm liên quan với nhau: vai trò quan hệ với người, vai trò thông tin vai trò định i Vai trò quan hệ với người Sống làm việc tổ chức, cá nhân thường có mối quan hệ chặt chẽ mật thiết với nhau, với tư cách nhà quản trị họ thường có vai trò sau: - Vai trò đại diện, hay tượng trưng có tính chất nghi lễ tổ chức - Vai trò người lãnh đạo, đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp kiểm tra công việc nhân viên quyền - Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác, hay tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc giao cho đơn vị họ ii Vai trò thông tin Thời đại ngày thời đại bùng nổ thông tin, thông tin xem nguồn lực thứ tư tổ chức, doanh nghiệp Các hoạt động quản trị thực có sở khoa học có hiệu xử lý, thực thi sở thông tin xác đầy đủ kịp thời Thông tin không cần cho nhà quản trị mà thân họ giữ vai trò quan trọng vấn đề Nghiên cứu vai trò thông tin nhà quản trị thấy: - Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập thông tin tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức hoạt động đơn vị Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức đê nhận tin tức, hoạt động kiện đem lại hội tốt hay đe dọa hoạt động tổ chức Công việc thực qua việc thường xuyên đọc báo chí, văn qua trao đổi, tiếp xúc với người… - Vai trò thông tin thứ hai quản trị phổ biến thông tin liên hệ đến người có liên quan, thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp - Vai trò thứ ba mà nhà quản trị phải đảm nhận vai trò người thay mặt tổ chức cung cấp thông tin cho phận đơn vị, hay cho quan bên Mục tiêu thay mặt phát biểu để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm ủng hộ cho tổ chức iii Vai trò định Loại vai trò cuối nhà quản trị gồm bốn vai trò: vai trò chủ trì, vai trò người giải xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên vai trò người thương thuyết - Vai trò chủ trì xuất nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động tổ chức Mục đích vai trò tạo chuyển biến tốt đơn vị Việc thực cách áp dụng kỹ thuật vào tình cụ thể, nâng cấp điều chỉnh kỹ thuật áp dụng… - Các tình rủi ro, cố, xáo trộn bất ngờ… điều không tránh khỏi Trong vai trò này, nhà quản trị người phải kịp thời đối phó với biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định So với vai trò khác, vai trò chiếm vị trí ưu tiên định mà nhà quản trị cần phải giải Khi cỗ máy chủ yếu bị hỏng, nguồn điện bị cúp, khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, mặt hàng kinh doanh bán chạy… Đó yếu tố gây xáo trộn Vai trò nhà quản trị tình phải nhanh nhạy, kịp thời đoán để đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường hạn chế đến mức thấp thiệt hại có, tận dụng đến mức tối đa hội mới, yếu tố để phát triển - Khi nhà quản trị tình phải định nên phân phối tài nguyên cho với số lượng nào, lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tài nguyên Tài nguyên tiền, thời gian, quyền hành, trang bị, hay người Thông thường, tài nguyên dồi dào, nhà quản trị thực vai trò cách dễ dàng Nhưng tài nguyên khan hiếm, định nhà quản trị vấn đề khó khăn hơn, ảnh hường lớn đến kết hoạt động đơn vị hay chí toàn tổ chức - Cuối cùng, nhà quản trị đóng vai trò nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trình hoạt động Các thương lượng công việc, tiền, thời gian hay điều có ảnh hưởng đến phận Mục đích thương lượng tìm giải pháp chấp nhận cho tất bên có liên quan điều hiển nhiên phải có lợi cho đơn vị Tóm lại, với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng thành công hay thất bại tổ chức lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế - xã hội đất nước Chức quản trị Các chức quản trị, để nhiệm vụ lớn hoạt động quản trị, điều có nhiều ý kiến khác nhau: Henry Fayoy từ năm 1916 nêu lên năm chức năng: hoạch định (Planning), tổ chức (Organizin), huy (command), phối hợp (coordination) kiểm tra (Control) James Stoner nêu lên bốn chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra 10 - Các khu vực hoạt động thiết yếu lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố hệ thống cần phải hoạt động có hiệu cao để đảm bảo cho toàn hệ thống thành công - Các điểm kiểm tra thiết yếu điểm đặc biệt hệ thống mà việc giám sát thu thập thông tin phản hồi định phải thực Đó điểm mà sai lệch không đo lường điều chỉnh kịp thời có ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động hệ thống Cần lưu ý quy tắc giúp nhà quản trị lựa chọn điểm kiểm tra thiết yếu nét đặc trưng chức năng, nhiệm vụ loại sở khác nhau, đa dạng loại sản phẩm dịch vụ sản xuất, khác sách kế hoạch hệ thống mục tiêu khác đặt cho công tác kiểm tra Năng lực chọn lựa điểm kiểm tra thiết yếu nghệ thuật nhà quản trị, bời việc kiểm tra có thực tốt hay không tùy thuộc vào điểm thiết yếu ii Mức độ kiểm tra Nhiều người cho kiểm tra không tin tưởng lẫn nhau, kiểm tra ngăn cản quyền tự hành động người gây tốn cho hệ thống Vào thời đại mà tính hợp pháp quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi xu hướng tới quyền tự sáng tạo cho cá nhân đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều người khó chịu, vậy, kiểm tra cần thiết hệ thống Nhờ phát triển kỹ thuật tin học, phương pháp kiểm tra trở nên chích xác, tinh vi nhà quản trị phải đối mặt với yêu cầu giải mâu thuẫn cần thiết phải nâng cao quyền tự chủ cá nhân với cần thiết kiểm tra Rõ ràng kiểm tra mức có hại hệ thống cá nhân gây bầu không khí cằng thẳng, thiếu tin tưởng lẫn tập thể, hạn chế chí làm triệt tiêu khả sáng tạo người Nhưng kiểm tra lỏng lẻo, doanh nghiệp rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết đâu, hoạt động có hiệu Tuy nhiên, mức độ kiểm tra bị coi mức hay có hại khác tình khác Chẳng hạn, công ty quảng cáo cần hệ thống kiểm tra chặt chẽ việc nghiên cứu triển khai Hoàn cảnh kinh tế ảnh hưởng tới mức độ kiểm tra thành viên doanh nghiệp chấp nhận Trong giai đoạn khủng hoảng, phần lớn người lòng với kiểm tra chặt chẽ doanh nghiệp 103 làm ăn phát đạt kiểm tra lại bị coi không phù hợp Sự kiểm tra mức gây tác hại cho doanh nghiệp tiêu tốn nhiều nguồn lực mà lợi ích thu không phù hợp với chi phí Đồng thời cần phải quyền tự chủ tiến hành dự báo phải phụ thuộc vào hành động người khác Hơn nữa, việc thiếu hệ thống kiểm tra có hiệu buộc nhà quản trị phải giám sát cấp chặt chẽ quyền tự chủ người bị giảm Như vậy, nhiệm vụ nhà quản trị thiết lập hệ thống kiểm tra định cân đối tốt kiểm tra quyền tự cá nhân, chi phí cho kiểm tra lợi ích hệ thống đem lại cho doanh nghiệp Vì tổ chức, người, môii trường, công nghệ biến đổi, hệ thống kiểm tra hiệu đòi hỏi trình xem xét đổi liên tục Ví dụ, công nhân doanh nghiệp người có tay nghề thấp, ý thức kỷ luật không cao cần hệ thống cho phép thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm suất lao động Nhưng công nhân doanh nghiệp nâng cao tay nghề có ý thức cao số điểm thiết yếu cảu kiểm tra giảm đi, người công nhân trao quyền tự chủ cao công việc Yêu cầu hệ thống kiểm tra Tất nhà quản trị muốn xây dựng hệ thống kiểm tra thích hợp hữu hiệu giúp hon thực thành công kế hoạch đề Hệ thông cần đáp ứng yêu cầu sau đây: Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch Hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra, nhà quản trị phải nắm diễn biến trình thực kế hoạch Các kế hoạch chương trình có đặc trưng thống nhất, nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực chương trình marketing khác nhiều so với thông tin cần thiết để kiểm tra kế hoạch sản xuất Điều thể hai mặt thống đa dạng công tác kiểm tra quản trị 2.2.1 ii Kiểm tra phải mang tính đồng Trong trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng hoạt động toàn hệ thống chất lượng phận, người Tránh tình trạng có điều sai sót phản ứng tìm quanh xem có để đổ tội, phạt vạ, hay tìm cách “xử lý”, thay xem hệ thống 104 tổng thể phải cải tiến không ngừng Cần quan tâm đến chất lượng trình hoạt động quan tâm đến kết cuối hoạt động Kiểm tra phải công khai, xác khách quan Những người thực thi nhiệm vụ kiểm tra phép hành động theo quy chế công bố cho hệ thống biết phải làm cho kiểm tra trở thành hoạt động cần thiết mục tiêu hướng tới hoàn thiện người toàn hệ thống phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm tra 2.2.3 Việc đánh giá người hoạt động phải dựa vào thông tin phản hồi xác, đầy đủ, kịp thời hệ tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp Tránh định kiến cách đánh giá cảm tính mà luận vững để chứng minh Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức người hệ thống Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm hệ thống Chẳng hạn doanh nghiệp nhỏ cần số công việc kiểm tra khác với doanh nghiệp lớn Một doanh nghiệp có dây truyền sản xuất hàng loạt có hệ thống kiểm tra khác hẳn doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đơn 2.2.4 Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cấu tổ chức, bảo đảm có người chịu trách nhiệm trước hoạt động chịu trách nhiệm điều chỉnh có sai lệch xảy Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với vị trí công tác cán quản trị Ví dụ, nhà quản trị cấp cao quan tâm tới công việc kiểm tra tài chính, người trực tiếp giám sát công việc lại cần ngân quỹ phi tiền tệ số lao động, số sản phẩm sản xuất được, phần trăm sản phẩm phế thải, phần trăm nguyên liệu bị lãng phí,v.v… Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với trình độ cán bộp, công nhân bầu không khí hệ thống Một hệ thống kiểm tra ngặt nghèo áp dụng hệ thống mà cán bộ, công nhân có trình độ tay nghề cao, có quyền tham gia đáng kể vào trình quyêt sđịnh bị thất bại Hệ thống kiểm tra phải đơn giản (các đaàu mối kiểm tra tốt) tạo tự hội tối đa cho người quyền sử dụng kinh 105 nghiệm, khả khéo léo để hoàn thành công việc giao Kiểm tra cần phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Phải có hệ thống kiểm tra cho phép tiên shành đo lường, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu trường hợp gặp phải kế hoạch thay đổi, hoàn cảnh không lường trước thất bại hoàn toàn Chẳng hạn để đáp ứng yêu cầu hệ thống ngân quỹ cố định sang hệ thống ngân quỹ linh hoạt mà xem xét phần sau 2.2.5 Trong kiểm tra phải kết hợp nhiều hình thức thủ thuật kiểm tra khác đối tượng kiểm tra Kiểm tra cần phải hiệu Các kỹ thuật cách kiểm tra có hiệu chúng có khả làm sáng tỏ nguyên nhân điều chỉnh sai lệch tiềm thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ 2.2.6 Yêu cầu đòi hỏi lợi ích kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho Trên thực tế, nhà quản trị thường gặp khó khăn việc xác định giá trị chi phí hệ thống kiểm tra định Để giảm chi phí kiểm tra cần biết lựa chọn để kiểm tra yếu tố thiết yếu lĩnh vực quan trọng họ, việc kiểm tra kinh tế thiết kế phù hợp với công việc quy mô sở Kiểm tra có trọng điểm Yêu cầu đòi hỏi phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu tập trung ý vào khu vực điểm 2.2.7 Địa điểm kiểm tra Yêu cầu đòi hỏi việc kiểm tra không dựa vào số liệu báo cáo thống kê mà phải tiến hành nơi hoạt động 2.2.8 Các chủ thể kiểm tra 2.3.1 Kiểm tra hội đồng quản trị Hội đồng quản trị quan cao doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao thành công hay thất bại doanh nghiệp Những chức hội đồng quản trị chức chiến lược, tổ chức kiểm tra Vấn đề mà hội đồng quản trị cần quan tâm kết đạt có phù hợp với mục tiêu tổng thể hay không thay quan tâm đến 106 hoạt động cụ thể chi tiết vụn vặt Để tạo điều kiện thực công tác kiểm tra, hội đồng quản trị có nhiệm vụ sau: - Phê duyệt, thông qua hệ thống mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho toàn doanh nghiệp làm sở để so sánh, đánh giá kết kiểm tra - Quy định rõ thẩm quyền, chế độ trách nhiệm hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng, quy định mối liên hệ hội đồng quản trị chủ tịch hội đồng, giám đốc kiểm tra - Phê duyệt nội dung phạm vi kiểm tra thời kỳ doanh nghiệp - Phê duyệt, thông qua hệ thống tổ chức thực Việc kiểm tra lĩnh vực hoạt động cho cấp, phận doanh nghiệp theo mục đích yêu cầu cụ thể - Phê duyệt, thông qua dự án tổ chức trang bị phương tiện, dụng cụ kiểm tra cho phậnm, cá nhân thực việc kiểm tra - Phê duyệt thông qua chế độ thưởng phạt tinh thần, vật chất phận, cá nhân thực việc kiểm tra - Ra định kiểm tra việc thực định Triệu tập hội đồng, bổ nhiệm giám đốc, xây dựng toán b Kiểm tra ban kiểm soát Ban kiểm soát quan kiểm tra đại hội đồng bầu nhằm thực chức kiểm tra hoạt động doanh nghiệp Ban kiểm soát có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, bảng thổng kết tài công ty triệu tập đại hội đồng xét thấy cần thiết - Trình đại hội đồng báo cáo tra bảng tổng kết tài công ty - Báo cáo kiện tài bất thường xảy ra, ưu khuyết điểm quản trị tài hội đồng quản trị c Kiểm tra giám đốc doanh nghiệp Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm: - Tổ chức thực chế độ kiểm tra, tra thực nhiệm vụ, kế hoạch, sách, pháp luật xét giải khiếu nại, tố cáo thưo thẩm quyền phạm vi quan, đơn vị - Thực yêu cầu, kiến nghị, định tra tổ chức tra, đoàn tra, tra viên quan quản trị cấp thuộc trách nhiệm quan, đơn vị 107 - Tạo điều kiện cho ban tra nhân dân quan - Tổ chức thực kiểm tra toàn diện lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp + Lãi - Lỗ + Tình trạng thị trường + Việc sử dụng có hiệu nguồn lực + Chất lượng sản phẩm + Cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ + Trật tự an toàn xã hội + Kiểm tra hệ thống quản trị, v.v… - Xác lập hệ thống mẫu biểu, báo cáo phù hợp với mục tiêu, yêu cầu, nội dung phạm vi kiểm tra cấp, phận - Lập báo cáo định kỳ trình hội đồng quản trị Nội dung báo cáo phải phản ánh được: + Tình hình hoạt động doanh nghiệp so với mục đích, kế hoạch, chương trình hoạt động + Cần có cải tiến cách để đạt mục tiêu + Những yêu cầu ngân sách cần có để thực kiểm tra + Các biện pháp kiểm tra hữu hiệu + Chương trình, kế hoạch kiểm tra thời gian tới d Kiểm tra hội viên Về mặt lý thuyết hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau bổ nhiệm vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức kiểm tra họ có quyền hạn chủ yếu sau: - Quyền thông tin sổ sách kế toán chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp - Quyền kiểm tra: + Mọi hội viên tham gia bàn bạc, định vấn đề có liên quan đến lợi ích chung doanh nghiệp + Các hội viên hội đồng biểu vấn đề quan trọng có liên quan đến sản xuất – kinh doanh công ty + Kiểm soát tình hình quản trị, sử dụng vốn doanh nghiệp khoản chênh lệch vốn đánh giá lại, khoản vốn dự trữ, khoản vốn đầu tư, khoản chấp theo luật định - Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn kiểm tra việc tham gia không tham gia vào doanh nghiệp hội viên 108 - Cử ủy viên kiểm tra tài e Kiểm tra người làm công Người làm công ăn lương doanh nghiệp hội viên doanh nghiệp đóng góp vào hoạt động doanh nghiệp nên phạm vi định có quyền tham gia kiểm tra lĩnh vực sau: - Có quyền thông qua quản lý viên người làm công hội đồng quản trị để kiểm tra việc thực hợp đồng người làm công - Kiểm tra việc thực chế độ trả công, thù lao, sử dụng lao động bồi dưỡng theo quy định cho người làm công doanh nghiệp - Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội đồng quản trị cho người làm công biết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ - Tổ chức ban tra nhân dân làm nhiệm vụ phát ngăn chặn kịp thời tượng vi phạm pháp luật, phản ánh ý kiến người lao động lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực kiến nghị Quá trình kiểm tra 3.1 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn 3.1.1 Khái niệm Tiêu chuẩn kiểm tra chuẩn mực mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho toàn doanh nghiệp hoạt đọng có hiệu Các tiêu chuẩn kiểm tra phong phú tính chất đặc thù doanh nghiệp, phận người, đa dạng sản phẩm dịch vụ tạo có kế hoạch, chương trình xây dựng Vì kiểm tra phương thức để thực kế hoạch, chiến lược kế hoạch, chương trình ngân sách, sách, quy tắc thủ tục tiêu chuẩn việc thực Tuy nhiên kế hoạch khác nhau, tính phức tạp hoạt động thực kế hoạch nhà quản trị thường quan sát thứ, có tiêu chuẩn đặc biệt xây dựng khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra Có dạng tiêu chuẩn sau: 109 - Các mục tiêu doanh nghiệp, lĩnh vực phận người Mục tiêu tiêu chuẩn kiểm tra tốt thước đo thành công kế hoạch, đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao tập thể cá nhân Các mục tiêu thường phát biểu dạng định tính định lượng Tuy nhiên, mục tiêu kế hoạch cần xác định cách định lượng tiêu cụ thể Mục tiêu định tính “Giảm chi phí sản xuất đến mức thấp nhất” ý nghĩa mục tiêu định lượng “Giam chi phí sản xuất 3%”, việc giúp nhà quản trị xác định phương thức thực mục tiêu đánh giá kết thực - Các tiêu chuẩn thực chương trình: sở để đánh giá việc thực chương trình mục tiêu chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu Ngoài mục tiêu, người ta dùng tiêu thời hạn chi phí nguồn lực để thực theo thời gian - Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ độ cứng vòng bi, sức chịu lực, tính bền vững công trình xây dựng, v.v… - Các tiêu chuẩn vốn: sở đo lường thực vốn đầu tư doanh nghiệp khoản thu hồi vốn đầu tư, tỷ lệ khoản nợ có với tài sản có, khoản đầu tư cố định tổng đầu tư, v.v… Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cần ý tới số yêu cầu sau: - Cần cố gắng lượng hóa tiêu chuẩn kiểm tra tồn nhiều tiêu chuẩn định tính kinh doanh đặc điểm mối quan hệ người với - Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần hạn chế mức tối thiểu có tham gia rộng rãi người thực trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động họ Các tiêu chuẩn cần linh hoạt, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, phận, người doanh nghiệp ii Đo lường đánh giá thực 3.2.1 Đo lường thực Việc đo lường tiến hành khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu sở nội dung xác định Để dự báo sai lệch trước chúng trở nên trầm trọng, kết cuối hoạt động, việc đo lường nhiều phải thực 110 đầu vào hoạt động, dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời Để rút kết luận đung sắn hoạt động kết thực nguyên nhân sai lệch, việc đo lường lặp lặp lại công cụ hợp lý Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động kiểm tra Ví dụ, nhà máy công nghiệp mức độ xả khói không khí giám sát liên tục, tiến việc thực mục tiêu mở rộng sản xuất nhà quản trị cấp cao xem xét hai lần năm Tương tự vậy, người chủ cửa hàng cần thường xuyên giám sát thái độ phục vụ nhân viên bán hàng xem xét tình hình cân đối tài sản tháng quý lần b Đánh giá thực hoạt động Công việc xem xét phù hợp kết đo lường so với hệ tiêu chuẩn Nếu thực phù hợp tiêu chuẩn, nhà quản trị kết luận việc diễn theo kế hoạc không cần điều chỉnh Nếu kết thực không phù hợp với tiêu chuẩn điều chỉnh không cần thiết Lúc phải tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động doanh nghiệp để tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không cần xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp phương tiện đo lường có khả xác định cách xác kết hoạt động việc đánh giá thực thực tế tương lai việc tương đối dễ dàng Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn xác khó đo lường, dự báo thực Chẳng hạn, việc xây dựng tiêu chuẩn lao động cho sản xuất đơn vị sản phẩm sản xuất hoàng loạt đơn giản việc đo lường thực tương đối dễ dàng Nhưng sản phẩm đồ mau đo thật khó đưa tiêu chuẩn đo lường thực Trong thực tế có loại công việc khó vạch tiêu chuẩn, khó đo lường mà khó đánh công việc ông phó giám đốc tài chẳng hạn iii Các hình thức kỹ thuật kiểm tra 3.3.1 Các hình thức kiểm tra a) Theo trình hoạt động 111 - Kiểm tra trước hoạt động: tiến hành đê đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hoạt động ghi vào ngân sách chuẩn bị đầy đủ chủng loại, số lượng, chất lượng đến nơi quy định - Kiểm tra kết giai đoạn hoạt động: tiến hành để điều chỉnh kịp thời trước xảy hậu nghiên trọng Dạng kiểm tra hiệu nhà quản trị có thông tin xác, kịp thời thay đổi môi trường hoạt động - Kiểm duyệt: hình thức kiểm tra yếu tố hay giai đoạn đăc biệt hoạt động phải phê duyệt hay thỏa mãn điều kiện định trước vận hành tiếp tục Ví dụ, giám dốc doanh nghiệp quy định giảm giá cho khách hàng phải ông ta phê duyệt - Kiểm tra sau hoạt động: đo lường kết cuối hoạt động Nguyên nhân sai lệch so với tiêu chuẩn kế hoạch xác định điều chỉnh cho hoạt động tương tự tương lai HÌnh thức áp dụng để làm sở tiến hành khen thưởng khuyến khích cán bộ, công nhân Bốn dạng kiểm tra cần thiết áp dụng tổng hợp để thực mục tiêu doanh nghiệp Tuy nhiên người ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng dạng kiểm tra lường trước b) Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra - Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực mục tiêu, kế hoạch doanh nghiệp cách tổng thể - Kiểm tra phận: thực lĩnh vực, phận, phân hệ cụ thể doanh nghiệp - Kiểm tra cá nhân: thực người cụ thể doanh nghiệp c) Theo tần suất kiểm tra - Kiểm tra hoạt động kiểm tra lãnh đạo doanh nghiệp cán chuyên nghiệp đối tượng quản trị - Tự kiểm tra việc phát triển nhà quản trị nhân viên có lực ý thức kỷ luật cao, có khả giám sát thân áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành mục tiêu kế hoạch với hiệu cao ii Các kỹ thuật kiểm tra a) Kiểm tra tài Hoạt động tài doanh nghiệp hoạt động quan trọng nhất, việc kiểm tra giám sát hoạt động tài phải tiến hành thường 112 xuyên có Việc kiểm tra tài phải tiến hành từ khâu ngân sách đến việc phân tích tài từ đánh giá thực chi lợi nhuận khoảng thời gian định doanh nghiệp, vòng quay vốn, khả toán nợ, v.v… b) Kiểm toán Kiểm toán việc kiểm tra xác nhận tính hợp pháp, xác tính trung thực số liệu báo cáo doanh nghiệp Một doanh nghiệp phải kiểm toán tài liệu kiểm toán làm sở cho định xác định mức thu, mức cổ tức, v.v… hoạt động kiểm toán giúp doanh nghiệp phát chấn chỉnh kịp thời sai sót, phòng ngừa vi phạm, lãng phí gây tổn thất sản xuất kinh doanh Kiểm toán có ba loại kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập kiểm toán nội c) Kiểm tra trình sản xuất trực tiếp Kiểm tra trình sản xuất trực tiếp kiểm tra trình tạo sản phẩm, bao gồm việc kiểm tra nhân tố đầu vào (lao động, vật tư, tiền vốn, …), nhân tố sản xuất (công suất máy móc, mức tiêu hao nhiên liệu, thời gian làm việc, v.v…), kiểm tra đầu vào (số lượng, chất lượng, cấu sản phẩm, …) d) Kiểm tra nhân Con người chủ thể hoạt động sản xuất, nhiên theo quan điểm Taylor, Hàn Phi Tử, chất người lại lười biếng, vậy, quản trị nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động họ để buộc người quyền phải làm việc theo yêu cầu mình, mặt khác có kiểm tra kịp thời phát sai sót để kịp thời bổ sung điều chỉnh Kiểm tra tìm nhân tố tích cực kịp thời động viên khuyến khích tạo bầu không khí vui vẻ đoàn kết tổ chức Nội dung kiểm tra nhân bao gồm: vấn, quan sát, đo lường phân tích đánh giá, cuối đưa định điều chỉnh 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn thị Liên Phạm Văn Nam: Quản trị học, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 1996 Nguyễn Thanh Hội Phan Thăng: Quản trị học, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 1999 Đoàn Thị Thu Hà Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Quản tri học, Nhà xuất Tài Chính, Hà Nội, 2002 Nguyễn Hải Sản: Quản trị học, Nhà xuất bàn Thống Kê, Hà Nội, 2001 Đào Duy Huân: Quản trị học xu hội nhập, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 2003 Một số tài liệu khác Internet 114 Mục lục Trang Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC THẠC SĨ ĐỒNG THỊ VÂN HỒNG .1 KHOA KINH TẾ - TRƯỜNG CĐ NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI THẠC SĨ ĐỒNG THỊ VÂN HỒNG .2 KHOA KINH TẾ - TRƯỜNG CĐ NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI Khái niệm chất quản trị .5 a Khái niệm quản trị b Bản chất Vai trò chức quản trị i Vai trò quan hệ với người .8 ii Vai trò thông tin iii Vai trò định Lý thuyết hệ thống quản trị tổ chức 15 Đối tượng phương pháp nghiên cứu quản trị học 25 Vận dụng quy luật nguyên tắc quản trị 27 Hệ thống thông tin quản trị .40 1.1 Một số khái niệm 41 b Hệ thống thông tin với nhà quản trị 42 c Xây dựng hệ thống thông tin quản trị 44 Quyết định quản trị 45 2.2.1 Yêu cầu .46 ii Nguyên tắc 47 Khái niệm vai trò lập kế hoạch 54 1.1 Khái niệm 54 b Vai trò lập kế hoạch 55 Hệ thống kế hoạch tổ chức 55 2.1.1 Theo cấp kế hoạch 55 ii Theo hình thức thể 56 iii Theo thời gian thực kế hoạch 57 Lập kế hoạch chiến lược 58 115 Lập kế hoạch tác nghiệp 60 Chức tổ chức cấu tổ chức 64 1.1 Tổ chức chức tổ chức 64 b Cơ cấu tổ chức thuộc tính cấu tổ chức 64 c Các kiểu cấu tổ chức 73 Cán quản trị tổ chức .75 2.1.1 Khái niệm 75 ii Vai trò cán quản trị 76 2.2.1 Yêu cầu kỹ quản trị 76 ii Yêu cầu phầm chất .78 Quản trị thay đổi tổ chức 79 Lãnh đạo để lãnh đạo quản trị 85 1.1 Khái niệm đặc điểm 85 b Nội dung lãnh đạo 86 Các phương pháp lãnh đạo người .88 2.2.1 Nhu cầu .88 2.2.2 Động .89 Nhóm lãnh đạo nhóm 92 Giao tiếp đàm phán lãnh đạo 95 Khái niệm vai trò kiểm tra 98 1.1 Khái niệm chất 98 b Vai trò kiểm tra .100 Nội dung mức độ kiểm tra 102 2.1.1 Nội dung 102 ii Mức độ kiểm tra .103 2.2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch 104 ii Kiểm tra phải mang tính đồng 104 2.2.3 Kiểm tra phải công khai, xác khách quan 105 2.2.4 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức người hệ thống 105 2.2.5 Kiểm tra cần phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý 106 2.2.6 Kiểm tra cần phải hiệu .106 2.2.7 Kiểm tra có trọng điểm .106 2.2.8 Địa điểm kiểm tra .106 Quá trình kiểm tra 109 116 Nguyễn thị Liên Phạm Văn Nam: Quản trị học, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 1996 .114 Nguyễn Thanh Hội Phan Thăng: Quản trị học, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 1999 114 Đoàn Thị Thu Hà Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Quản tri học, Nhà xuất Tài Chính, Hà Nội, 2002 114 Nguyễn Hải Sản: Quản trị học, Nhà xuất bàn Thống Kê, Hà Nội, 2001 .114 Đào Duy Huân: Quản trị học xu hội nhập, Nhà xuất Thống Kê, Hà Nội, 2003 114 Một số tài liệu khác Internet 114 117 ... chức… - Quản trị học nghiên cứu mối quan hệ người người trình quản trị gọi tắt quan hệ quản trị Đó quan hệ chủ thể quản trị (hệ thống quản trị, phận quản trị, người quản trị) đối tượng quản trị (hệ... Marketing, quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị kế toán, quản trị hành chính, văn phòng… - Căn theo nội dung trình quản trị: Các chức quản trị nhiệm vụ lớn bao trùm hoạt động quản trị Có... gia liên quan chặt chẽ tới hoạt động quản trị Peter F.Drucker - nhà khoa học tiếng quản trị cảnh báo: Quản trị, lực quản trị, tính quán quản trị việc thực quản trị có ý nghĩa định Mỹ nước khác thập