Quy trình quản lý cơ sở vật chất tại trường Đại học

1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG: 1.1. Mục đích: Quy trình này thống nhất công tác quản lý cơ sở vật chất nhằm duy trì các hoạt động tại Trường Đại học Thể dục thể thao Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Trường). Quản lý cơ sở vật chất bao gồm các nội dung: mua sắm, sử dụngvận hành, sửa chữa, duy tubảo dưỡng, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê, thanh lý. 1.2. Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị trực thuộc Trường Đại học TDTT Đà Nẵng. 2. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: 2.1. Định nghĩa: Cơ sở vật chất: bao gồm nhà cửa, kho tàng, vật kiến trúc; trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, cán bộ viên chức; vật tư, công cụ, dụng cụ; phương tiện vận chuyển; các loại tài sản khác. 2.2. Từ viết tắt: + Bộ VHTTDL: Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch; + CSVC: cơ sở vật chất; + CVQL: chuyên viên quản lý; + NĐUQ: người được ủy quyền + P.HCQT: Phòng Hành chính Quản trị; + P.TV: Phòng Tài vụ; + TSCĐ: tài sản cố định. 2.3. Tài liệu viện dẫn: Nghị định 522009NĐCP ngày 0362009 qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước; Thông tư 2452009TTBTC qui định thực hiện một số nội dung của Nghị định 522009NĐCP; Nghị định 1372006NĐCP ngày 14112006 qui định việc phân cấp quản lý Nhà nước đối với tài sản nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, tài sản được xác lập quyền sở hữu của nhà nước; Quyết định số 2022006QĐTTG ngày 3182006 về việc ban hành Qui chế Quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập; Thông tư 1122006TTBTC ngày 27122006 hướng dẫn thực hiện Qui chế quản lý tài sản Nhà nước tại đơn vị công lập ban hành kèm theo Quyết định số 2022006QĐTTG ngày 3182006; Thông tư số 632007TTBTC ngày 1562007 hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước bằng vốn Nhà nước; Thông tư 1312007TTBTC ngày 05112007 sửa đổi bổ sung Thông tư số 632007TTBTC ngày 1562007; Luật số 092008QH12 Luật Quản lý và sử dụng tài sản Nhà nước; Quyết định số 322008QĐBTC ngày 29052008 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý tính hao mòn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nước đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước. Quy định Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất HCQT.QĐ.01 Quy trình Kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01; Quy trình xây dựng dự toán ngân sách TV.QT.02; Quy chế Chi tiêu nội bộ TV.QC.01. 3. NỘI DUNG:

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỂ DỤC THỂ THAO ĐÀ NẴNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT (Ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2015 /QĐ-TDTTĐN ngày 15/5/2015 Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng) Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 15/5/2015 Đơn vị sử dụng: Trường Đại học TDTT Đà Nẵng Ngày Chức danh 12/5/2015 Người biên soạn Chuyên viên 13/05/2015 Người Kiểm tra TP HCQT 14/5/2015 Người Soát xét MR Phạm Đức Vọng Lê Nhân Võ Văn Vũ Chữ ký Họ Tên HCQT.QT.01*B.02*05/5/2015 QUY TRÌNH Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 2/16 BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT (Ban hành kèm theo Quyết định số 07/2015 /QĐ-TDTT ĐN ngày 15 /05/2015 Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng) MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG: 1.1 Mục đích: Quy trình thống công tác quản lý sở vật chất nhằm trì hoạt động Trường Đại học Thể dục thể thao Đà Nẵng (sau gọi tắt Trường) Quản lý sở vật chất bao gồm nội dung: mua sắm, sử dụng/vận hành, sửa chữa, tu/bảo dưỡng, thu hồi, điều chuyển, kiểm kê, lý 1.2 Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng cho tất đơn vị trực thuộc Trường Đại học TDTT Đà Nẵng THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: 2.1 Định nghĩa: Cơ sở vật chất: bao gồm nhà cửa, kho tàng, vật kiến trúc; trang thiết bị, phương tiện làm việc quan, cán viên chức; vật tư, công cụ, dụng cụ; phương tiện vận chuyển; loại tài sản khác 2.2 Từ viết tắt: + Bộ VHTT&DL: Bộ Văn hoá, Thể thao Du lịch; + CSVC: sở vật chất; + CVQL: chuyên viên quản lý; + NĐUQ: người ủy quyền + P.HCQT: Phòng Hành - Quản trị; + P.TV: Phòng Tài vụ; QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 3/16 + TSCĐ: tài sản cố định 2.3 Tài liệu viện dẫn: - Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 qui định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước; Thông tư 245/2009/TT-BTC qui định thực số nội dung Nghị định 52/2009/NĐCP; - Nghị định 137/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 qui định việc phân cấp quản lý Nhà nước tài sản nhà nước quan hành chính, đơn vị nghiệp công lập, tài sản xác lập quyền sở hữu nhà nước; - Quyết định số 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006 việc ban hành Qui chế Quản lý tài sản Nhà nước đơn vị nghiệp công lập; Thông tư 112/2006/TT-BTC ngày 27/12/2006 hướng dẫn thực Qui chế quản lý tài sản Nhà nước đơn vị công lập ban hành kèm theo Quyết định số 202/2006/QĐ-TTG ngày 31/8/2006; - Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 hướng dẫn thực đấu thầu mua sắm tài sản nhằm trì hoạt động thường xuyên quan Nhà nước vốn Nhà nước; Thông tư 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 sửa đổi bổ sung Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007; - Luật số 09/2008/QH12 Luật Quản lý sử dụng tài sản Nhà nước; - Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/05/2008 Bộ Tài việc ban hành chế độ quản lý tính hao mòn TSCĐ quan Nhà nước đơn vị nghiệp công lập tổ chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước - Quy định Quản lý, sử dụng sở vật chất HCQT.QĐ.01 - Quy trình Kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01; - Quy trình xây dựng dự toán ngân sách TV.QT.02; - Quy chế Chi tiêu nội TV.QC.01 NỘI DUNG: 3.1 Mua sắm tài sản: 3.1.1 Nội dung mua sắm tài sản gồm: - Trang thiết bị, phương tiện làm việc đơn vị; - Vật tư, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên; - Máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn; QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 4/16 - Các sản phẩm công nghệ thông tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm sản phẩm khác, bao gồm lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có); - Phương tiện vận chuyển: ô tô, xe máy; - Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, sách, phim ảnh sản phẩm khác để tuyên truyền, quảng bá phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ; - Các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc trang thiết bị phương tiện làm việc, dịch vụ thuê đường truyền dẫn, thuê tư vấn, dịch vụ bảo hiểm thuê dịch vụ khác như: thuê ô tô, tàu, thuyền cho sinh viên thực tập; - Bản quyền sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ; loại tài sản khác * Giá trị mua sắm sau hiểu giá trị lần mua sắm Điều kiện nhận biết TSCĐ theo quy định hành 3.1.2 Giá trị mua sắm 100 triệu đồng: 3.1.2.1 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 5/16 Tiếp nhận, tập hợp nhu cầu mua sắm 01 CVQL CSVC 02 CVQL CSVC, Trưởng P HCQT, Trưởng P.TV 03 Hiệu trưởng Xem xét; trình Bộ phê duyệt 04 Bộ VHTT&DL Phê duyệt danh mục mua sắm 05 Trưởng P.HCQT, Trưởng P.TV, Hiệu trưởng 06 P.HCQT, P.TV; đơn vị liên quan; Hiệu trưởng 07 P.HCQT, P.TV; đơn vị liên quan Xây dựng danh mục mua sắm TV.QT.02*B.08 HCQT.QT.05*B.01 HCQT.QT.05*B.02 HCQT.QT.05*B.03 Mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp; ký kết hợp đồng HCQT.QT.05*B.04 HCQT.QT.05*B.05 Nghiệm thu bàn giao, lý hợp đồng HCQT.QT.05*B.06 Lập hồ sơ toán, đưa tài sản vào sử dụng HCQT.QT.05*B.07 3.1.2.2 Diễn giải: Tiếp nhận nhu cầu mua sắm tài sản: Chuyên viên P.HCQT biểu TV.QT.02*B.08 đơn vị gửi đến, xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản phục vụ giảng dạy học tập quản lý năm (N+1) Trường theo biểu HCQT.QT.05*B.02 báo cáo Trưởng P.HCQT xem xét Thời gian thực tháng năm Xây dựng danh mục mua sắm: Trưởng P HCQT phối hợp Trưởng P.TV dự toán giao kế hoạch mua sắm để điều chỉnh danh mục mua sắm tàiv sản năm (N+1) Trường theo biểu HCQT.QT.05*B.02 Thời gian thực tháng hàng năm (N+1) QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 6/16 * Lưu ý: Trường hợp phát sinh nhu cầu mua sắm tài sản đột xuất: Đơn vị có nhu cầu lập đề nghị mua sắm tài sản theo biểu HCQT.QT.05*B.01 (nêu rõ lý cần trang bị, lý chưa/ không lập dự toán mua sắm theo Quy trình TV.QT.03) chuyển P.HCQT xem xét, phối hợp với P.TV trình Hiệu trưởng phê duyệt Xem xét trình Bộ VHTT&DL phê duyệt: Trưởng P.TV trình Hiệu trưởng xem xét ký duyệt danh mục mua sắm Trường năm (N+1) Thực điều chỉnh, bổ sung trình ký duyệt lại trong trường hợp Hiệu trưởng chưa thống danh mục mua sắm Báo cáo lãnh đạo Bộ VHTT&DL phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.03 Bộ VHTT&DL phê duyệt: Việc chuyển hồ sơ phê duyệt thực đường bưu điện Lãnh đạo Bộ VHTT&DL phê duyệt danh mục, trường hợp chưa thống nhất, thực lại từ mục * Lưu ý: mục mục áp dụng TSCĐ Mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp; ký kết hợp đồng mua bán: - Căn danh mục tài sản mua sắm Hiệu trưởng/ Bộ VHTTDL phê duyệt, theo kế hoạch nhà trường đề nghị phận liên quan; Trưởng P.HCQT đề xuất việc mua sắm tài sản, trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.04 - Sau đề xuất Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt; P.HCQT liên hệ tìm 03 báo giá 03 nhà cung cấp khác tài sản dự định mua, phối hợp với P.TV lập Biên xét chọn đơn vị cung cấp hàng hoá theo biểu HCQT.QT.05*B.05, trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt (đối với tài sản có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) - P.HCQT thông báo cho nhà cung cấp lựa chọn soạn thảo hợp đồng (tài sản có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên); hợp đồng Trưởng P.TV kiểm tra, ký nháy trước trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký duyệt Căn hợp đồng ký kết, P.HCQT có trách nhiệm theo dõi việc thực hợp đồng với nhà cung cấp, kịp thời QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 7/16 báo cáo Hiệu trưởng vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng để có biện pháp giải phù hợp Nghiệm thu, bàn giao, lý hợp đồng: - Căn hợp đồng thông báo nhà cung cấp; P.HCQT tổ chức nghiệm thu tài sản, thành phần gồm: Đại diện P.HCQT, đại diện đơn vị trang bị tài sản (đối với TSCĐ), đại diện nhà cung cấp theo biểu HCQT.QT.05*B.06 - Việc nhận bàn giao TSCĐ (từ nhà cung cấp cho đơn vị sử dụng) cần phải đảm bảo yêu cầu sau: chuẩn bị đầy đủ điều kiện để lắp đặt tài sản; tiếp nhận đầy đủ tài liệu (hướng dẫn sử dụng, vận hành) phụ kiện kèm theo máy, thiết bị Tài sản phải vận hành thử nghiệm, hiệu chỉnh để đạt thông số làm việc theo thiết kế; trường hợp việc lắp đặt tài sản nhà cung cấp thực hiện, phải có giám sát chuyên viên P.HCQT đại diện đơn vị sử dụng tài sản P.HCQT phối hợp với P.TV làm thủ tục nhập kho (mẫu số C20-HD), xuất kho (mẫu số C20HD) bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng theo biểu TV.QT.03*C26-HD P.HCQT phối hợp với P.TV trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký lý hợp đồng Lập hồ sơ toán, đưa tài sản vào sử dụng: P HCQT lập hồ sơ toán theo Qui trình Tạm ứng, toán TV.QT.03; P.TV ghi sổ TSCĐ, dụng cụ nhà trường theo qui định (mẫu số C26-HD) Các đơn vị sử dụng tài sản tiến hành ghi sổ theo dõi TSCĐ đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.07 3.1.3 Giá trị mua sắm 100 triệu đồng: * Nguyên tắc: Áp dụng tài sản chủng loại, đồng có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên cho lần mua sắm; không áp dụng việc mua sắm tài sản từ nguồn vốn dự án, quĩ phát triển hoạt động nghiệp 3.1.3.1 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 8/16 01 CVQL CSVC 02 CVQL CSVC, Trưởng P.HCQT Trưởng P.TV 03 Hiệu trưởng 04 BVHTT&DL 05 Trưởng P.HCQT, Trưởng P.TV, Hiệu trưởng 06 P.HCQT, P.TV; đơn vị liên quan; Hiệu trưởng 07 P.HCQT, P.TV; đơn vị liên quan Tiếp nhận, tập hợp nhu cầu mua sắm Xây dựng danh mục mua sắm Lập dự án TV.QT.02*B.08 HCQT.QT.05*B.01 HCQT.QT.05*B.02 HCQT.QT.05*B.03 Phê duyệt danh mục mua sắm Thực Kế hoạch đấu thầu Theo Quy định Luật Đấu thầu Ký hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao, lý HCQT.QT.05*B.04 HCQT.QT.05*B.06 Lập hồ sơ toán; đưa tài sản vào sử dụng HCQT.QT.05*B.07 3.1.3.2 Diễn giải: Tiếp nhận, tập hợp nhu cầu mua sắm TS: Thực điểm mục 3.1.2.2 Xây dựng danh mục mua sắm: Thực điểm mục 3.1.2.2 Lập dự án: Trưởng/phó P.HCQT phối hợp với trưởng P.TV để xây dựng danh mục mua sắm/ đầu tư tài sản năm (N) Trường sở xem xét, trao đổi với đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.02 để trình Hiệu trưởng/NĐUQ xem xét; Trình Bộ VHTT&DL xem xét phê duyệt: Căn danh mục tài sản dự định đầu tư mua sắm năm Hiệu trưởng thống Trưởng/phó P.HCQT phối hợp với P.TV đề xuất thuê đơn vị tư vấn đủ lực xây dựng tờ trình phê duyệt chủ trương mua sắm, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu trình Hiệu trưởng ký để gửi Bộ VHTT&DL xem xét, phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.03 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 9/16 Thực kế hoạch đấu thầu: Sau Bộ VHTT&DL phê duyệt kế hoạch đấu thầu, Hiệu trưởng chi đạo Trưởng/ phó P.HCQT phối hợp với đơn vị liên quan thực bước sau: - Liên hệ đăng thông báo mời thầu theo qui định Luật đấu thầu; phát hành hồ sơ mời thầu; trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu Tổ chuyên gia tư vấn cho Tổ Chuyên gia đấu thầu (nếu thấy cần thiết)/ thuê đơn vị tư vấn thực công tác đấu thầu - Phối hợp với đơn vị có liên quan/ đơn vị tư vấn tổ chức mở thầu xét thầu hồ sơ dự thầu nhà thầu với chủ trì Hiệu trưởng; - P.HCQT tập hợp hồ sơ gồm: biên mở thầu, biên xét thầu, báo cáo kết đấu thầu Hiệu trưởng/NĐUQ ký, gởi Bộ VHTT&DL/ Hiệu trưởng (nếu uỷ quyền) xem xét phê duyệt kết đấu thầu - Sau có Quyết định phê duyệt kết đấu thầu, Trưởng/phó P.HCQT trình Hiệu trưởng/ NĐUQ ký thông báo trúng thầu gửi cho nhà thầu tham gia đấu thầu; phối hợp với đơn vị có liên quan thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp trúng thầu Ký hợp đồng, theo dõi việc thực hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao tài sản; lý hợp đồng: Trưởng/phó P.HCQT trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký hợp đồng với nhà cung cấp; giao hồ sơ có liên quan đến gói thầu (bản phô tô hồ sơ dự thầu, hợp đồng) cho đơn vị có liên quan để theo dõi tiến độ thực hợp đồng; Việc tổ chức nhận bàn giao, nghiệm thu tài sản từ nhà cung cấp; lý hợp đồng thực khoản mục 3.1.2.2 Lập hồ sơ toán, đưa tài sản vào sử dụng: Thực khoản mục 3.1.2.2 3.2 Sửa chữa TS: 3.2.1 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 10/16 01 P.HCQT Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa HCQT.QT.05*B.01 02 P.HCQT P.TV Xây dựng kế hoạch sửa chữa HCQT.QT.05*B.02 03 Hiệu trưởng/ NĐUQ 04 P.HCQT/ Đơn vị cung ứng 05 P.HCQT, P.TV Đơn vị liên quan 06 P.HCQT, P.TV Phê duyệt Thực sửa chữa, Tài sản HCQT.QT.05*B.04 HCQT.QT.05*B.06 Nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng Lập hồ sơ toán, Lưu hồ sơ 3.2.2 Diễn giải: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa: Định kỳ hàng năm/ đột xuất, sở theo dõi tình hình sử dụng, khai thác sửa chữa tài sản, đơn vị có trách nhiệm đề xuất tài sản cần sửa chữa, gởi P.HCQT theo mẫu HCQT.QT.05*B.01 Thời gian thực tháng 12 hàng năm đơn vị có nhu cầu Xây dựng kế hoạch sửa chữa: P.HCQT có trách nhiệm tiếp nhận kiểm tra đề nghị đơn vị việc sửa chữa CSVC Xây dựng kế hoạch sửa chữa CSVC theo mẫu HCQT.QT.05*B.02 trình Hiệu trưởng phê duyệt để thực Thời gian thực tháng 01 hàng năm /khi phát sinh nhu cầu * Ghi chú: Đối với đề xuất cần sửa chữa đơn vị, Trưởng P.HCQT xây dựng kế hoạch thực chậm 10 ngày làm việc sau tiếp nhận yêu cầu, đồng thời phải phản hồi thời gian sữa chữa để đơn vị đề xuất biết QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 11/16 - Nếu CSVC thời gian bảo hành P.HCQT liên hệ đơn vị cung ứng để thực công tác bảo hành theo thỏa thuận Phê duyệt: Hiệu trưởng xem xét phê duyệt kế hoạch sửa chữa Nếu chưa thống với kế hoạch, Hiệu trưởng trả P.HCQT để chỉnh sửa hoàn thiện, trình Hiệu trưởng ký lại Thời gian chỉnh sửa không 03 ngày làm việc 4.Thực sửa chữa: Căn kế hoạch Hiệu trưởng phê duyệt, Trưởng/phó P.HCQT triển khai kế hoạch sửa chữa CSVC, cụ thể sau: - Giá trị từ đến 20 triệu đồng: + Những công việc nhân viên P.HCQT thực được: P.HCQT tiến hành lập dự trù kinh phí cụ thể cho loại công việc, trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt thực hợp đồng giao khoán theo Quy trình tạm ứng toán TV.QT.03 + Những công việc sửa chữa phức tạp phải thuê ngoài: Trưởng/ phó P.HCQT yêu cầu số đơn vị bên xây dựng dự toán; xem xét, đánh giá, lựa chọn đơn vị có giá báo hợp lý đảm bảo yêu cầu sửa chữa trình Hiệu trưởng/NĐUQ phê duyệt, ký hợp đồng để thực P.HCQT theo dõi, nghiệm thu toán theo quy định hành Quy trình tạm ứng toán TV.QT.03 - Giá trị sửa chữa từ 20 đến 100 triệu đồng: + Các bước thực khoản 3, 4, 5, mục 3.1.2.2 - Giá trị sửa chữa 100 triệu đồng: + Các bước thực khoản 3, 4, 5, mục 3.1.3.2 Nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng: Thực khoản mục 3.1.2.2/ mục 3.1.3.2 Chỉ ký biên nghiệm thu công việc sửa chữa đảm bảo yêu cầu chất lượng, mỹ thuật Lập hồ sơ toán, đưa tài sản vào sử dụng: Thực khoản mục 3.1.2.2 3.3 Điều chuyển: 3.3.1 Đối tượng: QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 12/16 Tài sản dư thừa, không nhu cầu sử dụng thực xếp, giải thể, sát nhập, thay đổi chức nhiệm vụ đơn vị; tài sản sử dụng vượt so với tiêu chuẩn, định mức theo quy định quan có thẩm quyền; tài sản phục vụ hoạt động dự án dự án kết thúc; tài sản mua sắm, đưa vào sử dụng khai thác không hết công suất 3.3.2 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm 01 Trưởng đơn vị Trưởng P.HCQT 02 P.HCQT P.TV 03 Hiệu trưởng/ NĐUQ P.HCQT 04 05 P.HCQT, P.TV Đơn vị liên quan Sơ đồ qui trình Biểu mẫu Tiếp nhận yêu cầu điều chuyển tài sản HCQT.QT.05*B.08 Lập danh mục tài sản cần điều chuyển HCQT.QT.05*B.09 Phê duyệt Thực điều chuyển HCQT.QT.05*B.10 Lưu hồ sơ HCQT.QT.05*B.07 3.3.3 Diễn giải Tiếp nhận đề nghị điều chuyển tài sản: Trưởng đơn vị lập đề nghị điều động tài sản đơn vị nhu cầu sử dụng theo biểu HCQT.QT.05*B.08 đề nghị xin điều chuyển từ đơn vị khác đơn vị (phải có xác nhận hai đơn vị đề nghị giao nhận) gởi cho Trưởng P.HCQT Tổng hợp đề xuất, lập danh mục tài sản cần điều chuyển: Chuyên viên/nhân viên P.HCQT tổng hợp nhu cầu điều chuyển, trao đổi với đơn vị, xem xét mức độ hợp lý đề nghị; lập danh mục tài sản cần điều chuyển theo biểu báo cáo Trưởng P.HCQT.QT.05*B.09 trình Hiệu trưởng ký duyệt QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 13/16 Thời gian thực không ngày làm việc sau nhận đề xuất Phê duyệt: Hiệu trưởng/NĐUQ xem xét, ký duyệt danh mục tài sản cần điều chuyển Nếu Hiệu trưởng chưa thống với đề xuất, P.HCQT nhận lại để điều chỉnh bổ sung để trình ký lại thông báo cho đơn vị có nhu cầu điều chuyển lý không điều chuyển tài sản Thời gian thực không ngày làm việc Thực điều chuyển: Sau có phê duyệt Hiệu trưởng/NĐUQ việc điều động tài sản, P HCQT tiến hành lập Biên điều chuyển tài sản đơn vị có liên quan theo biểu HCQT.QT.05*B.10 Thời gian thực không ngày làm việc sau phê duyệt Lưu hồ sơ: Biên lập thành 04 (01 giao cho đơn vị giao, 01 giao cho đơn vị nhận, 01 giao cho P.TV, 01 P.HCQT lưu) P TV ghi tăng, giảm tài sản sổ tài sản Trường; đơn vị nhận tài sản ghi tăng, đơn vị giao tài sản ghi giảm, sổ theo dõi tài sản đơn vị theo mẫu HCQT.QT.05*B.07 3.4 Kiểm kê TS: 3.4.1 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 14/16 01 Trưởng P.TV 02 P.TV, P.HCQT Hội đồng kiểm kê 03 Hiệu trưởng/ NĐUQ 04 Hội đồng kiểm kê, Thành lập Hội đồng kiểm kê HCQT.QT.05*B.11 Xây dựng kế hoạch kiểm kê HCQT.QT.05*B.12 Phê duyệt Thực kiểm kê, báo cáo kết kiểm kê 05 P.TV, P.HCQT Lưu hồ sơ 3.4.2 Diễn giải: Thành lập Hội đồng kiểm kê, đánh giá tài sản: Căn kế hoạch công tác năm, Trưởng P.TV đề xuất Hiệu trưởng định thành lập Hội đồng kiểm kê, đánh giá TS cố định năm (gọi tắt Hội đồng) theo biểu HCQT.QT.05*B.11 Thời gian thực tháng 12 hàng năm Xây dựng kế hoạch kiểm kê, thực kiểm kê: - Thường trực Hội đồng xây dựng kế hoạch kiểm kê trình Chủ tịch Hội đồng phê duyệt theo biểu HCQT.QT.05*B.12 - Căn kế hoạch kiểm kê, Hội đồng triển khai kế hoạch nguyên tắc tuân thủ qui định Nhà nước công tác kiểm kê đánh giá tài sản Thời gian thực tháng hàng năm Báo cáo kết kiểm kê: Thường trực Hội đồng kết kiểm kê, xây dựng dự thảo báo cáo kết kiểm kê, lấy ý kiến góp ý báo cáo thông qua họp Hội đồng; chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện trình Chủ tịch hội đồng ký duyệt Thời gian thực chậm 10 ngày làm việc sau kết thúc đợt kiểm kê QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 15/16 Lưu hồ sơ: Toàn hồ sơ kiểm kê lưu P.TV P.HCQT 3.5 Thanh lý tài sản: 3.5.1 Đối tượng: Tài sản hết hạn sử dụng, tài sản nhu cầu sử dụng điều chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài sản hư hỏng sử dụng chi phí sửa chữa lớn không bảo đảm hiệu 3.5.2 Lưu đồ: TT 01 Trách nhiệm Chuyên viên P.HCQT, CBVC đơn vị, Trưởng P.HCQT 02 P.HCQT, P.TV 03 Hiệu trưởng/NĐUQ 04 P.TV, P.HCQT 05 P.TV, P.HCQT Sơ đồ qui trình Biểu mẫu Tiếp nhận yêu cầu lý tài sản HCQT.QT.05*B.08 Kiểm tra tình trạng TS, lập danh mục, thành lập HĐ lý TS HCQT.QT.05*B.13 HCQT.QT.05*B.11 Phê duyệt Thực lý, báo cáo kết Lưu hồ sơ 3.5.3 Diễn giải: Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra tình trạng tài sản lý: Căn báo cáo kết kiểm kê tài sản năm/ Giấy đề nghị lý tài sản đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.08; Chuyên viên quản lý CSVC P.HCQT phối hợp với đơn vị có tài sản đề nghị lý kiểm tra mức độ hư hỏng đối chiếu với sổ sách quản lý tài sản đơn vị Trường, sở thống kê danh mục tài sản cần lý trình Trưởng P.HCQT xem xét QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 16/16 Lập danh mục tài sản cần lý, thành lập hội đồng lý: Trưởng P HCQT phối hợp với Trưởng P.TV lập đề xuất lý tài sản theo biểu HCQT.QT.05*B.13 - Đối với công cụ, dụng cụ: Hiệu trưởng phê duyệt - Đối với tài sản cố định: Hiệu trưởng ký trình Bộ VHTTDL phê duyệt Căn kết phê duyệt Hiệu trưởng/ Bộ VHTT&DL, Trưởng P.TV lập đề xuất trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký định thành lập Hội đồng lý tài sản Trường (gọi tắt Hội đồng) theo biểu HCQT.QT.05*B.11 Thành phần Hội đồng gồm: đại diện Ban giám hiệu, P.HCQT, P.TV, Công đoàn, Trưởng ban tra nhân dân Thực lý tài sản: Hội đồng thực nhiệm vụ sau: - Tiến hành kiểm tra, đánh giá trạng tài sản, lập báo cáo đề xuất phương án lý tài sản trình Hiệu trưởng/ Chủ tịch Hội đồng định theo biểu HCQT.QT.05*B.14 - Thực lý tài sản theo qui định hành lý tài sản Báo cáo: Trưởng P.TV lập báo cáo gửi Bộ VHTT&DL tình hình lý TSCĐ năm kỳ với báo cáo kiểm kê TSCĐ hàng năm (Đính kèm danh mục tài sản lý) Lưu hồ sơ: Hội đồng chuyển hồ sơ đến P.HCQT, đơn vị có tài sản lý P.TV để ghi giảm tài sản sổ sách đơn vị Trường 3.6 Quy định công tác sử dụng, vận hành: a) Công tác sử dụng vận hành CSVC: Thực theo Quy định Quản lý, sử dụng CSVC Trường Đại học TDTT Đà Nẵng; b) Đối với tài sản thiết bị phục vụ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, y học có liên quan như: - Thước đo, đồng hồ bấm giờ, lực kế bóp tay: CVQL P.HCQT lấy mẫu kiểm định đơn vị chức (có thẩm quyền); đơn vị quản lý sử dụng thiết bị QUY TRÌNH Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 17/16 định kỳ năm đối chiếu 01 lần (thời điểm đơn vị sử dụng quy định) để sử dụng theo biểu HCQT.QT.05*B.15 - Đối với thiết bị, dụng cụ bảo đảm an toàn tập luyện (như mũ bảo vệ đầu, bảo vệ hạ bộ, găng tay, áo giáp ): + Khi mua sắm phải đảm bảo theo yêu cầu đơn vị đề nghị; nhà cung cấp thiết bị phải quan có thẩm quyền cho phép + Các đơn vị sử dụng thường xuyên kiểm tra định kỳ mức độ an toàn thiết bị Nếu xét thấy không đảm bảo an toàn không đưa vào sử dụng, đề nghị sửa chữa lý HỒ SƠ CÔNG VIỆC: TT 03 Hồ sơ gồm Giấy đề nghị mua sắm/ sửa chữa / lý/ điều chuyển tài sản Giấy đề xuất mua sắm/ sửa chữa / lý/ điều chuyển tài sản Dự toán mua sắm/sửa chữa tài sản 04 Biên xét chọn nhà cung cấp 01 02 05 06 07 Biên nghiệm thu bàn giao tài sản Sổ theo dõi tài sản công cụ dụng cụ nơi làm việc Sổ theo dõi đối chiếu thước đo đồng hồ bấm 08 Biên điều chuyển tài sản 09 Quyết định thành lập Hội đồng Kiểm kê/ lý tài sản 10 Kế hoạch kiểm kê 11 Danh mục tài sản lý, phương án lý 12 Biên huỷ tài sản Bộ phận lưu Thời gian lưu P.HCQT, P.TV 20 năm P.HCQT, P.TV 20 năm P.TV 20 năm P.TV 20 năm P.HCQT ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan Các ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan P.HCQT ĐV liên quan 20 năm Cho đến thay Cho đến thay Cho đến lý tài sản 03 năm 03 năm 03 năm Vĩnh viễn QUY TRÌNH Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 18/16 Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01 PHỤ LỤC, BIỂU MẪU: - HCQT.QT.05*B.01: Giấy đề nghị mua sắm/ sửa chữa tài sản; - HCQT.QT.05*B.02: Giấy đề xuất phê duyệt danh mục tài sản cần mua sắm/ sửa chữa năm ; - HCQT.QT.05*B.03: Dự toán mua sắm/ sửa chữa; - HCQT.QT.05*B.04: Giấy đề nghị việc mua sắm/ sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; - HCQT.QT.05*B.05: Biên xét chọn nhà cung cấp hàng hoá; - HCQT.QT.05*B.06: Biên nghiệm thu bàn giao tài sản; - HCQT.QT.05*B.07: Sổ theo dõi tài sản công cụ, dụng cụ nơi làm việc; - HCQT.QT.05*B.08: Giấy đề nghị điều chuyển/ lý tài sản; - HCQT.QT.05*B.09: Giấy đề xuất phê duyệt danh mục tài sản cần điều chuyển/ lý; - HCQT.QT.05*B.10: Biên điều chuyển tài sản; - HCQT.QT.05*B.11: Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê/ lý tài sản; - HCQT.QT.05*B.12: Kế hoạch tổ chức kiểm kê tài sản năm ; - HCQT.QT.05*B.13: Giấy đề xuất Danh mục tài sản cần lý năm ; - HCQT.QT.05*B.14: Phương án việc bán lý tài sản năm ; - HCQT.QT.05*B.15: Sổ theo dõi đối chiếu thiết bị đo bấm HIỆU TRƯỞNG Lê Đức Chương [...]... tài sản của các đơn vị theo biểu HCQT.QT.05*B.08; Chuyên viên quản lý CSVC của P.HCQT phối hợp với các đơn vị có tài sản đề nghị thanh lý cùng kiểm tra mức độ hư hỏng và đối chiếu với sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị và của Trường, trên cơ sở đó thống kê danh mục tài sản cần thanh lý trình Trưởng P.HCQT xem xét QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ... cứu khoa học, y học có liên quan như: - Thước đo, đồng hồ bấm giờ, lực kế bóp tay: CVQL P.HCQT lấy mẫu đi kiểm định ở đơn vị chức năng (có thẩm quy n); các đơn vị quản lý và sử dụng các thiết bị QUY TRÌNH Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 17/16 định kỳ hằng năm đối chiếu 01 lần (thời điểm do đơn vị sử dụng quy định)... hình thanh lý TSCĐ trong năm cùng kỳ với báo cáo kiểm kê TSCĐ hàng năm (Đính kèm danh mục tài sản đã thanh lý) 5 Lưu hồ sơ: Hội đồng chuyển hồ sơ đến P.HCQT, đơn vị có tài sản thanh lý và P.TV để ghi giảm tài sản trong sổ sách tại đơn vị và của Trường 3.6 Quy định về công tác sử dụng, vận hành: a) Công tác sử dụng và vận hành CSVC: Thực hiện theo Quy định Quản lý, sử dụng CSVC của Trường Đại học TDTT... Hội đồng; chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện trình Chủ tịch hội đồng ký duyệt Thời gian thực hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt kiểm kê QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 15/16 4 Lưu hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ kiểm kê được lưu tại P.TV và P.HCQT 3.5 Thanh lý tài sản: 3.5.1 Đối tượng: Tài sản hết... bản giao cho P.TV, 01 bản P.HCQT lưu) P TV ghi tăng, giảm tài sản trong sổ tài sản Trường; đơn vị nhận tài sản ghi tăng, đơn vị giao tài sản ghi giảm, trong sổ theo dõi tài sản tại đơn vị theo mẫu HCQT.QT.05*B.07 3.4 Kiểm kê TS: 3.4.1 Lưu đồ khái quát: TT Trách nhiệm Sơ đồ qui trình Biểu mẫu QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng... P.HCQT và ĐV liên quan 20 năm Cho đến khi thay thế Cho đến khi thay thế Cho đến khi thanh lý tài sản 03 năm 03 năm 03 năm Vĩnh viễn QUY TRÌNH Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 18/16 Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01 5 PHỤ LỤC, BIỂU MẪU: - HCQT.QT.05*B.01: Giấy đề nghị mua sắm/... sản cần điều chuyển: Chuyên viên/nhân viên P.HCQT tổng hợp nhu cầu điều chuyển, trao đổi với các đơn vị, xem xét mức độ hợp lý của các đề nghị; lập danh mục tài sản cần điều chuyển theo biểu báo cáo Trưởng P.HCQT.QT.05*B.09 trình Hiệu trưởng ký duyệt QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 13/16 Thời gian thực... như khoản 6 mục 3.1.2.2/ 7 mục 3.1.3.2 Chỉ ký biên bản nghiệm thu khi công việc sửa chữa đảm bảo đúng các yêu cầu về chất lượng, mỹ thuật 6 Lập hồ sơ thanh toán, đưa tài sản vào sử dụng: Thực hiện như khoản 7 mục 3.1.2.2 3.3 Điều chuyển: 3.3.1 Đối tượng: QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 12/16 Tài sản dư... lý, thành lập hội đồng thanh lý: Trưởng P HCQT phối hợp với Trưởng P.TV lập đề xuất thanh lý tài sản theo biểu HCQT.QT.05*B.13 - Đối với công cụ, dụng cụ: Hiệu trưởng phê duyệt - Đối với tài sản cố định: Hiệu trưởng ký trình Bộ VHTTDL phê duyệt Căn cứ kết quả phê duyệt của Hiệu trưởng/ Bộ VHTT&DL, Trưởng P.TV lập đề xuất trình Hiệu trưởng/NĐUQ ký quy t định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản của Trường. . .QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Ký mã hiệu: HCQT.QT.05 Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 15/5/2015 Trang/tổng số trang: 11/16 - Nếu CSVC đang còn thời gian bảo hành thì P.HCQT liên hệ đơn vị cung ứng để thực