quy trình làm việc tại công xuất nhập khẩu

quy trình làm việc tại công xuất nhập khẩu

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA THƢƠNG MẠI DU LỊCH - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI: CÔNG TY DỆT LỤA TƠ TẰM KIMONO JAPAN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.s HỒ VĂN DŨNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYẾN THỊ MINH PHỤNG MÃ SỐ SV: 10065851 CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ NIÊN KHÓA 2010-2014 TP HCM, 5.2014 LỜI CẢM ƠN Những năm tháng giảng đường đại học khoảng thời gian vô quý báu quan trọng em Sự giảng dạy tận tình thầy cô động viên, an ủi mặt tinh thần gia đình, bạn bè, hành tranh cần thiết để em có đủ tự tin bước vào đời Kỳ thực tập khoảng thời gian để em vận dụng kiến thức học vào thực tế điều kiện định cho em hoàn thành khoá học Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý thầy cô khoa Thương mại – Du lịch trường đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, tận tâm, nhiệt tình truyền đạt kiến thức cho em suốt năm học qua Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Hồ Văn Dũng - giảng viên khoa Thương mại – Du lịch trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ em trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể anh chị công ty giúp đỡ em trình thực tập Tuy nhiên thời gian tiếp xúc với doanh nghiệp kiến thức thân có phần hạn chế nên báo cáo tốt nghiệp em nhiều thiếu sót Kính mong giúp đỡ thầy cô, anh chị báo cáo tôt nghiệp hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn! Bảo lộc, tháng 30 năm 2014 i Mục lục Mục lục Danh sách bảng biểu v Lời nói đầu Kết cấu đề tài PHẦN 1: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT LỤA TƠ TẰM KIMONO JAPAN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Loại hình quy mô doanh nghiệp 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.4 Cơ cấu máy tổ chức chức cụ thể phận 1.4.1 Cơ cấu máy tổ chức 1.4.2 Chức cụ thể phận 1.5 Khái quát tình hình nhân 1.6 Môi trƣờng làm việc chế độ công nhân viên 1.7 Cơ sở vật chất kỹ thuật, quy trình sản xuất 1.7.1 Bộ phận văn phòng: 1.7.2 Bộ phận sản xuất: 1.8 Tình hình sản xuất công ty 1.8.1 Các mặt hàng công ty 1.8.2 Quy trình sản xuất công ty 1.9 Tình hình kinh doanh xuất nhập công ty 1.9.1 Thị trƣờng xuất 1.9.1.1 Thị trƣờng Nhật Bản 10 1.9.1.2 Thị trƣờng Hàn Quốc 14 1.9.2 Tình hình hiệu hoạt động kinh doanh xuất từ năm 20082014 17 1.9.2.1 Tình hình hiệu hoạt động kinh doanh chung công ty từ năm 2008-2014 17 1.9.2.2 Hiệu hoạt động kinh doanh xuất công ty từ năm 20082010 19 1.10 Tình hình nhập nguyên liệu 20 1.10.1 Các nguyên liệu nhập 20 1.10.2 Thị trƣờng nhập nguyên liệu 21 ii 1.11 Đối thủ cạnh tranh công ty 21 1.12 Tình hình kinh doanh xuất nhập công ty 21 1.12.1 Nhân tô vĩ mô 21 1.12.1.1 Nhân tố kinh tế 21 1.12.1.2 Nhân tố văn hóa – xã hội 24 1.12.2 Nhân tố vi mô 24 1.12.2.1 Đối thủ cạnh tranh 24 1.12.2.2 Nhà cung cấp 25 1.12.2.3 Khách hàng 25 1.12.3 Nhân tố bên doanh nghiệp 25 1.12.3.1 Tiềm lực tài 25 1.12.3.2 Nguồn nhân lực lực quản trị 26 1.12.3.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ 26 1.13 Đánh giá chung tình hình sản xuất xuất công ty 27 1.14 Những định hƣớng cho công ty thời gian tới 27 1.14.1 Về công tác quản trị sản xuất 27 1.14.2 Về mục tiêu sản xuất doanh nghiệp 27 1.14.3 Các kỹ cần thiết nhà quản trị sản xuất 27 1.14.4 Về thị trƣờng xuất nhập 28 PHẦN 2: NHỮNG NHẬN XÉT ĐỀ XUẤT VÀ ĐÁNH GIÁ VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY 29 2.1 Tình hình nhân 29 2.2.1 Nhứng điểm đạt đƣợc 29 2.2.2 Những điểm hạn chế cần khắc phục 29 2.2.3 Những đề xuất cho công ty 30 2.2 Về môi trƣờng làm việc chế độ công nhân viên 31 2.2.1 Những hạn chế môi trƣờng làm việc chế độ công nhân viên 31 2.3 Về sở vật chất 31 2.3.1 Những điểm đạt sở vật chất công ty 31 2.3.2 Những điểm hạn chế sở vật chất 32 2.4 Quản trị sản xuất 32 2.4.1 Những điểm đạt đƣợc công tác sản xuất 32 2.4.2 Những điểm hạn chế công tác sản xuất 32 iii 2.4.3 Những đề xuất cho công ty quản trị sản xuất 33 2.5 Về hiệu kinh doanh xuất nhập 33 2.5.1 Những điểm đạt đƣợc hiệu kinh doanh xuất nhập 33 2.5.2 Những điểm hạn chế tình hiệu kinh doanh xuất nhập 34 2.5.3 Những đề xuất với công ty hiệu kinh doanh xuất nhập 34 2.6 Những hạn chế tình hình nhập nguyên liệu 35 2.6.1 Những hạn chế tình hình nhập nguyên liệu 35 2.6.2 Giải pháp cho hạn chế nhập nguyên liệu 36 2.7 Đối thủ cạnh tranh 36 2.7.1 Những hạn chế so với đối thủ cạnh tranh 36 2.7.2 Những giải pháp cho hạn chế đối thủ cạnh tranh 37 PHẦN : NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA KHI ĐI THỰC TẬP Ý KIẾN VÀ ĐỀ XUẤT CỦA SINH VIÊN 39 3.1 Những chuẩn bị kiến thức 39 3.1.1 Chuẩn bị kiến thức chuyên ngành 39 3.1.2 Chuẩn bị kiến thức tin học 40 3.1.3 Chuẩn bị kiến thức ngoại ngữ 41 3.2 Những chuẩn bị kỹ mền 42 3.2.1 Kỹ giao tiếp 42 3.2.2 Kỹ sử dụng vật dụng văn phòng 43 3.2.3Kỹ nghe điện thoại văn phòng 45 3.2.4Kỹ sử dụng email 45 3.3 Những chuẩn bị trƣớc thực tập 46 3.3.1 Lập danh sách chƣơng trình tuyển dụng 46 3.3.2 Chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển vào vị trí thực tập 46 3.3 Tham gia vấn vào vị trí thực tập 47 3.4 Quá trình thực tập 47 3.4.1 Tìm hiểu công ty nơi thực tập 47 3.4.2 Lên kế hoạch chi tiết cho trình thực tập 48 3.4.3 Rút kinh nghiệm thân định hƣớng nghề nghiệp tƣơng lai 49 3.5 Những đề xuất cho bạn khoá sau 49 3.6 Những đề xuất với nhà trƣờng 51 KẾT LUẬN 53 iv Danh sách bảng biểu Bảng 1.1 Bảng phân theo giới tính nhân viên Bảng 1.2 Bảng phân theo trình độ nhân viên Bảng 1.3 : Kết kinh doanh từ năm 2008 – 2013 Bảng 1.4 : Kim ngạch xuất tơ se lụa tơ tằm công ty Kimono Japan từ năm 2008 – 2013 Bảng 1.5 : Lợi nhuận từ hoạt động xuất tơ se lụa tơ tằm v Lời nói đầu Từ xưa đến nay, thời đại nào, văn quốc gia việc học phải đôi với thực hành Đặc biệt, xã hội công nghiệp hóa, đại hóa kinh tế toàn cầu học lý thuyết tảng thực hành lại định thành công Chính thế, sau khóa học nhà trường lúc tạo điều kiện cho sinh viên có dịp để áp dụng kiến thức trình học tập để áp dụng vào thực tiễn Hiện nay, khu kinh tế phát triển nguồn nhân lực địa phương thật khan hiến Với ước mơ hoài bão góp phần sức lực nghiệp xây dựng kinh tế quê nhà lý chọn Bảo Lộc nơi thực tập, thành phố Bảo Lộc – Lâm Đồng ngành dệt lụa tơ tằm ngành công nghiệp chủ lực lâu đời Người dân có kinh nghiệm việc ươm tơ nuôi tằm, để có hội hiểu biết thêm ngành nghề chủ lực địa phương định thực tập Bảo Lộc chọn công ty Kimono Japan để có hội áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kết cấu đề tài PHẦN 1: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT LỤA TƠ TẰM KIMONO JAPAN PHẦN 2: NHỮNG NHẬN XÉT ĐỀ XUẤT VÀ ĐÁNH GIÁ VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY PHẦN : NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA KHI ĐI THỰC TẬP Ý KIẾN VÀ ĐỀ XUẤT CỦA SINH VIÊN PHẦN 1: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT LỤA TƠ TẰM KIMONO JAPAN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty KIMONO JAPAN thành lập theo luật đầu tư nước Việt Nam Công ty hoạt động theo giấy phép số 08_GP_KCN_L Đ ngày 25/4/2005 ban quản lý khu công nghiệp Tỉnh Lâm Đồng cấp  Tên công ty: Công ty KIMONO JAPAN  Trụ sở chính: H14 (CN20) khu công nghiệp Lộc Sơn – Bảo Lộc – Lâm Đồng  Mã số thuế: 5800449996  Điện thoại: 0633.726.767  Fax:  Vốn điều lệ: 7,000,000USD  Vốn pháp định: 4,000,000USD  Tổng vốn kinh doanh: 30,340,000,000VND  Vốn đầu tư nước (Nhật Bản) chiếm 100%  Thời gian hoạt động công ty: Là 49 năm 0633.726.979 1.2 Loại hình quy mô doanh nghiệp  Kimono Japan doanh nghiệp hình thành từ 100% vốn nước (Nhật Bản) Nằm tên diện tích lớn thuộc khu công nghiệp Lộc Sơn thành phố Bảo Lộc tỉnh Lâm Đồng  Dù doanh nghiệp thành lập sở vật chất công ty hoàn thiện bao gồm: Một nhà xưởng sản xuất, văn phòng, nhà ăn, phòng nghỉ trưa  Do sách khuyến khích xuất thời ky hội nhập kinh tế nhà nước doannh nghiệp hưởng miễn thuế thu nhập doanh nghiệp vòng năm năm đầu thành lập Trong năm qua công ty không ngừng phát triển để nâng cao vị thị trường quốc tế Hiện công ty có mối quan hệ xuất truyền thống với hai nước Nhật Bản Hàn Quốc công ty định hướng tìm thêm nhiều bạn hàng tiềm tương lai 1.3 Chức năng, nhiệm vụ  Công ty sản xuất kinh doanh hai mặt hàng chủ yếu Tơ se Dệt lụa tơ tằm xuất Nguyên liệu để sản xuất nguyên liệu chủ yếu nhập từ nước ngoài: Như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc Sản phẩm công ty làm không tiêu thụ nội địa mà xuất trăm phần trăm qua thị trường nước Nhật Bản Hàn Quốc  Công ty không ngừng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, đáp ứng ngày nhiều nhu cầu xã hội, tăng tính cạnh tranh thương trường quốc tế, đóng góp tích cực kim ngạch xuất nước nói chung tỉnh Lâm Đồng nói riêng Mở rộng liên kết với sở kinh doanh nước, tăng cường hợp tác kinh tế, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật nước sản xuất góp phần vào việc tổ chức cải tạo sản xuất  Thực lao động theo phân phối sản phẩm đảm bảo công hoạt động sản xuất, không ngừng nâng cao tay nghề trình độ nghiệp vụ cho nhân viên  Trên sở sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tận dụng lực sản xuất, tự bù đắp chi phí, tự trang trải vốn làm tròn nghĩa vụ Ngân sách Nhà nước, với địa phương cách nộp đầy đủ khoản thuế cho Nhà nước  Trong trình sản xuất công ty trọng đến môi trường, xử lý tốt chất thải đảm bảo nguồn nước Tuyệt đối chấp hành quy định phòng cháy chữa cháy, thực an toàn phòng chống cháy nổ  Hoạt động sản xuất theo khuôn khổ pháp luật, hạch toán báo cáo trung thực theo quy định Nhà nước đồng thời đảm bảo an toàn lao động, góp phần giữ gìn an ninh cho địa phương 1.4 Cơ cấu máy tổ chức chức cụ thể phận 1.4.1 Cơ cấu máy tổ chức Giám Đốc Phó giám đốc Bộ phận kế toán Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Bộ phận nhân Kế toán viên Kế toán vật tư Thủ quỹ Bộ phận xe tơ Bộ phận chuẩn bị Các ca sản xuất Kế toán XN K Các ca chuẩn bị Các ca chuẩn bị Bộ phận xuất nhập Quản Đốc Bộ phận dệt lụa Bộ phận kho, KCS Kiểm hàng Các ca sản xuất Các ca sản xuất Các ca sản xuất 1.4.2 Chức cụ thể phận  Giám đốc: Là người điều hành cao công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước quyền lợi nghĩa vụ kết hoạt động công ty PHẦN : NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA KHI ĐI THỰC TẬP Ý KIẾN VÀ ĐỀ XUẤT CỦA SINH VIÊN 3.1 Những chuẩn bị kiến thức 3.1.1 Chuẩn bị kiến thức chuyên ngành Kiến thức chuyên ngành kiến thức thiểu sinh viên thực tập làm Những kiến thức chuyên ngành tảng vững bạn sinh viên thực tế Đối với bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh quốc tế kiến thức chuyên ngành phân làm hai lĩnh vực chuyên ngành lĩnh vực quản trị lĩnh vực xuất nhập Những kiến thức quản trị: kiến thức bạn trang bị nhiều từ ngồi ghế giảng đường đại học Những kiến thức bạn nhà trường trang bị cho bạn qua môn quản trị học, quản trị rủi ro, kinh tế vi mô, kinh tế vĩ mô, quản trị chất lượng, quản trị cung ứng…chúng ta nên chuẩn bị kỹ kiến thức kiến thức giúp ích nhiều, kiến thức quản trị cho nhìn bao quát quản lý, giúp ta hiểu bao quát tình hình công ty cách nhanh nhậy xác Và tảng cho bạn làm quản lý phòng ban, phận hay chí công ty Ngoài ra, kiến thức bổ trợ nhiều làm trợ lý công ty Những kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu: kiến thức kiến thức quan trọng coi kiến thức thực tế giúp làm việc ngành, kiến thức trang bị từ ghế nhà trường qua môn như: quản trị ngoại thương, giao nhận vận tải, bảo hiểm, nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ hải quan, marketing quốc tế kiến thức tảng cho bạn bạn thực tập hay làm việc công ty xuất nhập khẩu, hãng tàu, dịch vụ logistic, dịch vụ khai hải quan…các bạn nên trang bị tốt kiên thức để có kiến thức cho ngành nghề sau 39 3.1.2 Chuẩn bị kiến thức tin học Tin học kỹ quan trọng đời sống Trong thời kỳ công nghệ thông tin làm chủ tất công việc sử dụng máy tính không sử dụng máy tính thành thạo thành công môi trường công sở Các bạn sinh viên nên trang bị kiến thức tin học từ ngồi ghế giảng đường đại học, bạn nên học chứng tin học bắt buộc cách thật ngiêm túc học chứng khoảng thời gian bổ ích cho bạn rèn luyện trau đồi kiến thức tin học Người ta thường nói trăm hay không tay quen, kỹ tin học điều quan phải thường xuyên thực tập Chúng ta thực tập cách thường xuyên thực tế làm nghiêm túc tiểu luận môn, chuyên đề báo cáo thực tập…vì giúp cho rèn luyên khả đánh máy giúp sử dụng máy tính cách thông thạo Vì thực tập trước tiếp xúc với công việc chuyên môn bạn phải tíêp xúc với công việc nhỏ nhât đánh văn bình thường in văn Nếu người văn phòng nhờ bạn đánh văn bạn đánh chậm, sai xót nhiều, chỉnh không chuyên nghiệp bạn bị loại từ vòng đầu Hơn phần mền ứng dụng đơn giản word, execl bạn không sử dụng cách thông thạo công việc bạn trở nên khó khăn tính khoa học Ngoài ứng dụng phần mền ứng dụng chuyên ngành bạn làm công việc bạn lại khó khăn nữa, làm ngành nghề có phần mềm ứng dụng hỗ trỡ cho ngành nghề đó, bạn kế toán có phần mềm quản lý giúp cho công việc kế toán bạn trở nên dễ dàng hơn, bạn làm bên xuất nhập có phần mềm khai hải quan điện tử, làm bên kỹ thuật có phần mềm đồ hoạ để thiết kế vẽ thay cho vẽ tay xưa người quản lý có phần 40 mền quản lý riêng cho họ Vì hiểu nắm rõ tin học lợi giúp bạn dễ dàng thành công công việc Tóm lại: bạn mốn giỏi thông thạo tin học bạn nên học tập nghiêm túc chương trình tin học mà nhà trường bắt buộc luôn trau dồi kỹ tin học đem kiến thức tin học vào áp dụng cách thực tế 3.1.3 Chuẩn bị kiến thức ngoại ngữ Kiến thức kỹ ngoại ngữ quan trọng sinh viên chuyên ngành kinh doanh quốc tế, chất công việc phải làm việc buôn bán với nước buôn bán làm việc với nước mà khả ngoại ngữ yếu không được, thực tập làm thức đa phần công việc liên quan đến ngoại ngữ, khách hàng công ty xuất nhập đương nhiên người nước ngoài, nhà cung cấp, đối tác với người nước xếp người nước giao tiếp với làm việc cách hiệu quả, hàng ngày phải nghe điên thoại từ nước phải hiểu họ muốn gì, yêu cầu cần làm gì, bạn phải hiểu email tiếng anh viết email trả lời văn phong phong cách email thể bạn người chuyên nghiệp,bạn phải có khả nănhững hợp đồng mua bán tiếng anh cách xác chuyên nghiệp, invoce, packing…đều tiếng anh Vì kiến thức tiếng anh thiếu với sinh viên chuyên ngành nến muốn trau đồi kiến thức tiếng anh bạn nên Học tốt chương trình anh văn chuyên ngành khoa đào tạo, sinh viên chuyên ngành bạn có lợi bạn học tiếng anh chuyên ngành mà giáo trình tiếng anh chuyên ngành trường nội dung thực tế bạn cố gắng học tốt kiến thức chuyên ngành giúp bạn nhiều việc bạn viết hợp đồng, làm invoce packing lish dịch thuật văn nước qua tiếng việt ngược lại… 41 Ngoài học tốt chương trình tiếng anh chương trình quy bạn sinh viên có điều kiện tài bạn nên theo học khoá tiếng anh trung tâm tiếng anh uy tín, bạn khả tài bạn đứng lo lắng bạn tụ học tiếng anh qua mạng, qua sách dạy tiếng anh bạn nên tham gia câu lạc nói tiếng anh… Như không chưa đủ bạn nên học tiếng anh môn chuyên ngành kinh tế vĩ mô, vi mô, nghiệp vụ hải quan, nghiẹp vụ ngoại thương…những cụm từ tiếng anh tiêu đề quan trọng giúp bạn hiểu dễ dàng nghĩa cụm từ mà không nơi dạy bạn được… 3.2 Những chuẩn bị kỹ mền 3.2.1 Kỹ giao tiếp Khi đến nơi kỹ giao tiếp kỹ thiểu Có số người kỹ giao tiếp khiểu bẩm sinh phần đa kỹ giao tiếp không tốt cho Khi bước vào môi trường thực tập làm kỹ giao tiếp phần giúp đỡ nhiều, phải biết cách giao tiếp cho mực hiệu Khi giao tiếp cần tránh trường hợp sau: Không nên gió chiều che chiều mà cần phải học cách nói lời mình: Sếp trọng dụng quý nhân viên có đầu óc, có suy nghĩ riêng Nếu bạn người mà người khác nói nói bạn dễ bị người quên tồn bạn địa vị bạn quan chẳng cao Có đầu óc dù chức vụ bạn quan nào, bạn cần phải biết nói lên tiếng nói mình, nên dũng cảm nói lên cách suy nghĩ riêng Có bình tĩnh nói, tránh biến nói chuyện thành thi hùng biện: Bạn cần sống hòa bình, gần gũi với người quan, nói phải nhẹ nhàng, phải có rõ ràng, không nói theo kiểu lệnh Tuy ý kiến người khác nhau, bạn có ý kiến bảo lưu được, không vi phạm nguyên tắc không thiết phải bảo vệ sống 42 Nếu bạn thích nói bắt người nghe e đồng nghiệp dần rời xa bạn Nói phải biết giữ chừng mực, điều quan trọng phải nói đâu đấy: Thái độ nói bất chấp tất cả; ngôn ngữ thể lịch sự; ăn nói hài hước thuộc phạm trù nghệ thuật nói Tất nhiên, điều quan trọng bạn phải có lòng tự tin, biết nghệ thuật nói Như bạn tự tin hơn, ăn nói hấp dẫn Đừng có khoe khoang quan: Nếu bạn người giỏi chuyên môn, bạn sếp trọng dụng điều có trở thành vốn khoe khoang bạn hay không? Dù bạn có giỏi giang đến đâu bạn cần phải cẩn thận quan Cơ quan nơi làm việc chốn để tâm sự: Có nhiều người thích tâm quan Dù làm khiến nhiều người xích lại gần hơn, thân thiện hơn, kết điều tra nhà tâm lý cho biết: có 1% người biết giữ bí mật mà 3.2.2 Kỹ sử dụng vật dụng văn phòng  Sử dụng dấu, cách đóng tên, chức danh Khi thực tập làm phải thường sử dụng dấu công ty, nhân viên công ty viết văn bản, làm chứng từ…chúng ta phải tự đóng đấu công ty, tên người ký dấu giám đốc, phó giám đốc trưởng phận đó, sau đóng dấu, đóng chức danh tên người ký văn chuyển văn sang cho người có thẩm quyền ký, phải đóng dấu cho đúng, đẹp chuyên nghiệp o Thứ : Con dấu công ty phải đóng thẳng muốn đóng thẳng muốn đóng dấu thẳng ngắn phải cầm thẳng cho ngón tay trỏ cầm vào điểm khấc dấu Sau đóng cách dứt khoát tay đặc biệt không run tay, dấu đẹp, thẳng, rõ không bị nhoè o Thứ hai : Sau đóng dấu phải đóng tên chức danh người ký, tên đong dấu cách 43 dấu mộ khoảng cách vừa phải lệch sang bên phải chút, chức danh đóng 1/3 dấu tính từ xuống song song với tên o Thứ ba : Sau đóng dấu, dóng tên chức danh xong chuyển giấy tờ sang cho người có thẩm quyền ký tên  Cách sử dụng máy đục lỗ : Máy đục vật dụng phổ biến văn phòng, văn phòng người ta thường sử dụng đồ kẹp giấy để cất trữ tài liệu, tài liệu trước lưu trữ phải đục lỗ sau kẹp vào đồ kẹp tài liệu Bạn nên tìm hiểu cách sử đụng để thực tập người nhờ bạn bạn sử dụng cách dễ dàng  Cách sử dụng đồ kẹp giấy: Đồ kẹp giấy vật dụng lưu trữ hồ sơ chủ yếu văn phòng, thực tập làm bạn nên biết sử dụng đồ dùng phổ biến văn phòng  Cách sử dụng photo: Máy photo công cụ thiếu văn phòng người làm việc văn phòng phải biết sử dụng thông thạo chức máy photo, chức photo tài liệu cỡ to nhỏ, chỉnh màu đậm nhạt, photo măt hay mặt…chúng ta phải sử dụng thông thạo Những kỹ bản.Photo tài liệu: Bỏ giấy vào máy in, sau tuỳ chỉnh photo mặt ỏ giấy vào máy ấn số cẩn photo sau ấn start, photo mặt sau bỏ tài liệu vào máy ấn simple chon 22, chỉnh thao tác màu đậm nhạt sáng tối… Ngoài việc biết sử dụng máy cần biết lệnh báo lỗi máy báo hết giấy, hết mực, kẹt giấy, nóng máy…và phải biết nên sửa kẹt giấy, nóng máy…nên cho mực nào, cho giấy sao…  Cách sử dụng máy fax: Máy fax vật dụng thiểu văn phòng phải biết sử dụng nó, 44 fax tài liệu bỏ tài liệu vào máy sau ấn số fax nhận tài liệu ấn nút start, máy fax mà hết giấy bỏ thêm giấy ấn nút start…ngoài biết cách sử dụng máy fax phải học cách khắc phục có cố cố thường gặp máy fax kẹt giấy, lỗi phim hết phim phải học cách khắc phục 3.2.3Kỹ nghe điện thoại văn phòng  Nghe điện thoại nƣớc: Khi nghe tiếng chuông điện thoại bạn nên tranh thủ nhấc máy đừng người gọi chờ lâu, nghe điện thoại nên ý tập trung nghe tránh việc vừa làm vừa nghe không tiếp thu hết nội dung chuyển tải, có từ đế bạn nên bắt máy nói “bộ phận…của công…xin nghe” sau bắt đầu trò chuyện, bạn nên nói chuyện vừa đủ nghe không nên nói to ảnh hưởng đến đồng nghiệp xung quanh, không nên tám chuyện riêng điện thoại văn phòng  Nghe điện thoại nƣớc: nghe điện thoại nước phải có vốn ngoại ngữ định, phải chuẩn bị học thuộc câu hỏi tiếng anh dể thuận tiện cho việc giao tiếp 3.2.4Kỹ sử dụng email  Thứ nhất: Viết tiêu đề chủ đề, tiêu đề email phải chủ để phù hợp với nội dung email, tiêu đề ngắn gon xúc tích dễ hiểu Nếu email mang tính báo cáo định kỳ gởi bạn nên viết thêm ngày tháng, năm, quý tiêu đề email  Thứ hai: Một chủ đề, email Mỗi email mang nội dung khác chủ đề email phải mang tính riêng biệt, số email họ trả lời có số email họ cần phải có thời gian trả lời chủ để email giúp họ biết nội dung giúp họ dễ tìm kiếm email cần môt thời gian sau trả lời 45  Thứ ba: Sử dụng email cách chuyên nghiệp bạn nên dọn dẹp email hộp thư đến thường xuyên email chưa kịp trả lời bạn nên thông báo với họ bạn nhận email trả lời sau 3.3 Những chuẩn bị trƣớc thực tập 3.3.1 Lập danh sách chƣơng trình tuyển dụng Với bạn làm hay có nhiều mối quan hệ chuyện tìm nơi thực tập dễ dàng Nhưng với người chưa kinh nghiệm việc kiếm cho chỗ thực tập khó tìm việc làm, mong có chỗ để thực tập cho dù không phù hợp - Các bạn động thường tự tìm công ty thực tập cho nhờ thường xuyên tiếp cận công ty ngày hội việc làm, nhờ mối quan hệ sớm tìm qua thông tin mạng Ngoài ra, họ chủ động mở rộng phạm vi tìm nơi thực tập tỉnh lân cận Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu (nếu HCM chẳng hạn) Hay có sinh viên tận dụng mối quen biết quê nhà để quê thực tập Như vậy, dễ tìm nơi thực tập hơn, người hướng dẫn tận tình xác suất giữ lại công ty để làm việc thức cao Khi bạn lập danh sách công ty có chương trình thực tập có nhu cầu, bạn nên nộp đơn cho tất công ty (Ở công ty đòi hỏi thủ tục khác nhau) Sau đó, cố gắng liên lạc với người có trách nhiệm liên quan để xác nhận việc nhận hồ sơ thăm dò ý kiến họ vấn đề xin thực tập Điều yếu tìm hiểu cho công ty phù hợp với tiêu chuẩn thân (Một số bạn may mắn doanh nghiệp tận tình hướng dẫn bảo) Và lưu ý: Một số công ty lớn có kế hoạch thực tập thường kỳ dành cho sinh viên, bạn trợ cấp học bổng (thực tập có lương) 3.3.2 Chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển vào vị trí thực tập Trước thực tập điều đương nhiên bạn phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để thực tập Hồ sơ thực tập chủ yếu giấy giới thiệu nhà trường, giấy giới thiệu chủ yếu có hai laọi giấy giấy giới thiệu thực tập giấy vào cổng hai loại giấy phải có đóng mộc có chữ ký xem hợp lệ, bạn nên chuẩn bị bảng điểm có chữ ký đóng dấu khoa Vì 46 số công ty họ yêu cần bạn nọpp điểm để họ biết bạn học chuyên ngành xắp xếp cho bạn vị trí thực tập tốt nghiệp cách xác hiệu Khoảng thời gian thực tập khoảng từ tháng trở bạn kết thúc học kỳ từ tháng 12 năm trước, bạn nghỉ 1tháng vào thời gian thực tập thức Đối với bạn thực tập ỏ thành phố gần trường việc xin giấy thực tập dễ dàng nhanh chóng, bạn thực tập quê nơi xa trường bạn nên xin giấy thực tập trước quê bạn dễ dàng quan thực tập yêu cầu hồ sơ bạn có hồ sơ nộp liền đỡ tốn bạn lại vòng xuống trường lần để lấy giấy Vì số lượng sinh viên đông nhiều bạn xuống giấy ảnh hưởng đến công việc thời gian bạn 3.3 Tham gia vấn vào vị trí thực tập Đối với công ty nhỏ nhận thực tập đơn việc tham gia vấn thực tập tương đối dễ dàng Phỏng vấn thực tập câu hỏi lĩnh vực thực tập, thời gian thực tập điều kiện đơn giản công ty với thực tập sinh Thì bạn tham gia vấn để trao đổi với người phụ trách để nắm rõ tình hình Đối với công ty lớn việc nhận thực tập sinh gần việc tìm kiếm nhân viên tiềm tương lai thực tập sinh phải tham test vòng vấn gay gắt Các bạn có lực nên tham gia chương trình vấn hội tốt cho bạn Các bạn thực tập môi trường chuyên nghiệp, có khả nhận khoản phụ cấp nhỏ để trang trải cho trình thực tập nến bạn làm tốt bạn giữ lại làm cho công ty 3.4 Quá trình thực tập 3.4.1 Tìm hiểu công ty nơi thực tập Sau bạn nhận thực tập điều bạn phải tìm hiểu công ty nơi thực tập Thứ nhất, bạn nên tìm hiểu tình hình kinh doanh công ty, mặt hàng sản xuất, lãnh đạo cách thức tổ chức quản lý Thứ hai, 47 bạn nên tìm hiểu đồng nghiệp người quản lý vi thực tập đa phần thời gian bạn tiếp xúc làm việc với họ 3.4.2 Lên kế hoạch chi tiết cho trình thực tập Mục đích chủ yếu việc thực tâp là: Thực tập môn học bắt buộc quan trọng, thực tâp nhằm mục đích giúp sinh viên áp dụng kiến thức học vào thực tiễn hơn, hội giúo cho sinh siên làm quen với môi trường làm việc sau để sinh viên có định hướng cho tương lai, hội giúp sinh viên tìm kiếm công việc phù hợp cho Lên kế hoạch cho việc thực tập công việc thiếu, tuỳ vào sinh viên quan mà sinh viên có kế hoạch thực tập phù hợp dù kế hoạch mục đích sinh viên phải có kế hoạch phù hợp để đạt tập hiệu quả, hoàn thành tốt tập, có báo caó thực tập xác thực, học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá kíêm cho công việc tốt tương lai Việc lên kế hoạch cho việc thực tập bạn nên chia thành gian đoạn khác va gia đoạn nên có chiến thuật định: Giai đoạn 1: tìm kiếm quan thực tập công việc tìm kiếm bạn nên tìm kiếm vòng đến hai tuần trễ tháng, giai đoạn bạn lên danh sách công ty có khả vô thực tập Các bạn nên nhanh chóng điện thoại trực tiếp đến hỏi nộp hồ sơ thực tập Giai đoạn 2: vào thực tập khoảng tháng bạn phải nắm tình hình hoạt động công ty, bắt đầu phải tiếp xúc làm quen với môi trường văn phòng Và phác thảo cho nội dung báo cáo thực tập Thời gian bạn phải thường xuyên liên lạc trao đổi với giáo viên hướng dẫn để có sơ lược báo cáo thực tập hoàn thiện Giai ddoanj2 : giai đoạn quan kéo dài hết tập giai đoạn bạn tiếp xúc sâu nghiệp vụ chuyên ngành không coi giai đoạn thực tập mà coi giai đoạn thủ việc nhân viên thức Trong giai đoạn bạn nên cố gắng học hỏi nghiệp vụ, nổ lực công việc thể lực 48 định thân Song song bạn nên thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng dẫn để hoàn thành tốt báo cáo thực tập 3.4.3 Rút kinh nghiệm thân định hƣớng nghề nghiệp tƣơng lai Trong trình thực tập thời gian mà bạn có nhứng định hướng định cho nghề nghiệp tương lai mình, từ lúc ngồi ghế nhà trường bạn nên định hướng xem phù hợp với ngành nghề thực tập bạn nên nộp hồ sơ vào quan Trong trình thực tập bạn nên rút kinh nghiệm cho thân mình, kinh nghiệm kiến thức chuyên môn, kỹ mềm Bạn nên xem mạnh điểm nên phát huy điểm mạnh bạn nên xem hạn chế điểm nên bổ sung trau dồi điểm để công việc sau bạn xuông sẻ Việc định hướng cho nghề nghiệp tương lai bạn quan trọng qua trình thực tập hẳn bạn có kinh nghiệm định bạn phải định hướng nghề nghiệp tương lai bạn cho phù hợp 3.5 Những đề xuất cho bạn khoá sau Theo kinh nghiệm khóa 6, xin có đề xuất cho bạn khoá sau: Về mặt kiến thức: Các bạn nên trang bị đầy đủ kiến thức cho kiến thức sau công cụ cho bạn làm việc sống Đối với người lao động công cụ họ cuốc, xẻng…hằng ngày họ phải mài dũa cuốc, xẻng cho thật tốt công việc họ hiệu Các bạn bạn người lao động trí óc, công cụ bạn kiến thức bạn phải trau đồi kiến thức cách thường xuyên hiệu hành trang để bạn bước sống Các bạn nên trang bị đầy đủ kiến thức cho cách học tốt môn chương trình mà nhà trường đề bạn nên đọc nhiều sách báo liên quan đến kiến thức kinh tế để trang bị đầy đủ cho nhứng kiến thức cần thiết 49 Về mặt kỹ Kỹ tin học: bạn vô công ty thực tập người phụ trách nhờ bạn đánh văn đó, bạn đánh chậm, sai lỗi tả chỉnh không đẹp chưa cần biết nghiệp vụ bạn có giỏi họ đánh rớt bạn từ vòng đầu Vì bạn phải trau dồi kỹ tin học cách chuyên nghiệp, công việc bạn làm việc với word, excel đơn giản mà bạn phải tiếp xúc vơi phần mềm hỗ trợ cho công việc Kỹ ngoại ngữ: Về ngoại ngữ bạn kinh doanh quốc tế quan trọng theo kinh nghiệm thực tế bạn nên trau dồi lĩnh vực chủ yếu, thứ kỹ giao tiếp, bạn làm ăn với nước bạn sử dụng tiếng việt để giao tiếp, kỹ giao tiếp bạn phải thành thạo câu tiếng anh giao tiếp môi trường làm việc để bạn nghe điện thoại tiếng anh giao tiếp bẳng với nước Thứ hai tiếng anh chuyên ngành tiếng anh chuyên ngành bạn phải biết hiểu nghĩa chúng văn bản, hợp đồng, bill of landing, invoice, bảo hiểm nước ngoài…những chứng từ tiếng anh chủ yếu tiếng anh chuyên ngành Trong thời gian học tập bạn nên có thái độ học tập tích cực, cụ thể môn ứng dụng môn phải thực tế Nhà trường tạo điều kiện, bạn nên dựa vào mối quan hệ, tra cứu mạng bạn nên thực tế đến công ty để xin kiến tập Các bạn không nên coi thời gian để chơi bời, đến hạn nộp chuyên đề lên chợ luận văn mượn anh chị khóa trước chép chỉnh sửa Nếu bạn kiến thức thực tế Và sau bạn cảm thấy lúng túng bỡ ngỡ thực tập làm thật sư Trong trình thực tập bạn đừng nên coi thời gian để bạn nghỉ ngơi, bạn nên nghĩ trình học nghề Các bạn cho dù thực tập quan môi trường thực tập bạn nên phải cố gắng để học cho kiến thức định cho nghề nghiệp tương lai Các bạn nên nhớ thực tập sinh người học 50 nghề, đến quan thực tập bạn nên nghe theo lời dẫn người phụ trách không nên cãi lãi làm hòa khí không tốt cho bạn Khi bạn vào công ty, công ty có văn hóa riêng nội riêng bạn thực tập công ty biết công ty đó, không nên chuyện công ty kể cho bạn bè… Trong trình thực tập bạn phải có thái độ thực tập cách nghiêm túc tuyệt đối không sử dụng máy tình công ty vào việc đọc báo, xem phim, không đựơc sử dụng vật dụng công ty điện thoại…vào việc riêng Trong thực tập bạn nên thử xem coi thích hợp với lĩnh vực Đối với bạn khiếu thuyết phục khách hàng có khả nhanh nhậy nắm bắt thị trường, có ý tưởng sang tạo marketing Thì bạn nên kiếm cho chỗ thực tập sales, marketing quốc tế để thử sức định hướng cho nghề nghiệp tương lai Còn bạn có kiến thức vững chuyên ngành nghiệp vụ bạn nên tìm cho chỗ thực tập xuất nhập khẩu…các bạn nên kiếm cho chỗ phù hợp với khả khiếu để có định hướng tốt cho nghề nghiệp tương lai sau 3.6 Những đề xuất với nhà trƣờng Sau đề xuất với nhà trường: Thứ nhất: nhà trường nên tạo điều kiện cho bạn sinh viên tiếp xúc thực tế cách hiệu Nên dành thời gian nhiều để đào tạo môn chuyên ngành để bạn sinh viên có kỹ định để tiếp xúc với vấn đề thực tế Nên trọng đào tạo cho bạn sinh viên môn chuyên ngành như, quản trị ngoại thương, nghiệp vụ hải quan, giao nhận vận tải kinh doanh quốc tế, môn nên trọng dậy kiến thức trọng tâm để sinh viên áp dụng vào thực tế Thứ hai: nhà trường nên tổ chức lớp kỹ để hướng dẫn sinh viên Đối với sinh viên chuyên ngành kinh doanh quốc tế nhà trường nên tổ chức kỹ sử dụng vật dụng văn phòng máy phôt, máy in, 51 máy fax vật dụng khác để sinh viên thực tập vào môi trường công sở không bỡ ngỡ sử dụng vật dụng Thứ ba: sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh quốc tế theo định nhà nước sinh viên chuyên ngành làm phải có nghiệp vụ khai hải quan Chứng quan trọng xin việc làm doanh nghiệp ưu tiên cho người có chứng Vì nhà trường nên tổ chức lớp chứng khai hải quan cho bạn sinh viên học kỳ năm Vì số lượng sinh viên chuyên ngành trường đông nhà trường nên hợp tác với tổ chức phép dậy để sinh viên có điều kiện học tập trung không cần phải xa học 52 KẾT LUẬN Sau trình học tập, bốn năm ngồi ghế nhà trường bạn sinh viên nhà trường trang bị cho kiến thức bổ ích Kỳ thực tập thời gian bạn đem kiến thức trang bị Kiến thức bạn trang bị cách đồng bây giời thời gian bạn áp dụng vào thực tế Trong tập này, em học tập nhiều kinh nghiệm đáng quý, em học kinh nghiệm chuyên môn, có hội làm việc môi trường công sở, làm việc viên xuất nhập chuyên nghiệp, em cảm thấy thích ngành nghề mà lựa chọn Khi bước vào môi trường hoạt động cho nghề nghiệp em cảm có hội thử sức nhiều lĩnh vực em thấy phù hợp công việc làm nhân viên xuất nhập chuyên nghiệp Em cố gắng để làm tốt công việc Cuối em xin giử lời chúc tốt đẹp đến Thầy Cô, bạn bè anh chị giúp đỡ em trình học tập thực tập Em có lời muốn nhắn nhủ đến em khóa sau, em học tập cách nghiêm túc, tương lai sau 53