Hệ thống thông tin được sử dụng ở Vinamilk

Hiện trạng này gây ra 3 khó khăn với các doanh nghiệp có kênh phân phối lớn trên phạm vi toàn quốc như Vinamilk: •Không quản lý được hàng tồn, lượng tiêu thụ của đại lý, dẫn tới không có kế hoạch sản xuất chính xác. •Khó quản lý thu nợ, không có hệ thống quản lý giám sát nên không quản lý được việc thu hồi nợ, lượng hàng tồn… của điểm bán để điều chỉnh kịp thời. •Khó quản lý nhân viên bán hàng, không có công cụ hữu hiệu để lượng hóa, đánh giá kết quả kinh doanh của nhân viên.

Hệ thống thông tin - vinamilk HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở VINAMILK Khái niệm: ERP1 thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động hóa để giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động then chốt Theo Kurmar Hillegersberg (2000), ERP thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin trình kinh doanh bao gồm phân hệ chức cài đặt tùy theo mục địch doanh nghiệp Các phân hệ ERP: Đặc trưng phần mềm ERP cấu trúc phân hệ, phân hệ hoạt động độc lập có khả kết nối với Theo tài liệu thức CIBRES – quan tổ chức thi cấp chứng chuyên viên triển khai ERP, ERP tiêu chuẩn gồm phân hệ: kế toán tài chính, hậu cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự đoán lập kế hoạch công cụ lập báo cáo Đặc điểm ERP: 1 Hệ thống thông tin - vinamilk - Đầy đủ phân hệ nghiệp vụ phân hệ kể - Tích hợp hoàn toàn, liệu tập trung - Tự động hóa quy trình tác nghiệp - Kiến trúc công nghệ tiên tiến - An toàn bảo mật cao Lợi ích ERP (theo Shang Seddon, 2002): - Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện - suất, chất lượng dịch vụ khách hàng Lợi ích quản trị: ERP áp dụng sở liệu dùng chung khả phân tích liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc định cải thiện đánh giá hoạt động phận Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi cạnh tranh sở công nghệ thông tin Lợi ích sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phái tăng khả thực ứng dụng khác Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, trình học tập truyền thông doanh nghiệp từ cải thiện văn hóa công ty Thực trạng Việt Nam: Thị trường ERP Việt Nam sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP Châu Âu Mỹ Số lượng chuyên viên tư vấn có khả triển khai dự án ERP quy mô lớn ít, chủ yếu cần có trợ giúp từ chuyên viên tư vấn nước 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển 2004, thị trường ERP phát triển nhiều phân khúc doanh nghiệp lớn nhỏ Nhiều dự án ERP quy mô lớn triển khai công ty: Bibica, Tổng công ty lương thực miền nam, Savimex Vinamilk Tiếp đến 2010, ứng dụng ERP phát triển mạnh mẽ Việt Nam từ doanh nghiệp lớn tới doanh nghiệp vừa nhỏ a Giải pháp ERP Oracle Hệ thống thông tin - vinamilk Tên gọi: Oracle E-Business Suite (EBS) phiên 11i Để quản lý hiệu trình mua bán đầu vào đầu Vinamilk sử dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP EBS 11i, đưa vào sử dụng kết nối 13 địa điểm, gồm trụ sở, nhà máy, kho hàng Vinamilk toàn quốc Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế toán, sản xuất phân phối Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite biết đến giải pháp ERP hàng đầu giới Đây gồm ứng dụng quản Hệ thống thông tin - vinamilk trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu tự động hóa tất mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa… b CRM SAP SAP CRM phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tích hợp (CRM) – nằm gói SAP Business Suite, sản xuất SAP AG mà đối tượng hoạt động kinh doanh tổ chức vừa lớn tất ngành, lĩnh vực Chức CRM SAP kết hợp ERP Oracle EBI 11i, Vinamilk quản lý mặt quan hệ khách hàng quy trình hoạt động từ bắt đầu đến lúc kết thúc Vinamilk sử dụng SAP CRM để giao tiếp với nhà phân phối Phần mềm không giúp công ty giải mục tiêu ngắn hạn - từ giảm chi phí tăng khả định mà giúp công ty có khả cạnh tranh hiệu dài hạn Hệ thống thông tin - vinamilk c Microsoft Dynamics SL Solomon Microsoft Dynamics SL sản phẩm phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Microsoft cho doanh nghiệp nhỏ định hướng theo dự án Nó phần mềm gói Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics SL biết đến với mạnh hệ thống ERP với kết nối với Microsoft Office Project Server, phần mềm gói Microsoft Office Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện cung cấp doanh nghiệp theo hướng dự án, dịch vụ phân phối cách quản lý dự án chức kế toán dự án để giúp tổ chức quản lý hiệu dự án, nâng cao lợi nhuận hiệu Các chức bao gồm tài chính, kế toán dự án, sản xuất, dịch vụ lĩnh vực, quản lý chuỗi cung ứng, phân tích, thương mại điện tử Các nhà phân phối sử dụng giải pháp Solomon (đã đổi tên lại Microsoft Dynamics SL) để thông tin với Vinamilk Hệ thống đảm bảo thông tin lưu chuyển thông suốt kịp thời Vinamilk nhà phân phối Nhân viên bán hàng dùng máy tính để bàn nhập liệu, sau đồng liệu vào hệ thống CNTT Vinamilk Hệ thống thông tin - vinamilk d Bussiness Intelligent BI qui trình Công Nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng liệu khổng lồ, khai phá liệu Một hệ thống BI (BI system) gọi hệ thống hỗ trợ đinh (Decision Support System -DSS) Vấn đề cốt lõi hệ thống BI kho liệu (Data Warehouse) khai phá liệu (Data Mining) liệu dùng BI liệu tổng hợp, đặc trung kho liệu Đồng thời việc phân tích liệu BI phân tích đơn giản (query, Filtering) mà kỹ thuật khai phá liệu (Data Mining) dùng để phân loại (classification) phân cụm (clustering), hay dự đoán (Prediction) Vì BI có mối quan hệ chặt chẽ với Data Warehouse Data mining Tại Vinamilk, Hệ thống phần mềm SAP xây dựng theo công nghệ SAP NetWenver NetWenver tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS, với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWenver tích hợp thành hệ thống Business Warehouse - BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo Vinamilk có thông tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc Hệ thống thông tin - vinamilk Tác động hệ thống thông tin tới dòng chảy kênh Hệ thống thông tin tác động cách đồng thời tới dòng chảy hàng hóa vật chất, sở hữu đặt hàng Trước hết tác động tới chi phí để vận hành dòng chảy kênh, sau làm thay đổi việc bổ xung kho hàng a Dòng phân phối vật chất Dòng phân phối vật chất nhằm quản lý mạng lưới cung ứng, tức dòng gia tăng giá trị từ người cung ứng tới người sử dụng cuối Khi vận dụng hệ thống thông tin quản lí mạng lưới cung ứng hiệu tăng cao Hệ thống thông tin có vai trò với dòng phân phối vật chất sau: - Dự báo mức tiêu thụ, từ đó, công ty lên lịch tiến độ sản xuất xác định - mức dự trữ hàng hóa Kho dự trữ thành phẩm cầu nối đơn đặt hàng khách hàng hoạt động sản xuất công ty Đơn đặt hàng khách hàng làm tiêu hao mức dự trữ thành phẩm, hoạt động sản xuất lại làm tăng mức dự trữ thành phẩm Dòng thành phẩm vật chất rời khỏi dây chuyền qua đóng gói vào kho nhà máy, xử lý phòng gửi hàng, vận chuyển đi, nhập kho nhà máy giao cho nhà phân phối Phân hệ Logistics Oracle EBS 11i hỗ trợ quản lí toàn quy trình cung ứng từ quản lý kho đến vận chuyển trả lại hàng với phân hệ: - Inventory Management – quản lý hàng tồn kho Supply Chain Intelligence – quản lý chuỗi cung ứng Transportation – quản lý vận tải Warehouse Management – quản lý kho hàng … Ngoài Microsoft Dynamics SL Solomon cung cấp tính để giảm tải kho nằm ngưỡng an toàn Giúp giảm chi phí phân phối quản lý vận tải tinh giản quy trình b Dòng đặt hàng Dòng đặt hàng dòng chiều Quản lý đơn hàng trước dựa vào điện thọai chứng từ có liên quan đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng Hiện Vinamilk xây dựng quy trình thu thập, tập hợp, giải đơn đặt hàng tối ưu hệ thống đặt hàng tự động quản lý tồn kho máy tính Như vậy, thời gian đặt hàng, chờ đợi giao hàng rút ngắn Vinamilk cử giám sát kinh doanh nhân viên bán hàng trực tiếp Hàng ngày, nhân viên bán hàng nhận thiết bị cầm tay PDA cập nhật danh sách đại lý mục tiêu bán hàng trọng tâm Cuối ngày, nhân viên cắm thiết bị vào máy tính nhà phân phối để cập nhật vào hệ thống thông tin nhà phân phối, đưa kết số liệu ngày tình trạng kho hàng, doanh Hệ thống thông tin - vinamilk thu, công nợ,… Từ đó, Vinamilk phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lập kế hoạch phân phối hàng Vinamilk thực quản lí đơn hàng với nhà phân phối qua Palm Z22 – thiết bị cầm tay Vinamilk trang bị đồng loạt cho nhà phân phối Z22 thiết lập lộ trình giao hàng theo kế hoạch ngày giao hàng, sản phẩm thay đơn hàng thực trước khách hàng Trước hết, Z22 tiếp nhận lộ trình bán hàng theo kế hoạch giám sát kinh doanh đề Thứ hai, Z22 thay cho hàng đống hồ sơ, giấy tờ liên quan tới đại lý mà trước giám sát kinh doanh phải mang theo c Dòng rủi ro Đối với nhà phân phối: Các quy định hợp đồng rõ trách nhiệm bên hàng hóa Khi hàng hóa chuyển đến kho nhà phân phối, họ có trách nhiệm bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn định Với sản phẩm hết hạn hạn, nhà phân phối có trách nhiệm thông báo cho công ty cách cập nhật lên hệ thống quản lý máy tính Vinamilk trang bị từ trước qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP kết nối offline qua phần mềm Solomon Microsoft Ngoài ra, Vinamilk thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại (call center) FPT Dịch vụ hỗ trợ nhanh từ việc sửa chữa gấp vòng đến việc thay máy tính để bàn nhà phân phối Vinamilk đòi hỏi nhà phân phối phải có hệ thống lưu liệu để phòng trường hợp hệ thống gặp cố d Dòng toán Phân hệ Oracle Order Fulfillment Oracle EBS 11i cho phép quản lí quy trình bán hàng mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả thực hạn đơn hàng khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm chi phí bán hàng thực đơn hàng Các phân hệ Quản lí bán hàng gồm Order Management, Configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence… Hoạt động toán Vinamilk với nhà phân phối, siêu thị, key accounts thực thông qua trung gian ngân hàng Việc toán qua ngân hàng giao dịch thiếu doanh nghiệp Hệ thống kế toán PERP- Fin cung cấp cho doanh nghiệp giao diện mở để thực toán điện tử qua ngân hàng Ngoài Vinamilk liên kết với Ngân Hàng Sacombank cho đời sản phẩm thẻ Sacombank - Vinamilk dành cho đại lí, nhà phân phối Vinamilk Thẻ kết nối với tài khoản tiền gửi Sacombank, cho phép bạn sử dụng tiền tài khoản để giao dịch lúc nơi thông qua dịch vụ Sacombank M-Plus, Internet Banking tra cứu số dư, in kê, chuyển khoản, toán dư nợ Thêm vào đó, người Hệ thống thông tin - vinamilk dùng hưởng ưu đãi, giảm giá tất điểm mua sắm, ẩm thực, du lịch, giáo dục … có biểu tượng Sacombank Plus e Dòng đàm phán Đây dòng chiều liên quan đến thương lượng, trao đổi song phương Vinamilk với đại lý, nhà phân phối, hay bán lẻ Việc quản lý dòng chảy dựa hợp đòng ký kết thoả thuận bên xác lập lợi ích lâu dài thành viên kênh, đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ thành viên kênh phải gắn với doanh nghiệp Vinamilk đàm phán với nhà phân phối để họ bán sản phẩm hãng giá, áp dụng đầy đủ chương trình xúc tiến mà công ty đề Mỗi NPP có Supervisor quản lý nhiệm vụ đàm phán Công nghệ thông tin Vinamilk dùng điều kiện thoả thuận bên Vinamilk cung cấp phần mềm Microsoft Dynamics SL cho gần 200 NPP, phần mêm hỗ trợ cho qui trình kinh doanh kế toán, tổng hợp số liệu, in đơn hàng Đổi lại, nhà phân phối phải có hệ thống lưu giữ liệu để đề phòng cố ưu tiên bán sản phẩm Vinamilk cách tối ưu Ứng dụng PDA cụ thể Palm Z22 giúp cho công tác mua bán giấy tờ giảm đi, thay vào nhiều hoạt động tự động hoá lộ trình kế hoạch đề lần đàm phán trước, điều kiện thay đổi điều khoản đàm phán f Dòng xúc tiến Thiết bị cầm tay Palm Z22 hỗ trợ cho nhân viên sản phẩm chương trình khuyến hỗ trợ mạnh chương trình khuyến Bởi Vinamilk có nhiều loại sản phẩm khác nên chương trình khuyến kèm theo phong phú tùy theo dòng sản phẩm gây khó khăn cho nhân viên bán hàng việc ghi nhớ, việc sử dụng thiết bị giúp nhân viên cập nhật đầy đủ LỢI ÍCH CỦA ERP • Lợi ích hoạt động: Hệ thống thông tin - vinamilk o Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho xác định lượng hàng tồn kho tối ưu Nhờ đó, giảm lượng vốn lưu động đồng thời tăng hiệu kinh doanh o Tích hợp thông tin đặt hàng khách hàng: Với ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận o Chuẩn hóa tăng hiệu sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ yếu tố hiệu quả, tránh sai sót việc lên kế hoạch sản xuất giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm • Lợi ích quản trị: o Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, với hệ thống ERP phòng ban sử dụng chung hệ thống thời gian thực Hẹ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng Nên đảm bảo tính minh bạch, xác thông tin tránh nghi ngờ, thắc mắc phòng ban o Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tiền lương Tăng sử dụng hiệu nhận sự, giam bớt sai sót gian lận tính lương.Hơn nữa, ERP hỗ trợ nhà quản lý nhân theo dõi giấc cong nhân,hướng dẫn họ nghĩa vụ quyền lợi o Công tác kế toán xác hơn: ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch toán thủ công, dễ dàng kiểm tra tính xác tài khoản, hỗ trợ quy trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng • Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi cạnh tranh sở công nghệ thông tin • Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, trình học tập truyền thông doanh nghiệp từ cải thiện văn hóa công ty == Chi phí: Vì hệ thống ERP tích hợp tất tính quản lý trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phí để triển khai hệ thống cao nhiều so với phần mềm đơn lẻ cộng lại Hệ thống phần mềm cần phải thường xuyên cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu nhất, lần nâng cấp phải 10 Hệ thống thông tin - vinamilk tốn hàng tỷ hệ thống phần mềm phần cứng mua cần cân nhắc đến vấn đề quan trọng then chốt nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Nguồn nhân lực phải am hiểu tình hình chung vinamilk mà phải cần có trình độ để vận hành hệ thống chi phí để đầu tư cho erp để đưa vào hoạt động hoàn chỉnh lớn không lực phần cứng phần mềm mà lực người NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN TẠI CỦA ERP - Đòi hỏi công ty phầm mềm phải có kiến thức công nghệ thong tin am hiểu hoạt động doanh nghiệp nhiều lĩnh vực kinh doanh khác 11 Hệ thống thông tin - vinamilk - Vì hệ thống ERP tích hợp tất tính quản lý trình sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Nên chi phí để triển khai trì hệ thống cao nhiều so với sản phẩm đơn lẻ cộng - Khó khăn lớn bao trùm Vinamilk vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực công ty có đủ kiến thức lực để làm việc với nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm Nguyên chung cho vấn đề hoạt động thời khác với làm trước Khi người làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước chưa huấn luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn tồi tệ., với hệ thống ERP công việc nhân viên tăng lên Nếu sách đãi ngộ không phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án - Nói cách đơn giản ERP thực tiễn tốt thực nhiệm vụ khác công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho Để thu kết cao từ phần mềm này, bạn phải để khiến nhân viên công ty tuân thủ đường lối làm việc phác hoạ, vạch sẳn phần mềm Nếu nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc phần mềm họ cho không hiệu họ sử dụng họ từ chối sử dụng phần mềm hay chí yêu cầu phận CNTT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ họ Điểm điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn Những tranh cãi liên tiếp diễn - Bên cạnh đó, Vinamilk lại công ty lớn có hệ thống phân phối rộng khắp nước vươn thị trường quốc tế Vì vậy, việc quản lý hệ thống phân phối không đơn giản Việc áp dụng hệ thống ERP để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp từ năm 2007 Vinamilk giám sát tới mức bán buôn (tức 220 nhà phân phối thức) Còn cấp độ bán lẻ với khoảng 300.000 điểm buôn bán nhỏ, đầu năm 2013, Vinamilk tiếp tục phát triển hệ thống ERP qua việc ký kết hợp đồng triển khai hệ thống quản lý bán hàng Viettel cung cấp Hiện trạng gây khó khăn với doanh nghiệp có kênh phân phối lớn phạm vi toàn quốc Vinamilk: • Không quản lý hàng tồn, lượng tiêu thụ đại lý, dẫn tới kế hoạch sản xuất xác • Khó quản lý thu nợ, hệ thống quản lý giám sát nên không quản lý việc thu hồi nợ, lượng hàng tồn… điểm bán để điều chỉnh kịp thời • Khó quản lý nhân viên bán hàng, công cụ hữu hiệu để lượng hóa, đánh giá kết kinh doanh nhân viên CÁCH VINAMILK THU THẬP, XỬ LÝ, LƯU TRỮ, DỮ LIỆU,THÔNG TIN 12 Hệ thống thông tin - vinamilk o Triển khai hệ thống ERP Các bước thực Lập danh sách chi tiết nhiệm vụ chính: Danh mục nhiệm vụ chính, thời gian người thực Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP tháng, bao gồm cài đặt, hạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc vào động người thực Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên càn thiết( Material Requirement-MRP) hệ thống hoactj đọng trơn tru Bên cạnh cần phải lập kế hoạch xử lý trường hợp thiếu linh kiện, danh sách nhà cng cấp thay cần thiết nhân để xử lý tình thiếu hụt linh kiện, thiế bị Dồng thời kiểm tra tính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ xác thiét bị đến 98% Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ xác hàng hóa kho đến 95% Lịch trình- Lead Times: Xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin xác đầy đủ người cung cấp Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống thiết lạp xử lý đưn hàng thong tin khách hàng khong xác làm sai lệch hệ thống bán hàng Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống sử dụng để phân nhân viên đánh giá hiệu Do vạy, têu chuẩn nhân viên phải xác Nếu tiêu chuẩn thông tin xác tác dụng làm sai lệch thông tin nguồn nhân lực Hệ thống mạng: Cần xậy dựng đồng bọ với thống ERP 10 Phần cứng: sử dụng biện pháp để đảm bao hẹ thống phần cứng cài đặt đủ khả đáp ứng yêu cầu nười sử dụng sau thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau 11 Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai vấn đề cần lưu ý trình triển khai lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế hoạch suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo 70%-80% nhân toàn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần đề cập rõ trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp 12 Chuyển đổi tải liệu: Trước thực phải hiểu rõ tầm quan công việc Sau thông tin số phải tải vào hệ thống 13 Hệ thống thông tin - vinamilk gợi ý cho doanh nghiệp: • Cân đối hàng lưu kho • Địa điểm kho hàng • Hóa đơn nguyên vật liệu • Giao thức • Dữ liệu khách hàng • Dữ liệu nhà cung cấp • Lịch trình • Đơn hàng • Thông tin tài kế toán 13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống Các yếu tố định để triển khai ERP thành công a) Nguồn nhân lực ¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành ¬ Lãnh đạo phải người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải người có lực ¬ Tinh thần đoàn kết, phối hợp thực mục tiêu chung ¬ Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ b) Quy trình ¬ Thực khảo sát mô tả quy trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai hệ thống ERP ¬ Áp dụng quy trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Quy trình nghiên cứu dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi ¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy c) Công nghệ ¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( sở hạ tầng, trình độ công nghệ…) ¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, tiến độ ¬ Giam thiểu chi phí bảo trì, bảo dưỡng d) Ngân sách ¬ Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiêp vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư ¬ Thực phân tích đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP 14 [...].. .Hệ thống thông tin - vinamilk tốn hàng tỷ khi hệ thống phần mềm phần cứng được mua rồi thì cần cân nhắc đến một vấn đề quan trọng và then chốt đó là nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó Nguồn nhân lực không những phải am hiểu về tình hình chung của vinamilk mà còn phải cần có trình độ để vận hành được hệ thống vì thế chi phí để đầu tư cho erp và để... gian cụ thể cho từng tiểu dự án 6 Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy đủ của người cung cấp 7 Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lạp và xử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm sai lệch cả hệ thống bán hàng 8 Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng để phân bộ nhân viên và đánh giá... chuẩn về nhân viên phải chính xác Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực 9 Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP 10 Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này 11... công nghệ thong tin và am hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau 11 Hệ thống thông tin - vinamilk - Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý của quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Nên chi phí để triển khai và duy trì hệ thống này cao hơn rất nhiều so với các sản phẩm đơn lẻ cộng - Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với Vinamilk vận dụng. .. doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai hệ thống ERP ¬ Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng Quy trình này được nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi ¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy c) Công nghệ ¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ…) ¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai,... lý lưu kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất 70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức Nhiệm vụ đào tạo cần được đề cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp 12 Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong của công việc này Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống 13 Hệ thống thông tin - vinamilk mới và là gợi... không có hệ thống quản lý giám sát nên không quản lý được việc thu hồi nợ, lượng hàng tồn… của điểm bán để điều chỉnh kịp thời • Khó quản lý nhân viên bán hàng, không có công cụ hữu hiệu để lượng hóa, đánh giá kết quả kinh doanh của nhân viên CÁCH VINAMILK THU THẬP, XỬ LÝ, LƯU TRỮ, DỮ LIỆU,THÔNG TIN 12 Hệ thống thông tin - vinamilk o Triển khai hệ thống ERP Các bước thực hiện 1 Lập danh sách chi tiết... liên tiếp diễn ra - Bên cạnh đó, Vinamilk lại là một công ty lớn có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước và đang vươn ra thị trường quốc tế Vì vậy, việc quản lý hệ thống phân phối này là không hề đơn giản Việc áp dụng hệ thống ERP để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp từ năm 2007 nhưng Vinamilk cũng chỉ mới giám sát tới mức bán buôn (tức 220 nhà phân phối chính thức) Còn ở cấp độ bán lẻ với khoảng 300.000... năm 2013, Vinamilk mới tiếp tục phát triển hệ thống ERP của mình qua việc ký kết hợp đồng triển khai hệ thống quản lý bán hàng do Viettel cung cấp Hiện trạng này gây ra 3 khó khăn với các doanh nghiệp có kênh phân phối lớn trên phạm vi toàn quốc như Vinamilk: • Không quản lý được hàng tồn, lượng tiêu thụ của đại lý, dẫn tới không có kế hoạch sản xuất chính xác • Khó quản lý thu nợ, không có hệ thống quản... nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận CNTT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ