Tin học tất cả về Excel

Tin học tất cả về Excel Tin học tất cả về ExcelTin học tất cả về ExcelTin học tất cả về Excel Tin học tất cả về Excel Tin học tất cả về Excel Tin học tất cả về Excel Tin học tất cả về Excel

Trang 1

GIỚI THIỆU EXCEL

Trang 3

Di chuyển và các thao tác bổ trợ

Di chuyển giữa các trang: PageUP, PageDown

Di chuyển ngang 1 trang màn hình: Alt + PageUP, Alt + PageDown

Di chuyển giữa các sheet : Ctrl + PageUP, Alt +

PageDown

Phóng to thu nhỏ:

+ Sử dụng thanh menu: View -> Zoom

+ Sử dụng thanh công cụ: công cụ thanh Standart -> zoom

+ Sử dụng chuột: Ctrl + di chuột lên

Trang 4

Di chuyển, sao chép, xóa dữ liệu

1 Chọn vùng thông tin bạn cần sao chép

2 Trên thanh menu, chọn Edit → Copy Phím tắt được sử dụng thay thế là Ctrl + C

3 Chuyển đến vị trí bạn cần ghi thông tin, chọn Edit → Paste Phím tắt được sử dụng thay thế là Ctrl + V

Trang 5

Di chuyển, sao chép, xóa dữ liệu

Điền thông tin tuần tự:

1 Nhập dữ liệu cho ô thứ nhất trong chuỗi

2 Rê chuột vào ô vuông nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải ô dữ liệu, con trỏ chuột sẽ biến thành hình chữ thập màu đen

3 Nhấn và giữ nguyên sau đó kéo chuột đến vị trí

ô cuối cùng trong chuỗi

Trang 6

Tăng dữ liệu theo quy luật

Điền thông tin tuần tự:

1 Nạp dữ liệu vào các ô liền kề theo quy luật

2 Rê chuột vào góc dưới cùng bên phải, khi trỏ chuột hiện thành hình chữ thập đen nhỏ, nhấn và giữ nguyên chuột

3 Nhấn và giữ nguyên sau đó kéo chuột đến vị trí

ô cuối cùng trong chuỗi

Trang 7

Định dạng dữ liệu

Thay đổi font chữ:

Trên thanh công cụ Formatting

1 Chọn các ô cần điều chỉnh phông chữ

2 Chọn phông chữ trong danh sách phông

Trang 8

thoại Font Size

Thay đổi cách hiển thị chữ: từ chữ đứng thông thường sang nghiên hay đậm

1 Chọn các ô dữ liệu cần thay đổi

2 Chọn hình thức thể hiện bạn muốn sử dụng

Sử dụng nút để có phông chữ đậm (Ctrl + B)

Sử dụng nút để có phông chữ nghiêng (Ctrl + I)

Sử dụng nút để có phông chữ có gạch chân (Ctrl + U)

Trang 9

Định dạng dữ liệu

Thay đổi màu font chữ:

1 Chọn những ô dữ liệu cần thay đổi màu sắc

2 Trên thanh công cụ, rê chuột đến nút Font Color

Thay đổi nền dữ liệu:

1 Chọn những ô dữ liệu bạn muốn định dạng màu

2 Trên thanh công cụ, tìm nút Fill Color

Trang 10

Định dạng đường bao/tô màu ô

Định dạng đường bao:

1 Chọn những ô cùng kiểu định dạng

2 Trên thanh menu, chọn Format → Cells, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+1 nếu cần

3 Trong cửa sổ Format Cells, chọn tab Border

4 Thiết lập định dạng theo ý bạn muốn

5 Chọn OK

Trang 11

Định dạng ô dữ liệu

Trên thanh menu, chọn Format → Cells hoặc sử dụng phím tắt là Ctrl + 1 Thiết lập các định dạng trong cửa sổ Format Cells

Nhấn OK để xác nhận định dạn

Trang 12

Căn chỉnh dữ liệu trong ô

Trang 13

Căn chỉnh dữ liệu trong ô

Điều chỉnh hướng văn bản

Trang 14

Sao chép định dạng

1 Chọn ô bạn muốn sao chép định dạng

2 Trên thanh công cụ Standard, kích chọn nút Format Painter

3 Bạn rê chuột vẽ một đường bao quanh các ô muốn có cùng

định dạng

Trang 15

1 Chọn dòng ngay trên và dòng ngay dưới dòng bị ẩn

2 Trên menu, chọn Format→Row→Unhide

Ẩn cột

1 Chọn cột bạn muốn ẩn

2 Trên thanh menu, chọn Format→Column→Hide

Hiện cột bị ẩn

1 Chọn cột ngay bên phải và cột ngay bên trái cột bị ẩn

2 Trên menu, chọn Format→Column→Unhide

Trang 16

Làm việc với bảng tính lớn

Split

Mục đích: Split được cung cấp sẵn trong Excel cho phép người sử dụng có thể chia màn hình sheet đang làm việc thành nhiều phần khác nhau Nhờ chức năng này, người sử dụng có thể xem được một số vùng số liệu nằm riêng lẻ trên sheet

Cách split

1 Chọn ô dữ liệu trung tâm làm điểm cắt

2 Chọn menu Window→Split để “cắt” màn hình

Trang 17

Làm việc với bảng tính lớn

Freeze Panes

Mục đích: cho phép người sử dụng có thể làm “đông cứng” một

số dòng trên cùng hoặc một số cột đầu cùng bên trái

Cách tạo Freeze panes

1 Nếu bạn muốn đông cứng chỉ dòng trên cùng – dòng 1, đặt vị trí Active Cell vào ô A2

2 Trên menu, chọn Window→Freeze Panes

Bỏ Free panes

Trên menu, chọn Windows→Unfreeze Panes

Trang 18

In dữ liệu

Định dang văn bản

1 Trên thanh menu, chọn menu File → Page Setup

2 Trong cửa sổ Page Setup, chọn tab Margins

3 Đặt các thông số định dạng bạn muốn

4 Chọn OK để xác nhận và đóng cửa sổ

Trang 19

Khóa bảng

1 Trên menu, chọn Tools→Protection→Protect sheet

2 Trong hộp thoại Protect Sheet, gõ mật khẩu để khoá có mật khẩu

3 Khi bạn gõ mật khẩu vào, để chắc chắn mật khẩu bạn nhập vào là đúng,

Excel sẽ hỏi bạn lại về mật khẩu bạn nhập vào Gõ lại mật khẩu một lần nữa để xác định mật khẩu bạn nhập lúc đầu là chính xác

Để bỏ khóa bảng

1 Trên menu, chọn Tools→Protection→Unprotect sheet

2 Trong hộp thoại Unprotect Sheet, gõ mật khẩu để mở khoá

3 Chọn OK để xác nhận

Trang 20

In dữ liệu

Để xoay ngang trang in:

1 Trên menu, chọn File → Page Setup

2 Chọn tab Page nếu cần

3 Trong phần Orientation

Chọn Portrait khi bạn muốn khổ trang in là đứng thẳng

Chọn Landscape khi bạn muốn khổ trang in quay ngang

4 Chọn OK để xác nhận thông tin định dạng

Để thay đổi kích cỡ trang in:

2 Chọn tab Page nếu cần

3 Trong phần Page size, chọn định dạng trang trong danh sách

thả xuống

4 Nhấn OK để xác nhận thông số

Trang 21

Định dạng tiêu đề trên, tiêu đề dưới

Header/Footer – tiêu đề trên, tiêu đề dưới, là các thành phần

thường xuất hiện trên đầu hay dưới đáy một trang Các thông tin

này thường giống nhau ở tất cả các trang với mục đích thể hiện

các thông tin kèm theo

Định dạng tiêu đề trên tiều đề dưới

1 Trên thanh menu, chọn File → Page Setup

2 Trong cửa sổ Page Setup, chọn Header/Footer

Bạn có thể thực hiện nhanh thao tác trên bằng các chọn View →

Header and Footer

3 Trong cửa sổ Page Setup, phần Header/Footer

Để điều chỉnh Header, chọn Custom Header

Để điều chỉnh Footer, chọn Custom Footer

Trang 22

Định dạng tiêu đề trên, tiêu đề dưới

Lặp tiêu đề bảng: khi in bảng dữ liệu dài từ trang này sang trang

khác: bảng tính trong trang trước vẫn bình thường, nhưng phần

bảng tính trong trang sau thì không có tiêu đề

Thiết lập tiêu đề

2 Chọn tab Sheet nếu cần

3 Trong phần Rows to repeat at top, chọn hoặc nhập thông tin về dòng sẽ lặp lại tại đầu mỗi trang

Trang 23

Xem văn bản trước khi in

Để thực sự chắc về kết quả của khâu in ấn khi bạn đã định dạng xong các thành phần, bạn nên sử dụng chức năng Preview để xem kết quả trước khi in

Xem văn bản trước khi in

1 Trên thanh công cụ, rê chuột và nhấn vào nút Print Preview Print Preview có thể kích hoạt bằng menu File → Print

Preview

Trong quá trình chuẩn bị in ấn, tại cửa sổ Print có thể nhấn

Preview để chuyển vào chế độ Print Preview

2 Xem và điều chỉnh thông tin trong cửa sổ Print Preview

3 Chọn Close để thoát khỏi chế độ Print Previe

Trang 24

Các thiết lập in cơ bản

Thiết lập in

1 Trên thanh menu, chọn menu File → Print (Ctrl + P)

2 Trong hộp thoại Print, thiết lập những thông số bạn muốn

3 Chọn Print để in theo các thông số đ

4 Chọn OK để tiến hành in văn bản

Trang 25

Các thiết lập in cơ bản

In một phần

1 Chọn các ô dữ liệu cần in

2 Trên menu, chọn File → Print

3 Trong cửa sổ Print, phần Print what, chọn Selection

4 Nhấn OK để tiến hành in

Trang 26

Hàm date&time

Hàm Date:

Công dụng: Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một ngày tháng đầy đủ Nếu định dạng ô là General trước khi nhập hàm thì kết quả trả về là chuỗi ngày tháng

Cú pháp: =DATE(year,month,day)

+ year số chỉ năm, có thể có từ 1 đến 4 ký số Microsoft Excel tự biên dịch

đối số năm tùy thuộc vào đối số ngày tháng bạn đang dùng

+ month số chỉ tháng Nếu số tháng lớn hơn 12 thì hàm tự quy đổi 12 = 1

năm và cộng vào year số năm tăng lên do số tháng Ví dụ bạn month là 18,

year là 2004 thì hàm tự hiểu month là 6 và year là 2005

+ day số chỉ ngày Nếu số ngày lớn hơn số ngày của tháng thì hàm tự quy đổi

là tăng số tháng Vì số ngày của mỗi tháng khác nhau 28,29,30 hoặc 31 tùy thuộc vào tháng và năm nên tùy theo số tháng và năm đi kèm mà hàm sẽ quy đổi phù hợp

Trang 27

Hàm date&time

Hàm Day:

Công dụng: Trả về thứ tự của ngày từ chuỗi ngày tháng

Cú pháp: =DAY(serial_number)

serial_number dạng chuỗi số tuần tự của ngày cần tìm Ngày tháng này nên

nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác

Trang 28

Hàm date&time

Hàm Day:

Công dụng: Trả về thứ tự của ngày từ chuỗi ngày tháng

Cú pháp: =DAY(serial_number)

serial_number dạng chuỗi số tuần tự của ngày cần tìm Ngày tháng này nên

Trang 29

Hàm date&time

Hàm EDate:

Công dụng: Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày tháng xảy ra trước hay sau mốc thời gian được chỉ định Dùng hàm EDATE để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh

Cú pháp: =EDATE(start_date,months)

start_date ngày bắt đầu tính toán Nên nhập ngày tháng bằng hàm DATE

hoặc dùng kết quả trả về của hàm hay công thức khác Có thể xảy ra lỗi nếu bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dưới dạng một chuỗi văn bản

months số tháng xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian start_date Nếu months

> 0 được hiểu là sự kiện xảy ra sau, months < 0 được hiểu là sự kiện xảy ra trước mốc thời gian start_date được chỉ định

Trang 31

Hàm date&time

Hàm Day

Công dụng: Trả về thứ tự của tháng từ giá trị kiểu ngày tháng

Công thức =DAY(serial_number)

serial_number dạng chuỗi số tuần tự của tháng cần tìm Ngày tháng này nên

Trang 32

Hàm date&time

Hàm Now

Công dụng Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn Nếu định dạng ô

là General trước khi hàm nhập công thức, kết quả trả về ở định dạng ngày tháng

Công thức =NOW()

Trang 33

Hàm date&time

Hàm Time

Công dụng: Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một thời gian đầy đủ Nếu

định dạng ô là General trước khi nhập hàm thì kết quả trả về là một thời gian.Công thức =TIME(hour,minute,second)

hour số từ 0 đến 32767 đại diện cho số giờ Nếu hour lớn hơn 23 nó sẽ được chia cho 24, phần dư được hiểu là hour Ví dụ TIME(24,0,0) = TIME(1,0,0)minute số từ 0 đền 32767 đại diện cho số phút Nếu minute lớn hơn 59 nó sẽ được chia cho 60, phần dư là minute

second số từ 0 đền 32767 đại diện cho số giây Nếu second lớn hơn 59 nó sẽ được chia cho 60, phần dư là second

Trang 34

Hàm date&time

Hàm TODAY

Công dụng Trả về ngày hiện tại trong hệ thống của bạn Nếu định dạng ô là

General trước khi hàm nhập công thức, kết quả trả về ở định dạng ngày

tháng

Công thức =TODAY()

Trang 35

- return_type Xác định tuần bắt đầu từ ngày nào Cụ thể như sau: return_type

= 1 (hoặc không nhập): tuần bắt đầu từ thứ 2

return_type = 2: tuần bắt đầu từ Chủ nhật

Trang 36

Hàm date&time

Hàm YEAR

Công dụng Trả về năm của một giá trị hoặc chuỗi đại diện cho ngày tháng Công thức =YEAR(serial_number)

serial_number dạng chuỗi hoặc số thập phân đại diện ngày tháng mà bạn cần

tìm số năm của nó Giá trị này nên được nhập bằng hàm DATE hoặc là kết quả các công thức hoặc hàm khác

Trang 37

Hàm date&time

Hàm Datevalue

Công dụng Trả về một chuỗi số thập phân biểu thị ngày tháng được đại diện

bởi chuỗi văn bản date_text

Công thức =DATEVALUE(date_text)

date_text là dạng chuỗi văn bản đại diện cho ngày tháng Ví dụ: "20/11/2005" thì chuỗi bên trong dấu nháy kép là đại diện cho ngày tháng date_text trong Excel dành cho Windows giới hạn trong khoảng từ "01/01/1900" đến

"31/12/9999" nếu quá khỏang ngày DATEVALUE sẽ trả về lỗi #VALUE!

Trang 38

Hàm date&time

Hàm DÁY360

Công dụng Trả về số ngày giữa 2 giá trị ngày tháng dựa trên cơ sở một năm

có 360 ngày (12 tháng, mỗi tháng 30 ngày) Hàm này dùng trong một số

trường hợp tính toán ước lượng trên cơ sở một năm có 360 ngày.

Công thức =DAYS360(start_date,end_date,method)

- start_date, end_date hai mốc bắt đầu và kết thúc để tính số ngày Nếu

start_date lớn hơn end_date hàm sẽ trả về số âm Ngày tháng start_date và end_date nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ công thức hoặc hàm khác Có thể sẽ bị lỗi nếu bạn nhập nó dưới định dạng chuỗi văn bản

method giá trị logic xác định phương thức tính toán: FALSE (hoặc bỏ qua) dùng phương pháp Mỹ (NASD); TRUE dùng phương pháp Châu Âu

Phương pháp Mỹ: Nếu start_date là 31 thì nó được chuyển thành ngày 30 của tháng đó Nếu end_date là ngày 31 đồng thời start_date là ngày trước ngày 30 của tháng cùng tháng với end_date thì end_date được chuyển thành ngày 1 của tháng kế tiếp, ngược lại end_date được chuyển thành ngày 30 của tháng

đó

Phương pháp Châu Âu: Nếu start_date và end_date rơi vào ngày 31 thì nó được chuyển thành ngày 30 của tháng đó

Trang 39

Hàm date&time

Hàm EOMONTH

Công dụng Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày cuối cùng của tháng xảy ra

trước hay sau mốc thời gian được chỉ định Dùng hàm EOMONTH để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh

Công thức =EOMONTH(start_date,months)

Trang 40

Hàm date&time

Hàm EOMONTH

Công dụng Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày cuối cùng của tháng xảy ra

trước hay sau mốc thời gian được chỉ định Dùng hàm EOMONTH để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh

Công thức =EOMONTH(start_date,months)

Trang 41

Hàm date&time

Hàm NETWORKDAY

Công dụng :Trả về số ngày làm việc bắt đầu từ ngày start_date đến end_date

và trừ đi những ngày nghĩ và ngày lễ Dùng hàm NETWORKDAYS để tính

số ngày làm việc cho người lao động trong khoảng thời gian xác định

Công thức =NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)

start_date là ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu

end_date là ngày tháng đại diện cho ngày kết thúc holidays là ngày nghĩ quy định ngoài chủ nhật do cơ quan, ngành, hoặc pháp luật quy định Ví dụ: ở VN

có ngày Quốc Khánh 2/9, Ngày GP Miền Nam 30/04 Holidays có thể nhập thành một bảng riêng

Trang 42

Hàm lấy thông tin

Hàm CELL

Công dụng Trả về thông tin định dạng, vị trí hay nội dung của một ô hoặc của

ô ở phía trên bên trái của một vùng ô

Công thức =CELL(info_type,reference)

info_type là một giá trị kiểu chuỗi do bạn nhập vào để xác định kiểu dữ liệu

cần trả về Danh sách liệt kê bên dưới cho bạn biết các từ khóa cần thiết để nhập vào công thức tương ứng với kiểu dữ liệu cần tìm

reference là địa chỉ ô hoặc vùng ô cần lấy thông tin Nếu bỏ qua, CELL sẽ lấy

ô cuối cùng được thay đổi trong bảng tính

Trang 43

Hàm lấy thông tin

Hàm CELL

Công dụng: Bao gồm 9 hàm kiểm tra các kiểu dữ liệu trong Excel Tất cả đều trả về giá trị logic là TRUE nếu đúng, và FALSE nếu sai

ISBLANK: Kiểm tra tham chiếu rỗng

ISERR: Kiểm tra có phải là một lỗi ngọai trừ #N/A

ISERROR: Kiểm tra có phải là một lỗi kể cả #N/A

ISLOGICAL: Kiểm tra một giá trị có phải là kiểu logic

ISNA: Kiểm tra giá trị có phải lỗi #N/A

ISNONTEXT: Kiểm tra giá trị có phải là dữ liệu không phải là chuỗi

ISNUMBER: Kiểm tra giá trị có phải là kiểu số

ISREF: Kiểm tra giá trị có phải là một tham chiếu (địa chỉ ô, hoặc địa chỉ vùng ô)

ISTEXT: Kiểm tra dữ liệu có phải là văn bản

Định dạng
Số trang	80
Dung lượng	1,09 MB