07 2012 TT BNV 154327

Trang 1

BỘ NỘI VỤ CONG HOA XA HOI CHU NGHĨA VIỆT NAM

—— Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc

Sộ: 07 /2012/TT-BNV

Ha Nội, ngay 22 thang41 nam 2012

THONG TU

Huong dan quan ly van ban, lap hồ sơ

và nộp lưu hỗ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày10 thỏng 8 năm 2012 của Chớnh phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyờn hạn và cơ cấu tổ chức của Bo Noi vu;

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 thỏng 11 năm 2011,

Xột đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thụng tt hướng dõn quản ly van ban, lap hồ sơ và nộp lưu hụ Sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

_ Chương ẽ

HƯƠNG DÁN CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng ỏp dụng

1 Thụng tư này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hỗ sơ hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyờt cụng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tụ chức, cỏ nhõn và nộp lưu hụ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

2 Thụng tư này được ap dụng đối với cỏc cơ quan nhà nước, tụ chức chớnh tri, tụ chức chớnh trị - xó hội, tổ chức chớnh trị xó hội - nghề nghiệp, tụ chức xó hội, tụ chức xó hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhõn dõn (sau đõy gọi chung là cơ quan, tụ chức)

Điều 2 Giải thớch từ ngữ |

Trong Thụng tư này, cỏc từ ngữ dưới đõy được hiệu như sau:

1 Van ban di là tất cả cỏc loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phỏp :

luật, văn bản hành chớnh và văn bản chuyờn ngành (kờ cả bản sao văn bản, văn ban | :

nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tụ chức phỏt hành

2 Văn bản đến là tất cả cỏc loại văn bản, bao gồm \ văn bản quy phạm phỏp

luật, văn bản hành chớnh và văn bản chuyờn ngành (kế cả bản Fax, văn bản được

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tụ chức

3 Đăng ký văn bản là việc ghi chộp hoặc cập nhật những thụng tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, thỏng, năm ban hành; tờn loại và trớch yếu nội dung; nơi nhận và những thụng tin khỏc vào sụ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quan lý văn bản trờn mỏy vi tinh để quản lý và tra tỡm văn bản

Trang 2

Đ Don vi bao quan la don vi thộng kộ trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dựng để quản ly, tra tỡm tải liệu Độ dày của mụi đơn vị bảo quản khụng qua 3cm Nếu một hỗ sơ cú ớt văn bản, tài liệu thỡ lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ cú nhiễu văn bản, tài liệu thỡ được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đú là một đơn vị bảo quản

6 Danh mục hỗ sơ là bảng kờ hệ thống cỏc hồ sơ dự kiến hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, tụ chức trọng một năm kốm theo ký hiệu, đơn v1 (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

7 Văn thư cơ quan là tụ chức hoặc bộ phận thực hiện cỏc nhiệm vụ cụng tỏc

văn thư của cơ quan, tụ chức theo quy định của phỏp luật

8 Văn thư đơn vị là cỏ nhõn trong đơn vị của cơ quan, tụ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một sụ nhiệm vụ của cụng tỏc văn thư như: tiờp nhận, đăng ký, trỡnh, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước

khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan

oA ˆ ằ ” , we * az A ` ˆ A +s

Điều 3 Nguyờn tắc quản lý văn bản, lập hỗ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

| Tat cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tụ chức phải được quản lý tập - trung tại Văn thư cơ quan (sau đõy gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riờng theo quy định của phỏp luật Những văn bản đến khụng được đăng ký tại Văn thư, cỏc đơn vị, cỏ nhõn khụng cú trỏch nhiệm giải quyết

2 Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nảo phải được đăng ký, phỏt hành hoặc chuyờn giao trong ngay, cham nhat la trong ngay lam viộc tiộp theo Van ban đến cú đúng dõu chỉ cỏc mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kế ca “Hoa tốc” hẹn giờ), “Thượng khõn” và “Khẩn” (sau đõy gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trỡnh và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khan đi phải được hoàn thành thủ tục phỏt hảnh và chuyờn phỏt ngay sau khi văn bản được ký

3 Văn bản, tài liệu cú nội dung mang bớ mật nhà nước (sau đõy gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của phỏp luật hiện hành về bảo vệ bớ mật nhà nước và hướng dõn tại Thụng tư này

4 Người được giao giải quyết, theo dừi cụng việc của cơ quan, tụ chức (sau đõy gọi chung là cỏ nhõn) cú trỏch nhiệm lập hồ sơ về cụng việc được giao va nop lưu hỗ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan -

Hồ sơ được lập phải bảo đảm cỏc yờu cầu sau:

a) Phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đỳng cụng

việc mà cỏ nhõn chủ trỡ giải quyết

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, cú gia tri

phap ly, co mối liờn hệ chặt chẽ với nhau và phản ảnh đỳng trỡnh tự diễn biờn của

vấn đờ, sự việc hoặc trỡnh tự giải quyết cụng việc

Trang 3

6 Văn bản, hỗ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyờn vẹn và sử dụng đỳng mục đớch trong quỏ trỡnh tiếp nhận, chuyền giao, giải quyết cụng việc

Chương II

QUAN LY VAN BAN DEN Điều 4 Tiếp nhận văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiờp nhận văn bản đến phải kiểm tra

so lượng, tinh trang bi, dau niộm phong (nếu cú), kiểm tra, đối chiếu với nơi gu _„

trước khi nhận và ký nhận

b) Trường hợp phỏt hiện thiếu, mất bỡ, tinh trang bi khụng cũn nguyờn vẹn hoặc văn bản được chuyền đến muộn hơn thời gian phi trờn bỡ (đối với bỡ văn bản cú đúng dấu “Hoả tốc” hẹn g1Ờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải bỏo cỏo ngay người cú trỏch nhiệm; trường hợp cõn thiết, phải lập biờn bản với người chuyển văn bản

Cc) Đối với văn bản đến được chuyển phỏt qua mỏy Fax hoặc qua mạng, Văn si thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phỏt hiện' cú sai sút, phải kịp thời thụng bỏo cho nơi gửi hoặc bỏo cỏo người cú trỏch nhiệm: xem xột, giải quyết

2 Phõn loại sơ bộ, búc bỡ văn bản đến

a) Cỏc bỡ văn bản đến được phõn loại và xử lý như sau:

- Loại phải búc bỡ: cỏc bỡ văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại khụng búc bỡ: cỏc bỡ văn bản đến cú đúng dấu chỉ cỏc mức độ mật hoặc gửi đớch danh cỏ nhõn và cỏc tổ chức đoàn thẻ trong cơ quan, tụ chức Văn thư chuyờn tiếp cho nơi nhận Những bỡ văn bản gửi đớch danh cỏ nhõn, nếu là văn bản liờn quan đến cụng việc chung của cơ quan, tụ chức thỡ cỏ nhõn nhận văn bản cú trỏch nhiệm chuyền lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc búc bị văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Ă Thụng tư sỐ

12/2002/TT-BCA (AI 1) ngày 13 thỏng 9 năm 2002 của Bộ Cụng an hướng dẫn | thực hiện Nghị định sụ 33/2002/NĐ-CP ngày 28 thỏng 3 năm 2002 của Chớnh phủ

quy định chi tiết thớ hành Phỏp lệnh Bảo vệ bớ mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tụ chức

b) Việc búc bỡ văn bản phải đảm bảo cỏc yờu cõu:

- Những bỡ cú đúng dấu chỉ cỏc mức độ khẩn phải được búc trước để giải quyết kịp thời;

- Khong gay hu hai dội vội van ban, khụng bỏ sút văn bản trong bỡ, khụng làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Trang 4

- Đối với đơn, thư khiộu nại, tố cỏo và những văn bản cần phải kiểm tra, xỏc minh một điểm gỡ đú hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cỏch quỏ xa ngày thỏng của văn bản thỡ giữ lại bỡ và đớnh kốm với văn bản đề làm băng chứng

3 Đúng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đúng dau “Đến”; : ghi số đến và ngày đến (kế cả giờ đờn trong những trường hợp cõn thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cõn:

thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đúng dấu “Đến”

b) Những văn bản đến khụng thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đớch danh cho tụ chức đoàn thộ, đơn vị hoặc cỏ nhõn) thỡ chuyển cho nơi nhận mà _ khụng phải đúng dấu “Đến”

c) Dấu “Đến” được đúng rừ rang, ngay ngan vào khoảng giay trong dưới sụ, ký hiệu (đối với những văn bản cú tờn loại), dưới phõn trớch yờu nội dung (đối với cụng văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, thỏng, năm ban hành văn

bản

d) Mau dấu “Đến” và cỏch ghi cỏc thụng tin trờn dấu “Đến” thực hiện theo : hướng dẫn tại Phụ luc I

Diộu 5 Dang ky van ban dộn

Van ban dộn được đăng ký bằng Số đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu 1 quản lý văn bản đến trờn mỏy vi tớnh

1 Đăng ký văn bản đến bằng số a) Lập Số đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, cỏc cơ quan, tụ chức quy định việc lập cỏc loại số đăng ký cho phự hợp Cụ thể như sau:

- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nờn lập hai số: Số đăng ký văn bản đến dựng dộ đăng ký tất cả cỏc loại văn bản (trừ văn bản mật) và Số đăng ký văn bản mật đến;

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nờn lập ba số, vớ dụ: Số dang ky van ban dộn của cỏc bộ, ngành, cơ quan trung ương; Số đăng ký văn bản đến của cỏc cơ quan, tụ chức khỏc; Số đăng ký văn bản mật đến;

- Trờn 5000 văn bản đến, nờn lập cỏc số đăng ky chi tiết theo nhom.co quan

giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

- Cỏc cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cỏo thỡ lập Sụ đăng ký đơn, thư riờng:

- Đối với những cơ quan, tụ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn

ớn yờu cõu dịch vụ hành chớnh cụng hoặc cỏc yờu cau, đề nghị khỏc của cơ quan, tụ chức và cụng dõn thỡ lập thờm cỏc Số đăng ký yờu cõu dịch vụ theo quy định của phỏp luật

Trang 5

- Phai dang ky đõy đủ, rừ ràng, chớnh xỏc cỏc thụng tin cần thiết về văn bản;

khụng viết băng bỳt chỡ, bỳt mực đỏ; khụng viết tắt những từ, cụm từ khụng thụng

dụng

- Mẫu Số đăng ký văn bản đến và cỏch đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II

- Mẫu Số đăng ký đơn, thư và cỏch đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dan tai Phu luc IIE

2 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở đữ liệu quản lý văn bản đến trờn mỏy vi tớnh

a) Yờu cõu chung đối với việc xõy dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của phỏp luật về lĩnh vực này

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản ly van ban dộn duoc thuc hiện theo hướng, dẫn sử dụng chương trỡnh phan mộm quan ly van bản của cơ quan, tụ chức cung cấp chương trỡnh phần mềm đú

c) Van ban dộn duoc dang ky vao Co sở dữ liệu quản ly van ban đến phải duoc in ra giấy dộ ky nhận bản chớnh và dong số dộ quản lý

d) Khụng sử dụng mỏy vi tớnh nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng _ ký văn bản mật đền

Điều 6 Trỡnh, chuyền giao văn bản đến 1 Trỡnh văn bản đến

a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trỡnh kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tụ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trỏch nhiệm (sau đõy gọi chung là người cú thõm quyờn) xem xột và cho ý kiến phõn phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến cú dấu chỉ cỏc mức độ khẩn phải được trỡnh và chuyờn giao ngay sau khi nhận được

b) Căn cứ nội dung, của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tụ chức;

chức năng, nhiệm vu va kộ hoạch cụng tỏc được giao cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn, người

cú thõm quyờn phõn phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cõn)

Đối với văn bản đến liờn quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cỏ nhõn thỡ cần

ghi rừ đơn vị hoặc cỏ nhõn chủ trỡ, đơn vị hoặc cỏ nhõn phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cỏ nhõn (nếu cõn)

_e) í kiến phõn phối văn bản được ghi vào mục “Chuyờn” trong dấu “Đến” í kiến chỉ đạo giải quyet (nộu cú) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu cú) cõn được ghi vào phiếu riờng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do cỏc cơ quan, tố chức quy định cụ thờ (Tham khảo Phụ lục IV)

d) Sau khi cú ý kiến | phan phối, y kiến chỉ đạo giải quyết (nếu cú) của người cú thõm quyờn, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bụ sung vào S6 dang | <y van ban đến hoặc vào cỏc trường tương ứng trong Co so đữ liệu quản ly

van ban dộn |

Trang 6

a) Can cu vao y kiộn phan phối của người cú thấm quyờn, Văn thư chuyờn

_ giao văn bản đến cho cỏc đơn vị hoặc cỏ nhõn giải quyết Việc chuyờn giao văn

bản phải bảo đảm kịp thời, chớnh xỏc, đỳng đối tượng, chặt chẽ và giữ gỡn bớ mật nội dung văn bản

b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Số đăng ký, trỡnh

người đứng đầu đơn vị xem xột và cho ý kiến phõn phối, ý kiến chỉ đạo giải, quyết (nếu cú) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyờn văn bản đến cho cỏ nhõn trực tiếp theo dừi, giải quyết

c) Khi nhận được bản chớnh của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,

Văn thư phải đúng dõu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đờn của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đó đăng ky trước đú và chuyờn cho đơn vị hoặc cỏ nhõn đó nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, cỏc cơ quan, tụ chức lập Số chuyển giao van ban dộn cho phự hợp; dưới 2000 văn bản đến thỡ dựng Số đăng ky văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trờn 2000 văn bản đến thỡ lập Số chuyển giao văn bản đến

Mẫu Số chuyển giao văn bản đến và cỏch ghi thực hiện theo hướng dẫn tại

Phụ lục V

Điều 7 Giải quyết và theo đừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến 1 Giải quyết văn bản đến

a) Khi nhận được văn bản đến, cỏc đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được phỏp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tụ chức Những văn bản đến cú dấu chỉ cỏc mức độ khõn phải giải quyết trước

b) Khi trỡnh người đứng đầu cơ quan, tụ chức xem xột, quyết định phương ỏ ỏn

giải quyet, đơn vị, cỏ nhõn phải đớnh kốm phiếu giải quyết văn bản đến cú ý kiến đề xuất của đơn vị, cỏ nhõn

Đối với văn bản đến cú liờn quan đến cỏc đơn vị và cỏ nhõn khỏc, đơn vị hoặc cỏ nhõn chủ trỡ giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đú (kem theo

phiếu giải quyết văn bản đến cú y kiộn chi dao giai quyết Của người cú thầm quyờn)

dộ lay y kiờn của cỏc đơn vi, cỏ nhõn Khi trỡnh người đứng đõu cơ quan, tụ chức

xem xột, quyết định, đơn vị hoặc cỏ nhõn chủ trỡ phải trỡnh kốm văn bản tham gia ý

kiến của cỏc đơn vị, cỏ nhõn cú liờn quan

2 Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Tất cả văn bản đến cú ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dừi, đụn đốc về thời hạn giải quyết

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng Hành chớnh hoặc người được giao trỏch nhiệm thực hiện theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 7

Mẫu Số theo dừi giải quyết văn bản đến và cỏch ghi số thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI

d) Đối với văn bản đến cú dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cú trỏch nhiệm

theo dừi, thu hụi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đỳng thời hạn quy định

; Chương II

QUAN LY VAN BAN DI

Diộu 8 Kiộm tra thộ thire va kỹ thuật trỡnh bày; ghi số và ngày, thỏng,

năm của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản

Trước khi phỏt hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trỡnh bảy văn bản; nếu phỏt hiện sai sút thỡ bỏo cỏo người cú trỏch nhiệm xem xột, giải

quyết

2 Ghi số và ngày, thỏng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản |

- Tat ca văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tụ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc

- Việc ghi số văn bản quy phạm phỏp luật được thực hiện theo quy định của phỏp luật hiện hành và đăng ký riờng

- Việc ghi số văn bản hành chớnh thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản l, Điều 8 Thong tu số 01/2011/TT-BNV ngày 19 thỏng 01 năm 201 1 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thờ thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh, được đăng ký như Sau:

+ Cỏc loại văn bản: Chỉ thị (cỏ biet), quyết định (cả biệt), quy định, quy chế,

hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

+ Cỏc loại văn bản hành chớnh khỏc được đăng ký vào một số và một hệ thống số riờng

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thụng số riờng

b) Ghi ngày, thỏng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, thỏng, năm của văn bản quy phạm phỏp luật được thực hiện theo quy định của phỏp luật hiện hành

- Việc ghi ngày, thỏng, năm của văn ban hành chớnh được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thụng tư số 01/2011/TT-BNV

Điều 9 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Số đăng ký v văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trờn mỏy vi tớnh

Trang 8

Can cu phuong phap ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều Đ Thụng tư này, cỏc cơ quan, tụ chức lập số đăng ký văn bản di cho phự hợp

b) Mẫu Số đăng ký văn bản đi và cach dang ky van ban di, kế cả bản sao văn

bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

2 Đăng Ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trờn mỏy vi tớnh | a) Yờu cõu chung đối với việc xõy dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản di

được thực hiện theo quy định hiện hành của phỏp luật về lĩnh vực này

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản di được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trỡnh phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tụ chức cung cap chương trỡnh phần mềm đú

â) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được Ăn ra giấy để ký nhận bản lưu hỗ sơ và đúng số để quản lý

Điều 10 Nhõn bản, đúng dấu cơ quan và dẫu mức độ khẩn, mật [ Nhõn ban

| Văn bản đi được nhõn bản theo đỳng số lượng được xỏc định ở phần Nơi nhận của văn bản và đỳng thời gian quy định

Việc nhõn bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

2 Đúng dẫu cơ quan

a) Việc đúng dõu lờn chữ ký và cỏc phụ lục kốm theo văn bản chớnh phải rừ ràng, ngay ngăn, đỳng chiờu và dựng đỳng mực dẫu quy định Khi đúng dấu lờn chữ ký thỡ dõu đúng phải trựm lờn khoảng 1/3 chữ ký về phớa bờn trỏi

b) Việc đúng dấu giỏp lai, đúng dấu nỗi trờn văn bản, tài liệu chuyờn ngành

và phụ lục kốm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ

, quan quản lý ngành

c) Dấu giỏp lai được đúng vào khoảng giữa mộp phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trựm lờn một phần cỏc tờ giấy; mỗi dẫu đúng tối đa 05 trang văn bản

3 Đúng dấu chỉ cỏc mức độ khẩn, mật

a) Việc đúng dấu chỉ cỏc mức độ khẩn (“Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn glo”,

“Thuong khan” va “Khan”) trờn văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b,

Khoản 2, Điều 15 Thụng tư số 01/2011/TT-BNV

b) Việc đúng dấu chỉ cỏc mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật'), dõu “Tài liệu thu hụi” trờn văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thụng tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Điều 11 Làm thủ tục phỏt hành, chuyển phat va theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi

Trang 9

Bỡ văn bản phải cú kớch thước lớn hơn kớch thước của văn bản; được làm

bằng loại giõy dai, bờn, khú thấm nước, khụng nhỡn thấu qua được và cú định lượng

ớt nhất từ 80gram/m* trở lờn Bỡ văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thụng tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

b) Trỡnh bày bỡ và viết bỡ

Mẫu trỡnh bày bỡ văn bản và cỏch viết bỡ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ

lục VI

c) Vào bỡ và dỏn bi

Tuy theo số lượng và độ dày của văn bản mả lựa chọn cỏch gap van ban dộ vào bỡ Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy cú chữ vào trong, khụng làm nhàu văn bản

Hồ dỏn bỡ phải cú độ kết dớnh cao, khú búc, dớnh đều; mộp bỡ được dỏn kớn, khụng bị nhăn; khụng để hồ dỏn dớnh vào văn bản

d) Đúng dấu độ khẩn, dấu độ mật va dau khỏc lờn bỡ

Trờn bỡ văn bản khẩn phải đúng dau độ khẩn đỳng như dấu độ khẩn đúng trờn văn bản trong bỡ Việc đúng dấu “Chỉ người cú tờn mới được búc bỡ” và cỏc dấu chữ ký hiệu độ mật trờn bỡ văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thụng tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

2 Chuyờn phỏt văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phỏt hành và chuyển phỏt ngay trong ngày văn bản đú được ký, chậm nhất là trong ngảy làm việc tiệp theo Đụi với văn bản quy phạm phỏp luật cú thể phỏt hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn

bản

a) Chuyển giao trực tiếp cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn trong cơ quan, tổ chức - Truong hợp cơ quan, tụ chức cú số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và VIỆC chuyền giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thỡ phải

lập Số chuyờn giao riờng

Mẫu Số chuyền giao văn bản đi và cỏch đăng ký thực hiện theo hướng dan

tại Phụ lục IX

- Truong hợp cơ quan, tổ chức cú số lượng văn bản đi được chuyển giao it va

VIỆC chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiờp thực hiện thỡ sử dụng Sụ đăng ký văn bản đi đề chuyền giao van bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bỏn lưu” dộ ky nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào số

b) Chuyộn giao trực tiếp cho cỏc cơ quan, tổ chức khỏc

- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liờn cơ quan, tụ chức chuyờn trực tiếp cho cỏc cơ quan, tổ chức khỏc đờu phải được đăng ký vào Số chuyển giao văn bản đi

- Khi chuyờn giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào số

Trang 10

- Tất cả văn bản đi được chuyờn phỏt qua, Bưu điện đều phải đăng ký vào SỐ Mẫu Số gửi văn bản đi bưu điện và cỏch ghi số thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ

lục X

- Khi giao bỡ văn bản, phải yờu cầu nhõn viờn bưu điện kiểm tra, ký nhận và đúng dấu vào số (nếu cú)

d) Chuyờn phỏt văn bản đi bằng mỏy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cõn chuyển phỏt nhanh, văn bản đi được chuyờn cho nơi nhận băng mỏy Fax hoặc qua mạng, sau đú phải gửi bản chớnh

đ) Chuyờn phỏt văn bản mật

Việc chuyển phỏt văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điờu 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thụng tư số

12/2002/TT-BCA(A1 1)

3 Theo dừi việc chuyền phỏt văn ban đi

Văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi việc chuyờn phỏt văn bản đi, cụ thể như sau:

_a) Lập Phiờu gửi để theo dừi việc chuyển phỏt văn ban đi theo yờu cầu của người ký văn bản Việc xỏc định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cỏ nhõn soạn thảo văn bản đẻ xuất, trỡnh người ký văn bản quyết định

b) Đối với những văn bản đi cú đúng dau “Tài liệu thu hồi”, phải theo dừi, thu hụi đỳng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản khụng bị thiờu hoặc thất lạc

c) Đối với bỡ văn bản gửi đi nhưng vỡ lý do nào đú mà Bưu điện trả lai thi

phải chuyờn cho đơn vị hoặc cỏ nhõn soạn thảo văn bản đú; đồng thời, ghi chủ vào

Số gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xỏc minh khi cần thiết,

đ) Trường hợp phỏt hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời bỏo cỏo người cú

trỏch nhiệm xem xột, giải quyết

Điều 12 Lưu văn bản đi

1 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chớnh lưu trong hồ sơ theo dừi, giải quyết cụng việc

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đúng dấu và sắp xếp theo thứ tự

đăng ký |

2 Truong hợp van ban đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dõn tộc thiểu SỐ, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kốm theo bản dịch chớnh xỏc nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dõn tộc thiờu số

3 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi cú đúng dấu chỉ cỏc mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bớ mật nhà nước

4 Văn thư cú trỏch nhiệm lập số theo dừi và phục vụ kịp thời yờu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của phỏp luật và quy định cụ thờ của cơ quan, tụ chức

Trang 11

Mẫu Số sử dụng bản lưu và cỏch ghi số thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI

“Chương IV

| LAP HO SƠ VA NOP LUU

HO SO, TAI LIEU VAO LUU TRU CO QUAN Diộu 13 Lap Danh muc hộ so

1 Tỏc dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý cỏc hoạt động của cơ quan, tụ chức và cỏ nhõn thụng qua hệ thống hụ sơ

| b) Giỳp cho cơ quan, tụ chức chủ động trong việc tổ chức lập hỗ sơ và quản ly hỗ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

c) Là căn cứ để kiểm tra, đụn đốc VIỆC lap hồ sơ tại cỏc đơn vị, cỏ nhõn; gúp

phõn nõng cao ý thức và trỏch nhiệm của mụi cỏ nhõn trong cơ quan, tổ chức đối

với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan d) Là căn cứ đề lựa chọn tài liệu cú giỏ trị để lưu trữ` và phục vụ sử dụng 2 Căn cứ lập Danh mục hỗ sơ

Cỏc căn cứ chủ yếu dộ lap Danh muc hồ sơ bao gụm: Cỏc văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tụ chức của cơ quan, tụ chức và cỏc đơn VỊ trong cơ quan tụ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tụ chức; (Quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ của cơ quan, tụ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ cụng tỏc hăng năm của

cơ quan, tụ chức, của cỏc đơn vị và của mỗi cỏ nhõn; Danh mục hỗ sơ của những

năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hỗ sơ của cơ quan, tụ chức

(nếu cú)

3 Nội dung lập Danh mục hỗ sơ

a) Xõy dựng khung đề mục của Danh mục hỗ sơ

Khung đề mục của Danh mục hỗ Sơ được xõy dựng theo cơ cầu tụ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tụ chức Căn cứ tỉnh hỡnh thực tế của mỗi cơ quan, tụ chức để chọn khung dộ mục Danh mục hồ sơ cho phự hợp, bảo đảm việc lập hỗ sơ được đõy đủ, chớnh xỏc và thuận tiện Những cơ quan, tụ chức cú cơ cầu tổ chức ồn định, chức năng, nhiệm vụ của cỏc đơn vị được phõn định rừ ràng thị ỏp dụng khung, đề mục Danh mục hồ so theo cơ cấu tụ chức Những co quan, t6 chức cú cơ cõu tụ chức phức tạp, khụng ụn định, khụng rừ ràng thỡ xõy dựng khung dộ mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thỡ lõy tờn cỏc đơn vị trong cơ quan, tụ chức; theo lĩnh vực hoạt động thỡ lay tờn cỏc lĩnh vực hoạt động chủ yờu của cơ quan, tụ chức làm đề mục lớn (cỏc phần) của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gom cac dộ mục nhỏ là cỏc vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ cua don vi - đối với khung đề mục theo cơ cau tổ chức; hoặc là cỏc vẫn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động

- lrong mỗi đề mục nhỏ, cỏc hồ sơ được Sắp xếp theo trỡnh tự từ chung đến riờng, từ tụng hợp đến cụ thể, cú kết hợp với vị trớ và tam quan trọng của hồ sơ

Trang 12

Mau Danh muc hộ so - Phu luc XII

b) Xỏc định những hụ sơ cần lập, dự kiến tiờu đề hỗ sơ và đơn vị hoặc người

ˆ

lập

- Xỏc định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cỏ nhõn chịu trỏch

nhiệm lập hồ sơ dựa trờn cỏc căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc

biệt là chương trỡnh kế hoạch và nhiệm vụ ,cụng tỏc năm của cơ quan, tụ chức và của cỏc đơn vị, nhiệm vụ và cụng việc cụ thờ của từng cỏ nhõn trong đơn vị

- Tiờu đề hồ sơ cõn ngắn gọn, rừ ràng nhưng phải khỏi quỏt được nội dung của cỏc văn bản, tài liệu sẽ hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc

Mẫu một số loại tiờu đề hỗ sơ tiờu biểu - Phu luc XIII

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ SƠ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bang thoi han bao quan tai ligu _hỡnh thành phổ biến trong hoạt động của cỏc cơ quan, tụ chức; Bảng thời hạn bảo

quản tải liệu chuyờn ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức

(nờu cú)

-đ) Đỏnh sụ, ký hiệu cỏc đề mục và hỗ sơ

- Cỏc đề mục lớn được đỏnh số liờn tục băng chữ sụ La Mó

- Cỏc dộ mục nhỏ (nếu cú) trong từng đề mục lớn được đỏnh số riờng bằng chữ sụ Ả-rập

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm sụ thứ tự được đỏnh bang chữ SỐ A rap va ky hiộu (bang cỏc chữ viết tắt) của dộ mục lớn Chữ viết tắt Của cỏc đề mục lớn trong Danh mục hỗ sơ do cơ quan, tụ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ

Việc đỏnh số hồ sơ cú thể ỏp dụng một trong hai cỏch sau:

+ Số của hồ sơ được đỏnh liờn tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01

+ Số của hồ sơ được đỏnh liờn tục trong phạm vị từng đề mục lớn, bắt đầu từ

số 01 |

4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cỏch sau:

- Cỏch thứ nhất: Văn thư xõy dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tụ chức; lõy ý kiến đúng gúp của cỏc đơn vị, cỏ nhõn liờn quan; hoàn thiện dự thảo, trỡnh lónh đạo Văn phũng hoặc Phũng Hành chớnh để trỡnh người đứng đõu cơ quan, tụ chức ký ban hành

_ > Cach thứ hai: Cỏc đơn vị dự kiến Danh mục hỗ sơ của đơn vị mỡnh theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tễ chức, bể sung, chỉnh sửa (nếu cõn); hoàn thiện dự thảo, trinh lónh đạo Văn phũng hoặc Phũng Hành chớnh để trỡnh người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu : năm

Trang 13

c) Van thu sao chup Danh mục hồ sơ đó được ban hành gửi cỏc đơn vị, cỏ nhõn liờn quan đề thực hiện lập hỗ sơ theo Danh mục Trong quỏ trỡnh thực hiện, nờu cú hồ sơ dự kiến chưa sỏt với thực tế hoặc cú cụng VIỆC giải quyết phỏt sinh thuộc trỏch nhiệm lập hỗ sơ của đơn vị hoặc cỏ nhõn nào thỡ đơn vị hoặc cỏ nhõn đú cần kịp thời sửa đổi, bố sung vào phõn Danh mục hồ sơ của mỡnh để Văn thư tổng hợp, bổ sung vảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tụ chức

Điều 14 Mỡ hồ sơ

1 Mở hồ sơ là việc lõy một tờ bỡa hỗ sơ và phi những thụng tin ban đầu về hồ

sơ, như: ky hiệu hồ, sơ, tiờu đề hỗ sơ, năm mở hỗ sơ Bỡa hồ sơ được thiết kế và in

theo Tiờu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bỡa hỗ sơ lưu trữ

2 Mỗi cỏ nhõn khi giải quyết cụng việc được giao cú trỏch nhiệm mở ho

sơ về cụng việc đú (theo Danh mục hỗ sơ, hoặc kế cả trường hợp cơ quan, to chức chưa cú Danh mục hỗ sơ)

Điều 15 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hỗ sơ

1 Mỗi cỏ nhõn cú trỏch nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc vào hồ sơ tương ứng đó mở, kờ cả tài liệu phỡm, ảnh, ghi õm

2 Can thu thap kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phat | biờu của lónh đạo, tham luận của cỏc đại biểu tại hội nghị, hội thảo bảo đảm sự toàn \ vẹn, đõy đủ _của hỗ sơ, trỏnh bị thất lạc

Điều 16 Kết thỳc hồ sơ

1 Khi cụng việc giải suy xong thỡ hồ sơ được kết thỳc, người lập hồ sơ cú trỏch nhiệm:_

a) Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tải liệu cú trong hồ sơ, nờu thiểu cần bụ sung cho đủ

b) Xem xột loại ra khỏi hồ sơ: Bản trựng, bản nhỏp, bản thảo nờu đó cú bản

chớnh (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng cú ghi ý kiến chỉ đạo cỳa lónh đạo co quan hoặc ý kiến gop y cua cac co quan hitu quan hoặc ban thao ma người lập hồ SƠ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xột thõy khụng cõn phải

lưu giữ

| _e) Sắp xếp cỏc văn bản, tài liệu trong, hụ sơ theo trỡnh tự giải quyết cụng việc

hoặc theo thời gian, tờn loại, tỏc giả của văn bản Irường hợp trong hỗ sơ cú tài liệu phim, ảnh thỡ bỏ vào bỡ; tài liệu băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh thỡ bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hỗ sơ dày qua 3 cm thỡ tỏch thành cỏc đơn vị bảo quản khỏc nhau (khụng nờn tỏch dưới 01 cm) dộ thuận tiện cho việc quan ly va su dung Mỗi don vi bao quản trong hỗ sơ cú đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hụ sơ độc lập, (vi dụ, Hỗ sơ xõy dựng văn bản quy phạm phỏp luật co thộ phan thành cỏc đơn vị bảo quản như: cỏc lần dự thảo, cỏc lõn hội thảo, cỏc lần trỡnh )

đd) Xem xột lại thời hạn bảo quản của hỗ sơ (đồi chiờu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hỗ sơ)

đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiờu đề hồ sơ cho phự hợp với nội dung tài liệu

trong hồ sơ (nếu cần)

Trang 14

2 Nếu hết năm mà cụng việc chưa giải quyết xong, thỡ chưa thực hiện việc kết thỳc hồ sơ, hồ sơ đú được bồ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

Điều 17 Thời hạn, thành phõn hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1 Thời hạn nộp lưu hỗ sơ, tài liệu từ cỏc đơn vị, cỏ nhõn vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kờ từ ngày cụng VIỆC kết thỳc; đối với hồ sơ, tài liệu xõy dựng cơ bản thỡ trong thời hạn 03 thỏng, kế từ ngày cụng trỡnh được

quyết toỏn

2 Thành phõn hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toản bộ hồ sơ, tài liệu được xỏc định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lờn, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Cỏc hỗ sơ nguyờn tắc được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc trỏch nhiệm của mỗi cỏ nhõn, được cỏ nhõn giữ và cú thộ tự loại huỷ khi văn bản hết hiệu lực thi hành

b) Hồ sơ về những cụng việc chưa giải quyết xong

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết cụng việc (trường hợp trựng với hồ sơ của đơn

vị chủ trỡ)

d) Cỏc văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

3 Thủ tục nộp lưu

_Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) và hai bản “Biờn bản giao nhận hỗ sơ, tài liệu” (Phụ lục XV) Don vi, ca nhõn giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản

Chương V

TRÁCH NHIỆM DOI VOI VIEC LAP HO SO

VA GIAO, NHAN HO SO, TAI LIEU VAO LUU TRU CO QUAN Dieu 18 Trach nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đõu cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dõn việc lập hụ sơ và nộp lưu hụ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Điờu 19 Trỏch nhiệm của Chỏnh Văn phũng (Trướng phũng Hành

chớnh) hoặc người được giao trỏch nhiệm

L Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tụ chức mỡnh Cụ thể:

a) Chỉ đạo việc xõy dựng và trỡnh người đứng đầu ban hành Danh mục hỗ

sơ của cơ quan, tụ chức; _

b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hỗ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan

2 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tụ chức trong việc chỉ đạo, kiờm tra, hướng dẫn việc lập hỗ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với cỏc cơ quan, tụ chức cấp dưới

Trang 15

oA r ^A 7 ` ar À * là A 7,

Điều 20 Trỏch nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tố chức

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm tụ chức thực

hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan Cụ thờ:

1 Phõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc cỏ nhõn trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trỡ giải quyết

2 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cỏ nhõn sau khi cụng việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

3 Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị vào Lưu trữ cơ quan

theo đỳng thời hạn quy định

Điều 21 Trỏch nhiệm của cỏ nhõn trong cơ quan, tụ chức

_ 1 Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn phải lập hồ sơ về cụng việc đú và nộp lưu hụ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dõn tại Thụng tư này

Ngoài việc lập hỗ sơ cụng việc, cần lập hồ sơ nguyờn tắc làm căn cứ giải quyết cụng việc hằng ngày

2 Trường hợp đơn vị, cỏ nhõn cú nhu cầu giữ lại hỗ sơ, tài liệu đó đến hạn

nộp lưu để phục vụ cụng việc thỡ phải được người đứng đầu cơ quan, tụ chức đồng ý Và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hỗ sơ, tài liệu của đơn vị, cỏ nhõn khụng quỏ hai năm, kờ từ ngày đến hạn nộp lưu

3 Trường hợp nghỉ hưu, thụi việc hay chuyển cụng tỏc khỏc thỡ phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kờ và lập biờn bản giao nhận

Điều 22 Trỏch nhiệm cua Van thu don vi

1 Cudi mỗi năm kiểm tra tỡnh hỡnh lập hồ sơ của cỏc cỏ nhõn trong đơn vỊ, xỏc định cỏc hỗ sơ đó kết thỳc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu

2, Thống kờ hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

3 Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

Điều 23 Trỏch nhiệm của Văn thư cơ quan

1 Xõy dựng anh mục hồ sơ của cơ quan, tụ chức

2 Đầu năm, Văn: thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho cỏc đơn vị, cỏn bộ, cụng

chức, viờn chức lain căn cứ lập hồ sơ Trờn cơ sở Danh mục hố sơ, Văn thư chuẩn bị bỡa hồ sơ giỏo cho đơn vị hoặc cỏ nhõn cú trỏch nhiệm lập hồ sơ

3 Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đụn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan

Điều 24 Trỏch nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giỳp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hỗ sơ và nộp

lưu hụ sơ, tài liệu

2 Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xờp hụ sơ, tài liệu

Trang 16

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đó đến hạn nộp lưu từ cỏc đơn vị, cỏ nhõn và lập Biờn bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phỏt hiện thiểu hồ sơ thỡ yờu cầu đơn vị, cỏ nhõn bổ sung hoặc bỏo cỏo người cú thõm quyờn giải quyết

b) Hoàn chỉnh hỗ sơ và lập Mục lục hỗ sơ

- Hoàn chỉnh hỗ sơ bao gom: Viet bia theo mau (chinh sửa cỏc thụng tin trờn bỡa hỗ sơ nếu cõn), đỏnh số to trong hồ sơ Đối với hồ sơ cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thỳc và biờn mục văn bản trong hồ sơ

- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riờng và hồ sơ bảo quản cú thời hạn riờng

c) Sắp xếp hỗ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dỏn nhón hộp, đưa lờn giỏ 3 Giao nộp tài liệu lưu trữ cú giỏ trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tụ chức hủy tài liệu hết giỏ trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tụ chức

ChươngVỊ _

ĐIấU KHOẢN THỊ HÀNH

Điều 25 Bói bồ cỏc quy định hiện hành

Thụng tư này bói bỏ Bản hướng dẫn cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành ở cỏc cơ quan được ban hành kốm theo Cụng văn số 261-NV ngày 12 thỏng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Cụng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 thỏng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

Điều 26 Hiệu lực thi hành

Thụng tư này cú hiệu lực thi hành kể từ ngay07 thang 04 nam 2013 Điều 27 Tụ chức thực hiện

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ, Ủy ban nhõn dõn cỏc tinh, thành phụ trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương của cỏc đoàn thộ, td chức kinh tờ nhà nước chịu trỏch nhiệm phờ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện

Thong tư này./.Z -

Nơi nhận: KT BỘ TRƯƠNG

- Văn phũng Trung ương Đảng; r

- Văn phũng Quốc hội; THU TRUONG - Văn phũng Chủ tịch nước; ~ a

- Cỏc Bộ, cơ quan ngang Bộ, co quan thuộc CP; - HĐND, UBND cỏc tỉnh, TP trực thuộc TW;

- Viờn Kiểm sỏt nhõn dõn tụi cao;

- Tũa ỏn nhõn dõn tối cao;

- Kiểm toỏn Nhà nước;

- Co quan Trung ương của cỏc đoàn thể;

- Cỏc Tập đoàn kinh tế, Tổng cụng ty nhà nước 9];

Trang 17

Phu luc I DAU “DEN” Thộng tu s6 0] /2012/TT-BNV ngdyedf thang nam 2012 cua Bộ Nội vụ ) 50mm TEN CO QUAN, TO CHUC 35mm = cs Z, Chuyến: Lưu hồ sơ số: a) Hỡnh dạng và kớch thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hỡnh chữ nhật, kớch thước 35mm x 50mm b) Mẫu trỡnh bày

Mẫu dấu “Đến” được trỡnh bày như minh hoa tại hỡnh vẽ ở trờn

2 Hướng dẫn ghi cỏc nội dung thụng tin trờn dấu “Đến”

a) Số đến

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đỏnh liờn tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 hàng năm

b) Ngày đến

Ngày đến là ngày, thỏng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc

đơn, thư), đúng dau đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 va thang 1, 2 thi phải thờm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, vớ dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/12/11

Trang 18

Phụ lục H

SO DANG KY VAN BAN DEN

Thụng tư số ễŸ /2012/TT-BNV ngày,¿¿ thang nam 2012

cua Bộ Nội vụ )

Saino ký văn bản đến phải được in sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm

a) Bỡa và trang đầu

-_ Bỡa và trang đầu của số đăng ký văn bản đến (loại thường) được trỡnh bày

theo minh họa tại hỡnh vẽ dưới đõy ơ— (1} ơ (2) SO DANG KY VAN BAN DEN Năm: 20 (3) Từ Hgày đến ngay (4) Từ sỐ TấN SỐ (5) Quyển số: (6) Ghi chu:

(1): Tờn cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trờn trực tiếp (nếu cú);

(2): Tờn cơ quan (tụ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); (3): Năm mở số đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, thỏng bắt đầu và kết thỳc đăng ký văn bản trong quyền số;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiờn và cuối cựng trong quyền số; (6): Số thứ tự của quyền số

Trang 19

b) Phan dang ky van ban dộn

Phan dang ky van ban dộn được trỡnh bày trờn trang giấy khụ A3 (420mm x

297mm), bao gụm 09 cột theo mẫu dưới đõy:

.| Don vị

Cột 2: Ghi theo số được ghi trờn dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tờn cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tờn, địa chỉ của

người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, thỏng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những

ngày Â dưới 10 và thang 1, 2 thỡ phải thờm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ SỐ cuụi nắm, vớ dụ: 03/01/11, 31/12/11

Cột 6: Ghi tờn loại của văn bản đến (trừ cụng văn; tờn loại văn bản cú thể viết tắt) và trớch yờu noi dung Truong hop van ban đến hoặc đơn, thư khụng cú trớch yờu thỡ người đăng ký phải túm tắt nội dung của văn bản hoặc don, thu do

Cột 7: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phõn

phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người cú thầm quyền

Cột Đ: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những, điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản khụng cú số, ký hiệu, ngày thỏng, trớch yếu, bản sao v.v )

Số đăng ký văn bản mật đến

Mẫu số đăng ký văn bản mật đến cũng giống như số đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phõn đăng ký cú bỗ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tờn loại và trớch yờu nội dung” (cột 6)

Trang 20

Phụ lục IH SO DANG KY DON, THU ộng tu so Đ] /2012/TT-BNV ngày đ# thỏng {nam 2012 của Bộ Nội vụ )

Số đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm a) Bỡa và trang đầu

Bỡa và trang đầu của số được trỡnh bày tương tự như bỡa và trang đầu của số

đăng ký văn ban dộn, chỉ khỏc tờn gọi là “Số đăng ky đơn, thư”

b) Phần đăng ký đơn, thư

Phõn đăng ký đơn, thư được trỡnh bày trờn trang giấy khổ A3 (420mm x

297mm), bao gụm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số Ho ten, ch Ngày Trớch yếu nội Đơn vị hoặc Ky | Ghi dộn | dộn g b thỏng dung người nhận nhận | chỳ (1) | @) (3) (4) (5) (6) (7) | (8) 2 Hướng dẫn đăng ký Cột 1l: Ghi theo ngày, thỏng được ghi trờn dõu “Đến”, vớ dụ: 03/01, 27⁄2, 31/12

Cột 2: Ghi theo số được ghi trờn dấu “Đến”, Số đến là số thứ tự đăng ký

của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi sụ đến và đăng ký riờng) hoặc sụ thứ tự đăng ký của văn bản đến núi chung (nộu đơn, thư được lõy sụ đến và đăng ký chung với cỏc loại văn bản đến khỏc)

Cột 3: Ghi đõy đủ, chớnh xỏc họ và tờn, địa chỉ, số điện thoại (nờu cú) của

người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi theo ngày, thỏng, năm được ghi trờn đơn, thư Đối với những ngày ‹ dưới 10 và thỏng 1, 2 thỡ phải thờm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ Sễ cuụi năm, vi du: 03/01/11, 31/12/11 Trường hợp trờn đơn, thư khụng ghi ngày thang thi co thộ lay ngay, thang, năm theo dõu bưu điện nhưng cần cú ghi chỳ cụ

thộ

Cot 5: Ghi theo trich yếu nội dung được ghi trờn đơn, thư Trường hop don, thư khụng cú trớch yếu thỡ người đăng ký phải túm tắt nội dung của đơn, thư đú

Cột 6: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận don, thu can cu theo y kiến phõn phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người cú thõm quyền

Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lõn thứ .; đơn,

Trang 21

Phụ lục IV

PHIẾU GIẢI QUYẾT VAN BAN DEN

ụng tr số ]/2012/TT-BNV ngày,ðthỏng năm 2012 của Bộ Nội vụ ) TEN CO QUAN, TO CHUC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc CHY ve ,Hgày thang năm 20 =- —— — ỮQệ

í kiến của lónh đạo cơ quan, to chức: (2) í kiến của lónh đạo đơn vị: (3)

í kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

2 Hướng dẫn ghi

(1): Ghi tờn loại; SỐ, ký hiệu; ngảy, thỏng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trớch yếu nội dung của văn bản đờn

(2): Y kiộn phõn phối, chỉ đạo giải quyết của lónh đạo cơ quan, tố chức (hoặc của người cú thầm quyền) giao đơn vị, cỏ nhõn chủ trỡ, cỏc đơn vị, cỏ nhõn tham gia phụi hợp giải quyờt văn ban đến (nếu cú); thời hạn giải quyết đối VỚI mỗi đơn vị, cỏ nhõn (nờu cú) và ngày thỏng cho ý kiến phõn phụi, giải

quyết

(3): í kiến phõn phối, chỉ đạo giải quyết của lónh đạo đơn vị giao cho ca nhõn; thời hạn giải quyết đối với cỏ nhõn (nếu cú) và ngày, thỏng, năm cho ý kiến

(4): í kiến để xuất giải quyết văn bản đến của cỏ nhớn và ngày, thỏng,

Trang 22

1 Mẫu số _

Số chuyờn giao văn bản đến phải được Ăn sẵn, kớch thước: 2l0mm x 297mm hoac 148mm x 210mm

a) Bia va trang dau

Bia va trang dau của số được trỡnh bay tương tự như bỡa vả trang đầu của số đăng ký văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số chuyờn giao văn bản đến” và khụng cú dũng chữ “Từ số đến số

b) Phõn chuyển giao văn bản đến

Phần chuyờn giao văn bản đến cú thờ được trỡnh bày trờn trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dai (297mm x 210mm) bao gụm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến Đơn vị hoặc người nhận | Ký nhận | Ghi chỳ chuyờn () (2) 3) (4) (5) 2 Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, thỏng, năm chuyển giao văn bản đến cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn; đối với những ngày dưới 10 và thỏng 1, 2 thỡ phải thờm số 0 ở trước, vớ dụ: 05/02, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi theo số được ghi trờn dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận văn bản căn cứ theo ý kiờn phõn phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người cú thẩm quyờn

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản ) H Số chuyền giao văn bản mật đến

Trong trường hợp cõn thiết, Cỏc cơ quan, tụ chức cú thể lập số chuyển giao văn bản mật đến riờng Mẫu số chuyờn giao văn bản mật đến tương tự như sụ chuyờn giao văn bản đến đoại thường), nhưng phõn đăng ký chuyền giao văn bản

cú bụ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2)

Trang 23

Phu luc VI Tờ

44:0 ĐếI GIẢI QUYẾT VAN BAN DEN

sng te fO0] /2012/TT-BNV ngayede thangd ndm 2012 | của Bộ Nội vụ ) x Ss ee Mi sơ +7 oF 1 Mau so Số theo dừi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm

Bia và trang đầu của số được trỡnh bày tương tự như bỡa vả trang đầu của số

chuyển giao văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số theo dừi giải quyết văn bản đến”

b) Phần theo dừi giải quyết văn bản đến

Phõn theo dừi giải quyết văn bản đến được trỡnh bày trờn trang giấy khụ A3 (420mm x 297mm) bao gụm 07 cột theo mẫu sau: -

cỏ | Tờn loại, số và ký hiệu, non vi Thời | Tiến | Số ký | Gy,

Cột 2: Ghi tờn loại đụi với văn bản do cỏc cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cỏo đối với đơn, thư; cỏc nội dung khỏc ghi tF.eo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thụng tư này

Cột 3: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận van ban đến căn cứ theo ý kiến

phõn phối, chỉ đạo giải quyết của người cú thõm quyờn

Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn ban dộn theo quy định của phỏp luật, quy định của cơ quan, tụ chức hoặc theo ý kiến của người cú thõm quyờn

Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản, đặn của cỏc đơn vị, cỏ nhõn so với thời hạn đó được quy định, vớ dụ: đó giải quyết, chưa giải quyết v.v

Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu cú)

Trang 24

oy “he ` N Ape vn + me `ằ Ä ; ON Ky cv + ỏ thụ lục VH % * 1 a

BA} ụ Kí VĂN BẢN ĐI

3 ) 12/TT-BNV ngaygs thang Anam 2012 Cs (Kem theo Mo \ „Của Bộ Nội vụ ) I Số đăng ký văn bản đi (loại thường) 1 Mau sộ

Số đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm

_Bia va trang dau cua số được trỡnh bay tuong tu nhu bia va trang dau của sụ đăng ký văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số đăng ký văn bản đi”

b) Phõn đăng ký văn bản đi

Phan dang ky văn bản đi được trỡnh bày trờn trang giấy khụ A3

(420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

x x yờu nội dung aX, người nhận | lượng

văn van văn bản ~ a ky | van ban bản lưu : bản chỳ bản bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (@) (8) 2 Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, thỏng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và thang 1, 2 thỡ phải thờm sụ 0 ở trước, vớ dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Ghi tờn loại và trớch yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tờn của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tờn cỏc cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phỏt hành Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khỏc II Số đăng ký văn bản mật đi

Mẫu số dang ky van ban mat di giống như số đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phõn dựng dộ dang ky văn bản cú bụ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tờn loại và trớch yờu nội dụng văn bản” (cột 3)

Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn ban di (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ lục này; riờng

Trang 25

ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rừ độ mật Mat”, “Tếi mật” hoặc “Tuyệt

mật”) của văn bản; đụi với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thỡ chỉ được ghi vào cột

trớch yếu nội dung sau khi được phộp của người cú thõm quyộn./ a

Trang 26

(Kốm theo T húnÂ

1 Mẫu bỡ văn bản

a) Hinh dạng và kớch thước SỐ

Bỡ văn bản phải được in sẵn, cú hỡnh chữ nhật Kớch thước tụi thiờu đối với

cỏc loại bỡ thụng dụng cụ thờ như sau:

- Loại 307mm x 220mm: dựng cho văn bản được trỡnh bảy trờn giấy khổ A4 được vào bỡ ở dạng đề nguyờn khụ giõy;

- Loại 220mm x 158mm: dung cho văn bản được trỡnh bảy trờn giay khụ

A4 được vào bỡ ở dạng gấp làm 2 phõn bằng nhau;

- Loại 220mm x 109mm: dựng cho văn bản được trỡnh bảy trờn giấy khổ A4 được vào bỡ ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau; |

- Loai 158mm x 115mm: dựng cho văn ban được trỡnh bày trờn giấy khổ A4 được vào bỡ ở dạng gấp làm 4 phõn bằng nhau

b) Mẫu trỡnh bảy

Mẫu trỡnh bày bỡ văn bản được minh hoạ theo hỡnh vẽ

[ TấN CƠ QUAN, TỎ CHỨC (I)

ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX_ Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) | @ IE-MaIÍ: - Website: (4) ơ ooo iccrceceecseettterees (5) Kớnh gửi: "Lề s wa (7) 7)

2 Hướng dẫn trỡnh bày và viết bỡ (1): Tờn cơ quan, tụ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cõn) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tụ chức (nếu cú) (5): Ghi số, ký hiệu cỏc văn bản cú trong phong bỡ

(6): Ghi tờn cơ quan, tụ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn nhận văn bản (7): Địa chỉ của cơ quan, tụ chức đơn vị, cỏ nhõn nhận văn bản

Trang 27

1 Mẫu số

Số chuyển giao văn bản đi cho cỏc cơ quan Khỏc hoặc cho cỏc đơn vị, cỏ nhõn

trong cơ quan, tụ chức phải được Ăn sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm a) Bia va trang dau

Bỡa và trang đầu của số được trỡnh bày tương tự như bỡa và trang đõu của sụ chuyờn giao văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số chuyờn giao văn ban đi”

b) Phan dang ký chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký chuyền giao văn bản đi được trinh bày trờn trang giấy khụ A4

theo chiờu rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao

gụm 05 cột theo mẫu sau: | Ngày Số, ký hiệu văn bản | Nơi nhận văn bản Ký | Ghi chỳ chuyển _ nhận () (2) (3) (4) (5) 2 Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, thỏng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và thỏng è, 2 thỡ phải thờm sụ 0 ở trước, vi du: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản Cột 3: Nơi nhận văn bản

- Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn nhận văn bản trong trường hợp chuyờn giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;

- Ghi tờn cỏc cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn nhận văn bản trong

trường hợp chuyộn giao van bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn khỏc Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Trang 28

VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Phu luc X trỡ#6 /2012/TT-BNV ngàu¿#thỏng @uăm 2012 ok Lf cla BO NGI vu) — Số gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kớch thước: 210mm X 297mm hoac 148mm x 210mm

a) Bia va trang dau

Bia va trang dau cua số được trỡnh bày tương tự nhu bia va trang đầu của số chuyển giao văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số gửi văn bản đi bưu điện”

b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện

Cột 1: Ghi ngày, thỏng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và thỏng 1, 2 thỡ phải thờm so 0 ở trước, vớ dụ: 03/01, 27/7, 31/12

- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 3: Ghi tờn cỏc cơ quan, tụ chức hoặc đơn vị, cỏ nhõn nhận văn bản, vớ

dụ: UBND cỏc tỉnh, thành phụ trực thuộc Trung ương

- Cột 4: Ghi số lượng bỡ của văn bản gửi đi

Cột 5: Chữ ký của nhõn viờn bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của

bưu điện (nếu cú)

Trang 29

\ Phụ lục XI - để SỬ DỤNG BẢN LƯU 107 /2012/TT-BNV: ngày.đờthỏng/ năm 2012 của Bộ Nội vụ)-

Số sử dụng bỏn lưu phải được in sẵn, kớch thước: 210mm x 297mm a) Bỡa và trang đầu

| Bỡa và trang đầu của số được trỡnh bày tương tự như bỡa và trang đầu của số

| chuyộn giao văn bản đến, chỉ khỏc tờn gọi là “Số sử dụng bỏn lưu”

b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu

| Phan dang ky sir dụng ban lưu được trỡnh bày trờn trang giấy khổ A3

-_ (420mm x 297mm), bao gụm 06 cột theo mẫu sau:

su dung | van ban nội dung : phộp sử văn bản dụng () (2) (3) (4) (5) | â) | @ (8) | €) 2 Hướng dẫn ghi

Cột l: Ghi ngày, thỏng, năm phục vụ yờu cõu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới L0 và thỏng 1, 2 thỡ phải thờm số 0 ở trước, vớ dụ: 05/02/2011, 21/7/2011,31/12/2011 -

Cột 2: Ghi họ và tờn, đơn vị cụng tỏc của người sử dụng bản lưu

Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, thỏng, năm của văn bản Cột 4: Ghi tờn loại và trớch yếu nội dung của văn bản

Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, vớ dụ: Sụ: CV-01/2011 (tập lưu cụng văn đi sụ 01 năm 201 1)

Cột ú: Chữ ký của người sử dụng bản lưu

Cột 7: Ghi ngày, thỏng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu

Cột 8: Ghi họ tờn của người duyệt cho phộp sử dụng bản lưu

Trang 30

Phu luc XII

MAU DANH MUC HO SO

Jeo Thụng tư so 0} /2012/TT-BNV ủgàyằ#whỏng# năm 2012

của Bộ Núi vụ ) _

TER CQ, TC CAP TREN CONG HOA XA HOI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TEN CO QUAN, TO CHUC Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc DANH MỤC Hề SƠ CỦA (ờn cơ quan, tổ chức) _ Nam ( Ban hành kốm theo Quyờt định số ngày thỏng năm của ) Ay :

SOvA a ee ĐÀ KÀ Thờihạn | BOTY | Ghi cht

ký hiệu | Tờn đề mục và tiờu đề hỗ sơ bả người lập HS ne qnen hộ so k TEN DE MUC LON 1 Tộn dộ muc nho Tiờu đề hồ sơ

Bản Danh mục hồ sơ này cú Œ hồ sơ, bao gồm:

8 SÂM .À 2 hỗ sơ bảo quản vĩnh viễn; ơ—— ' hồ sơ bảo quản cú thời hạn

QUYEN HAN, CHUC VU CUA NGUOI KY

(chit ky, dau) Ho va tộn Hướng dẫn sử dụng:

Cột I: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thụng tư này)

Cot 2: Ghi số thứ tự và tờn đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiờu để hỗ sơ (theo

hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thụng tư này)

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời han bang SỐ

năm cụ thờ; |

Cột 4: Ghi tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn chịu trỏch nhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thụng tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hỗ sơ, hụ sơ chuyờn từ năm trước sang, hỗ sơ loại mật v.v

(1) Ghi tụng số hồ sơ cú trong Danh mục

Trang 31

Phụ lục XI -

ene Ss MỘT SỐ LOẠI TIỂU Đẩ HỖ SƠ TIỂU BIấU

(( 2E ` o Thụng tư số 0} /2012/TT-BNV ngdyeaộthang nam 2012 of sả của Bộ Nội vụ ) ơ TA Vi du 1: Chương t trỡnh kế hoạch, bỏo cỏo cụng tỏc năm 2011 của Đài Truyền hỡnh Việt Nam

Vớ dụ 2: Kế hoạch, bỏo cỏo thực hiện kế hoạch sản xuất nụng nghiệp vụ

Đụng- Xuõn năm 2010- 2011 của Sở Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn tinh Thai Bỡnh

2 Tờn loại văn bản - tỏc giả - nội dung - thời gian: ỏp dụng đối với cỏc hỗ sơ là chương trỡnh, kế hoạch, bỏo cỏo chuyờn đẻ

Vớ dụ: Chương trỡnh, kế hoạch, bỏo cỏo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải cỏch hành chớnh cụng năm 2011

3 Tập lưu (quyết định, chỉ thị, cụng văn v.v ) - thời gian - tỏc giỏ: ỏp dụng đụi với cỏc hồ sơ là tập lưu văn bản ổi của cơ quan

Vớ dụ: Tập lưu cụng văn quý I năm 2011 của Tổng cục Thuờ

4 Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tỏc giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ

quan chủ trỡ) - địa điềm - thời gian: ỏp dụng đụi với hỗ sơ hội nghị, hội thảo Vớ dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tong kột cụng tỏc năm 201 ] của Tổng Cụng ty Bưu

chớnh Viễn thụng Việt Nam

Vớ dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xỏc định giỏ trị và loại huỷ tài liệu” do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25-26/01/1995

5 Hồ sơ - vẫn đề - địa điểm - thời gian: ỏp dụng đối với loại hồ sơ việc Vớ dụ 1: Hồ sơ về Liờn hoan Truyền hỡnh toàn quốc do Đài THVN tổ chức tại TP Hạ Long từ 10-16/01/2005

Vớ dụ 2: Hồ sơ về cấp phộp mở mạng và cung cấp, sử dụng cỏc dịch vụ viễn

thụng tin học năm 2010

Vớ dụ 3: Hồ sơ về việc nõng lương năm 2010 (nếu trong một năm cú nhiờu đợt

nõng lương thỡ mỗi đợt nõng lương lập một hụ sơ)

Trang 32

fo > oN Phụ lục XIV

f ies -š\ MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TAI LIEU NOP LUU

ke: th (Ken nies Thong tw so 07 /2012/TT-BNV ngdyebd thang Mndm 2012 i om REL PTL me SG của Bộ Nội vụ ) NEL |

: TEN DON VỊ ( nộp lưu rói liệu)

MUC LUC HO SO, TAI LIEU NOP LƯU Nam 20 A & z - Hộp/ | S6, Ký cặp hiệu Tiờu đề hồ sơ ca aA Ld Thời | "hở! | sỏ | Ghi han bao ` k gian TL - to chu SỐ HS quản | | Œ) (2) (3) (4) (5) (6) | Œ)_

Mục lục này gồm: hỗ sơ (đơn vị bảo quản)

Viết bằng chữ: . s- ok cv tr gyerrkrrrkei hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Trong đú cú:

ơ hỗ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

HH1 nho hỗ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản cú thời hạn

thà nọ , eày thỏng năm 20 Người lập

(Ký và ghi rừ họ tờn, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cỏch ghi cỏc cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trờn bỡa hồ sơ

Cột 3: Ghi tiờu đề hồ sơ như trờn bỡa hỗ sơ 1 Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trờn bỡa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu cú trong hồ sơ

Cột 7: Ghi những thụng tin cõn chỳ ý về nội dung và hỡnh thức của văn bản cú

Trang 33

F-Phu luc XV U BIEN BAN GIAO NHAN TAI LIEU gt sộ 07 /2012/T- BNV ngdyeddthang năm 2012 của Bộ Nội vụ ) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc tHY nghi , ngay thỏng nam 20 BIEN BAN Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Thụng tưsố /2012/TT-BNV ngày thỏng năm 2012 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hỗ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ (Danh mục hồ sơ năm ., Kế hoạch thu thập tài liệu ),

Chỳng tụi gồm:

BEN GIAO: (tộn don vi giao nộp tài liệu), đại điện là:

~ Org (DA): veeccceccccsecsecsecsseececssccsecscseresvecnessese seus esenessessessessessecevsssseaseses

Chức vụ cụng tỏc/chức danh: c1 nh cư

BEN NHẬN: (7u trữ cơ quan), đại điện là:

- ễng (bà): .c- k2 t2 2 1eEerrerered

Chức vụ cụng tỏc/chức danh: - +7 c cv sec

Thống nhất lập biờn bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1 Tờn khối tài liệu giao nộp: -. - +-c<cs<âcz

2 Thời gian của tài lIỆU: . -+ +eesee 3 Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): Seo

- Tụng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy ra một giỏ: một 3 Tỡnh trạng tải liệu ỉ1aO nỘP: sàn HH HH nghi

4 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kốm theo |

Biờn ban nay được lập thành hai bản; bờn giao (đơn vị /cỏ nhõn) giữ một ban,

_ bờn nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./

DAI DIEN BEN GIAO DAI DIEN BEN NHAN

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	592,11 KB