PHẦN MỀM QUẢN LÍ KHO

Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO Phần I: Hướng Dẫn Cơ Bản Đăng nhập Cách 1: Ta tiến hành theo bước sau: Start All Programs Hoàn Hảo Software Quản Lý Kho Quản Lý Kho Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Quản Lý Kho Desktop Kết thúc Chọn Hệ Thống Kết Thúc để thoát khỏi phần mềm Chức cách sử dụng công cụ Hệ Thống: thiết lập thông tin hệ thống Chức chi tiết Kết Thúc: thoát khỏi phần mềm Đăng Xuất: đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật có từ hai tài khoản người dùng trở lên sử dụng chức này) Người Dùng: quản lý người dùng Thay Đổ i Mật Khẩu: tạo thay đổi mật người dùng Vai Trò Và Quyền Hạn: phân quyền cho người dùng Nhật Kí Hệ Thống: xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, thêm xóa sửa liệu… Chức quan trọng cho việc quản lý khắc phục gặp cố) Số Dư Đầu Kì: nhập liệu đầu kỳ chuyển liệu (import) từ file excel vào hệ thống phần mềm Thông Tin: thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại Sao Lưu: lưu liệu dự phòng Phục Hồi: phục hồi liệu lưu Cấu Hình: cấu hình máy chủ chứa liệu Sửa Chữa: sửa chữa liệu trường hợp liệu sai lỗi Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Nâng Cấp: cập nhật trực tuyến phiên Danh Mụ c: quản lý thông tin người dùng Khách Hàng: quản lý thông tin khách hàng Nhà Phân Phối: quản lý thông tin nhà phân phối Kho: quản lý kho (VD: kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm, kho chính, kho phụ…) Nhóm Hàng: thiết lập nhóm hàng hóa (VD: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại ) Đơn Vị: thiết lập đơn vị tính (VD: bộ, cái, thùng, ) Hàng Hóa: nhập danh mục hàng hóa, để xuất nhập kho cần chọn hàng hóa không cần phải nhập lại (VD: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz, ) Bộ Phận: thiết lập cấu phòng ban công ty (VD: Phòng Nhân Sự, Phòng Kinh Doanh…) Nhân Viên: quản lý thông tin nhân viên Kho Hàng: quản lý kho (nhập, xuất, tồn, lắp ráp, kiểm kê, luân chuyển hàng hóa…) Nhập Kho: nhập hàng vào kho Bảng Kê Nhập Kho: quản lý chi tiết hàng nhập kho Xuất Kho: xuất hàng kho Bảng Kê Xuất Kho: quản lý chi tiết hàng hóa xuất kho Chuyển Kho: luân chuyễn hàng hóa kho Bảng Kê Chuyển Kho: xem thông tin luân chuyễn hàng hóa Xuất Đóng Gói: đóng gói xuất hàng hóa Bảng Kê Xuất Đóng Gói: xem thông tin chi tiết hàng hóa đóng gói xuất Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Đóng Gói BTP: đóng gói hàng hóa (VD: lắp ráp linh kiện kho thành máy tính, lắp ráp thành xe,…) Bảng Kê Đóng Gói: kiểm tra chi tiết hàng hóa đóng gói Kiểm Kê: kiểm kê hàng hóa kho Bảng Kê Kiểm Kê: bảng kê hàng hóa chi tiết kho Tồn Kho: xem hàng hóa tồn kho Tồn Kho Theo Thời Gian: xem hàng hóa tồn kho theo thời gian (VD: xem hàng tồn bao lâu, từ ngày ) Tồn Kho (XNT): xem thông tin hàng hóa xuất nhập tồn Yêu Cầu Đặt Hàng: lập phiếu yêu cầu đặt hàng Công Cụ Và Tiện Ích: công cụ hỗ trợ tìm thông tin hàng hóa chứng từ Báo Cáo: Tồn Kho: xem hàng tồn báo cáo Thẻ Kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho Sổ Chi Tiết: theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho số lượng hang hóa Hạn Sử Dụng: theo dõi hàng thời gian sử dụng không Vượt Định Mức: theo dõi hàng tồn lại nhiều hơn định mức Dưới Định Mức: theo dõi hàng tồn lại hơn định mức Trợ Giúp: hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Phần II: Thiết Lập Nhanh (Xem thêm Video hướng dẫn website www.perfect.com.vn) Bước Đăng nhập Cách 1: Ta tiến hành theo bước sau: Start All Programs Hoàn Hảo Software Phần Mề m Quản Lý Kho Phần Mềm Quản Lý Kho Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Phần Mềm Quản Lý Kho Desktop Kết thúc Chọn Hệ Thống Kết Thúc để thoát khỏi phần mềm Bước Thiết lập danh mục kho, nhóm hàng, đơn vị, hàng hóa, khách hàng, nhà phân phối Chọn Danh Mục Hàng Hóa Thêm Nhập thông tin hàng hóa Lưu & Đóng Lưu & Thêm (Áp dụng tương tự cho danh mục kho, nhóm hàng, đơn vị, khách hàng, nhà phân phối) Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Bước Nhập Kho Chọn Kho Hàng Nhập Kho Chọn Nhà Phân Phối Chọn Hàng Hóa Số Lượng Lưu Bước Xuất Kho: xuất hàng kho Chọn Kho Hàng Xuất Kho Chọn Khách Hàng Hàng Hóa Số Lượng Lưu Bước Tồn Kho: xem hàng tồn báo cáo Chọn ngày cần xem báo cáo (VD 01/09/2009 đến 20/09/2009) chọn Xem Trước Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Phần Mềm Quản Lý Kho Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Phần III: Hướng Dẫn Nâng Cao Hệ Thống: thiết lập thông tin hệ thống Kết Thúc: thoát khỏi phần mềm Đăng Xuất: đăng xuất khỏi phần mềm (lưu ý phải đặt mật có từ hai tài khoản người dùng trở lên sử dụng chức này) Người Dùng: quản lý người dùng Hướng dẫn quản lý người dùng Chọn Hệ Thống Người Dùng Tạo Người Dùng Nhấn vào Thêm để tạo người dùng Sau chọn Lưu & Thêm Lưu & Đóng Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Xóa Người Dùng Chọn người dùng cần xóa Nhấn vào nút xóa Chọn Yes để xóa người dùng Thay Đổ i Mật Khẩu: tạo thay đổi mật người dùng Hướng dẫn thay đổi mật Chọn Hệ Thống Thay Đổi Mật Khẩu Nhập mật (nếu cài đặt lần đầu mật để trống) Nhập mật (mật bạn muốn đặt cho tài khoản dùng) Nhập xác nhận mật (mật mới) Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Vai Trò Và Quyền Hạng: phân quyền cho người sử dụng, thiết lập quyền hạn chức Tạo nhóm người dùng (VD: nhóm quản lý, nhóm người sử dụng, nhóm xem báo cáo …) Chọn Hệ Thống Vai Trò Và Quyền Hạng Thêm Phân quyền (VD: phân quyền cho nhóm kinh doanh xem báo cáo mà xem tồn kho được…) Chọn Hệ Thống Vai Trò Và Quyền Hạng Chọn Nhóm Người Dùng Cần Phân Quyề n (VD Nhóm Admin (là nhóm quản trị)) Phân Quyền (sau điều chỉnh vai trò quyền hạn nhóm người dùng chọn L ưu) Nhật Kí Hệ Thống: xem lại thông tin nhật ký hệ thống (ghi nhận thao tác người dùng, thêm xóa sửa liệu… Chức quan trọng cho việc quản lý khắc phục gặp cố) Chọn Hệ Thống Nhật Kí Hệ Thống Nhấn phải chuột xuất hộp thoại Chọn ngày muốn xem Thực Hiện Phần Mềm Quản Lý Kho Trang Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Số Dư Đầu Kì: nhập liệu đầu kỳ chuyển liệu (import) từ file excel vào hệ thống phần mềm Chọn Hệ Thống Số Dư Đầu Kì Nhập Số Dư Đầu Kì (Nhập vào số dư đầu kỳ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ Lưu ý phải nhập danh mục hàng hóa trước nhập số dư đầu kỳ) Nhập số dư đầu kỳ từ file Excel Chọn Hệ Thống Số Dư Đầu Kì Nhập Từ Tập Tin (Nhập vào số dư đầu kỳ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ từ file Excel Lưu ý không cần phải nhập danh mục hàng hóa trước nhập số dư đầu kỳ) Thông Tin: thiết lập thông tin đơn vị sử dụng, địa chỉ, điện thoại Chọn Hệ Thống Thông Tin Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 10 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Danh Mụ c: quản lý tất thông tin khách hàng,nhà phân phối,kho hàng danh mục khác Khách Hàng: quản lý thông tin khách hàng Thêm khách hàng Chọn Danh Mục Khách Hàng Thêm Nhập thông tin khách hàng Lưu & Đóng Lưu & Thêm Xóa khách hàng Chọn Danh Mục Khách Hàng Chọn khách hàng cần xóa Xóa Nhà Phân Phối: quản lý thông tin nhà phân phối (Xem hướng dẫn phần khách hàng) Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 13 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Kho: quản lý kho (VD: kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm, kho chính, kho phụ…) Tạo kho Chọn Danh Mục Kho Thêm Nhóm Hàng: thiết lập nhóm hàng hóa (VD: máy tính, tủ lạnh, máy lạnh, đồng hồ, sắt, thép, điện thoại ) Đơn Vị: thiết lập đơn vị tính (VD: bộ, cái, thùng, ) Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 14 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Hàng Hóa: nhập danh mục hàng hóa, để xuất nhập kho cần chọn hàng hóa không cần phải nhập lại (VD: tủ lạnh Toshiba 2.5HP, máy tính Compaq 3.0Ghz, ) Bộ Phận: thiết lập cấu phòng ban công ty (VD: Phòng Nhân Sự, Phòng Kinh Doanh…) Nhân Viên: quản lý thông tin nhân viên Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 15 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Kho Hàng: quản lý kho (nhập, xuất, tồn, lắp ráp, kiểm kê, luân chuyển hàng hóa…) Nhập Kho: nhập hàng vào kho Chọn Kho Hàng Nhập Kho Chọn Nhà Phân Phối Chọn Hàng Hóa Số Lượng Lưu Bảng Kê Nhập Kho: quản lý chi tiết hàng nhập kho Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 16 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Chọn Kho Hàng Bảng Kê Nhập Kho Xuất Kho: xuất hàng kho Chọn Kho Hàng Xuất Kho Chọn Khách Hàng Hàng Hóa Số Lượng Lưu Bảng Kê Xuất Kho: quản lý chi tiết hàng hóa xuất kho Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 17 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Chuyển Kho: luân chuyễn hàng hóa kho Chọn Kho Hàng Chuyển Kho Chọn nhân viên Chọn kho nguồn Chọn kho cần chuyễn đến Hàng hóa cần luân chuyễn Lưu Bảng Kê Chuyển Kho: xem thông tin luân chuyễn hàng hóa Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 18 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Xuất Đóng Gói: đóng gói xuất hàng hóa Chọn Kho Hàng Xuất Đóng Gói Bảng Kê Xuất Đóng Gói: xem thông tin chi tiết hàng hóa đóng gói xuất Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 19 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Đóng Gói Bán Thành Phẩm: đóng gói hàng hóa (VD: lắp ráp linh kiện kho thành máy tính, lắp ráp thành xe,…) Bảng Kê Đóng Gói: kiểm tra chi tiết hàng hóa đóng gói Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 20 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Kiểm Kê: kiểm kê hàng hóa kho nhằm xác định số lượng chất lượng hàng hóa thời điểm kiểm kê Bảng Kê Kiểm Kê: bảng kê hàng hóa chi tiết kho, theo dõi số lượng sản phẩm hàng hóa thiếu thừa bạn muốn xem kiểm kê Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 21 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Tồn Kho: xem hàng hóa tồn kho Tồn Kho Theo Thời Gian: xem hàng hóa tồn kho theo thời gian (VD: xem hàng tồn bao lâu, từ ngày ) Chọn Kho Hàng Tồn Kho Theo Thời Gian Chọn Mã Hàng Hàng Hóa Xem Tồn Kho (XNT – Xuất Nhập Tồn): xem thông tin hàng hóa xuất nhập tồn Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 22 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Yêu Cầu Đặt Hàng: lập phiếu yêu cầu đặt hàng Công Cụ Và Tiện Ích: công cụ hỗ trợ tìm thông tin hàng hóa chứng từ Báo Cáo: Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 23 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Tồn Kho: xem hàng tồn báo cáo Chọn ngày cần xem báo cáo (VD 01/09/2009 đến 20/09/2009) chọn Xem Trước Thẻ Kho: theo dõi số lượng nhập xuất tồn thứ nguyên liệu sản phẩm hàng hóa kho.Làm xác định số lượng tồn kho sản phẩm hàng hóa xác định trách nhiệm vật chất quản lý kho Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 24 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Sổ Chi Tiết: theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất tồn kho số lượng giá trị sản phẩm hàng hóa kho đối chiếu với việc ghi chép quản lý kho Hạn Sử Dụng: thông tin chi tiết hàng hóa sản phẩm xem thời gian tồn sản phẩm kho so với hạn sử dụng Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 25 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Vượt Định Mức: theo dõi hàng tồn lại nhiều hơn định mức, số lượng hàng tồn kho mức tiêu hàng tồn đưa Dưới Định Mức: theo dõi hàng tồn lại hơn định mức, số lượng hàng tồn kho mức tiêu hàng tồn đưa Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 26 Perfect Solutions Công Ty Phần Mềm Hoàn Hảo www.perfect.com.vn Trợ Giúp: hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng sử dụng phần mềm Hướng dẫn đăng ký phần mềm Chọn Trợ Giúp Đăng Ký Nhập Mã Đăng Ký Tiếp Theo Phần Mềm Quản Lý Kho Trang 27