KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN TRỊ

www.quantri.com.vn Một số kỹ quản trị KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN TRỊ Khái niệm chung lãnh đạo quản trị Phẩm chất người lãnh đạo, quản trị Các học thuyết lãnh đạo, quản trị Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả: I- Khái niệm chung lãnh đạo quản trị: - Khái niệm lãnh đạo quản trị: a - Lãnh đạo: Lãnh đạo trình gây cảm hứng cho người khác làm việc chăm hiệu Các hoạt động lãnh đạo là: + Chỉ đạo: Cung cấp dẫn giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ nhân viên mức độ cao + Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích định, vạch hướng tác nghiệp giám sát nhân viên thực + Hỗ trợ -động viên: Tạo điều kiện thuận lợi mặt cho cố gắng nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ chia sẻ trách nhiệm với họ việc lựa chọn định, tạo cho nhân viên hội để thoả mãn cao công việc + Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc + Làm gương thay đổi + Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền định giải vấn đề cho nhân viên nội dung sau: Tầm nhìn Bất kỳ nhà lãnh đạo giỏi có cảm giác tốt mục tiêu có khả đưa mục tiêu Chủ trương www.quantri.com.vn Chủ trương liên kết người với nhà lãnh đạo, mà nhà lãnh đạo hiệu với tầm nhìn Sự tin cậy Mọi người không theo nhà lãnh đạo trừ cho họ cho thấy quán kiên định Sự bình dị Những nhà lãnh đạo thành công người xem thân người hỗ trợ cho nhân viên buộc nhân viên làm việc cho Bình tĩnh Lãnh đạo tốt không làm rối tung vấn đề thể giới sập đến nơi có vấn đề rắc rối xảy Họ đưa câu kiểu "Chúng ta giải việc này" Rõ ràng Những lãnh đạo thực biết cách làm sáng tỏ vấn đề Họ không làm cho trở nên phức tạp Tự chủ Những nhà lãnh đạo thành công biết họ không cố gắng "uốn" để trở thành người họ b - Khái niệm quản trị Quản trị trình nhằm đạt đến thành công mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp Từ khái niệm giúp nhận rằng, quản trị hoạt động liên tục cần thiết người kết hợp với tổ chức Ðó trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn liền vấn đề lại với tổ chức thúc đẩy vấn đề chuyển động Mục tiêu quản trị tạo giá trị thạng dư tức tìm phương thức thích hợp để thực công việc nhằm đạt hiệu cao với chi phí nguồn lực Nói chung, quản trị hình thức phức tạp mà nhà quản trị kinh doanh phải quản trị từ khâu đầu đến khâu cuối chu kỳ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thực chất quản trị kinh doanh quản trị yếu tố đầu vào, trình sản xuất kinh doanh yếu tố đầu theo trình hoạt động .-Theo trình quản trị kinh doanh: công tác quản trị doanh nghiệp trình lập kế họach, tổ chức phối hợp điều chỉnh hoạt động thành viên , phận chức doanh nghiệp nhằm huy động tối đa nguồn lực để đạt mục tiêu đặt tổ chức .-Theo quan điểm hệ thống quản trị: quản trị việc thực hành hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển www.quantri.com.vn -Ở cần phân biệt rõ khác lãnh đạo quản trị Trên thực tế ranh giới hai khái niệm không dễ phân biệt Sự phân biệt lãnh đạo quản trị dựa nội dung sau: - Ý nghĩa quản trị lãnh đạo: Khi người kết hợp với tập thể để làm việc, người ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng người Lối làm việc đem lại kết quả, không đem lại kết Nhưng người ta biết tổ chức hoạt động triển vọng đạt kết chắn hơn, đặc biệt quan trọng kết mà tốn thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu phí tổn khác Khi so sánh kết đạt với chi phí để thực có khái niệm hiệu Hiệu = Kết - Chi phí Hiệu tăng hai trường hợp: -Tăng kết với chi phí không đổi -Giảm chi phí mà giữ nguyên kết Muốn đạt hai điều đòi hỏi phải biết cách quản trị, cách quản trị lãnh đạo đạt kết hiệu đạt thấp Một quản trị, lãnh đạo giỏi mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển Trong hoạt động kinh doanh, người tìm cách giảm chi phí tăng kết tức tìm cách tăng hiệu Có thể nói rằng, lý cần thiết hoạt động quản trị lãnh đạo muốn có hiệu người ta quan tâm đến hiệu người ta quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo Trong thực tế, nỗ lực hữu ích doanh nghiệp vạch nhằm đạt mục tiêu tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu phải lựa chọn trình bản, nguyên tắc kỹ thuật Mục tiêu hoạt động quản trị, lãnh đạo nhằm giúp có kiến thức, kỹ cần thiết để gia tăng hiệu hoạt động kinh doanh mục tiêu lợi nhuận mục tiêu phi lợi nhuận - Vai trò nhà quản trị , lãnh đạo www.quantri.com.vn Vai trò toàn cách ứng xử thiết lập cho phù hợp với chức vụ phận, quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu hoạt động nhà quản lý cho nhà quản lý phải thực 10 vai trò khác phân thành nhóm sau: a - Nhóm vai trò quan hệ với người Nhóm vai trò quan hệ với người bao gồm khả phát triển trì mối quan hệ với người khác cách hiệu Vai trò đại diện gắn liền với vị trí phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng , tiếp xúc thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc trì mối quan hệ bên bên tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực vai trò quan trọng khác b - Nhóm vai trò thông tin Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin truyền đạt thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tổ chức Vai trò thu thập thông tin nắm bắt thông tin bên bên doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt thông tin tiếp nhận từ bên đến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác tổ chức, người sử dụng thông tin cách hiệu Trong vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên vấn đề kế hoạch, sách, kết hoạt động tổ chức Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội sau kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu vai trò định 10 vai trò quản trị Minztberg www.quantri.com.vn c - Nhóm vai trò định Nhóm vai trò định bao gồm việc định quan có ảnh hưởng đến tổ chức Có vai trò mô tả nhà quản lý người định Vai trò cách tân hay gọi vai trò doanh nhân, người điểm gốc thay đổi cải tiến, khai thác hội Vai trò thứ nhóm vai trò xử lý tình huống: gắn liền với việc đưa hành động kịp thời tổ chức phải đối mặt với biến cố bất ngờ, khó khăn không lường trước Vai trò thứ ba phân phối nguồn lực tổ chức Cuối cùng, vai trò đàm phán thể đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo lĩnh vực trách nhiệm nhà quản lý Trong tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải chuyên gia lĩnh vực ngoại giao Làm ăn thời mở cửa đa phần tiếp xúc, muốn www.quantri.com.vn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn cương quyết, lý trí với nhân bí thành công thương lượng với đối tác * Vai trò doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích đổi Ðổi khởi đầu ý tưởng áp dụng cho trình tiến triển công việc, sản phẩm dịch vụ Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai trò người đứng đầu doanh nghiệp, cụ thể gắn liền với tìm kiếm hội kinh doanh Tuy nhiên, thúc đẩy cải tiến, đổi doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp nỗ lực thành viên Hiếm có cải tiến, đổi thành công lại kết lao động người Các nghiên cứu cho thấy rằng, trình đổi cải tiến thường diễn nơi mà cá nhân cấp độ khác thực loại vai trò khác doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) người phối hợp hoạt động .-Người khởi xướng ý tưởng: người phát ý tưởng tin tưởng vào giá trị sáng kiến ủng hộ phải đương đầu nhiều khó khăn trở ngại Chúng ta thường cho người cách tân người sáng tạo, dám chấp nhận mạo hiểm rủi ro Họ thường người cấp thấp tổ chức, người phát vấn đề biết đề xuất giải pháp Tuy nhiên, sáng tạo cần thiết phải có loại vai trò .-Người tài trợ: Một người quản trị cấp nhận biết điểm quan trọng sáng kiến tổ chức, từ giúp tìm kiếm nguồn tài cần thiết cho việc phát triển cải tiến thúc đẩy bước tiến hành thực Ðổi tổ chức thiếu diện người tài trợ, nhiên việc thực đổi phụ thuộc vào vai trò thứ ba- người phối hợp hoạt động -Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho cần thiết phải đổi mới, cung cấp tài cho hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ tôn trọng, bảo vệ sáng kiến cải tiến thành viên Việc cải tiến thường vấp phải cản trở lề lối cũ thường khiến cho người quen thói thủ thường e ngại Người phối hợp đảm nhận vai trò cân lực cho sáng kiến cải tiến thực Thông qua việc thực vai trò phối hợp, nhà quản lý khuyến khích, thúc đẩy việc cải tiến, đổi Thiếu ba vai trò đổi mới,cải tiến khó thực II- Phẩm chất người lãnh đạo, quản trị Một số sách có tính giáo khoa lĩnh vực cho người lãnh đạo, quản trị cần có tố chất: -Có học vấn cao, có kinh nghiệm chuyên môn đời sống xã hội -Linh hoạt -Có nghị lực, suy nghĩ lành mạnh, sáng suốt -Trung thực, có sức khỏe tốt -Trí tuệ cao, có lực đạt mục tiêu đề -Sẵn sàng chịu trách nhiệm cá nhân www.quantri.com.vn -Có khả đóng vai trò cố vấn tư vấn sáng suốt -Có tính tự tin, bình tĩnh gặp rắc rối quan hệ có cố tổ chức - Có tính kiên trì, thần kinh vững có chí theo đuổi mục đích đến cùng, thái độ giao tiếp niềm nở, thân mật dứt khoát với người Cuốn sách "Chiến lược kinh doanh" B Karlof cho rằng: Một nhà lãnh đạo giỏi người vững tin, có tầm nhìn xa trông rộng, cởi mở, ham học hỏi, biết đúc kết kinh nghiệm kinh doanh thân người khác, hướng vào kết quả, dứt khoát, có óc phê phán, có sức lôi thuyết phục gây lòng tin, nhiệt tình, bình tĩnh, biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi sai lầm, thiện tâm chu đáo, mềm dẻo, sẵn sàng giúp đỡ người khác phát triển, sáng tạo kiên định Một nghiên cứu qui mô nhóm "Hệ thống quản lý quốc tế" tiến hành số nước khắp giới xác định 10 tính cách cá nhân chủ doanh nghiệp khác biệt chủ doanh nghiệp không thành đạt chủ doanh nghiệp thành đạt, : Tìm kiếm hội Tìm kiếm thực hội kinh doanh mới, động não xác định giải pháp sáng tạo cho vấn đề kinh doanh, suy nghĩ theo cách khác để tìm cách giải quyết, chủ động nắm bắt hội để thu lượm thông tin kinh doanh, nhân có kinh nghiệm, trang thiết bị, thiết kế sản phẩm dịch vụ, thị trường tài chính, Kiên trì Tiến hành hoạt động khác lặp lại để vượt qua trở ngại kinh doanh Không từ bỏ sau lần thất bại lần đầu để giải vấn đề Hy sinh cá nhân thực cố gắng phi thường để hoàn thành công việc tiếp tục giũ vững lập trường trước đối thủ dấu hiệu có thành công phút ban đầu Cam kết thực theo hợp đồng Chấp nhận trách nhiệm vấn đề để hoàn thành công việc cho khách hàng Giúp công nhân để hoàn thành công việc Thể quan tâm làm hài lòng khách hàng Đáp ứng chất lượng hiệu Chấp nhận rủi ro Có khả chấp nhận mà cho rủi ro vừa phải Thường nên có biện pháp thích ứng cho tình có yếu tố rủi ro Tính toán rủi ro định kinh doanh Đặt mục đích Đặt mục tiêu rõ ràng cụ thể trước mắt Xây dựng mục tiêu lâu dài, rõ ràng Giám sát lập kế hoạch có hệ thống Phát triển sử dụng hợp lý bước kế hoạch để đạt mục đích Đánh giá kế hoạch hành động khác dùng để thay Giám sát tiến trình chuyển sang chiến lược dự phòng cần thiết để đạt mục đích www.quantri.com.vn Tìm kiếm thông tin Đích thân tìm kiếm thông tin khách hàng, nhà cung cấp đối thủ cạnh tranh Sử dụng quan hệ mạng thông tin để thu thập thông tin có lợi Thuyết phục mạng lưới công việc Phát triển sử dụng chiến lược cân nhắc cẩn thận để tác động thuyết phục người khác Sử dụng quan hệ kinh doanh cá nhân để hoàn thành mục tiêu kinh doanh bạn 10 Tự tin Hiểu thân tin tưởng chắn vào khả Thể tự tin khả bạn để hoàn thành nhiệm vụ khó khăn đáp ứng thử thách Các phong cách quản lý hiệu Làm để trở thành nhà quản lý hiệu quả? Vấn đề đơn giản tránh trở thành nhà quản lý tồi Một nhà quản lý tồi thường có ba sai lầm không nên mắc phải, trở thành nhà quản lý độc tài, lười biếng lạm dụng quyền lực Ba điều quan trọng thực ra, mắc sai lầm quản lý tổn hại rơi vào nhà quản lý công ty Nhà quản lý rơi vào cạm bẫy mà khó gỡ Vì thế, từ đầu cần thông minh sáng suốt để tránh mắc phải sai lầm Thế nhà quản lý độc tài? Một sai lầm bạn trở thành nhà quản lý độc tài Khó có nhà quản lý lại thừa nhận họ chứng tỏ nhà quản lý độc tài Nhưng liệu có thử kiểm tra cách quản lý để đảm bảo họ không độc tài quản lý nhân viên hay không? Một nhà quản lý độc tài thường người tin tưởng hay thiếu niềm tin người khác Họ thấy không họ công việc khó làm tốt họ Do họ không thành công giao phó việc cho cấp Khi giao phó cho nhân viên việc họ thường đóng góp ý kiến chút vào công việc thường xuyên kiểm tra kiểm tra lại để đảm bảo công việc hoàn tất theo ý muốn Thời gian quản lý nhân viên họ chặt chẽ dẫn tới chất lượng sản xuất Nhà quản lý quan tâm tới nguyện vọng nhân viên Trong doanh nghiệp nay, nhân viên muốn có tự cá nhân Những nhân viên có trình độ định họ muốn áp dụng kiến thức mà họ học vào công việc Nhưng nhà quản lý lại tạo cho họ có hội họ làm thoái chí nhân viên Với nhà quản lý độc tài, nhân viên không sử dụng hết kiến thức, tài lực chuyên môn Vì họ thấy bất mãn Nhưng tệ nhà quản lý độc tài nhiều hội để trau dồi nghề nghiệp Một nhà quản lý làm công ty nhân viên tài giảm suất sản xuất Để tránh trở thành nhà quản lý độc tài, bạn phải đặt niềm tin người khác, người làm việc cho bạn Để tin cậy họ nên tìm hiểu nhân www.quantri.com.vn viên làm việc cho mình, biết điểm yếu điểm mạnh bạn Cần giao phó công việc dựa điểm yếu điểm mạnh Cần cho nhân viên bạn học nghiệp vụ mà họ cần Nên biết công việc yêu cầu tuyển nhân viên đảm nhận tốt công việc Cần chọn lựa kỹ người thay vị trí bạn huấn luyện họ Cũng nên nhận công việc hoàn tất bạn làm có Khi giao việc cho nhân viên, cần hiểu ủy quyền cách hiệu có nghĩa chấp nhận biến cố ý muốn kèm theo Nhà quản lý không nhận kết mong đợi cần phải chấp nhận chấp nhận sai phạm xảy Nhà quản lý lười biếng gì? Một cách thức quản lý khác dẫn đến sai lầm, trở thành nhà quản lý lười biếng Người đùn đẩy công việc cho nhân viên Họ có khuynh hướng đưa cho nhân viên công việc để có thời gian rảnh Kết nhân viên phải làm việc nhiều nên họ thường nói với cấp rằng: công việc họ, hợp đồng lao động, chất lượng công việc lại thấp Với nhà quản lý lười biếng nhân viên ngày làm công việc khả chuyên môn họ họ chẳng bỏ khoảng thời gian để bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho nhân viên Để tránh thành nhà quản lý lười biếng, bạn cần luôn lập kế hoạch bao gồm dự án ngắn hạn dài hạn kèm theo thời gian thực Bạn cần triển khai công việc cho thật tốt, cố gắng học hỏi cách thức quản lý tốt Bạn nên lập kế hoạch cho công việc cách làm việc để đạt Nên nhớ bạn bị theo dõi đánh giá người khác Một cách quản lý sai lầm thứ ba mà không người mắc phải, trở thành nhà quản lý lạm dụng quyền hành Thường người trẻ Họ nhạy bén cách quản lý thất bại việc tìm hiểu môi trường làm việc Nhà quản lý lạm dụng quyền lực Nhà quản lý thường cho việc làm nhiệm vụ giao đưa lời giải thích Nhân viên cảm thấy bực tức mà họ nghĩ cách để cản trở công việc mà người thấy khó lòng đạt hiệu 100% Vậy dẫn đến thất bại nhà quản lý lạm dụng quyền lực phân công công việc Nên nhớ lạm dụng quyền hành sớm bị sa thải Chính họ thấy thân thích nghi với môi trường làm việc Điều tệ hại mối quan hệ người với thành viên công ty thành viên công ty không hài lòng Quyền hành chung tập thể biến thành quyền hành cá nhân họ Chính từ họ thu nhiều lợi ích cho thân mình, cho công ty Để tránh trở thành nhà quản lý lạm dụng quyền hành, bạn cần hiểu quyền lực áp dụng cho công ty cho riêng cá nhân bạn Nên có suy nghĩ www.quantri.com.vn người quản lý áp dụng quyền lực trước vào cảm nhận người Bạn nên nghĩ đến việc trao quyền hành cho tất nhân viên cho riêng cá nhân Nên nhìn xa trông rộng cần biết cần nhân viên mà tạo khoảng cách không thân thiện với họ Cuối cùng, nhà quản lý cần phải hiểu rõ môi trường đa dạng nơi mà họ làm việc Quản lý tính đa dạng cách hiệu đòi hỏi nhà quản lý phải động sáng tạo Chìa khóa để thành công quản lý trước tiên nhà quản lý cần nhận biết nét khác môi trường làm việc từ có cách thức đối xử thích ứng III - Các học thuyết lãnh đạo, quản trị Học thuyết hay gọi lý thuyết khái quát lý luận lĩnh vực đó, thông qua nghiên cứu khảo nghiệm thực tế, từ vận dụng vào hoạt động thực tiễn lĩnh vực Học thuyết lãnh đạo, quản trị kinh doanh khái quát lý luận lãnh đạo, quản trị hoạt động kinh doanh Các học thuyết lãnh đạo, quản trị sở, tảng dẫn đường cho hoạt động sản xuất kinh doanh cách khoa học, có hệ thống Từ năm 1800 công nghiệp hoạt động sản xuất phát triển mạnh, thực tiễn tổng kết rút thành lý thuyết với nhiều trường phái hay nhóm lý thuyết khác Có thể chia thành ba nhóm lý thuyết lãnh đạo, quản trị học: - Lý thuyết lãnh đạo, quản trị cổ điển Trường phái cổ điển bao gồm số tác giả với nghiên cứu quản trị kinh doanh, số tác giả điển hình tư tởng chủ yếu họ a - Lý thuyết lãnh đạo, quản trị khoa học Frederich Taylor (1856 - 1915): Taylor xuất thân công nhân trở thành kỹ sư trải qua trình ban ngày làm, ban đêm học hàm thụ đại học Trong trình làm việc nhà máy luyện cán thép, Taylor có nhiều hôi quan sát thực hành lãnh đạo, quản trị nhà máy Ông tác giả với nghiên cứu lý thuyết tiếng lãnh đạo, quản trị thời gian từ 1890 đến 1930 Những nguyên tắc lý thuyết Taylor là: -Xây dựng phơng pháp khoa học để thực công việc, nhiệm vụ công nhân -Lựa chọn công nhân cách khoa học huấn luyện họ phơng pháp khoa học để thực công việc -Tổ chức giáo dục giám sát công nhân để đảm bảo họ thực theo phương pháp -Xây dựng củng cố quan hệ người lao động nhà lãnh đạo, quản trị Biện pháp thực hiện: Ðể thực nguyên tắc mình, Taylor tiến hành: www.quantri.com.vn Để tránh bất ngờ khó chịu, trước ngừng vòng đàm phán cuối cùng: -Làm cho dễ hiểu điều kiện thảo thuận -Tự hỏi câu hỏi: Ai đạt gì, nào? -Lập thỏa thuận thành văn Rút kinh nghiệm Hãy tự hỏi câu hỏi sau: -Mình có hài lòng với kết đàm phán không? -Ai người đàm phán có hiệu nhất? -Aiđã nhường nhịn nhất? sao? -Những chiến lược hành động hữu hiệu cho đàm phán nhất? -Những hành động cản trở đàm phán? -Mình tin cậy phía bên chưa? Điều ảnh hưởng đến cảm nhận nhất? -Thời gian sử dụng nào? Liệu sử dụng tốt không? - Các bên lắng nghe lẫn nào? Ai nói nhiều nhất? -Những giải pháp sáng tạo có đề nghị không? điều xảy với chúng? -Mình hiểu thấu đáo vấn đề ẩn dấu vấn đề có liên quan đến bên không? Phía bên liệu có hiểu không? -Sự chuẩn bị có thích đáng không?Nó ảnh hưởng đến đàm phán nào? -Những lý lẽ nào, mạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ nào? -Những điểm mà học từ đàm phán này?Mình làm khác lần đàm phán tới? VII - Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế 1- Những lưu ý đàm phán với văn hóa khác: -Tìm hiểu khác biệt văn hóa người bạn định đàm phán -Đề phòng đưa nhận định chủ quan văn hóa -Những phong cách chiến lược chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với người, vấn đề hoàn cảnh -Ngôn ngữ vấn đề quan trọng để liên kết văn hóa người đàm phán, rào cản -Cẩn thận ngôn ngữ cử ý nghĩa kèm theo -Với văn hóa khác cần có kiểu đàm phán khác Một số khác biệt văn hóa phương đông phương Tây www.quantri.com.vn www.quantri.com.vn 2- Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngoài: Bắt đầu đàm phán: -Đừng nói "Vâng” với đề nghị -Đòi hỏi nhiều bạn hy vọng đạt -Có phản ứng trước đề xuất đối tác -Tránh đối đầu -Đóng vai trò người bán hay người mua bất đắc dĩ -Viện cấp định cao "kẻ đấm người xoa" -Đừng đề nghị nhượng ngang -Biết cách đặt vấn đề bế tắc sang bên (Bế tắc không ngõ cụt hoàn toàn) -Luôn đề nghị thỏa thiệp -Đề phòng tạo ấn tượng trông chờ vào nhượng bạn Trong trình đàm phán: -Đừng bó hẹp nội dung đàm phán vào vấn đề -Trong đàm phán tất người có mối quan tâm giống Giá lúc vấn đề quan trọng -Đừng tham lam -Khi đàm phán kết thúc tặng lại cho đối tác vài nhượng nhỏ Ví dụ: dịch vụ bổ trợ không quan trọng -Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán thân cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác -Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán Kết thúc đàm phán: -Đặt phía đối tác vào hoàn cảnh dễ chấp nhận kết đàm phán -Luôn tự hỏi: Đây có phải tình hai bên giành thắng lợi hay không? a -Đàm phán với số đối tác châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hóa; Nắm nhiều thông tin dân tộc châu Âu không theo mẫu rập khuôn cộng đồng dân tộc đa dạng hết; Chuẩn bị tốt tự tin; Linh hoạt trao đổi không ngại đưa câu hỏi đơn giản www.quantri.com.vn Đối tác Anh: -Hẹn làm việc trước, đến đừng đến sớm -Người Anh hỏi vấn đề liên quan đến cá nhân - Làmột xã hội phân biệt giai cấp, vấn đề dần thay đổi -Các doanh nhân không giữ tốc độ làm việc điên rồ người Mỹ -Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh Mỹ Đối tác Pháp -Họ làm việc môi trường cạnh tranh cao, thường gây ấn tượng người không lịch -Thường niềm nở thân mật, tự hào văn hóa khả hùng biện dân tộc - Thích thắng tranh luận tính hợp lý vấn đề đưa -Trong đàm phán "Vâng" tức "Có thể", "Không" tức thỏa thuận -Hệ thống lãnh đạo doanh nghiệp Pháp tập trung từ cao xuống thấp Hãy đến giờ, đừng làm hỏng bữa ăn có ý bàn chuyện kinh doanh dùng bữa Đối tác Đức -Phong cách ứng xử lễ nghi người Mỹ Hẹn yêu cầu quan trọng -Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng giữ mối quan hệ bên đối tác - Thích hợp đồng thật chi tiết thực xác hợp đồng Không thích thay đổi hợp đồng soạn thảo xong -Rất ý đến chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt b -Đàm phán với đối tác Nhật Bản: -Cáchứng xử qua điện thoại Doanh nhân Nhật coi tọng ứng xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm thời gian người đối thoại họ bận Cần ghi trước giấy điểm cần nói -Giữ hẹn Luôn giữ hẹn, tuyệt đối không để đối tác chờ nguyên tắc bất di bất dịch - Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức xem đặc điểm thể văn hoá Nhật Bản Chú ý đến hình thức bên phép lịch thể việc giữ gìn phẩm chất người đương nhiên coi trọng môi trường kinh doanh Trang phục yêu cầu có phần khác tuỳ theo ngành loại công việc thường người làm công việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý Việc gây ấn tượng gọn gàng cảm giác trang phục phù hợp với hoàn cảnh công việc cho có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín cá nhân sau uy tín công ty Cách làm người Nhật “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa [bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức sau tiếp tục www.quantri.com.vn cụ thể hoá dần nội dung Người Nhậ “cất” công việc ngăn kéo đạt hình thức mức mong muốn tiến hành, có lẽ mà có ý kiến đánh giá người Nhật ứng phó chậm Nhưng thực có bên công việc tiến hành bước Trước họp, tóm tắt nội dung họp phải phát Đọc trước tóm tắt, nắm bắt nội dung họp chuẩn bị ý kiến coi việc làm không cho người phát biểu mà cho tất người tham gia Sự coi trọng hình thức qua tài liệu giấy tờ văn thư, sổ kế toán công ty mà nhiều yếu tố khác thiết lập hình thức thống Con dấu danh thiếp Người nước cho dấu dễ bị làm giả chữ kí tay hoài nghi có cách để phân biệt thật giả, Nhật Bản quy định đóng dấu văn thức, không dùng chữ kí Chữ kí hiệu lực pháp lý, cá nhân công ty, quan Chính phủ có dấu riêng dùng văn thức Khi chào hỏi làm quen lần người Nhật trao đổi danh thiếp, từ bắt đầu quan hệ Sau nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp cẩn thận để thể tôn trọng người gặp Không nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trường hợp nói chuyện người ta đặt danh thiếp lên bàn Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty chức vụ người đối thoại đề qua thể thái độ sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị người Địa điểm đàm phán Việc trao đổi kinh doanh không thiết phải tiến hành văn phòng Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận văn phòng, song có thoả thuận tiến hành hình thức bữa ăn tối Có người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận chi tiết cụ thể, bữa ăn tối dịp để trao đổi thông tin Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời hệ người Nhật ngày kế tục, song đồng thời trình quốc tế hoá tạo nhiều hội tiếp xúc với văn hoá làm cho người Nhật công ty Nhật Bản thay đổi Nhân viên công ty Nhật Bản trải qua trình đào tạo, giáo dục tích lũy kinh nghiệm thực tế công việc, cử sang chi nhánh nước phải đối mặt với việc thích ứng với văn hoá nước Vì vậy, để giữ gìn sắc văn hoá độc đáo dân tộc, đồng thời hoà nhập với công đồng quốc tế vấn đề lớn mà cá nhân công ty Nhật Bản quan tâm CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN Các lĩnh vực quản trị nhân doanh nghiệp Kỹ lãnh đạo quản trị bán hàng K N NG THUY T TRÌNH Giới thiệu sản phẩm bán hàng Các đặc điểm phát biểu hiệu Các đặc điểm người thuyết trình tốt www.quantri.com.vn Tổ chức họp Các đặc điểm họp tốt Vai trò người chủ toạ thuyết trình tốt Người thuyết trình hiệu Trong từ điển từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa Chúng ta hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho – nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Một số ví dụ thuyết trình kinh doanh là: Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên họp, họp, đề nghị … Nói: Chuyện trò, họp, vấn, bán sản phẩm dịch vụ Hành động :Ngôn ngữ cử chỉ, hành động Các nội dung “Kỹ thuyết trình” không bao gồm chi tiết thuyết trình dạng viết, mà đề cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói là: Một giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt Tổ chức họp 1- Giới thiệu sản phẩm bán hàng 1.1- Các đặc điểm phát biểu hiệu - Có mục đích/chức rõ ràng: Trước tiến hành giới thiệu sản phẩm bán hàng, mục đích/chức thuyết trình cần phải đặt Điều bảo đảm hội tốt nhằm đạt hiệu thuyết trình Có bốn mục đích chức phát biểu 18/04/2005 1.Chức thông báo: Cung cấp thông tin sản phẩm dịch vụ vấn đề liên quan 2.Chức thuyết phục: Nhằm đạt tới kết bắt buộc người nghe phải nghe theo 3.Chức kiểm soát: Nhằm bảo đảm giới thiệu phải theo chức mục đích 4.Chức kết hợp: Kết hợp chức với mục tiêu chung trình bày Bất kỳ giới thiệu sản phẩm bán hàng phải có chức chủ yếu chức chủ yếu kết hợp với chức thứ yếu khác -Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo tăng sức thuyết phục Một nguyên tắc “không phải tình bày bạn muốn mà trình bày họ muốn nghe” www.quantri.com.vn Mặc dù chủ đề phát biểu hay dở, người phát biểu lúc phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị” Được chuẩn bị giảm mức độ sợ hãi -Nội dung: Nội dung phát biểu cần phải theo thứ tự logic Hơn nữa, phát biểu phải trình bày cách rõ ràng với thông tin đầy đủ Điều tạo ham muốn lắng nghe hiểu ý người trình bày Để đạt khả đó, việc chuẩn bị vô quan trọng Nội dung bao gồm phần chia thời gian phát biểu theo tỷ lệ Đó là: + Giới thiệu -Mục đích phát biểu -Tạo nên hoà hợp -Giới thiệu chủ đề phát biểu + Trình bày điểm chính: Các điểm với chi tiết giải thích tương phản + Hiển thị dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho nội dung trình bày Trình bày ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, ….sẽ có kết tốt Một ảnh nói hàng nghìn từ Lợi ích giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải thông tin kinh doanh giúp cho người nghe/người đọc hiểu nhớ Chỉ cần nhìn liếc qua thông tin khứ, tương lai phân tích nhanh chóng + Kết thúc trình bày: -Nhắc lại mục đích khuyến khích -Tóm tắt điểm 1.2- Các đặc điểm người thuyết trình tốt • Thể tính cách cá nhân - Hoà hợp với người nghe -Liên lạc mắt với người nghe -Thể tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói… -Có khả trả lời câu hỏi: Trả lời câu hỏi đặt có liên quan đến nội dung trình bày không nói “không biết” khibị hỏi • Kiểm soát giọng nói yếu tố tương tác -Kiểm soát giọng nói: Người trình bày tuỳ theo diễn biến nội dung mà sử dụng cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhằm nhấn mạnh nội dung thu hút tập trung người nghe -Sử dụng microphone -Đoán trước phản ứng: Chuẩn bị tốt tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đoán trước khả phản ứng, tình khơi gợi phản ứng người nghe Người trình bày cần hiểu phản ứng người nghe “lời mời gọi để thuyết phục” Phản ứng người nghe không coi cản trở hay dấu hiệu thất bại trình bày www.quantri.com.vn -Biết người nghe đọc ngôn ngữ của người nghe Bài tập thực hành: Hãy xếp đoạn để thành phát biểu “Khách sạn Happy” Trên tóm tắt xong phát biểu hôm “Khách sạn Happy” Tôi hy vọng bạn đến với khách sạn công việc kinh doanh bạn Khách sạn quan tâm đến nhu cầu khách hàng bạn Như nói phòng lớn với đồ nội thất làm gỗ tếch, nhà hàng có nhiều loại ăn với giá hợp lý người thân thiện lại với bạn cảm thấy thật tuyệt vời Khách sạn có nhà hàng Một nhà hàng phục vụ ăn Việt Nam, nhà hàng phục vụ ăn châu Âu thịt nướng bánh sandwiches Nhà hàng thứ nằm tầng chuyên phục vụ cá Các ăn ngon giá hợp lý Khách sạn có 100 phòng hạng superior 50 phòng executive Các phòng trang bị đồ nội thất gỗ tếch dường nghỉ sách êm Đèn thiết kế tốt sáng sủa Mỗi phòng rộng bạn chí có họp kinh doanh nhỏ Bài phát biểu hôm “Khách sạn Happy” Mục đích phát biểu nhằm cung cấp cho bạn thông tin khách sạn Hy vọng cuối trình bày bạn cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc khách sạn Tôi trình bày điểm mấu chốt sau: Đó là: a Phòng b Nhà hàng cuối c Con người Khách sạn có 150 người Tất người đào tạo Để cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ dạy phải mỉm cười Khách hàng thích thú nói chuyện với họ Đồng phục người chỉnh tề - Tổ chức họp 2.1- Các đặc điểm họp tốt Khái niệm: Một họp gì? -Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề -Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt - Các kiểu họp khác qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính www.quantri.com.vn thức không thức), thời gian… Cả hai loại họp thức không thức cần đến cẩn thận quan tâm Nó trở nên thức có thờ vấn đề xảy -Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau: • Kiểm soát • Kết hợp • Thông báo • Thuyết phục -Tiến trình họp bao gồm: • Phân tích giải vấn đề • Tư vấn giải hoà xung đột • Thảo luận trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề tạo động • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm • Nhận ý kiến hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo phát triển Nói chung mục đích họp nhằm đến định, hành động thay đổi -Chi phí hiệu Mọi họp phải tính đến chi phí Dưới ví dụ số chi phí khác : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí hội: Mọi người làm việc họ không đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì nghĩ đến thời gian người bạn phải chắn họp bạn đáng giá để tổ chức tham dự Cuộc họp tồi dẫn đến: -Quyết định tồi -Chính sách tồi -Tạo nên hỗ độn xáo trộn - Gián đoạn công việc -Gây ý tới nhiệm vụ nhỏ nhiệm vụ lớn quan trọng -Tinh thần thấp -Giảm tiến trình làm việc hoãn lại hành động -Nước mắt Phí thời gian tiền bạc … tất điều dẫn đến kết công việc www.quantri.com.vn không hiệu Do họp tốt thiết phải có phát biểu chủ tịch thành viên Để tránh chi phí cao khó khăn đảm bảo họp thành công đáng giá, câu hỏi cần phải đặt chuẩn bị họp : ‘Cuộc họp có thực cần thiết không?’ Có lý cụ thể mục đích rõ ràng cho họp đạt ảnh hưởng sau: • Mọi người hiểu rõ họp tổ chức • Mọi người chuẩn bị đóng góp • Mọi người tập trung • Mọi người muốn tham dự họp bạn họp có hiệu • Sắp xếp môi trường: Việc xếp môi trường phòng họp tạo nên không khí cho họp Đó thuyết trình có chuẩn bị Điều tăng cường cho thuyết trình nói Việc bố trí chỗ ngồi quan trọng sử dụng cho họp khác nhau: Kiểu dạng phòng họp: + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vuông + Hình chữ U + Nhiệt độ không khí phòng + Sạch + Ánh sáng + Kích cỡ phòng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + Tiếng động, tiếng ồn Môi trường xung quanh tạo nên không khí cho họp Cân nhắc vấn đề môi trường tăng cường thêm cho thuyết trình Các yếu tố môi trường như: 2.2- Vai trò người chủ toạ thuyết trình tốt a- Công tác chuẩn bị trước họp Chuẩn bị chương trình - Các mục để thảo luận, cụ thể dẫn -Thứ tự để tổng kết lại họp trước hoạt động -Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần) - Các vấn đề hành - Tài liệu www.quantri.com.vn -Bảo đảm biên chương trình phát lúc -Bố trí phòng họp -Chỗ ngồi cho đại biểu -Cà phê giải khát Chuẩn bị cá nhân -Chương trình -Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc… b- Diễn biến trình họp Thông báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thông báo cho người về: + Hình thức họp + Chương trình họp Chương trình đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần gọi thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh thủ tục bế mạc Một chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp + Biên bản: Trong số họp, biên cần thiết Đôi mẫu form đơn giản số họp khác viết thức chương trình Đó hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình nói (chủ toạ thành viên thảo luận) Biên viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc người nhận nhiệm vụ họp phải làm làm thời hạn + Là bước nối với họp tiếp theo: nối họp bảo đảm vấn đề báo cáo triển khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên xảy định thống Biên tốt hiệu trình bày hữu ích chúng : + Chính xác: điều quan trọng bỏ sót gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù chuẩn bị biên phải đưa mục tiêu không đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt ghi chép + Trách nhiệm: Ai đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất viết trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu -Tuân theo chương trình -Thời gian Kiểm soát -Thời gian www.quantri.com.vn -Ứng xử thời gian nói chuyện người -Đặt câu hỏi Tóm tắt -Mỗi phần chương trình -Đạt định rõ ràng Lắng nghe -Cách ứng xử người -Đóng góp Cách nói: -Hình thức ngôn ngữ cử tỏ tự tin -Nói rõ ràng dùng câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng -Thayđổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi -Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe -Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng cm -Vừa nói vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu a-Ấn tượng ấn tượng cuối Ấn tượng tốt người thuyết trình tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng • Một ấn tượng lâu dài Ấn tượng cuối người thuyết trình tạo ra: • Cơ hội khác Quy luật áp dụng cho ấn tượng đầu cuối buổi họp: Các nghiên cứu tâm lý-xã hội học người tình bày có hội gây ấn tượng mạnh giây đầu tiên/cuối -Bảy giây / cuối xuất hành động -Bảy giây đầu tiên/cuối chuyển động -Bảy giây đầu tiên/cuối phát biểu Bề hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ người thuyết trình, việc ăn mặc chỉnh tề người trình bày có ý nghĩa lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau cho phù hợp: + Tóc + Khuôn mặt + Quần áo, kiểu quần áo lý sử dụng kiểu quần áo + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa… www.quantri.com.vn + Kết hợp mầu sắc www.quantri.com.vn b- Cách ứng xử hiệu Để nhận kính trọng, hướng tới người nghe xác quan trọng Trong trình bày có nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường địa điểm Ví dụ: “Ông Trần Văn Công, trưởng phòng kinh doanh sẽ… (chính thức giới thiệu đó) “Các quý ông, quý bà công ty…… (chính thức định nhóm người) “Thưa vị khách quý, thưa ông chủ tịch……” Lưu ý trình bày không phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất hình thức viết hành động phù hợp trình bày Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho thư lời nhắn Hành động : Ví dụ: +Đưa nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Ngôn ngữ cử hình thức giao tiếp im lặng tế nhị Trong hầu hết trường hợp, ngôn ngữ cử thực chí không chủ định Ngôn ngữ cử chuyển tải nội dung định Chúng ta cần học cách đọc thông điệp bắt đầu hiểu thông điệp cử Hiểu kiểu cử khác Buồn giận: Thở ngắn phát tiếng ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát âm ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền chìa khoá, kéo tai, vặn tay… Hợp tác:Tựa người phía trước, tay mở, ngồi mép ghế, thiết lập cử từ tay đến mặt, áo choàng không cài khuy Bảo thủ: Vòng tay liếc nhìn phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa Quyền lực, tự tin: Có cử thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay túi áo với ngón tay ngoài, cử niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi tư nghỉ ngơi gần nằm Yếu đuối không cảm thấy an toàn: Có chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi không, cắn ngón tay, dựa phía sau Sử dụng kiểu hiệu Sử dụng kiểu hiệu truyền tải thông điệp phản ứng dựa trường hợp Ngôn ngữ cử hiệu quan trọng phát biểu www.quantri.com.vn ngắn hay dài Việc sử dụng tuỳ thuộc vào mục đích người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục chuyển tới người nghe thông điệp không lời tế nhị CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN Các lĩnh vực quản trị nhân doanh nghiệp Kỹ lãnh đạo quản trị bán hàng