Tiểu luận Tìm hiểu về tin học văn phòng

Lời nói đầu Hiện giới nói chung Việt Nam nói riêng cách mạng khoa học kỹ thuật đà phát triển đỏi hỏi ngời cán biết đơn kiến thức lý thuyết học mà phải biết áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế sản xuất nhằm đem lại hiệu kinh tế cao cho xã hội Vì thực tập trình quan trong việc đào tạo cán nhà trờng có lực kỹ thuật, giúp cho sinh viên làm quen vơí khó khăn thực tế sản xuất, củng cố hệ thống hoá kiến thức học vận dụng kiến thức học vào thực tế sản xuất Đồng thời tạo cho tác phong làm việc để sau trờng trở thành ngời cán có lực chuyên môn cao Sau thời gian làm việc khẩn trơng nghiêm túc báo cáo em đợc hoàn thành Nhân dịp báo cáo tốt nghiệp cho phép em đợc bày tỏ lời biết ơn chân thành đến nhà trờng Kỹ Thuật Vạn Xuân, thầy cô giáo môn đặc biệt cô giáo Phạm Minh Tâm ngời tận tình giúp đỡ em có đợc báo cáo Trong báo cáo gồm có phần chính: Tin học văn phòng Mạng máy tính Internet Bảo trì Trong phần trình bày cụ thể mục phần với phơng pháp để xử lý thông tin Những thao tác dơn giản nhng đảm bảo với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng xác Tuy nỗ lực việc nghiên cứu học tập để viết thành báo cáo Nhng chắn thể tránh khỏi sai lầm thiếu sót Em kính mong quý thầy, cô giáo tận tình bảo giúp đỡ em để em trở thành sinh viên hoàn thiện hơn, trờng trở thành ngời cán có lực chuyên môn cao Em xin chân thành cãm ơn nhà trờng Kỹ Thuật Vạn Xuân quý thầy, cô giáo -1- Trong gần hai thập kỷ trở lại đây, có nghành khoa học ứng dụng đợc phát triển với tốc độ nhanh Đồng thời tham gia đóng góp trực tiếp, tích cực ngày thể rõ hiệu thực tế phát triển hầu hết lĩnh vực khoa học kinh tế trị xã hội phạm vi toàn giới, tin học văn phòng Bất kỹ lĩnh vực khoa học ngời cần xử lý thông tin có chỗ cho tin học văn phòng phát huy tác dụng Đến đấ nớc phát triển ta thấy đợc hoạt động hàng ngày ngời có mức độ khác nhng cần đến tin học văn phòng nói chung, mà thể máy tính đa dạng phù hợp với lĩnh vực cụ thể Tin học văn phòng kết hợp máy tính với nguồn lực bao gồm quan niệm, phơng thức: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, phân loại thông tin, lu trữ thông tin, truyền dẫn thông tin Tất công việc luân luân đảm bảo thực với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng xác Đặc biệt giữ an toàn nhiều trờng hợp phải đạt yêu cầu bảo mật cao Trong qúa trình năm học tập trờng Kỹ Thuật Van Xuân, tháng nghiên cứu đợc quê thực tập dịp nghỉ hè năm học thứ Trải qua thực tế ấy, đến em tổng kết đợc mốt số kinh nghiệm viết thành báo cáo mục: Tìm hiểu tin học văn phòng Trong báo cáo em trình bày cụ thể mục tin học văn phòng Gồm có hai phần chính: - Mirosoft Word - Microsoft Exell Trong phần trình bày phơng pháp để xử lý thông tin Những thao tác dơn giản nhng đảm bảo với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng xác Tuy nỗ lực việc nghiên cứu học tập để viết thành báo cáo mục: Tìm hiểu tin học văn phòng Nhng lần em viết báo cáo, nên tránh khỏi sai lầm thiếu sót Em kính mong quý thầy, cô giáo tận tình bảo giúp đỡ em để em trở thành sinh viên học tập ngày tốt -2- Microsoft Word Chơng I Làm quen với Microsoft Word I Giới thiệu khởi động chơng trình Giới thiệu chung: Microsoft Word ( Word) xử lý từ đặc biệt chạy môi trờng Windows Ngoài chức hệ xoạn thảo lý tởng, word có nhiều chức phong phú khác nh lập bảng biểu, trang trí văn hình ảnh, tính toán phần mềm ứng dụng khác Với loạt chng trình phụ trợ khác ta dễ dàng tạo đợc văn phức tạp với hình ảnh đa dạng Chơng trình Word phần mềm chuyên dùng cho công tác chế nhng dờng nh có tất đặc trng cần thiết phẩn mềm chế Khởi động chơng trình Để khởi động windows ta thực theo cách sau: Cách 1: Kích chuột vào biêủ tợng phía góc phải hình Cách 2: Thực theo bớc sau: Start/ Program/ Microsoft Word Xuất hình: Word -3- Trên hình soạn thảo bao gồm sau: - Thanh tiêu đề: Hiển thị tên nphần mềm Word tên tệp tài liệu soạn thảo - Thanh menu lệnh: Thanh menu dọc chứa menu dọc menu dọc chứa lệnh - Thanh Toobar: Gồm nút lệnh xử lý văn bản, bấm nút lện tơng ứng đợc thực - Thanh định dạng: Sử dụng để chọn nhanh lệnh định dạng kiểu chữ đoạn II Các thao tác Nhập văn Văn nhập từ bàn phím vị trí trỏ cửa sổ tài liệu, dòng văn dài lề phải tự động xuống dòng Chỉ gõ Enter để xuống dòng hết đoạn văn 2.Di chuyển trỏ: Dùng phím di chuyển trỏ: để qua ký tự để qua dòng Home, End tới đầu hay cuối dòng Page up, Page Down để qua trang hình Gõ tiếng việt: Theo ngầm định để soạn thảo văn bản, Word dùng ngôn ng quy định Anh ngữ, ta phải cài Font chữ Việt chuẩn Nếu cài font tiếng việt bắt đầu soạn thảo văn tiếng việt, thao tác: Mở khung Font bấm chọn Font chữ việt( Font có chữ Vn đầu) ấn tổ hợp phím Alt+Z để bật chế độ soạn thảo tiếng việt -4- Gõ văn chữ thờng Telex Tức gõ theo quy tắc: Aa=â: aw=ă; ee=ê ;o=ô ; ow=ơ; w=; f =dấu huyền ( ); s = dấu sắc (/); j= dấu nặng ( ); x= dấu ngã ( ); r= dấu hỏi ( ) Trong trình nhập văn bản, gõ sai chuyển trỏ tới chỗ sai gõ phím Delete Back space để xoá Lu giữ văn - chọn lệnh File \ save bấm nút có hai khả sảy ra: - Nếu văn soạn cha đặt tên tệp, xuất hộp thoại Save as Gõ tên tệp File văn vào khung File name chọn OK Văn đợc ghi vào th mục thời - Nếu văn hình văn bả cũ (đã có tên) mở xem sửa ghi lại thay đổi tài liệu thời dới tên có mà không đa yêu cầu Bắt đầu soạn thảo văn Để soạn thảo văn mới, ta thực cách sau: Cách một: Chọn File, sau chọn lệnh New, bấm nút OK Cách hai: Bấm nút ( biểu tợng phía trái công cụ) Chơng trình mở thêm cửa sổ tài liệu ( trang giấy trắng) sẵn sàng nhận văn Mở tệp (File) văn có ổ đĩa Khi cần mở văn đợc ghi vào đĩa (đã có tên tệp): Chọn File, sau chọn lệnh Open bấm nút Lúc hình xuất th mục My Documents Th mục th mục thời (ngầm định cài đặt) chứa tài liệu soạn trớc Để mở tệp văn ta kích chuột vào File văn để chọn, bấm chuột vào nút Open ( Cũng kích đúp chuột vào File văn cần chọn, văn đợc mở ra) Ra khỏi Word ( trở Windows) - Gõ lện Ctrl+F4 chọn lệnh File\Exit - Nếu tài liệu mở cha đợc lu giữ, không chọn No, huỷ bỏ lệnh chọn Cancel - Lu ý: Trớc thoát khỏi Word, đóng tất văn mở trớc đó, sau chọn lện File \ Exit để thoát khỏi chơng trình Chơng II: Các kỹ soạn thảo định dạng văn I Các kỹ soạn thảo Lu giữ văn ( đoạn văn bản) Lựa văn thao tác nhằm định phạm vi văn đợc xý lý (hay đợc gọi bôi đen) văn lựa thể hịên mầu đen tơng phản Gọi khối văn Các thao tác lựa văn bản: - Lựa phần dòng: Kéo kỹ tự đầu đến ký tự cuối - Lựa dòng: Bấm lại đầu dòng( sát mép văn bản) -5- - Lựa nhiều dòng: kéo dọc theo đầu dòng cần lựa - Lựa toàn văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl bấm chuột vùng cần lựa dòng tổ hợp phím Ctrl+A - Hoặc cách : Để trỏ lại đầu đoạn văn Nhấn giữ phím Shist gõ phím di chuyển trỏ theo hớng đến cuối văn Các thao tác sửa chữa văn a) Xoá đoạn văn bản: - Lựa đoạn văn cần xoá - Gõ lệnh Delete tổ hợp phím Ctrl+X b) Sao chép văn bản: - Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản) cần chép - Gõ lệnh Ctrl+C nút Copy công công cụ - Chuyển trỏ đến vị trí đặt văn dán - Gõ lệnh Ctrl+V bấm nút c) Di chuyển Văn bản: - Lựa chọn (bôi đen ) đoạn văn cần di chuyển - Gõ lệnh Ctrl+X ( bấm nút có tên Cut công cụ - Chuyển trỏ tới vịt trí đặt văn - Gõ lệnh Ctrl+ V ( bấm nút Pase công cụ) Cắt phần cuối dòng xuống đầu dòng sau: Đặt trỏ vị trí cần cắt, gõ Enter Nối dòng dới vào cuối dòng trên: Đặt trỏ đầu dòng dới, gõ phím Backspase Đẩy dòng văn sang phải: Đặt cont trỏ đầu dòng cần đẩy, gõ phím Tab hay ký tự trắng Huỷ bỏ lệnh xử lý gần nhất: Gõ lệnh Ctrl+Z cho dù ta làm nhiều thao tác sửa chữa lệnh đa văn trạng thái ban đầu coi nh không sửa 3.Thao tác với dòng tài liệu Khi thực lệnh File \ New mở thêm cửa sổ tài liệu (che cửa sổ mở trớc) nên nên ta cần biết: - Sắp xếp cửa sổ tài liệu: Để làm việc đồng thời với nhiều tài liệu mở ( nh chép văn bản) cần xếp chúng Chọn lệnh Widows \ Arange All Lập tức cửa sổ tài liệu mở chia vùng làm việc cửa sổ chơng trình Word - Chuyển đổi qua lại cửa sổ tài liệu mở: Gõ lệnh Ctrl+F6 - Sao chép văn tài liệu sang tài liệu khác: + Mở tài liệu cần dùng -6- + Sắp xếp lại tài liệu, chuyển tới tài lỉệu có văn cần sao,, lựa văn bản, gõ lệnh Ctrl+C + Chuyển đổi tài liệu nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V - Đóng cửa sổ tài liệu Nếu cửa sổ mở nhiều đầy nhớ, không tiếp tục cung việc đợc Nên cần phải sổ gõ lệnh File \ Close II Định dạng văn a) Sử dụng định dạng - Văn cần định dạng - Bấm nút bên phải khung Font, bấm chọn Font chữ Chú ý: Font việt có chữ Vn đứng trớc, Font có chữ H cuối tên viết chữ hoa - Muấn thay đổi cỡ chữ bấm B (In đậm) I (in nghiêng), U (chữ gặch chân) thấy nút lõm xuống bấm lại nút lõm huỷ bỏ kiểu chữ b) Định dạng Menu: Chọn phần văn cần định dạng, chọn lệnh Format \ Font xuất hộp thoại Font, bấm chọn thẻ Font: - Nếu muốn đổi font chữ : Chọn Font chữ khung Font - Nếu muốn đổi cỡ chữ: Chọn cỡ khung Size - Nêú muốn đổi màu chữ: Mở khung Color, chọn màu - Nếu muốn gặch chân chữ: Mở khung Underline, chọn kiểu gạch chân, chọn nose bỏ gạch chân - Muốn chọn kiểu chữ đặc bịêt, chọn mục khung Effec với nghĩa nh sau: +Strikethrogh: Gạch ngang lng chữ -7- + Small Caps: Kiểu chữ hoa nhỏ ( không chọn dungf Font Việt) All Caps: Kiểu chữ hoa lớn ( không chọn dùng Font Việt) Superscrip \ Subsript: Các dạng số hay dới cuối chọn OK Định dạng đoạn văn ( Paagragp) Lựa văn cần địn dạng Chọn lệnh Format \ Paagragp Trong hộp thoại xuất hiện: Chọn thẻ Indents and spacing Xuất nội dung thẻ này: - muốn thay đổi lề, mở khung Aligment, chọn kiểu lề - Trong khung Indentation: + Nếu muốn thay đổi khoảng cách mép trái hay mép phải đoạn văn lựa với lề trái hay lề phải, thay đổi trị số mục Left hay Right + Cần thay đổi khoảng cách đầu dòng đoạn với mépt trái đoạn, khung Special, chọn Fist line thay đổi trị số khung By tơng ứng - Trong khung Spacing: + Thay đổi trị số mục Bofore mục After để làm thay đổi khoảng cách phía trớc phía sau đoạn văn với đoạn lân cận + Muốn thay đổi khoảng cách dòng đoạn, mở khung Line spacing chọn kiểu dãn dòng ( chọn kiểu At least thay đổi trị số mục By tơng ứng đạt đợc độ dãn dòng chi tiết hơn) Thực xong thay đổi chọn OK Sao chép định dạng -8- Khi có phần văn có định dạng Font định dạng đoạn, muốn doạn văn khác có định dạng giống nh ta dùng cách chép định dạng nh sau: - Lựa chọn văn có định dạng nghiêng, - Bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C hay bấm nút - Kéo lựa phần văn muốn nhận định dạng nghiêng, *Định dạng văn bản: Đây kiểu định dạng chuột nhờ định dạng va thớc Trên thớc định dạng có mốc đánh khoảng cách lề trái lề phải dòng đầu đoạn, kéo mốc đến vị trí cần thiết Định dạng trang văn Định dạng trang văn nhằm thay đổi cỡ giấy lề thao tác: Chọn lệnh File \ Page setup xuất hiện: muốn thay đổi cỡ giấy: Bấm chọn thẻ Sapersize - Mở khung Sapersize, chọn cỡ giấy chuẩn cần dùng ( thờng A4 hay Letter) Nếu phải in văn cỡ giấy không chuẩn ta phả khai báo chiều rộng, chiều dài cỡ giấy cách thay dổi trị số mục Width Height - Trong khung Orentation chọn: + Portrait: Để in văn theo chiều dài tờ giấy, kiểu đợc chọn sẵn + Landscape: Để in văn theo chiều ngang (xoay chiều), chiều dài dòng lớn hơn, thờng dùng in biểu bảng có chiều rộng lớn chiều rộng tờ giấy thực có b) Nêú muốn thay đổi lề trang: Chọn thẻ Margins, xuất nội dung thẻ Thay đổi trị số mục thẻ với ý nghĩa sau: - Top: Lề trên, vị trí dòng trang - Bottom: Lề dới, vị trí dòng cuối - Left: Lề trái, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy sang phải (nơi bắt đầu dòng văn bản) a) -9- - Right: Lề phải, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy trái (nơi kết thúc dòng văn bản) Thực xong thay đổi cần thiết mở khung Apply to, chọn phạm vi ứng dụng cho việc định dạng với nghĩa nh sau: - This point forward: Tính từ vị trí trỏ cuối - Whole Document: áp dụng cho tài liệu Cuối chọn OK III Các chế độ hiển thị văn Để tăng tốc độ soạn thảo văn bản, kiểm tra hình thức văn đ a chế độ hiển thị văn bản: Chế độ thông dụng Đây chế độ có tốc độ soạn thảo thực tế nhanh nhất, định dạng Font va paragragh thể hiện, ngời ta thờng dùng chế độ để soạn thảo nội dung văn cách chọn chế độ: Chọn lệnh View \ Normal Chế độ trình bày trang Chế độ cho phép ta xem thấy bố cục phần ăn trang nh dạng Font, Paragragh Nhng tốc độ soạn thảo chậm chế độ trớc ngời ta cần chuyển sang chế độ cần kiểm tra hình thức văn bản, dòng soạn thảo, cần chọn lệnh: View \ Page Layout Ngoài chế độ trên, Word có số cách hiển thị văn khác,chúng đợc dùng trờng hợp soạn thảo văn đặc biệt NSD thay đổi tỷ lệ % công cụ để phóng to thu nhỏ văn cho tiện quan sát bố cục văn ( tỷ lệ ngầm định 100% - kích thớc thật) - 10 - TT Tên nút Draw Select Object Free Rotate Line Arrow Rectange 10 11 12 13 14 15 16 Ovanl Tex Box Insert WordArt Fill Color Line Color Font Color Line Style Dash Style Arrow Style Shadow 17 3- D Công dụng Chứa lênh công cụ Dùng để lựa chọn đối tợng Quay đối tợng vẽ Vẽ đờng thẳng Vẽ đờng mũi tên Vẽ hình vuong hay hình chữ nhật Vẽ hình tròn hay hình bầu dục Tạo khung văn Gọi hộp thoại WordArt để chèn hình ảnh có Tô màu cho đối tợng Mâu đờng kẻ Mầu chữ Các kiểu đơng thẳng Các kiểu đờng đứt nét Các kiểu đờng có hình mũi tên Độ bóng hai chiều đối tợng đợc chọn Độ bóng ba chiều cua đối tợng đợc chọn Các hình vẽ đợc trải lới vẽ (ẩn), khoảng cách đờng lới định độ mịn, vị trí bắt đầu nét vẽ vị trí tơng đối hình hiệu chỉnh lới vẽ cách: - Bấm nút Draw, chọn Grid, xuất hộp thoại tơng ứng: - 16 - + Nếu muốn bỏ tác dụng lới, bỏ chọn (boe dấu X) mục Snap To Gird Các đờng vẽ vị trí mịn + Thay đổi vị trí bắt đầu đờng lới cách đổi trị số mục Hozizintal Vertical ỏigin Vẽ hình - Vẽ đờng vòng cung Hình theo mẫu ( chọn Autoshaps): Kéo từ điểm bắt đầu hớng tới điểm cuối - Tạo khung văn bản: Bấm nút TexBox Kéo tài liệu để vạch vị trí kích thức khung, khng đơc kẻ viền ngay, vó mầu + Gõ định dạng văn khung nh làm với văn thờng đa vào khung hình ảnh, bảng + HIệu chỉnh khung: Bấm chuột phải vào cạnh khung, chọn lệnh Format Texbox xuất hộp thoại + Trang trí văn thái ngầm đinh khung có đờng kẻ viền, thay đoỉo đờng kẻ cách chọn thẻ Line, chọn kiểu đờng kẻ khác mầu Muốn tạo bóng vuốt góc tròn chọn mục Shadow ++ Muốn thay đổi kích thớc,vị trí khung, chọn thẻ Size, đổi trị số mục tơng ứng ++ Cần tô mầu, chọn Fill, chọn mục cần dùng Các bớc hiệu chỉnh hình vẽ - Bấm chọn hình vẽ (đối tợng): Nhấn giữ phím Shift bấm đối tợng chọn đợc nhiều đối tợng - Xoá, xoay đối tợng: Gõ phím Delete xoay: Chọn nút Free Rotate - Di chuyển: Kéo cạnh, đầu thân đối tợng - Định dạng đối tợng: Bấm chuột phải đối tợng, Chọn lệnh Formats Object, chọn mục, thẻ cần dùng - 17 - - Đốỉ vị trí tren dới đối tợng: Chọn nút Bring to font, Send to back, Bring to Font of, Send Behind Tex Chơng IV Trang Trí văn I Trang trí văn Chèn ký hiệu - Đặt trỏ rại vị trí cần chèn - Chọn lệnh Insert \ Symboi, xuất hộp thoại Symboi: Hộp thoại bảng ký hiệu nhóm ký hiệu, muốn xem hình phóng to ký hiệu bấm chọn vào Muốn chọn nhóm ký hiệu khác mở khung Font, chọn nhóm khác + Bấm chọn ký hiệu cần chèn + Bấm nút Insert, ký hiệu đợc chèn vào văn + Bấm chọn nút Close để đóng hộp thoại Ký hiệu chèn định dạng Font, Paragragh giống nh làm với văn thờng Chèn ký hiệu số vào đầu đoạn Khi cần chèn đồng thời ký hiệu (hoặc dãy số) vào đầu đoạn văn nh danh mục hàng hoá, danh sách nhân viên thao tác nh sau: - lựa đoạn cần chèn - Chọn lệnh: Format \ Bullest and Numbering - Xuất hộp thoại: - 18 - 3.Chèn ảnh: - Để trỏ cị trí cần chèn ảnh - Chọn lệnh Insert \ Picture \ ClipArt Xuất hộp thoại Microsoft Clip Gallery 3.0 - Chọn ảnh cần chèn - Kích chuột phải chọn Insert Bức ảnh xuất vào văn Chèn biểu trng văn Trong văn chèn vào đối tợng đợc tạo số chơng trình khác Thao tác: - Đặt trỏ vị trí cần chèn - Chọn lệnh Insert \ Picture \ WordArt chọn kiểu, bấm Ok Trên hình xuât cửa sổ Edit WordArt tex, xoá dong chữ mặc định Enter your text here gõ vào dòng chữ dạng biểu trng - 19 - + Mở khung Font để chọn Font chữ, bấm chọn Size để định kích cỡ tạo xong bấm Ok Khi bấm chọn biểu trng đồng thời xuất mặc định dạng biểu trng, ta chỉnh sửa, thay đổi dựa định dạng II Văn Bản 1.Tân trang - Đặt trỏ vị trí cần phân trang - Gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter Word tạo vạch phân trang tay Page Break vị trí trỏ phân trang tự động lại cho phần văn phía sau, vạch đặt sai vị trí xoá cách đặt trỏ vạch gõ phím Delete 2.Tạo tiêu đề trang Nếu theo yêu cầu văn bản, đầu trang( cuối trang) cần có số trang, tên bài, tên ngời viết NSD cần tạo tiêu đề trang (gọi Header) cuối trang (gọi Footer) Thao tác : - Nên đặt vị trí trỏ đầu văn (hoặc đầu chơng ) - Chọn lệnh View\Header and Footer Trên hình xuất phần soạn thảo cho tiêu đề đầu trang cuối trang, mặc định trỏ phần Header, nh hình sau: Gõ vào nội dung cần làm tiêu đề trang, cuối trang (các cách soạn thảo, định dạng giống với soạn thảo thông thờng - 20 - Bấm chọn vào nút close để kết thúc việc tạo tiêu đề Muốn định dạng số trang ta thực theo cách sau : Chọn lệnh Insert\Page number Xuất hộp thoại : Chọn vị trí số trang khung Posetion Chọn cách lề trang số trang khung Aligment (Right: Phải, Center: Giữa, Left: trái ) Chọn nút Format, bảng chọn xuất hiện: + Chọn dạng số khung Number Format + Đổi số bắt đầu mục Start At chọn Ok - Tạo xong bấm Ok để trở hình soạn thảo văn 3.Xem văn trớc in Cần kiểm tra lại bố cục trang văn trớc in cách chọn lệnh: File\ Print Preview Trong cửa sổ Print Preview vừa xuất : - Xem trang khác phím Page up, Page down - Xem phóng to chỗ: Bấm chuột chỗ đó( trỏ chuột hình kính lúp ) bấm chuột lần trở tỉ lệ hiển thị ban đầu - In văn bấm nút - Không in, trở văn gõ phím Esc 4.In văn - Chọn lệnh File\Print Xuất hộp thoại : - 21 - + Muốn thay đổi số in: Đổi số mục Copies (ngầm định bản) + Chọn giới hạn trang cần in mục với nghĩa sau : All: In tất trang Current Page: In trang thời Pages: In số trang khai báo số thứ tụ trang cần in theo mẫu 1, 7: in từ trang đến trang 1, 4, 6: In trang 1, trang trang + Có thể bấm nút Printer, kiểm tra xem cài, chọn máy in cha - Chọn lệnh Ok bắt đầu in Nếu chơng trình phát lỗi đờng đa thông tin máy in đa thông báo lỗi, NSD phải khắc phục lỗi bấm nút Retry tiếp tục in, không khắc phục đợc buộc phải bấm nút Cancel không in - 22 - Phần II: Microsoft Excel Excel phần mềm chuyên tính toán phân tích thông tin quản lí danh sách bảng tính I Khởi động tổng quan Excel 1.Khởi động Có cách : Cách 1: Mở menu Start chọn Program nhấp Microsoft Excel: Xuất hiện: - 23 - Cách 2: nhấp chuột trực tiếp vào biểu tợng Shortcut hình Destop Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tợng có sẵn Toolbar 2.Kết thúc Cách 1: Nhấp vào dấu bên phải phía hình Cách 2: vào thực đơn File chọn lệnh Exit Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 3.Các thành phần bảng tính Thanh tiêu đề (Title Bar): Liệt kê chơng trình ứng dụng tên tệp tin bảng tính đợc sử dụng Thanh thực đơn (Menu Bar): Chứa toàn chức Excel Nh thực đơn File, Edit, View Thanh công cụ (Standard Toolbar): Bao gồm biểu tợng hay dùng Thanh công cụ nhằm giảm thao tác làm việc với bảng tính Thanh định dạng (Formating Toolbar): Cho phép định dạng Font chữ, kích cỡ, in đậm Thanh trạng thái (Status Bar): Cho biết công việc tiến hành với Excel Sổ bảng tính ( WorkSheet Tabs): Bảng tính Excel đợc chia làm nhiều vùng làm việc Vùng sổ bảng tính cho phép chọn sổ làm việc hành - 24 - Vùng bảng tính ( Worksheet): Là bảng tính gồm 256 cột 65536 dòng Các cột đợc đánh từ A Z, AA, AB, IV Các dòng đ ợc đánh từ số 65536 Ô hành ( Active Cell) điểm giao dòng cột Mỗi ô có địa đợc xác định theo dòng cột Mỗi ô có địa xác định theo dòng cột II Soạn thảo bảng tính Thao tác với bảng tính 1.1 Di chuyển dòng ô bảng Trong khung bảng tính, muốn di chuyển ô ta sử dụng phím mũi tên, phím Tab, dùng chuột kích vào ô muốn chọn 1.2 Thay đổi kích cỡ bảng tính Thay đổi khoảng cách dòng: Di chuyển chuột đờng tiêu đề dòng, trỏ chuột có hình mũi tên hai chiều bấm chuột trái kéo rê chuột đến vị trí chọn Thay đổi độ rộng cột: Di chuyển chuột đơng tiêu đề cột, trỏ chuột có hình mũi tên hai chiều bấm chuột trái kéo rê chuột đến vi trí chọn 1.3 Chèn dòng, cột ô Chèn dòng: Di chuột đến dòng cần chèn, sau nhấp chuột vào thực đơn Insert chọn Row Chèn cột: Di chuột đến cột cần chèn, sau nhầp chuột vào thực đơn Insert chọn mục Columns Chèn ô: bạn chèn ô trắng vào ô cũ đẩy o cũ sang trái, phải, lên hay xuống tuỳ theo lựa chọn Để làm việc ta vào thực đơn Insert chọn mục Cells 1.4 Chèn xoá ký tự - 25 - Muốn chèn ta bấm phím Ins bàn phím để đặt chế độ chèn Nếu muốn bỏ chế độ chèn ta bấm phím Ins lần Để xoá ký tự ta dùng phím Delete dùng phìm backpace Nhập liệu Để nhập ký tự vào ô ta rời trỏ tới ô cần nhập mũi tên di chuyển trỏ chuột Để gán công thức vào ô có dấu = đứng đằng trớc III Quản lí tập tin bảng tính Quản lý bảng tính quản lý nội dung thông tin đợc nhập vào bảng tính Trong Excel quản lý bảng tính đợc thi hành thông qua mục quản lý tập tin File thực đơn Tạo lu bảng tính Mỗi khởi động Excel, bảng tính cha có liệu Để tạo bảng tính mới, vào thực đơn File chọn mục New bấm tổ hợp phím Alt +F Trong thực đơn File chọn mục Save As để đặt tên chép liệu có sang tập tin Lu bảng tính với tên có sẵn Excel chế tự động lu trữ nh Word, mà có cảm giác lo sợ tồn Nên có cách đặt tên lu trữ thờng xuyên cách làm nh sau: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S bấm chuột vào nút vào thực đơn File chọn lệnh Save Mở tập tin có sẵn Cách 1: Nhấp chuột vào thực đơn File, thực đơn Ta chọn trực tiếp cach nhanh ta chọn mục Open để mở tập tin Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O Hoặc nhấp chuột vào nút mở tập tin Khi hình xuất hộp thoại ta tiến hành mở tập tin chọn - 26 - III Trình bày in ấn Trang trí văn Font C kiểu chữ Để chọn Font chữ cho ô bảng tính ta dùng Font chữ công cụ để chọn Căn lề cho tiêu đề cột văn Muốn lề cho dòng tiêu đề cột Đầu tiên phải kích chuột vào ô lề tiêu đề dòng ấn vào nút lề Có nhiều kiểu nh: trái, phải, giữa, hai bên Kẻ khung bảng hoàn thiện Đầu tiên ta bôi đen đoạn văn cần kẻ khung nhấp chuột vào thực đơn Format chọn mục Cell chọn Border để kẻ khung 4.In ấn In ấn trình thụ hởng thành lao động Nhng trớc in, ta xem trớc kết hình tác vụ Print Preview thực đơn File Mục đích xem nh giúp phát đợc lỗi trình bàycha cân xứng Sau xem xong tiến hành in cách sau: Cách 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl +P hình xuất hộp thoại chon kiểu in cho phù hợp - 27 - Cách 2: Nhấp vào biểu tợng máy in công cụ Cách 3: Vào thực đơn File chọn mục Print V Các hàm Excel Các hàm số học - ABS (Number): Trả giá trị tuyệt đối số - Log (Number): Logarit số - Int (Number): Trả lại phần nguyên số - Cos (Number): Cosin số - Exp (Number): Luỹ thừa số E số Các hàm xử lý văn - Left (Text, số kí tự): lấy số kí tự từ bên trái xâu - Lower (Text): Đổi chuỗi văn thành chữ thờng - Upper (Text): Đổi văn thành chữ hoa - Len (Text): Tính độ dài chuỗi - Value (Text): Đổi chuỗi văn thành số Các hàm lý luận - And (logic1, locgic2): Cho lại giá trị TRUE, đói số - Not (logical): Phủ định logic - If (Logical, value If False): Cho lại giá trị kết Ngợc lại cho giá trị sai cho kết sai Các hàm ngày - Date (year, month, day): Trả ngày tháng dạng chuỗi - 28 - - Day (Number): Đổi số sang ngày - Month (Number): Đổi số sang tháng - Year (Number): Đổi số sang năm - Time (Hour, minute, second): Số phút giây Các hàm thống kê - Sum (n1, n2 ): Tính tổng số - Average(n1, n2 ): Giá trị trung bình - Count (giá trị 1, giá trị ): Đếm ô liệu VI Biểu đồ Excel Trong Excel giúp ta tạo đồ thị dạng chiều tuỳ theo liệu chọn bảng cách: Bớc 1: Chọn liệu mà ta muốn vẽ biểu đồ Bớc 2: Chọn mục Chart thực đơn Insert Bớc 3: Chọn dạng biểu đồ phù hợpn với liệu Bớc 4: Khi chọn đợc biểu đồ ta trang trí cho biểu đồ Bớc 5: Cuối ta nhúng liệu cần vẽ vào biểu đồ - 29 - Lời kết thúc: Trong báo cáo phơng pháp để tạo văn Word Excel Những phơng pháp thông dụng thêm thủ thuật làm nhanh, đơn giản Sau thời gian thực tập báo cáo em đợc hoàn thành Nhân dịp báo cáo cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới nhà trờng, quý thầy cô giáo đặc biệt thầy giáo Trần Đức tận tình hớng dẫn em hoàn thành báo cáo - 30 - [...]... và Paragragh giống nh văn bản ở ngoài ( Các cạnh trái, phải ô giống nh lề phải của trang) Một ô có thể có một hay nhiều đoạn văn bản; sửa chữa văn bản trong từng ô thao tác giống với văn bản thờng Chuyển (sao chép) một văn bản thờng vào trong một ô của bảng: - Lựa văn bản cần chuyển (sao chép), - Gõ lệnh Ctrl +X (hoặc bấm Ctrl+c khi cần sao chép), - Chuyển con trỏ vào ô sẽ nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V... bấm Ok để trở về màn hình soạn thảo văn bản 3.Xem văn bản trớc khi in Cần kiểm tra lại bố cục trang văn bản trớc khi in bằng cách chọn lệnh: File\ Print Preview Trong cửa sổ Print Preview vừa xuất hiện : - Xem các trang khác bằng các phím Page up, Page down - Xem phóng to một chỗ: Bấm chuột tại chỗ đó( con trỏ chuột hình kính lúp ) bấm chuột lần nữa trở về tỉ lệ hiển thị ban đầu - In văn bản và bấm... chơng có thể đặt con trỏ vào dấu Gõ phím Delete xoá bỏ, chèn dấu mới vào vị trí khác II Tạo văn bản dạng cột báo 1 Tạo văn bản dạng cột - Chuyển về chế độ Normal ( chọn lệnh View \ Normal) - 13 - - Soạn nội dung văn bản nh hình bình thờng Không nên định dạng đoạn - Chuyển con trỏ tới vị trí phần chia các đoạn văn bản cho mỗi cột, chèn dấu ngắt câu bằng lệnh Insert \ Break và trong hộp thoại Break chọn... trong khung Shading - Chọn None sẽ gỡ bỏ mầu nền đã có xong chọn Ok Chơng IV: văn bản cột báo I Chơng văn bản Tạo một chơng văn bản Trong một văn bản dài khi cần một phần nào đó trở thành một chơng, để con trỏ ở đầu và cuối phần đó, chèn một dấu ngắt chơng bằng lệnh: Insert \ Break Trong hộp thoại vừa xuất hiện: Chọn Cuntinuous, chọn Ok, một dấu ngắt Section sẽ đợc tạo ra ở vị trí con (trên dấu có... nhất hoặc ta chọn mục Open để mở tập tin Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O Hoặc nhấp chuột vào nút mở tập tin Khi đó trên màn hình xuất hiện hộp thoại và ta tiến hành mở tập tin đã chọn - 26 - III Trình bày và in ấn 1 Trang trí văn bản và Font C và kiểu chữ Để chọn Font chữ cho ô bảng tính ta dùng thanh Font chữ trên thanh công cụ để chọn 2 Căn lề cho tiêu đề cột và văn bản Muốn căn lề cho các dòng tiêu... Excel 1 Các hàm số học - ABS (Number): Trả về giá trị tuyệt đối của một số - Log (Number): Logarit của một số - Int (Number): Trả lại phần nguyên của một số - Cos (Number): Cosin của một số - Exp (Number): Luỹ thừa cơ số E của một số 2 Các hàm xử lý văn bản - Left (Text, số kí tự): lấy số kí tự từ bên trái xâu - Lower (Text): Đổi chuỗi văn bản thành chữ thờng - Upper (Text): Đổi văn bản thành chữ hoa... chơng trình phát hiện lỗi trên đờng đa thông tin ra máy in nó sẽ đa ra thông báo lỗi, NSD phải khắc phục lỗi đó và bấm nút Retry tiếp tục in, không khắc phục đợc buộc phải bấm nút Cancel không in nữa - 22 - Phần II: Microsoft Excel Excel là phần mềm chuyên về tính toán phân tích thông tin và quản lí danh sách trên các bảng tính I Khởi động và tổng quan về Excel 1.Khởi động Có 3 cách : Cách 1: Mở menu... hớng tới điểm cuối - Tạo một khung văn bản: Bấm nút TexBox Kéo trên tài liệu để vạch vị trí và kích thức khung, khng sẽ đơc kẻ viền ngay, có thể vó cả mầu nền + Gõ và định dạng văn bản trong khung nh làm với văn bản thờng có thể đa vào khung hình ảnh, bảng + HIệu chỉnh trong khung: Bấm chuột phải vào cạnh khung, chọn lệnh Format Texbox xuất hiện hộp thoại + Trang trí văn thái ngầm đinh khung có ngay... chế độ Normal, các dấu ngắt cột và ngắt chơng đều thể hiện văn bản dạng cột báo sẽ viết xát lề trái ( với kích thớc bằng kích thớc một cột) theo thứ tự và thể hiện dạng một cột, hay chuyển sang chế độ Page Layout xem hình thức văn bản Muốn đổi một số lợng cột: Chuyển về chế độ Normal, chèn thêm ( Bớt) các dấu ngắt cột, để con trỏ trong phần văn bản dạng cột, chọn lại lệnh Format \ Columns khi xuất hiện... phía sau Shift +Tab về phía trớc Khi con trỏ ở cuối cùng của bảng, gõ phím Tab sẽ thêm một hàng vào cuối bảng - Gõ vào phím mũi tên Để chuyển qua các hàng lân cận - Dùng chuột để bấm vào ô cần tới 3 Nhập dữ liệu Đặt con trỏ tại ô cần nhập dữ liệu (dữ liệu có thể là số hay văn bản) Gõ dữ liệu Khi độ dài dòng dữ liệu lớn hơn độ rộng ô nó sẽ tự động xuống dòng, độ cao hàng đợc tăng lên Văn bản trong ô cũng