TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013

CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU MICROSOFT ACCESS 2013 CHƯƠNG NÀY GIỚI THIỆU NHỮNG KIẾN THỨC SAU      Xác định tính Access 2013 Làm việc với giao diện người dùng Access 2013 Tìm hiểu khái niệm sở liệu Khảo sát bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo Xem in ấn đối tượng sở liệu Chương giới thiệu Microsoft Access 2013 thiết kế để phục vụ cho nhiều mục đích khác cho nhiều người học khác nhau, tùy vào mức độ ưu tiên việc tìm hiểu phần mềm so với phần mềm khác Microsoft Office 2013  Nếu người học bắt đầu làm quen với Access bỏ qua việc tìm hiểu tính Access 2013 bắt đầu với "Làm việc với giao diện người dùng Access 2013"  Nếu người học sử dụng phần mềm thuộc Office 2007 Office 2010 chưa làm việc với Access bắt đầu nghiên cứu từ phần "Tìm hiểu khái niệm sở liệu"  Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2003 nghiên cứu chi tiết từ đầu đến cuối phần "Làm việc với giao diện người dùng Access 2013", sau bắt đầu tìm hiểu từ Chương "Tạo sở liệu với bảng đơn giản"  Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ Access 2007 Access 2010 quan tâm đến tính giới thiệu, không cần phải thực tập chương Trong sách này, người học làm việc với sở liệu chứa thông tin nhân viên, sản phẩm, nhà cung cấp khách hàng công ty hư cấu Khi người học hoàn thành tập, họ phát triển tập hợp bảng, biểu mẫu, truy vấn báo cáo sử dụng để nhập, chỉnh sửa, thao tác thông tin sở liệu theo nhiều cách khác Trong chương này, người học có nhìn tổng quan tính phiên Access gần nhằm xác định thay đổi nâng cấp từ phiên cũ sang phiên Người học tìm hiểu giao diện người dùng, khái niệm cấu trúc liệu lưu trữ Access Sau đó, người học xem xét đến đối tượng sở liệu bao gồm bảng, biểu mẫu, truy vấn báo cáo nghiên cứu đặc điểm chức Access cách chi tiết chương sau Cuối cùng, người học xem trước in ấn đối tượng sở liệu TÀI LIỆU THỰC HÀNH: Để hoàn thành tập chương này, người học cần tài liệu thực hành chức thư mục Chapter01 Để biết thêm chi tiết, xem mục "Tải tài liệu thực hành" phần giới thiệu sách Xác định tính Access 2013 Access 2013 phát triển dựa phiên trước nhằm cung cấp công cụ mạnh mẽ cần thiết cho sở liệu Nếu người học nâng cấp Access 2013 từ phiên trước họ phải quan tâm tìm hiểu cách nhanh đến khác phiên cũ ảnh hưởng khác biệt đến người học Nội dung phần trình bày sau liệt kê tính cần phải ý Access 2013 so với phiên cũ Từ người học thấy tranh hoàn chỉnh phiên Access bắt đầu nghiên cứu từ phần nội dung 1.1 Nếu người học nâng cấp từ Access 2010 Nếu người học sử dụng Access 2010, họ tự hỏi làm mà Microsoft cải thiện tính công cụ toàn diện Các tính giới thiệu Access 2010 Access 2013 bao gồm:  Ứng dụng web Access: người học tạo ứng dụng sở liệu mạnh mẽ lưu trữ cục trung tâm Tuy nhiên tổ chức mà người học làm việc sử dụng Microsoft SharePoint với dịch vụ Access người học tạo biểu mẫu web sở liệu mà người có quyền truy cập tương ứng xem thao tác chỉnh sửa từ trình duyệt Với nhiều nỗ lực Microsoft việc phát triển ứng dụng web Access cho thấy phát triển phức tạp web giới thiệu từ Access 2010 trở thành xu hướng tương lai, doanh nghiệp lớn  Tương thích Windows 8: Access 2013, tương tự tất phần mềm Office 2013, là ứng dụng toàn phần Windows Khi ứng dụng chạy hệ điều hành Windows 8, giao diện bóng mượt Windows mà tích hợp với kỹ thuật cảm ứng thiết kế cho máy tính bảng thiết bị di động  Màn hình khởi động: Access khởi động mở hình cho phép truy cập dễ dàng đến mẫu sở liệu mới, sở liệu làm việc gần vị trí lưu trữ sở liệu lưu lại  Truy cập đám mây: người học kết nối việc cài đặt Office Access với tài khoản Microsoft (trước biết tài khoản Windows Live) tài khoản Microsoft Office 365, người học chọn lựa lưu trữ sở liệu máy tính "lên đám mây" cách lưu vào thư viện tài liệu SharePoint Microsoft SkyDrive Như thế, người học truy cập vào sở liệu mặt bàn làm việc 1.2 Nếu người học nâng cấp từ Access 2007 Bên cạnh tính liệt kê phần trên, người học cập nhật từ Access 2007 phải ý đến tính giới thiệu Access 2010 sau đây:  Hậu cảnh: tất công cụ cần thiết để làm việc tập tin sở liệu, tương phản với nội dung chúng, truy cập từ vị trí Người học hiển thị hậu cảnh cách click chuột vào thẻ File, thay nút bấm Microsoft Office góc trái thẻ giao diện (ribbon)  Tùy biến thẻ giao diện: tự tạo thẻ nhóm thẻ phù hợp với công việc người học  Thống chủ đề: tạo hấp dẫn cho đối tượng sở liệu biểu mẫu báo cáo cách áp dụng chủ đề chuyên nghiệp từ tập hợp mẫu lựa chọn  Cơ sở liệu web: với Access 2010, công ty với nhân viên khách hàng vị trí địa lý khác truy cập vào sở liệu họ qua Internet trình duyệt (kỹ thuật tồn Access 2013 nâng cấp thành ứng dụng web Access Một sở liệu web Access 2010 chuyển đổi thành ứng dụng web Access)  Biểu mẫu điều hướng: cung cấp kỹ thuật duyệt tinh vi cho người dùng quen với việc sử dụng trang web, biểu mẫu cung cấp công cụ điều hướng cần thiết mà nâng cao tính khả dụng an toàn liệu sở liệu  Mẫu sở liệu mới: xây dựng loại sở liệu phổ biến trở nên dễ dàng người học sử dụng mẫu có sẵn Các mẫu sở liệu Access bổ sung cộng đồng nhà phát triển sở liệu thông qua website Microsoft Office  Thành phần ứng dụng: bổ sung đối tượng sở liệu định nghĩa trước vào sở liệu có sẵn Bên cạnh nhiều loại biểu mẫu, vài thành phần khởi động nhanh (Quick Start) sử dụng Ví dụ, bổ sung vào thành phần Contact thêm bảng liên kết với truy vấn, biểu mẫu báo cáo  Nâng cấp khung nhìn kiểm soát bố cục thiết kế: cho phép dễ dàng thay đổi thiết kế khung nhìn bố cục xem liệu  Nâng cấp xây dựng biểu thức: thiết kế hộp thoại xây dựng biểu thức trau chuốt để việc tạo biểu thức trực quan Bên cạnh đó, tính IntelliSense tích hợp để hiển thị lựa chọn dựa người học nhập vào cung cấp hướng dẫn cú pháp  Cải tiến định dạng điều kiện: người học sử dụng đơn vị liệu để bổ sung nhanh chóng vào liệu thuộc trường kiểu số  Khả xuất tập tin PDF XPS: người học muốn tạo báo cáo đối tượng sở liệu cho người khác không muốn họ thay đổi xuất liệu đối tượng tập tin định dạng PDF XPS Người học điều chỉnh kích thước file để in ấn xuất trực tuyến 1.3 Nếu người học nâng cấp từ Access 2003 Bên cạnh tính liệt kê phần trên, người học cập nhật từ Access 2003 phải ý đến tính giới thiệu Access 2007 sau đây:  Giao diện thẻ (ribbon): giao diện người dùng tổ chức lệnh phổ biến cho đối tượng sở liệu thành thẻ nhóm thẻ lệnh thích hợp truy cập cho đối tượng  Thanh công cụ xử lý nhanh Access: tùy chỉnh phần công cụ bao gồm lệnh người học thường xuyên sử dụng, đối tượng hoạt động  Vùng điều hướng: tùy chỉnh vùng điều hướng thay cửa sổ sở liệu Access 2003 Người dùng hiển thị ẩn tất bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, tập vi lệnh, khối chương trình; tạo nhóm tùy chỉnh mà hiển thị đối tượng người dùng muốn làm việc thời điểm Người học ẩn vùng điều hướng để tạo không gian rộng cho hình hiển thị đối tượng sở liệu  Hiển thị công cụ lối tắt: công cụ ngữ cảnh góc bên phải cửa sổ chương trình cung cấp khả chuyển đổi khung nhìn hỗ trợ đối tượng sở liệu hành lần nhấp chuột  Tài liệu theo thẻ: mở nhiều đối tượng sở liệu chuyển đổi chúng cách nhanh chóng cách nhấn vào thẻ nhóm thẻ  Thư viện mẫu: xác định nhanh chóng vị trí tải mẫu thiết kế chuyên nghiệp cho dự án sở liệu phổ biến  Cải tiến xếp trích lọc: xếp dễ dàng tất ghi bảng dựa nhiều trường liệu, trích lọc bảng biểu mẫu để hiển thị ẩn ghi phù hợp với nhiều điều kiện  Khung nhìn thiết kế: thiết kế lại biểu mẫu báo cáo xem chúng  Bố cục dạng nhóm bảng: nhóm điều khiển thiết kế biểu mẫu báo cáo nhằm thao tác dễ dàng toàn nhóm đơn vị  Lịch tự động: kiểu liệu Ngày/Thời gian bao gồm lựa chọn điều khiển lịch Kích chuột vào lịch lựa chọn kiểu ngày thích hợp  Văn giàu tính chất: trường kiểu liệu văn có chiều dài thay đổi (memo) hỗ trợ kiểu định dạng phổ biến bao gồm kiểu chữ, màu sắc định dạng ký tự Định dạng lưu trữ với sở liệu  Tạo thẻ: dùng để nhanh chóng tạo bảng, biểu mẫu, truy vấn, báo cáo, vi lệnh, danh sách SharePoint, đối tượng Access khác  Hàm tính tổng: thêm vào hàng tính tổng cho truy vấn chọn từ danh sách công thức để tự động tính toán giá trị tổng hợp cho biểu mẫu báo cáo  Danh sách trường liệu: kéo thả trường liệu từ nhiều bảng có liên quan không liên quan vào bảng hoạt động  Kiểu liệu đính kèm: đính kèm hình ảnh tập tin khác vào ghi sở liệu  Vi lệnh nhúng: vi lệnh nhúng vào biểu mẫu hay báo cáo tăng cường bảo mật mức độ cao cho ứng dụng sở liệu  Trợ giúp Microsoft Access: tìm kiếm dễ dàng nội dung trợ giúp thuộc người dùng cuối nhà phát triển phạm vi Access  Cải tiến chia sẻ thông tin: dễ dàng xuất nhập liệu Access ứng dụng Office khác tập tin xml, html, pdf; tạo liên kết sở liệu với danh sách SharePoint; xuất sở liệu vào thư viện SharePoint cho phép người dùng cập nhật khai thác thông tin  Cải tiến thiết kế báo cáo: nhanh chóng tạo báo cáo chuyên nghiệp, hoàn chỉnh có logo, tiêu đề, footer; sử dụng khung nhìn báo cáo, kết hợp với lọc, để duyệt ghi lựa chọn báo cáo  Khung giao diện nhóm, xếp trích lọc: tính tạo điều kiện dễ dàng để nhóm xếp liệu báo cáo, kết hợp tính toán tổng từ danh sách sổ xuống  Tăng cường bảo mật: bổ sung bảo vệ mật mã làm cho Access tự động mã hóa sở liệu đóng giải mã sở liệu mở Làm việc với giao diện người dùng Access 2013 Chương trình làm việc với hình ảnh mô tả suốt sách phiên Access 2013 cài đặt máy tính để bàn, cài đặt từ đĩa DVD phần chương trình Office 2013 Người học cài đặt Access 2013 chương trình độc lập phần thuê bao Office 365 cho phép người dùng cài đặt chương trình máy tính để bàn từ Internet Bất kể người học cài đặt Access nào, chương trình có chức hoạt động tương tự LỜI KHUYÊN: Office 365 giải pháp "đám mây" dành cho doanh nghiệp nhỏ, vừa lớn cung cấp nhiều loại sản phẩm dịch vụ cho nhân viên họ thông qua thuê bao chương trình quyền Tương tự tất chương trình Office 2013, cách thông dụng để khởi động Access từ hình khởi động – Start Screen (Windows 8) thực đơn khởi động – Start menu (Windows 7) hiển thị người học kích chuột vào góc bên trái tác vụ Windows Khi người học khởi động Access không mở sở liệu mà hình khởi tạo chương trình xuất Từ hình này, người học tạo sở liệu mở sở liệu có sẵn Dù cách nào, sở liệu hiển thị hình chương trình có chứa tất công cụ cần thiết để tạo đối tượng sở liệu, nhập chỉnh sửa liệu Giao diện Access 2013 thiết kế phản ánh cách gần gũi cách người làm việc với sở liệu nói chung Nếu người học không quen thuộc với giao diện này, giới thiệu với Access 2007, sau mô tả nhanh thành phần cửa sổ chương trình Thanh tiêu đề Giao diện thẻ Vùng điều hướng Thanh trạng thái Một bảng trống hiển thị hình chương trình Access 2013 2.1 Xác định thành phần cửa sổ chương trình Cửa sổ chương trình có chứa thành phần sau  Thanh tiêu đề: đầu cửa sổ chương trình hiển thị tên sở liệu hoạt động hiển thị mặc định đường dẫn đến thư mục mà lưu trữ Nó cung cấp công cụ để quản lý chương trình cửa sổ chương trình Biểu tượng chương trình Các nút bấm quản lý Window Nút bấm trợ giúp Microsoft Access Thanh công cụ xử lý nhanh Access Người học sử dụng công cụ tiêu đề để di chuyển thay đổi kích thước cửa sổ, lùi lại thực lại thay đổi, lưu sở liệu, nhận hỗ trợ từ chương trình Ở bên trái tiêu đề biểu tượng chương trình, người học kích chuột vào để hiển thị lệnh để khôi phục lại, di chuyển, thay đổi kích thước, cực tiểu hóa, tối đa hóa, đóng cửa sổ chương trình Ở bên phải biểu tượng Access công cụ xử lý nhanh Access Theo mặc định, công cụ xử lý nhanh Access hiển thị nút Lưu, Lùi lại, Thực lại thay đổi, nhiên người học tùy chỉnh để hiển thị nút lệnh theo mong muốn LỜI KHUYÊN: người học nhận công việc trở nên hiệu họ tổ chức lệnh sử dụng thường xuyên công cụ xử lý nhanh Access sau hiển thị phía giao diện thẻ phía vùng làm việc Để có thêm thông tin, xem phần "Thao tác với công cụ xử lý nhanh Access" chương 13 "Làm việc với Access hiệu hơn" Ở phía phải tiêu đề bốn nút lệnh: nút Hỗ trợ cho phép mở cửa sổ hỗ trợ Access, người học sử dụng kỹ thuật tiêu chuẩn để tìm kiếm thông tin; nút quen thuộc gồm cực tiểu hóa, tối đa hóa/khôi phục nguyên trạng, đóng cửa sổ chương trình XEM THÊM: Để có thông tin hệ thống hỗ trợ Access, xem phần bổ sung "Nhận hỗ trợ với Access 2013" phần sau chương  Giao diện thẻ (Ribbon): Dưới tiêu đề, tất lệnh để làm việc với sở liệu Access biểu diễn nút vị trí trung tâm để người học làm việc hiệu với chương trình Thẻ Khởi tạo hộp thoại Nhóm Mỗi thẻ ribbon có chứa loại cụ thể lệnh Nếu giao diện ribbon xuất hàng thẻ đầu không gian làm việc, kích chuột vào thẻ Home để hiển thị tạm thời nút lệnh thẻ mà người học làm theo Chúng hướng dẫn cách điều khiển hiển thị giao diện ribbon phút Người học không nên lo lắng thấy giao diện ribbon khác với minh họa sách Lúc người học cài đặt chương trình mà bổ sung thẻ riêng họ vào giao diện ribbon, hình cài đặt cấu hình khác Để có thêm thông tin, xem "Làm việc với ribbon" phần sau Phía đầu Ribbon tập hợp thẻ, kích chuột vào thẻ hiển thị lệnh liên quan Các lệnh liên quan đến quản lý Access sở liệu Access (không phải nội dung) tập hợp lại với hình hậu cảnh, hiển thị kích chuột vào thẻ màu File bên trái Ribbon Các lệnh hình hậu cảnh tổ chức trang, hiển thị kích chuột lên thẻ trang vùng màu phía trái Người học trở lại hình sở liệu với Ribbon cách kích vào mũi tên Trở lại đặt phía thẻ trang Màn hình hậu cảnh, nơi mà người học quản lý tập tin tùy biến chương trình Các lệnh liên quan đến làm việc với nội dung sở liệu biểu diễn nút lệnh thuộc thẻ lại Ribbon Khi đối tượng chọn sở liệu, nhiều thẻ công cụ xuất phía phải Ribbon nhằm tạo lệnh liên quan truy cập dễ dàng đến đối tượng cụ thể Các thẻ công cụ biến đối tượng liên quan không xử lý khung nhìn không hỗ trợ việc sử dụng chúng LỜI KHUYÊN: Một số lệnh cũ không xuất nút lệnh Ribbon tồn chương trình Người học làm cho lệnh xuất để sử dụng cách thêm vào công cụ xử lý nhanh Access Để có thêm thông tin, xem phần "Thao tác với công cụ xử lý nhanh Access" chương 13 "Làm việc với Access hiệu hơn" Ở thẻ, nút đại diện cho lệnh tổ chức thành nhóm đặt tên Người học trỏ đến nút để hiển thị dẫn nhanh bao gồm tên nút lệnh phím tắt (nếu nút lệnh có) XEM THÊM: để có thông tin điều khiển nội dung hiển thị dẫn nhanh, xem phần "Thay đổi tùy biến mặc định chương trình" chương 13 "Làm việc với Access hiệu hơn" Một số nút lệnh bao gồm mũi tên tích hợp hay riêng biệt Nếu nút lệnh mũi tên tích hợp, kích vào nút lệnh hiển thị tùy chọn tinh chỉnh hành động nút Nếu nút lệnh mũi tên riêng biệt, kích vào nút lệnh thực hành động mặc định dựa biểu tượng nút lệnh Người học thay đổi hành động mặc định cách kích vào mũi tên sau chọn hành động mong muốn Các lệnh liên quan thông dụng không biểu diễn nút lệnh nhóm Thay vào đó, chúng tồn hộp thoại khung giao diện hiển thị cách kích chuột vào biểu tượng khởi tạo hộp thoại nằm góc bên phải nhóm Phía bên phải tên nhóm Ribbon nút lệnh che dấu Ribbon Kích vào nút lệnh ẩn toàn nhóm lệnh để lại tên thẻ Người học kích vào tên thẻ để hiển thị tạm thời nút lệnh Kích vào vị trí khác với Ribbon để ẩn lệnh lần Khi toàn Ribbon hiển thị tạm thời, người học kích vào nút lệnh Gim chặt nằm bên phải tên nhóm lệnh để hiển thị cố định Ribbon PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F1 để thu nhỏ mở rộng Ribbon Để biết danh sách phím tắt, xem phần "Các phím tắt" cuối sách  Vùng điều hướng: nằm bên trái cửa sổ chương trình, vùng điều hướng hiển thị danh sách đối tượng sở liệu Theo mặc định, vùng điều hướng hiển thị tất đối tượng sở liệu theo loại đối tượng, người học lọc danh sách cách nhấn vào tiêu đề vùng sau nhấp vào thể loại nhóm đối tượng muốn hiển thị Người học thu gọn mở rộng nhóm danh sách cách nhấn vào biểu tượng chữ V vùng tương ứng Nếu vùng điều hướng gây cản trở công việc, người học kích vào nút lệnh Đóng/Mở góc bên phải để thu nhỏ Để hiển thị trở lại vùng điều hướng, kích vào nút Đóng/Mở lần Người học kéo biên phải vùng qua bên trái phải để thu hẹp mở rộng vùng điều hướng PHÍM TẮT: Nhấn Ctrl+F11 để hiển thị ẩn vùng điều hướng  Thanh trạng thái: nằm cửa sổ chương trình, trạng thái hiển thị thông tin sở liệu cho phép truy cập số chức định chương trình Tại bên phải trạng thái công cụ phím tắt khung nhìn, cung cấp nút lệnh thuận tiện cho việc chuyển đổi khung nhìn đối tượng sở liệu hoạt động Thanh công cụ phím tắt khung nhìn Thông tin sở liệu Thông tin bàn phím Thanh trạng thái cho biết khung nhìn tình trạng bàn phím Mục tiêu tất tính giao diện người dùng làm cho việc thao tác sở liệu cách trực quan Lệnh cho tác vụ thường xuyên phải sẵn sàng, lệnh không sử dụng thường xuyên phải dễ dàng tìm thấy 2.2 Làm việc với Ribbon Như với tất chương trình Office 2013, Ribbon Access 2013 linh động, có nghĩa thay đổi chiều rộng nó, nút lệnh tương thích với không gian khả dụng Kết là, nút lớn hay nhỏ, có nhãn, chí mục danh sách Chiều rộng Ribbon phụ thuộc vào yếu tố sau  Chiều rộng cửa sổ chương trình: tối đa hóa cửa sổ chương trình cung cấp nhiều không gian cho Ribbon  Độ phân giải hình: độ phân giải hình kích thước hình hiển thị diễn tả số lượng điểm ảnh chiều rộng × số lượng điểm ảnh chiều cao Độ phân giải hình lớn lượng thông tin hiển thị hình nhiều Tùy chỉnh độ phân giải hình phụ thuộc vào card hỗ trợ đồ họa hình Độ phân giải hình thông thường phạm vi từ 800 × 600 đến 2560 × 1600 Số điểm ảnh theo chiều rộng (số độ phân giải hình) cao số lượng nút lệnh xuất Ribbon nhiều Để thay đổi độ phân giải hình: Mở điều khiển Screen Resolution bảng điều khiển cách sau o Kích phải chuột vào hình Windows, sau chọn Screen Resolution o Kích vào vùng trắng hình khởi động Windows 8, nhập vào screen resolution Sau vùng Search, chọn Settings, sau kết Settings chọn Adjust screen resolution 10 o Trong Control Panel (bảng điều khiển), mở điều khiển Display, sau chọn Adjust Resolution (nếu Control Panel thiết lập chế độ Hạng mục – Category chọn Adjust screen resolution mục Appearance and Personalization) Tại hình Screen Resolution, kích vào mũi tên Resolution sau kích chọn kéo chọn độ phân giải mong muốn, sau chọn Apply OK Trên hình điều chỉnh độ phân giải Screen Resolution, người học thiết lập độ phân giải cách kéo trỏ trượt  Độ phóng đại hình hiển thị: Nếu người học thay đổi độ phóng đại hình thiết lập Windows, văn phần tử giao diện người dùng lớn hơn, rõ ràng hơn, số phần tử không phù hợp với hình Người học thiết lập độ phóng đại hình từ 100 đến 500 phần trăm Người học thay đổi độ phóng đại hình từ điều khiển Display bảng điều khiển Control Panel dùng cách sau o Kích phải chuột vào hình Windows, chọn Personalize, sau góc phía trái hình Personalization chọn Display 11 o Nhập vào display hình khởi động Windows 8, chọn Settings, sau chọn Display kết Settings Trên hình Display, người học chọn lựa chọn độ phóng đại tiêu chuẩn thay đổi kích thước văn phần tử cụ thể Để thay đổi độ phóng đại hình đến 125 150 phần trăm, kích vào lựa chọn tương ứng hình Display Để lựa chọn độ phóng đại khác, kích vào liên kết Custom sizing options hộp thoại Custom sizing options chọn độ phóng đại mong muốn danh sách sổ xuống kéo thước đo để thay đổi độ phóng đại nhiều 12 Người học thiết lập độ phóng đại cao tới 500 phần trăm cách kéo thước đo hộp thoại Custom sizing options Sau người học chọn OK hộp thoại Custom sizing options, độ phóng đại tùy chỉnh hiển thị hình Display kèm theo cảnh báo có vấn đề với độ phóng đại chọn Chọn Apply hình Display để chấp nhận thay đổi độ phóng đại 2.3 Làm quen với bước tập Các hình chụp hình minh họa sách chụp hình có độ phân giải 1024 × 768, độ phóng đại 100% Nếu người học thiết lập khác, giao diện Ribbon hình không giống với có sách Vì hướng dẫn tập liên quan đến Ribbon yêu cầu khác biệt nhỏ Hướng dẫn tập sách sử dụng định dạng:  Ở thẻ Home, nhóm Sort & Filter, kích vào nút lệnh Ascending Nếu lệnh có danh sách, hướng dẫn sử dụng định dạng  Ở thẻ Home, nhóm Records, kích vào nút lệnh More, sau danh sách chọn Hide Fields Nếu có khác thiết lập hình người học với gây nút lệnh xuất hình người học khác với sách, người học dễ dàng làm theo bước sau để xác định vị trí nút lệnh Đầu tiên, kích vào thẻ xác định, sau tìm đến nhóm xác định Nếu nhóm bị ẩn danh sách nhóm nút lệnh nhóm kích vào danh sách nút lệnh để hiển thị lệnh nhóm Nếu người học xác định nút lệnh mong muốn trỏ đến nút nghi ngờ để hiển thị tên chúng hộp thoại hướng dẫn nhanh Trong sách này, cung cấp hướng dẫn dựa thiết bị nhập bàn phím chuột truyền thống Nếu người học sử dụng Access thiết bị cảm ứng, họ phải nhập lệnh cách chạm ngón tay bút cảm ứng Trong trường hợp hành động chạm ngón tay thay cho việc kích chuột vào phần tử giao diện người dùng theo hướng dẫn Cũng ý bảo người học nhập thông tin Access, người học làm điều cách gõ phím, chạm ngón tay bàn phím hình, chí nói lớn tiếng tùy thuộc vào thiết lập máy tính cá nhân người học BÀI TẬP: Trong tập này, người học khởi động Access khảo sát hình hậu cảnh giao diện Ribbon CÀI ĐẶT: Người học cần sở liệu GardenCompany01 thư mục thực hành Chapter01 để hoàn thành tập Tuy nhiên không cần mở ra, cần làm theo bước sau: 13 Từ hình khởi động (Windows 8) thực đơn khởi động (Windows 7), khởi động Access 2013 Tại hình khởi động Access, phía vùng bên trái, kích chọn Open Other Files để hiển thị hình Open khung nhìn hậu cảnh LỜI KHUYÊN: Từ khung nhìn hậu cảnh, người học quản lý tập tin sở liệu Access, không làm việc với nội dung sở liệu Ví dụ, người học tạo sở liệu, không tạo đối tượng sở liệu Chúng ta nói nhiệm vụ người học thực khung nhìn hậu cảnh thuộc chương khác sách Ở vùng bên trái hình Open, kích vào Computer vùng bên phải chọn nút lệnh Browse Sau hôp thoại Open, tìm đến thư mục thực hành Chapter01 kích đôi vào GardenCompany01 để mở sở liệu Nếu có cảnh báo bảo mật xuất hiện, kích vào Enable Content cảnh báo bảo mật LỜI KHUYÊN: cần phải đọc phần "Kích hoạt vi lệnh nội dung hoạt động khác" để tìm hiểu tùy chọn bảo mật truy cập Lưu lại sở liệu để người học khảo sát mà không sợ ghi đè lên gốc Kích vào thẻ File để thị hình hậu cảnh, kích vào Save As Sau chọn Save Database As vùng bên trái trang Save As, chọn Access Database vùng Database File Types phía bên phải, kích vào nút lệnh Save As Trong hộp thoại Save As, lưu sở liệu với tên khác, ví dụ MyGardenCompany01 LỜI KHUYÊN: sách này, giả định người học lưu tập tin thư mục thực hành, người học lưu vào nơi họ muốn Khi nói đến thư mục thực hành hướng dẫn, thay thư mục người học chọn Kích vào Enable Content cảnh báo bảo mật Phía bên trái, vùng điều hướng hiển thị danh sách cảu tất đối tượng sở liệu Kéo lên phía cửa sổ, Ribbon bao gồm năm thẻ: File, Home, Create, External Data, Database Tools Bởi đối tượng sở liệu mở, thẻ Home kích hoạt mặc định, không nút lệnh hoạt động LỜI KHUYÊN: Cơ sở liệu tạo Access 2013 sử dụng định dạng tập tin lưu trữ giới thiệu Access 2007, tập tin chúng có phần mở rộng accdb Người học mở tập tin sở liệu tạo phiên Access trước (có phần mở rộng mdb) Access 2013 Sau người học làm việc lưu định dạng cũ làm việc lưu định dạng Nếu người học chuyển đổi tập tin sang định dạng mới, họ 14 thể mở chúng phiên trước Access 2007 Để biết thêm thông tin định dạng ACCDB, tìm kiếm "accdb" Trợ giúp Access Tại tiêu đề vùng điều hướng, kích vào All Access Objects, sau vùng Filter By Group thực đơn, chọn Tables để liệt kê bảng vùng điều hướng Trong vùng điều hướng, kích đôi vào Categories để mở bảng trang thẻ Chú ý điều hướng ghi cuối trang có ghi bảng ghi hoạt động, cho phép di chuyển ghi Cũng để ý thẻ công cụ Fields Table xuất Ribbon Những thẻ công cụ xuất người học thao tác bảng Thẻ công cụ Vùng điều hướng chọn lọc Thanh điều hướng ghi Bảng trang thẻ Nút lệnh đại diện cho lệnh liên quan đến làm việc với nội dung sở liệu tổ chức thẻ Home sáu nhóm: View, Clipboard, Sort & Filter, Records, Find, Text Formatting 15 LỜI KHUYÊN: Theo mặc định, đối tượng sở liệu Access 2013 hiển thị trang theo thẻ Nếu người học muốn, họ hiển thị đối tượng cửa sổ riêng biệt Trong hộp thoại Access Options, hiển thị hình Current Database, sau vùng Application Options phía Document Window Options, chọn Overlapping Windows Cửa sổ đối tượng có tập hợp nút lệnh Tối thiểu hóa, Phục hồi/Tối đa hóa Đóng cửa sổ Người học di chuyển cửa sổ đối tượng cách kéo tiêu đề, thay đổi kích thước cách kéo khung viền, xếp chúng cách kích vào nút lệnh Switch Windows nhóm Window chọn lựa tùy biến (Nhóm lệnh thêm vào thẻ Home người học chọn Overlapping Windows hộp thoại Access Options) 10 Tại thẻ Home, kích vào hộp thoại Text Formatting để mở hộp thoại Datasheet Formatting Từ hộp thoại Datasheet Formatting, người học truy cập đến cài đặt không xuất nút lệnh nhóm Text Formatting Gridline Color Border And Line Styles 11 Đóng hộp thoại Datasheet Formatting 12 Kích vào thẻ Create Nút đại diện cho lệnh liên quan đến việc tạo đối tượng sở liệu tổ chức thẻ Create sáu nhóm: Templates, Tables, Queries, Forms, Reports, Macros & Code 16 13 Kích đôi vào thẻ Create Kích đôi vào thẻ hoạt động làm ẩn nhóm lệnh Ribbon cung cấp nhiều không gian cho đối tượng sở liệu 14 Kích vào thẻ External Data để hiển thị tạm thời Ribbon đầy đủ, sổ xuống phía bảng Nút đại diện cho lệnh liên quan đến việc di chuyển thông tin sở liệu nguồn khác tổ chức thẻ External Data nhóm: Import & Link, Export, Web Linked Lists 15 Kích vào nơi bảng mở để ý Ribbon lại bị ẩn 16 Kích đôi vào thẻ Database Tools để hiển thị cố định Ribbon kích hoạt thẻ Nút đại diện cho lệnh liên qua đến việc quản lý, phân tích, đảm bảo độ tin cậy liệu tổ chức vào thẻ Database Tools nhóm: Tools, Macro, Relationships, Analyze, Move Data, Add-Ins Trước kết thúc tập này, đóng đối tượng sở liệu hoạt động, sau đóng sở liệu (Nếu muốn đóng sở liệu thoát Access, kích vào nút Close góc bên phải cửa sổ chương trình) 17 Ở góc bên phải thẻ hiển thị bảng Categories, kích vào nút lệnh Close để đóng bảng chưa đóng sở liệu 18 Hiển thị hình hậu cảnh sau kích vào Close để đóng sở liệu chưa thoát Access 17 LỜI KHUYÊN: Nếu người học không đóng sở liệu hoạt động trước mở khác, Access nhắc nhở lưu thay đổi trước đóng sở liệu hoạt động Người học có hai sở liệu mở đồng thời phiên làm việc Access Nếu muốn có hai sở liệu mở lúc, người học phải bắt đầu phiên Access LÀM SẠCH: Giữ lại phiên sở liệu GardenCompany01 để sử dụng tập sau 2.4 Lấy trợ giúp với Access 2013 Bất kỳ lúc mà người học có vấn đề với Access 2013 mà không giải đáp sách họ phải cầu viện tới hệ thống trợ giúp Access Hệ thống kết hợp công cụ thông tin có sẵn từ trang web Office để tham khảo người học trực tuyến, thông tin lưu trữ máy tính họ để tham khảo ngoại tuyến Tài liệu tham khảo trực tuyến bao gồm viết, video, công cụ đào tạo khác Để mở cửa sổ trợ giúp Access tìm kiếm thông tin: Ở gần góc bên phải tiêu đề, kích vào nút lệnh Microsoft Access Help để mở cửa sổ trợ giúp Access PHÍM TẮT: Bấm phím F1 để hiển thị cửa sổ trợ giúp Access LỜI KHUYÊN: Để chuyển đổi nội dung tài liệu tham khảo trực tuyến ngoại tuyến, kích vào mũi tên bên phải Access Help sau chọn Access Help From Office.com Access Help From Your Computer Người học in thông tin hiển thị cửa sổ trợ giúp cách kích vào nút lệnh Print (in) công cụ Người học thay đổi kích cỡ font chữ nội dung cách kích vào nút lệnh Use Large Text (sử dụng chữ lớn) công cụ phía bên trái hộp tìm kiếm giúp đỡ Trong hộp tìm kiếm, nhập vào từ khóa tìm kiếm, sau kích vào nút lệnh Search (hình kính lúp) để hiển thị danh sách nội dung liên quan Trong danh sách kết tìm kiếm, kích vào nội dung quan tâm để hiển thị thông tin tương ứng Đi đến thông tin liên quan cách kích vào liên kết xác định văn màu xanh LỜI KHUYÊN: Khi có liên kết mục xuất phần đầu viết, người học nhấn vào liên kết để di chuyển trực tiếp đến mục viết Người học kích vào liên kết Top Of Page cuối viết để quay lại từ đầu Khi người học kết thúc việc khảo sát, đóng cửa sổ trợ giúp Access cách kích vào nút Close góc phải cửa sổ 18