Thông tin quản trị

Thông tin quản trị Thông tin quản trị Bởi: unknown Đọc xong chương người học có thể: Hiểu chất thông tin quản trị Biết chức thông tin quản trị tổ chức Nắm bắt yếu tố trình thông tin Hiểu phương pháp thu thập, xử lý phổ biến thông tin Biết cách tổ chức quản trị hệ thống thông tin tổ chức cách hiệu TỔNG QUAN VỀ THÔNG TIN QUẢN TRỊ Để quản lý doanh nghiệp, cần nhiều thông tin: từ đặc tính nguyên vật liệu dùng vào sản xuất đến tính cách khả nhân viên; từ tổ đội lao động cách thức hoạt động tổ chức công đoàn, niên lợi ích tổ chức này; từ tình trạng thiết bị, tình hình cung ứng nguyên vật liệu đến tình hình sử dụng nguồn vốn lao động; từ dự đoán giá cả, sức tiêu thụ sản phẩm thị trường đến dự kiến, kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm; từ chủ trương sách, kinh tế Nhà nước đến hội liên doanh, hợp tác Thông tin hiểu biết tự nhiên, người xã hội; kiện diễn không gian, thời gian; dự đoán, dự kiến, kế hoạch mà người cần biết cho hoạt động Mỗi loại thông tin có tính chất riêng Có thông tin nội dung chậm thay đổi theo thời gian (nhà xưởng, thiết bị, máy móc ), có thông tin nội dung thay đổi hàng ngày (lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ ) Trong loại thông tin, có thông tin sơ cấp có thông tin kết trình xử lý (như dự báo, kế hoạch) Đối với thông tin sơ cấp, nhiều không thu thập kịp thời Thông tin liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể Cũng cần phân biệt thông tin với công nghệ thông tin hệ thống thông tin 1/18 Thông tin quản trị Thông tin liệu nhận thấy, hiểu xếp lại với thành kiến thức cụ thể - Công nghệ thông tin (IT) cách thức thu thập, xử lý phân phối thông tin - Công nghệ công cụ tiếp dẫn thông tin nội dung thông tin có với người dùng thông tin xác định - Hệ thống thông tin (IS) giải pháp tổ chức kỹ thuật thực tiễn thiết lập để sử dụng nội dung thông tin mà xử lý Thông tin trình trao đổi người gửi người nhận Chúng ta thường nghĩ thông tin trình trao đổi thông điệp lời nói chữ viết hai người Tuy nhiên, để hiểu thông tin tổ chức khái niệm cần mở rộng Chữ viết lời nói không kênh cho thông tin phận phát nhận người Trong nhiều tổ chức đại, nhiều thông điệp chuyển hệ thống thông tin quản lý phức tạp nơi mà liệu nhập từ nhiều nguồn phân tích computer, sau chuyển cho người nhận điện tử Vai trò đối tượng thông tin quản trị kinh doanh Vai trò thông tin Tầm quan trọng thông tin số lượng thời gian mà người dành để giao tiếp nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy người công nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin khoảng 16 đến 46 lần Điều nghĩa họ thông tin với người khác từ hai đến bốn phút, lần Nghiên cứu trách nhiệm thông tin người lãnh đạo đòi hỏi họ phải thông tin nhận thông tin nhiều Những người lãnh đạo cấp thấp dành khoảng 20% đến 50% thời gian họ thông tin lời nói Nếu bao gồm thông tin văn số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64% Một số nhà quản trị cấp trung cấp cao dành khoảng 89% thời gian họ để thông tin lời nói, gặp gỡ qua điện thoại Những nghiên cứu khác nhà quản lý dành 70% đến 80% thời gian họ thông tin qua lại cá nhân, hầu hết thông tin lời nói tương tác trực diện Thông tin xem máu tổ chức; mạch gắn phận phụ thuộc tổ chức lại với Tổ chức hệ thống ổn định hoạt động nơi người làrn việc với để đạt tới mục tiêu chung thông qua thứ bậc vai trò việc phân công lao động 2/18 Thông tin quản trị Mọi hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung quản trị nói riêng cần có thông tin theo quan điểm quản trị đại thông tin xem nguồn lực thứ tư tổ chức Theo nghĩa thông thường, thông tin hiểu tin tức truyền cho Hiện có nhiều định nghĩa khác thông tin, số định nghĩa thường gặp: - Thông tin độ đo giảm tính bất định thực biến số - Thông tin thông báo tạo thành số dấu hiệu định Như hiểu thông tin quản trị tất tin tức nảy sinh trongquá trình môi trường quản trị cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản trị tổ chức Cần phải ý đặc điểm thông tin là: - Thông tin tin tức sản xuất để dùng dần - Thông tin phải thu thập xử lý có giá trị - Thông tin cần thiết quý giá - Thông tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt Mô hình thông tin đơn giản quản trị thường thực trực tiếp từ nhà quản trị đến đối tượng quản trị Đối với tổ chức lớn mô hình thông tin quản trị phức tạp Để xây dựng mô hình thông tin quản trị tổ chức có hiệu thường người ta lựa chọn kiểu mô hình sau: - Mô hình thông tin tập trung: mô hình tất thông tin đến gom đầu mối trung tâm thông tin - Mô hình thông tin trực tiếp: mô hình tổ chức thông tin gửi nhận thực trực tiếp bên gửi bên nhận - Mô hình thông tin phân tán: mô hình thông tin tập trung thu thập xử lý theo đơn vị thành viên - Mô hình thông tin kết hợp: mô hình kết hợp kiểu tổ chức thông tin theo ba cách 3/18 Thông tin quản trị Mỗi mô hình thông tin có ưu nhược điểm điều kiện áp dụng riêng Chính tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp có hiệu cho Thông tin có vai trò to lớn quản trị Nhiều công trình nghiên cứu tổ chức muốn hoạt động quản trị có hiệu điều thiếu phải xây dựng hệ thống thông tin tốt Hơn hiệu kinh doanh việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường cao Chính mà ngày công ty, xí nghiệp không tiếc tiền đầu tư mua sắm phương tiện kỹ thuật điện tử đại nhằm nâng cao hiệu chất lượng hệ thống thông tin quản trị Vai trò quan trọng thông tin quản trị thể rõ phương diện sau: Vai trò việc định Ra định công việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản trị Để định đắn nhà quản trị cần nhiều thông tin Thông tin giúp cho nhà quản trị giải đắn có hiệu vấn đề sau: - Nhận thức vấn đề cần phải định - Xác định hội, mối hiểm nguy kinh doanh - Xác định sở, tiền đề khoa học cần thiết để định - Lựa chọn phương án Vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành kiểm soát Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành kiểm soát, thông tin có vai trò quan trọng phương diện sau: - Nhận thức vấn đề; - Cung cấp liệu; - Xây dựng phương án; - Giải vấn đề; - Uốn nắn sửa chữa sai sót, lệch lạc; - Kiểm soát 4/18 Thông tin quản trị Vai trò phân tích, dự báo phòng ngừa rủi ro Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có tầm quan trọng đặc biệt Để phòng ngừa rủi ro có hiệu thông tin lại có ý nghĩa lớn lao lĩnh vực sau: - Phân tích - Dự báo - Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro Đối tượng thông tin Một yêu cầu quan trọng công tác thông tin quản trị không thừa không thiếu Để làm điều việc cần thiết phải xác định đối tượng thông tin gì? Theo nhiều tác giả, đối tượng thông tin đối tượng tham gia vào trình thu thập, xử lý truyền bá thông tin Đó người, việc, số liệu, tượng, trình, quy luật xảy lĩnh vực kinh doanh phục vụ kinh doanh v.v tổ chức kinh doanh Xét theo phương diện xây dựng hệ thống thông tin lại thấy việc xác định đối tượng cần thiết cụ thể phải thu thập, xử lý phổ biến quan trọng Việc xác định đối tượng cụ thể tùy vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể tổ chức Tuy nhiên doanh nghiệp đối tượng thường là: - Đối tượng thu thập: số liệu, tư liệu xảy trình kinh doanh môi trường kinh doanh - Đối tượng sử dụng: nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, cổ đông v.v - Đối tượng nhận tin: nhà quản trị, quan phận tham mưu giúp việc - Đối tượng xử lý bảo quản: văn bản, tài liệu v.v Phân loại thông tin quản trị kinh doanh Thông tin trình thông tin hoạt động quản trị phức tạp, phong phú đa dạng Để nghiên cứu áp dụng thành tựu công nghệ thông tin, người ta thường tiến hành phân loại thông tin Về thực chất phân loại thông tin quản trị trình chia thông tin thành lớp, dạng đồng số khía cạnh để phục vụ cho trình quản trị Nhờ phân loại thông tin cách khoa học người ta dễ dàng tìm qui luật phương pháp thực 5/18 Thông tin quản trị thông tin có hiệu việc đáp ứng nhu cầu thông tin quản trị Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo cách sau: - Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người định, thông tin từ kết v.v - Phân loại theo vật mang: Thông tin văn bản, âm thanh, băng, dĩa, tranh ảnh v.v - Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin quan trọng, quan trọng không quan trọng - Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin mặt - Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin cho người định v.v - Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị thông tin giá trị, thông tin có giá trị - Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v - Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý trình bày: Thông tin thu thập kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập vấn v.v - Phân loại theo phương pháp truyền tin: miệng, sóng điện từ, điện thoại, máy tính, v.v - Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường - Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp Trên thực tế việc sử dụng cách phân loại thông tin quản trị tuỳ thuộc vào vụ việc cụ thể, vào mục đích khả nghiên cứu nhiều yếu tố chủ quan khách quan tổ chức Nguồn thông tin Tin tức thông tin quản trị nói chung không tự nhiên sinh ra, phát sinh từ nguồn gốc cụ thể Có nhiều nguồn sản sinh cung cấp thông tin Tuy nhiên thực tế, tin tức thông tin thường phát sinh tập trung số nguồn có giá trị Nghiên cứu nguồn cung cấp thông tin quản trị việc làm cần thiết để bảo đảm tính kinh tế tính hiệu công tác thông tin Kinh nghiệm rằng, có 100 nguồn cung cấp thông tin thường có khoảng 20- 30 nguồn có giá trị mà Như việc nghiên cứu nguồn tin cho phép xác định 6/18 Thông tin quản trị nguồn gốc xuất xứ thông tin, đảm bảo thuận tiện khai thác sử dụng bảo vệ nguồn tin quản trị Trên phương diện lý thuyết người ta phân loại nguồn thông tin quản trị thành loại sau: nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài, nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng v.v Để khai thác sử dụng nguồn tin có hiệu người ta thường tập trung khai thác sử dụng nguồn tin có sẵn, kinh tế, rẻ tiền kết hợp bổ sung, tham khảo khai thác nguồn khác tính thời sự, tính khách quan, tính toàn diện, tính kịp thời v.v Mục tiêu chức thông tin Mục tiêu thông tin Thông tin trình phục vụ cho đối tượng cần có tính định hướng Nội dung thông tin xác định biết rõ thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ gì, để giải vấn đề thực v.v nói cách khác mục tiêu thông tin kim nam cho hoạt động thông tin hay hoạt động thông tin có hiệu xác định rõ mục tiêu thông tin ? Có thể thấy rằng, hệ thống quản trị hệ thống phức tạp đa dạng, mục tiêu hệ thống thông tin quản trị phức tạp đa dạng phong phú không Người ta phân loại mục tiêu thông tin thành loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật v.v Xét theo quan điểm hệ thống thấy mục tiêu chung; hệ thống thông tin quản trị có hệ thống mục tiêu riêng phận hệ thống Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu lĩnh vực kinh doanh, định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh nhiều lĩnh vực khác Xác định cho mục tiêu việc đơn giản Muốn xác định đắn mục tiêu hệ thống thông tin quản trị người ta thường dựa sở khoa học sau: - Mục tiêu sách kinh doanh doanh nghiệp; - Nhu cầu thông tin hoạt động quản trị; - Hoàn cảnh thực tế công ty; Xét mặt tổng thể qui trình xác định thực mục tiêu thông tin thường thực theo bước sau: 7/18 Thông tin quản trị Bước 1: Phát xác định vấn dề Bước 2: Xác định nhu cầu thông tin Bước 3: Nghiên cứu khả đáp ứng nhu cầu thông tin Bước 4: Phác thảo sơ mục tiêu thông tin hệ thống thông tin tổ chức Bước 5: Thẩm định lựa chọn mục tiêu Bước 6: Thực kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu Chức thông tin Để xây dựng hệ thống thông tin có hiệu tổ chức việc phải xác định rõ mục tiêu, phải nhận thức chức mà hệ thống cần phải gánh vác Một chức thông tin hệ thống thông tin xác định đắn khoa học để xác định nhiệm vụ thông tin cụ thể, để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ toàn hệ thống thông tin Xét mặt tổng thể chức chủ yếu hệ thống thông tin quản trị là: - Thu thập thông tin; - Xử lý thông tin; - Phổ biến thông tin; - Phục vụ thông tin; - Kiểm soát đánh giá hoạt động quản trị; - Làm sở cho việc định Xác định cho chức thông tin hệ thống thông tin việc quan trọng Nhưng thực cho chức việc dễ dàng Chính việc phân tích đánh giá trình thực hoàn thành chức thông tin việc làm cần thiết Để làm tốt việc người ta phải cụ thể hóa chức thông tin việc làm cụ thể, công việc tổ chức thực cụ thể sau dựa kết cụ thể công việc đánh giá trình thực chức mức độ Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm soát chức thông tin Theo quan điểm nhiều tác giả nhà quản trị phải coi 8/18 Thông tin quản trị khâu tất yếu trình thực chức thông tin không nên xem nhẹ chúng Nội dung hình thức thông tin Nội dung thông tin Nội dung thông tin khâu quan trọng trình thực thông tin quản trị Những nội dung thông tin chủ yếu quản trị kinh doanh thường là: * Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh * Thông tin đầu ra: Tình hình kết kinh doanh * Thông tin phản hồi: Thông tin phản ứng nhân viên, người thực hiện, trình thực hiện, phản ứng đối thủ cạnh tranh * Thông tin môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật, sách, thời tiết, khí hậu v.v ) * Thông tin đối tượng quản trị Thông tin nhân sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng v.v * Thông tin kết quản trị: Thông tin lợi nhuận, suất hiệu quả, thị phần, cạnh tranh v.v * Thông tin hoạt động quản trị: Thông tin trình định, hoạch định, tổ chức Tùy trường hợp cụ thể nội dung thông tin khác nhau, nhìn chung nội dung thông tin quản trị thường xác định mục tiêu nhu cầu thông tin người muốn hay sử dụng Để xây đựng nội dung thông tin quản trị cách khoa học người ta thường phải tuân thủ yêu cầu chung sau đây: - Ngắn gọn - Chính xác - Mạch lạc - Rõ ràng 9/18 Thông tin quản trị - Đầy đủ - Khách quan Qui trình xây dựng nội dung thông tin quản trị thường thực theo bước đây: - Xác định mục tiêu - Xác định yêu cầu nội dung - Chuẩn bị tư liệu - Phác thảo sơ nội dung - Xem xét đánh giá - Sửa chữa hoàn chỉnh Chất lượng thông tin Thông tin giữ vai trò quan trọng hoạt động quản trị điều biết, làm để thông tin công tác quản trị có hiệu lại việc không đơn giản Muốn thông tin có hiệu điều chắn chất lượng thông tin hoạt động thông tin phải cao Có thể khẳng định rằng, chất lượng thông tin có ảnh hưởng đến hoạt động trình quản trị, đến hiệu kinh doanh, tới sống doanh nghiệp Vậy chất lượng thông tin gì? Đây câu hỏi để trả lời Theo nhiều tác giả, chất lượng thông tin mức độ thoả mãn nhu cầu thông tin người sử dụng Nó thể mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời, mức độ xác, mức độ quan trọng v.v Muốn đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin quản trị nhanh, xác, kịp thời, bí mật,đầy đủ v.v Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến khoa học kỹ thuật, người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức v.v Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuật mới, đào tạo sử dụng người, tổ chức hệ thống khoa học, có chế quyền lợi trách nhiệm thích hợp v.v 10/18 Thông tin quản trị Hình thức thông tin Con người gửi nhận thông tin thông qua ký hiệu, tín hiệu người tiếp nhận thông tin phải thông qua hình thức thông tin cụ thể ký hiệu, tín hiệu Khả tiếp nhận thông tin người hoạt động quản trị phụ thuộc nhiều vào hình thức thông tin sử dụng Những hình thức thông tin chủ yếu quản trị thường lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v Muốn lựa chọn hình thức thông tin có hiệu người ta thường vào hiệu truyền thông hiệu kinh doanh, vào khả doanh nghiệp, vào chất, ưu nhược điểm hình thức, vào nội dung tính bảo mật v.v hình thức thông tin Giữa nội dung hình thức thông tin có mối quan hệ chặt chẽ, quan hệ hai mặt trình, bổ sung hợp tác trình truyền thông Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạng phong phú, sinh động chuyển tải hết nội dung Để hoàn thiện hình thức thông tin người ta phải vào yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng số lượng phong phú hình thức thông tin là: tiến khoa học kỹ thuật, người, môi trường, văn hóa, sở vật chất, nhu cầu hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v Sử dụng khai thác yếu tố vừa nêu tổ chức quản trị để hoàn thiện hình thức thông tin việc làm bỏ qua xem nhẹ tổ chức Quá trình thông tin Hệ thống thông tin quản trị hệ thống phức tạp bị chi phối nhiều yếu tố chủ quan khách quan Nhận thức đầy đủ yếu tố ảnh hưởng đến trình thông đạt cần thiết để đảm bảo cho hoạt động thông tin quản trị đạt hiệu cao Hình 4.1 trình thông tin quản trị Mô hình trình thông đạt bao gồm thành tố: (1) Nguồn thông đạt (người gởi), (2) Thông điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh, (5) Người nhận, (6) Giải mã, (7) Phản hồi Thêm vào toàn trình thông đạt bị tác động nhiễu, nhân tố gây trở ngại, làm lệch lạc thông tin ví dụ tiếng ồn, từ ngữ tối nghĩa, thiết bị truyền dẫn chất lượng 11/18 Thông tin quản trị Quá trình truyền đạt thông tin Quá trình thông đạt nguồn (người gởi), người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận Nguồn người khởi xướng thông điệp nhiều người làm việc với Thông điệp tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Nó bao gồm biểu tượng thiết kế để truyền ý nghĩ người gởi Phần lớn thông điệp chứa đựng ngôn ngữ dạng lời nói chữ viết, nhiên có hành vi phi ngôn ngữ sử dụng để thông tin thông điệp, ví dụ ngôn ngữ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu ) Quá trình chuyển thông điệp dự định thành biểu tượng mà sử dụng để truyền gọi trình mã hóa Việc mã hóa đơn giản có nhiều trường hợp việc mã hóa khó khăn, ví dụ tìm từ ngữ để giải thích việc thực nhiệm vụ thuộc cấp bạn không phù hợp Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mã hóa kỹ năng, quan điểm, kiến thức yếu tố văn hóa – xã hội Ví dụ tác giả sách thông đạt cho sinh viên hiểu tốt kỹ viết Quan điểm yếu tố văn hóa xã hội chi phối hành vi từ ảnh hưởng đến thông đạt Ví dụ giáo viên mong muốn sinh viên nắm bắt nhiều chủ đề, sinh viên theo kịp Cuối cùng, người có kiến thức phạm vi định, tất nhiên thông đạt hiểu biết Kênh phương tiện mà qua thông điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận Nó đường dẫn thông tin qua thông điệp truyền cách vật lý Kênh chủ yếu cho việc thông đạt cá nhân giao tiếp trực tiếp hai người Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo tạp chí, fax, internet Những thông điệp viết giấy cách phổ biến, nhiều tổ chức hướng đến việc sử dụng rộng rãi phương tiện thông tin đại thư điện tử thông qua hệ thống internet Màn hình máy vi tính cho kênh chủ yếu cho thông điệp viết 12/18 Thông tin quản trị Người nhận thông tin nhận thông điệp từ người gởi cần phải giải mã thông điệp Giải mã trình biểu tượng diễn dịch người nhận Việc giải mã chịu ảnh hưởng điều kiện trình mã hóa, nghĩa điều kiện kỹ năng, quan điểm, kiến thức yếu tố văn hóa – xã hội Phản hồi thông điệp từ người nhận đến người gởi Phản hồi có giá trị để đánh giá hiệu trình thông đạt Người gởi biết người nhận hiểu ý nghĩ không nhờ vào phản hồi Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt phức tạp ta thường nghĩ trình bao gồm nhiều thành tố không tác nhân gây nhiễu Hơn nữa, thông tin từ người sang người khác bị bỏ bớt hay gọi ‘lọc’ Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để thông đạt Phương pháp thu thập, xử lý phổ biến thông tin Phương pháp thu thập Chất lượng hiệu việc thu thập thông tin phụ thuộc lớn vào phương pháp thu thập nó, hay trình tự thực bước trình thu thập thông tin Trên thực tế người ta thường sử dụng phương pháp thu thập thông tin sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp thực nghiệm - Phương pháp thăm dò dư luận - Phương pháp thu thập thông tin bàn - Phương pháp thu thập thông tin trường Mặc dù có nhiều phương pháp thu thập thông tin sử dụng phương pháp thu thập thông tin có hiệu Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với hoàn cảnh quản trị thực tế vấn đề khoa học Thông thường để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin có hiệu người ta thường vào yêu cầu cần phải đạt được, mục tiêu việc thu thập thông tin, nội dung thông tin cần thu thập, hoàn cảnh thực tiễn khả doanh nghiệp nhiều yếu tố khác Những phương pháp thu thập thông tin lựa chọn phải phương pháp tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thông tin, kịp thời có hiệu 13/18 Thông tin quản trị Phương pháp xử lý Thông tin thu thập quý, vấn đề cần biết hay cần làm sáng tỏ có sẵn từ thông tin thu thập Thực tế rằng, thông tin thu thập cần sàng lọc xử lý lúc giá trị thông tin tăng lên nhiều Việc thu thập xử lý thông tin ngày trợ giúp nhiều phương tiện đaiû Tuy nhiên áp dụng phương pháp khoa học để xử lý thông tin việc dễ dàng Xét theo chất phương pháp xử lý trình tự bước tác động vào thông tin nhằm rút thông tin cần thiết cho trình quản trị Vai trò quan trọng phương pháp xử lý thể việc nhờ mà nhà quản trị hiểu sâu sắc đầy đủ so với thông tin có chưa xử lý Ngày người ta thường sử dụng phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ công, phương pháp máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám định v.v Mỗi phương pháp xử lý thông tin có ưu nhược điểm riêng chúng Tuy nhiên việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị v.v Phương pháp phổ biến thông tin Các hoạt động quản trị việc thu thập xử lý thông tin quan trọng, việc phổ biến thông tin việc làm quan trọng không Những người thừa hành có nhận thị, mệnh lệnh, định v.v người lãnh đạo xác kịp thời hay không? Những nhà quản trị có nhận thông tin cần thiết, kịp thời đắn hay không? Tất vấn đề phụ thuộc nhiều vào công tác phổ biến thông tin quản trị Xét mặt chất thấy rằng, phổ biến thông tin cách thức mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng Vấn đề quan trọng phải nghiên cứu tìm phương pháp phổ biến thông tin cho người sử dụng đạt hiệu cao công việc Trên thực tế ngày người ta thường sử dụng phương pháp phổ biến thông tin sau: công văn, báo cáo, đề án, truyền miệng, cách thông báo, hội họp v.v Vấn đề quan trọng chọn phương pháp phổ biến thông tin để trình phổ biến thông tin nhanh có hiệu Để làm việc người ta thường phải đánh giá ưu nhược điểm phương pháp, sở lựa chọn phương pháp có nhiều ưu điểm thích hợp với đơn vị 14/18 Thông tin quản trị Hiệu thông tin Chất lượng thông tin tiêu quan trọng, nhiên giác độ quản trị hiệu thông tin lại quan trọng nhiều Xét chất hiệu thông tin quản trị phản ánh mối quan hệ chi phí thông tin kết mà mang lại cho hoạt động quản trị Để đánh giá hiệu thông tin quản trị người ta thường sử dụng tiêu dấu hiệu phản ánh Việc sử dụng tiêu để đánh giá hiệu thông tin trường hợp cụ thể tùy thuộc vào phương pháp đánh giá mà người ta sử dụng Thông thường người ta sử dụng hai phương pháp đánh giá sau: - Đánh giá theo kết thương mại cuối - Đánh giá theo trình truyền thông Đánh giá hiệu thông tin quản trị công việc quan trọng, nhiên phân tích nguyên nhân tạo hiệu lại công việc có tầm quan trọng không Để giúp cho việc phân tích nguyên nhân tác động đến hiệu người ta cần xác định rõ yếu tố ảnh hưởng đến trình thông tin quản trị Nhìn chung yếu tố ảnh hưởng đến hiệu thông tin quản trị thường yếu tố ảnh hưởng đến mặt hiệu tính nhanh chóng, kịp thời, xác, quan trọng, chi phí thấp v.v Để nâng cao hiệu thông tin quản trị ngày người ta thường tập trung thực biện pháp nhằm: - Hiện đại hóa công nghệ thông tin - Áp dụng thành tựu khoa học - Sử dụng tốt trang thiết bị sở vật chất phục vụ thông tin - Nâng cao tay nghề, trình độ cán công nhân viên lĩnh vực thông tin; - Tổ chức hoạt động thông tin cách khoa học v.v Tổ chức quản lý hệ thống thông tin Lao động xã hội đại mang tính chuyên môn hóa, quy luật tất yếu Chính việc tổ chức hệ thống thông tin quản trị cần phải tuân theo đòi hỏi qui luật khách quan Có nhiều cách tổ chức hệ thống thông tin, tổ 15/18 Thông tin quản trị chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp hay đơn vị cụ thể đòi hỏi nghệ thuật khoa học sáng tạo Nghiên cứu cách tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp giúp cho việc xếp công việc người hệ thống cách hợp lý, giúp cho việc thực hoạt động thông tin dễ dàng, nhanh chóng có hiệu Cơ sở khoa học việc tổ chức hệ thống thông tin quản trị qui luật tổ chức nói chung tổ chức hệ thống thông tin nói riêng hoàn cảnh cụ thể đơn vị Nghiên cứu vận dụng qui luật tính chất qui luật việc tổ chức hệ thống thông tin truyền thông quản trị việc làm cần thiết Trên thực tế người ta thường vận dụng qui luật tổ chức hệ thống thông tin quản trị việc định nguyên tắc xây dựng hệ thống Những nguyên tắc phổ biến việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị là: - Khoa học, - Hiệu quả; - Linh hoạt - Bí mật; - Hiện đại Có nhiều loại mô hình tổ chức hệ thống thông tin quản trị, mô hình phổ biến thường hay áp dụng là: mô hình tập trung, mô hình phân tán; mô hình kết hợp, mô hình theo chức năng, mô hình theo nguyên tắc thị trường.v.v Cần vào hoàn cảnh thực tiễn, vào hiệu mô hình vào khả nhà doanh nghiệp người ta lựa chọn mô hình tổ chức hệ thống thông tin thích hợp cho đơn vị Chất lượng hiệu thông tin quản trị phụ thuộc lớn vào biện pháp quản trị điều hành hệ thống thông tin Vậy quản lý điều hành hệ thống thông tin gì? Nói cách vắn tắt trình hoạch định, lãnh đạo, tổ chức kiểm soát hoạt động hệ thống thông tin Nghiên cứu cách khoa học cách quản lý hệ thống thông tin quản trị giúp cho hoạt động thông tin thông suốt, xác, đầy đủ có hiệu Những nội dung công tác quản lý hệ thống thông tin quản trị quản lý nội dung, phương pháp, hình thức, bước qui trình thông tin v.v 16/18 Thông tin quản trị Các hình thức quản lý thông tin hệ thống thông tin quản trị quản lý theo công việc, quản lý theo chức năng, quản lý theo thời gian, quản lý theo đối tượng v.v Những phương pháp chủ yếu để quản lý thông tin hệ thống thông tin quản trị phương pháp sau: - Hành chính; - Kinh tế; - Xã hội; - Phương pháp tự động hóa; - Phương pháp tập trung; - Phương pháp phi tập trung; - Phương pháp gián tiếp; - Phương pháp trực tiếp; TÓM LƯỢC Thông tin quản trị tất tin tức nảy sinh trình môi trường quản trị cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản trị tổ chức Mọi hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung quản trị nói riêng cần có thông tin thông tin nhiều người xem nguồn lực thứ tư quản lý Thông tin giữ vai trò quan trong việc định, phân tích, dự báo, phòng ngừa rủi ro thực chức quản trị Cần phải ý đặc điểm thông tin : - Thông tin tin tức sản xuất để dùng dần - Thông tin phải thu thập xử lý có giá trị - Thông tin cần thiết quý giá - Thông tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt Mô hình thông tin đơn giản quản trị thường thực trực tiếp từ nhà quản trị đến đối tượng quản trị 17/18 Thông tin quản trị Đối với tổ chức lớn mô hình thông tin quản trị phức tạp Một tổ chức cần phải quan tâm mức đến việc xây dựng mô hình thông tin quản trị có hiệu để đảm bảo thông đạt tổ chức, góp phần thực nhiệm vụ, mục tiêu CÂU HỎI ÔN TẬP Quá trình thông tin gồm bước nào? Những trở ngại biện pháp cải thiện thông tin gồm gì? Hãy liệt kê kênh khác để truyền đạt thông báo Thảo luận ưu điểm nhược điểm kênh khác Sự thông tin liên lạc từ xuống có loại nào? Thảo luận loại hay dùng mà bạn biết Hãy nêu số khó khăn việc thông tin liên lạc lên Bạn đề nghị để khắc phục khó khăn đó? Những ưu nhược điểm thông tin văn lời gì? Bạn thích loại hơn? Trong hoàn cảnh nào? Sự tải thông tin gì? Bạn gặp phải chưa? Bạn giải nào? Làm để chứng tỏ bạn biết lắng nghe? 18/18