NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT DỰ TOÁN TỐT Trong viết lần tìm hiểu đặc điểm dự toán tốt hay nói sở để có dự toán tốt Bên cạnh trích dẫn từ PMBOK, xem xét tồn có liên quan khả áp dụng lưu ý thực tế công việc Nhận dạng rõ nhiệm vụ: Người lập ước tính phải cung cấp mô tả, quy tắc bản, giả định đặc tính kỹ thuật , thực Những ràng buộc điều kiện ước lượng phải nhận dạng rõ ràng để bảo đảm cho việc chuẩn bị tài liệu tiên lượng tốt Như trình bày lần trước, thông tin đầu vào, mà đặc biệt Mức chuẩn Phạm vi Công việc (Scope Baseline), phải cung cấp với đầy đủ thông tin cho người lập dự toán Người lập dự toán, với kỹ công cụ mình, tham khảo liệu cung cấp cho trình Nhờ trình lập ước tính rút ngắn nhiều thay người lập dự toán phải tự tìm kiếm thông tin Do đó, cần có phân công rõ ràng cá nhân hay phận đảm nhân việc xác lập Scope Baseline cung cấp thông tin liên quan khác Thông thường người bảo trợ (Sponsor) Giám đốc Dự án (Project Manager) người hiểu rõ dự án phân công nhân để hổ trợ cung cấp thông tin cho trình ước tính chi phí Việc nhận dạng rõ phạm vi công việc mà cụ thể hoạt động có liên quan điều có tính sống ước tính chi phí Nếu nhận dạng công việc không đầy đủ gây thiếu dự trù kinh phí cho công việc trình thực thi dự án Hoặc công việc lại xác định sai đặc tính, yêu cầu, biện pháp thực dẫn đến việc ước tính sai chi phí Như nêu, họat động hay công việc phải nhận dạng đủ Độ gần kết trình ước tính chi phí phần bị ảnh hưởng từ ràng buộc điều kiện cho trước Các ràng buộc điều kiện có thề địa chất, tình hình thời tiết, mặt thi công, lực thiết bị, quy định pháp luật, giá vật tư …Một điều kiện ràng buộc thay đổi dẫn đến kết ước tính phần không phù hợp Còn điều kiện ràng buộc lập dự toán gần giống với xảy thực tế dự toán gần với giá trị có tính khả thi cao Do vậy, trình thu thập liệu tính toán, người lập dự toán phải áp dụng điều kiện ràng buộc có khả xảy cao tốt Để đội ngũ quản lý dự án, thi công nắm bắt lưu ý đến điều kiện ràng buộc này, người lập dự toán phải trình bày chúng đầy đủ rõ ràng Cơ sở lập dự toán (Basic of Estimate) kèm theo Tham gia rộng rãi việc chuẩn bị dự toán: Tất bên liên quan nên can dự việc định nhu cầu công việc việc định rõ tham số đặc tính khác Các liệu nên thẩm tra cách độc lập mức độ xác, đầy đủ độ tin cậy Việc tham gia rộng rãi nhiều người cách để khai thác tối đa thông tin có, tạo điều kiện kiểm tra lẫn nhau, tránh ý kiến thiên lệch thiếu tin cậy Nếu phân công, tổ chức hợp lý, tham gia rộng rãi bên giúp cho trình lập dự toán nhanh hơn, đáng tin cậy khai thác thông tin sẳn có từ nhiều nguồn thay từ vài cá nhân hay nhóm người Yêu cầu bình thường thực tế lại không thực cách hiệu Không phải lúc tất cá nhân, chuyên gia, phòng ban, nhà thầu, nhà cung cấp… tham gia vào trình ước tính chi phí Từ dẫn đến khả nhiều thông tin, liệu quan trọng không thu thập xem xét để đưa vào trình lập dự toán Có lý thường viện dẫn thời gian để thu thập thông tin từ tất người Để giải khó khăn này, người lập dự toán nên đưa yêu cầu yếu quan trọng để người liên quan hổ trợ cung cấp thông tin đầu vào Trong tổ chức nên thiết lập phương thức thu thập thông tin truyền thông hữu hiệu Bên cạnh nên đưa quy trình phối hợp để tạo điều kiện tốt cho tham gia bên liên quan vào trình lập dự toán Có sẳn liệu có cứ: Dữ liệu phù hợp, xác đáng có sẳn từ nhiều nguồn nên sử dụng Dữ liệu xác đáng khứ dự án tương tự nên cân nhắc so sánh với chi phí dự án Các liệu thu thập từ bên thông qua thư chào giá, trang web, thông báo quan nhà nước… Đôi gặp phải yêu cầu khác biệt địa điểm, công nghệ, chất lượng, nhãn hiệu…thì việc tìm thông tin liên quan gặp khó khăn cần thêm thời gian Nhưng hoàn cảnh nào, người lập dự toán không nên sử dụng liệu không phù hợp chưa xác nhận, kiểm chứng Các liệu nên có sẳn cách xác đáng thay suy đoán không thức Nếu có nhiều nguồn thông tin, báo giá hiển nhiên việc ước tính có độ tin cậy cao tìm khoảng dao động (range) kết để tiếp tục phân tích định Những liệu chi phí khứ dự án trước nên sử dụng để cân nhắc, xem xét Vì chi phí khứ liệu thật kiểm chứng nên chúng sở tốt để so sánh đưa định cuối khoản chi phí tương tự Nếu có phương pháp thống kê, phân tích lưu trữ tốt, phòng ban phòng Kế toán, cung ứng, đấu thầu, quản lý hợp đồng…có thể cung cấp liệu đáng tham khảo Cấu trúc dự toán tiêu chuẩn hóa: Một cấu trúc phân rã công việc tiêu chuẩn , bao gồm tất chi tiết sẳn có , nên sử dụng làm cho chi tiết việc ước tính sẳn sàng phạm vi công việc trở tiết Cấu trúc phân rã công việc bảo đảm thành phần dự toán bị bỏ quên, dẫn đến việc so sánh với dự án tương tự dể dàng Tùy theo phương pháp lập dự toán tổ chức mà có cấu trúc dự toán tiêu chuẩn hóa Việc có cấu trúc chuẩn giúp việc thiết lập dự toán trở nên nhanh chóng tránh bị bỏ sót thành phần công việc, với người tham gia Với hổ trợ công cụ máy tính phầm mềm việc lưu trữ sử dụng lại cấu trúc chuẩn thực trở nên dễ dàng hiệu hết Dự phòng cho việc không chắn Những tình trạng không rõ ràng nên nhận dạng lập kế hoạch dự phòng để bù đắp tác động chi phí chi phí biết chi phí không nhận biết Trong trình lập dự án, rủi ro nhận dạng, phân tích đưa giải pháp để ngăn ngừa hạn chế chúng Kèm theo với giải pháp khoản chi phí kèm theo mà cách tính toán chúng trình bày lần trước Mặc dù lý thuyết có đưa phương pháp để ước tính chi phí dành cho rủi ro, việc có đủ liệu để áp dụng thực tế đòi hỏi nhiều thời gian công sức Bằng kinh nghiệm phân tích mình, người Giám đốc dự án chịu trách nhiệm để đưa khoản dự phòng cần thiết cho việc không chắn Nếu khoản dự phòng kết trình phân tích định lượng chúng có độ khách quan cao hơn, không chúng bị ảnh hưởng nhiều từ định chủ quan đội ngũ dự án Tuy nhiên, dù có thông qua tính toán hay không, không mà dự toán khoản dự phòng chất dự án vốn ẩn chứa việc không chắn Dù hay nhiều, người Giám đốc dự án phải nhận rủi ro quan trọng xác định khoản dự phòng dành cho chúng Nhận lạm phát: Người lập dự toán nên bảo đảm thay đổi kinh tế , lạm phát phản ánh đắn thực tế ước tính suốt vòng đời dự án Có nhiều dự án kéo dài nhiều năm thời gian giá vật tư, nhân công, thiết bị tăng lên Điều xảy nước ta với mức độ ảnh hưởng lớn Sự lạm phát thường dẫn đến thực tế dự toán lập trở nên không phù hợp đến lúc không tính khả thi Khi dự toán lập không xem xét đến yếu tố lạm phát không phép điều chỉnh dự án đủ nguồn kinh phí để thực Chính vậy, người lập dự toán phải cân nhắc đến yếu tố lạm phát, đặc biệt dự án có thời gian kéo dài Trong thực tế có dạng hợp đồng cho phép điều chỉnh chi phí theo tình hình lạm phát Nhận chi phí không tính đến Tất chi phí liền với giải pháp cần phải bao gồm dự toán Bất kỳ chi phí không kể đến nên làm rõ đưa sở hợp lý Như đề cập viết trước, vào kết quả, sản phẩm công việc, bỏ sót nhiều khoản chi phí liên quan đến việc cần thực xem giải pháp có tính trung gian, tạm thời Thí dụ để cẩu lắp thiết bị phải kèm theo việc cung cấp khung thép truyền lực khung trở thành phế thải sau vài lần sử dụng Tuy nhiên chi phí cho chi tiết công việc hoàn thành Có thể đưa nhiều thí dụ khác giải pháp xây dựng, từ quy mô nhỏ thép để lắp bu lông neo, bơm nước hố móng, khung định vị thép chịu lực cấu kiện bê tông, đục nhám mặt bê tông, vận chuyển bê tông/vật liệu, hóa chất/phụ gia dành cho liên kết… giải pháp lớn đường tạm, hệ thống điện nước tạm, giàn dáo, cần cẩu, vận thăng… Rõ ràng giải pháp kèm theo chi phí đáng kể mà không bao gồm dự toán thiếu sót tai hại Việc không kể đến chi phí dành cho giải pháp đó, có, cần phải phân tích lý giải hợp lý Ở khía cạnh khác, dự toán không bao gồm số chi phí Những trường hợp hầu hết nên xuất phát từ yêu cầu dự án Và Bản Tuyên bố Phạm vi Công việc, dự toán nên nêu rõ chi phí không bao gồm hạng mục công việc Điều làm rõ lại Phạm vi Công việc tránh hiểu lầm, tranh cãi sau Xem xét độc lập Tiến hành xem xét độc lập dự toán có tính định để củng cố tin cậy việc ước tính; Người thẩm tra độc lập nên xác thực, sửa đổi sửa sai dự toán để bảo đảm tính thực tế, đầy đủ quán Từ lâu việc kiểm tra quy trình bắt buộc khảo sát, thiết kế, lập dự toán Điều xuất phát từ thật sai sót xảy với lúc Trong thời đại mà việc lập dự toán trơ giúp công cụ máy tính phần mềm tin học việc sai sót xảy xảy dẫn đến hậu đáng kể Việc xem xét, kiểm tra độc lập nên lập thành quy trình bắt buộc thực nghiêm túc Việc kiểm tra thêm công sức, thời gian tránh sai lầm đáng tiếc hậu kèm theo mà sửa chữa Xem xét lại dự toán thay đổi quan trọng dự án Dự toán nên cập nhật để phản ánh thay đổi từ yêu cầu thiết kế cho giải pháp Những thay đổi lớn gây tác động đến chi phí ảnh hưởng quan trọng đến định dự án Trong trình thực dự án xuất thay đổi quan trọng Khi dự toán cần phải cập nhật lại Đây điều hoàn toàn hợp lý Tuy nhiên điều cần lưu ý việc đội ngũ Quản lý dự án phải có trách nhiệm thông tin kịp thời, đầy đủ phối hợp với người lập dự toán để cập nhật lại dự toán Lời kết: Qua viết vừa qua, thấy việc ước tính chi phí hay lập dự toán cho dự án kết phối hợp xem xét nhiều lãnh vực khác Các phòng ban, phận phải cung cấp thông tin liệu tốt nhất, phận dự toán cho dự toán tốt Tuy nhiên, dù có thông tin chi tiết đến đâu thân dự toán chứa đựng không chắn Vì người lập dự toán cần phải đầu tư để hiểu biết yêu cầu, điều kiện, ràng buộc kèm theo dự án với Giám đốc dự án đưa định hợp lý Những người nhận nhiệm vụ ước tính chi phí phải tâm niệm dự toán tốt giúp cho dự án có nhiều hội thành công Việc ước tính chi phí bắt đầu dự án kết trình ảnh hưởng lâu dài dự án kết thúc Những sai sót trình ước tính chi phí dự án gây khó khăn chí làm cho nổ lực trình thực thi dự án trở nên vô nghĩa Cùng với tảng quy trình cấu trúc sẳn có, cộng với nổ lực không ngừng nâng cao hiểu biết, chuyên nghiệp tính trách nhiệm mình, người làm công tác dự toán chắn gặt hái nhiều tiến công việc góp phần cho phát triển chung công ty Thân chào hẹn gặp lại NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP