Một số kỹ năng tập để trở thành tập huấn viên giỏi

Chương Một số kỹ tập để trở thành tập huấn viên giỏi 49 Trong chương đề cập đến khác tập huấn truyền thống thụ động tập huấn có tham gia tích cực nên thay đổi hướng tiếp cận công tác tập huấn/khuyến nông để thay đổi vai trò nhiệm vụ người tập huấn viên Chương miêu tả cụ thể yêu cầu, thái độ kỹ cần có để trở thành tập huấn viên/người hướng dẫn giỏi Cần nhấn mạnh tất tập huấn viên cải thiện kỹ cách tích cực sử dụng chúng trình tập huấn với thái độ cầu thị Tuy vậy, nhận thấy để trở thành tập huấn viên xuất sắt cần phải có khả thiên bẩm Cũng giống việc thay đổi để chuyển sang sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia số người hữu hiệu, tạo cho họ nhiều niềm vui công việc, số người khác lại không cảm thấy thoải mái với phương pháp Muốn biết thuộc nhóm trước hết nên sử dụng thử hai phương pháp Phần đầu chương phân tích vai trò tập huấn viên kỹ để họ trở thành tập huấn viên giỏi 3.1 Vai trò tập huấn viên AITCV (2003) mô tả cách tổng quan vai trò tập huấn viên phương pháp tập huấn có tham gia sau: Người lập kế hoạch Tập huấn viên người đề xuất phát triển kế hoạch tập huấn cụ thể lựa chọn học viên, địa điểm, nội dung, phương pháp, thời gian tập huấn, tình huống, mô hình, trường giáo cụ trực quan sử dụng trình tập huấn Ngoài họ phải xác định bảo vệ chuẩn mực, qui tắc, nội qui, tiêu chí đánh giá để đạt mục tiêu tập huấn 50 Nhà xây dựng Tập huấn viên xây dựng môi trường thoải mái ý thức học tập tốt cho người học, trì nâng cao hiệu làm việc nhóm cách tham gia với vai trò thành viên nhóm, gây dựng tạo ảnh hưởng tham gia hoạt động nhóm Nhà giáo dục giáo viên Tập huấn viên người xác định, giải thích, khái quát liên hệ với khái niệm, ý kiến, nguyên tắc, mô hình lý thuyết để tăng cường hiểu biết kiến thức cho học viên Ngoài ra, tập huấn viên bổ sung thông tin kiến thức có tính hệ thống, lô-gíc kỹ mang tính thực tế cao mà học viên cần Người cung cấp nguồn tư liệu Tập huấn viên chỗ dựa phương pháp giải vấn đề nằm lĩnh vực chuyên môn giới thiệu nguồn cung cấp thông tin, tư liệu sẵn có tập huấn viên/cán khuyến nông dễ dàng tiếp cận thông tin học viên/nông dân Người hướng dẫn Tập huấn viên giúp học viên phát sử dụng kinh nghiệm vốn có họ để làm tảng cho trình học tập, giúp học viên dùng kiến thức, kinh nghiệm, tiềm họ để đến định cuối đạt mục tiêu kết học tập cao 51 Người tư vấn Tập huấn viên tư vấn giúp học viên thoát khỏi áp lực, xung đột nhóm ảnh hưởng họ Họ khuyến khích học viên giúp đỡ lẫn nhau, tôn trọng mục tiêu cá tính Họ trì khuyến khích môi trường an toàn cho học viên để họ có hội tự bộc lộ Người ủng hộ Tập huấn viên khuyến khích học viên bắt đầu công việc ủng hộ học viên trình xác định vấn đề, lựa chọn giải pháp, sáng tạo chấp nhận thay đổi hành vi; Ủng hộ họ có sáng kiến hay hướng giải cho vấn đề lựa chọn họ liên quan đến phương pháp hay kiến thức áp dụng Người đánh giá Đối với nhóm/lớp, tập huấn viên giúp phân tích đánh giá không khí, thái độ kết học tập hay hoạt động nhóm để giúp nhóm hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ họ Đối với cá nhân, tập huấn viên phân tích, đánh giá kết học tập thực hành để phản hồi kịp thời cho học viên Người bạn đồng hành Tập huấn viên người lắng nghe tôn trọng định, suy nghĩ, hành động tâm tư tình cảm học viên Luôn chia sẻ với học viên vấn đề nảy sinh trình tập huấn Hình mẫu lý tưởng Về phương diện hành vi, tập huấn viên người nên có hành động cư xử cách mẫu mực phù hợp để làm gương cho học 52 viên Về mặt chuyên môn, tập huấn viên nên lựa chọn sử dụng tối ưu nhuần nhuyễn kỹ phương pháp để giúp học viên hình thành hình mẫu Do tập huấn viên nên có phẩm chất nhà tư vấn, người hướng dẫn, hỗ trợ, người bạn đồng hành học viên Để vậy, tập huấn viên nên lưu tâm đến phương châm sau: ” Chúng ta học người khác bảo mà qua học kinh nghiệm rút từ hành động qua thực hành” Học ”quá trình trải nghiệm”! 3.2 Phát triển kỹ Kỹ hiểu khả năng, khiếu, khéo léo, thành thạo điêu luyện người công việc cụ thể hình thành thông qua trình thực hành luyện tập Ví dụ, người thợ, kỹ hiểu cách đơn giản khả thể trình độ tay nghề Đối với tập huấn viên, kỹ tổ hợp nhiều yếu tố để kết hợp thành mức độ chuyên nghiệp họ Hình thành phát triển kỹ cần trình luyện tập tích luỹ kinh nghiệm từ thực tế Kỹ không phát triển đến mức điêu luyện trình trải nghiệm tích luỹ Chính vậy, kỹ phụ thuộc nhiều vào khả cố gắng cá nhân Trong đào tạo tập huấn, kỹ với khả trời phú tạo nên "cái duyên" định mức độ chuyên nghiệp người tập huấn viên Trong tập huấn có tham gia, tập huấn viên phải thể tính cách nhiều phương pháp truyền thống Sự luyện tập thường xuyên giúp tập huấn viên có "cái duyên" họ có nhiều kinh nghiệm tự tin sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia 53 Các kỹ gồm có kỹ mang tính ứng dụng kỹ mang tính cá nhân Các kỹ có tính ứng dụng kỹ sử dụng văn phòng phẩm giáo cụ trực quan Các kỹ có tính cá nhân thường liên quan đến thể tính cách kỹ sử dụng ngôn ngữ hình thể, kỹ sử dụng ngôn ngữ lời nói, kỹ lắng nghe, kỹ quan sát, kỹ đặt câu hỏi Cả hai loại kỹ đề cập phần 3.3 Kỹ ứng dụng Một số văn phòng phẩm bảng, bút, giấy, băng dính thường xuyên sử dụng đào tạo nói chung tập huấn sử dụng phương pháp tiếp cận có tham gia nói riêng Nhìn chung, sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia yêu cầu sử dụng nhiều loại văn phòng phẩm so với phương pháp truyền thống khuyến khích môi trường học chủ động tham gia tích cực học viên Dưới số điều cần lưu ý trình sử dụng loại văn phòng phẩm Hầu hết tập huấn viên sử dụng loại văn phòng này, chủ yếu đưa lưu ý để sử dụng không mắc lỗi Bút loại văn phòng phẩm Bút dùng viết bảng Foóc-mi-ca thường có đầu viết xoá dễ dàng Bút dùng viết giấy thường có đầu viết khó xoá Do vậy, nhớ không nên sử dụng bút để viết lên bảng Foóc-mi-ca Nếu bạn sử dụng chúng viết bảng trường hợp đặc biệt quên bạn cần dùng cồn, xăng, chí dầu gió tẩm ướt vào giẻ để xoá Có thể dùng bút viết bảng viết kỹ vào nét muốn xoá, sau dùng giẻ khô lau Mực sử dụng thường pha với cồn số chất dung môi dễ bay nhớ đóng nắp bút sau viết Bút thường có loại màu mực khác để sử dụng cho mục đích khác Ví dụ, nên sử dụng màu đậm màu xanh đen để viết Màu đỏ dùng để nhấn mạnh ý, ghi chép nội dung bổ sung sửa nội dung sai màu xanh cho ý kiến bổ sung Khi mua bút mua 54 thêm vài lọ mực dùng cho bút viết giấy Khi bút hết mực, tháo đầu to bút, rút ống đựng mực cho mực vào ống nắp lại Giấy khổ khác Ao, A1, A2, A4… thường dùng để viết, vẽ minh hoạ kết làm việc, thảo luận nhóm, làm bảng lật… Các giấy màu, bìa màu sử dụng để viết câu hỏi, cắt hình minh hoạ, làm thẻ, giáo cụ trực quan Ngoài bút giấy viết, số loại văn phòng phẩm thông dụng khác thường hay sử dụng dao, kéo, hồ dán, phấn, băng dính (gồm loại băng dính giấy, ni-lông, hai mặt), dập ghim, đục lỗ, file tài liệu mà bạn nên chuẩn bị để sử dụng buổi tập huấn Bảng sử dụng bảng Nếu viết phấn thường sử dụng bảng gỗ (bảng đen) viết bút thường sử dụng bảng trắng Foóc-mi-ca Trong điều kiện khó khăn, bạn hai loại bảng làm bảng cách sử dụng vật liệu sẵn có: • Lấy kính gương dán giấy trắng sau kính, dùng bút viết bảng để viết lên bề mặt kính • Có thể làm bảng di động cách dán ni-lông màu trắng lên tờ giấy trắng to (Ao) dùng bút viết bảng để viết vào ni-lông • Cũng dùng vải nhựa trắng viết bút màu đen viết phấn để làm bảng điều kiện thường xuyên phải di chuyển Khi viết nên đứng phía bên phải (nếu bạn người thuận tay phải) bảng nhìn từ phía học viên di chuyển từ trái qua phải để tránh quay lưng xuống học viên che lấp bảng Nên vừa viết vừa nói điều viết để tránh thời gian im lặng 55 Khi trình bày nên chia bảng làm hai phần theo chiều dọc Phần nhỏ phía bên phải bảng dùng để viết nội dung Phần lớn phía bên trái bảng dùng để viết ví dụ hay vẽ minh hoạ cho nội dung Nội dung viết lên bảng nên rõ ràng, ngắn gọn sử dụng nhiều hình vẽ để minh hoạ Nên dùng kiểu chữ in hoa (ví dụ: VIẾT BẢNG) chữ viết thường không chân (ví dụ: viết bảng) để dễ nhìn Kích thước chữ phải đảm bảo để học viên vị trí xa đọc được, thông thường nên từ 3-5 cm Để thử tốt bạn viết câu, phía cuối lớp để thử xem có đọc không Nếu không bạn phải viết to Khi bạn chuyển sang nội dung hết chỗ để trình bày bạn phải xoá phần xong Lưu ý cần chuẩn bị dụng cụ cần thiết để xoá bảng Giữ lại ý vấn đề đến kết thúc phần trình bày vấn đề Nhắc lại ý phần vừa trình bày đảm bảo tất học viên ghi chép nội dung cần thiết trước xoá bảng Bảng lật (giấy tôky) Bảng lật (thông thường cỡ giấy Ao, A1 A3) sử dụng thay bảng Các loại giấy, bìa, vải nhựa khổ gim/kẹp/đóng lại với thành tập viết lên Thông thường tập huấn viên hay dùng giấy Ao để làm bảng lật dễ gấp, cất, di chuyển, sử dụng lại Điều bất lợi sử dụng bảng lật nội dung bạn viết lên xoá kích cỡ bảng lật thường nhỏ kích thước chuẩn bảng Lợi bảng lật bạn sử dụng lại tiết kiệm thời gian viết tay lên bảng Chữ viết bảng lật nên viết to, rõ ràng, ngắn gọn, liệt kê ý không đưa nhiều thông tin Nội dung tập bảng lật cần phải chuẩn bị trước phần theo thứ tự lô-gíc Có thể kết hợp với sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh minh họa cho sinh động dễ nhớ, dễ hiểu 56 Bảng lật nên sử dụng tổng kết chốt lại nội dung trao đổi với mục đích hệ thống lại cho người học dễ nhớ Trên bảng lật không nên viết 10 - 12 dòng/1 tờ không nên viết 10 từ/dòng Kích thước chữ phải đủ lớn để đảm bảo học viên ngồi xa đọc Tránh lệ thuộc nhiều vào bảng lật tạo thành môi trường học thụ động thói quen ỷ lại cho tập huấn viên Giáo cụ trực quan Giáo cụ trực quan sử dụng đào tạo tập huấn để minh hoạ nhấn mạnh nội dung cần thiết khuyến khích người học sử dụng nhiều giác quan nghe Giáo cụ trực quan đặc biệt phù hợp với người học thị giác cần nhìn thấy trước họ nhớ Có nhiều loại giáo cụ trực quan khác tranh ảnh, mẫu vật, mẫu thức ăn, vật sống, phim ảnh, băng hình Giáo cụ trực quan phải phù hợp với đối tượng học viên, nội dung trao đổi điều kiện tập huấn Đối với đối tượng học viên nông dân, người không quen với không khí lớp học giáo cụ trực quan nên đơn giản dễ hiểu Giáo cụ trực quan dùng để sử dụng cho phần thực hành người học, tăng khả hiểu, tiếp thu, ghi nhớ học viên tạo không khí sôi nổi, tránh nhàm chán Khi sử dụng giáo cụ trực quan nên kiểm tra trước xếp theo thứ tự sử dụng Tránh sử dụng nhiều loại giáo cụ trực quan khác buổi lên lớp lệ thuộc hoàn toàn vào giáo cụ trực quan 57 3.4 Kỹ sử dụng ngôn ngữ hình thể Lý mà đề cập đến ngôn ngữ hình thể phần kỹ mang tính cá nhân thể loại “ngôn ngữ không lời” mà bạn thể với học viên trước bạn bắt đầu nói Ngôn ngữ hình thể phương tiện giao tiếp thể cử chỉ, điệu bộ, hành động, nét mặt thay sử dụng lời nói Ngôn ngữ hình thể thường thể qua phong cách, nét mặt, trang phục, ánh mắt, cử động tay, chân thể Ngôn ngữ hình thể phương tiện giao tiếp hỗ trợ đắc lực cho ngôn ngữ lời nói tập huấn khuyến khích giao tiếp hai chiều có tham gia học viên Ngôn ngữ định nửa thành công hiệu giao tiếp Cũng nói sử dụng có hiệu ngôn ngữ hình thể nghệ thuật thu hút người Vì vậy, điều quan trọng bạn ý đến việc bạn nên sử dụng ngôn ngữ trình tập huấn Những nội dung vấn đề mà bạn cần lưu tâm Bạn có nên thể phong Phong cách cách không? Nếu tập huấn viên có vai trò tạo dựng hình mẫu lý tưởng bạn cần phải có phong cách phù hợp với chuẩn mực xã hội Tập huấn viên nên có phong cách thoải mái, tự tin, thân thiện, cởi mở gần gũi Để thực tốt vai trò người hướng dẫn, tập huấn viên phải động, linh hoạt lịch Tính hài hước để gây ấn tượng hút học viên lợi nhiều tập huấn viên Tập huấn viên nên tránh thể thiếu tự tin, cứng nhắc, xa cách, lạnh lùng, buồn tẻ nghiêm trang Điều tối kỵ thể thiếu lịch hay khiếm nhã, bất cần trịnh thượng 58 Giao tiếp mắt Tập huấn viên giao tiếp mắt với học viên nên nhìn vào vùng miệng vùng trán người để tỏ thân mật Chỉ nên nhìn vào người 2-4 giây chọn lúc thích hợp để rời mắt khỏi đối tượng Khi đứng trước nhóm nhỏ nên để mắt đến người Khi đứng trước nhóm lớn nên để mắt đến nhóm nhỏ thời gian ngắn 5-10 giây Tránh nhìn chằm chằm lâu vào người bất lịch mang tính chất khiêu khích Nếu nhìn ngắn liếc nhanh tạo cho học viên cảm giác bạn bực tự tin Một điều tối kị tránh ánh mắt tức giận, kể tình khó xử Cử động tay Cử động tay sử dụng để minh hoạ cho lời nói Hai loại thao tác bàn tay phác hoạ hình ảnh tượng trưng để minh hoạ nói tạo nhịp điệu đồng thời với nhịp điệu lời nói Thả lỏng hai vai hai cánh tay để tạo cử lịch thiệp tự tin Mở rộng hai bàn tay, ngón tay bắt đầu nói để tỏ tự tin tôn trọng người nghe khuyến khích tham gia học viên Để ngửa lòng bàn tay khép ngón tay làm động tác Nên thay đổi kiểu thao tác hai bàn tay để tránh nhàm chán Khi không phác hoạ động tác minh họa cho lời nói nên thả lỏng hai tay để tư ngang bụng Nên tránh cử tay như: ngón tay lệnh hay trích người nghe; chắp hai tay thể cầu xin người nghe mình; khép chặt hai tay vào thân tạo cảm giác thiếu tự tin; vung vẩy hai cánh tay "không biết để tay vào đâu"; vuốt tóc, gãi đầu, vuốt mặt, lau kính, sửa lại quần áo lặp lặp lại nhiều lần kiểu thao tác tay 60 Cách cầm tài liệu Tập huấn viên nên có tài Bạn có nên cầm tài liệu không? liệu tóm tắt ngắn gọn tay để tăng thêm tự tin tỏ tôn trọng người nghe, để tránh phút lúng túng đột xuất xảy Tài liệu nên ghi lên mẩu giấy nhỏ (1/4 giấy A4), tóm tắt ý lên mặt cầm gọn lòng bàn tay Chỉ cần cầm tay, dành tay để làm động tác cần thiết để tỏ tự chủ Thỉnh thoảng nhìn vào phần tài liệu trước nói, dù bạn tự thấy không cần thiết, để tỏ tôn trọng người nghe để không bỏ sót nội dung Tránh cầm tờ giấy, tập giấy hay phiếu ghi gây tiếng sột soạt khó chịu cầm tài liệu hai tay Không nên cầm tài liệu chi tiết đọc tất nội dung có tài liệu Tránh chuyển tài liệu từ tay sang tay nói, khiến người nghe tập trung ý cuộn tài liệu thành ống vung vẩy nói, khiến người nghe nhìn thấy mà bực Tránh cầm tài liệu lại không nhìn không sử dụng tài liệu Thiếu lịch bạn Tư đứng đứng này!!! Tập huấn viên viết nên đứng phía bên trái bảng Khi nói nên đứng bảng hướng phía học viên Đứng thoải mái hai chân, thả lỏng người chủ yếu vùng khớp hông chi phối Nhớ điểm tựa giữ thăng gót chân hai đầu gan bàn chân Với nam, hai gót cách khoảng 3040 cm - rộng vai, với nữ 61 khoảng 1/2 nam Tránh đứng vị trí thiếu trung tâm không quan sát bao quát lớp Tránh đứng vị ví che khuất bảng tầm nhìn học viên Tránh đứng quay lưng phía học viên đứng chân trước chân sau, dựa vào bàn tường Để tránh bị mỏi, không nên để cột sống, ngực hay vai chi phối chủ yếu tư đứng Di chuyển Đi lại nhiều quá, chóng mặt mà!!! Tập huấn viên di chuyển có mục đích cụ thể Ví dụ: thấy có lơ đãng, tiến đến gần người/nhóm để khiến họ tập trung ý trở lại Lúc đầu đứng cách xa, tiến dần đến với người để lắng nghe trả lời, để tỏ quan tâm đến họ Sau nên giật lùi phía bảng Dừng lại chỗ vài giây chuyển sang chỗ khác để tạo không khí sinh động Không nên di chuyển nhiều trao đổi tránh hết chỗ đến chỗ khác làm phân tán ý người nghe Không nên vừa lại vừa nói, quay lưng lại với người nghe mà tiếp tục nói, di chuyển đến vị trí cố định gây cảm giác thiên vị học viên Cần lưu ý không di chuyển, đứng chỗ tạo cảm giác cứng nhắc thiếu linh hoạt 62 3.5 Kỹ sử dụng ngôn ngữ lời nói Kỹ sử dụng ngôn ngữ lời nói khả dùng từ ngữ, âm lượng, ngữ điệu ngữ cảnh cụ thể để đạt mục đích tạo hiệu giao tiếp Ngôn ngữ lời nói xem phương tiện giao tiếp có hiệu tập huấn Ngôn ngữ lời nói tập huấn viên sử dụng để chuyển tải thông tin cho học viên nghe nghe ghi chép lại Một tập huấn viên có kỹ sử dụng ngôn ngữ lời nói tốt chuyển tải nội dung có hiệu hút người nghe Để đạt yêu cầu này, tập huấn viên nên lưu ý vấn đề sau: • Sử dụng ngôn từ quen thuộc, dễ hiểu • Dùng câu văn ngắn gọn, đủ ý rõ nghĩa • Tốc độ nói vừa phải, không nhanh để người nghe kịp theo dõi, không chậm để tạo cảm giác ê a • Âm lượng nói không to nhỏ để đủ người nghe rõ Nếu cần sử dụng loa để đảm bảo âm lượng Khi dùng loa không nên để âm lượng to tránh làm cho người nghe mệt mỏi • Nhịp điệu nói không nên đều dẫn đến cảm giác buồn ngủ Nên ngắt, ngừng, nghỉ, giọng điệu cần thay đổi lên xuống Nhấn mạnh điểm phù hợp với nội dung để tạo điểm nhấn hút người nghe • Kết hợp nhuần nhuyễn có nghệ thuật ngôn ngữ hình thể lời nói thực cần thiết để tạo sinh động hiệu sử dụng ngôn ngữ lời nói Nên nhớ người nghe không nghe tai mà họ nghe “bằng mắt” cảm nhận thông điệp từ bạn giác quan khác 63 3.6 Kỹ lắng nghe Một nhiệm vụ nói quan trọng hàng đầu tập huấn viên sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia khả lắng nghe học viên Sự sẵn lòng khả lắng nghe tập huấn viên định phần lớn mức độ tương tác buổi tập huấn Lắng nghe sẵn sàng đón nhận hiểu thông điệp từ người khác trực tiếp qua giao tiếp gián tiếp qua quan sát Lắng nghe khác với nghe cần tập trung tác động trí tuệ Lắng nghe để người khác dẫn vào giới họ Hiệu lắng nghe bị tác động nhiều yếu tố người nói, người nghe, nội dung, môi trường xung quanh Kỹ người nói tốt diễn đạt rõ ràng, hấp dẫn, dễ hiểu, lô-gic, tôn trọng, chuẩn bị kỹ thu hút người nghe Ngược lại người nói ấp úng, rụt rè, không thân thiện gây ức chế Khi lắng nghe cách tin cậy, nhiệt tình, đặt câu hỏi để hỏi thêm thông tin, đáp ứng hỏi, xung phong trả lời câu hỏi tạo thêm nhiệt tình cho người nói Nếu người nghe không thiện chí, thiếu tôn trọng, gây trật tự, nói chuyện riêng, cắt ngang trình bày gây ức chế người nói ảnh hưởng đến không khí chung Trong lắng nghe cần tập trung lắng nghe lưu thông tin trí nhớ cách ghi chép Không nên đưa câu hỏi nghe người khác nói Sau lắng nghe bạn phân tích thông tin đưa câu hỏi cần thiết 64 Tập huấn viên có kỹ lắng nghe tốt thu thập thông tin đầy đủ sử dụng chúng để đưa câu trả lời hợp lý Để đạt kết này, tập huấn viên cần ý đến: • Thái độ lắng nghe (được thể ngôn ngữ hình thể): − Bày tỏ thái độ tập trung, quan tâm thích thú lắng nghe cách: nhìn hướng học viên, im lặng ghi chép ý chính, gật đầu đồng ý, tán thưởng tỏ ngạc nhiên, vui sướng − Kiên nhẫn cho học viên thời gian để nói điều họ muốn nói hay thông điệp mà người nói muốn chuyển tải, chí điều không đồng ý − Tôn trọng khách quan lắng nghe học viên nói cần việc đánh giá, đặt câu hỏi hay phản hồi tiến hành sau − • Tránh ngắt lời thường xuyên học viên nói Phản hồi cho học viên: − Sau học viên ngừng nói, nên tóm lại điểm mà học viên vừa trình bày − Đặt câu hỏi làm rõ vấn đề học viên kết thúc để chứng tỏ nắm vững thông điệp − Nhận xét đưa phản hồi thích hợp cho họ khuyến khích học viên khác tham gia vào thảo luận − Để hoàn thiện trình lắng nghe cần thiết phải phân tích, xử lý thông tin để đưa kết luận hợp lý 65 3.7 Kỹ quan sát Để chủ động tình thế, tập huấn viên cần phải biết diễn lớp học Chính vậy, tập huấn viên cần phải rèn luyện kỹ quan sát Quan sát trình tích cực đòi hỏi người tập huấn viên sử dụng tất giác quan để đánh giá không khí lớp học Mục đích trình quan sát tập huấn đảm bảo cho môi trường học đạt trạng thái tốt Để làm điều tập huấn viên cần phải hiểu tình trạng lớp học cách thu thập thông tin qua quan sát, lắng nghe cảm nhận Do vậy, tập huấn viên nên quan sát: • Từng học viên để đánh giá kiến thức, thái độ, kỹ thu thập thông tin phản hồi từ họ • Sự tương tác học viên để đánh giá kỹ quan hệ xã hội • Các tập huấn viên khác trợ giảng để phối hợp nhịp nhàng với trình tập huấn • Môi trường xung quanh môi trường xã hội để đánh giá tác động đến hiệu tập huấn • Các nhóm để xây dựng mối quan hệ học viên giúp họ xóa bỏ ngăn cách tạo từ khác trình độ, địa vị, tuổi tác, giới tính, ranh giới địa lý Tương tự kỹ lắng nghe, tập huấn viên có kỹ quan sát tốt thu thập thông tin đầy đủ đưa kết luận xác Để đạt kết này, tập huấn viên cần lưu ý: 66 • Phạm vi quan sát: Cần quan sát từ phạm vi bao quát nhiều góc độ, khía cạnh đến phạm vi hẹp cá nhân, nhóm nhỏ, kiện • Thời gian tiến hành quan sát: Cần liên tục từ bắt đầu đến kết thúc trình tập huấn số trường hợp đặc biệt khác • Thái độ quan sát: Nên có thái độ khách quan, thoải mái, thân thiện, cởi mở, vui vẻ quan sát Bày tỏ ánh mắt trìu mến, động viên khích lệ Không áp đặt chịu ảnh hưởng định kiến, quan niệm, kinh nghiệm cá nhân • Tránh định kiến: Nên có nhìn khách quan tránh tình cảm cá nhân ảnh hưởng đến đánh giá người công việc • Ghi chép thông tin quan sát: Cần kết hợp với lắng nghe, suy ngẫm, ghi chép để nâng cao hiệu quan sát 3.8 Kỹ đặt câu hỏi Câu hỏi cách để thu thập thông tin từ câu trả lời Hỏi hình thức giao tiếp chủ yếu người Câu hỏi sử dụng để tạo hội cho giao tiếp hai chiều Trong tập huấn, câu hỏi thường sử dụng để thu thập thông tin như: kiến thức nhu cầu học viên Câu hỏi sử dụng để thăm dò làm sáng tỏ vấn đề giúp học viên ôn tập nội dung học Giống kỹ khác, đặt câu hỏi việc mà làm hàng ngày để ý đến Và kỹ khác, bạn luyện tập cách nghiêm túc sử dụng loại câu hỏi hoàn cảnh 67 phát triển kỹ Các loại câu hỏi Các loại câu hỏi thường hay sử dụng tập huấn câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi dẫn dắt câu hỏi hùng biện Câu hỏi đóng Câu hỏi đóng dạng câu hỏi có lựa chọn trả lời thường "có" "không" Câu hỏi đóng thường dùng để kiểm tra thông tin, khẳng định nội dung sử dụng nhiều thời gian để thảo luận Ví dụ: Anh có nuôi gà mái đẻ không? Câu hỏi mở Câu hỏi mở dạng câu hỏi có nhiều lựa chọn dùng để thu thập thông tin Nó thường bắt đầu với: ai, nào, đâu, làm nào, hay Câu hỏi mở sử dụng yêu cầu học viên đưa thông tin, giúp học viên mở rộng suy nghĩ để khơi gợi ý kiến Do áp dụng phương pháp tập huấn tích cực chủ động để tạo hội cho người học tham gia Ví dụ: Trong chăn nuôi cần phải quan tâm đến yếu tố để có hiệu kinh tế cao? Câu hỏi khơi gợi dẫn dắt Đây câu hỏi đưa nhằm hướng câu trả lời vào vấn đề cụ thể Chúng sử dụng để khai thác thêm thông tin câu trả lời chưa đầy đủ không rõ ràng khai thác thêm thông tin kiểm tra lại thông tin trước Ví dụ: Bác nuôi lợn đực giống Bác cho biết thêm cách khai thác sử dụng không? Câu hỏi hùng biện Trên thực tế, câu hỏi hùng biện thường gần với suy ngẫm câu hỏi Thường người hỏi tự đưa câu trả lời sau Nó thường dùng để khơi gợi học viên suy nghĩ vấn đề dùng để bắt đầu trình bày Vì vậy, không dừng lâu sau câu hỏi hùng biện, tránh không học viên trả lời Ví dụ: cần làm để hạch toán kinh tế chăn nuôi gà? Trước tiên phải ghi chép số liệu 68 Các cách đặt câu hỏi Trong tập huấn thường có hai cách đặt câu hỏi: trực tiếp cho cá nhân đưa câu hỏi cho tập thể Nếu sử dụng nhiều cách đặt cho câu hỏi cá nhân tạo không khí nặng nề học viên có cảm giác đến lượt bị hỏi Dần dần, trở thành không khí chất vấn kiểm tra đối thoại Nếu đặt câu hỏi cho tập thể nhiều quan tâm học viên giảm thông thường vài học viên nói nhiều lấn át người khác Do vậy, nên sử dụng hài hòa hai cách đặt câu hỏi Ban đầu đặt câu hỏi cho tập thể câu hỏi cho cá nhân để đảm bảo tất học viên tham gia Trong số tình cụ thể, chuyển từ cách sang cách ngược lại Đặc điểm câu hỏi hay Một câu hỏi hay có đặc điểm như: • Cấu trúc ngắn gọn, rõ ràng, nên diễn đạt ý/nội dung • Ngôn ngữ thông dụng, dễ hiểu • Nội dung phù hợp với chủ đề đối thoại trình độ đối tượng hỏi • Tạo quan tâm người nghe Tập huấn viên có kỹ đặt câu hỏi tốt thu câu trả lời hay, đúng, phù hợp đạt mục đích đề sử dụng câu hỏi Để đạt kết này, tập huấn viên cần ý: • Chuẩn bị câu hỏi: − Câu hỏi nên chuẩn bị trước đáp ứng đầy đủ yêu cầu câu hỏi hay − Tránh đặt câu hỏi khó để đánh đố − Cân nhắc thời gian tình huống, ví dụ: câu hỏi mở động não, thảo luận nhóm , câu hỏi đóng để khẳng định nội dung kết thúc vấn đề • Khi đưa câu hỏi: Cần nói to, rõ ràng để đảm bảo tất người nghe được, nhắc lại Dành đủ thời gian cho người hỏi suy nghĩ câu trả lời Thái độ vui vẻ, cơi mở, tôn trọng, khuyến khích người trả lời 69 • Khi học viên trả lời: Mời học viên trả lời cảm ơn họ trả lời xong Đánh giá câu trả lời, khen ngợi câu/phần trả lời xác Nhắc lại câu trả lời phần trả lời để tăng mức độ tiếp thu tin tưởng học viên Bổ sung trả lời lại câu trả lời thiếu chưa xác Nếu cần mời học viên khác bổ sung cho câu trả lời • Cần tránh trả lời câu hỏi thay cho học viên, nhóm trả lời đồng lặp lặp lại câu hỏi 3.9 Kỹ trả lời câu hỏi Quan trọng không kỹ câu hỏi khả người tập huấn viên học viên đưa câu hỏi Như vậy, tập huấn viên rơi vào tình không trả lời câu hỏi học viên đưa Bạn xử lý tình thế nào? Không người biết tất Học viên không thiếu tôn trọng bạn bạn nói “xin lỗi, rõ vấn đề lắm, cho phép xem xét thêm trả lời vào buổi sau” Nhưng học viên không tôn trọng bạn bạn không tiếp tục đề cập đến vấn đề trả lời sai Trả lời câu hỏi đưa ý kiến quan điểm cho câu hỏi cụ thể Trả lời câu hỏi phương tiện sử dụng thường xuyên giao tiếp hai chiều Trong tập huấn có tham gia người học, trả lời câu hỏi học viên đưa nhiệm vụ mà tập huấn viên thường xuyên phải làm Vì vậy, bạn cần biết làm để khuyến khích học viên đưa câu hỏi trả lời câu hỏi họ 70 Tập huấn viên có kỹ trả lời câu hỏi tốt đưa câu trả lời đúng, dễ hiểu, đáp ứng thắc mắc học viên đạt mục đích đề Để làm điều này, tập huấn viên cần ý điểm sau: • Luôn tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích học viên đặt câu hỏi • Thái độ vui vẻ, cởi mở, tôn trọng cầu thị học viên hỏi • Luôn ghi nhận câu hỏi học viên cách cảm ơn trả lời câu hỏi nên đưa câu nhận xét như: Câu hỏi anh/chị thú vị; Đó câu hỏi/điểm hay; Cảm ơn anh/chị đề cập đến vấn đề • Không thách thức bắt đầu đếm câu hỏi mà học viên đưa • Khi học viên đưa câu hỏi: Nên mời người có ý kiến nêu câu hỏi, ý lắng nghe để hiểu rõ câu hỏi, chưa rõ hiểu chưa hỏi lại đề nghị người tiếp tục cho ý kiến nêu câu hỏi Trong tập huấn thường học viên đưa nhiều câu hỏi lúc Do vậy, trả lời câu hỏi nên theo trình tự sau: Ghi nhận câu hỏi cách ghi chép lại Trong ghi chép nên làm rõ câu hỏi cần thiết Phân loại câu hỏi để có định trả lời: Nên phân loại câu hỏi xếp thứ tự trả lời câu hỏi theo lô-gích vấn đề Với số loại câu hỏi đặc biệt nên có cách xử lý phù hợp Trả lời: Khi trả lời nên bày tỏ thái độ thiện chí với người hỏi trả lời thẳng vào vấn đề, có trọng tâm, ngắn gọn, dễ hiểu, sử dụng hình ảnh minh hoạ cần Nên đưa ví dụ cụ thể số liệu để tăng tính thuyết phục câu trả lời Xác định xem người hỏi thỏa mãn với câu trả lời hay chưa cảm ơn Đối với loại câu hỏi cụ thể nên có cách giải hợp lý Ví dụ: • Câu hỏi hay, phù hợp chủ đề trả lời nêu câu hỏi cho học viên trả lời • Câu hỏi khó hay (về nội dung không đủ kiến thức, thông tin) đưa câu hỏi cho tập thể thảo luận, hỏi trợ giúp đồng nghiệp thực bạn có câu trả lời hẹn trả lời vào dịp sau • Câu hỏi thách đố nên mời người đưa câu hỏi cho ý kiến chia sẻ trả lời • Câu hỏi thẩm quyền trả lời chất vấn cách tiêu cực không nên trả lời nêu rõ lý không trả lời 71 • Câu hỏi dễ, lặp lại ý nêu nên trả lời tóm tắt • Câu hỏi lạc đề không nên trả lời mà nêu lại trọng tâm, phạm vi đối thoại, gợi ý cho người đối thoại đặt lại câu hỏi tế nhị không phù hợp câu hỏi Khi trả lời cần tránh gây phản ứng tiêu cực từ người nghe Trả lời câu hỏi tạo kiểu chất vấn không huy động tham gia học viên để họ chia sẻ kinh nghiệm học hỏi lẫn Thêm tập huấn viên nhiều thời gian để suy nghĩ đưa câu trả lời hay Không nên liều lĩnh trả lời câu hỏi vượt qua khả quyền hạn 3.10 Kỹ cho nhận phản hồi tích cực Phản hồi xem xét đánh giá lại để kiểm soát hệ thống Trong tập huấn, phản hồi có nghĩa tập huấn viên thu nhận nhận xét từ học viên mức độ phù hợp nội dung, trình độ kỹ tập huấn viên, thái độ chấp hành nội qui học viên Phản hồi tích cực có mục đích giúp học viên/tập huấn viên thay đổi thái độ hành vi theo chiều hướng tốt Để có kỹ cho phản hồi tích cực, tập huấn viên cần lưu ý: • Nội dung phản hồi phải cụ thể, rõ ràng, trung thực xác • Trọng tâm phản hồi nên trọng vào hành động mà cá nhân nhận phản hồi Gợi ý cho người phản hồi để họ tự đánh giá • Số lượng ý kiến nên 2-3 ý kiến đề cập ý đưa ý phản hồi tích cực trước, ý tiêu cực sau 72 • Thái độ cho phản hồi cần khách quan, thẳng thắn, cởi mở, chân tình, mực, đóng góp xây dựng Chia sẻ ý kiến - phán xét hay lệnh • Ngôn ngữ sử dụng phản hồi nên mực, hợp lý không mang tính trích hay mệnh lệnh cho người nhận phản hồi Nên dùng từ/cụm từ như: nên, nên chăng, có thể, tốt như, thiếu…Tránh dùng từ mang tính chất phủ định mệnh lệnh như: phải, thiết phải, nhưng, mà, không … • Không gian thời gian cho phản hồi nên hợp lý, kịp thời, nơi, lúc đối tượng Để có kỹ nhận phản hồi tích cực, tập huấn viên cần lưu ý: • Khi nhận phản hồi nên có ứng xử mang tính tích cực Cảm ơn trước sau nhận phản hồi • Thái độ nhận phản hồi nên mực, không khó chịu, giận dỗi, lãnh đạm hay tranh cãi • Hỏi lại chưa hiểu rõ, hỏi thêm ý kiến phản hồi người khác cần • Giúp học viên phản hồi ý kiến rõ ràng, trọng tâm • Xử lý thông tin phản hồi, sau có ghi nhận giải trình kịp thời Chê chí tình Góp ý mà toàn Thế phải thấy chê sửa sai thôi! mà nghe nổi!!! 73 Tóm tắt chương Chương đề cập đến tất kỹ mang tính cá nhân vai trò tập huấn viên để trở thành tập huấn viên giỏi Trở thành tập huấn viên sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia khác so sánh với giáo viên theo cách giảng dạy truyền thống Các kỹ trình bày liên quan nhiều đến giáo viên tập huấn cho người nông dân theo cách cũ Một tập huấn viên sử dụng phương pháp tập huấn có tham gia cần có nhiều khả vai trò người lập kế hoạch xây dựng, người giáo viên, người cung cấp thông tin Họ cần phải biết sử dụng dụng cụ hỗ trợ tập huấn bảng, bảng lật, giáo cụ trực quan Nhưng để chuyển tải thông tin cách có hiệu quả, họ cần phải ý đến sử dụng ngôn ngữ hình thể, ngôn ngữ lời nói, thái độ, khả lắng nghe, quan sát, đặt trả lời câu hỏi Tập huấn viên cần sử dụng kỹ tập huấn sử dụng phương pháp khác để tạo môi trường học tích cực Các phương pháp mô tả chương 74