Quy định chế độ họp trong hoạt động của Công ty

Quy định chế độ họp hoạt động Công ty Tổng công ty sông đà Công ty cp hoa sông đà Cộng hoà xã hôi chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc -o0o - QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số: ngày tháng năm 2006 HĐQT Công ty) Chương I Những quy định chung Điều 1: Phạm vi điều chỉnh Quy định điều chỉnh việc tổ chức họp hoạt động quản lý, điều hành Công ty Phiên họp Hội đồng, Ban khác Công ty Hội đồng thẩm định, Hội đồng thi đua Khen thưởng, Ban vệ sinh - An toàn lao động, giao ban điều hành sản xuất hàng ngày ; buổi hội thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành Quy định Điều 2: Đối tượng áp dụng: Văn phòng Công ty (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, phòng ban) Các đơn vị trực thuộc Điều 3: Giải thích từ ngữ: Trong quy định này, từ ngữ hiểu sau: Họp hình thức hoạt động quản lý, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan, đơn vị trực tiếp thực lãnh đạo đạo, điều hành hoạt động SXKD thuộc chức thẩm quyền theo Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty quy định Pháp luật Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất kiến nghị Giám đốc đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp giải công việc họp cấp với Giám đốc đơn vị cấp để giải công việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quản triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm điểm, đánh gía tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị Họp sơ kết tổng kết chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, đưa ý kiến kết luận họp 10 Người tham gia dự họp người triệu tập, người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người uỷ quyền dự họp 11 Cuộc họp HĐQT Công ty họp Chủ tịch người uỷ quyền chủ trì để đạo, giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền HĐQT 12 Cuộc họp Tổng giám đốc họp Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc chủ trì để đạo, điều hành giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng giám đốc 13 Cuộc họp Giám đốc đơn vị trực thuộc họp GĐ đơn vị (Xí ngiệp, Chi nhánh) chủ trì để đạo, phối hợp giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền lãnh đạo đơn vị Điều 4: Mục đích: Mục đích quy định nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng họp hoạt động quan, đơn vị, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Điều 5: Nguyên tắc tổ chức họp: Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị việc thực định quản lý, điều hành Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan, đơn vị Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Điều 6: Trách nhiệm việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi họp: Tổng giám đốc Công ty Giám đốc đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp Điều 7: Các trường hợp không tổ chức họp: Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm Pháp luật, văn đạo cấp Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm Tổng công ty, đơn vị trực thuộc Giải công việc thường xuyên tình hình có thiên tai, địch hoạ tình trạng khẩn cấp Những việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp rõ thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải 5 Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị tham gia xây dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý nhiều quan, đơn vị Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm quan, đơn vị Giải nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng Những việc Pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp Điều 8: Họp tổ chức Đảng, đoàn thể tổ chức khác: Đảng đoàn thể tổ chức khác Công ty tổ chức theo Điều lệ tổ chức bố trí hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động Công ty Chương II Quy trình tổ chức họp Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp: Căn vào chương trình công tác hàng năm, hàng quý quan, đơn vị yêu cầu giải công việc, HĐQT Tổng giám đốc Công ty đạo xây dựng định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm hàng quý; phân công trách nhiệm Phòng chức năng, đơn vị trực thuộc chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến công việc tổ chức họp Kế hoạch tổ chức họp năm hàng quý phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp Khống chế số lượng họp tuần, tháng để dành thời gian giải công việc Điều 10 Chuẩn bị nội dung họp: Nội dung họp phải Phòng chức Công ty, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Đơn vị, Phòng chức được phân công chuẩn bị nội dung phải chuẩn bị dự thảo biên thông báo kết luận họp Những vấn đề liên quan đến nội dung họp yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, văn phải chuẩn bị thêm nhiều tóm tắt Điều 11: Giấy mời họp: Giầy mời họp phải cần ghi rõ nội dung sau đây: a) Người triệu tập chủ trì b) Thành phần tham dự c) Người triệu tập, người mời tham dự d) Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp e) Những yêu cầu người triệu tập, mời tham dự giấy mời họp phải gửi trước ngày họp 02 ngày làm việc, kèm theo tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất Điều 12 Thành phần số lượng người tham dự họp: Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Chỉ người liên quan trực tiếp mời đến dự họp, đối tượng liên quan gián tiếp nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin Trưởng Phòng ban, Giám đốc đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, cử người có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp Trường hợp người triệu tập mời Giám đốc đơn vị tham dự họp (có lý đáng) uỷ quyền cho cấp có đủ khả năng, đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay Khách mời người chủ trì định; đại diện quan, đơn vị có liên quan nhiều đến công việc thông tin cần giải Điều 13 Thời gian tiến hành họp: Thời gian tiến hành họp thuộc họp quy định sau: a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ buổi đến ngày tuỳ theo tính chất nội dung họp c) Họp tổng kết công tác năm không ngày d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề, bố trí chủ yếu vào ngày nghỉ Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không ngày Điều 14 Những yêu cầu tiến hành họp: Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc Người chủ trì người phân công trình bầy tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn họp, không trình bầy toàn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Điều 15 Trách nhiệm người chủ trì họp: Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bầy ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Giao trách nhiệm cho Phòng ban, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan Điều 16 Trách nhiệm người tham dự họp: Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu họp Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc 4 Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc không liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại di động phòng họp Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp Điều 17 Biên họp thông báo kết họp: 1.Nội dung diễn biến họp phải ghi thành Biên a) Ngưòi chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận chủ toạ họp định đưa họp Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, phòng chức đơn vị giao trách nhiệm chuẩn bị họp phải hoàn thành dự thảo thông báo kết luận, chuyển cho văn phòng Công ty để kiểm tra thể thức, ký gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thông báo kết luận họp bao gồm nội dung sau: a) ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện, Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm Pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định quy định Pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp Điều 18: Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho cá nhân có thẩm quyền phòng ban liên quan chịu trách nhiệm Chương III Các quy định khác Điều 19: Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức họp: Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng quý hàng tháng quan bảo đảm khoa học, hợp lý Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực chương trình công tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều chỉnh chương trình công tác Điều 20: Mối quan hệ tổ chức họp giải công vuệc cá nhân, tổ chức Cơ quan văn phòng Công ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức không họp mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ chức Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc đơn vị trực thuộc không sử dụng thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công dân theo quy định Pháp luật để tham dự chủ trì họp Điều 21: Cấm kết hợp tổ chức họp vối việc tham quan, nghỉ mát: Không kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí Người đứng đầu quan, đơn vị đứng tổ chức triệu tập họp phải chịu trách nhiệm cá nhân việc để xẩy tình trạng nói Điều 22: Thực chế độ giải công việc để giảm bớt họp: - Các công việc giải hàng ngày phải giải ngay, không chờ đến họp để giải - Lãnh đạo cấp đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực chế độ kiểm tra hoạt động đơn vị cấp việc thực quy định Pháp luật văn cấp trên; trực tiếp đạo xử lý chỗ công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền Điều 23 Kinh phí phục vụ họp (hội nghị): Kinh phí phục vụ họp theo quy định Quy chế Tài Công ty phù hợp với dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp phê duyệt Chương IV Điều khoản thi hành Điều 24 Trách nhiệm quản lý chế độ họp đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Tổng giám đốc Công ty: a) Xây dựng kế hoạch tổ chức họp theo Điều quy định này; b) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu họp Trách nhiệm Trưởng Phòng TC - HC Công ty: a) Tổ chức thực quy định tổ chức họp Công ty thuộc phạn vi thẩm quyền giao; b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra quan, đơn vị trực thuộc việc thực Quy định Trách nhiệm Giám đốc đơn vị trực thuộc: a) Xây dựng ban hành quy định cụ thể tổ chức họp đơn vị mình; b) Chỉ đạo việc thực quy định tổ chức họp hoạt động đơn vị; c) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa họp Trách nhiệm người đại diện phần vốn Công ty: Người đại diện phần vốn Công ty doanh nghiệp khác vào nội dung quy định đề nghị HĐQT Công ty ban hành quy định chế độ họp đơn vị cho phù hợp Văn phòng quan Đảng, Công đoàn, Đoàn niên Công ty: Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định để cải tiến giảm bớt họp Điều 25: Hiệu lực thi hành: Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành Các quy định trước họp hoạt động Công ty đơn vị trực thuộc trái với Quy định bỏ./