Theo quyết định này thì tùy theo nhu cầu công chứng của xã hội, biểu hiện qua số lượng hợp đồng, giao dịch có nhu cầu công chứng mà quyết định số lượng tổ chức hành nghề công chứng trên
Trang 1ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG
CHỨNG TẠI ĐỊA BÀN THỊ XÃ HƯƠNG THUỶ.
1.1 Cơ sở pháp lý
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
- Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
- Quyết định 2104/QĐ-TTg năm 2012 phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" do Thủ tướng Chính phủ ban hành;
- Căn cứ Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển
tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”;
- Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2015 của Bộ
Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
- Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”;
- Quyết định số 22/2016/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2016 ban hành quy định tiêu chí xét duyệt đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
Trong thời gian qua, hoạt động công chứng ở nước ta đã có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống
xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao
Trang 2dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước đã đề ra, Nghị quyết số 49-NQ/
TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị, ngày 10/02/2010, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định
số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 về Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” Theo đó, năm 2011, thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 240/QĐ-TTg quyết định “Ban hành tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” Theo quyết định này thì tùy theo nhu cầu công chứng của xã hội, biểu hiện qua số lượng hợp đồng, giao dịch có nhu cầu công chứng mà quyết định số lượng tổ chức hành nghề công chứng trên một địa phương nhưng vẫn phải thỏa mãn được một số tiêu chí nhất định theo quyết định này, đó là:
- Quy hoạch ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng trên một địa bàn cấp huyện;
- Quy hoạch tối đa không quá 2 tổ chức hành nghề công chứng đối với những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng trung bình (dưới 6.000 hợp đồng, giao dịch/năm);
- Quy hoạch tối đa không quá 4 tổ chức hành nghề công chứng đối với những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng cao (từ 6.000 hợp đồng, giao dịch đến dưới 12.000 hợp đồng, giao dịch/năm);
- Quy hoạch tối đa không quá 5 tổ chức hành nghề công chứng đối với những địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng rất cao (trên 12.000 hợp đồng, giao dịch/năm);
- Bảo đảm tính phát triển bền vững, hiệu quả và bình đẳng trong hoạt động công chứng; tránh xu hướng phát triển lệch lạc, cạnh tranh không lành mạnh Kết hợp việc quy hoạch số lượng tổ chức hành nghề công chứng với phát triển
Trang 3quy mô, chất lượng tổ chức hành nghề công chứng và phát triển số lượng công chứng viên để đáp ứng đầy đủ yêu cầu công chứng trên địa bàn;
- Trong những trường hợp đặc biệt cần phát triển thêm tổ chức hành nghề công chứng so với mức tối đa đã quy định, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần giải trình rõ về căn cứ trong đề xuất Quy hoạch gửi
về Bộ Tư pháp để Bộ Tư pháp xem xét, trình Thủ tướng Chính phủ quyết định trong Quy hoạch tổng thể.
Ngoài ra, năm 2012, thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 2104/QĐ-TTg phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" trong đó, mục tiêu của Quy hoạch: “Đến năm 2020 phát triển
mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp và phân bố hợp lý gắn với địa bàn dân cư trên toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân trong xã hội, tăng cường tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch, bảo đảm các hợp đồng, giao dịch liên quan hoặc có khả năng liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản đều phải được công chứng” Trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế cũng đã
thực hiện tốt công tác phát triển tổ chức thực hành nghề công chứng dựa trên quyết định này, thể hiện ở Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế về việc triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” Điều này càng cổ vũ sự phát triển của hệ thống tư pháp nói chung và của hoạt động công chứng chứng thực nói riêng ở tỉnh Thừa Thiên Huế
Ngày 20 tháng 6 năm 2014, Quốc hội đã ban hành Luật Công chứng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện cho việc phát triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc
tế, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đã được xã hội đón nhận với nhiều dấu hiệu tích cực Số lượng tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên đã có sự phát triển, tăng nhanh về số lượng Theo con số thống kê, tính đến thời điểm năm 2015, trong cả nước hiện có 832 tổ chức hành nghề công
Trang 4chứng so với số lượng 129 tổ chức hành nghề công chứng trước thời điểm Luật Công chứng có hiệu lực và hơn 1700 công chứng viên Ở địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2015 đã có 13 tổ chức hành nghề công chứng trong đó có 04 phòng công chứng và 09 văn phòng công chứng, Thị xã Hương Thủy cũng đã có
01 văn phòng công chứng
Tuy nhiên, căn cứ vào tình hình thực tiễn trên địa bàn thị xã Hương Thủy cùng với Kế hoạch số 01/KH - UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế triển khai thực hiện “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” thì mục tiêu phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa
bàn tỉnh Thừa Thiên Huế trong giai đoạn 2016-2020 đó là: “Củng cố các tổ
chức hành nghề công chứng hiện có, phát triển thêm 09 tổ chức hành nghề công
chứng theo lộ trình của Quy hoạch”, trong đó Thị xã Hương Thủy còn thiếu 01 văn phòng công chứng Có thể thấy cần thiết thành lập một văn phòng công
chứng ở thị xã Hương Thủy là có cơ sở pháp lý và cần nhanh chóng thành lập một văn phòng tại địa bàn này
Việc thành lập Văn phòng công chứng ABC được thực hiện đầy đủ quy trình theo thủ tục quy định tại Luật Công chứng 2014; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng Cùng với việc xây dựng đề án này nhằm mục đích thành lập Văn phòng công chứng ABC, chúng tôi mong muốn góp phần hoàn thiện hệ thống các tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng yêu cầu về phát triển hoạt động công chứng cũng như đảm bảo một hoạt động tư pháp diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi
1.2 Cơ sở thực tiễn
Hương Thủy là thị xã cửa ngõ phía Nam của thành phố Huế, kéo dài về phía đông nam đến Phú Lộc và tây nam đến Nam Đông, đồng thời, trải rộng ra hai phía đông tây đến tận địa giới Phú Vang, Hương Trà, A Lưới Thị xã hiện có 12
Trang 5đơn vị hành chính trực thuộc gồm: 05 phường (Phú Bài, Thủy Dương, Thủy Phương, Thủy Châu, Thủy Lương), 07 xã (Thủy Vân, Thủy Thanh, Thủy Bằng, Thủy Tân, Thủy Phù, Phú sơn, Dương Hòa)
Với dân số trung bình 101.353 người trên diện tích 454,66 km2, Hương Thủy là thị xã đang có bước phát triển mạnh về các mặt của đời sống kinh tế xã hội, đặc biệt là công nghiệp, dịch vụ đang có nhiều bức phá Từ chỗ trước đây, ngành nông nghiệp chiếm hơn 70% giá trị tổng sản phẩm trên địa bàn, đến nay, ngành công nghiệp – xây dựng và dịch vụ đã phát triển thay thế vị trí của ngành nông nghiệp, chiếm khoảng 70% tổng sản phẩm trên điạ bàn Cơ sở hạ tầng, mạng lưới giao thông, các lĩnh vực y tế, văn hóa – xã hội đều có những chuyển biến tích cực, cùng với đó nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phương cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt
Đặc biệt, theo thống kê đến năm 2015, toàn tỉnh Thừa Thiên Huế mới chỉ có hai Văn phòng công chứng hoạt động, tập trung trên địa bàn Thành phố Huế, chưa có Văn phòng công chứng nào hoạt động ở Thị xã Hương Thuỷ nói riêng
và các huyện khác nói chung Đây là một vấn đề cần được chú trọng và phải được thay đổi, bởi lẽ nhu cầu công chứng ngày một gia tăng, số lượng các vụ việc dân sự cần được công chứng cũng rất nhiều, bên cạnh đó công tác kiểm tra giám sát của cơ quan chủ quan phát hiện rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng, một phần là do trên địa bàn huyện, thị xã chưa có Văn phòng công chứng nào để khắc phục tình trạng trên, một phần là do người dân còn e dè khi tiếp xúc với luật pháp Nhận thấy đây là thời điểm cần phải thay đổi, hoạt động công chứng cần phải được chứng tỏ là một công cụ đắc lực góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự an toàn cho các quan hệ pháp lý, tôi và các cộng sự của mình mong muốn được mở rộng phạm vi hoạt động của các Văn phòng công chứng trong toàn tỉnh để có thể đáp ứng nhu cầu của người dân trên địa bàn Thị xã Hương Thuỷ và các vùng lân cận
Trang 6Như vậy, để thực hiện đúng các quy định pháp luật, thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, đồng thời nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của tổ chức và cá nhân, chúng tôi thấy rằng việc thành lập Văn phòng công chứng tại địa bàn thị
xã Hương Thuỷ là hết sức cần thiết và hợp lý Theo đó, chúng tôi đã phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở
Tư pháp, Sở Nội vụ,…chủ động xây dựng định hướng phát triển hoạt động công chứng một cách phù hợp, có lộ trình, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
2.1 Tổ chức của Văn phòng công chứng
- Loại hình văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh
- Tên, số và quyết định bổ nhiệm Công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ Công chứng viên của Công chứng viên thành lập
- Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, đấu giá viên, thừa phát lại, trọng tài viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của Công chứng viên thành lập và các Công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng
- Dự kiến tên gọi của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng Thành Đạt
2.2 Nhân sự của Văn phòng công chứng
Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng như sau
2.2.1 Công chứng viên: Số lượng: 5 người
- Nguyễn Thành Đạt: Trưởng Văn phòng
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 10 năm
Trang 7 Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 1 tỉnh Thừa Thiên Huế: 5 năm
- Lương Thúy Ân: Công chứng viên
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 7 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Sao Việt, thành phố Huế: 3 năm
- Nguyễn Ngọc Tài Hải: Công chứng viên
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: 6 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Văn phòng công chứng Nam Đông, thành phố Huế: 4 năm
- Hà Phương Linh: Công chứng viên
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Vinh
Thời gian công tác pháp luật: 5 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 1, thành phố Huế: 3 năm
- Nguyễn Thị Khánh Huyền: Công chứng viên
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Khoa Luật – Đại học Huế
Thời gian công tác pháp luật: 6 năm
Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng tại Phòng công chứng số 2, thành phố Huế: 2 năm
2.2.2 Nhân viên thư kí nghiệp vụ công chứng: Số lượng: 3 người
- Ngô Văn Cảnh
Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Khoa Luật – Đại học Huế
Thời gian công tác pháp luật: Có gần 5 nă làm Thư ký nghiệp vụ tại Văn phòng luật sư VietLaw
Đã tốt nghiệp Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học Viện Tư Pháp Hiện đang hoàn thành Lớp Cao học luật tại Trường Đại học Kinh tế - Luật Thành phố Hồ Chí Minh
Anh được đào tạo chuyên ngành về nghiệp vụ công chứng và thực tế đã tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng Mọi giao dịch
Trang 8dân sự, hợp đồng đều được anh kiểm tra, rà soát kỹ tính pháp lý, tính xác thực của hợp đồng
- Nguyễn Thị Hiền
Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Trường Đại học Luật HCM
Thời gian công tác pháp luật: Có 4 năm làm Thư ký nghiệp vụ công chứng, hiện đang theo học Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học Viện Tư Pháp
Chị có nhiều kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc các lĩnh vực pháp luật: Dân sự, đất đai, thuế, công chứng, hôn nhân gia đình, kinh doanh, thương mại… Chị được đánh giá là người giỏi về kiến thức, nghiệp vụ, năng động, nhạy bén, nhiệt tình, chu đáo và tận tụy với công việc
2.2.3 Nhân viên lưu trữ: Số lượng: 2 người
- Nguyễn Thị Thu
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ của Trường Học viện Hành chính Quốc gia
Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: 3 năm tại Tòa án nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế
- Phùng Thị Mỹ Huế
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: 2 năm tại Bưu điện tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.4 Nhân viên kế toán: 1 người
- Lê Thị Hồng
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán Đại học Kinh tế Đà Nẵng
Kinh nghiệm làm công tác kế toán: 3 năm tại Ngân hàng Công thương Quảng Bình
2.2.5 Nhân viên công nghệ thông tin: 1 người
- Dương Đăng Cảnh
Trang 9 Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thông tin Đại học Duy Tân Đà Nẵng
Kinh nghiệm làm việc: 2 năm tại Công ty cổ phần FPT
2.3 Khả năng quản trị văn phòng
- Trưởng Văn phòng Nguyễn Thành Đạt, là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng đã tốt nghiệp Lớp bồi dưỡng Quản trị văn phòng cho cán
bộ, viên chức tại Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (giấy tờ chứng minh đã kèm theo hồ sơ)
- Trưởng Văn phòng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng tại Phòng công chứng số 2: thời gian 2 năm (giấy tờ chứng minh đã kèm theo hồ sơ)
- Dự thảo các nội quy, quy chế để quản lý hoạt động Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác
Văn phòng công chứng có nhiệm vụ như sau:
1 Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
2 Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của Văn phòng công chứng và bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật
3 Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng và quy định của pháp luật về xử
lý vi phạm hành chính về công chứng tại trụ sở của Phòng
4 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước
5 Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê
6 Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về báo cáo, kiểm tra, thanh tra
7 Lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định
8 Nhiệm vụ của Trưởng phòng: Lập và chỉ đạo thực hiện Kế hoạch công tác của Phòng, điều hành công việc hằng ngày của Phòng, phân công nhiệm vụ cho Công chứng viên và các nhân viên khác; là chủ tài khoản của Phòng, đại diện cho Phòng trong các quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác
Trang 109 Nhiệm vụ của Công chứng viên khi hành nghề công chứng: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, xem xét hồ sơ, giải quyết và ký các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật
10 Nhiệm vụ của kế toán: Quyết toán và báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm; lập danh sách lương hàng tháng
11 Nhiệm vụ của thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt, lập quỹ báo cáo theo quy định, phát lương cho công chức, viên chức, người lao động của Phòng hàng tháng
12 Nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Phòng
13 Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật
Văn phòng công chứng có những quyền hạn và nghĩa vụ sau:
1 Ký hợp đồng lao động với nhân viên của Văn phòng và thực hiện hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật
2 Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định của pháp luật
3 Quyền hạn của Trưởng phòng:
- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của Công chứng viên; đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm Công chứng viên, tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng của Công chứng viên; giải quyết khiếu nại,
tố cáo theo thẩm quyền
- Quyết định mọi hoạt động của Phòng theo quy định của pháp luật
4 Quyền hạn của Công chứng viên khi thực hiện nhiệm vụ công chứng: Lập biên bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng công chứng đối với các trường hợp vi phạm pháp luật khi thi hành nhiệm vụ
5 Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân
6 Các quyền khác theo quy định của pháp luật
CHƯƠNG 3: CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
3.1 Trụ sở của Văn phòng công chứng
- Vị trí dự kiến đặt trụ sở: Đặt tại số 117 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế
- Tổng diện tích sử dụng của trụ sở: 90m2
Tính pháp lý của trụ sở: Trụ sở Văn phòng Công chứng thuộc sở hữu hợp pháp của Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Đạt (Giấy tờ chứng minh đã kèm theo hồ sơ)