MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang. 3 1.1. Chức năng. 3 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.3. Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang 4 2. Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của HND tỉnh. 4 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 4 2.1.1. Chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 4 2.1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang 7 2.1.2.1, Các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang. 7 2.1.2.2, Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang 7 2.1.2.3, Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh Tuyên Quang. 8 2.1.2.4, Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản. 11 2.1.2.5, Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh 16 2.1.2.6, Tìm hiểu về công tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 16 2.1.2.7, Tìm hiểu và thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tắc văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang. 18 2.1.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc trong văn phòng. 18 2.1.3.1 Chánh Văn phòng. 18 2.1.3.2 Kế toán 19 2.1.3.3 Văn thư thường trực 19 2.1.3.4 Thủ quỹ tạp vụ 20 2.1.3.5 Nhân viên lái xe 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 21 1, NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HND TỈNH TUYÊN QUANG. 22 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư 22 1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư 22 1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư 22 1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư 23 1.1.4. Nội dung của Công tác Văn thư 24 2,THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HND TỈNH TUYÊN QUANG 25 2.1. Công tác Quản lý văn thư tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 25 2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư 25 2.1.2. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 25 2.1.3. Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 26 2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 26 2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 26 2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản 27 2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản 29 2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 29 2.2.3.2.Quản lý văn bản đến 32 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 33 2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 34 3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HND TỈNH TUYÊN QUANG 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 38 1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG 38 1.1. Ưu điểm: 38 1.2. Nhược điểm 39 2. ĐỀ XUẤT 40 3. LỜI CẢM ƠN. 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 1.1.Chức 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang .4 2.Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng HND tỉnh 1.2.Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.Chức năng,nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động cơng tác hành văn phịng HND tỉnh Tuyên Quang 2.1.2.1, Các văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang 2.1.2.2, Mơ hình tổ chức văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang.7 2.1.2.3, Công tác soạn thảo ban hành văn HND tỉnh Tuyên Quang 2.1.2.4, Quy trình quản lý giải quyêt văn .11 2.1.2.5, Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh 16 2.1.2.6, Tìm hiểu cơng tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 16 2.1.2.7, Tìm hiểu thống kê tên phần mềm sử dụng công tắc văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 18 2.1.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc văn phòng 18 2.1.3.1 Chánh Văn phòng 18 Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.3.2Kế toán 19 2.1.3.3Văn thư- thường trực 19 2.1.3.4Thủ quỹ- tạp vụ 20 2.1.3.5Nhân viên lái xe 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 21 1, NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HND TỈNH TUYÊN QUANG 22 1.1 Khái niệm, vai trị, ý nghĩa, nội dung cơng tác Văn thư .22 1.1.1.Vị trí cơng tác Văn thư .22 1.1.2.Ý nghĩa Công tác văn thư 22 1.1.3.Yêu cầu Công tác văn thư 23 1.1.4 Nội dung Công tác Văn thư .24 2,THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HND TỈNH TUYÊN QUANG .25 2.1 Công tác Quản lý văn thư Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang .25 2.1.1.Xây dựng ban hành đạo hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư 25 2.1.2 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 25 2.1.3 Công tác tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 26 2.2 Quản lý nghiệp vụ cơng tác văn thư Văn phịng HND tỉnh Tuyên Quang 26 2.2.1 Mơ hình tổ chức văn thư văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang .26 2.2.2 xây dựng ban hành văn 27 2.2.3 Quản lý giải văn 29 2.2.3.1 Quản lý giải văn 29 2.2.3.2.Quản lý văn đến 32 Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 33 2.2.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .34 GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HND TỈNH TUYÊN QUANG .35 PHẦN III 37 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 37 1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HND TỈNH TUN QUANG .38 1.1 Ưu điểm: 38 1.2 Nhược điểm .39 ĐỀ XUẤT 40 LỜI CẢM ƠN .42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44 Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong tất quan, tổ chức hệ thống trị nước ta có cơng tác văn phịng lập đơn vị làm cơng tác văn phịng.Cơng tác văn phịng ln giữ vị trí, vai trò quan trọng hoạt động quan đơn vị làm cơng tác văn phịng nguồn nhân lực thiếu Họ cầu nối cấp cấp dưới, lãnh đạo nhân dân Với tư cách người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên mơn định, cán văn phịng cố gắng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt cơng tác hành quan, tổ chức Đáp ứng nhu cầu xã hội, cán bộ, giảng viên toàn thể học sinh, sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngừng cố gắng, chủ động, sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng hiệu công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào phát triển ngành Nội vụ đất nước thời gian tới Trong q trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên thực tập quan Thơng qua sinh viên có điều kiện vận dụng kiến thức kỹ học vào công việc thực tế quan, doanh nghiệp Từ đó, sinh viên tự đánh giá trình độ, lực thân mơi trường làm việc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm chuyên môn nghiệp vụ người cán cơng tác văn phịng quan Được đồng ý khoa Quản trị văn phòng : Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng đồng ý tiếp nhận Văn phịng Hội nơng dân tỉnh Tun Quang em thực tập Văn phịng Hội nơng dân tỉnh Tun Quang từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11tháng 03 năm 2016 Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận HND tỉnh Tuyên Quang, em phân cơng đến phịng Văn thưthường trực, em có đợt thực tập quy định thời gian thực hành nội dung mà đề cương thực tập đề Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kiến thức bổ ích, kinh nghiệm Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tế mà em rút bổ sung vào chun mơn nghiệp vụ hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán văn phòng đợt thực tập, cán Văn phòng tương lai đợt thực tập trang bị cho em kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn phòng nhận thức tập quan trọng cơng tác Văn phịng phát triển đất nước, thấy bất cập quan Từ thấy trách nhiệm,nghĩa vụ cán trẻ chúng em lớn Có thể nói đợt thực tập đợt để sinh viên củng cố lại kiến thức, tập hợp rèn luyện phẩm chất đạo đức, hội để đúc kết kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này, cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan.Báo cáo sau kết trình khảo sát với kết hợp lý luận chuyên môn mà em rút quan thực tập Báo cáo gồm phần chính: Phần I-Khảo sát cơng tác Văn phịng HND tỉnh Tuyên Quang; Phần II- Chuyên đề tự chọn; Phần III-Kết luận đề xuất kiến nghị Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HND TỈNH TUN QUANG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 1.1 Chức Cơ quan Hội Nông dân tỉnh quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, đạo cán bộ, hội viên nông dân cấp tỉnh thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, thị, nghị Hội xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, chủ trương, nghị Đảng, nghị Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, Tỉnh ủy, pháp luật Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh công tác xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh; trọng tâm nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đào tạo, bồi dưỡng cán Hội cấp, cấp sở; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục cán bộ, hội viên - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc hoạt động Hội Nông dân huyện, thành phố sở việc thực Điều lệ Hội Nơng dân Việt Nam chương trình cơng tác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh - Tham mưu tổ chức phong trào thi đua Hội; phối hợp với ngành, đoàn thể tỉnh, huyện, thành ủy vận động hội viên, nông dân thi đua lao động, sản xuất, cơng tác góp phần thực mục tiêu kinh tế - xã hội tỉnh - Nắm tâm tư, nguyện vọng đáng, hợp pháp hội viên để phản ảnh kịp thời với cấp ủy Đảng quyền; vận động hội viên, nông dân tham gia xây dựng Đảng, xây dựng quyền xây dựng tổ chức Hội Nơng dân sở vững mạnh - Tổ chức dạy nghề hỗ trợ việc làm cho nông dân theo quy định Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Tổ chức phục vụ hoạt động Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh, thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tài chính, quản trị, quản lý sử dụng tài sản quan 1.3 Cơ cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang Cơ quan Hội Nông dân tỉnh quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, đạo cán bộ, hội viên nông dân cấp tỉnh thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước) Lãnh đạo quan gồm: 04 người (01 chủ tịch 03 phó chủ tịch) Ban Tổ chức-Kiểm tra: 03 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban 01 chuyên viên) Ban Tuyên huấn: 03 người (Trưởng ban 02 chuyên viên) Ban Kinh tế-Xã hội: 05 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban 03 chuyên viên) Văn phòng: 06 người (Chánh Văn phòng 05 cán nhân viên) Trung tâm Dạy nghề Hỗ trợ việc làm nông dân: 10 người Sơ đồ máy HND tỉnh Tuyên Quang ( xem phụ lục 01) Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phòng HND tỉnh 1.2 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1 Chức năng,nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng a, Chức năng, nhiệm vụ - Tham mưu giúp việc Thường trực, Ban Thường vụ đạo, điều hành hoạt động quan hệ thống Hội, xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tháng, quý, năm - Tổng hợp, phát hành, lưu trữ văn bản, xây dựng nghị Ban Chấp hành - Giữ mối quan hệ với Ban chuyên môn quan sở, Ban, ngành, đồn thể cấp tỉnh có liên quan - Theo dõi, quản lý cơng tác hành chính, quản trị, phục vụ, bảo vệ, đảm bảo Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động quan Ban Chấp hành b, Cơ cấu tổ chức văn phòng Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang bao gồm 01 Chánh văn phịng, 01 nhân viên kế tốn, 01 nhân viên văn thư- thường trực, 01 nhân viên thủ quỹ- tạp vụ, 02 nhân viên lái xe *Sơ đồ cấu máy văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang ( xem phụ lục 02) • Ban tổ chức- kiểm tra - Tham mưu cho Ban Thường vụ xây dựng củng cố tổ chức Hội đội ngũ cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng thực sách cán bộ, cơng tác bảo vệ trị nội - Tham mưu đạo thực thị, nghị quyết, hướng dẫn cấp công tác tổ chức, đề xuất phương hướng, giải pháp kiện toàn củng cố xây dựng tổ chức Hội vững mạnh - Tham mưu cho Ban Thường vụ công tác kiểm tra thực Điều lệ Hội, thị, nghị Đảng Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; kiểm tra tài Hội, chương trình, dự án, quỹ Hội, quỹ hỗ trợ nông dân - Tổng hợp, thống kê, lưu trữ tình hình tổ chức Hội cấp tỉnh - Tiếp nhận, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo nông dân, trợ giúp pháp lý tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp đáng cán bộ, hội viên nơng dân - Theo dõi hướng dẫn chương trình dự án chương trình phối hợp có liên quan - Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng • Ban kinh tế- xã hội - Tham mưu, triển khai, tổ chức thực chương trình, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn - Tham mưu việc đạo phong trào nông dân thi đua sản xuất kinh doanh giỏi, tổ chức thực chương trình, dự án, xây dựng tổng kết mơ hình điểm Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo dõi hướng dẫn chương trình phối hợp có liên quan - Hướng dẫn, theo dõi đạo phong trào văn hóa, xã hội, phịng, chống tệ nạn xã hội, xây dựng đời sống văn hóa nơng thơn - Theo dõi, hướng dẫn thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, sách hậu phương qn đội, an ninh, quốc phịng, tơn giáo, dân tộc • Ban tuyên huấn - Tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ công tác phổ biến, tuyên truyền nghị quyết, sách Đảng Nhà nước, Tỉnh ủy Trung ương Hội Nông dân Việt Nam - Theo dõi, phát hiện, tuyên truyền điển hình tiên tiến phong trào phát triển kinh tế - xã hội công tác xây dựng Hội - Lưu trữ, tổng hợp, biên soạn lịch sử, truyền thống phong trào nông dân Hội Nông dân - Theo dõi, phát hiện, tổng hợp tình hình tư tưởng, tâm tư nguyện vọng cán bộ, hội viên nông dân, phản ánh kịp thời định kỳ với Tỉnh ủy Trung ương Hội Nông dân Việt Nam - Biên tập tin nội hoạt động Hội • Ban điều hành quỹ hỗ trợ nông dân - Tổ chức dạy nghề, tập huấn nghề, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ tiên tiến cho hội viên nông dân - Tổ chức hoạt động dịch vụ hỗ trợ nông dân vốn, vật tư, chế biến tiêu thụ sản phẩm - Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin nhu cầu dịch vụ hỗ trợ nông dân thị trường giá cả, thị trường lao động, tư vấn giới thiệu việc làm - Tổ chức tuyển dụng, dạy nghề, cung ứng lao động phục vụ cho công tác xuất lao động Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động cơng tác hành văn phịng HND tỉnh Tuyên Quang 2.1.2.1, Các văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang Công tác Văn thư-lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang thực nghiêm theo qui định cuả nhà nước ban hành Ngoài quan thực theo định số 23/2011/QĐ-HNDT ngày 06 tháng 04 năm 2011 HND tỉnh Quy định công tác lưu trữ quan tỉnh Một số quy định, nội quy,quy chế mà quan ban hành :( phụ lục 03) 2.1.2.2, Mơ hình tổ chức văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc đạo quản lý,điều hành văn quan Đối tượng công tác văn thư văn bản, công tác văn thư bao gồm tồn cơng việc văn giấy tờ Công tác văn thư khâu quan trọng máy nhà nước nói chung quan quản lý nói riêng Đây phận quan trọng thiếu công tác văn phịng, tạo q trình làm việc nhịp nhàng cho quan Công tác văn thư HND tỉnh giúp cho trình lien hệ nhân viên với lãnh đạo, phòng ban với với quan khác Vì cơng tác văn thư có tác dụng rât quan trọng hoạt động quan Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức hình thức làm việc theo chế độ thủ trưởng Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư HND tỉnh tổ chức theo mo hình tập tru ng Tât văn đi,đến quan qua văn thư quan đăng ký làm thủ tục chuyển giao Tất văn đến quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác quản lý tập trung thống văn thư quan Các công việc văn thư thường làm như: Nhận công văn đến chuyển giao công văn đi, phân báo chia báo Xử lý thông tin, cho số văn bản, trình lãnh đạo ký, cho ý kiến giải việc theo dõi giải văn bản,… Ưu điểm: - Với mơ hình tổ chức văn thư tập trung quan làm cho việc thống Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HND quản lý dấu quan - Con dấu bảo quản phòng làm việc văn thư quan nhân viên có trách nhiệm quản lý dấu HND đạo, giám sát Chánh văn phịng, người giữ khố tủ để dấu sử dụng dấu theo quy định Khi vắng mặt phải có người thay theo đạo lãnh đạo văn phịng phải có biên giao nhận * Sử dụng dấu - Con dấu đóng lên văn quan ban hành - Đóng dấu theo quy định Nhà nước quan: Chỉ đóng dấu văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền; Đóng dấu văn phải rõ ràng, chiều, ngắn dùng mực dấu quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, trường hợp đóng dấu nhầm khơng rõ ràng khơng đóng đè lên dấu cũ mà phải in đóng lại; Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục, văn có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai; Khơng đóng dấu khống lên văn + Hạn chế : - Một số văn sai thể thức đóng dấu - có trường hợp tự ý đóng dấu lên văn nên dấu đóng không quy địnhvà không chùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên tay trái + Nguyên nhân: - Do việc phát hành văn gấp lên văn thư đóng dấu bị nhịe lệch 2.2.5 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ trình tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ mắt xích gắn liền với công tác văn thư với lưu trữ , Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại HND tỉnh Tuyên Quang Lãnh đạo văn phịng đạo cơng tác Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực nghiêm túc theo quy định Các văn đi, văn đến quan cán văn thư lập thành hồ sơ hành lưu trữ, bảo quản văn thư quan - Các văn quan lập thành hồ sơ dạng tập lưu văn có tên loại như: tập lưu định, tập lưu tờ trình, riêng văn Quy phạm pháp luật số lượng ban hành nên lập thành tập riêng gôm tất loại văn Quy phạm pháp luật - Các văn đến quan lập thành tập lưu theo tầm quan trọng quan ban hành Các văn quan cấp trên, HND trung ương, quan Sở gửi đến văn thư quan lưu lập lưu vào tập lấy tên tập lưu tỉnh ; văn quan trực thuộc HND quản lý, huyện, thị trấn lưu vào tập lấy tên tập lưu địa phương; văn quan khác gửi tới trường học địa bàn tỉnh , công ty, doanh nghiệp lưu vào tâp lấy tên tập lưu văn Khác Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tiến hành hàng năm giao nộp hồ sơ văn thư quan phải thống kê tài liệu hồ sơ vào mục lục hồ sơ phải lập biên giao nhận tài liệu Việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực tốt song số hạn chế định sau + Hạn chế: - Công tác giao, nhận đưa hồ sơ vào lưu trữ quan chậm trễ so với quy định - Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ nâng cấp thường xuyên bị lỗi, chưa kiểm soát hết văn bản, mạng thường xuyên bị tải GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HND TỈNH TUYÊN QUANG Để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác quản lý văn thư lưu trữ em xin đưa số biện pháp sau: - Các cán nhân viên văn phòng cần phải đào tạo trau dồi kiến thức kiến thức tin học kiến thức vê nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Cần phải đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư phần mềm tin học - Cán văn phòng cần nâng cao ý thức ý thức trách nhiệm với công tác văn thư - Cần quan tâm đến công tác lưu trữ tăng diện tích kho, bố trí phịng đọc riêng để phục vụ cho người khai thác sử dụng tài liệu - Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra công tác văn thư đánh giá ý thức trách nhiệm công việc cá nhân đưa hình thức khen thưởng hình thức nhắc nhở để nâng cao trách nhiệm công việc - Nâng cao trình độ chun mơn cán làm công tác văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Cử cán học tập huấn lớp nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Đề nghị phòng ban đơn vị nâng cao chất lượng biên tập văn (đặc biệt nội dung), tăng cường khâu phối hợp rà soát thẩm tra trình xử lý văn đến để tránh việc xử lý trùng lặp, hạn chế sai sót - Định kỳ tháng lần, Văn phòng HND tỉnh chủ trì tổ chức họp để đánh giá bổ túc kiến thức nghiệp vụ cho văn thư phòng ban đơn vị huyện - Văn thư công tác thầm lặng vất vả, quan cần quan tâm đến việc thực tốt chế độ, sách cán văn thư - Thực tế cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ nhiều có vài cán văn thư khó giải hết cơng việc quan Để khắc phục điều HND tỉnh nên bố trí thêm cán làm cơng tác văn thư lưu trữ -Ngoài ra,HND tỉnh Tuyên Quang cần tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa cơng tác văn phịng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu giấy Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ yếu sang văn phịng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến Vì HND tỉnh cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo vệ tài liệu lưu trữ như: Thực việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn đi, đến đồng máy tính Bên cạnh việc đại hóa công tác văn thư cần sử dụng hiệu mạng tin học diện rộng cơng tác văn phịng, phối hợp chặt chẽ công tác văn thư Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực tốt việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành Bên cạnh đó, cơng tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, hệ thống thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước - UBND huyện cần có kế hoạch thay máy móc cũ, trang bị thêm số máy móc cần thiết khác, máy hủy tài liệu, máy hút bụi, kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư- Lưu trữ PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG Trong thời gian thực tập văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang giúp cho em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu sâu cơng tác văn phịng quan Em thấy phong cách làm việc cán văn phòng chun nghiệp khoa học, cơng tác văn phịng chiếm vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan Sau em xin có vài nhận xét cơng tác văn phịng HND tỉnh Tuyên Quang: 1.1 Ưu điểm: Như biết, năm qua công tác Văn phịng HND tỉnh có bước tiến rõ rệt, bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức viên chức Đặc biệt cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ Từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác Được đạo Trung ương, quan tâm Lãnh đạo HND tỉnh, Văn phòng HND tỉnh đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn xếp lại độ cơng chức, bố trí cán phù hợp với chun mơn lực cơng tác - Các phịng, ban hồn thành tốt cơng tác giao - Lãnh đạo quan người có tầm nhìn xa, trơng rộng, có khả nắm bắt tình hình biết trước xu đồng thời tiến hành đạo công việc cách hiệu nhất, phân công nhiệm vụ cách rõ ràng theo chuyên môn, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân Văn phịng - Lãnh đạo người có trách nhiệm với cơng việc, thường xun kiểm tra đơn đốc, rà sốt cơng việc Là người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, quan tâm đến đời sống vật chất nhân viên Văn phịng Ln người mang lại niềm cổ vũ, động viên, gương sáng cho tất người noi theo - Bộ phận chuyên viên trực tiếp tham mưu văn đồng thời phối hợp phịng ban chun mơn kiểm tra, rà sốt chuẩn bị văn nội dung đảm bảo hội nghị kỳ họp - Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý phần mềm quản lý văn Hồ sơ công việc HND tỉnh đạt hiệu cao giúp cho việc tiếp nhận, xử Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý chuyển giao theo dõi văn đi, đến xác giúp cho việc tra cứu văn nhanh chóng thuận tiện - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành để thực tiếp nhận, việc xử lý tra cứu văn huyện Việc soạn thảo máy vi tính giúp cho HND duyệt qua mạng nội làm giảm bớt công việc cho cán văn thư chuyên viên đảm bảo tính xác cho văn - Văn đến quan đăng ký phầm mềm quản lý văn HND nhằm quản lý chặt chẽ văn đồng thời tra cứu văn nhanh chóng - Cán văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn scan vào máy phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban phục vụ tốt cơng tác hành đạo điều hành 1.2 Nhược điểm Trong q trình thực cơng tác Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang, bên cạnh mặt tích cực cịn tồn số hạn chế sau: - Lãnh đạo thường xuyên cơng tác việc giải văn cịn chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn - Có nhiều văn quan đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua phận văn thư gửi trực tiếp tới phòng, ban theo địa ghi phong bì Do vậy, văn không đăng ký nhiều thời gian, ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc - Tại khối, phịng, ban: Một số phòng, ban chưa thực theo quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ, văn lưu thiếu, xếp văn khơng theo trình tự lưu văn photo, văn dự thảo, y sai quy định, việc lập hồ sơ công việc cán chưa thực - Tình trạng trang thiết bị máy móc số phòng làm việc đặc biệt phòng văn thư xuống cấp ảnh hưởng tới công việc Văn thư chưa đáp ứng yêu cầu công việc chưa áp dụng hệ thống chữ ký điện tử vào văn nên việc truyền nhận văn mạng văn thư phải thực theo cách truyền thống Đối Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với văn đòi hỏi xác thực chữ ký HND tỉnh Tuyên Quang chưa áp dụng phần mềm quản lý dấu đỏ Vì phải lưu văn theo cách truyền thống - Hệ thống phần mềm chưa trang bị đầy đủ số đơn vị chưa có phần mềm riêng - Tình trạng ban hành văn phịng, ban chưa tuân thủ đầy đủ quy định nội dung thể thức văn dẫn đến làm sai thể thức nhiều - Công tác tổ chức hội nghị, chuyến cơng tác cho Lãnh đạo cịn chậm chạp Thay đổi chuyến thơng báo chậm khơng thông báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc từ đơn vị - Do việc lập hồ sơ hành cán làm công tác văn thư hạn chế văn bản, tài liệu năm giải xong nộp vào kho lưu trữ nên nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan lại gây nên khó khăn cơng tác tra tìm, bảo quản tài liệu, văn không xếp gọn gàng theo thời gian, bị trùng thừa chiếm diện tích lớn kho… ĐỀ XUẤT Về phía quan thực tập: Thời gian thực tập quan em tìm hiểu cơng tác văn phịng HND tỉnh Em xin có số ý kiến đề xuất sau: - Lãnh đạo HND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm đến đời sống cán bộ, cơng việc phải đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến chính, cần động viên tạo khơng khí thoải mái để tồn nhân viên có nghị lực phấn đấu - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị Văn phòng - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hóa tạo nên mơi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Từng bước nâng cao lực cán bộ, đáp ứng kịp thời nhu cầu hoạt động quan Để làm điều cần phải thường xun cử cán đào tạo them, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác để học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho than, vừa mang lại kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang lại hiệu cao - Xây dựng quy trình thu thập, xử lý thông tin để xây dựng loại báo cáo đảm bảo tính khoa học, hợp lý thống - Bố trí phịng làm việc cách khoa học hơn, Lãnh đạo Văn phòng phải gần phòng ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch - Thiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác - Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng cơng việc tương đối lớn tính xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xun có vấn đề - Tăng cường cơng tác giao nộp tài liệu, khơng xảy tình trạng vượt quy trình - Tăng cường kiểm tra, rà sốt tình hình hoạt động Văn phịng nữa, tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua - Thiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác - Cơ sở vật chất bố trí phù hợp tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc lại vừa đạt hiệu cao - Muốn làm việc hiệu điều quan trọng tất cán quan phải thực đồn kết lịng, giữ vững kỷ cương quan, mang lại uy tín với nhân dân Nhà nước Trên số ý kiến đóng góp em với cương vị sinh viên thực tập, em mong cơng tácvăn phịng HND tỉnh Tuyên Quang ngày phát Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển để đáp ứng nhu cầu phát triển tỉnh nói riêng góp phần vào phát triển chung đất nước LỜI CẢM ƠN Với kiến thức học Trường, với giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang Thời gian thực tập vừa qua giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế, củng cố lại kiến thức học, học hỏi tích lũy nhiều kinh nghiệm bổ ích cơng việc, tạo điều kiện cho em sau trường có kiến thức, kinh nghiệm tự tin bước vào công việc Đạt kết nhờ giúp đỡ thầy cô giáo Trường, Khoa Quản trị văn phịng, giáo chủ nhiệm giúp đỡ Lãnh đạo cán Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang Qua báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô giáo Trường trang bị cho em kiến thức cơng tác Văn phịng Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn tới Chánh văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang Đỗ Hồng Hạ Lãnh đạo cán Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Giúp em hiểu biết phẩm chất trách nhiệm cán Văn phòng cần có có việc làm sau Trong thời gian thực tập, em ý thức cố gắng để hoàn thành tốt đợt thực tập, song kinh nghiệm thực tế thân cịn hạn chế, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, giáo tồn thể cán bộ, chuyên viên Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang để báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Tuyên Quang, ngày 11 tháng 03 năm 2016 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Vũ Ngọc Thúy Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 42 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 Bộ Nội vụ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/201/2 Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý , lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy định số 49-QĐ/CQHNDT ngày 11/5/2015 HND tỉnh công tác văn thư quan HND tỉnh Tuyên Quang Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy HND tỉnh Tuyên Quang Chủ tịch PCT – Phụ PCT – Phụ PCT – phụ trách Kinh trách công trách công tác tế - xã hội tác tuyên giáo dạy nghề hỗ trợ nông dân Ban Tổ chức – Kiểm Ban Kinh tếXã hội tra Ban TT dạy Tuyên nghề giáo Văn phòng hỗ trợ nông dân Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Chánh văn phòng Văn thư, Thường Thủ quỹ, Kế toán Tạp vụ Tổ lái xe trực Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 3: Quy chế làm việc quan Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 4: Một số văn quan ban hành Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Quy định công tác văn thư quan HND tỉnh Tuyên Quang Vũ Ngọc Thúy - Lớp: QTVPK1B 48