Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HCNS I - MỤC ĐÍCH: - Đảm bảo cho phận, cá nhân Công ty thực chức nhiệm vụ đạt hiệu công việc - Các phận thực nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi - Đảm bảo tuyển dụng xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược Công ty II – PHẠM VI: Áp dụng cho Phòng Hành chánh Nhân Công ty III – NỘI DUNG: Sơ đồ tổ chức: Ban Giám đốc TP H.chánh – N.sự TL.Nhân Thư ký HC NV Bảo vệ NV.Giao nhận Chức năng: 2.1 Thực công tác tuyển dụng nhận đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty 2.2 Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo 2.3 Tổ chưc việc quản lý nhân toàn công ty 2.4 Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động 2.5 Chấp hành tổ chức thực chủ trương, qui định, thị Ban Giám đốc 2.6 Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức công ty - phận tổ chức thực 2.7 Phục vụ công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để phận khác có điều kiện hoạt động tốt 2.8 Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty 2.9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân s ự 2.10Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối giửa BGĐ Người lao động Công ty Nhiệm vụ: 3.1 Thực chức 2.1 - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty phận liên quan Lên chương trình tuyển dụng cho đợt tuyển dụng tổ chức thực Tổ chức tuyển dụng theo chương trình phê duyệt Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động Quản lý hồ sơ, lý lịch CNV toàn Công ty Thực công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể Ban Giám đốc Làm cầu nối Lãnh đạo Công ty tập thể người lao động 3.2 Thực chức 2.2 - Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm Tổ chức thực việc đào tạo công ty Đánh giá kết đào tạo Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động vào công ty lịch sử hình thành, sách, nội quy lao động - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty 3.3 Thực chức 2.3 - Điều động nhận theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Lập định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán quản lý điều hành Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc CNV Xây dựng sách thăng tiến thay nhân Lập ngân sách nhân Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty Giải khiếu nại kỷ luật CNV Công ty 3.4 Thực chức 2.4 - Bảo vệ lợi ích hợp pháp Công ty người lao động Xây dựng thực chế độ sách người lao động Thực việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo qui định công ty Tham gia nghiên cứu tổ chức thực phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc Công ty Theo dõi thực chế độ cho người lao động theo qui định Công ty Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thực chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo đạo BGĐ Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định quan nhà nước Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực chế độ phép năm cho người lao động Tổ chức, trình kế hoạch thực chế độ lễ tết Giao dịch với quan nhà nước để thực chế độ cho người lao động Đánh giá thực công việc 3.5 Thực chức 2.5 - Lập phương án, tổ chức thực Quyết định, Quy định BGĐ Giám sát việc thực theo phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời trung thực tình hình diễn biến kết công việc thực nhiệm vụ BGĐ giao 3.6 Thực chức 2.6 - Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty - Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Công ty giám sát việc chấp hành nội qui 3.7 Thực chức 2.7 - - Xây dựng, tổ chức quản lý hệ thống thông tin Nghiên cứu nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động Công ty, đảm bảo cho hoạt động Công ty phù hợp pháp luật Phục vụ hành chánh, phục vụ số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh Xây dựng, gìn giử phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh Tổ chức họp theo yêu cầu Côngty Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, nước Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, bước xây dựng văn hóa riêng Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt cho khách hàng Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử phổ biến thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ kịp thời báo cáo BGĐ để có định kịp thời Phục vụ tốt điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty Thực công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ hồ sơ pháp lý Công ty Phối hợp với đơn vị khác bảo vệ quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… Công ty Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến Phân loại phân phối công văn cho phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan Đánh máy, photocopy văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ Giữ bí mật nội dung công văn giấy tờ, tài liệu… Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định Công ty Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến phận liên quan 3.8 Thực chức 2.8 - Quản lý hồ sơ loại tài sản công ty Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý sử dụng loại tài sản công ty phận Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất - Xử lý kịp thời công việc liên quan đến công tác bảo vệ Thực công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty 3.9 Thực chức 2.9 - Tham mưu cho BGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành công ty Tham mưu cho BGĐ công tác đào tạo tuyển dụng công ty Tham mưu cho BGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động Tham mưu cho BGĐ công tác hành chánh công ty 3.10Thực chức 2.10 - Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân s ự… Hỗ trợ phận liên quan công tác hành chánh Mô tả công việc: Bản mô tả công việc chi tiết cho vị trí nhằm thực theo chức nhiệm vụ Phòng HCNS quy định riêng ịị BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh Nhân Trưởng phòng Hành chánh Nhân HR - HRM Ban giám đốc I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc - Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: - - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty Xây dựng sách thăng tiến thay nhân Lập ngân sách nhân Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động Tổ chức thực công tác hành chánh theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức công ty - phận tổ chức thực Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Công ty giám sát việc chấp hành nội qui Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược máy tổ chức hoạt động công ty Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân s ự Tham mưu cho BGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành công ty Tham mưu cho BGĐ công tác đào tạo tuyển dụng công ty - Tham mưu cho BGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động Tham mưu cho BGĐ công tác hành chánh công ty Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ Người lao động Công ty Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ phận liên quan công tác hành chánh Quyền hạn: - - Quản lý toàn nhân viên Phòng HCNS Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn nhân viên phòng Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phòng Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội qui, qui định Công ty pháp luật hành Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý CNV vi phạm nội quy công ty phải bảo đảm chấp hành luật lao động Được quyền kiểm tra chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề có liên quan đến thiệt hại công ty Tham gia trưởng đơn vị xây dựng máy bao gồm chức danh, lương, biên chế nhân đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu Thừa uỷ nhiệm BGĐ truyền đạt chủ trương, thị BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu thực Yêu cầu phận Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ BGĐ giao Aùp dụng biện pháp tức thời để đề phòng ngăn chận vụ việc gây hậu nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích Công ty người lao động Xử lý sai phạm CNV nội qui Công ty pháp luật Nhà nước Ký, y số giấy tờ hành chánh BGĐ uỷ quyền Tạm thời đình công tác CNV theo ủy nhiệm BGĐ thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định Công ty không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại người cho Công ty v.v Ký thông báo thực nhiệm vụ chuyên môn Phòng HCNS Thừa ủy nhiệm BGĐ truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị BGĐ 3 Báo cáo uỷ quyền: - - Báo cáo cho Ban Giám đốc công tác hành chánh nhân theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quí, tháng, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc giao Khi vắng mặt uỷ quyền lại cho nhân viên Phòng thực Tiêu chuẩn: 4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên Vi tính văn phòng tương đương B trở lên 4.2 Kỹ năng: - Kỹ lãnh đạo nhân viên Kỹ lập kế hoạch Kỹ tổ chức giám sát công việc Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo Kỹ giao tiếp tốt 4.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm công tác quản trị nhân hành chánh Ít năm kinh nghiệm vị trí tương đương 4.4 Phẩm chất cá nhân: - Có khả chịu áp lực cao công việc Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác Sáng tạo công việc Điều kiện làm việc: 5.1 Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30, ngày chủ nhật nghỉ 5.2 Địa điểm làm việc: văn phòng công ty 5.3 Phương tiện làm việc: - Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ 01 máy vi tính Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung công ty BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO TRÌ Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Phòng Hành chánh nhân Nhân viên bảo trì HR - MS TP HCNS I / MỤC ĐÍCH: - Làm sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc đào tạo CNV Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm CNV, định mục tiêu tiêu chuẩn cho việc thực công việc Trách công việc không bị lặp lại cho người khác làm, tránh việc va chạm việc thực công việc Đánh giá việc thực công việc Trả công lao động… II/ PHẠM VI: Áp dụng cho mô tả công việc tiêu chuẩn Nhân viên bảo trì III/ NỘI DUNG: Trách nhiệm: - - Nhận phiếu sửa chữa từ phận, chuyển TP HCNS, sau nhận lại phiếu sửa chữa tiến hành sửa chữa Trường hợp chưa sửa chữa báo cho người sử dụng biết, sửa chữa Sau sửa chữa xong, việc sửa chữa sử dụng dịch vụ thuê phải lập biên sửa chữa nghiệm thu Sau nghiệm thu xong, chuyển biên nghiệm thu cho TP xem xét, sau photo cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch toán Đới với việc lắp đặt tài sản: Khi nhận giấy đề nghị phận, hay thông tin từ TP cần lắp đặt loại tài sản, trang thiết bị tổ chức lắp đặt theo yêu cầu Trường hợp cần mua thiết bị – tài sản phải tiến hành báo giá (ít 03 đơn vị báo giá), sau - duyệt giá xong tiến hành lắp đặt Lập biên bàn giao tài sản với người sử dụng Sau lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu tiến hành lập biên lắp đặt nghiệp thu Đối với loại tài sản cần nghiệm thu, nghiệm thu sau tài sản sử dụng ổn định (10-30 ngày) Sau nghiệm thu xong, chuyển biên nghiệm thu cho TP xem xét, sau photo cho phòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch toán Lập phiếu lí lịch máy thiết bị cập nhật thông tin theo yêu cầu phiếu lí lịch máy Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu công ty, cập nhật thường xuyên loại tài sản Đề biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho loại máy móc công ty Kiểm tra loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu công ty Thừa uỷ quyền Trưởng phòng HCNS giám sát công việc bảo vệ giao nhận Lập lịch bảo trì loại tài sản công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất Lập kế hoạch công tác kế hoạch chuyên môn theo yêu cầu Trưởng phòng Thực công việc khác Trưởng phòng phân công Quyền hạn: - Không giải trường hợp đề xuất mua, sửa chữa tài sản trang thiết bị không quy định, thông tin cho Trưởng phòng xin ý kiến giải Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn theo quy định công ty Đề xuất việc mua tài sản trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng Thực báo cáo chuyên môn theo yêu cầu Trưởng phòng Uỷ quyền công việc cho nhân viên phòng thực thay vắng mặt Tiêu chuẩn: 9.1 Trình độ học vấn/chuyên môn: - Trình độ tương đương Phổ thông trung học trở lên 9.2 Kỹ năng: - Biết sử dụng vi tính văn phòng word, excel