4.3. Kỹ năng trình bày trước người dân ở xã.
Một chương trình Hội nghị tổng kết công tác năm khác với một chương trình Hội nghị phát động phong trào thi đua yêu nước, tôn vinh các gia đình văn hóa, tổng kết công tác phòng chống bạo lực gia đình hoặc quán triệt triển khai chỉ tiêu kế hoạch nhà nước giao… Điều đó có nghĩa là Không có mẫu kịch bản chung, chi tiết áp dụng cho tất cả các Hội nghị mà tùy thuộc vào tính chất, mức độ và quy mô của từng Hội nghị người viết kịch bản cân nhắc xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp.
1.1.5. Khái niệm về Thư ký Hội nghị
Thư ký Hội nghị có trách nhiệm: Ghi biên bản Hội nghị; Tổng hợp đầy đủ, trung thực, chính xác ý kiến phát biểu của đại biểu tại Hội nghị; Giúp Chủ trì Hội nghị trong việc điều khiển thảo luận và biểu quyết tại Hội nghị. Với các nhiệm vụ nêu trên, đòi hỏi Thư ký Hội nghị phải là người có trình độ, có kiến thức tổng hợp, có khả năng tốc ký để ghi chép đầy đủ các ý kiến phát biểu của đại biểu và kết luận của người Chủ trì Hội nghị. Do đó người viết kịch bản chương trình Hội nghị cũng cần phải xin ý kiến chỉ đạo của tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị chọn lựa và tiến cử để ghi vào trong kịch bản.
2.1.2. Khái niệm về kịch bản chương trình sự kiện
Để tổ chức tốt một sự kiện, việc đầu tiên phải viết kịch bản chương trình rồi mới tiến hành tổ chức. Vậy kịch bản chương trình sự kiện là gì?
Kịch bản chương trình sự kiện là toàn bộ nội dung và hình thức tổ chức Sự kiện theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. Kịch bản chương trình được viết ra dưới dạng kịch bản văn học, thể hiện đầy đủ các yếu tố: ý tưởng, mục đích ý nghĩa, nội dung và hình thức tổ chức toàn bộ chương trình, các hoạt động diễn ra trong cùng một Sự kiện; tính chất, quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức Sự kiện; lời dẫn, người dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng, sân khấu và các trang thiết bị khác phục vụ cho việc tổ chức nội dung chương trình Sự kiện đạt hiệu quả và chất lượng cao.
Kịch bản chương trình Sự kiện được tổ chức tại xã chính là ý tưởng và toàn bộ nội dung và hình thức tổ chức Sự kiện đó do UBND xã đề ra, viết kịch bản chương trình Sự kiện không ngoài mục đích định hướng Sự kiện triển khai tổ chức thực hiện theo một trình tự thống nhất vào một thời gian cụ thể đã được quy định chặt chẽ. Sự kiện được tổ chức ở các lĩnh vực khác nhau, quy mô không giống nhau thì kịch bản khác nhau. Ví dụ Sự kiện tổ chức Liên hoan văn hóa văn nghệ quần chúng chào mừng ngày thống nhất đất nước (30-4) ở xã A sẽ khác với Sự kiện tổ chức Hội thao Hội diễn phong trào thể dục thể thao quần chúng chào mừng ngày kỷ niệm cách mạng tháng 8 và quốc khánh 2-9 ở xã B….Vì thế, khi viết kịch bản cho các Sự kiện người viết kịch bản phải nghiên cứu ý tưởng, chủ đề, mục đích ý nghĩa, nội dung, tính chất, quy mô và tùy thuộc vào đặc điểm và tầm quan trọng của từng Sự kiện để xây dựng kịch bản chương trình cho phù hợp.
Để có thể viết được kịch bản chương trình cho các sự kiện văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch ở địa phương đạt chất lượng cao, người viết kịch bản ngoài việc phải am hiểu sâu sắc về các lĩnh vực văn hóa, thể dục, thể thao, gia đình và du lịch còn cần phải có những kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình Sự kiện.
Kịch bản chương trình Sự kiện là kịch bản trình UBND xã xem xét phê duyệt, kịch bản chương trình là cơ sở, là nền tảng vững chắc để xây dựng kịch bản chi tiết.
Kịch bản chi tiết là kịch bản xác định nhiệm vụ cụ thể, đầy đủ, chi tiết đến từng phần, từng việc, từng điểm rất nhỏ trong nội dung của chương trình. Có người còn gọi kịch bản chi tiết là kịch bản MC (Kịch bản người dẫn chương trình) vì trong đó có kèm theo lời dẫn MC và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong ekip tổ chức thực hiện chương trình, kịch bản chi tiết được xây dựng nhằm mục đích cụ thể hóa kịch bản tổng quát giúp cho việc tổ chức triển khai thực hiện chương trình đạt hiệu quả cao. Kịch bản chi tiết chính là kịch bản của đạo diễn Sự kiện.
Khác với kịch bản chương trình của Hội nghị, kịch bản chương trình của sự kiện đòi hỏi người viết kịch bản phải có sự hiểu biết sâu sắc về sự kiện sắp được tổ chức. Để kịch bản chương trình của sự kiện cuốn hút được người đọc và trở thành mảnh đất phì nhiêu cho đạo diễn chương trình tung hoành sáng tạo, xây dựng được những hình tượng nghệ thuật kỳ vĩ hấp dẫn người xem, người viết kịch bản ngoài khả năng ham thích tìm tòi, sáng tạo người viết kịch bản cần phải có niềm đam mê cuồng nhiệt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Chính vì vậy, ngoài những kỹ năng xây dựng kịch bản chương trình Hội nghị đã trình bày ở phần trên, người viết kịch bản chương trình các sự kiện cần phải có các kỹ năng thiết yếu như sau:
Sự kiện văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch là các hoạt động văn hóa, thể thao, gia đình và du lịch có quy mô lớn thu hút nhiều lực lượng tham gia, tác động mạnh mẽ đến tình cảm tư tưởng của cộng đồng dân cư, nên không thể chỉ có một vài nhân sự đứng ra tổ chức được mà phải có Ban tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện, thì sự kiện đó mới thành công.
Do đó khi bắt tay viết kịch bản cho bất cứ Sự kiện văn hóa, thể thao và du lịch nào theo sự chỉ đạo của UBND xã, người viết kịch bản chương trình cần phải nghiên cứu ý tưởng, chủ đề, mục đích, ý nghĩa, tính chất, quy mô và tầm quan trọng của sự kiện, trên cơ sở đó tham mưu, đề xuất những cán bộ có khả năng và lòng nhiệt huyết đề nghị UBND xã ra quyết định thành lập Ban Tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện. Ban Tổ chức và Êkip tổ chức thực hiện thảo luận bàn bạc và đi đến thống nhất đặc điểm, tính chất, và quy mô tổ chức sự kiện. Từ đó Trưởng Ban tổ chức phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho các thành viên trong Ban tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện. Cụ thể: Ai viết kịch bản, ai đạo diễn chương trình? Ai chịu trách nhiệm huy động mọi nguồn lực xã hội và các thành phần kinh tế tham gia? Ai kêu gọi tài trợ? Ai lên danh sách các đơn vị nghệ thuật quần chúng và số lượng nghệ sĩ tham gia? Ai lo khâu hậu cần? Ai chịu trách nhiệm về việc quảng bá tuyên truyền cho sự kiện? Ai lên kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự? Ai chịu trách nhiệm về sân khấu, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng loa đài…? Ai chịu trách nhiệm về các thành phần khác tham gia phục vụ sự kiện? Ai chịu trách nhiệm lên phương án dự phòng? Kế hoạch triển khai thực hiện trong bao lâu? Ai là người chịu trách nhiệm đôn đốc, giám sát và nghiệm thu những công việc này? Việc phân công nhiệm vụ cụ thể kèm theo thời gian tiến độ phải hoàn thành cho các thành viên trong Ban Tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện Sự kiện phải rành mạch rõ ràng, đảm bảo các phần việc của sự kiện không bị chậm trễ, kém chất lượng hoặc gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến những công việc khác của Sự kiện. Vì những lẽ đó người viết kịch bản chương trình Sự kiện phải có kỹ năng tham mưu và đề xuất UBND xã thành lập Ban tổ chức và Êkíp tổ chức thực hiện chương trình.