Thiet ke he thong TDDG

Thit k h thng Theo dừi d ỏn Thit k H thng Theo dừi D ỏn Gii thiu: H thng theo dừi c mụ t l tng hp cỏc quy trỡnh thụng qua ú cỏc lung thụng tin k hoch thụng qua t chc i n cỏc cp qun lý h tr cho quỏ trỡnh quyt nh Nhng h thng theo dừi cú th rt n gin, vớ d, th ký ca hi nụng dõn thụng bỏo cho ch tch xó thng xuyờn v nhng nụng dõn tham d cỏc khúa o to Nhỡn chung, cp qun lý cng cao thỡ cng nhiu ngi tham gia vo hp, la chn v x lý cỏc thụng tin h tr quyt nh i vi cỏc t chc ln, quy trỡnh thụng tin thng rt phc Mt b trng cú th cú n hng trm nhõn viờn di quyn h tr chun b thụng tin m da vo cỏc thụng tin ú mt chớnh sỏch mi Ngi B trng thụng qua c i Mt quy trỡnh thụng tin cng ging nh bt k mt quy trỡnh no khỏc ca t chc: nú hon thin cựng vi thi gian v thng l s tng hp kinh nghim ca nhiu ngi t chc ú Cỏc d ỏn thng l cỏc t chc cú cu trỳc lng, tn ti mt khong thi gian ngn thc hin mt mc ớch nht nh Do ú, khụng phi l chuyn l nu mt t chc-d ỏn li gp phi nhng khú khn vic t chc thụng tin ni b ca mỡnh d ỏn i vo hot ng Trong nhng trng hp nh vy, cp qun lý d ỏn khụng th ch i xem h thng thụng tin ú cú th t ci thin, rỳt kinh nghim t nhng sai sút hoc qua cỏc bin phỏp th nghim hay khụng Trng hp ny ũi hi cp qun lý phi cú mt vai trũ tớch cc t giai on u thit k h thng thụng tin, bi nu ch cho h thng ny c ci tin dn dn t n tiờu chun ti u thỡ cú th cng l d ỏn i n hi kt thỳc ng gúc thc tin, cp qun lý d ỏn cn ch ng tớch cc thit k t u mt h thng tht phự hp vi nhu cu qun lý ca mỡnh www.mdf.nl Mc tip theo s cp n cỏch tip cn tng bc i vi thit k h thng theo dừi d ỏn Ni dung k tip l mt s khớa cnh ca vic ng dng cỏch tip cn ny mt t chc ang hot ng MDF copyright 2006 Thc t l mt h thng c thit k khụng cú ngha nú s c s dng bi mt ngi hay ch bi cp qun lý Nh chỳng ta s thy, vic thit k mt h thng ũi hi ngi thit k phi cú mt kin thc y v quỏ trỡnh truyn ti v x lý thụng tin m t chc ca cú liờn quan, v vỡ th iu hu nh khụng th trỏnh c l cỏc cp qun lý khỏc s phi trc tip cựng hp tỏc thit k h thng ny ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) Thit k h thng Theo dừi d ỏn Tip cn tng bc thit k h thng theo dừi Bc 1: Xỏc nh cu trỳc qun lý H thng thụng tin phc v cụng tỏc qun lý Vỡ vy, cn phi hiu rừ trỏch nhim ca cp qun lý m h thng thụng tin s phc v H thng theo dừi ny nhm h tr ai? Trỏch nhim ca cp qun lý ny l gỡ? V cp qun lý ny phi bỏo cỏo lờn cp no? õy l nhng cõu hi liờn quan cn quan tõm Trờn thc th khụng d dng gỡ xỏc nh rừ cỏc trỏch nhim qun lý nu nhng trỏch nhim ú khụng c chớnh thc húa Tuy nhiờn hũan tũan cú th xỏc nh xem mt cp qun lý phi nhng quyt nh no, hoc quyt nh thuc quyn ca cp di hoc cp trờn Thụng thng chỳng ta cú th phõn nh c cỏc cp qun lý sau õy: cp chin lc (hi ng t vn) cp iu hnh v iu phi (giỏm c, qun lý d ỏn), cp tha hnh (nhõn viờn tha hnh) v cp hng li (nhúm i tng/nhúm ớch) Bc Lm rừ cỏc mc tiờu Mt d ỏn v t chc d ỏn, i vỡ nhng mc tiờu nht nh cn thc hin Phi t c nhng kt qu no, thụng qua nhng hot ng no, thi gian v nhng mi quan h nhõn qu nh hng n kt qu ú, bao gm cỏc nhõn t bờn ngoi quan trng v cỏc ngm nh, u l cỏc cú liờn quan Mt cụng c mụ t mt d ỏn hiu qu nht l Khung Logic, phn nh mi quan h nhõn qu gia cỏc mc tiờu ngn hn v di hn Khung logic l mt cụng c lp k hoch cũn c s dng c giai on thc thi k hoch na Nu khụng c lp giai on k hoch thỡ Khung logic cú th c xõy dng li cho mt d ỏn ó ang giai on thc hin (õy c gi l thit k ngc dũng) Di õy l vớ d v Khung Logic Tỡnh nghiờn cu liờn quan n d ỏn cp nc cho cỏc cng ng nụng thụn; d ỏn ny y ban cp nc xó (Village Water Committees -VWCs) cú vai trũ h tr vic xõy ging Cỏc thnh viờn ca y ban uc hun luyn v bo dng ging S 1: Khung Logic- D ỏn cp nc cho cỏc xó Logic can thip Mc tiờu tng th Gim t l bnh dch Mc ớch d ỏn Dõn lng c s dng nc sch (1) Cú ging nc c xõy dng (1.1) T chc ti liu xõy dng (1.2) H tr k thut xõy dng ging (2) Ging nc oc bo dng tt, cp nc ỳng quy cỏch (2.1) Hun luyn Ban qun lý nc xó v qun lý (2.2) Hun luyn Ban qun lý nc xó v bo dng ging Dõn lng khụng tm git ngun nc ụ nhim Ngi dõn tr nc chum sch Mc nc b mt cao MDF copyright 2006 Hot ng ngun nc gõy Khung Logic cng cú th c xõy dng cho cỏc cp qun lý khỏc Tip theo vớ d trờn, khung Logic cú th c xõy dng, vớ d cp d ỏn, thc hin bi B phn o to cho cỏc y ban cp nc xó Vi mi cp qun lý, vic xõy dng nhng khung logic cho tng cp s rt cú ớch ng nhiờn, nhng khung logic ny gn kt vi theo cỏch sau Kt qu ca d ỏn cp s l Mc ớch ca d ỏn cp v ngc li Xem hỡnh tip theo: ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) www.mdf.nl Kt qu Ngm nh Thit k h thng Theo dừi d ỏn Hỡnh 2:Cỏc khung logic liờn hp- D ỏn cp nc cho cỏc xó D ỏn Mc tiờu tng th % Bch dch Mc ớch d ỏn S dng nc gim Kt qu Hot ng sch Ging oc xõy dng Bo dng 2.1 Hun luyn B phn o to Mc tiờu tng th S dng nc sch Mc ớch d ỏn y ban cp nc xó Thc hin bo Mc tiờu tng th Thnh viờn ca Mc ớch d ỏn dng ging Kt qu Hot ng y ban cp nc xó c hun luyn Nõng cao nhn thc Ging hot ng tt Kt qu Hot ng Thnh viờn ca y ban cp nc xó c hun luyn Thanh lp y ban cp nc xó La chn ngi Cựng vi c cu qun lý, ni dung ca khung logic cho chỳng ta mt bc tranh rừ nột v ni dung, kt qu cụng vic m cỏc cp khỏc ca t chc phi hon thnh Nhng trỏch nhim qun lý ny li c quy nh c th hn cp thc hin Bc Phõn tớch quy trỡnh www.mdf.nl MDF copyright 2006 Khung Logic mụ t trỡnh t logic thi gian ca cỏc mc tiờu m d ỏn mong mun thc hin Tuy nhiờn i n kt qu cui cựng ny phi tri qua mt lot cỏc quỏ trỡnh trung gian Vớ d, ngi qun lý i n mt quyt nh: thng nht tip tc d ỏn da trờn cn c l kt qu hun k thut ca d ỏn; quyt nh ny s kộo theo mt lat cỏc hot ng: t chc lp hun, cung cp cỏc ti liu v xõy dng v.v v hun cho dõn lng S mụ t chớnh xỏc cỏc bc ny quy trỡnh c bn l c s thit k lung thụng tin qun lý hu ớch Da trờn kin thc c th v nhng hot ng din ra, ngi ta cú th quyt nh xem cỏi gỡ cn phi bit v, quan trng hn, cú th b qua cỏi gỡ Quy trỡnh c bn ny c hỡnh nh húa bng k thut s , s dng cỏc biu tng v ký hiu n gin tng trng cho cỏc hot ng (c gi l thut bin i), cỏc quyt nh a ra, cỏc ti liu bn giy t to quy trỡnh ú cng nh cỏc ch th liờn quan ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) Thit k h thng Theo dừi d ỏn Hỡnh 3: Vớ d S d ỏn cp nc xó: S quy trỡnh Sự cần thiết phải có nguồn n ớc làng Phát (Có thể) Những hạn chế Làng xã có đơn xin xây dựng trạm cấp n ớc v P.PM Các tiêu chí Không Loại bỏ ? a Có O.D Thành lập Ban quản lý n ớc làng xã b Các tiêu chí không Đã sẵn sàng ch a c Có T.D Tiến hành khảo sát kỹ thuật d Ng ời quản lý dự án Các tiêu chí Có tiếp tục không Khôn g Bác bỏ yêu cầu Có T.D + T.D làng xã Tiến hành xây dựng trạm Cung cấp nguyên vật liệu e f Báo cáo đào tạo g MDF copyright 2006 O.D./ T.D Đào tạo VWC mặt quản lý, bảo d ỡng vệ sinh Ghi Điểm bắt đầu kết luận lôgíc Hoạt động Báo cáo kỹ thuật Ng ời dân VWC Cá nhân/đơn vị chịu trách nhiệm Thông tin đến/đi Các mối quan hệ công việc VWC= Phòng tổ chức Phòng kỹ thuật Ban quản lý n ớc làng xã PM= Ng ời quản lý dự án OD= TD= ref:zil1473062142.doc MN (AL) www.mdf.nl Việc sử dụng bảo d ỡng trạm Thời điểm định Page (11) Thit k h thng Theo dừi d ỏn Trong s trờn tt c cỏc d liu c sp xp theo th t thi gian Ch nhng hot ng quan trng nht c mụ t Cp qun lý cú th s dng nhng s ny lm bn m t ú thụng tin c hỡnh thnh Bc Xõy dng cỏc cõu hi v thụng tin ca ngi qun lý Thụng tin ch tr nờn quan trng nú cho ta li gii ỏp cho mt cõu hi nht inh Trong h thng giỏm sỏt, cõu hi ny ngi qun lý t Ngi qun lý phi xỏc nh mun bit cỏi gỡ cng chớnh xỏc cng tt Trong khõu ny, ngi t cú th giỳp, nhng nhng ngi t khụng bao gi cú th cỏc nh chớnh xỏc thụng tin cn bit dng cõu hi, bi suy cho cựng thỡ õy chớnh l trỏch nhim ca ngi qun lý Bng cỏch s húa quy trỡnh c bn ca d ỏn (bc 3) ngi qun lý cú th xỏc nh cỏc hay ni dung m ngi qun lý mun nhn c thụng tin thng xuyờn õy cú th l mt cn tr i vi d ỏn (cỏc tim n), l trng thỏi m ngi qun lý mun theo nhm thm nh quỏ trỡnh s ỏn, vớ d cỏc kt qu nh mụ t khung logic, d liu so sỏnh d ỏn c th ny vi cỏc d ỏn tng t Cõu hi ca ngi qun lý (MQ=Manager Question) l cõu hi m xỏc nh lnh vc quan tõm ca c th ca mỡnh i vi tin trỡnh ca d ỏn (hoc mt phn d ỏn) m chu trỏch nhim Cõu hi ca ngi qun lý i vi vic theo dừi l yờu cu thụng tin v tỡnh hỡnh hin ti (hoc va mi xy ra) ca d ỏn Khú khn vic xỏc nh nhu cu thụng tin khụng phi l chuyn hỡnh thnh cỏc cõu hi, cng nh cỏch thc xỏc nh thụng tin no l quan trng v thụng tin no khụng Hu ht cỏc h thng cú phn trựng lp vỡ chỳng quỏ nhp nhng tr thnh mt gỏnh nng quỏ ln cho t chc phi gỏnh chu Trờn thc t, phn ln quy trỡnh thit k l loi tr cỏc cỏc thụng tin (yờu cu thụng tin) khụng liờn quan Cỏc cõu hi theo dừi i vi d ỏn, da trờn dũng quy trỡnh, cú th chia thnh cỏc mc khỏc theo logic ca khung logic: vic thc hin cỏc hot ng s dn n cỏc dch v (kt qu), v cỏc dch v ny s c ngi hng li s dng (mc dớch ca d ỏn) dn n mt s thay i (mc tiờu tng th d ỏn) Phự hp vi Khung logic, chỳng ta s phõn bit cỏc hỡnh thc theo dừi sau õy a Theo dừi u vo (hot ng) Thụng tin ti chớnh c thu thp v x lý bng h thng s sỏch k toỏn, h thng ny c thit k nhm cung cp cho cp qun lý cỏc bỏo cỏo vi cỏc mc chi tit khỏc Vớ d v Cõu hi qun lý: Chỳng ta ó chi tiờu bao nhiờu cho nguyờn vt liu hai tun va qua?1 Thit b: Vic khai thỏc, s dng, hot ng ca cỏc trang thit b (vớ d ụ tụ!) thng c cựng theo dừi mt s h thng Vớ d v cõu hi qun lý: Trung bỡnh mi thỏng cú bao nhiờu ngy cỏc xe ti c s dng ht nng sut chuyn nguyờn vt liu xõy ging? Nguyờn vt liu: S dng nguyờn vt liu, cht lng v s lng, l cú liờn quan Vớ d v cõu hi qun lý MQs da trờn Tỡnh nghiờn cu D ỏn cp nc xó (xem Khung Logic, bc 2) ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) www.mdf.nl Ti chớnh: MDF copyright 2006 Theo dừi hot ng thng liờn quan n vic trin khai, s dng cỏc ngun lc thuc quyn nh ot ca d ỏn, nh l: Thit k h thng Theo dừi d ỏn n hu ht cỏc cp qun lý Vớ d v cõu hi qun lý: Cht lng trung bỡnh ca nguyờn vt liu c s dng (gi s l xi mng) xõy ging mc no? Ngun nhõn lc: Ngun nhõn lc c s dng (chi phớ u ngi) thng c tớch hp h thng thụng tin ca cỏc t chc ln Tuy nhiờn, nu t chc rt chỳ trng yờu cu theo dừi chi phớ thỡ h thng thụng tin nờn theo dừi chi tit n tng hot ng i vi chi phớ nhõn cụng/ngy Vớ d v cõu hi qun lý: S dõn lng tham gia vo vic xõy ging lng x, y, z l bao nhiờu, mi ngi tham gia trung bỡnh bao nhiờu ngy? b Theo dừi kt qu (sn phm, u ra) Theo dừi kt qu liờn quan n u ca t chc di gúc sn phm v dch v cung cp cho nhúm ớch Nú thng liờn quan n hng húa, dch v, xõy dng c bn vi s tham gia ca ngi hng li, vớ d o to i vi nụng dõn thuc c hai gii, vic xõy dng ging ly nc sch, hay t chc Cỏc y ban cp nc xó Ngi qun lý d ỏn thng quan tõm n vic cỏc kt qu theo d kin, c mụ t Khung logic cú thc hin c hay khụng; c v mt s lng v cht lng Nu ch cung cp thụng tin v s lng cỏc khúa hun luyn ó c t chc cho ngi qun lý l cha ; ngi qun lý cũn thng cn bit cht lng ca cỏc khúa o to ú V nguyờn tc, cp qun lý theo dừi v iu phi thng ch cn cỏc thụng tin phự hp vi trỏch nhim ca mỡnh Anh ta khụng quan tm n chi tit nh qun lý cp thp hn l cp tha hnh (tc l theo dừi xem cỏc hot ng c thc hin sao), nhng ngi qun lý cao cp thng mun bit n cỏc kt qu chung ca ton d ỏn Vớ d v cõu hi qun lý: Bao nhiờu ging ó c xõy dng xong? c Theo dừi phn ng (cp mc ớch v nh hng ca d ỏn) Cui cựng, sau s dng cỏc dch v d ỏn cung cp n nhúm i tng hng li, s cú nhng thay i nht nh iu kin sng hoc thay i cung cỏch hnh vi ca nhúm ớch ny iu ny thng c din t (cỏc) mc tiờu tng th ca d ỏn Nhng thay i ny cú th l thay i v mt kinh t cng cú th l v mt xó hi, cú th thay i tớch cc cng cú th l thay i tiờu cc Cú th liờn quan trc tip n vic s dng mt cỏc kt qu ca d ỏn mt cỏch trc tip nhng cng cú th mt cỏch giỏn tip Cõu hi t nhm tỡm c bn cht chớnh xỏc ca mi quan h ny cú th khõu ỏnh giỏ d ỏn Vớ d v cõu hi qun lý: S thay i t l mc bnh ngun nc so vi cỏc nm khỏc nh th no? ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) www.mdf.nl d Theo dừi nh hng (cp mc tiờu tng th ) MDF copyright 2006 Liờn quan n tt c hng húa, dch v v c s h tng d ỏn thc hin (kt qu), cn phi bit phn ng ca nhúm ớch, hay i tng hng li l nh th no Nhng phn ng ca nhúm ny cú th c o lng thụng qua vic ỏnh giỏ tớnh hu dng ca cỏc dch v, hng húa khỏc Vic s dng cỏc sn phm cung cp th hin c tớnh phự hp ca nhng sn phm u ny so vi mong mun v nhu cu ca i tng hng li Vớ d v cõu hi qun lý: T l phn trm ngi dõn ca cỏc xó c cp nc tham gia vo U ban cp nc xó ti cỏc lng, xó c hun luyn tham gia vo cỏc y ban ny? Cú bao nhiờu gia ỡnh (s tuyt i v s tng i) s dng nc t cỏc ging mi? Thit k h thng Theo dừi d ỏn e Theo dừi bi cnh Bi cnh ca d ỏn rt rng ln l ton b th gii xung quanh d ỏn ú Vỡ lý ny cn phi rt thn trng la chn xem yu t no nờn c giỏm sỏt í tng u tiờn la chn cỏc tỏc nhõn hu ớch cho vic theo dừi chớnh cú th ly t cỏc ngm nh mụ t khung Logic D ỏn b nh hng ln bi cỏc tỏc nhõn bờn ngoi nh vớ d nh mc nc ma cú th nh hng n mc nc b mt ca cỏc ging m d ỏn xõy dng Vớ d v cõu hi qun lý: Thay i v mc nc b mt ti cỏc lng cú ging xõy dng mi nm qua l nh th no? T l tng dõn s ti cỏc lng liờn quan sao? Tp trung chỳ ý vo yờu cu thụng tin no, hoc a, b, c, d hoc e nh lit kờ trờn l hon ton ph thuc vo nhu cu v thụng tin ca ngi qun lý mi tng quan vi mc tiờu ca d ỏn õy l c s ca h thng giỏm sỏt Trong quỏ trỡnh thc hin d ỏn, cỏc mc tiờu ca d ỏn cú th thay i, dn n thay i trỏch nhim v nhu cu thụng tin ca ngi qun lý Trong trng hp ú cn iu chnh cỏc yờu cu thụng tin i vi cp qun lý kp thi Khi xõy dng cõu hi qun lý cn thm nh xem cõu hi ú ó tớnh n cỏc yu t cú th cú liờn quan n cỏc v gii hay cha Vớ d: Cú bao nhiờu nam gii v n gii l thnh viờn ca y ban cp nc xó? V h nm gi cỏc v trớ no? Cỏc thụng tin phc v cho quỏ trỡnh theo dừi thu thp phi cú kh nng so sỏnh c quỏ trỡnh thc hin d ỏn vi cỏc mc tiờu ban u cỏc ch tiờu/ch bỏo k hoch, cỏc ch tiờu/ch bỏo ny nờn c xõy dng theo cỏch thc cụng bng v gii, t giai on lp k hoch Bc Xỏc nh ch tiờu/ch bỏo Khi thit k mt h thng giỏm sỏt, cỏc ch tiờu/ch bỏo c xỏc nh nhm tr li cỏc cõu hi ca ngi qun lý (v tt nhiờn khụng phi l bt c iu gỡ khỏc) iu ny cú ngha l chỳng ta s phi tỡm kim cỏc bin s cú th o lng thc s c cỏc du hiu m chỳng ta quan tõm Thụng tin c thu thp cựng vi h thng theo dừi c chia thnh hai phn chớnh: thụng tin phỏt sinh bờn t chc- tc l theo dừi hot ng v kt qu v thụng tin phỏt sinh bờn ngoi t chctc l theo dừi mụi trng v cỏc phn ng i vi cỏc thụng tin thu thp ni b t chc, du hiu m chỳng ta quan tõm cú th c o lng trc tip ú chớnh l cỏc d liu tng hp Vớ d nh cỏc s v ti chớnh, cỏc nguyờn vt liu ó s dng, mc sn xut.v.v o lng phn ng ca nhúm hng li li l mt hon ton khỏc Trong trng hp ny, vic o lng trc tip l khụng th bi nhúm hng li ca d ỏn thng quỏ ln Bng cỏch no ú, mt ch tiờu/ch bỏo giỏn tip hoc ch tiờu/ch bỏo c tớnh c tỡm thay th, da trờn iu tra mu, hoc thụng qua o lng cỏc du hiu thay th cú liờn quan Vớ d, nu chỳng ta mun o lng thu nhp mt vựng no ú, thỡ ch tiờu/ch bỏo thay th cú th l nhng thay i chi tiờu ca dõn c i vi mt s mt hng nh nh ca, xe mỏy, hay mỏy lnh www.mdf.nl Mt ch tiờu/ch bỏo giỏn tip tt phi: giỏ tr, tc l cú mi quan h nhõn qu i vi cõu hi ca ngi qun lý (tớnh giỏ tr) o lng c vi mt mc chớnh xỏc chp nhn c (tớnh nh lng, khỏch quan) nhy cm i vi nhng thay i ca du hin quan tõm (tớnh nhy cm) n gin (d liu phi d thu thp) v cú hiu qu v mt chi phớ (chi phớ ti u) Phi cn thn s dng cỏc ch tiờu/ch bỏo giỏn tip Cỏc nh qun lý phi hiu rừ gii hn v phm vi v tớnh giỏ tr ca cỏc ch tiờu/ch bỏo s dng h thng Cỏc nh qun lý quan tõm ref:zil1473062142.doc MN (AL) MDF copyright 2006 Ngi qun lý mun mt h thng theo dừi c thit k phi cho phộp quan sỏt c cỏc thay i v t ú rỳt cỏc so sỏnh Theo giỏc ny, cỏc ch tiờu/ch bỏo phi c xỏc lp nh ngha ngn v ch tiờu/ch bỏo l: Ch tiờu/ch bỏo c nh ngha l cỏc bin s nhm mc ớch o lng nhng thay i ca mt quỏ trỡnh hay mt hin tng (USAID) Page (11) Thit k h thng Theo dừi d ỏn n vic cú c cỏc cõu tr li i vi cỏc cõu hi ca mỡnh, chng mc ny cỏc ch tiờu/ch bỏo c khai thỏc nh mt phng tin Bng di õy phõn loi mt s ch tiờu/ch bỏo i vi ba loi khỏc ca can thip, bng ny cung cp mt cỏi nhỡn tng quan v cỏc loi thụng tin thng c thu thp Bng Phõn loi cỏc ch tiờu/ch bỏo theo loi hỡnh can thip Loi theo dừi Cung cp sn phm Theo dừi hot ng * Ngun lc s dng Theo dừi kt qu * Cht lng sn phm * S lng phõn phi Theo dừi phn ng Marketing: * ỏnh giỏ v sn phm * Tớnh hu dng ca sn phm Theo dừi bi cnh * V th cnh tranh * Mc bin ng ca th trng * Chớnh sỏch kinh t * T l lm phỏt * Th trng lao ng * S n nh chớnh tr * V.v Cung cp dch v Xõy dng c s h tng * Ngun lc s dng * S lng cỏc hot ng c thc hin * Cng liờn lc * Mc bao ph mng li dch v * m bo v thi gian * Cht lng dch v Liờn h vi ngi hng li: * T l chp nhn dch v * Mc tha * Mc cung cp * Ngun lc s dng * Mụi trng khỏch hng * Bi cnh kinh t * Bi cnh th ch * Mụi trng chung * V.v * Phõn b li ớch * Chớnh sỏch qun lý cụng cng * Bi cnh kinh t * Bi cnh th ch * V.v * T l hon thnh * Tin * Cht lng cụng trỡnh S dng: * T l khai thỏc, s dng * tha ca ngi s dng * Bo dng * iu hnh * úng gúp ca ngi s dng Bc Xỏc nh lung thụng tin Lp mt danh mc y cỏc d liu cn phi thu thp i vi mt ch tiờu/ch bỏo D liu c thu thp no Cỏc d liu s c thu thp ni b t chc (vi theo dừi hot ng v kt qu) hoc t bờn ngoi t chc vi cỏc nhúm mc tiờu v cỏc c quan khỏc Do vy cn phi tỡm hiu k lng xem cỏc thụng tin no l cú th ly t cỏc t chc bờn ngoi Vi cỏch thc nh th no v thc hin? Vic la chn phng thc thu thp s liu ph thuc ln vo ngun v a im thu thp Vi cỏc d liu c thu thp t ni b ca t chc cú th cú t vic quan sỏt trc tip hay phng vnv ghi li vo nht ký Nu d liu phi thu thp t nhúm ớch thỡ bin phỏp quan sỏt trc tip khú m trin khai c ú phi chn la t rt nhiu k thut khỏc nh phng nhúm, iu tra khụng chớnh thc, c tớnh v nụng dõn Lu ý n chi phớ ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) www.mdf.nl D liu no cn phi thu thp? MDF copyright 2006 Khi ngi qun lý ó xỏc nh c cỏc theo dừi ca mỡnh v ó quyt nh da trờn cỏc bin s c s dng o lng cỏi mun bit, phi t chc lung thụng tin Lung thụng tin ny phỏt t quỏ trỡnh thu thp d liu kt thỳc cỏc ti liu c vit v c gi n nhng ngi cn chỳng Lung thụng tin c thit k da vo cỏc cõu hi sau: Thit k h thng Theo dừi d ỏn Bn s c thụng bỏo nh th no? Thụng tin cú th c trỡnh by ming, bng bn hoc thụng qua cỏc cụng c h tr trc quan khỏc Bn cú th la chn bt c cỏi gỡ, nhng nh phi n gin, cng n gin cng tt Thng thỡ cỏc bỏo cỏo chớnh thc thng c s dng, cỏc bng mu n gin cng vy Hiu qu ca giao tip i thoi ụi b ỏnh giỏ thp Tc cng l mt yu t quan trng cn quan tõm quỏ trỡnh giỏm sỏt Bn c thụng bỏo no? h tr cho quỏ trỡnh quyt nh cỏc thụng tin phi m bo tớnh kp thi Nu cỏc quyt nh ó c a ra, thỡ ú k c cỏc thụng tin tt nht cng tr thnh vụ ớch Thi gian rt quan trng cú th iu chnh v theo dừi cỏc quy trỡnh, v mi ngi qun lý s t mỡnh quyt nh la chn tựy theo phong cỏch v kinh nghim cỏ nhõn Bc Xỏc nh trỏch nhim Mt h thng ch thc s hot ng nú nhn c s ng h ca cỏc cỏc nhõn t chc Xỏc nh ỳng cỏc nhim v v trỏch nhim hot ng ca h thng giỏm sỏt, ú, cc k quan trng Nhng cõu hi di õy cú th l nhng gi ý ban u: Ai s thu thp d liu? Ai s x lý d liu? Ai s bỏo cỏo? Lung thụng tin c iu phi nh th no? Theo dừi hot ng v kt qu nhỡn chung s c thc hin bi nhng ngi liờn quan n cỏc hot ng ny, núi cỏch khỏc, ú l trung tõm hot ng ca t chc Trong lung thụng tin ny, trỏch nhim v nhim v tng ng c nhn thc rừ v c chp nhn Cui cựng, sc mnh ca chui mt xớch ny ph thuc vo chớnh nhng mt xớch yu nht Cỏc d ỏn v t chc ln hn thng cú, cp chin lc, n v Theo dừi thc hin cỏc nhim v theo dừi t chc, thng thỡ n v ny l nhng cỏ nhõn cú k nng c bit Cỏc n v ny thng chỳ trng n vic theo dừi mụi trng v hnh ng phn ng ụi vic ny c thc hin thụng qua s phi kt hp cỏc n v Xỏc nh chớnh xỏc trỏch nhim v nhim v s tng cng kh nng phi hp vỡ chc nng ca nú l cung cp thụng tin ch khụng phi qun lý Khi ó cú ý nim v nhu cu i vi cỏc quy trỡnh thụng tin, nờn tin hnh ỏnh giỏ cỏc phng tin cn thit: chuyờn mụn, t vn, xe c, mỏy tớnh, o to, phũng, v trang thit b v.v Theo dừi khụng nht thit l mt hot ng cn nhiu chi phớ, nhiờn cn cú mt khon ngõn sỏch thng xuyờn dnh riờng cho hot ng ny Mt t chc nh USAID trỡ, theo kinh nghim, mt t l khong t 0,5 n phn trm trờn tng chi phớ ca d ỏn cho h thng thụng tin, tựy thuc vo tớnh cht ỏng k ca d ỏn v nhu cu i vi cỏc la chn (ớt hot nhiu kinh phớ) cho cụng tỏc thu thp d liu, x lý v phõn tớch d liu Mt t chc nh IFAD khụng xỏc nh mt mc ngõn sỏch ti thiu, nhng yờu cu mt k hoch theo dừi c th v lp ngõn sỏch cho khong sỏu thỏng tớnh t d ỏn bt u MDF copyright 2006 Bc Cỏc phng tin v chi phớ Cú th xy tỡnh cú nhng c gii quyt quỏ trỡnh thc hin cỏc h thng giỏm sỏt Nhng tt hn l c gng xỏc nh c trc t khõu nhn nh Cỏc cú th thuc nhiu cp khỏc nhau, nh cỏc k thut (khú cú th lng húa c cỏi m mt ngi mun bit), cỏc cú tớnh chớnh tr (mt s ngi no ú vỡ mt lý no ú rt ngi ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page (11) www.mdf.nl Bc Ri ro v Nguy c Thit k h thng Theo dừi d ỏn nhng d liu rừ rng v tin trỡnh (hoc khụng kp tin trỡnh) d ỏn), hoc cỏc cú liờn quan n cỏc yu t húa (ngi thỡ khụng mun mt thi gian cho vic giỏm sỏt, ngi thỡ cú quan im cho rng bc tranh v nhng gỡ ang xy th l rừ rng lm ri) Mt yu t ch cht thit k h thng theo dừi l d liu trc cỏc trờn v trin khai cỏc hot ng x lý ú, vớ d, bng cỏch cho nhiu ch th cựng tham gia vo quỏ trỡnh phỏt trin h thng, hoc bng cỏch d tớnh tng i chớnh xỏc thi gian cn thit cỏc tỏc nghip liờn quan n vic thc thi h thng ny cng nh cỏc h qu ph i vi cỏc cụng vic khỏc Trin khai cỏc h thng giỏm sỏt Cho n chỳng ta xem xột vic thit k mt h thng theo dừi m cha tớnh ti tỡnh hỡnh theo dừi ang tn ti May thay, trờn thc t, tt c cỏc t chc d ỏn u cú cỏc h thng thụng tin hin hnh Cỏc h thng cú ny cn phi c tớnh n, v nờn c tớch hp vo h thng theo dừi tng th cp qun lý thit k 3.1 Cỏc h thng dựng qun lý tỏc nghip hng ngy Qun lý cỏc tỏc nghip hng ngy liờn quan ch yu n vic hnh trụi chy cỏc chc nng qun tr ca d ỏn nh: nhõn viờn, cụng vic hnh chớnh, i li v.v, Ghi chộp vic s dng cỏc thit b, tiờu dựng nhiờn liu v vic s dng lỏi xe S kho Ghi chộp s lng nguyờn vt liu kho, s lng ó s dng v vic mua mi nguyờn vt liu H thng k toỏn L h thng cú cu trỳc cht ch theo dừi vic s dng qu H thng ny cú th c thit k cho cú kh nng cung cp cỏc bỏo cỏo hng k i vi tng loi hot ng hoc tng n v tha hnh S theo dừi hot ng Cụng c ny cho bit ngun nhõn lc c s dng cho tng hat ng khỏc nh th no 3.2 Cỏc h thng cho qun lý hnh Qun lý hnh liờn quan n vic giao trỏch nhim cho tng hot ng v vic iu phi kt hp cỏc hat ng ny vi i tng quan tõm l cỏc hot ng, vi s chỳ ý thớch ỏng dnh cho cỏc khớa cnh nh thi gian, cht lng v s lng Cỏc cụng c theo dừi qun lý hnh gm cú, vớ d: ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page 10 (11) www.mdf.nl Nht ký MDF copyright 2006 Vớ d mt s cụng c qun lý: Thit k h thng Theo dừi d ỏn Biu K thut lp k hoch h tr vic ỏnh giỏ thc hin tin so vi k hoch ban u Bỏo cỏo thỏng/quý Thng cỏc n v hoc cỏc b phn d ỏn thc hin Bỏo cỏo ny phc v cp qun lý cao hn v tin hot ng cng nh bỏo cỏo v cỏc khú khn, vng mc ny sinh Bỏo cỏo k thut Cỏc bỏo cỏo bt thng c vit tựy vo thi im c th vớ d sau hon thnh mt hot ng no ú Bỏo cỏo k thut phc v quỏ trỡnh ỏnh giỏ cỏc yu t cht lng ca cụng vic ó hon thnh Bỏo cỏo thu hoch Cỏc bỏo cỏo c lp cho phộp cp qun lý bit nhng gỡ ó xy quỏ trỡnh lm vic ti hin trng 3.3 Cỏc h thng theo dừi cho qun lý cp cao Qun lý cp ny ch yu cn bit liu cỏc mc tiờu v kt qu ca s ỏn cú t c khụng, vớ d quỏ trỡnh hun cỏc ni dung o to cú c ỏnh giỏ cao khụng v kin thc truyn th cú c ỏp dng y hay khụng Cp qun lý ny s dng cỏc ti liu gm: Bỏo cỏo theo quý v theo nm mụ t v ỏnh giỏ tin trỡnh thc hin kt qu d ỏn v mc ớch d ỏn, v s xut hin cỏc c hi cng nh cỏc ro cn thc hin tin trỡnh ú Bỏo cỏo k thut ỏnh giỏ mt cht lng ca cỏc hot ng c thc hin Tng kt Mụ t ton din cỏc hot ng ca d ỏn mt khong thi gian nht nh Cỏc bn ny thng cú cỏc mc ỏnh giỏ (Nhng ghi nhn) Bn kờ khai Cỏc bn quyt toỏn nm, quý v vic s dng cỏc ngun lc u vo (i kốm vi cỏc bỏo cỏo tin quý hoc nm) Tớch hp cỏc h thng www.mdf.nl m bo rng cỏc quy trỡnh hin cú c tớch hp h thng ci tin theo cỏch thc thc s cú ngha, vic thc hin h thng theo dừi ũi hi s phi kt hp rt cht ch gia cỏc cp qun lý khỏc iu ny núi nghe thỡ d nhng thc hin c thỡ khụng h d, bi tn ti khong cỏch rt ln (v lý thuyt) gia vic thit k mt h thng theo dừi v vic thay i thc s hnh vi ca ngi, yu t cn thit khin h thng mi cú th hot ng c Vỡ lý ny chỳng tụi khuyn cỏo rng khụng nờn a mt h thng theo dừi theo th thc ỏp t t trờn xung Cỏch ny cú th gõy nhng hiu nhm thm c s thiu tin tng, ú dn n phng hi n tớnh hiu qu ca h thng Mt cỏch tip cn thay th cú th l mi cỏc cp qun lý khỏc n (k c i tng hng li ca d ỏn) cng ngi tham gia vo vic thit k h thng iu ny khụng ch lm tng tớnh hiu qu quỏ trỡnh trin khai thc hin m cũn nõng cao cht lng ca quỏ trỡnh thit k, nh ó c cp n trang u tiờn ca phn ny MDF copyright 2006 3.4 ref:zil1473062142.doc MN (AL) Page 11 (11) [...]... rằng các quy trình hiện có được tích hợp trong hệ thống cải tiến theo cách thức thực sự có nghĩa, việc thực hiện hệ thống theo dõi đòi hỏi sự phối kết hợp rất chặt chẽ giữa các cấp quản lý khác nhau Điều này nói nghe thì dễ nhưng thực hiện được thì không hề dễ, bởi tồn tại khoảng cách rất lớn (về lý thuyết) giữa việc thiết kế một hệ thống theo dõi và việc thay đổi thực sự hành vi của con người, yếu tố... làm việc tại hiện trường 3.3 Các hệ thống theo dõi cho quản lý cấp cao Quản lý ở cấp này chủ yếu cần biết liệu các mục tiêu và kết quả của sự án có đạt được không, ví dụ trong quá trình tập huấn các nội dung đào tạo có được đánh giá cao không và kiến thức truyền thụ có được áp dụng đầy đủ hay không Cấp quản lý này sử dụng các tài liệu gồm: Báo cáo theo quý và theo năm Để mô tả và đánh giá tiến trình thực... hệ thống theo dõi và việc thay đổi thực sự hành vi của con người, yếu tố cần thiết để khiến hệ thống mới có thể hoạt động được Vì lý do này chúng tôi khuyến cáo rằng không nên đưa ra một hệ thống theo dõi theo thể thức áp đặt từ trên xuống Cách này có thể gây ra những hiểu nhầm thậm chí cả sự thiếu tin tưởng, do đó dẫn đến phương hại đến tính hiệu quả của hệ thống Một cách tiếp cận thay thế có thể là...Thiết kế hệ thống Theo dõi dự án Biểu đồ Kỹ thuật lập kế hoạch hỗ trợ việc đánh giá thực hiện tiến độ so với kế hoạch ban đầu Báo cáo tháng/quý Thường do các đơn vị hoặc các bộ phận dự án thực hiện Báo cáo này phục vụ cấp