xay dung he thong theo doi va danh gia dua tren ket qua vn

Chỉ số công tác theo dõi dự án Theo dõi đánh giá gì? Từ trước đến nay, nhà hoạch định người định thường xây dựng hệ thống theo dõi theo thời gian chi phí, doanh thu, nhân công, nguồn lực, hoạt động dự án chương trình, hàng hóa dịch vụ cung cấp, v.v… Tuy nhiên, phủ cần hệ thống thông tin phản hồi tốt Mục đích hệ thống theo dõi - đánh giá dựa kết đánh giá kết (thể qua thay đổi sống người dân) tác động, sở đưa thông tin phản hồi cho việc định phân bổ ngân sách phủ cho chương trình Vậy theo dõi gì? đánh giá gì? Theo dõi định nghĩa là: “việc thu thập có hệ thống liệu số định để cung cấp thông tin cho nhà quản lý bên có liên quan sách/chương trình/kế hoạch tiến độ thực mục tiêu đề tiến độ sử dụng vốn phân bổ (OECD 2002)” Đánh giá là: “việc đánh giá có hệ thống kế hoạch/chương trình/chính sách triển khai thực xong Mục đích để đánh giá tính thích hợp mục tiêu đề ra, việc hoàn thành mục tiêu, hiệu hoạt động, tính hữu hiệu, tác động tính bền vững Những thông tin thu thập phải sở để rút kinh nghiệm xây dựng kế hoạch, chương trình sách tiếp theo.” Rõ ràng ‘theo dõi’ ‘đánh giá’ hai hoạt động riêng biệt song lại hỗ trợ khăng khít cho Theo dõi nhằm cung cấp thông tin tình hình tiến triển chương trình, sách kế hoạch/dự án việc thực thi mục tiêu kết đề Như vậy, mục đích theo dõi mô tả hoạt động Còn đánh giá lại nhằm tìm nguyên nhân chương trình/chính sách/dự án/kế hoạch đạt/không đạt mục tiêu kết đề Như vậy, mục đich đánh giá tìm cách khắc phục vấn đề đến tận gốc (Bảng 1) Bảng Vai trò hỗ trợ lẫn theo dõi đánh giá Theo dõi Đánh giá • Làm rõ mục tiêu chương trình • Phân tích đạt/không đạt kết mong muốn • Kết nối hoạt động nguồn lực phân • Đánh giá tác động hoạt động cụ bổ cho hoạt động với mục tiêu đề thể kết đạt • Cụ thể hóa mục tiêu thành số • Xem xét tiến trình triển khai hoạt động đề tiêu cụ thể • Thường xuyên thu thập liệu • Nghiên cứu kết ý muốn số này, so sánh kết với tiêu đề (14) • Báo cáo tiến độ thực với nhà • Rút học, nêu lên quản lý cảnh báo họ vấn đề tồn thành quan trọng tiềm chương trình, đưa kiến nghị cải thiện tình hình Cần phải nghĩ đến theo dõi đánh giá từ bắt đầu xây dựng kế hoạch cần đảm bảo kế hoạch xây dựng soạn thảo phù hợp cho công tác theo dõi - đánh giá Và vấn đề cần cân nhắc từ đầu, việc thu thập phân tích liệu thích hợp có liên quan đến kế hoạch Chuỗi kết (Result chain): Định nghĩa “Kết phát triển” Kết phát triển – development results, gọi tắt kết Do vậy, thuật ngữ “kết quả” không liên quan đến thành công đạt công tác quản lý, hành tiết kiệm chi phí, thời gian v.v Định nghĩa: “MỘT KẾT QUẢ (PHÁT TRIỂN) CHÍNH LÀ THAY ĐỔI MONG MUỐN VÀ CÓ THỂ ĐO LƯỜNG ĐƯỢC, XUẤT PHÁT TỪ MỐI QUAN HỆ NHÂN QUẢ” Hai điều quan trọng cần ý từ định nghĩa này: • Khái niệm THAY ĐỔI/CHANGE bao hàm tất biến đổi nhận thấy nhóm người, tổ chức, cộng đồng hay toàn lãnh thổ Việt nam • Khái niệm QUAN HỆ NHÂN-QUẢ nói đến quan hệ nguyên nhân kết hành động/can thiệp kết đạt Khi thể hiện, trình bày, diễn đạt kết (qua số) cần phải nêu lên mức độ kiểu thay đổi/biến đổi sống người dân/hoạt động quan tổ chức can thiệp chương trình/dự án tạo bối cảnh cụ thể, cách diễn đạt là: • • • • • Sự cải thiện (về sức khỏe người dân; chất lượng môi trường làng nghề, khu công nghiệp) Sự gia tăng (khối lượng chất thải độc hại quản lý; thiết bị xử lý rác thải bệnh viện; số sở áp dụng biện pháp sản xuất thân thiện với môi trường) Sự tăng lên (diện tích che phủ rừng; số dân sử dụng nước sạch; trường hợp dự báo xác thảm họa) Sự tăng cường (trong lực quan dự báo/cảnh báo bão lũ; hệ thống cảnh báo biến động trái đất Việt nam) Sự giảm (của tỷ lệ ô nhiễm không khí đô thị; tỷ lệ sói mòn rửa trôi vùng núi; tỷ lệ sa mạc hóa) (14) Hoặc thể thay đổi thái độ, hành vi thực hành nhóm cụ thể (ví dụ nhiều doanh nghiệp áp dụng biện pháp sản xuất hơn; hộ gia đình vi phạm quy định sử dụng hóa chất hoạt động thủy sản biển giảm) Chuỗi kết Có ba cấp độ kết khác giúp thể mức độ thay đổi phát triển, cụ thể là: • Kết tức thì/kết ngắn hạn Đầu (short-term results or outputs); • Kết trung hạn hay Tác động trung hạn (medium-term results or outcomes); • Kết dài hạn hay Tác động dài hạn (longer-term results or impact) Những kết kết nối với gọi CHUỖI KẾT QUẢ (result chain), theo mối quan hệ nhân - minh hoạ hình Sơ đồ Chuỗi kết quả/Result Chain THÌ NẾU TÁC ĐỘNG (KẾT QUẢ) LÂU DÀI TÁC ĐỘNG (KẾT QUẢ) TRUNG HẠN THÌ ĐẦU RA (KẾT QUẢ TỨC THÌ) NẾU QUẢ THÌ NHÂN NẾU HOẠT ĐỘNG NGUỒN LỰC/ ĐẦU VÀO Như sơ đồ thể hiện, thấy thật khó đạt Tác động lâu dài/Impact chưa thực kết trung gian bước trước đó: đầu (outputs) kết ngắn hạn (short-term results) tác động trung hạn outcomes - hay kết trung hạn – (medium term results) Nói cách khác, kết cấp độ thấp góp phần thực kết cấp độ cao Bảng Ví dụ Chuỗi kết (14) Hoạt (Activities): động Đầu hay Kết ngắn hạn (Outputs or Shortterm Results) Tác động trung hạn Kết trung hạn (Outcomes or Medium-term Results) Tác động lâu dài Kết dài hạn (Impact or Long-term Results) CHUỖI KẾT QUẢ - RESULT CHAIN Thực đào tạo Ngư dân Nông dân áp dụng kỹ Tăng thu nhập kỹ thuật nuôi trồng trang bị kỹ thuật thuật vào canh nông dân cho ngư dân có khả tác tăng suất áp dụng vào sản xuất sản xuất Có số tiêu chí giúp xác định rõ đầu (output), tác động trung hạn (outcome) tác động lâu dài (impact), mô tả chuỗi kết quả, là: • Tiêu chí khung thời gian (timeframe): Đầu ra/outputs coi kết ngắn hạn (short-term results); tác động trung hạn/outcomes tác động dài hạn/impact tương ứng với kết trung hạn (medium results) kết dài hạn (longer-term results) Tác động trung hạn (Outcomes) thực khoảng thời gian kế hoạch (thường đến cuối kế hoạch) tác động lâu dài (impact) thực thường sau dự án kết thúc Về nguyên tắc, tác động trung hạn (outcomes) thường trình bày văn kiện dự án cách khả thi, tức tác động trung hạn trở thành thực khoảng thời gian thực kế hoạch, với nguồn ngân sách phân bổ, phạm vi hưởng lợi dự tính dự án/chương trình/kế hoạch Các tiêu chí khác giúp xác định cấp độ khác chuỗi kết là: • Phạm vi hưởng lợi (beneficiary reach) kế hoạch/chương trình/dự án: Đầu định nghĩa “sản phẩm/dịch vụ” trực tiếp tạo sau hoạt động hoàn thành; nên phạm vi hưởng lợi đầu ra, hay sản phẩm/dịch vụ hữu hình này, nhóm đối tượng (target group) đối tượng hưởng lợi trực tiếp (direct beneficiaries) hoạt động hoàn thành Tác động trung hạn (Outcomes), có phạm vi hưởng lợi người sử dụng cuối (hay người hưởng lợi cuối cùng) kế hoạch/chương trình/dự án Trong số trường hợp, tác động trung hạn diễn đạt “sự sử dụng người hưởng lợi cuối dự án” (“use of the project’s final beneficiaries”) Trong đó, tác động lâu dài (impact) có phạm vi hưởng lợi rộng hơn, thường cộng đồng xã hội rộng lớn đối tượng hưởng lợi gián tiếp (indirect beneficiaries), kế hoạch/chương trình/dự án • Mức độ rủi ro yếu tố bên bên tiêu chí thứ ba giúp xác định cấp độ chuỗi kết Tính từ mức thấp chuỗi kết đến mức cao nhất, thấy mức độ rủi ro gây cản trở việc thực kết ngày cao Tại cấp độ tác động lâu dài (impact), rủi ro từ bên (như yếu tố văn hoá, kinh tế, trị) gây hại đến thành công kết (14) lâu dài đạt cao nhất, bên hữu quan dự án có khả kiểm soát rủi ro Cần ý tiêu chí có tính tương đối thay đổi đáng kể, tuỳ thuộc vào kế hoạch ngành Phân biệt mục tiêu, số tiêu Các thuật ngữ liên quan đến hoạt động theo dõi đánh giá thường bị sử dụng nhầm lẫn vói Mục tiêu, số tiêu nhiều thường bị coi nhận thấy rõ người ta thường không phân biệt khác biệt thuật ngữ Vì vậy, trước tiếp tục với nội dung tài liệu này, muốn phân biệt rõ ràng thuật ngữ Mục tiêu (Objective) Mục tiêu “tuyên bố thay đổi mà Chương trình/Dự án mong muốn có kết thúc thời hạn kế hoạch Mục tiêu phải đề cập đến thay đổi sống người dân hay tổ chức” Ví dụ: “Phòng ngừa ô nhiễm, cải thiện môi trường bảo tồn đa dạng sinh học” Chỉ số (Indicator) Chỉ số thước đo cho phép đánh giá việc thực mục tiêu Chỉ số chia thành cấp độ số: Chỉ số hoạt động, đầu ra, tác động trung hạn tác động dài hạn Ví dụ: “Tỷ lệ bụi không khí đô thị”: Đây số phù hợp để đo lường mục tiêu “môi trường cải thiện” Chỉ tiêu (Target) Chỉ tiêu “một mục tiêu cụ thể biểu số, thời điểm địa điểm mà số thực (IFAD 2002, tr.A-11) Về chất, tiêu mức lượng hóa số mà Chương trình/Dự ánmuốn đạt tới khoảng thời gian định Ví dụ: “Tỷ lệ bụi không khí đô thị giảm từ x % năm 2006 xuống (x – a)% năm 2008 (x-a-b)% năm 2010”; Theo định nghĩa trên, thấy tiêu bao gồm: - Chỉ số: “tỷ lệ bụi không khí” - lượng hóa “(x – a)%” “(x-a-b)%” - Địa điểm: “tại đô thị” - Thời điểm: 2008 2010 Các bước xây dựng Hệ thống Theo dõi Đánh giá dựa kết quả: Bước 1: Rà soát Hệ thống thứ bậc mục tiêu (Logic Can thiệp): Một kế hoạch: phải thể chiến lược rõ ràng gồm mục tiêu cần thực phương tiện để đạt mục tiêu (14) Tính chiến lược nội dung chi tiết kế hoạch thông qua từ ngữ diễn đạt mà tính chiến lược phải biểu đạt cấu trúc tổng thể kế hoạch Thông thường người đọc ý đến cấu trúc trước tiên, sau nội dung cụ thể “Tính chiến lược kế hoạch thể cấu trúc kế hoạch có chặt chẽ hay không" Để kiểm tra liên kết chặt chẽ phần kế hoạch, cần ý Mối quan hệ nhân Logic can thiệp, thể hiện: - Mục tiêu cấp độ thấp phải liên quan chặt chẽ tới mục tiêu mức cao - Hành động phải tạo Kết trung gian/Đầu ra; - Đầu ra/Kết trung gian phải dẫn đến thay đổi cấp Mục đích Chương trình/Dự án; - Thay đồi cấp Mục tiêu (cụ thể) phải dẫn đến thay đổi cấp Mục tiêu - Thay đổi mục tiêu phải dẫn đến thay đổi cấp Mục tiêu tổng thể Bước 2: Xác định số đánh giá: Bốn (04) cấp độ số Bản thân số đo lường kết kết Chỉ số “các biến số định tính định lượng” cho ta phuơng tiện đơn giản để đo lường kết quả, phản ánh thay đổi liên quan đến can thiệp dự định đề Kế hoạch Ngành tổ chức Chỉ số cần xây dựng cho cấp hệ thống TD&ĐG dựa kết Nói cách khác: Khi xây dựng hệ thống mục tiêu, mục tiêu phải liên kết với số Bộ số phải bao gồm số đầu vào/hoạt động – đầu – kết tác động Nhưng khác biệt giữa cấp độ gì? Cấp độ 1: Hoạt động/Đầu vào Một hoạt động động thái tiến hành Bộ/ngành chủ quản, đối tượng Bộ/ngành Một hoạt động tiến hành sử dụng đầu vào (chẳng hạn, ngân sách nhân lực) Đôi số đầu vào khác biệt so với số hoạt động, nhiên không phân biệt khái niệm Cấp độ 2: Đầu Đầu hàng hóa dịch vụ Bộ ngành cung cấp cho đối tượng khác sử dụng Đầu hoàn toàn thuộc quyền kiểm soát quan cung cấp hàng hóa dịch vụ Người ta thường nhầm lẫn kết hoạt động Hoạt động hành động tiến hành phạm vi kế hoạch Một hoạt động hoàn thành (completed activities) đầu Đầu thường ảnh hưởng/hệ quả/sản phẩm tức hoạt động thực (14) Ví dụ, đào tạo/tập huấn thường gọi hoạt động (an activity) Đầu kỹ kiến thức mà học viên có sau tham gia tập huấn Ảnh hưởng/hệ Hoạt động Hoạt động hoàn thành Đầu Ví dụ hoạt động bao gồm: • Xây dựng Bộ luật đất đai; • Điều tra tình hình khai thác, sử dụng tài nguyên biển Bảng Ví dụ phân biệt Hoạt động - Hoạt động đựơc hoàn thành Đầu Hoạt động/Activity Hoạt động hoàn Đầu ra/Outputs thành/Completed Activity Thực đào tạo kỹ Các khóa đào tạo tổ Ngư dân trang bị kỹ thuật thuật nuôi trồng cho chức có khả áp dụng vào sản xuất ngư dân Các hoạt động phải xác định dựa kết mà dự án muốn đạt thời gian ngắn hạn, trung hạn dài hạn Điều quan trọng luôn phải ghi nhớ dự án phải lập kế hoạch định đưa phải dựa kết quả, dựa hoạt động Hoạt động phương tiện để đạt đến kết Cấp độ 3: Tác động trung hạn: thay đổi sống người dân thay đổi tổ chức đoàn thể nhờ vào việc sử dụng đầu Bộ/ngành cung cấp Chúng ta nhận thấy thay đổi trung hạn, sau nửa thời gian triển khai kế hoạch Kết không hoàn toàn thuộc vào kiểm soát quan cung cấp hàng hóa dịch vụ Cấp độ 4: Tác động dài hạn: thay đổi mang tính dài hạn sống người dân tổ chức/đoàn thể nhờ vào việc sử dụng đầu Bộ/ngành cung cấp Chúng ta thường nhận thấy tác động vào cuối thời kỳ kế hoạch Tác động thường thay đổi có ảnh hưởng đến phận đông đảo người dân nhiều lĩnh vực xã hội Sơ đồ Khái niệm Đầu vào-đầu ra-kết quả-tác động (14) Mục tiêu tổng thể Tác động dài hạn (Impact) Mục đích chương trình/dự án Tác động trung hạn (outcome) (Impact) Kết (trung gian) Hoạt động Đầu (output) Hoạt động/ đầu vào (activities/input) Những thay đổi dài hạn sống người dân, tổ chức đoàn thể Những thay đổi sống người dân, tổ chức đoàn thể nhờ vào việc sử dụng đầu tổ chức cung cấp Hàng hóa dịch vụ tổ chức cung cấp mà người khác sử dụng Một hoạt động động thái thực tổ chức Chuyển hướng từ theo dõi trình thực sang theo dõi dựa vào kết Từ trước đến Việt Nam, trọng tâm công tác hoạch định theo dõi - đánh giá trình triển khai kế hoạch Nói cách khác, công tác hoạch định theo dõi – đánh giá trọng đến đầu vào đầu ra, tìm cách trả lời câu hỏi: ‘kế hoạch có triển khai hay không?’, câu hỏi: ‘liệu can thiệp phát triển lĩnh vực thủy sản có giúp cải thiện đời sống cho người dân Việt Nam hay không? Nếu có, cải thiện nào?’ Cùng với tăng trưởng GDP, trường học nhà máy mọc lên khắp nơi, đường sá cầu cống xây mới, nhà hoạch định cảm thấy hài lòng điều Người ta coi đầu kết quả, kế hoạch, họ không quan tâm tới vấn đề kết tác động (xem Sơ đồ 4) Sơ đồ Trọng tâm kế hoạch lập theo kiểu truyền thống Việt Nam Quan tâm đến số vấn đề…xóa đói giảm nghèo, nâng cao dân trí… Tác động Thu thập số thông tin, không liên quan đến đầu Kết Không có mối liên hệ Đầu Chú trọng đến nhiều vấn đề đặc biệt tăng trưởng GDP, sản xuất công nghiệp, sở hạ tầng Đầu vào/ Hoạt động Chú trọng đến nhiều vấn đề…đặc biệt nguồn lực huy động, khoản đầu tư tiến hành, v.v… (14) Do kế hoạch trọng đến triển khai, không trọng đến kết quả, nhà xây dựng sách hoạch định bên có liên quan đánh giá liệu kế hoạch sách có cải thiện đời sống xã hội hay không Nói cách khác, họ kết luận sách kế hoạch thành công hay thất bại Họ xác định liệu đầu sách kế hoạch có đem lại kết mong muốn (một thay đổi sống người dân) hay không, đơn giản chẳng có mối liên hệ đầu với kết Bảng so sánh cụ thể khác biệt ‘theo dõi trình thực hiện’ ‘theo dõi dựa vào kết quả’ Bảng So sánh theo dõi trình thực với theo dõi dựa vào kết Các thành tố theo dõi trình thực Các thành tố theo dõi dựa vào kết • Mô tả vấn đề tình hình trước • Thông tin sở để mô tả vấn đề can thiệp tình hình trước can thiệp mặt sách • Xây dựng chuẩn cho hoạt động • Các số để đánh giá kết kết trực tiếp • Thu thập liệu đầu vào/hoạt động • Việc thu thập liệu đầu ra, đầu đóng góp đầu việc đạt kết • Báo cáo hệ thống việc cung cấp đầu • Chú trọng đến ý kiến bên vào có liên quan việc thay đổi có diễn hay không • Báo cáo hệ thống việc sản xuất đầu • Báo cáo hệ thống với thông tin việc đạt kết đề ra, mặt số chất lượng • Liên quan trực tiếp đến biện pháp • Phối hợp thực với đối tác can thiệp sách chiến lược • Được thiết kế nhằm cung cấp thông tin • Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề quản lý, thực thi hành thành bại chiến lược hợp tác vấn đề lớn việc đạt kết mong muốn liên quan đến hiệu phát triển Tiêu chí để xác định số tốt: Chỉ số tốt số thỏa mãn tiêu chí sau đây: - Clear: xác, cụ thể - Relevant: phù hợp với kết cần đo lường - Economic: chi phí phù hợp (thu thập thông tin số với chi phí phù hợp) - Aquadate: thỏa đáng (đủ can để đánh giá kết quả) - Monitorable: theo dõi (đo lường được) Một tiêu chí khác để xác định số tốt SMART, chữ từ tiếng Anh, gồm: Specific – Cụ thể; Measurable: đo lường được; Achievable – Có thể thu thập được; Relevant – Phù hợp với kết cần đo lường; Timebound- Có thời hạn cụ thể (14) Các loại số: Có hai loại số: Chỉ số định tính định lượng (1) Chỉ số định lượng: cần phải báo cáo thành số cụ thể (tỷ lệ đất sói mòn, tỷ lệ đất sa mạc hóa, số doanh nghiệp áp dụng phương pháp sản xuất hơn) Các số đầu vào/đầu thường diễn đạt dạng số tuyệt đối tỷ lệ phần trăm Có thể xem xét để kết hợp hai số (2) Chỉ số định tính: hàm ý cách đánh giá định tính, “phù hợp với”, “chất lượng của”, “mức độ cấp độ của”…Các số định tính cho biết thay đổi thái độ, động hành vi tổ chức/cá nhân Bước 3: Dữ liệu tình trạng ban đầu: Sau xác định số thể kết quả, bước Xác định số liệu tình trạng ban đầu số Việc xác định “chúng ta đâu” so với kết mà dự định đạt Số liệu tình trạng ban đầu thước đo số, xuất phát điểm để theo dõi thay đổi tương lai Dữ liệu tình trạng ban đầu thông tin – định tính hay định lượng- cung cấp spps liệu thời điểm bắt đầu trước giai đoạn giám sát Ý nghĩa việc xác định tình trạng ban đầu “cung cấp chứng” giúp nhà lãnh đạo/quản lý đo lường kết tương lai Dưới ví dụ số liệu tình trạng ban đầu cho mục tiêu cụ thể Bảng Kết Chỉ số Tình trạng ban Chỉ tiêu đầu (tháng năm (tháng 12 2007) 2008) Mức độ ô nhiễm Tỷ lệ chất thải rắn a % (a + x) % môi trường làng nghề làng nghề qua xử lý kiểm soát năm Để có liệu tình trạng ban đầu số, cần trả lời câu hỏi sau đây: Câu hỏi 1: Câu hỏi 2: Câu hỏi 3: Câu hỏi 4: Câu hỏi 5: Nguồn số liệu lấy từ đâu? Phương pháp thu thập số liệu gì? Mức độ thường xuyên việc thu thập số liệu? (Tần số thu thập liệu?) Chi phí (và khó khăn) việc thu thập số liệu? Ai thu thập số liệu? Ai phân tích?/ Ai báo cáo? Ai sử dụng? Thể câu hỏi thành dạng bảng, dễ dàng tổ chức việc thu thập thông tin tình trạng ban đầu cho mối số Bảng biểu mẫu tham khảo: 10 (14) Chỉ số Bảng 7: Tổ chức thu thập thông tin tình trạng ban đầu số Nguồn Phương Chi phí Người chịu trách nhiệm liệu pháp (khó Thu Phân Báo cáo Sử dụng thu thập khăn) thập tích việc thu thập số liệu Để điền vào cột Bảng 7, cần lưu ý: (1) Nguồn số liệu lấy từ đâu? Nguồn số liệu người nơi cung cấp phương pháp thu thập số liệu Trong trình xác định nguồn số liệu, cần quan tâm đến câu hỏi: - Có thể tiếp cận đến số liệu dễ dàng không? - Nguồn số liệu cung cấp số liệu có chất lượng cao không? - Thu thập số liệu sơ cấp từ nguồn thông tin có khả thi không? - Chi phí có hợp lý không? Có hai loại nguồn số liệu: - Sơ cấp: tổ chức/cá nhân có liên quan cung cấp thông tin điều tra, vấn, thông tin có từ quan sát trực tiếp; - Thứ cấp: tổ chức khác thu thập, không trực tiếp phục vụ cho mục tiêu tổ chức Ví dụ: thông tin số bệnh nhân bị bệnh đường tiêu hóa (do nguồn nước ô nhiễm) quan y tế cung cấp Thông tin thứ cấp thường có chi phí hợp lý sử dụng trường hợp việc thu thập thông tin sơ cấp khó tiến hành thường xuyên, ví dụ tổ chức điều tra quy mô lớn đắt tiền Tuy nhiên, sử dụng thông tin thứ cấp tức dùng thông tin quan/cá nhân khác để báo cáo cho kết quả/tiến độ mình, nên nhà quản lý chương trình/dự án cần cân nhắc sử dụng thông tin thứ cấp Một số quan tâm chung sử dụng thông tin thứ cấp là: - Các số liệu có hợp lệ? - Số liệu có đáng tin cậy? - Phương tiện thu thập số liệu kiểm định thường xuyên mức độ nào? Hiện nay, người ta hướng mạnh quan tâm vào việc có luồng thông tin liên tục, tin tưởng sử dụng tức thời thay việc phải chờ đợi hàng tháng hàng năm cho kết nghiên cứu Do vậy, áp dụng hệ thống theo dõi đánh giá dựa kết quả, nhà quản lý Chương trình/Dự án xem xét việc xây dựng hệ thống cung cấp luồng thông tin liên tục (2) Phương pháp thu thập số liệu Các phương pháp thu thập liệu sử dụng: Phương pháp thức Phương pháp • Thí điểm thực địa • Tổng điều tra • Điều tra lặp • Điều tra lần • Bảng câu hỏi Đặc điểm Cấu trúc chặt chẽ; Chính xác hơn; Tốn chi phí hơn; Tốn thời gian hơn; Phù hợp với đánh giá lớn, quan trọng, không thường xuyên 11 (14) • Các phương pháp không thức • • • • • • Quan sát trực tiếp Phỏng vấn nhóm trọng điểm Quan sát người tham gia, vấn đối tượng cung cấp thông tin Khảo sát tài liệu từ hệ thống thông tin quản lý số liệu hành Khảo sát thực địa Phỏng vấn cộng đồng Nói chuyện với cá nhân liên quan Cấu trúc lỏng, Ít xác; Ít tốn phù hợp phải thu thập số liệu chác đặn, thường xuyên Những ý lựa chọn phương pháp thu thập liệu: - Không phương pháp thu thập số liệu phương pháp tốt nhất; phụ thuộc vào nguồn lực sẵn có, khả tiếp cận, hạn chế thời gian, nhu cầu… - Có thể kết hợp phương pháp thu thập liệu số - Lựa chọn phương pháp thu thập số liệu, thực chất đánh đổi chi phí, độ xác, độ tin cậy tính cập nhật Bảng so sánh phương pháp thu thập số liệu theo số tiêu chí bản: Bảng 8: Tiêu chí so sánh để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Phương Chi phí Thời gian Tỷ lệ trả lời Mức độ tập pháp/tiêu chí hoàn thành huấn cho lựa chọn người thu thập Rà soát hồ Thấp Phụ thuộc Cao (nếu hồ sơ Không nhiều sơ, tài liệu sẵn lượng số liệu có đủ thông tin có cần thu thập cần thiết) Phiếu câu hỏi Trung bình Trung bình Phụ thuộc vào Không nhiều cách thức gửi phiếu câu hỏi Phỏng vấn Tương đối cao Trung bình Tương đối cao Tương đối nhiều Sử dụng quan Cao Dưới mức trung Cao Tương đối cao sát viên tập bình huấn điểm Để kiểm chứng phương pháp thu thập dự định lựa chọn, tiến hành thí điểm việc thu thập thông tin cho số Đây thời điểm định dừng lại xem xét số có liên hệ đến việc thu thập số liệu Nếu số đòi hỏi phương pháp thu thập số liệu tốn chi phí, cần xem xét lại liệu số có thực cần thiết hay không Bước Xác định tiêu (target): Sau thu thập số liệu tình trạng ban đầu số, bước xác lập tiêu Chỉ tiêu dược xây dựng dựa theo công thức sau: 12 (14) Mức số kỳ gốc (Tình trạng ban đầu số; tình trạng trước bắt đầu thực kế hoạch) + Mức cải thiện mong muốn (giả định có đầu vào, hoạt động đầu dự kiến) = Chỉ tiêu kết (mức kết mong muốn đạt đến mốc thời gian định, thường thời gian cuối kế hoạch) Khi lựa chọn tiêu kết cho tương lai, cần: - Biết rõ tình trạng ban đầu số; - Xem xét, có thể, thành tích thời gian trước (trong tháng gần đây, năm gần năm gần đây); - Mức độ kỳ vọng nguồn tài nguồn lực khác – lực, ngân sách, cán bộ, trang thiết bị - suốt trình thực hiện; - Những xem xét giúp xác định tiêu khả thị điều kiện hiệ nguồn lực lực tổ chức hoạt động nhằm tạo đầu Thông thường người ta xác định tiêu cho kỳ ngắn hạn; hàng năm; chí hàng quý Việc xác định tiêu cho kỳ dài 2-3 năm năm thường khó khăn Nếu số mới, cần thận trọng xác định tiêu cứng Có thể nên dùng tiêu khoảng thay số Ví dụ “đến năm 2008, 80% - 85% dân cư đô thị sử dụng nước sạch” thay “đến năm 2008, 85% dân cư đô thị sử dụng nước sạch” 13 (14) Cấu trúc Khung theo dõi Đánh giá (gợi ý): Mục tiêu Các số Hoạt động/Đầu vào/Hành động Chỉ số Đầu Chỉ số Kết X X X Mục X tiêu dự án Kết trung gian 1: X Mục tiêu tổng quát: Tác động Dữ liệu ban đầu Chỉ tiêu Giữa kỳ Nguồn Phương Mức Ai chịu trách nhiệm? thông pháp độ thu thường Thu Phân Báo Sử Cuối tin thập xuyên thập tích kỳ cáo dụng việc thu thập X X X Kết trung gian 2: 14 (14) [...]... Tốn thời gian hơn; Phù hợp với những đánh giá lớn, quan trọng, không thường xuyên 11 (14) • Các phương pháp không chính thức • • • • • • Quan sát trực tiếp Phỏng vấn nhóm trọng điểm Quan sát người tham gia, phỏng vấn đối tượng cung cấp thông tin chính Khảo sát tài liệu từ hệ thống thông tin quản lý và số liệu hành chính Khảo sát thực địa Phỏng vấn cộng đồng Nói chuyện với các cá nhân liên quan Cấu... số, bước tiếp theo là xác lập các chỉ tiêu Chỉ tiêu dược xây dựng dựa theo công thức sau: 12 (14) Mức chỉ số kỳ gốc (Tình trạng ban đầu của chỉ số; đây là tình trạng trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch) + Mức cải thiện mong muốn (giả định có được đầu vào, hoạt động và đầu ra như dự kiến) = Chỉ tiêu kết quả (mức kết quả mong muốn đạt được đến một mốc thời gian nhất định, thường là thời gian cuối kế... thời gian, nhu cầu… - Có thể kết hợp các phương pháp thu thập dữ liệu đối với mỗi chỉ số - Lựa chọn phương pháp thu thập số liệu, thực chất là sự đánh đổi về chi phí, độ chính xác, độ tin cậy và tính cập nhật Bảng 8 dưới đây là so sánh các phương pháp thu thập số liệu cơ bản theo một số tiêu chí cơ bản: Bảng 8: Tiêu chí so sánh để lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin Phương Chi phí Thời gian... Cấu trúc Khung theo dõi và Đánh giá (gợi ý): Mục tiêu Các chỉ số Hoạt động/Đầu vào/Hành động Chỉ số Đầu ra Chỉ số Kết quả X X X Mục X tiêu dự án Kết quả trung gian 1: X Mục tiêu tổng quát: Tác động Dữ liệu ban đầu Chỉ tiêu Giữa kỳ Nguồn Phương Mức Ai chịu trách nhiệm? thông pháp độ thu thường Thu Phân Báo Sử Cuối tin thập xuyên thập tích kỳ cáo dụng của việc thu thập X X X Kết quả trung gian 2: 14 (14)... nguồn số liệu, cần quan tâm đến các câu hỏi: - Có thể tiếp cận đến số liệu dễ dàng không? - Nguồn số liệu có thể cung cấp số liệu có chất lượng cao không? - Thu thập số liệu sơ cấp từ các nguồn thông tin có khả thi không? - Chi phí có hợp lý không? Có hai loại nguồn số liệu: - Sơ cấp: do các tổ chức/cá nhân có liên quan cung cấp như thông tin điều tra, phỏng vấn, thông tin có từ quan sát trực tiếp;... mình, nên các nhà quản lý chương trình/dự án cần cân nhắc khi sử dụng thông tin thứ cấp Một số quan tâm chung khi sử dụng thông tin thứ cấp là: - Các số liệu này có hợp lệ? - Số liệu có đáng tin cậy? - Phương tiện thu thập số liệu được kiểm định thường xuyên ở mức độ nào? Hiện nay, người ta hướng mạnh sự quan tâm vào việc có được luồng thông tin liên tục, có thể tin tưởng và sử dụng tức thời thay vì... mạnh sự quan tâm vào việc có được luồng thông tin liên tục, có thể tin tưởng và sử dụng tức thời thay vì việc phải chờ đợi hàng tháng hoặc hàng năm cho các kết quả nghiên cứu Do vậy, khi áp dụng hệ thống theo dõi và đánh giá dựa trên kết quả, các nhà quản lý của Chương trình/Dự án có thể xem xét việc xây dựng hệ thống có thể cung cấp các luồng thông tin liên tục (2) Phương pháp thu thập số liệu Các phương... nhân bị bệnh đường tiêu hóa (do nguồn nước ô nhiễm) được cơ quan y tế cung cấp Thông tin thứ cấp thường có chi phí hợp lý và có thể được sử dụng trong trường hợp việc thu thập thông tin sơ cấp khó tiến hành thường xuyên, ví dụ tổ chức các cuộc điều tra quy mô lớn và đắt tiền Tuy nhiên, sử dụng thông tin thứ cấp tức là dùng thông tin của cơ quan/cá nhân khác để báo cáo cho kết quả/tiến độ của mình, nên... mốc thời gian nhất định, thường là thời gian cuối kế hoạch) Khi lựa chọn chỉ tiêu kết quả cho tương lai, cần: - Biết rõ tình trạng ban đầu của chỉ số; - Xem xét, nếu có thể, những thành tích của thời gian trước (trong 6 tháng gần đây, trong 1 năm gần đây hoặc 3 năm gần đây); - Mức độ kỳ vọng về nguồn tài chính và nguồn lực khác – năng lực, ngân sách, cán bộ, trang thiết bị - trong suốt quá trình thực... thông tin có cần thu thập cần thiết) Phiếu câu hỏi Trung bình Trung bình Phụ thuộc vào Không nhiều cách thức gửi phiếu câu hỏi Phỏng vấn Tương đối cao Trung bình Tương đối cao Tương đối nhiều Sử dụng quan Cao Dưới mức trung Cao Tương đối cao sát viên đã tập bình huấn để cho điểm Để kiểm chứng phương pháp thu thập dự định lựa chọn, có thể tiến hành thí điểm việc thu thập thông tin cho một chỉ số Đây