Hướng Dẫn Sử Dụng Phần mềm Ecus5Vacc để Báo Cáo Quyết Toán Hàng Gia Công, Sản Xuất Xuất Khẩu, Chế Xuất

Hướng Dẫn Sử Dụng Phần mềm Ecus5Vacc modul quản lý kho để Báo Cáo Quyết Toán Hàng Gia Công, Sản Xuất Xuất Khẩu, Chế Xuất. Những ai chưa biết hoặc mới làm quen hàng gia công, sản xuất xuất khẩu thì đây thực sự là một bý kíp không thể không có trong tay, mọi ván đề sẽ được giải đáp và trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

MODULE QUẢN LÝ KHO

Hà Nội 06-2015

NỘI DUNG

I.GIỚI THIỆU 3

1 Giới thiệu chung 3

2 Giải pháp từ phần mềm ECUS: 5

3 Phương án chốt tồn 9

II HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 11

1 Các thiết lập ban đầu 11

a) Thiết lập thông số ngầm định 11

b) Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ 12

c) Nhập danh sách kho công ty 13

2 Hướng dẫn thực hiện chức năng “Kế toán kho” 14

Bước 1: Lập danh mục 14

Bước 2: Cập nhật tồn đầu kỳ 20

Bước 3: Thực hiện các chứng từ nhập xuất 23

a) Phiếu nhập kho 23

b) Phiếu xuất kho 29

c) Phiếu chuyển kho 34

d) Phiếu kiểm kê 37

Bước 4: Tính giá xuất kho 40

Bước 5: Xem báo cáo kho 42

a) Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho) 42

b) Báo cáo nhập xuất tồn kho 44

Bước 6: Khóa sổ, bỏ khóa sổ 45

3 Hướng dẫn thực hiện chức năng “Sổ quyết toán” 47

Bước 1: Cập nhật tồn đầu kỳ 47

Bước 2: Thực hiện các chứng từ nhập xuất 50

a) Phiếu nhập kho gộp 50

b) Phiếu xuất kho gộp 55

c) Phiếu chuyển kho 59

d) Phiếu kiểm kê 62

Bước 3: Tính giá xuất kho 66

Bước 4 : Xem báo cáo kho 68

a) Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho) 68

b) Báo cáo nhập xuất tồn kho 70

c) Báo cáo quyết toán (Mẫu 15/BCQT) 71

Bước 5: Khóa sổ, bỏ khóa sổ 72

4 Hướng dẫn Import dữ liệu chứng từ 74

I.GIỚI THIỆU.

1 Giới thiệu chung.

Căn cứ điều 41 nghị định 08/2015/NĐ-CP về chế độ báo cáo quyết toán, kiểm tra báo cáoquyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị

Căn cứ điều 60 thông tư số 38/2015/TT-BTC quy định về báo cáo quyết toán

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, người khaihải quan nộp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị vàhàng hoá xuất khẩu trong năm tài chính cho cơ quan hải quan

Nộp báo cáo quyết toán theo nguyên tắc tổng trị giá nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật

tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh theo mẫu số 15/BCQT-NVL/GSQL Phụ lục V banhành kèm Thông tư này cho cơ quan hải quan thông qua Hệ thống Báo cáo quyết toán phảiphù hợp với chứng từ hạch toán kế toán của tổ chức, cá nhân

Trong đó tại khoản 3 điều 60 quy định rõ trách nhiệm của tổ chức cá nhân thực hiện quyếttoán cụ thể như sau :

- Lập và lưu trữ sổ chi tiết nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo các quy định của Bộ Tài

chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó ghi rõ số tờ khai hàng hóa nhập khẩu nguyên liệu, vật tư.

- Lập và lưu trữ sổ chi tiết sản phẩm xuất kho để xuất khẩu theo các quy định của Bộ

Tài chính về chế độ kế toán, kiểm toán, trong đó xác định rõ xuất khẩu theo số hợp đồng, đơn hàng.

- Lập và lưu trữ chứng từ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm.

Như vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý của Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần phảithực hiện:

- Quản lý kho Nguyên vật liệu và Thành phẩm theo quy định của Bộ tài chính về chế độ

kiểm toán, kế toán (gọi là Kế toán kho).

- Liên kết thông tin quản lý kho Nguyên vật liệu, Thành phẩm với số liệu XNK để lập

báo cáo quyết toán và kiểm tra đối chiếu.

- Nộp báo cáo quyết toán từ nghiệp vụ quản lý của “Kế toán kho”.

Để thực hiện quyết toán theo Thông tư 38/2015/TT-BTC thì phải có sự kết hợp giữa bộphận XNK và bộ phận kế toán kho của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải có quy trình và hệ thống để quản lý thống nhất giữa XNK và kế toánkho

Trong thực tế danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm trong quản lý kho nội bộ của Doanhnghiệp được quản lý chi tiết theo hệ thống mã nội bộ (thường gọi là mã Code).Trong khi đó,Danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm trên tờ khai xuất nhập khẩu thì được gộp lại (thường

là theo mã HS và thuế xuất), sự khác nhau này được thể hiện rõ trong hình ví dụ sau:

Biểu mẫu Trên mẫu báo cáo quyết toán 15/BCQT-NVL/GSQL chỉ thể hiện tên Nguyên vật liệu, Thành phẩm không có chi tiết theo mã (tức là thể hiện theo dạng gộp):

Phần mềm ECUS được tính hợp thêm module “Sổ quyết toán” và “Kế toán kho”:

2 Giải pháp từ phần mềm ECUS:

 “Sổ quyết toán” quản lý theo danh mục NPL/SP KB Hải quan (Gộp theo nhóm– Như hiện tại để khai trên tờ khai)

hiện tại quản lý theo Invoice) Doanh nghiệp sẽ áp dụng hai module này theo từng mức độ khác nhau theo mô hìnhquản lý của từng doanh nghiệp, được thể hiện theo sơ đồ sau:

Giải thích sơ đồ :

mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm trên tờ khai và gọi là “Sổ quyết toán” Từ quản lý khotheo “Sổ quyết toán” có thể in ra được báo báo quyết toán theo quy định của thông tư38/2015/TT-BTC

Qua đó ta có sơ đồ quy trình cho mức độ này như sau:

 Mức độ (2) – Quản lý kho theo danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết theo mã

chi tiết nội bộ của doanh nghiệp, gọi là “Kế toán kho” Thông thường quản lý kho do kếtoán của doanh nghiệp sẽ thực hiện theo mức độ này Thông qua bảng MAP danh mụcgiữa mã chi tiết (gọi là mã code) với mã hàng ECUS tương ứng, khi tạo phiếu chứng từbên chức năng Kế toán kho phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu chứng từ tương ứng cho

Sổ quyết toán

Theo đó ta có sơ đồ quy trình của mức độ này như sau :

quản lý kho với “Kế toán kho” của phần mềm ECUS thông qua chức năng Import dữ liệuchứng từ Mức độ này sử dụng cho các doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý kho chuẩnriêng, chỉ quan tâm đến việc kết chuyển dữ liệu từ phần mềm quản lý kho hiện tại sang

“Sổ quyết toán” của phần mềm ECUS để in báo cáo quyết toán theo mẫu 15/BCQT nộpcho cơ quan Hải quan

Qua đó ta có sơ đồ quy trình của mức độ này như sau :

Từ các sơ đồ mức độ ở trên ta có thể thấy dù mức độ ứng dụng module Quyết toán trênECUS của Doanh nghiệp ở mức độ nào thì “Sổ quyết toán” là thể hiện của sự kết chuyển sốliệu kế toán chi tiết của doanh nghiệp để liêt kết được với số liệu XNK thành một hệ thống

dữ liệu thống nhất Số liệu tổng trên “Sổ quyết toán” luôn bằng với số liệu tổng trên “Kếtoán kho”

o Kế toán kho và Sổ quyết toán có các nghiệp vụ như nhau, khác nhau là ở danh mụcNguyên vật liệu, Sản phẩm:

báo chứng từ tờ khai với Hải quan

là mã Code) của nghiệp vụ quản lý kho kế toán

o Hai phần này liên kết với nhau thông qua bảng MAP giữa danh mục Nguyên phụ liệu,Sản phẩm chi tiết với danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm gộp

o Khi sử dụng “Kế toán kho” thì số liệu sẽ tự động kết chuyển sang “Sổ quyết toán”

o Nếu doanh nghiệp quản lý kế toán kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm gộpgiống số liệu Nguyên vật liệu chi tiết thì chỉ cần sử dụng “Sổ quyết toán”

o Nếu doanh nghiệp quản lý kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm chi tiết thì sẽ

sử dụng “Kế toán kho” trên ECUS hoặc sử dụng phần mềm kế toán kho sẵn có

o Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán kho riêng thì có thể kết nối dữ liệu sang

“Kế toán kho” của ECUS để thực hiện sự liên kết giữa kế toán kho và số liệu XNK đồngthời in được báo cáo quyết toán trên ECUS

Khi bắt đầu thực hiện theo thông tư 38 doanh nghiệp cần thực hiện việc chốt tồn đưa số liệutồn vào phần mềm ECUS, hiện nay chúng tôi đưa ra hai phương án chốt tồn để doanhnghiệp lựa chọn như sau.

dựa vào số liệu từ sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo các quy định của bộTài chính về chế độ kiểm toán, kế toán lên phần mềm ECUS5-VNACCS

cập nhật dữ liệu lên phần mềm theo mẫu báo cáo quyết toán

liệu đã cập nhật lên phần mềm

3 Phương án chốt tồn.

b) Phương án 2: Chốt tồn nguyên liệu vật tư theo số liệu Hải quan, Sản phẩm theo số

liệu kế toán của doanh nghiệp

liệu tồn của DN đến thời điểm kết thúc thông tư cũ và chuyển qua thông tư mới(trước ngày 01/04/2015)

quyết toán dựa vào năm tài chính của DN

phần mềm hải quan

nhiệm về số liệu đã cập nhật lên phần mềm

II HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN.

1 Các thiết lập ban đầu.

Để đảm bảo quá trình thực hiện được xuyên suốt và đúng như quy trình chúng ta cần thiếtlập một số thông số ban đầu sau đây:

a) Thiết lập thông số ngầm định.

Bạn vào menu “Hệ thống/ 1.2 Thiết lập thông số Quản lý kho”:

sử dụng Quyết toán mức độ (2) hoặc (3) như sơ đồ đã giới thiệu trên.

Lựa chọn này còn có thêm tùy chọn “Tự động tạo chứng từ gộp (trong Sổ quyết toán) khi

lập chứng từ kế toán kho” bạn nên sử dụng vào tùy chọn này để khi làm phiếu nhập kho,

phiếu xuất kho trong phần “Kế toán kho” phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng trong phần “Sổ quyết toán”, tiện cho việc làm báo

cáo quyết toán với cơ quan Hải quan sau này

Quyết toán mức độ (1) theo sơ đồ đã giới thiệu ở trên.

- Năm tài chính : chọn năm tài chính và khoảng thời gian của năm tài chính mặc định khichọn năm phần mềm sẽ để ngày bắt đầu là 01/01 , ngày kết thúc là 31/12 của năm.

chứng từ

Mặc định khi tạo mới phiếu chứng từ , số chứng từ sẽ được sinh tự động ví dụPN00001, PX00001 Nếu bạn muốn thay đổi số phiếu theo ký hiệu của công ty thì vào

menu “Hệ thống / 5.5.Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ”:

Cột tiền tố: Thiết lập ký hiệu số chứng từ

Cột giá trị phần số: Thiết lập giá trị bắt đầu đánh số cho phiếu, mặc định phần mềm đánh

số từ 1

Cột độ dài số: Thiết lập độ dài số chứng từ phía sau tiền tố, mặc định phần mềm để độdài số là 5

Sau khi thiết lập xong bạn nhận nút “Ghi” để lưu thiết lập, bạn lưu ý sau khi đã phát sinh

các phiếu chứng từ nhập xuất thì không nên thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ này

c) Nhập danh sách kho công ty.

Trước khi có thể thực hiện các nghiệp vụ cụ thể bạn cần nhập vào danh sách kho hiện có

của công ty, để nhập bạn vào menu “Danh mục/22.Danh mục kho” màn hình nhập liệu

hiện ra như sau :

Thông tin kho bao gồm Mã kho và Tên kho, khi kho đã được nhập, xuất (tức là đã sử dụng

nhập kho, xuất kho trên các phiếu chứng từ) thì bạn không thể sửa đổi được mã kho, chỉ cóthể sửa được tên kho

Để thêm mới danh sách kho bạn nhập thông tin Mã kho, Tên kho vào danh sách rồi nhấnvào nút “Ghi’ để ghi lại

2 Hướng dẫn thực hiện chức năng “Kế toán kho”.

Trong chức năng “Kế toán kho” bao gồm có ba phần tương ứng với ba loại hình doanh

nghiệp đó là: Gia công, Sản xuất xuất khẩu và Chế xuất Trong mỗi phần đều có các

nghiệp vụ như đã giới thiệu ở trên

Để đi vào chi tiết từng nghiệp vụ tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ cho loại hình Giacông, các loại hình khác đều thực hiện tương tự

Lưu ý :

- Nếu bạn sử dụng quyết toán mức độ (1) thì không sử dụng chức năng này, hãy xem

- Nếu bạn là doanh nghiệp sử dụng quyết toán mức độ (2) theo sơ đồ trên thì phải thực

hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn dưới đây

- Nếu bạn là doanh nghiệp đã có phần mềm quản lý kho chuẩn của riêng doanh nghiệp

tồn đầu và xem thêm phần 4.Hướng dẫn import dữ liệu chứng từ để đưa các phiếu chứng từ từ file excel được kết xuất ra bằng phần mềm quản lý kho của mình.

Bước 1: Lập danh mục.

Lập danh mục kho cũng đồng nghĩa với việc tạo bảng MAP giữa mã hàng theo nghiệp vụquản lý kho kế toán với mã hàng theo nghiệp vụ Hải quan.Đây là công việc đầu tiên bạnphải làm trước khi lập chứng từ, việc lập danh mục nhằm xác định được bảng mã vật tưquản lý theo mã code ( mã kho chi tiết) và mã hàng ECUS tương ứng với nó, giữa dữ liệuchứng tử ở Sổ quyết toán và Kế toán kho có mối liên hệ thông qua bảng map này làm cầunối

Để thực hiện bạn vào menu “Kế toán kho/ Gia công” :

Bạn lần lượt thiết lập cho danh mục nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu ví dụ bạn

chọn “Danh mục nguyên liệu” :

Chọn hợp đồng để tạo danh mục, màn hình hiện ra như sau :

Tại đây bạn nhập danh mục để thiết lập mối liên hệ giữa mã quản lý kho và mã quản lý khaiHải quan, trường hợp mối quan hệ là một – nhiều thì bạn chọn mã danh mục Hải quan như

trong hình trên rồi nhấn vào nút “Chi tiết Map dữ liệu” để chọn chi tiết :

Phần mềm hỗ trợ bạn chức năng nhập dữ liệu từ file excel có sẵn, bằng cách nhấn vào nút

“Nhập từ excel”, màn hình hiện ra bạn thiết lập các thông số theo file excel có sẵn như sau:

Cuối cùng nhấn vào “Thực hiện” để phần mềm đưa danh sách trong file excel vào cho bạn.

Bạn thực hiện theo cách tương tự cho các danh mục sản phẩm, hàng mẫu, thiết bị nếu có.Đối với danh mục định mức thực tế của sản phẩm, trong trường hợp bạn nhập bảng địnhmức cho sản phẩm chi tiết trong Kế toán kho trước, tức là định mức sản phẩm theo mã codethì bạn có thể chuyển bảng định mức này vào danh mục định mức cho sản phẩm theo mãhàng ECUS bằng chức năng “Chuyển định mức sang Sổ quyết toán”, phần mềm sẽ dựa vàobảng danh mục MAP để chuyển đổi tự động mã Sản phẩm, Nguyên liệu CODE sang Sảnphẩm, Nguyên liệu theo mã hàng ECUS

Màn hình nhập định mức sản phẩm kho về giao diện giống như màn hình định mức của mã hàng ECUS :

Khi nhấn vào nút “Chuyển định mức sang Sổ quyết toán” để thực hiện, nếu mã CODE

nguyên phụ liệu tham gia bảng định mức của Sản phẩm mà trong bảng danh mục MAP có mối liên hệ với nhiều mã nguyên phụ liệu ECUS thì phần mềm sẽ hiện ra bảng thông báo sau:

Khi đó bạn phải tự nhập tách định mức cho danh sách nguyên liệu ECUS liên quan, Ghi lại rồi nhấn vào thực hiện và chờ có thông báo thành công Bạn vào phần định mức thực tế của sản phẩm ECUS để kiểm tra :

Nếu sản phẩm theo mã hàng ECUS tương ứng đã có bảng định mức nhập trước đó, phần mềm sẽ hiện thông báo như sau:

Nếu bạn vẫn quyết định chuyển từ định mức kế toán kho sang thì trước hết phải xóa bảng định mức đã nhập rồi mới thực hiện việc chuyển định mức

Bước 2: Cập nhật tồn đầu kỳ.

Khi bắt đầu thực hiện quản lý kho trên phần mềm ECUS bạn cần thực hiện việc cập nhật sốliệu tồn đầu kỳ nguyên liệu vật tư của từng kho theo các phương án chốt tồn đã giới thiệu ở

trên, để thực hiện bạn vào menu “Kế toán kho/ Cập nhật tồn Gia công” :

Chọn hợp đồng gia công để cập nhật số liệu tồn:

Màn hình cập nhật số liệu hiện ra như sau:

Bạn thực hiện cập nhật số liệu tồn Nguyên liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu cho các kho,bạn cũng có thể đưa số liệu vào từ file excel bằng cách nhấn phím F6 trên bàn phím, mànhình thiết lập hiện ra bạn thiết lập các thông số tương ứng như hình sau :

Sau khi nhập xong số liệu tồn đầu kỳ Kế toán kho bạn có thể chuyển toàn bộ số liệu này sang cho Sổ quyết toán nếu chọn phương án chốt tồn theo số liệu kế toán, bằng cách nhấn vào nút “Chuyển tồn sang sổ quyết toán”:

a) Phiếu nhập kho

Bước 3: Thực hiện các chứng từ nhập xuất.

Để tạo phiếu nhập kho, bạn vào menu “Kế toán kho/ Chúng từ nhập xuất” và chọn mục

“Phiếu nhập kho” màn hình hiện ra như sau :

Nhập thông tin chung cho phiếu nhập kho :

để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên

xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì khi chọn đối tượng phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào

ô này

- Mã kho : Bạn chọn mã kho cần đưa hàng vào cho phiếu nhập kho, nếu chưa có danh sách

mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / 23.Danh mục kho”.

đồng tiền Việt Nam

hay hàng mẫu

nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vào phiếu nhậpkho cho bạn

Nhập danh sách hàng cho phiếu nhập kho:

Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứngvới mã hàng theo danh mục Hải quan

Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạnnhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lậphàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây :

Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu

(…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để

chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp

vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS )

Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vàodanh sách hàng của phiếu nhập kho với mã hàng tương ứng với mã hàng ECUS bạn đã thiếtlập trong danh mục:

Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào

“Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng

thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn)

Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa

dữ liệu

Nếu ở phần thiết lập thông số ngầm định ở trên bạn có đánh dấu vào mục lựa chọn :

Thì phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn một phiếu với thông tin tương tự ở Sổ quyết toán,

có điều mã hàng trên phiếu vừa được tự động tạo ra ở Sổ quyết toán là mã hàng theo danh mục Hải quan, các mã này được lấy tự động bởi mối liên hệ với mã code quản lý theo

nghiệp vụ kho mà bạn đã thiết lập tại phần danh mục ở trên Phiếu này sẽ phục vụ số liệu

cho việc báo cáo quyết toán với Hải quan sau này Bạn có thể xem phiếu này tại menu “Sổ

quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn “Danh sách phiếu nhập kho” :

b) Phiếu xuất kho

Để tạo phiếu xuất kho, bạn vào menu “Kế toán kho/ Chúng từ nhập xuất” và chọn mục

“Phiếu xuất kho” màn hình hiện ra như sau :

Nhập thông tin chung cho phiếu xuất kho :

để thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên

xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ônày

mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục / 22.Danh mục kho”.

đồng tiền Việt Nam

hay hàng mẫu

nhấn vào nút có dấu (…) để chọn, khi đó phần mềm tự động lấy danh sách hàng vàophiếu nhập kho cho bạn

Nhập danh sách hàng cho phiếu xuất kho:

Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứngvới mã hàng theo danh mục Hải quan.

Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạnnhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lậphàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây :

Bạn có thể lấy thông tin hàng từ tờ khai nhập khẩu Hải quan bằng cách nhấn vào nút có dấu

(…) tại ô “Số tờ khai” để tìm và chọn tờ khai hoặc nhấn vào (…) tại ô “Số hóa đơn” để

chọn danh sách hàng từ hóa đơn điện tử đã có ( Hóa đơn điện tử được khai báo bằng nghiệp

vụ hóa đơn IVA trên phần mềm ECUS5VNACCS )

Sau khi tờ khai được chọn, phần mềm tự động lấy danh sách hàng trên tờ khai để đưa vàodanh sách hàng của phiếu nhập kho với mã hàng tương ứng với mã hàng ECUS bạn đã thiếtlập trong danh mục:

Bạn chỉ cần nhập vào thông tin Tài khoản Nợ - Có cho dòng hàng rồi ghi lại và nhấn vào

“Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi dữ liệu đồng

thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn)

Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa

dữ liệu

Nếu ở phần thiết lập thông số ngầm định ở trên bạn có đánh dấu vào mục lựa chọn :

Thì phần mềm sẽ tự động tạo ra cho bạn một phiếu với thông tin tương tự ở Sổ quyết toán,

có điều mã hàng trên phiếu vừa được tự động tạo ra ở Sổ quyết toán là mã hàng theo danh mục Hải quan, các mã này được lấy tự động bởi mối liên hệ với mã code quản lý theo

nghiệp vụ kho mà bạn đã thiết lập tại phần danh mục ở trên Phiếu này sẽ phục vụ số liệu

cho việc báo cáo quyết toán với Hải quan sau này Bạn có thể xem phiếu này tại menu “Sổ

quyết toán / Chứng từ nhập xuất” và chọn “Danh sách phiếu xuất kho” :

c) Phiếu chuyển kho

Phiêu chuyển kho được sử dụng để điều chuyển hàng giữa các kho với nhau, để thực hiện

phiếu chuyển kho bạn vào menu “Kế toán kho / Chứng từ nhập xuất” và chọn mục “Phiếu

chuyển kho” màn hình phiếu chuyển kho hiện ra như sau :

Nhập thông tin chung cho phiếu chuyển kho :

thêm mới danh sách các đối tượng thường xuyên

xuyên mà có nhập cả địa chỉ thì chọn đối tượng, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ vào ônày

- Xuất tại kho : Bạn chọn mã kho cần đưa hàng ra để chuyển sang kho khác cho phiếu

chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh mục /

Danh mục kho”.

phiếu chuyển kho, nếu chưa có danh sách mã kho bạn cần thêm mới từ menu “Danh

mục / Danh mục kho”.

đồng tiền Việt Nam

bị hay hàng mẫu

Nhập danh sách hàng cho phiếu chuyển kho:

Trong danh sách hàng khi bạn chọn phần mềm sẽ thể hiện mã hàng quản lý kho tương ứngvới mã hàng theo danh mục Hải quan

Phần mềm hỗ trợ chức năng nhập danh sách hàng từ file excel có sẵn dữ liệu, để nhập bạnnhấn phím F6 trên bàn phím để hiện ra cửa sổ thiết lập thông số import, khi đó bạn thiết lậphàng, cột tương ứng với file excel như hình mẫu dưới đây :

Bạn nhấn vào “Ghi sổ” (nếu tại phần thiết lập thông số ngầm định ban đầu bạn chọn “Ghi

dữ liệu đồng thời ghi sổ” thì sau khi nhấn Ghi dữ liệu phần mềm tự động ghi sổ cho bạn)

Lưu ý: để sửa thông tin phiếu nhập kho, bạn nhấn vào nút “Bỏ ghi” để trở về trạng thái sửa

dữ liệu

d) Phiếu kiểm kê.

Hàng kỳ tháng hoặc quý doanh nghiệp thường có nhu cầu kiểm kê hàng hóa trong kho, việckiểm kê có thể có nhiều mục đích khác nhau ngoài nhu cầu vê quản lý nhằm phát hiệnnhững gian lận hay sai sót trong quản lý kho bãi, đôi khi nó cũng có tác dụng để tính giáthành hay xác định lượng hàng tiêu thụ trong kỳ

Để thực hiện kiểm kê bạn vào menu “Kế toán kho/Chứng từ nhập xuất” và chọn Phiếu

kiểm kê, màn hình phiếu kiểm kê hiện ra như sau :

Các thông tin chung của phiếu kiểm kê:

kiểm kê là Gia công

Sau khi nhập xong các chỉ tiêu ở trên, bạn nhấn vào “Lấy dữ liệu”, nếu chỉ muốn hiện danhsách còn tồn bạn đánh dấu tích chọn vào mục “Chỉ lấy vật tư tồn” danh sách vật tư sẽ hiểnthị trong tab “Danh sách hàng kiểm kê”:

Bạn tiến hành nhập vào số lượng kiểm kê thực tế tại kho vào cột “Số lượng K.Kê” phần mềm sẽ tự động tính số lượng sai lệch, sau đó nhấn vào nút “Ghi” để ghi lại.

Nếu việc kiểm kê có sự chênh lệch, để mở các chứng từ nhập xuất để điều chỉnh số lượng bạn vào tab “Kết quả xử lý” và chọn “Tạo phiếu nhập” hoặc “Tạo phiếu xuất”: