Hướng Dẫn Sử Dụng Phần mềm Ecus5Vacc modul quản lý kho để Báo Cáo Quyết Toán Hàng Gia Công, Sản Xuất Xuất Khẩu, Chế Xuất. Những ai chưa biết hoặc mới làm quen hàng gia công, sản xuất xuất khẩu thì đây thực sự là một bý kíp không thể không có trong tay, mọi ván đề sẽ được giải đáp và trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MODULE QUẢN LÝ KHO Hà Nội 06-2015 NỘI DUNG I.GIỚI THIỆU Giới thiệu chung Giải pháp từ phần mềm ECUS: .5 Phương án chốt tồn II HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 12 1.Các thiết lập ban đầu .12 a)Thiết lập thông số ngầm định 12 b)Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ 13 c)Nhập danh sách kho công ty 14 Hướng dẫn thực chức “Kế toán kho” 15 Bước 1: Lập danh mục 15 Bước 2: Cập nhật tồn đầu kỳ 21 Bước 3: Thực chứng từ nhập xuất 24 a)Phiếu nhập kho .24 b)Phiếu xuất kho 30 c)Phiếu chuyển kho 35 d)Phiếu kiểm kê 38 Bước 4: Tính giá xuất kho 41 Bước 5: Xem báo cáo kho .43 a)Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho) 43 b)Báo cáo nhập xuất tồn kho .45 Bước 6: Khóa sổ, bỏ khóa sổ 46 Hướng dẫn thực chức “Sổ toán” 48 Bước 1: Cập nhật tồn đầu kỳ 49 Bước 2: Thực chứng từ nhập xuất 51 a)Phiếu nhập kho gộp 52 b)Phiếu xuất kho gộp 56 c)Phiếu chuyển kho 60 d)Phiếu kiểm kê 63 Bước 3: Tính giá xuất kho 67 Bước : Xem báo cáo kho 69 a)Báo cáo chi tiết thẻ kho (sổ kho) 69 b)Báo cáo nhập xuất tồn kho .71 c)Báo cáo toán (Mẫu 15/BCQT) .72 Bước 5: Khóa sổ, bỏ khóa sổ 73 Hướng dẫn Import liệu chứng từ 75 I.GIỚI THIỆU Giới thiệu chung Căn điều 41 nghị định 08/2015/NĐ-CP chế độ báo cáo toán, kiểm tra báo cáo toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị Căn điều 60 thông tư số 38/2015/TT-BTC quy định báo cáo toán Định kỳ hàng năm, chậm ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, người khai hải quan nộp báo cáo toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị hàng hoá xuất năm tài cho quan hải quan Nộp báo cáo toán theo nguyên tắc tổng trị giá nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh theo mẫu số 15/BCQT-NVL/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư cho quan hải quan thông qua Hệ thống Báo cáo toán phải phù hợp với chứng từ hạch toán kế toán tổ chức, cá nhân Trong khoản điều 60 quy định rõ trách nhiệm tổ chức cá nhân thực toán cụ thể sau : - Lập lưu trữ sổ chi tiết nguyên liệu, vật tư nhập theo quy định Bộ Tài chế độ kế toán, kiểm toán, ghi rõ số tờ khai hàng hóa nhập nguyên liệu, vật tư - Lập lưu trữ sổ chi tiết sản phẩm xuất kho để xuất theo quy định Bộ Tài chế độ kế toán, kiểm toán, xác định rõ xuất theo số hợp đồng, đơn hàng - Lập lưu trữ chứng từ liên quan đến việc xử lý phế liệu, phế phẩm Như để đáp ứng yêu cầu quản lý Thông tư 38/2015/TT-BTC, doanh nghiệp cần phải thực hiện: - Quản lý kho Nguyên vật liệu Thành phẩm theo quy định Bộ tài chế độ kiểm toán, kế toán (gọi Kế toán kho) - Liên kết thông tin quản lý kho Nguyên vật liệu, Thành phẩm với số liệu XNK để lập báo cáo toán kiểm tra đối chiếu - Nộp báo cáo toán từ nghiệp vụ quản lý “Kế toán kho” Để thực toán theo Thông tư 38/2015/TT-BTC phải có kết hợp phận XNK phận kế toán kho doanh nghiệp Doanh nghiệp phải có quy trình hệ thống để quản lý thống XNK kế toán kho Trong thực tế danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm quản lý kho nội Doanh nghiệp quản lý chi tiết theo hệ thống mã nội (thường gọi mã Code).Trong đó, Danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm tờ khai xuất nhập gộp lại (thường theo mã HS thuế xuất), khác thể rõ hình ví dụ sau: Giải pháp từ phần mềm ECUS: Biểu mẫu Trên mẫu báo cáo toán 15/BCQT-NVL/GSQL thể tên Nguyên vật liệu, Thành phẩm chi tiết theo mã (tức thể theo dạng gộp): Phần mềm ECUS tính hợp thêm module “Sổ toán” “Kế toán kho”: “Sổ toán” quản lý theo danh mục NPL/SP KB Hải quan (Gộp theo nhóm – Như để khai tờ khai) “Kế toán kho” quản lý theo NPL/SP Quản lý nội (Tách theo nhóm – Như quản lý theo Invoice) Doanh nghiệp áp dụng hai module theo mức độ khác theo mô hình quản lý doanh nghiệp, thể theo sơ đồ sau: Giải thích sơ đồ : Mức độ (1): Quản lý kho theo danh mục nguyên phụ liệu , Sản phẩm gộp giống danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm tờ khai gọi “Sổ toán” Từ quản lý kho theo “Sổ toán” in báo báo toán theo quy định thông tư 38/2015/TT-BTC Qua ta có sơ đồ quy trình cho mức độ sau: Mức độ (2) – Quản lý kho theo danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết theo mã chi tiết nội doanh nghiệp, gọi “Kế toán kho” Thông thường quản lý kho kế toán doanh nghiệp thực theo mức độ Thông qua bảng MAP danh mục mã chi tiết (gọi mã code) với mã hàng ECUS tương ứng, tạo phiếu chứng từ bên chức Kế toán kho phần mềm tự động tạo phiếu chứng từ tương ứng cho Sổ toán Theo ta có sơ đồ quy trình mức độ sau : Mức độ (3) – Cho phép kết nối quản lý kho doanh nghiệp có phần mềm quản lý kho với “Kế toán kho” phần mềm ECUS thông qua chức Import liệu chứng từ Mức độ sử dụng cho doanh nghiệp có phần mềm quản lý kho chuẩn riêng, quan tâm đến việc kết chuyển liệu từ phần mềm quản lý kho sang “Sổ toán” phần mềm ECUS để in báo cáo toán theo mẫu 15/BCQT nộp cho quan Hải quan Qua ta có sơ đồ quy trình mức độ sau : Từ sơ đồ mức độ ta thấy dù mức độ ứng dụng module Quyết toán ECUS Doanh nghiệp mức độ “Sổ toán” thể kết chuyển số liệu kế toán chi tiết doanh nghiệp để liêt kết với số liệu XNK thành hệ thống liệu thống Số liệu tổng “Sổ toán” với số liệu tổng “Kế toán kho” o Kế toán kho Sổ toán có nghiệp vụ nhau, khác danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm: Sổ toán: quản lý theo danh mục nguyên phụ liệu, Sản phẩm gộp sử dụng khai báo chứng từ tờ khai với Hải quan Kế toán kho: quản lý theo danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết (thường gọi mã Code) nghiệp vụ quản lý kho kế toán o Hai phần liên kết với thông qua bảng MAP danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm chi tiết với danh mục Nguyên phụ liệu, Sản phẩm gộp o Khi sử dụng “Kế toán kho” số liệu tự động kết chuyển sang “Sổ toán” o Nếu doanh nghiệp quản lý kế toán kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm gộp giống số liệu Nguyên vật liệu chi tiết cần sử dụng “Sổ toán” o Nếu doanh nghiệp quản lý kho theo danh mục Nguyên vật liệu, Sản phẩm chi tiết sử dụng “Kế toán kho” ECUS sử dụng phần mềm kế toán kho sẵn có o Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán kho riêng kết nối liệu sang “Kế toán kho” ECUS để thực liên kết kế toán kho số liệu XNK đồng thời in báo cáo toán ECUS Phương án chốt tồn Khi bắt đầu thực theo thông tư 38 doanh nghiệp cần thực việc chốt tồn đưa số liệu tồn vào phần mềm ECUS, đưa hai phương án chốt tồn để doanh nghiệp lựa chọn sau a) Phương án 1: Chốt tồn theo số liệu kế toán doanh nghiệp Tồn đầu kỳ NPL – TK152 & Tồn đầu kỳ Sản phẩm – TK155: Doanh nghiệp tự nhập số liệu tồn đầu kỳ Nguyên vật liệu, Vật tư Sản phẩm dựa vào số liệu từ sổ sách kế toán doanh nghiệp theo quy định Tài chế độ kiểm toán, kế toán lên phần mềm ECUS5-VNACCS Công ty Thái Sơn có trách nhiệm hướng dẫn hỗ trợ doanh nghiệp cách cập nhật liệu lên phần mềm theo mẫu báo cáo toán Trách nhiệm doanh nghiệp: DN tự chốt tồn báo cáo với quan hải quan tự chịu trách nhiệm số liệu cập nhật lên phần mềm Sơ đồ phương án 1: b) Phương án 2: Chốt tồn nguyên liệu vật tư theo số liệu Hải quan, Sản phẩm theo số liệu kế toán doanh nghiệp Tồn đầu kỳ NPL – TK152 : Dữ liệu cập nhật tự động từ phần mềm ECUS5-VNACCS dựa vào số liệu tồn DN đến thời điểm kết thúc thông tư cũ chuyển qua thông tư (trước ngày 01/04/2015) Công ty Thái Sơn hỗ trợ DN cập nhật tồn đầu kỳ PM theo mẫu báo cáo toán dựa vào năm tài DN Tồn đầu kỳ Sản phẩm – TK155: Doanh nghiệp tự chốt tồn theo số liệu kế toán doanh nghiệp Cập nhật vào phần mềm hải quan Trách nhiệm doanh nghiệp: Doanh nghiệp tự chốt tồn báo cáo với quan hải quan tự chịu trách nhiệm số liệu cập nhật lên phần mềm Sơ đồ phương án 2: 10 Bạn chọn điều kiện lọc sau nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 70 b) Báo cáo nhập xuất tồn kho Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Báo cáo nhập xuất tồn” từ menu : 71 Bạn chọn điều kiện lọc sau nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: c) Báo cáo toán (Mẫu 15/BCQT) Để xem báo cáo thẻ kho chi tiết bạn chọn “Báo cáo toán” từ menu : Bạn chọn điều kiện lọc sau nhấn vào nút “Xem báo cáo” để phần mềm xuất báo cáo thẻ kho chi tiết, ví dụ: 72 Bước 5: Khóa sổ, bỏ khóa sổ Khóa sổ kế toán: Sau báo cáo tài chính, toán cho tháng, quý, năm tài , bạn không bổ sung, sửa đổi phát sinh khoảng thời gian tài này, bạn thực khóa sổ kế toán, tất phát sinh thực cho kỳ kế toán Bỏ khóa sổ kế toán: Khi thực việc khóa sổ kế toán mà cần sửa đổi bổ sung chứng từ khoảng thời gian khóa sổ, bạn tiến hành bỏ khóa sổ để quay trạng thái sửa liệu 73 Để khóa sổ bạn vào menu “Sổ toán / Gia công” chọn mục “Khóa sổ kế toán” hình sau : Nếu lần khóa sổ phần mềm tự động lấy ngày khóa sổ thời ngày nhỏ chứng có Bạn chọn ngày khóa sổ để xác định kỳ khóa sổ nằm khoảng thời gian từ ngày khóa sổ thời đến ngày khóa sổ bạn vừa chọn Nhấn “Thực hiện” thành công có thông báo trả sau : 74 Hướng dẫn Import liệu chứng từ Phần mềm quản lý kho cung cấp cho doanh nghiệp chức tiện ích Import liệu chứng từ vào phần mềm từ file excel có sẵn (các file excel chứng từ thường kết xuất từ phần mềm quản lý kho doanh nghiệp sử dụng theo tháng theo tuần lưu thành thư mục ), để hiểu rõ cách thức thực hướng dẫn bạn ví dụ Bạn vào menu “Kế toán kho/ Import, Export liệu” phần loại hình tương ứng với doanh nghiệp sử dụng Gia công, Sản xuất xuất Chế xuất: Màn hình danh sách phiếu mport sau : 75 Bạn nhấn vào thêm để tạo lần import phiếu: Nhập thông tin chung lần import: - Ngày, tháng, năm lần import, - Chọn loại hàng cần import, chọn loại phiếu nhập, xuất hay chuyển kho Chọn mẫu excel: 76 - Bạn xem file excel mẫu trước để biết thông tin trước chọn mẫu Mỗi lần import phiếu bạn import vào nhiều phiếu, bạn cần đường dẫn thư mục lưu phiếu file excel có sẵn cách nhấn vào nút có dấu (…) Đồng thời chọn mẫu file excel, thiết lập cấu hình import theo mẫu bạn vừa chọn Bạn nhấn vào nút “Cấu hình” để cửa sổ thiết lập : 77 Bạn tiến hành thiết lập thông số tương ứng form thiết lập sau: Tại mục thông tin chung phiếu chứng từ: - Nhập vào số thứ tự Sheet có liệu thông tin chung phiếu chứng từ - Thiết lập thứ tự hàng, cột excel tương ứng với trường liệu Tại mục thông tin thông tin hàng phiếu thu : - Nhập vào số thự tự Sheet có chứa liệu cần import - Nhập vào hàng chứa liệu - Thiết lập thứ tự Hàng – Cột tương ứng cho tiêu cột “Tên cột liệu” File excel mẫu : Để hỗ trợ việc nhập liệu sẵn liệu file excel import phần mềm có hỗ trợ số file mẫu để bạn lựa chọn bạn nhấn vào dòng link “Xem file excel mẫu”, ví dụ : 78 Mẫu: IMP/SOCT-PNX01: Mẫu: IMP/KHO-PNX03: Tương ứng với mẫu IMP/SOCT-PNX01 ta có thông số thiết lập sau : Thiết lập thông tin phiếu : 79 Thiết lập thông tin danh sách hàng : Sau thiết lập cấu hình xong bạn nhấn vào nút (…) để chọn đến thư mục có chứa file excel phiếu chứng từ có: 80 Phần mềm tự động load tất file thư mục mà bạn định đồng thời kiểm tra xe cấu trúc có phù hợp với mẫu mà bạn chọn cấu hình hay không Các file phù hợp tự động đánh dấu chọn phần trạng thái kiểm tra “Kiểm tra thành công, import” Trường hợp kiểm tra thấy mã danh sách hàng bạn đưa vào chưa có danh mục chưa map danh mục với mã hàng ecus, phần mềm danh sách nội dung lỗi tab “2 Kết kiểm tra Danh mục” 81 Bạn xem thông báo lỗi thực theo hướng dẫn chương trình phần mềm Bạn nhấn nút ghi nhấn vào “Thực hiện” để bắt đầu trình import phiếu, thành công có thông báo sau: Màn hình thể kết import : Màn hình danh sách phiếu import thành công, bạn click đúp chuột để xem chi tiết phiếu 82 Nhấn đúp chuột để xem chi tiết phiếu 83 THÔNG TIN LIÊN HỆ Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn Trụ sở Hà Nội: Phố Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223 Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.35470355 FAX: 08.35470356 Chi nhánh Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882 Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866 Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364 Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768 84