BÁO cáo THỰC tập kế TOÁN tài sản cố ĐỊNH tại CÔNG TY tư vấn THIẾT kế ĐƯỜNG bộ

Trang 1

Lời mở đầu

Tất cả các nền kinh tế đều dựa trên cơ sở nguồn lực khan hiếm, vì vậy, trong

quá trình hoạt động, mợi chủ thể kinh tế đều phải có một hệ thông quản lý, giám sát

và đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng nguồn lực của mình Với chức năng là phản ánh và kiểm tra tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán là một trong

những công cụ chủ yếu để các nha quan lý diều hành, giám sát, đánh giá mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của mình

Không chỉ có vậy, thông tín do kế toán cung cấp còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định, đề ra chiến lược hoạt động, hoạch định chính sách tài chính của mỗi công ty Tổ chức một hệ thông kế toán hợp lý, hiệu quả góp phần

không nhỏ vào việc phát triển một công ty nói riêng, cả một nền kinh tế nói chung

Xây dựng cơ bản là một lĩnh vực vô cùng quan trọng Nó không những đáp

ứng những nhu cầu thiết yếu nhất của con người cũng như xã hội; ví dụ như nơi ở,

đi lại và đặc biệt

là cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế, tạo cơ sở cho tất cá các loại hình sản xuất kinh doanh khác Thực tế đã chứng minh, chỉ khi có một hệ thống cơ

sở hạ tầng phát triển thì những nguồn lực trong nền kinh tế mới đễ đàng di chuyển,

góp phân thúc đây việc phân công lao động trong toàn bộ nền kinh tế

Những công trình xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, thời gian thi céng dai, lại chịu nhiều ảnh hưởng của những, yêu tổ ngoại cảnh như giá vật tư, thời tiết, địa hình nên công tác khảo sát, tư vấn thiết kế trong xây dựng cơ bản đặc biệt quan trọng Trước hết, công tác khảo sát giúp cho nhà đầu tư xác định được đặc điểm địa hình, từ đó xác định được những yếu tô kỹ thuật, khối lượng công việc cần thực hiện cho công trình Công tác tư vẫn thiết kế giúp chơ nhà đầu tư xây dựng được kế hoạch chỉ tiết, khả thi và hiệu quả cho mỗi công trình Nó góp phần giảm thiểu rủi ro của nha đầu tư khi đầu tư vào những công trình lớn, nâng cao tính hiệu quả của

công trình và đặc biệt, tư vấn thiết kế có khả năng làm giảm lãng phí, thất thoát

Trang 2

Nhận thức được mức độ quan trọng của loại hình cung cấp địch vụ này, trong đợt thực tập Kế toán, em đã quyết định chọn Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ làm nơi thực tập Trong quá trình thực tập, cm đã tìm hiểu một cách có hệ thống bộ máy quản lý kinh đoanh, đặc điểm tổ chức sản xuất cung cấp dịch vụ của công ty Cuối

cùng, dựa vào đặc điểm đó, em đã hình thành được một cái nhìn vừa tông quát, vừa

sâu sắc về tổ chức bộ máy và hoạt động kế tốn của cơng ty

Nhận thấy, quá trình kháo sát, tư vẫn thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng của những trang thiết bị chuyên ngành, em quyết định chọn phan hành kế toán Tài sản cố định làm đối tượng tìm hiểu cụ thể trong bdo cdo nay

Bản báo cáo thực tập của em bao gồm bồn phần: > Phần một: Tông quan về công ty >> Phản hai: Tổ chức kế toán > Phần ba: Kế toán Tài sản cố định > Phần bến: Một số ý kiến đóng góp Mục lục Chương I: Tổng quan về Công ty

1 HECO - Quá trình hình thành và phát triên 5

2 Đặc điểm sản xuât kinh doanh ,8

Trang 3

2.2 Dặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quân ly

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản h

3.2 Chức năng nhiệm vụ của ứng phòng ban c:

3.2.1, Ban gidm dé

3.2.2.Khối quản lý

3.2.3.Khéi sản xuất trực tiến

Chương II: Tổ chức kế toán 1 Đặc điểm tổ chức kế to; 1.1 Đặc điển bộ máy kế toán 1.2 Đặc điểm vận dụng chả độ 1.2.1.Hệ thông tai khoan sw dun, 1.2.2.Hệ thông chứng từ sử dựng 1.2.3 Hệ thơng số kế tối 1.2.4.Hệ thống bảo cáo tài chính 2 Các phần hảnh kế toán chủ yếu

2.1 Kêtoán tiền lương

2.2 Kế toán thanh toái

2.3 Kế toán chỉ phí sản xuất kinh doanh và tính giả thành 2.3.1 Các loại chứng từ 2.3.2.Phan hành kế toán 2.3.3 Hạch toán chỉ tiết, 2.3.4.Hach toan lông hợp 3.3.5Trình tự ghỉ số 2.4 Kếtoán thành phẩm, riêu thụ thành phẩm Chương II: Kế toán Tài săn cố định

1, Yêu cầu quan lý

2 Hach toan ban 4

2.1 Phân loại và đánh giá 2.2 Tổ chức hạch toán bạn đầu 3.2.1.Quy trình tăng giảm tài sản cô định 3.2.2Chứng từ sử dụng 3 Hạch toán chí tiết 3.1 Số sách sử dung 2 Nghiệp vụ tăng TSCĐ 3.3 Nghiệp vụ giảm TSCĐ 3.4 Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ 4 Hạch toán tơng hợp 4.1.1lạch tốn tổng hợp 4.2.Trình tự khái quát

Chương III: Một số ý kiến đóng góp

Trang 4

1.4 Tổ chức bạch toán tài sản cổ định 1.5 T6 chức luân chuyên chứng từ 1.6 Đôi chiều công nợ 2 Giải pháp khắc phục

3.1 Nguyên nhân bên ngoà 3.2 Nguyên nhân bên trong

Trang 5

Chuong I: Téng quan vé Céng ty

1 HECO— Qud trinh hình thành và phát triển

Công ty được thành lap theo quyết định số 857/QĐ/TCCB ~ LÐ ngày 25 tháng 4 năm 1996 của Bộ giao thông vận tải mà đơn vị tiền thân là Xí nghiệp khảo sát thiết kế Đường bộ Công ty tư vấn thiết kế đường bộ là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự

quan lý trực tiếp của Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải (TEDI)

Trải qua qua hơn ba thập kỷ phát triển và trưởng thành, ngày nay Công ty tư vấn

thiết kế Đường bộ đã đần khăng định được mình trên thị trường, công ty chủ yếu tham gia những công trình lớn của trung ương, hoặc những tuyến đường khó, yêu cầu trình độ tay nghề cao ở các địa phương

Với số vốn ban đầu của công ty chỉ là 6.700 triệu VND, trong đó tông vốn lưu

động là 4.600 triệu VND, tống số vốn cố định là 2.L00 triệu VND Ngày nay, công ty đã vững mạnh với tông nguồn vốn lên tới 20.000 triệu Trong đó, tổng số vốn lưu động

là hơn 14.000 triệu, còn lại là tổng tài sản có định Tuy nhiên, nguồn vốn kinh doanh

của công ty chỉ vào khoảng 4.400 triệu khiến cho tỷ suất Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn chỉ vào khoảng 22 %, điều này phản ánh đặc điểm của công ty, do kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, số vốn đầu tư cho một công trinh lớn, công nợ

cũng vì vậy mà có quy mô rất lớn và thời gian thu hồi vốn lâu, nên công ty thường

xuyên chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn Đây là một dâu hiệu bình thường của một công ty xây lắp Chỉ tiêu thể hiện rõ hơn mức độ phát triển của công ty là tổng vốn có

định Có thể thấy

Phòng KTTC giữ một ví trị đặc biệt quan trọng trong công ty Phòng chịu trách nhiệm hoạch định chính sách tài chính của công ty nên phải lường trước những thăng

trằm của ngành, dự đoán được những thời điểm phát sinh khối lượng công việc lớn,

những lúc cần huy động nguồn lực cao để có thể phản ứng hợp lý, đem lại kết quả kinh doanh cao cho công ty

Là một Doanh nghiệp nhà nước thuộc một Tổng công ty lớn, không thé phủ nhận

rằng, Heco có một lợi thế tương đối tốt so với các doanh nghiệp cùng loại, để tử đó,

công ty đã phát huy thế mạnh của mình và trở thành một trong những công ty tư vấn

Trang 6

-5-hàng đầu về lĩnh vực Khảo sát thiết kế và tự vấn xây dựng cơ bản Sự lớn mạnh không ngừng của công ty không chỉ thể hiện ở trình độ kỹ thuật mà còn cụ thể hóa qua tốc độ tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế hàng năm của công ty: Năm 2002 2003 2004 Doanh thu | 17.298.863 100% 19.798.368 114% | 21.481.074 108% Lợi nhuận | 549.121 100% | 1.170.083 | 157% | 1.233.500 | 105% trước thuế Sự phát triển của công ty còn thể hiện rõ hơn khi ta tìm hiểu về một số chỉ tiêu tài chính quan trọng: STT Chỉ tiêu 2001 | 2002 2003 1 Bỗ trí cơ cầu tài sắn và cơ cầu nguồn vốn 1.1 | Bồ trí cơ cầu TSCD - Tài sản có định/ Tổng tải sản 2260 | 1670 | 23.03

- Tài sản lưu động/Tổng tài sản 7761 | 83.32 | 76.96

1.2 | Bo tri cớ cầu nguan vốn

- Nợ phải trả/ Tổng nguồn vốn 72.93 | 81.27 | 77.91

- Nguén vén chi sé hitu/ Téng nguén vén 27.06 | 18.72 22.08 2 Kha nang thanh toan

- Kha nang thanh toan hién hanh 1.37 1.23 1.28 - Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 111 1.08 0.99

- Khả năng thanh toánh nhanh 0.14 0.01 6.01

3 Tỷ suất sinh lời

3,1 | Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 524 | 429 | 5.91

- Tỷ suât lợi nhuận sau thuê trên doanh thu 3.56 4.59 4.02 3.2 | Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản

- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản 639 | 4.23 5.52

- Tỷ suất lợi nhuận sau thuê trên tông tài sản 4.35 2.82 3.75

3.3 | Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu 16.26 | 15.54 | 17.01

Có thể thấy, tuy chỉ tiêu Tổng tài sản của công ty biến động không ổn định (vì lý do công nợ, các khoản phải thu, phải trả trong xây lắp là không ổn định) nhưng tốc độ

tăng doanh thu, tỷ lệ phản ánh khả năng hoạt động của công ty thể hiện rất tốt Chỉ tiêu

Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty ở mức cao, thể hiện đúng sức mạnh, vị

thế của công ty

Trang 7

Những công trình của công ty chủ yếu thông qua hai nguồn chính: một là từ Tổng công ty Tư vấn thiết kế Œiao thông vận tải, hai là từ những nguồn mà công ty tự đấu

thầu hay được mời tham gia thi công Khối lượng khách hàng va số đầu công trình mà

công ty đang có là tương đối lớn Hiện nay, công ty đang tham gia tư van thiết kế cho

hơn 150 công trình của khoảng 70 khách hàng lớn nhỏ khác nhau Riéng 6 Téng công

ty Tư vấn Giao thông vận tải, Hedi đã tham gia hơn 70 công trình Điều này chứng tỏ vị thể lớn mạnh và chất lượng, uy tín của công ty đối với thị trường

Không chỉ gói gọn trong việc tư vấn và thiết kế nói chung, công ty đã đa dạng hóa loại hình dịch vụ của mình, phát triển được rất nhiều các loại hình cung cấp, đáp ứng

nhu của khách hàng một cách tốt nhất:

đào sâu dip cao, các kết cầu mặt đường sử dụng vật liệu mới

e Khảo sát môi sinh,môi trường, đánh giá tác động của môi trường

e Kiểm định, khảo sát đo đạc cầu cống và tuyến cũ, cải tạo nâng cấp, đánh giá khả năng tận dụng hiện trạng của từng công trỉnh

e Thẩm định dự án đầu tư xây dựng ở tất cá các bước về công trình cầu và

đường bộ

đường

Công ty là một đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đường bộ Với lợi thể sẵn có cùng vớt trình độ chuyên môn cao nên Công ty chủ yêu cung cấp địch vụ cho những công trình của Trung ương hoặc những công trình yêu cầu trình độ

kỹ thuật cao, những công ty khác không thể đảm nhận được Có thể kể đến một số

công trình tiêu biểu mà công ty đã thiết kế và thi cơng như:

Trang 8

-7-© Quéc 16 1 doan Hà Nội - Bắc Ninh

® Đường Láng - Hồ Lạc

« Quốc Lộ 5

® Dường năm Thăng Long Mai Dịch

« Cầu Đại Phước - Huyện Nhơn Trạch - Đồng Nai

Công ty luôn ý thức được rằng, vị thế ngày nay của mình là nhờ sự nỗ lực phấn

đầu của tồn thể cán bộ cơng nhân viên, và đẻ giữ gìn phát huy thé mạnh của mình,

công ty cần duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa Công ty đã được tổ chức Quốc tế RVQI cấp chứng chỉ ISO 9001 ngày 31/8/2001, chứng thực rằng, chất

lượng địch vụ của công ty luôn đạt mức cao nhất, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế

soát chất lượng vả quy trình quản lý

2 Đặc diễm sẵn xuất kinh doanh

2.1 Hình thức kinh doanh

Nhìn chung, công ty cung cấp hai hình thức dịch vụ chủ yếu là Tư vấn và Khảo sát thiết kế Như đã trình bày, đây là loại hình địch vụ khá quan trọng, góp phan tăng hiệu quả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, chống thất thoát lãng phí vến đầu tư và nâng cao chất lượng công trình:

e Tư vấn: cung cấp kiến thức kinh nghiệm, lời khuyên chuyên môn cho dự án dé xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án

2.21 Tố chức sản xuất kinh doanh

Tắt cả những hoạt động khảo sát thi công đều được thực hiện thông qua hợp đồng

kinh tế ký kết giữa Giám đốc công ty với từng đơn vị thực hiện Sau khi ký hợp đồng với chủ dau tu, Giám đôc quyết định thành lập tổng thể, bổ nhiệm Chủ nhiệm tổng thể,

Trang 9

-8-Giám đốc để án Những người này có trách nhiệm lập ra Dề cương cho công việc, bao gồm khối lượng, trình tự công việc cần thực hiện; những yêu cầu kỹ thuật; dự toán

chỉ phí Dựa vào đây, Giám đốc ký kết hựp đồng giao khoán khối lượng công việc với

từng đơn vị

Các đơn vị, đúng với phần việc của mình thực hiện hạng mục công việc theo khối lượng công việc nhận khoán từ Ban giám đốc Trong quá trình thi công, mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm tập hợp chứng từ liên quan tới chỉ phí phát sinh để cuấi quý chuyển về phòng kế tốn, Khi cơng trình bàn giao, bên B thanh toán hợp đồng, công ty sẽ thực hiện xét duyệt, quyết toán với từng phòng, đơn vị thực hiện dựa trên cơ sở đề cương, hợp đồng giao khoán giữa giám đốc với từng đơn vị

Như vậy có thể thấy, đối với những công trình yêu cầu công tác thi công, chỉ phí phát sinh được theo dõi ngay tại từng công trình và do đơn vị thực hiện tập hợp Đối với những công trình chỉ cần thực hiện công tác thiết kế, tư vấn, công việc diễn ra ngay tại công ty, nơi đặt các thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu này Đối với loại

hình này, chỉ phí phát sinh rất đơn giản, chỉ gdm chi phí vật tư văn phòng phẩm, chỉ

phí khâu hao máy móc thiết bị và lớn nhát là chỉ phí tiền lương Dặc điểm này có ảnh hưởng sâu sắc tới việc tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty

Trang 10

Trach nhiém Sơ đồ dòng chảy Giám đốc ©- Đề xuất tham mưu: QID, các phòng chức năng, các đơn vị « Thực hiện: QLDK Phối hop: Bon vị sẽ thực hiện dự án Chỉ đạo: Giám đốc © Đềxuấi: QUKD, Đơn vị thực hiện, VPKT/ QLKT

Chuẩn bị văn bản: QUKD Phê duyệt: Giám đốc

Đề xuất: Đơn vị thực hiện, QLKT Đơn vị chuẩn bị quyết dinh: TCHC Quyết định: Giám đốc CS Thông báo giao nhiệm vụ Quyết định thành lập tỗng thé: GD ĐHDA, CNTT, CNĐA, KCS Đề xuất và thục hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn vị thực hiện © Phéi hợp: Tổng thể, QUKT, QLKD Sodt xét: QLKT, QLKD © Phé duyét: Giam déc

Thu thap số liệu; Đi hiện trường

Trang 11

« - Khâu phê duyệt của khách hàng © Dé xudt: QLKD © Chỉ đạo: Giám đốc © Dé xudt: QLKD ¢ Chi dao: Giám đốc e Đơn vị thực hiện e _ Tập hợp chỉ phí: Đơn vị thực hiện © Tam ung: - Phé duyệt: Giám đốc -_— Thực hiện: Phòng TCKT (Tiếp) Chuẩn bị hợp đồng và dự toán kinh phí Phê duyệt HD và dự toán

Phân giao nhiệm vu trong nhóm

(Khảo sát thiệt kê) Lập hợp đồng kinh tế giữa Giám đốc và đơn vị thực hiện Thực hiện hạng mục công việc Tập hợp Theo dõi Chỉ phí Tạm ứng e_ Thực hiện: QLKD © Phối hợp: Đơn vị thực hiện, TCKT, VPKT/ QLKT [fo Thực hiện công tác nghiệm thu Thực hiện: TCKTT Phối hợp: QUKD, Đơn vị thực hiện Dé xudt: QLKD Chỉ đạo: Giám đốc

Thu & phân hỗ kinh phí

(Quyết toán, thanh lý hợp đông)

Trang 12

Ghi chú

QLKD Quản lý kinh doanh

VPKT/ QLKT Van phòng kỹ thuật/ Quản lý kỹ thuật

TCHC Tổ chức hành chính

GD DHDA Giám đốc điều hành dự án

CBTT Chủ nhiệm tổng thể

CNDA Chủ nhiệm đề án

TCKT Tài chính kê toán

2.2.2 Phương tiện, thiết bị chuyên môn

Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, trang thiết bị phương tiện của công ty là một yếu tố quan trong dé dam bao chat lượng cho từng công trình, phát huy hết thế mạnh về nhân lực mà công ty đang có Nhằm đảm bảo cho chất lượng kỹ thuật, công ty đã dưa vào sử dụng rất nhiều phương tiện, thiết bị chuyên môn hiện đại, chất lượng cao để cung cấp địch vụ một cách hoàn hảo có thể kể ra một sẽ thiết bị, phương tiện:

o_ Thiết bị khoan địa chất của các nước Nga, Trung Quốc, Nhật Bản

o Thiết bị đo đạc địa hình của các công ty điện tử nổi tiếng như Set, Laika,

Nikon của các nước Nhật Bản, Thụy Sỹ, Đức

©_ Thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu quân lý, thiết kế như máy tính cá nhân, máy ín, máy Photoeopy, máy vẽ các loại

e_ Máy khảo sát nền mặt của Italia, Anh

o Bên cạnh đó, công ly còn sử dụng rất nhiều những chương Trình phần mềm phục vụ thiết kế với những phiên bản mới nhất hiện nay đo trong và ngoài nước sản xuất để phục vụ cho công tác thiết kế và tính toán

o_ Cuối cùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Hài Hòa phục vụ cho cơng tác kế tốn của công ty

Nhìn chung, với bể dày lịch sử và uy tín của mình, công ty đã trang bị cho minh một hệ thống máy móc thiết bị phần cứng cũng như phần mềm hiện đại, chuyên nghiệp để phục vụ tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu về chất lượng của khách hàng

2.2.3 Sơ đồ dòng chảy tác nghiệp quản lj (Nguồn: Số tay chất lượng - Hồ sơ ISO)

Trang 13

-12-Trách nhiệm Sơ để dũng chy ôGiỏm c â ĐỀ xuất tham mưu: QLKD, các phòng chức năng, các Dơn vị © Thực hiện: QLKD © Phái hyp: Pon vị sẽ thực hiện đự án © Chi dao: Giám đốc ô Thc hin QUKD

â Phội hop: Don vị thực hiện © Chi dao: Giam déc e Thực hiện: QLKD Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/ CNDA Đơn vị trình: QLKD Sodt xét: Phong QLKD, TCKT Phéi hop: VPLT/ QLKD

Chỉ đạo và phê duyệt: Glam déc Khâu phê du yệt của khách hàng: Thực hiện: QLKD, Đơn vị thực hiện -_ Phối hợp: CNTT/ CNĐA, VPKT/ QLKT Nhánh 1:

® Theo dõi tiến độ: Phong QLD

CNĐA, Đơn vị thục hiện

Trang 14

Trang 15

-14-3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Trang 16

-15-3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể

3.2.1 Ban giám dốc

4 Giám đốc: điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Dựa trên những thông tin, góp ý tham mưu của các trưởng phòng, giám đốc đưa ra những quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trướcc pháp luật vẻ những hoạt động của Công ty

® Hai Phó giám đắc ký thuật, phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo, chịu trách nhiệm tiến trình chung của sản xuất

% Phó giám đốc kinh doanh, phụ trách những vấn để liên quan tới chất lượng sân xuất, tiền lương công nhân viên, quân lý, giám sát hoạt động ký kết hợp đồng khoán,

hợp dồng xây lắp với bên B, với nhà thầu phụ 3.2.2 Khối quan ly

s* Phòng Tổ chức hành chính: Bộ phận được tập hợp từ các ban tô chức lao động,

hành chính quản trị, nhiệm vụ của bộ phan nay là bố trí sắp xếp lao động trong công ty

về số lượng cũng như trình độ tay nghề ở từng phòng ban

“ Phong Quan lý dinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch năm sau Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế, kỳ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng trước khi đưa vào sản xuất Mặt khác, phòng có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp

đầy đủ kịp thời nguyên u cho quá trình sản xuất

* Phòng Tài chính kế toán: Bộ phận rất quan trọng của công ty, có trách nhiệm phản ánh tình hình tài chính của công ty lẽn hệ thống số sách hoạch định những chính sách vẻ tài chính ngắn hạn, đài hạn Bên cạnh đó, phòng còn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các nhóm dự án thực hiện đúng quy định, chế độ kế toán khi thực hiện tập

hợp chứng tử quyết toán

#* Phòng quản lý kỹ thuật: Đây là bộ phận có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất

lượng (KCS) sản phẩm của công ty trước khi xuất Phòng còn có nhiệm vụ lưu trữ các

Trang 17

-16-3.2.3 Khối sẵn xuất trực tiếp

$# Phòng Thiết kế: Các phòng có nhiệm vụ tư vấn, thiết kế các công trình giao

thông đường bộ, cầu

“ Phong Nén mat đường

“ Phong Dia chất

Phong Khao sat: Thuc hién nhiém vu khao sat

* Cac nhém dy 4n: Dung dau 1a gidm déc dy An, có nhiệm vụ thực hiện từng

hạng mục công việc ở các công trình cụ thê

% Tế Hồ sơ: Có trách nhiệm in ấn, sao chép hồ sơ tài liệu, phục vụ tất cả những

nhu cầu liên quan tới giấy tờ của doanh nghiệp

* Trạm quang học: Chịu trách nhiệm chính về việc sửa chữa, bảo trì, theo dõi các

thiết bị quan học như các thiết bị đo lượng, khảo sát

Trang 18

-17-Chương II: Tổ chức kế toán 1 Đặc điểm tổ chức kế toán

1,1, Đặc điểm bộ máy kế toán

Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt hàng

nên hệ thống thơng tin kế tốn tương đối đơn giản Khi một công trình kết thúc, mỗi phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập hợp những chỉ

phí phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phân ánh những chi phí đó vào hệ thống số sách Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán thường tập trung vào giai đoạn quyết toán, thanh toán hợp đồng

Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau: Kế toán trưởng (Trưởng phòng TC — KT) Kế toán Tổng hợp, Thanh toán

Kế toán TSCĐ, Kế toán Thanh Thủ quỹ

Tiền lương và toán nội bộ, + Thuế Tiền mặt : + ' Thống kê ở các phòng Ghi chú Quan hệ chỉ đạo

" + Quan hệ cung cấp nghiệp vụ

Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:

Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán)

> Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và

Trang 19

-48-đoanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán tông hợp các thông tin tài

chính của Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết

dịnh của lãnh đạo Công ty,

> Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế loán (ai chính, có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, soát xét và phê

duyệt những quyết định những chính sách tài chính cho công ty

Kế toán tổng hợp

> Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chỉ thu và các nghiệp vụ khác ở kế toán viên để làm nhiệm vụ tập hợp chỉ phí, tính giá thành sản phẩm, công trình cũng như là việc lập các báo cáo cần thiết

> Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo đối, đối chiếu

tải khoàn tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với người mua người bán Kế toán thanh toán nội bộ

> Hạch toán thanh toán nội bộ: theo đối các khoản ứng trước và kiểm

tra hồ sơ chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng ban, cá nhân

> Hach toan tién mat: nhân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên

quan tới tiền mặt

Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế

> Hach toan nguyén vat liệu, công cụ đụng cụ: Mở số theo đối chỉ tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dung cu tồn kho Tính toán vật liệu

xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyến giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế

toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tổng hợp

> Hach toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp các chứng tử có liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như các khoán trích theo lương và thực hiện các chế độ khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên để tổng hợp lương và các khoản trích theo lương

> Hạch toán Tài sản cỗ định: Theo đði việc mua săm Tài sản cỗ định, tính khẩu hao, trích và phân bỗ khâu hao cho từng đối tượng sử dụng

Thủ quỹ:

Trang 20

-19-> Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chỉ tiền theo lệnh, chịu sự điều

hành của kế toán trưởng, kế toán phần hành có liên quan

> Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ

Thắng kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép mọi chỉ phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao nộp cho phòng

kế toán đối chiếu, xem xét và ghí số, kế toán phụ trách trinh cho kế toán tổng hợp dé nhập dữ liệu

Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chía làm hai người kiêm

nhiệm, chịu trách nhiệm:

% Thủ quỹ: lĩnh, chỉ tiền, tống hợp chứng từ;

“ Thi kho: mua sắm, giao vật tư

1,2, Đặc điểm áp dụng chế độ kế tốn

Cơng ty hoạt động trong lĩnh vực xây đựng cơ bản nên chế độ của công ty được quy định bởi những văn bản pháp quy trong lĩnh vực này:

> Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp

> Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1990 Nghị định

số 17/ HĐBT ngày 16/01/1990, sửa đổi bỏ xung bằng Nghị định số I7/HĐBT ra ngày 16/01/1990 > Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm Quyết định số 292QĐ/ LB ngày 01/06/1992 > Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng Các chuẩn mực kế toán Vv

1.2.1 Hé thong tai khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài

khoản

Trang 21

Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chỉ phí thi công phát sinh tại công

trình đến tiền lương, chỉ phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản 627 với 5 tiêu khoản nên trong phan doanh thu và chỉ phí không có hai tài khoản 621 và 622

Dưới đây là bảng hệ thống tải khoản công ty sử dụng: Loại tài khoản Tài khoản sử dụng 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144, Tiên, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 152, 153, 154 Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Công nợ và các khoản phải trả 211,213, 214, 221,242 311,331, 333, 334, 335, 336, 338 Nguồn vốn chủ sở hữu 411,414,415, 421,431 Doanh thu và chỉ phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.2.2 Hệ thông chứng từ sử dụng

Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty đều theo đúng biểu mẫu mà nhà

nước quy định Hệ thống chứng tử công ty sử dụng gồm

- _ Lao động tiền lương,

- Hang tin kho - Ban hang

- Tién tệ

- Tai san cé dinh

Ngoài ra, do điều kiện cụ thể, công ty còn sử dụng một số mẫu chứng tử tự lập khác

1.2.3 Hệ thống số kế toán

Do đặc điểm công ty với khối lượng nghiệp vụ không nhiều, quy mô số sách đơn

giả dụng phần mềm ké toán máy nên kẻ toán ghi số theo hình thức Chứng tir ghi số là rất thích hợp Hình thức ghi số này có đặc điểm là: > Căn cứ ghi số > Việc ghi số kế toán gồm: kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi số”

o_ Ghi theo trình tự thời gìan trên Số Đăng ký chứng từ ghi số

Trang 22

Số sách kế tốn chủ yếu:

> Sơ Dăng ký chứng từ ghi sô

> Số cái

>_ Các số, thẻ kế toán chỉ tiết

Do đặc điêm công ty kết hợp cá kế tốn thủ cơng và máy vi tính, những sô chỉ tiết

của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên việc tô chức các số chi tiết kha don giản Tắt cả các số chỉ tiết đều được thiết kế theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo đõi chi tiết là một tờ số (tương ứng một “shcef” trên file dữ liệu)

Chứng từ ghi số cũng được kế toán tông hợp thực hiện băng tay Sau khi được kế toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy tinh Do việc áp rất nhanh

dụng phần mềm vào kế toán, cơng việc hạch tốn tổng hợp được thực hiện

gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế tốn tơng hợp nhập vào sẽ dược chuyển sang các số cái, các báo cáo tông hợp hết sức nhanh chóng

Trình tự ghi Sơ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghỉ số:

Trang 23

Chứng từ gốc Ra BGA Sổ, thẻ Số quỹ Bảng tổng hợp chung fw gee k loán chi tiét Nhập dữ Số đăng ký Tng trp nhỉ số liệu vào chứng từ ghi số Chứng từ ghỉ số phan mém Ỷ sang A Ag tong hop SẺ Cái chỉ tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Đối chiếu Chuyển số (phần mềm) Ghi định kỳ (phần mêm)

1.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính

Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tông hop sau:

e Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại

thời điểm lập báo cáo

« Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh đoanh: Báo cáo tổng hợp, phản ánh doanh thu, chí phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định của doanh nghiệp

e- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng tiền trong

mội kỳ kinh đoanh của doanh nghiệp

«_ Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số liệu, nội dung trình bảy trong các báo cáo

Trang 24

-23-Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập thành nhiều bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định

Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quân lý, công ty cũng có tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình của công ty Hàng tuần, Kế toán trường lập một báo cáo gầm một số khoản mục chủ yếu như:

> Tiền mặt tại quỹ

> Số dư tiên gửi ngân hàng

> Tình hình phải thu, phải trả

> Tình hình tạm ứng với từng phòng ban

Báo cáo này thể hiện mức độ quan tâm của ban quản lý đối với những thông tin kế toán quan trọng, góp phần vào việc ra quyết định của Ban giám đóc

2 Các phần hành kế toán chủ yếu

Từ những đặc điểm về quản lý, sản xuất như đã trình bày ở trên, sau đây em xỉn

chọn ra một số những phân hành kế toán tiêu biểu, mang những đặc điểm của một đơn

vị xây lắp để trình bày, đó là:

> Kế toán tiền lương > KẾ toán thanh toán

> Kế toán xác định chí phí và giá thành

> Kế toán xác định doanh thu và chỉ phí 2.1 Kế toán tiền lương

2.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu 2.1.1.1, Chứng từ về lao động

Công ty thực hiện tuyến dung, bỗ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban hành những quyết định, chính sách tương ứng Những chính sách này do Tổng công ty

hướng dẫn, quy định

Tiên lương của công ty được tính theo Quy chế khoán Quy chế này do Công ty xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty Quy chế này chia làm ba loại với tỷ lệ khoán khác nhau:

Trang 25

công Tuyến - Địa hình Nén Khoan Héso | GPMB Khoản chỉ phí | 19% 20% 20% 17% 25% 25% Đối với hoạt động Khảo sát địa hình: KSĐH, |Tuyến | Cọc GPMB | Thí nghiệm Khảo sát nền Loại hình TC Cọc Khoản chỉ phí 20% 22% 50% 23% 33% Đối với hoạt động thiết kế: Loại hình Giám sát tác giả Thâm định Mời thầu Khoản chỉ phí 20% 16% 30%

Dầu mỗi quý, căn cứ vào Dề cương khảo sát thiết kế đã lập, Ban giám đốc giao

khoán cho từng phòng, với hai loại chứng từ: -_ Phiểu giao khoán

-_ Hợp đồng khốn

Hàng tháng, cơng ty cho các phòng lĩnh khoản tạm ứng bao gồm nhiều khoản, trong đó có cả tạm ứng tiền lương công nhân viên

Đến cuối quý, công ty thực hiện quyết toán, thanh lý hợp đồng giao khoán, căn cứ vào khoản tạm ứng, vào hợp đồng giao khốn, cơng ty trả nốt số tiền lương phải trả công nhân viên

2.1.1.2 Tiền lương và các chỉ cho lao động khác s* Bảng tính lương:

Thanh phan lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc và lương mềm đựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc Tùy theo từng khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhan

> Déi voi khối quản lý

Lương Ngày Lương cứng Lương mềm

cơ côngTT| Ngày Lương cấp | Hệ | Hệ | „ ¿ te Lương mềm

Trang 26

Dựa vào bang trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng bạn quản lý được

tính bằng tông lương cứng và lương mềm Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý

phòng KI TC thanh toán nót tiền lương cho cán bộ công nhân viên

> Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây:

"Phân lương cứng:

-_ Ngày lương cơ bản - Ngày làm việc trong quý " Phần lương mềm

- _ hệ số trách nhiệm (ke), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn -_ hệ số khối luong (kt), tay thuộc vào mức độ công việc nhiều hay it - hệ số tiến độ vật chất lượng (km)

-_ Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ)

- _ Ngảy công quy đối theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ)

"_ Lương điều chỉnh (Q) "_ Tương học, phép (Ih-p)

"_ Phụ cấp (Lpc) "_ Các lương khác (LK) * Bang thanh toán báo hiểm xã hội

+ Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước

+ Chỉ tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Iiồ sơ quyết toán gồm có:

> Bién ban thanh toán hợp đồng

v Biên bản nghiệm thu kỹ thuật — khối lượng (Bước thiết kế)

> Bién ban nghiệm thụ thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thí công) > Hợp đồng khoán

Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiếm tra, công ty thực hiện chỉ trả tiên lương cho công nhân viên

2.1.2 Tổ chức hach todn chỉ tiết

Số sách sử dụng: kế toán dùng số chỉ tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo đối chỉ tiết,

Do kế tốn khơng theo dõi từng khoản mục chỉ tiết chỉ phí phát sinh ở từng công

trình nên không mở số 621, 622 mà chỉ sử dụng tài khoản 627 để theo đối (phan này sẽ

Trang 27

-được trình bảy kỹ hơn ở phần 3) nên chỉ phí nhân công - tiền lương cán bộ cơng nhân viên, kế tốn dùng tài khoản 6271 — Chí phí nhân viên phân xưởng đề theo dõi

Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chỉ tạm ứng cho công nhân viên:

“ No TK 141/Cé TK 111 Khoản tiền tạm ứng

Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám độc với từng phòng ban, ghí nhận khoản phải trả công nhân viên

+ Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 — Tiền lương phải trả

Tiếp theo, kế toán kết chuyển các khoán đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền

lương còn phải trả công nhân viên

“% No TK 334/ Cé TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng

Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý, kế toán phi nhận những khoản trích theo lương:

s* Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương Cơ sở để kế toán tính ra các khoân trích theo lương là chế độ quy định của nhà nước và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động

Cuỗi cùng, kế toán thực hiện chỉ trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích theo lương cho công nhân viên:

$ Nợ TK 334, 338/ Cé TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán

Sơ đồ trình tự hạch toán

Trang 28

1 TK 334 4, Thanh toán tiền lương (hàng quý) TK 141 3, Kết chuyển 1, Tạm ứng tạm ứng (hàng tuần) (hàng quý) TK 338 Thanh toán các khoản trích Các khoản trích theo lương TK 6271

2a, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối SX

TK 338

2b, Tiền lương phải trã cho nhân viên khối quản lý

Tương ứng với mỗi định khoản, kế toán vào số chỉ tiết từng tài khoản 141, 334,

335 và 338

2.1.3 Hạch toán tống hợp

Dựa vào kế toán chỉ tiết, kế toán tổng hợp đến cuối quý phản ánh vào chứng từ ghi

sẽ tiền ứng trước theo lương, lương và các khoản trích theo lương

Định kỳ, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Khâu này điễn ra trên phần mềm

máy tính nên rất đơn giản Phần mềm sẽ tự động chuyên vào số cái các tài khoản liên

quan khi có lệnh chuyển số

Khi cần kiểm tra, kế toán tổng hợp so sánh số liệu trên phần mềm với số liệu mà kế

toán phần hành đã xử lý

Quy trình hạch toán tiền lương có thế xem xét ngắn gọn như sau:

Dựa vào đề cương, phòng Kinh doanh tính ra tiền lương phải trả

Từng đơn vị thực hiện ký với giám đốc hợp đồng khoán

Hàng tuần, các đơn vị nhận tiền tạm ứng

Cuối quý, các đơn vị tập hợp chứng từ, bảng chia lương Sau khi các cơ quán quân lý phê duyệt, thực hiện quyết toán

Trang 29

-28-Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng TC KT Đơn vị thực hiện Bắt đầu Lập đề cương khảo sát thiệt kê Hợp đồng Thực hiện Đề khoán cương L Tiền lương Tài khoản Hàng tuần phải trả 334, 338 Xin tạm ứng Tài khoản 141 ta

Hang quy Đôi chiêu Hồn thành

Nghiệm thu cơng trình, thanh toán tiền lương công viec Biên bản nghiệm thu 2.1.4 Trình tự ghỉ sé

Đầu kỳ, kế toán Tiền lương mở các số chỉ tiết 334, 335, 338 và 141 Số được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ số (đối với phần mềm máy

tính, mỗi đi tượng tương ứng với một mã số) Các đối tượng được theo dõi như sau: s* Đối với khối quan lý, mãi cá nhân được theo đối trên một tờ số

s* Đối với các phòng thi công, kế toán theo dõi theo từng phòng để tiện cho việc theo dõi, quyết toán

Đối với kế toán tống hợp, khi có nghiệp vụ phát sinh, lần lượt vào Chứng từ ghi số

và nhập dữ liệu vào phần mềm Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm

nghiệp vụ tạm ứng và thanh tốn cho cơng nhân viên

Trang 30

_29-Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tién hrong phan

ánh lên số chỉ tiết Tài khoản 334 mở chỉ tiết theo từng đối tượng

Cũng dya trén bang chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp thực hiện phan ánh tiễn lương phải trả lên Chứng từ ghi số Chứng từ ghi số cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời

Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản tiên lương phải trâ vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự

động chuyến vào các số cái và các báo cáo tổng hợp

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các số chỉ

tiết và số cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài chính cuỗi kỳ Sơ đồ vào số có thể khái quát đơn giản như sau: Bảng chia lương

Kết chuyển — kết Vào số chỉ tiết đối Số chỉ Chứng từ từ 141 sang chuyển 334, 335, 338 ứng | tiết 111 ghỉ số Nhập dữ liệu vào máy Bảng tổng hợp | Đối chiếu Số cái các tài khoản chỉ tiết 334, 335, 338

2.2 Kế toán thanh toán

2.2.1 Thanh toán nội bộ 2.2.1.1 Nhiệm vụ

Tô chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là:

ˆ Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức khoán nên mọi chỉ phí phát sinh ở chân công trình không được phân ánh trực tiếp ở số sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm

Trang 31

-phan ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng Về bản chất, tài khoản 141 chứa

các khoản mục chí phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thê coi nó như tài khoản theo dõi “Thanh tốn nội bộ” chứ khơng đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanh!

toán”,

- Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi cơng Kế tốn sẽ kiêm tra, đối chiêu với đề cương, với chế độ và xét duyệt

Ngoài việc các khoản chỉ có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo đối, đối chiếu với đề cương để xem, các khoản chỉ có hợp lý với yêu cầu công việc hay không

- Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan

trọng nhất:

o_ Bảng chia lương, phân ánh tiền lương phải trả © Bang tập hợp chỉ phí phát sinh, bao gằm "_ Chỉ phí vậi liệu "_ Chỉ phí đụng cụ sản xuất =~ Chi phi khấu hao tài sản cố định " - Chỉ phí dịch vụ mua ngoài

= Chi phi bang tién khac

Sau khí quyệt qua các khoản chỉ phí, nêu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phan ánh vào hệ thông số sách và thực hiện thanh toán nút với từng đơn vị

2.2.1.2 Hach toán

Theo đúng quy định, nghiệp vụ chỉ tạm ứng được tổ chức và theo đối theo một quy trình rất chặt chẽ:

“trước hết, bộ phận cần ứng trước lập Giấy để nghị tạm ứng Quy trình xét duyệt và

chí tạm ứng có thể biểu diễn như sau:

“=hách nhiệm luân chuyên| N gười Kế toán Thủ trưởng Kế toán | Thủ

TY nhận tiền | thanh toán đơn vị trưởng | quỹ

Công việc >—

1 Dễ nghỉ tạm ứng 1 |

Trang 32

3 Lập phiếu chỉ 4 4 Ký phiếu chỉ | | 5, Xuất quỹ mm: 3 6 Ghỉ số kế toán 8 ị ! +

7, Bao quan lưu trữ 9

Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bô vào các tiêu khoản của tài khoản 627

Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với để cương Đây là khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty

2.2.1.3 Trình tự vào số

Kế toán sử dụng các số

% Số chỉ tiết tài khoản 141, sd quỹ $ Chứng từ ghi sổ

Để theo đối tạm ứng, số chỉ tiết tài khoản 141 cũng được tố chức theo kiểu tờ rời

để theo dõi với từng đi tượng Từ các giấy dé nghị tạm ứng, kế Toán thanh toán tiền mặt viết phiếu chỉ rỗi phản ánh vao sé chi tiét 141 va 111

Dựa trên cơ sở phiếu chỉ, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghì số rồi nhập liệu vào

Trang 33

Kế loán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua Do các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân

hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện

Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tô chức, thiết kế Sô chỉ tiết, Số

tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng

Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng

giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh

cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm

2.2.2.2 Hạch toán chỉ tiết

Mỡ số chí tiết tài khoản 131, 331 Nhờ áp dụng Máy vi tính vào cơng tác kế tốn

nên việc mở số chỉ tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn gián, mỗi

khách hàng tương ứng với một khoán mục một mã số trên máy nên việc mở số, thêm nghiệp vụ đơn giản Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng

mục công trình Công ty mở chỉ tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng

khách hàng một

Ví dụ, với Tông công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang ma s6 01 005, cir như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty

Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng

2.2.2.3 Hạch toán tống hợp

Trình tự hạch toán Thanh toán với người mua:

Trang 34

-33-TK 511 TK 131 TK 112 Số phải thu về Khách hàng tạm ứng TK 33311 Khách hàng thanh toán nợ phải trả TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ | TK 133

Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản

No TK 131/ Cé TK 331 Doanh thu chia nha thần phụ

Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thử ba thực hiện Mục đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp

Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thụ: Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK L11, 112/ Có TK 131

Khi khách hàng chưa thanh tốn tiền, cơng ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu và doanh thu (chưa ghỉ bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh

toán, kế toán mới ghỉ một lúc:

(1) Bút toán xác định doanh thu:

Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu

(2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán:

Nợ TK III, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả

Bút toán (1) đùng để theo đõi một cách tổng thé toàn bộ quá trình thanh toán với khách hàng, ghí nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp Bút toán (2) mới ghi nhận khoán tiền mà khách hàng thanh tốn

Trang 35

-34-Thơng thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trí công trình Vì là công trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công trình Nói chung, công ty thường dé khoản này như mội số dư trên tài khoản 131, sau đó chuyên thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập dự phòng phải thu khó đòi

2.2.2.4, Trình tự ghí số

Để hạch toán, kế toán sử dụng:

$% Số chí tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133

4* Chứng từ ghi số (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động vào các số cái, số tổng hợp theo đúng quy trình)

Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang số chỉ tiết I3]

mới Số chỉ tiết 13! cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công

trình là một tờ số) Kế tốn khơng thực hiện phân loại khách hảng theo tuỗi hay theo mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên

Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân

hàng, kế toán vào chứng từ ghi số đồng thời vào số chỉ tiết tài khoản 131, 112 Cơ sở để kế toán vào số nghiệp vụ ghi nhận khoản phái trá nhà thầu phụ là hợp đồng xây

dựng giữa công ty và nhả thầu phụ, kế toán vào số chỉ tiết 331 Cũng đừa vào hợp đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi số

Do các công trình xây dựng thường kéo đài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán theo khối lượng cơng việc hồn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận

giữa công ty và bên B), kế toán mở số chỉ tiết tài khoản 511 Số chỉ tiết tài khoản 511

được mở chỉ tiết theo đối với từng công trình

Cuối cùng, kế toán Tống hợp dùng phần mềm phát hành số cái tài khoản 131, 511

và các tài khoản có liên quan

Trang 36

Chứng từ gốc Hợp đồng với bên B của ngân hàng Giấy báo nợ Hợp đồng với nhà thâu phụ Số chỉ tiết 131 Số chỉ tiết 331 Chứng từ ghi số Nhập dữ liệu vào máy tính 2.3 Kế toán chỉ phí sắn xuất kinh doanh và tính giá thành 2.3.1 Các loại chứng từ > Bảng chia lương

> Bảng tông hợp chỉ phí khác: Bảng này tổng hợp tắt cả những chỉ phí phát sinh trong kỷ của từng đơn vị thực hiện, theo từng công trình hạng mục

Bảng này gồm các khoản chỉ phí:

-_ Chí phí vật liệu

- Chi phi dung cu san xuất - _ Chỉ phí khẩu hao tài sân cỗ địn - Chi phi dich vu mua ngoai - Chi phi bằng tiền khác

> Bang phan bé khau hao TSCD 2.3.2, Phan hanh ké todn

Kế toán xác định chỉ phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết

quả của các phần hành kế toán khác Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan

tới vấn đề tập hợp giá thành:

Trang 37

36-> Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chỉ phí nguyên vật liệu và một số

chí phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình) > Kế toán tiền lương

> Kế loán tài sản cổ định > Kế toán thuế

2.1.3 Hạch toán chỉ tiết

Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tai khoản 141 Việc tập hợp chứng từ và theo đõi cụ thể được giao cho thống kẻ ở mỗi đơn vị thực hiện

Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi

Riêng với phần khẩu hao TSCĐ, kế toán thường tính khẩu hao vào giữa năm và

cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho

từng TSCP trên thẻ TSCD Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập

hợp chỉ phí khẩu hao TSCĐ, Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tinh

ra giá trị khấu hao trong năm Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở đề tính ra giá thành

2.3.4 Hach toán tông hợp

> Tập hợp chỉ phí

Cuối quý, kế toán dựa vào các chứng từ gốc mà các phòng chuyên về, thực hiện nhiệm vụ hạch toán chỉ tiết

Nhìn vào sơ đỗ ta thấy, như vậy, toàn bộ chỉ phí phát sinh trong kỳ, trừ chỉ phí tiền lương và chỉ phí khẩu hao đều được tập hợp hết vào 627 vào cuỗi kỳ chứ không

được theo dõi cụ thể, chỉ tiết và ngay lập tức Đây là đặc điểm của loại hình kinh

đoanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chỉ phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế tốn ở cơng ty không thể theo đõi được

Chỉ phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chỉ phí sau:

-_ Chỉ phí nhân công (tiền lương) Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nêu tỷ trọng tiền lương chiếm một giá trị rất lớn

Trang 38

-37 Chi phi vat ligu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư vân khoản chỉ phí này đối với một số công trình thậm chí đưới 10%, gay nén nhiều vấn để trong việc hạch toán chỉ phí

-_ Chỉ phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phi về công cụ, dụng cụ - Chi phi khấu hao tài sản cô định

- Chi phi dich vy mua ngoai

- Chi phi bang tién khac

Nhìn chung, tất cả các khoản chỉ phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chỉ tiết đối với từng công trình,

> Kết chuyên chí phí

"_ Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 627 (các tiểu khoản) Có TK 154

Trang 40

Sau đây là ví dụ về các yếu tô chỉ phí của doanh nghiệp: Chỉ phí 2004 Ty lé (%) Chỉ phí nguyên vật liệu 2.245.000.000 18 Chỉ phí nhân công 4.785.000.000 30 Chỉ phí khác 352.000.000 3 Chỉ phí khâu hao TSCĐ 945.000.000 6 Chi phi dịch vụ mua ngoài 3.798.000.000 24 Chỉ phí khác bằng tiền 3.589.000.000 22 Tổng 15.914.000.000 100

Nhìn vào bảng thành phần chỉ phí, có thẻ thấy, chỉ phí nhân công là rất lớn Điều này

phản ánh bản chất của ngành, là tư vấn thiết kế, mỗi sản phẩm cung cấp mang hàm lượng

chất xám rất lớn Trong năm 2004, lợi nhuận thuần của công ty đạt 1.233.300.000 VND,

như vậy tính ra, tỷ suất sinh lời của một đồng tiền lương là khoảng 26%, rất cao sơ với các loại hình sân xuất kinh doanh khác

2.3.5 Trình tự ghỉ số

Ngoài các số theo từng phần hành như đã trình bày, ở phần hành này, kế toán mở thêm

các số chỉ tiết:

s* Số chỉ tiết tài khoản 627, mở chỉ tiết theo từng tiêu khoản: o_ Số chỉ tiết 6271 Chỉ phí nhân viên phân xưởng

o Số chỉ tiết 6272 Chí phí vật liệu

o_ Số chỉ tiết 6274 Chỉ phí khấu hao TSCD ©_ Số chỉ tiết 6277 Chi phi dich vụ mua ngoài o_ Số chỉ tiết 6278 Chi phí bằng tiền khác + Cuối quý, kế toán mở số chỉ tiết tài khoản 154

s* Cuối kỳ kế toán (thường là cuối năm), kế toán mở sổ chỉ tiết tài khoan 632 — Giá vốn hàng bán Tài khoản này được mở chỉ tiết theo từng công trình

Về trình tự hạch toán, trước hết, dựa vào chứng từ gốc, kế toán phân loại, sắp xếp vào từng khoản mục của số chỉ tiết tài khoản 627 và kế toán tổng hợp váo chứng từ ghi số, nhập dữ liệu vào máy theo kiểu định khoản

Nhìn chung, trình tự vào số cũng đơn giản, đi theo đúng quy trình

Định dạng
Số trang	76
Dung lượng	1,19 MB