Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP về hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch

Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP về hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tài liệu, giáo án, bài giảng , luận...

BỘ NGOẠI GIAO BỘ TƯ PHÁP - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 02/2016/TTLT-BNGBTP Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2016 THÔNG TƯ LIÊN TỊCH HƯỚNG DẪN VIỆC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN ĐẠI DIỆN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI Căn Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014; Căn Luật quốc tịch số 24/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008; Căn Luật hôn nhân gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19 tháng năm 2014, Căn Luật quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nước số 33/2009/QH12 ngày 18 tháng năm 2009, Căn Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch; Căn Nghị định số 58/2013/NĐ-CP ngày 11/6/2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Ngoại giao; Căn Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký quản lý hộ tịch Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh Việt Nam nước sau: MỤC LỤC Chương I QUY ĐỊNH CHUNG .3 Điều Phạm vi điều chỉnh Điều Thẩm quyền đăng ký hộ tịch Điều Giải thích từ ngữ Điều Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ trả kết đăng ký hộ tịch Điều Sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch Chương II THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH Điều Đăng ký khai sinh Điều Đăng ký kết hôn Điều Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ Điều Đăng ký việc nhận cha, mẹ, Điều 10 Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc 10 Điều 11 Đăng ký khai tử 10 Điều 12 Ghi vào Sổ hộ tịch thay đổi hộ tịch theo án, định quan có thẩm quyền Việt Nam 10 Điều 13 Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử 11 Điều 14 Ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh 11 Điều 15 Ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn 12 Điều 16 Ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết giải quan có thẩm quyền nước 12 Điều 17 Ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi nuôi; khai tử thay đổi hộ tịch khác công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước 13 Điều 18 Cấp trích lục hộ tịch .14 Điều 19 Cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân 14 Chương III QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH, BÁO CÁO, THỐNG KÊ HỘ TỊCH 16 Điều 20 Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch .16 Điều 21 Lưu trữ hồ sơ đăng ký hộ tịch 16 Điều 22 Báo cáo, thống kê số liệu đăng ký hộ tịch 16 Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 16 Điều 23 Hiệu lực thi hành .16 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư liên tịch hướng dẫn chi tiết Điều 3, Điều 53 Luật hộ tịch đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú nước ngồi; đăng ký lại khai sinh, kết hơn, khai tử; cấp trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân cho cơng dân Việt Nam cư trú nước ngoài; quản lý nhà nước hộ tịch Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh Việt Nam nước (sau gọi Cơ quan đại diện) theo quy định Luật hộ tịch Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau gọi Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) Điều Thẩm quyền đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện thực đăng ký việc hộ tịch theo quy định Điều Luật hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định pháp luật; cấp trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân cho cơng dân Việt Nam cư trú nước Đối với nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện khu vực lãnh mà người yêu cầu cư trú Đối với nước chưa có Cơ quan đại diện việc đăng ký hộ tịch thực Cơ quan đại diện nước kiêm nhiệm Cơ quan đại diện thuận tiện Điều Giải thích từ ngữ Trong Thơng tư liên tịch này, từ ngữ hiểu sau: Công dân Việt Nam cư trú nước ngồi người có quốc tịch Việt Nam thường trú tạm trú nước ngồi Cơng dân Việt Nam thường trú nước người có quốc tịch Việt Nam, nước sở cho hưởng quy chế thường trú Công dân Việt Nam tạm trú nước ngồi người có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động nước nước sở cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn Cán lãnh viên chức ngoại giao, viên chức lãnh giao thực công tác hộ tịch Cơ quan đại diện Điều Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ trả kết đăng ký hộ tịch Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ trả kết đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện thực theo quy định Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 2, 3, 4, Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành số điều Luật hộ tịch Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau gọi Thông tư số 15/2015/TT-BTP) hướng dẫn sau đây: Hồ sơ đăng ký hộ tịch nộp trực tiếp qua đường bưu điện, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu cá nhân phải có mặt trực tiếp làm thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, Trường hợp muốn nhận kết qua đường bưu điện, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị sẵn bì thư ghi địa chỉ, tem cước phí gửi bảo đảm trở lại Khi có u cầu giải thủ tục đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ sau đây: hộ chiếu giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ cước công dân giấy tờ khác có dán ảnh thơng tin cá nhân quan có thẩm quyền cấp cịn giá trị sử dụng (sau gọi giấy tờ tùy thân) để chứng minh nhân thân; giấy tờ chứng minh cư trú nước sở Cơ quan đại diện kiểm tra, chụp xác nhận chụp đối chiếu với để lưu hồ sơ Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện nộp giấy tờ nêu chứng thực hợp lệ Giấy tờ quan có thẩm quyền nước sở cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện khơng phải hợp pháp hóa lãnh Trường hợp có nghi ngờ tính xác thực giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ phải chứng nhận lãnh quan có thẩm quyền Giấy tờ quan có thẩm quyền nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện phải hợp pháp hóa theo quy định Giấy tờ tiếng nước hồ sơ đăng ký hộ tịch phải dịch sang tiếng Việt tiếng Anh theo quy định Điều Sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch Khi giải yêu cầu đăng ký hộ tịch, Cơ quan đại diện sử dụng biểu mẫu, Sổ hộ tịch tương ứng Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP Chương II THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH Điều Đăng ký khai sinh Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi cha mẹ trẻ em cư trú nơi trẻ em sinh thực việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh nước ngoài, chưa đăng ký khai sinh quan có thẩm quyền nước ngồi thuộc trường hợp sau: a) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam; b) Có mẹ công dân Việt Nam, cha người không quốc tịch chưa xác định người cha; c) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam, người người nước ngồi, cha mẹ có văn thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho đăng ký khai sinh Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp giấy tờ sau: a) Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu quy định); b) Giấy chứng sinh giấy tờ khác quan có thẩm quyền nước ngồi cấp, xác nhận việc trẻ em sinh nước quan hệ mẹ - c) Văn cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trường hợp trẻ em có cha mẹ cơng dân Việt Nam cịn người người nước ngồi Trường hợp cha, mẹ khơng nộp hồ sơ trực tiếp chữ ký văn thỏa thuận lựa chọn quốc tịch phải chứng thực hợp lệ d) Trường hợp cha, mẹ trẻ có đăng ký kết phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân Ngay sau tiếp nhận hồ sơ, cán lãnh có trách nhiệm kiểm tra tồn hồ sơ, đối chiếu thơng tin hồ sơ; thấy thông tin khai sinh đầy đủ phù hợp, cán lãnh báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện xem xét, ký Giấy khai sinh cấp cho người đăng ký khai sinh; cán lãnh ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh người đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh Trường hợp Cơ quan đại diện sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch có kết nối với hệ thống lấy số định danh cá nhân Bộ Tư pháp thực việc cập nhật thơng tin đăng ký khai sinh vào hệ thống, lấy Số định danh cá nhân cho người đăng ký khai sinh 5 Nội dung đăng ký khai sinh xác định theo quy định Điều 14 Luật hộ tịch, khoản Điều Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BTP hướng dẫn đây: a) Trường hợp chưa xác định cha trẻ họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch người mẹ; phần ghi người cha Sổ đăng ký khai sinh Giấy khai sinh để trống; b) Trường hợp vào thời điểm đăng ký khai sinh, người cha yêu cầu làm thủ tục nhận Cơ quan đại diện kết hợp giải việc nhận đăng ký khai sinh Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, thực theo quy định khoản 2, khoản Điều Điều Thông tư Cơ quan đại diện cấp đồng thời Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, Giấy khai sinh cho người yêu cầu; c) Trường hợp họ, chữ đệm, tên người cha người mẹ trẻ người nước ngồi mà khơng viết dạng chữ La-tinh ghi theo phiên âm La-tinh hộ chiếu giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu người đó; Ví dụ: Chen Yung Yu; Han Ji Young; d) Tên địa danh, tên quốc gia nước viết theo tên Việt hóa (ví dụ: Liên bang Nga, Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ, Bắc Kinh, Thượng Hải, ) có tên Việt hóa; trường hợp khơng có tên Việt hóa viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; Kyoto ); đ) Trường hợp cha, mẹ chưa xác định số nội dung khai sinh (như dân tộc, quê quán) phần ghi tương ứng Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh để trống Điều Đăng ký kết hôn Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi cư trú bên nam bên nữ công dân Việt Nam thực đăng ký kết hôn công dân Việt Nam cư trú nước với với người nước ngồi Trường hợp đăng ký kết cơng dân Việt Nam với người nước ngồi việc đăng ký kết khơng trái với pháp luật nước sở Hai bên nam, nữ yêu cầu đăng ký kết hôn phải nộp giấy tờ sau đây: a) Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định); hai bên nam, nữ khai chung vào Tờ khai đăng ký kết hôn; b) Bên kết hôn công dân Việt Nam, tùy trường hợp phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân sau đây: - Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian thường trú Việt Nam, trước xuất cảnh đủ tuổi kết hôn theo quy định Luật nhân gia đình Việt Nam phải nộp Giấy xác nhận tình trạng nhân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi người thường trú trước xuất cảnh cấp - Trường hợp cơng dân Việt Nam có thời gian cư trú nhiều nước khác phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng nhân Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi cư trú cấp Trường hợp xin xác nhận tình trạng nhân nơi cư trú trước người phải nộp văn cam đoan tình trạng nhân thời gian cư trú nơi chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung cam đoan Nội dung cam đoan phải thể rõ thời gian, giấy tờ tùy thân, địa điểm cư trú tình trạng nhân Ví dụ: Tơi tên Nguyễn Văn A, mang hộ chiếu số………, cư trú tại……………, cam đoan thời gian cư trú tại…………………, từ ngày đến ngày thời gian cư trú ………………, từ ngày đến ngày , không đăng ký kết hôn với Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam nội dung cam đoan - Trường hợp cơng dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngồi phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng nhân quan có thẩm quyền nước mà người có quốc tịch cấp - Trường hợp công dân Việt Nam thường trú nước ngồi khơng đồng thời có quốc tịch nước ngồi cơng dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngồi thường trú nước thứ ba phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng nhân quan có thẩm quyền nước mà người thường trú cấp; c) Trường hợp cơng dân Việt Nam ly hôn hủy việc kết hôn quan có thẩm quyền nước ngồi phải nộp trích lục hộ tịch việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hủy việc kết (Trích lục ghi ly hơn); d) Bên nam bên nữ người nước phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng nhân xác nhận người khơng có vợ khơng có chồng Trường hợp pháp luật nước ngồi khơng quy định việc cấp giấy tờ chứng minh tình trạng nhân thay giấy tờ quan có thẩm quyền nước ngồi xác nhận người có đủ điều kiện kết theo pháp luật nước Giá trị sử dụng giấy tờ chứng minh tình trạng nhân người nước xác định theo thời hạn ghi giấy tờ Trường hợp giấy tờ chứng minh tình trạng nhân người nước ngồi khơng ghi thời hạn sử dụng giấy tờ có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp; đ) Trường hợp cơng dân Việt Nam tạm trú nước ngồi kết hôn với công dân Việt Nam thường trú nước ngồi; cơng dân Việt Nam thường trú nước ngồi kết hôn với công dân Việt Nam kết với người nước ngồi bên nam bên nữ phải nộp thêm Giấy xác nhận tổ chức y tế có thẩm quyền Việt Nam nước ngồi cấp khơng q 06 tháng, xác nhận khơng mắc bệnh tâm thần bệnh khác mà khơng có khả nhận thức, làm chủ hành vi Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán lãnh nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ, trường hợp cần thiết tiến hành biện pháp xác minh Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, kết thẩm tra, xác minh cho thấy bên đăng ký kết có đủ điều kiện kết hôn theo quy định pháp luật cán lãnh báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký 02 Giấy chứng nhận kết hôn Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn, Cơ quan đại diện tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải có mặt trụ sở Cơ quan đại diện Cán lãnh hỏi ý kiến hai bên nam nữ, bên tự nguyện kết hôn ghi việc kết vào Sổ đăng ký kết hôn; hướng dẫn hai bên nam, nữ ký tên vào Giấy chứng nhận kết hôn, hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn Mỗi bên vợ, chồng nhận Giấy chứng nhận kết Trích lục kết (bản sao) cấp theo yêu cầu Trường hợp hai bên nam, nữ khơng thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn theo thông báo Cơ quan đại diện phải có văn đề nghị gia hạn thời gian tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn Thời gian gia hạn không 60 ngày, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn Hết thời hạn 60 ngày mà hai bên nam, nữ không đến nhận Giấy chứng nhận kết cán lãnh báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện hủy Giấy chứng nhận kết ký Nếu sau hai bên nam, nữ muốn kết với tiến hành thủ tục đăng ký kết hôn từ đầu Điều Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi người giám hộ người giám hộ công dân Việt Nam cư trú, thực đăng ký việc giám hộ công dân Việt Nam cư trú nước với Cơ quan đại diện nơi đăng ký giám hộ thực đăng ký chấm dứt giám hộ Người giám hộ người giám hộ phải đáp ứng điều kiện theo quy định Bộ luật dân Thủ tục đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ thực theo quy định Điều 20, 21, 22, 23 Luật hộ tịch Điều Đăng ký việc nhận cha, mẹ, Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi cư trú người nhận cha, mẹ, thực đăng ký việc nhận cha, mẹ, công dân Việt Nam với công dân Việt Nam với người nước cư trú nước Việc đăng ký nhận cha, mẹ, công dân Việt Nam cư trú nước với người nước ngồi thực khơng trái với pháp luật nước sở Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, phải nộp giấy tờ sau: a) Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, (theo mẫu quy định) b) Bản Giấy khai sinh Trích lục khai sinh (bản sao) người con, người đăng ký khai sinh quan có thẩm quyền Việt Nam; c) Văn quan y tế, quan giám định quan khác có thẩm quyền nước nước xác nhận quan hệ cha - con, quan hệ mẹ - Trường hợp khơng có văn nêu phải có thư từ, phim ảnh, băng, đĩa, đồ dùng, vật dụng khác chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, văn cam đoan cha, mẹ việc trẻ em chung hai người, có hai người thân thích cha, mẹ làm chứng Trong vòng ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán lãnh kiểm tra hồ sơ, đồng thời niêm yết việc nhận cha, mẹ, trụ sở Cơ quan đại diện Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, đúng, phù hợp quy định pháp luật, khơng có tranh chấp, cán lãnh báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, cấp cho bên Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, bên phải có mặt Cán lãnh ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, bên ký vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, Cơ quan đại diện bổ sung thông tin cha/mẹ vào Giấy khai sinh trẻ em (nếu có) Trường hợp cần phải xác minh thời hạn giải kéo dài không 15 ngày Trường hợp người công dân Việt Nam đăng ký khai sinh quan có thẩm quyền Việt Nam sau đăng ký nhận cha, mẹ, con, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, (bản sao) cho quan đăng ký hộ tịch đăng ký khai sinh cho người để ghi vào Sổ đăng ký khai sinh Điều 10 Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc Cơ quan đại diện đăng ký hộ tịch trước thực đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc Cơ quan đại diện nơi ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ngồi có thẩm quyền giải yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc Phạm vi thay đổi hộ tịch, thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc thực theo quy định Điều 26, Điều 28, Điều 29 Điều 47 Luật hộ tịch Trường hợp Sổ hộ tịch chuyển lưu Bộ Ngoại giao sau đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, Cơ quan đại diện thông báo kèm theo Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc (bản sao) cho Bộ Ngoại giao để ghi tiếp vào Sổ hộ tịch lưu Bộ Ngoại giao Điều 11 Đăng ký khai tử Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi cư trú cuối người chết thực việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết nước ngồi Trường hợp khơng xác định nơi cư trú cuối người chết Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi người chết nơi phát thi thể người chết thực việc đăng ký khai tử Người đăng ký khai tử nộp Tờ khai đăng ký khai tử (theo mẫu quy định) giấy báo tử giấy tờ khác thay giấy báo tử quan có thẩm quyền nước cấp Ngay sau nhận đủ hồ sơ, thấy việc khai tử cán lãnh ghi vào Sổ đăng ký khai tử, người khai tử ký vào Sổ hộ tịch Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Trích lục khai tử cấp cho người đăng ký khai tử Trường hợp cần xác minh thời hạn giải không 03 ngày làm việc Điều 12 Ghi vào Sổ hộ tịch thay đổi hộ tịch theo án, định quan có thẩm quyền Việt Nam Cơ quan đại diện nơi đăng ký kiện hộ tịch công dân Việt Nam, thực việc ghi vào sổ thay đổi hộ tịch theo quy định khoản Điều Luật hộ tịch sở thông báo kèm theo trích lục án, định quan có thẩm quyền Việt Nam Bộ Ngoại giao chuyển Sau nhận thông báo Bộ Ngoại giao, cán lãnh ghi nội dung thay đổi vào Sổ hộ tịch tương ứng Trường hợp Sổ hộ tịch chuyển lưu Bộ Ngoại giao Bộ Ngoại giao thực việc ghi thay đổi hộ tịch thay đổi vào Sổ hộ tịch chuyển lưu Điều 13 Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử Cơ quan đại diện đăng ký việc khai sinh, khai tử, kết hôn trước ngày 01/01/2016, Sổ hộ tịch giấy tờ hộ tịch bị mất, thực việc đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn theo yêu cầu Việc đăng ký lại khai sinh, kết thực người có u cầu sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ Ngay sau nhận yêu cầu đăng ký lại, cán lãnh kiểm tra Sổ hộ tịch hồ sơ hộ tịch lưu Cơ quan đại diện Trường hợp cần phải xác minh thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi văn đề nghị xác minh tới Bộ Ngoại giao Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn đề nghị xác minh, Bộ Ngoại giao gửi kết xác minh tới Cơ quan đại diện Trường hợp Sổ hộ tịch lưu Cơ quan đại diện Bộ Ngoại giao Cơ quan đại diện hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục đề nghị cấp trích lục hộ tịch theo quy định Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại khai sinh thực theo quy định Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Điều 9, Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BTP Hồ sơ, thủ tục đăng ký lại kết hôn, khai tử thực theo quy định Điều 27 28 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Điều 14 Ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh Cơ quan đại diện phụ trách khu vực lãnh nơi cha, mẹ trẻ cư trú nơi trẻ em sinh thực ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh trẻ em công dân Việt Nam đăng ký quan có thẩm quyền nước ngồi theo quy định Điều 49 Luật hộ tịch Điều 15 Ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn Điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ngồi nước ngồi (sau gọi ghi kết hôn) thực theo quy định Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi công dân Việt Nam cư trú thực ghi kết hôn Hồ sơ ghi kết hôn gồm: a) Tờ khai ghi kết hôn (theo mẫu quy định); b) Bản giấy tờ chứng nhận việc kết quan có thẩm quyền nước ngồi cấp c) Nếu công dân Việt Nam ly hôn hủy việc kết quan có thẩm quyền nước ngồi phải nộp Trích lục ghi ly hôn Thời hạn giải việc ghi kết hôn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, trường hợp cần xác minh thời hạn không 10 ngày làm việc Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đáp ứng điều kiện theo quy định Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cán lãnh ghi vào Sổ hộ tịch Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp Trích lục ghi kết hôn cho người yêu cầu Nếu việc kết hôn thuộc trường hợp quy định khoản Điều 36 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thủ trưởng Cơ quan đại diện từ chối ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, thông báo văn bản, có nêu rõ lý gửi cho người yêu cầu Điều 16 Ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn giải quan có thẩm quyền nước ngồi Việc ly hôn, hủy việc kết hôn công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ghi vào Sổ hộ tịch Cơ quan đại diện đáp ứng quy định khoản Điều 37 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi công dân Việt Nam cư trú thực việc ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn (sau gọi ghi ly hôn) Trường hợp công dân Việt Nam thực ghi ly hôn để làm thủ tục đăng ký kết Cơ quan đại diện nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn thực việc ghi ly hôn 3 Hồ sơ ghi ly hôn gồm: - Tờ khai ghi ly hôn (theo mẫu quy định); - Bản án, định ly hôn/hủy việc kết hơn, văn thỏa thuận ly có hiệu lực pháp luật giấy tờ khác công nhận việc ly quan có thẩm quyền nước ngồi cấp (sau gọi giấy tờ ly hơn) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán lãnh kiểm tra hồ sơ Nếu việc ghi ly hôn không vi phạm quy định Luật hôn nhân gia đình Việt Nam giấy tờ ly khơng có danh sách án, định ly hơn, hủy việc kết quan có thẩm quyền nước ngồi cấp có đơn u cầu thi hành Việt Nam có đơn u cầu khơng cơng nhận Việt Nam đăng tải Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp cán lãnh ghi vào Sổ hộ tịch Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp trích lục ghi ly hôn cho người yêu cầu Trường hợp cần xác minh thời hạn giải khơng q 10 ngày làm việc Trường hợp yêu cầu ghi ly hôn không đáp ứng điều kiện theo quy định, Cơ quan đại diện từ chối ghi ly hôn thông báo cho người yêu cầu Cập nhật thông tin ghi ly hôn a) Trường hợp việc kết hôn trước đăng ký quan đăng ký hộ tịch nước sau ghi ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thông báo kèm theo trích lục ghi ly (bản sao) cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho quan đăng ký kết hôn trước ghi tiếp vào Sổ hộ tịch b) Nếu việc kết hôn trước đăng ký Cơ quan đại diện khác sau ghi ly hôn, Cơ quan đại diện gửi thơng báo kèm theo trích lục ghi ly hôn (bản sao) cho Cơ quan đại diện đăng ký kết hôn trước để ghi tiếp vào Sổ hộ tịch Điều 17 Ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi nuôi; khai tử thay đổi hộ tịch khác công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi công dân Việt Nam cư trú thực ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi nuôi; khai tử thay đổi hộ tịch khác công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ngồi (sau gọi ghi việc hộ tịch khác) Hồ sơ ghi việc hộ tịch khác gồm: a Tờ khai (theo mẫu quy định); b Bản giấy tờ chứng minh việc hộ tịch giải quan có thẩm quyền nước ngồi Sau nhận đủ giấy tờ theo quy định, cán lãnh ghi vào Sổ hộ tịch Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp trích lục ghi sổ việc hộ tịch đăng ký quan có thẩm quyền nước ngồi Trường hợp cần xác minh thời hạn giải yêu cầu ghi việc hộ tịch khác không 03 ngày làm việc Điều 18 Cấp trích lục hộ tịch Cơ quan đại diện lưu trữ Sổ hộ tịch thực cấp trích lục hộ tịch theo yêu cầu cá nhân, quan, tổ chức có thẩm quyền Trường hợp cá nhân đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện cư trú Việt Nam Bộ Ngoại giao thực cấp trích lục hộ tịch Ngay sau nhận yêu cầu cấp trích lục từ Sổ hộ tịch, Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 trả kết ngày làm việc Việc cấp trích lục hộ tịch Bộ Ngoại giao thực tương tự quy định khoản Điều Trường hợp Bộ Ngoại giao chưa nhận Sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện chuyển lưu, sau tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao đề nghị Cơ quan đại diện cung cấp thông tin Cơ quan đại diện có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu xác minh Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận kết trả lời Cơ quan đại diện, Bộ Ngoại giao cấp cho người yêu cầu trích lục Điều 19 Cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi công dân Việt Nam cư trú thực việc cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân cho cơng dân Việt Nam để sử dụng vào mục đích kết mục đích khác Người u cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân phải nộp giấy tờ sau: a) Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân (theo mẫu quy định); b) Trường hợp người yêu cầu có vợ có chồng ly phải nộp giấy tờ ly có hiệu lực pháp luật; trường hợp người chồng người vợ chết phải nộp Giấy chứng tử giấy tờ chứng minh người chết Nếu thuộc trường hợp quy định khoản Điều 17 Thông tư phải nộp trích lục ghi ly hôn c) Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân để đăng ký kết quan có thẩm quyền nước ngồi phải nộp thêm: - Giấy xác nhận tình trạng nhân Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người thường trú trước xuất cảnh cấp, trước xuất cảnh công dân Việt Nam đủ tuổi kết hôn theo quy định Luật hôn nhân gia đình Việt Nam; trường hợp trước xuất cảnh công dân Việt Nam đăng ký kết hôn, sau nước ngồi ly người vợ, chồng chết thực theo quy định điểm b khoản Điều - Giấy xác nhận tình trạng nhân Cơ quan đại diện khu vực lãnh nơi công dân Việt Nam cư trú trước cấp công dân Việt Nam cư trú nhiều nơi khác Trường hợp xin xác nhận tình trạng nhân nơi cư trú trước phải nộp văn cam đoan tình trạng nhân thời gian cư trú nơi chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung cam đoan Trường hợp u cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân để sử dụng vào mục đích kết người yêu cầu phải đáp ứng điều kiện kết hôn theo quy định Luật nhân gia đình Việt Nam Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán lãnh Sổ hộ tịch hồ sơ lưu Cơ quan đại diện, kiểm tra tình trạng nhân người có u cầu, thấy đủ điều kiện yêu cầu cấp xác nhận tình trạng nhân phù hợp quy định pháp luật ghi thơng tin vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân, cấp 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân để sử dụng vào mục đích khác, khơng phải để kết số lượng Giấy xác nhận tình trạng nhân cấp theo đề nghị người yêu cầu Việc ghi nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thực theo hướng dẫn Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân để kết quan có thẩm quyền nước ngồi, Cơ quan đại diện xác nhận tình trạng nhân người yêu cầu thời điểm cấp giấy Trường hợp đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân để kết hôn Việt Nam để sử dụng vào mục đích khác, vào tình trạng hồ sơ, yêu cầu đương sự, Cơ quan đại diện thực cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân thời điểm cấp giấy khoảng thời gian định Chương III QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH, BÁO CÁO, THỐNG KÊ HỘ TỊCH Điều 20 Quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch Cách ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; việc quản lý, sử dụng Sổ hộ tịch thực theo quy định Mục Chương II Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TTBTP hướng dẫn sau đây: - Sổ hộ tịch khóa vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Trường hợp Sổ hộ tịch cịn nhiều trang, sau khóa sổ, Cơ quan đại diện tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch cho năm Số thứ tự cho năm đánh lại từ đầu - Sau khóa Sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi có chứng thực Bộ Ngoại giao Điều 21 Lưu trữ hồ sơ đăng ký hộ tịch Hồ sơ đăng ký hộ tịch phải đánh số tương ứng với số đăng ký Sổ hộ tịch, xếp theo thứ tự lưu trữ, bảo quản Cơ quan đại diện theo quy định pháp luật lưu trữ Điều 22 Báo cáo, thống kê số liệu đăng ký hộ tịch Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp Chậm ngày 01 tháng hàng năm, Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo tình hình đăng ký hộ tịch, thống kê số liệu hộ tịch năm trước gửi Bộ Ngoại giao để tổng hợp gửi Bộ Tư pháp Bộ Ngoại giao có trách nhiệm gửi báo cáo tổng hợp thống kê số liệu hộ tịch Cơ quan đại diện cho Bộ Tư pháp trước ngày 15 tháng 3 Ban hành kèm theo Thông tư theo biểu mẫu thống kê Cơ quan đại diện biểu mẫu thống kê tổng hợp Bộ Ngoại giao gửi Bộ Tư pháp Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 23 Hiệu lực thi hành Thông tư liên tịch có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng năm 2016 Thông tư liên tịch thay văn quy phạm pháp luật sau đây: a) Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 Bộ Tư pháp Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ đăng ký quản lý hộ tịch Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh Việt Nam nước ngoài; b) Thông tư liên tịch số 06/2012/TTLT-BTP-BNG ngày 19/6/2012 sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 Bộ Tư pháp Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ đăng ký quản lý hộ tịch Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh Việt Nam nước ngồi Trong q trình thực hiện, có vướng mắc phát sinh việc mới, Cơ quan đại diện kịp thời phản ánh Bộ Ngoại giao, để Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp kịp thời hướng dẫn./ KT BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP THỨ TRƯỞNG KT BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Khánh Ngọc Vũ Hồng Nam Biểu số: 01/TKHT Ban hành theo Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLTBNG-BTP ngày 30/06/2016 Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm…… đến ngày 31 tháng 12 năm……) Đơn vị báo cáo: Cơ quan đại diện Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Ngoại giao thức: Chậm ngày 01 tháng năm sau Đơn vị tính: Trường hợp KHAI SINH Theo giới tính cơng dân Việt Tổng Nam số Loại việc KHAI TỬ Theo giới tính Tổng công số dân Việt Nam Ghi Đăng vào Đăng Nam Nữ ký sổ ký hộ lại tịch (1) (2) (3) (4) (5) (6) Loại việc KẾT HÔN (Cuộc) CÁC Ghi VIỆC Đăng vào Đăng HỘ Tổng ký sổ ký TỊCH số hộ lại KHÁC tịch Ghi Đăng vào Đăng Nam Nữ ký sổ ký hộ lại tịch (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Người lập biểu (Ký ghi rõ họ, tên) (17) , ngày tháng năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Biểu số: 02/TKHT Ban hành theo Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLTBNG-BTP ngày 30/06/2016 Ngày nhận báo cáo (BC): BC năm thức: Ngày 15 tháng năm sau KẾT QUẢ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN (Năm) (Từ ngày 01 tháng 01 năm…… đến ngày 31 tháng 12 năm……) Đơn vị báo cáo: Bộ Ngoại giao Đơn vị nhận báo cáo: Bộ Tư pháp Đơn vị tính: Trường hợp KHAI SINH Cơ quan đại diện Tổn g số Theo giới tính cơng dân Việt Nam KHAI TỬ Theo giới tính Tổn Loại việc g số công dân Việt Nam Gh i Đăn Đăn Na N o g ký g ký m ữ sổ lại hộ tịc h Loại việc Gh i Đăn vào Đăn Na N g ký sổ g ký m ữ hộ lại tịc h KẾT HÔN (Cuộc) CÁC Gh VIỆC i HỘ Đăn vào Đăn TỊCH Tổn g ký sổ g ký KHÁ g số hộ lại C tịc h A (1) (2) (3 (9 (11 (15 (4) (5) (6) (7) (8) (10) (12) (13) (14) (16) (17) ) ) ) ) Tổng số quan đại diện Tên Cơ quan đại diện Tên Cơ quan đại diện ………… … Người lập biểu (Ký ghi rõ họ, tên) Người kiểm tra (Ký ghi rõ họ, tên) , ngày tháng năm KT/TL BỘ TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)