tài liệu học Word có hình ảnh minh hoạ

- Thanh Standard : Chứa các công cụ chuẩn các công cụ này dùng thờng xuyên -Thanh Formating: Chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh văn bản.. Cách 1: Sử dụng Menubar:  File  Save nháy v

phần I Chơng trình Microsoft word

Chơng trình Microsoft Word là một chơng trình phần mềm, nằm trong bộ tin họcvăn phòng Microsoft Office Nó có tác dụng hỗ trợ các nhân viên văn phòng soạn thảocác văn bản, công văn giấy tờ Với đầy đủ các tính năng nh tạo bảng, xây dựng đồ thị,tạo các kiểu chữ nghệ thuật Nó đã khống chế và chiếm đợc cảm tình của hầu hết mọingời Cho đến nay, nó là chơng trình soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay

1 Làm quen với chơng trình soạn thảo văn bản.

1.1 Cách khởi động ch ơng trình Microsoft Word

- Cách 1: Nháy đúp chuột vào biểu tợng Word tại màn hình Decktop:

- Cách 2: Nháy vào Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Word.1.2 Giới thiệu màn hình soạn thảo Microsoft Word

- Sau khi khởi động, màn hình xuất hiện nh sau: ( Trên hình đã ghi chú thích chocác thanh công cụ)

-Thanh Tiêu đề: chứa tên bản.

- Thanh Menu: Liệt kê các menu ( thực đơn chứa các công cụ soạn thảo) chính

của chơng trình Gồm:

+ File : Chứa các mục làm việc với tệp nh mở đóng tệp, in ấn

+ Edit : Chứa các mục tìm kiếm, sửa chữa

+ View : Chứa các mục để đặt chế độ hiển thị

Thanh

Formating StandardThanh ThanhMenu Tiêu đềThanh

Thước ngang

Thanhcuốn

ThanhDrawing (vẽ)

ThanhTrạng thái

Thước dọc

+ Insert : Chứa các mục đợc dùng chèn ký tự đặc biệt, tranh ảnh…+ Format : Chứa các công cụ về định dạng.

+ Tools : Chứa các công cụ soạn thảo

+ Table : Làm việc với biểu bảng

+ Windows : Đặt chế độ hiển thị cửa sổ

+ Help : Dùng để tra cứu các lệnh của Word

- Thanh Standard : Chứa các công cụ chuẩn ( các công cụ này dùng thờng

xuyên)

-Thanh Formating: Chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh văn bản.

- Thanh Draw : Dùng để vẽ hình

* L u ý : 3 thanh trên rất cần thiết, nếu thiếu thanh nào thì nháy vào View 

Toolbar  nháy vào vị trí có tên thanh đó ( Còn nhiều thanh công cụ nữa có thể lấy rabằng cách tơng tự)

1.3 Làm quen với các dạng con trỏ

- Con trỏ nhập văn bản: Trong vựng nhập văn bản

cú dạng 1 thanh thẳng đứng, màu đen, nhấp nhỏy

 Xỏc định vị trớ ký tự muốn nhập vào văn bản, vị

trớ được xỏc định bằng toạ độ dũng - cột

- Con trỏ chuột: Trong vựng soạn thảo cú dạng chữ I nột mảnh

- Trờn thanh cụng cụ cú dạng mũi tờn màu trắng

1.4 Ghi - lưu tài liệu

a) Ghi - lưu một tài liệu mới

- Sau khi soạn thảo xong  Chọn 1 trong 3 cỏch sau:

Cách 1: Sử dụng Menubar:  File  Save ( nháy vào File nháy tiếp vàoSave)

Cách 2: Sử dụng thanh công cụ Standard: Nháy vào biểu tượng Save

Cách 3: Gõ tổ hợp phím Ctrl_S

- Sau khi thực hiện 1 trong 3 thao tác trên  Xuất hiện cửa sổ sau:

 Nhập vào tên của tệp tin cần lưu

Lưu ý: Không đặt trùng tên với các tệp tin khác đã có trên thư mục và phải đặttên theo đúng quy tắc

Sau khi chọn thư mục và tên cho văn bản:

 Chọn: Cancel: Huỷ bỏ lưu

 Chọn: Save: Để lưub) Ghi bổ sung vào tài liệu đã có

Với một tài liệu đã được lưu, khi ta mở ra để sửa, cập nhật thông tin v.v.thì để lưu lại hiện trạng mới của tài liệu ta chỉ cần chọn 1 trong các cách sau:

- Cách 1: Vào File  Save

- Nháy vào biểu tượng:

- Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl + S

• Lưu ý: Sau khi chọn một trong các lựa chọn trên  Thông tin mới được

cập nhật tự động vào tệp tin đang mở (Không xuất hiện hộp thoại Save

As như lúc ghi lưu lần đầu)

Nhập tên văn bản

Chọn thư mục chứa văn bảnCác thư mục

và tệp có trước

c) Ghi tài liệu với tên khác.

Với một tài liệu đã được lưu, khi mở ra để tránh làm mất tính nguyên mẫu củatài liệu gốc  Làm sao để tạo ra một tài liệu có cùng nội dung và có một tên khác vớitài liệu gốc ?

- Cách thực hiện: Vào File  Save As.

Khi đó xuất hiện hộp thoại Save As tương tự như cửa sổ Save As khi ghi lưuvăn bản lần đầu

 Nhắp chuột vào mục File name để gõ tên mới cho tệp  sau đó chọn Save.

1.5 Đóng tài liệu và chương trình Microsoft Word

a) Đóng cửa sổ tài liệu (file) hiện hành:

- Vào File  Close Hoặc nháy vào biểu tượng bên

a) Đóng chương trình Microsoft Word:

- Vào File  Exit

- Hoặc dùng tổ hợp phím Alt + F4

- Hoặc nháy vào biểu tượng bên

• Nếu tài liệu đã mở chưa được lưu  thông báo nhắc nhở:

- Nếu chọn Yes  Lưu tài liệu  Thoát

- Nếu chọn No  Không lưu  Thoát

- Nếu chọn Cancel Không thoát  Trở lại chương trình

1.6 Tạo một tài liệu mới:

- Tạo một tài liệu mới theo mẫu (template) mặc định:

- Gõ tổ hợp phím: Ctrl + N

- Hoặc nháy vào biểu tượng: trên thanh Standard

MS-WORD ngầm định tên cho các tài liệu mới là: Document1,Document2, Document3,

- Tạo một tài liệu mới theo mẫu tự chọn:

- Vào File  New

1.7 Mở một hoặc nhiều tài liệu đã có:

- Chọn 1 trong các cách sau:

- Cách 1: Gõ tổ hợp phím Ctrl + O

- Cách 2:  File  Open

- Cách 3: Nháy vào biểu tượng: trên thanh Standard

Hộp thoại sau xuất hiện:

 Chọn tệp cần mở xong  Nháy v o à Open.

2 Các thao tác cơ bản soạn thảo văn bản.

2.1 Vấn đề tiếng Việt

Để có thể soạn thảo văn bản tiếng Việt trong Ms - Word hệ thống phải đượccài đặt bộ chương trình mã hoá và nhận dạng Tiếng Việt Một số chương trình thôngdụng: ABC; UNIKEY; VIETKEY Thông thường vẫn sử dụngchương trìnhVIETKEY

* VIETKEY là chương trình cho phép gõ tiếng Việt, tác giả: Đặng Minh Tuấn

- Cty CAPIT

* Để sử dụng ta có thể mua đĩa CD có chương trình Vietkey hoặc Dowload từđịa chỉ http://www.vietkey.com và cài đặt theo hướng dẫn của chương trình

* Sử dụng: Nháy vào biểu tượng Vietkey trên Desktop hoặc trong menu Start:

Hộp thoại xuất hiện:

Chọn thư mục chứa tệp cần mở

Chọn một hay nhiều tệp cần mở

5 Soạn thảo.

* Trớc khi soạn thảo một văn bản thì công việc nên làm là:

- Thiết lập trang ( Căn lề, chọn khổ giấy, hớng giấy cho văn bản…) bằng cách: + Nháy vào File  Page Setup ( Có thể chọn nhanh bằng cách nháy đúp vào thớcngang)  Hộp thoại xuất hiện:

- Trong mục Kiểu gừ và Bảng mó đỏnh dấu vào những ụ được khoanh trũn sau

đú nhay vào TaskBar, phớa dưới màn hỡnh xuất hiện biểu tượng sau:

- Lỳc này ta soạn thảo bằng tiếng Việt được, nếu muốn soạn thảo bằng tiếngAnh  nhỏy vào ta được biểu tượng: hoặc dựng tổhợp phớm Alt + Z

- Quy tắc gừ tiếng Việt theo kiểu TELEX:

Ký tự gừ vào Ký tự hiển thị Ký tự gừ vào Ký tự hiển thị

fsrxjz

Dấu huyềnDấu sắcDấu hỏiDấu ngóDấu nặngkhử dấu

aaaweeoo

w, uw, ]

ow, [dd

õăờụươđ2.2 Các phím chức năng th ờng dùng khi soạn thảo

a Chức năng của bàn phím

ESC: Dùng thoát khỏi chơng trình con nào đó

TAB: Dùng táp thụt đầu dòng

CAPSLOCK: Dùng đánh chữ in hoa không dấu

SHIFT: Dùng đánh chứng in hoa đầu dòng, sau dấu ".", dấu "?" hay kết hợp

với các phím mũi tên, HOME, END để bôi đen từng từ, dòng, đoạn và dùng để lấy các

ký hiệu bên trên nh: (, ), #, %, &

CTRL: Kết hợp với một số ký tự trở thành phím nóng Ví dụ nh: Ctrl + O: mở

file có sẵn

ALT: Kết hợp với tất cả các chữ ngạch chân để trở thành lệnh tắt Ví dụ nh:

(Muốn lên Format thì ta ấn Alt + O)

ENTER: Dùng ngắt đoạn, xuống dòng hay nhận một lệnh nào đó

BACK SPACE: Dùng xóa ký từ về bên phải nơi con trỏ đứng.

DELETE: Dùng xóa ký từ về bên trái nơi con trỏ đứng.

HOME: Trở về đầu dòng.

END: Trở về cuối dòng.

PAGE UP: Lên đầu trang.

PAGE DOWN: Xuống cuối trang.

CTRL + HOME: Trở về trang đầu tiên.

CTRL + END: Trở về trang cuối cùng.

CTRL + G: Tìm số trang (ta phải nhập số trang cần tìm vào mục Enter page

CTRL + SHIFT + D : Chọn kiểu chữ gạch chân nét đôi

CTRL + L : Căn đều văn bản sang bên trái

CTRL + R : Căn đều văn bản sang bên phải

CTRL + E : Căn đều văn bản vào giữa trang

CTRL + J : Căn đều văn bản sang hai bên

CTRL + O : Mở một file có sẵn ( ta gõ tên file cần mở ở mục File name).

CTRL + S: Dùng để ghi tên file đang làm việc ( Nếu file đã có tên thì lệnh này

1 Định dạng phông chữ.

Ta vào Format\ Font (lệnh tắt Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font

a) Hộp Font (Định dạng Font và kiểu chữ).

- Font: Chọn Font cho chữ: (Khi chọn Font ta chú ý tất cả các font chữ bắt đầu

bằng chữ <.Vn> thì đó là font chữa có dấu Nếu font chữa này kết thúc bằng chữ <H>thì nó là font chữ viết hoa

- Font Style : Chọn kiểu chữ.

+ Regula : Kiểu chữ bình thờng

+ Italic : Kiểu chữa in nghiêng

+ Bold : Kiểu chữa đậm

+ Bold Italic : Kiểu chữ đậm nghiêng

- Default : Đặt giá trị định dạng đã chọn làm mặc định.

- OK : Nhận giá trị định dạng

- Cancel : Hủy bỏ giá trị chọn định dạng

- Effects: Những tính năng hữu dụng khác.

+ Strikethrough : Tạo một dòng kẻ ở giữa dòng văn bản.+ Double Strikethrough: Tạo dòng kẻ đôi ở giữa dòng văn bản.+ Superscript : Bật tắt chỉ số trên

+ Supscript : Bật tắt chỉ số dới

+ Shadow : Tạo bóng cho chữ

+ Outline : Tạo đờng viền cho chữ

+ Emboss : Tạo chữ nổi trên bề mặt

+ Engrave : Tạo chữ chìm, in sâu xuống

+ Small caps : Tạo chữ in nhỡ

+ All caps : Tạo chữ in hoa thờng

+ Hidden : ẩn ký tự

b) Hộp Character spacing (Định dạng khoảng cách các ký tự).

- Scale : Chế độ co dãn theo tỷ lệ của máy

- Spacing : Chế độ co dãn theo sự lựa chọn

+ Lowered : Chế độ đặt vị trí ở dới so với dòng chữ

c) Hộp Animation (Chế độ đặt nền ảo cho văn bản).

2 Định dạng đoạn văn bản.

Ta vào Format\ Paragraph (lệnh tắt Alt + O + P), xuất hiện hộp thoại

- Alignment : Chế độ căn chỉnh văn bản (luôn để Justified).

+ Left : Căn đều văn bản sang bên trái

+ Right : Căn đều văn bản sang bên phải

+ Centered : Căn đều văn bản vào giữa trang

+ Justified : Căn đều văn bản sang hai bên

- Outline level: Chế độ đặt lớp (luôn để Body Text).

- Indentation: Chế độ thụt khoảng cách của lề văn bản.

+ Left : Thụt lề trái của văn bản (luôn để 0).

+ Right : Thụt lề phải của văn bản (luôn để 0).

- Spacial : Chế độ thụt đầu dòng của đoạn (luôn để First line, 1.27).

+ None : Chế độ bình thờng

+ First line : Thụt dòng đầu tiên của đoạn

+ Hanging : Thụt dòng tiếp theo của đoạn

* Giá trị thụt vào đợc chỉ định bên hộp <By>

- Spacing : Khoảng cách dãn giữa các đoạn

+ Before: Khoảng cách dãn đoạn sau so với đoạn trớc (luôn để 6) + After: Khoảng cách dãn đoạn trớc so với đoạn sau (luôn để 0).

- Line Spacing: Khoảng cách dãn giữa các dòng (luôn để Exactly, 20).

+ Multiple: Dãn dòng đợc đặt theo dòng, số dòng đợc chỉ định bên mục

<At>, ta có thể chọn số dòng tùy ý

- Preview : Xem trớc giá trị định dạng

- Taps: Định mốc táb (Ta sẽ học ở bài sau).

Bài 3: phơng pháp đặt tab - chèn ký tự đặc biệt và đặt chế

độ tự động cho văn bản

1 Phơng pháp đặt tab.

Vào Format chọn Tabs (lệnh tắt Alt + O + T), xuất hiện hộp thoại sau:

- Tab stop position : Đặt điểm dừng cho tab.

- Default tab stops : Đặt điểm dừng của tab mặc định.

- Alignment : Chế độ căn chỉnh của tab

+ Left : Tab căn đều bên trái

+ Right : Tab căn đều bên phải

+ Center : Tab căn đều giữa

+ Decimal : Tab căn đều 2 bên

+ Bar : Tab căn dọc thanh Bar

- Leader : Chọn đờng dẫn cho tab

+ 1 None : Chế độ bình thờng

+ 2 : Chọn đờng dẫn kiểu nét chấm

+ 3 : Chọn đờng dẫn kiểu nét đứt

+ 4 : Chọn đờng dẫn kiểu nét liền

- Set : Ghi nhận mốc tab

- Clear : Xóa mốc tab đang chọn

- Clear All : Xóa tất cả các mốc tab đang chọn

2 Phơng pháp chèn ký tự đặc biệt.

Ta vào Insert chọn Symbol (lệnh tắt Alt + I + S), xuất hiện hộp thoại sau:

- Font : Dùng chọn font cho ký hiệu đặc biệt.

- Insert : Dùng nhập ký hiệu đặc biệt ra văn bản

- Shortcut Key : Dùng đặt phím tắt cho ký hiệu đặc biệt

(Ta phải nhập phím tắt vào mục Press new shortcut key nh bảng dới: rồi ấn phím

Enter hoặc chọn Assign, Sau đó ấn Close hoặc Esc để thoát khỏi)

3 Phơng pháp đặt chế độ tự động.

Ta vào Format chọn Bullets and Numbering (lệnh tắt Alt + O + N)

- Bulleted : Đặt chế độ tự động theo dạng ký hiệu đặc biệt

- Numbered : Đặt chế độ tự động theo dạng số.

* Để lựa chọn các dạng ký hiệu, dạng số khác ta vào Customize rồi chọn

Bullets, xuất hiện hộp thoại sau:

* Sau khi lựa chọn ký hiệu xong ta ấn OK rồi đặt 2 chế độ dới nh sau:

+ Buleet position: Đặt điểm dừng cho ký hiệu đặc biệt: (1.27cm) + Textt position: Đặt điểm dừng cho đoạn văn bản [chữ]: (1.9cm).

* Để kết thúc ta ấn OK hoặc (Enter)

Bài 4: phơng pháp tạo đờng viền và nền cho đoạn văn bản

và cho biểu bảng

Ta vào Format chọn Border and Shatding (lệnh tắt Alt + O + B)

1 Borders (Dùng tạo đờng viền).

- Setting : Dùng thiết lập giá trị tạo viền

+ None : Chế độ bình thờng

+ Box : Tạo viền xung quanh

+ Shadow : Tạo viền dạng bóng

+ 3D : Tạo viện dạng không gian 3 chiều

+ Custom : Nhận giá trị tạo viền (đối với biểu bảng)

- Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ.

- Style: Chọn kiểu đờng viền.

- Color : Chọn màu cho đờng viền

- Width : Chọn nét cho đờng viền

- Art : Chọn kiểu đờng viền dạng đồ hoạ

- Privew : Xem trớc khi nhận giá trị

- Apply to : áp dụng cho dạng nào?

2 Page Borders (Dùng tạo đờng viền cho trang).

(Ta lựa chọn nh Borders)

3 Shading (Dùng tạo nền).

- Fill : Dùng chọn màu cho nền.

- Style: Chọn tỷ lệ % cho màu nền.

- Privew : Xem trớc khi nhận giá trị

- Apply to : áp dụng cho dạng nào?

* chú ý.

- Để tạo đờng viền hay nền cho đoạn Text: Ta luôn chọn Paragraph ở mục Apply to.

- Để tạo đờng viền hay nền cho biểu bảng: Ta luôn chọn Cell ở mục Apply to.

- Để tạo đờng viền cho toàn trang: Sau khi lựa chọn kiểu đờng viền xong, ta chọnOptions rồi chọn Text ở mục Measure From sau đó đặt tất cả các thông số ở mục FromText là 5.

Bài 5: phơng pháp tạo biểu bảng Tính tổng và sắp xếp theo thứ tự anfa

1 Phơng pháp tạo biểu bảng.

* Ta vào Table chọn Insert Table (lệnh tắt Alt + A + I), xuất hiện bảng:

+ Number of columns : Nhập số cột

+ Number of rows : Nhập số hàng

+ Column width : Nhập độ rộng cho cột (luôn để Auto).

- Để xóa hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần xóa rồi vào Table chọn Delete Rows, Columns (Alt + A + D).

- Để chèn hàng, cột: Ta bôi đen hàng, cột cần chèn rồi vào Table chọn Insert Rows, Columns (Alt + A + I).

- Split Cells (Alt + A + P): Thêm hàng, thêm cột vào một ô.

- Split Table (Alt + A + T): Chế độ tách biểu bảng.

- Merger Cells (Alt + A + M): Trộn hàng, cột.

- Slect Rows (Alt + A + R): Bôi đen một hàng.

- Slect Columns (Alt + A + C): Bôi đen một cột.

- Slect Table (Alt + A + A): Bôi đen cả biểu bảng.

- Table Auto Format (Alt + A + F): Định dạng bảng tự động.

- Cell Height and Width (Alt + A + W): Chế độ căn chỉnh biểu bảng và lấy độ

cao cho hàng, độ rộng cột

- Convert Table to Text (Alt + A + V): Convert từ biểu bảng về dạng chữ.

- Hide Gridline (Alt + A + G): Hiển thị chế độ lới cho biểu bảng.

2 Phơng pháp tính tổng.

* Ta đa thanh nháy về ô của dòng cần tính, rồi vào Table chọn Formula xuất hiệnhộp thoại sau: (lệnh tắt: Alt + A + O)

- Formula: Nhập công thức cần tính.

- Number for mat: Chọn kiểu số thập phân.

- Paste Function: Chọn công thức tính toán.

* Chú ý:

- Nếu các cột cần tính tổng mà sát nhau: Ta dùng hàm = Sum(left) Để tính các

hàng tiếp theo, ta đa thanh nháy về ô của hàng cần tính rồi ấn F4

- Descending : Sắp xếp theo thứ tự giảm dần

- Header row : Sắp xếp cả hàng tiêu đề

- No header row : Không sắp xếp cả hàng tiêu đề.

- Option : Lựa chọn chế độ sắp xếp

* chú ý.

- Để sắp xếp tên theo thứ tự A ⇒ Z, ta phải nhập cột "Họ và tên đệm" riêng và

nhập cột "Tên" riêng.

Bài 6: phơng pháp tạo cột báo, chữ in hoa đầu dòng

- Number of columns: Nhập số cột cần chia.

- Width and Spacing: Nhập độ rộng và khoảng cách giữa các cột.

- Preview: Xem trớc giá trị chi cột.

+ Width : Nhập động rộng cho cột

+ Spacing : Nhập khoảng cách giữa các cột

- Line between: Tạo đờng kẻ phân cách giữa các cột.

- Apply to: áp dụng cho một đoạn hay toàn bộ trang (Selected text or Whole

document)

* chú ý.

Ta luôn đánh dấu vào mục Equal column width: để khi nhập độ rộng cho cột thì

các cột còn lại sẽ tự động thay đổi theo

2 Phơng pháp tạo chữ in hoa đầu dòng.

- Ta bôi đen chữ cần định dạng (lệnh tắt: Alt + O + D), xuất hiện hộp thoại sau: