Hướng dẫn soạn thảo một văn bản thật chỉnh chu, logic và trang trọng. Bao gồm cách soạn thảo văn bản ra bên ngoài và lưu hành nội bộ. Về lưu hành nội bộ có quy trình từng bước thực hiện soạn thảo, xem xét, phê duyệt, chỉnh sửa. Văn bản của bạn sẽ được thực hiện quy chuẩn và chuyên nghiệp hơn trong quản lý công ty.
QUY ĐỊNH Logo SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 1/ 25 QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TRÌNH DUYỆT SỐT XÉT PHÊ DUYỆT QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Logo Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 2/ 25 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Lần sửa Stt đổi I Ngày sửa đổi Nội dung cũ Nội dung Trang MỤC ĐÍCH: − Nhằm quy định thống cách thức trình bày văn trình tự soạn thảo, ban hành văn bản, tài liệu − Đảm bảo văn bản, tài liệu sử dụng văn có hiệu lực lưu hành phân phối lúc, nơi cần thiết II PHẠM VI ÁP DỤNG: − Áp dụng cho tất văn hành chính, văn quy phạm nội Cơng ty, văn phịng đại diện Chi nhánh trực thuộc QUY ĐỊNH Logo SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 3/ 25 − Quy định không áp dụng loại văn báo cáo, hồ sơ tài liệu mang tính đặc thù phải thực theo biểu mẫu quy định nhà nước Báo cáo tài chính, Báo cáo lao động, tài liệu hồ sơ kỹ thuật dự án,v.v III ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT Định nghĩa: - Văn hành chính: Nghị quyết, định, thị, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên họp, biên việc, tờ trình, hợp đồng (bao gồm Hợp đồng lao động), công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,v.v - Văn quy phạm nội bộ: toàn văn bản, tài liệu quy định nội Công ty soạn thảo cấp thẩm quyền phê duyệt ban hành như: Phân quyền, quy chế, quy định, quy trình, nội quy,v.v - Thể thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, yếu tố thuộc bố cục văn trình bày theo quy định định - Ngày hiệu lực: ngày văn bản, tài liệu thức áp dụng - Ngày sửa đổi: ngày văn bản, tài liệu sửa đổi - Phê duyệt: Sự phê duyệt cấp có thẩm quyền hành động chấp thuận văn có hiệu lực áp dụng - Sửa đổi tài liệu: việc sửa đổi phần hay nhiều phần tài liệu cho phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn việc áp dụng thực tế Nếu định đặc biệt khác, thay đổi tài liệu liệu phải xem xét phê duyệt sửa đổi phòng ban chức phận xem xét phê duyệt tài liệu trước Bộ phận định phải tham khảo tài liệu gốc kèm theo làm sở xem xét phê duyệt - Lần sửa đổi: lần tài liệu, văn xem xét có yêu cầu thay đổi Lần sửa đổi cập nhật theo dõi trang “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu” Từ viết tắt: - CT.HĐQT: Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty - TGĐ: Tổng Giám đốc - GĐ: Giám đốc - Ban XD QTQC: Ban Xây dựng hệ thống Quy trình quy chế - KSNB: Kiểm soát nội QUY ĐỊNH Logo SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN - CBNV: cán nhân viên - P.HC: Phịng hành Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 4/ 25 IV QUY ĐỊNH CHUNG: Ngôn ngữ sử dụng phơng (font) chữ trình bày văn bản: - Ngơn ngữ sử dụng để soạn thảo văn Tiếng Việt phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết khơng có từ ngữ tiếng Việt thay thế) - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn - Phơng (font) chữ sử dụng trình bày văn in dùng kiểu chữ Times New Roman mã ký tự Unicode - Cỡ chữ mặc định sử dụng văn cỡ chữ (size) 12 ngoại trừ nội dung có quy định chi tiết cỡ chữ quy định Ký hiệu văn theo quy định: - Ký hiệu văn bao gồm yếu tố bản: chữ viết tắt tên loại văn bản; tên viết tắt Cơng ty; tên viết tắt văn phịng, chi nhánh ban hành văn bản, chúng có dấu gạch chéo (/) - Ký hiệu văn viết chữ in hoa - Ký hiệu loại văn quy định chi tiết V.1.2 & V.2.3 quy định Kỹ thuật trình bày văn bản: - Kỹ thuật trình bày văn quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, thành phần thể thức, kiểu chữ, cỡ chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy - Kỹ thuật trình bày văn quy định chi tiết mục V quy định Khổ giấy kiểu trình bày 4.1 Khổ giấy - Văn tài liệu nội thơng thường trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) ngoại trừ hồ sơ tài liệu mang tính chun mơn đặc thù như: vẽ thiết kế, chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng - Các văn khác biệt giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu chuyển hồ sơ,v.v trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn theo khổ giấy sẵn có 4.2 Kiểu trình bày - Văn chủ yếu trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (trang đứng) Mã hiệu QUY ĐỊNH Logo - SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 5/ 25 Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (trang ngang) Quy ước ký hiệu viết tắt đơn vị, văn phòng chi nhánh hệ thống Công ty: STT Tên đơn vị Ký hiệu Cơng ty Cty Văn phịng Tân Tạo TT Văn phịng Phố Đơng PD Chi nhánh Cần Thơ CT Chi nhánh Long An LA Ghi Quy định việc sử dụng logo văn bản: 6.1 Đối với văn hành chính: - Văn hành lưu hành nội Cơng ty: + Văn phòng Tân Tạo Chi nhánh: sử dụng Logo “” + Văn phịng Phố Đơng: Sử dụng Logo “” - Văn hành phát hành bên ngồi Cơng ty: + Văn giao dịch với khách hàng đối tác: Văn phòng ban hành sử dụng logo văn phịng (giống trường hợp lưu hành nội bộ) Riêng P.KDTT lưu ý văn mang tính pháp lý giao dịch (có chữ ký xác nhận đại diện bên giao dịch) ví dụ như: Bảng thông tin sản phẩm, Bản đặt cọc, Hợp đồng mua bán, Biên kiểm tra chấp nhận nhà, Thanh lý Hợp đồng, biên bàn giao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở,v.v việc sử dụng mẫu chuẩn theo quy định phải sử dụng logo “” giao dịch Các văn khác: thư nhắc nợ, thông báo ký hợp đồng mua bán, thông báo cọc, thông báo nhận nhà, …sử dụng logo “” Để thuận tiện công tác giao dịch với, P.KDTT sử dụng giấy tiêu đề thiết kế sẵn logo tên Công ty Giấy tiêu đề phải duyệt layout trước ban hành sử dụng + Văn giao dịch với quan ban hành: sử dụng thống Logo “” 6.2 Đối với văn quy phạm nội bộ: - Văn quy phạm nội có hiệu lực áp dụng tồn hệ thống Cơng ty sử dụng logo “” - Văn quy phạm nội có hiệu lực áp dụng văn phịng Phố Đơng sử dụng logo “”, Văn phịng Tân Tạo chi nhánh sử dụng chung logo “” Mã hiệu QUY ĐỊNH Ngày hiệu lực SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Logo ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang V QUY ĐỊNH CHI TIẾT: Quy định trình bày văn hành chính: 6/ 25 1.1 Quy định việc định lề trang văn hành khổ giấy A4 - Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm 0.8 – inch (”) - Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm 0.8 – inch (”) - Lề trái: cách mép trái từ 20 - 30 mm 0.8 – 1.2 inch (”) - Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm 0.6 – 0.8 inch (”) 1.2 Quy ước số, ký hiệu văn hành chính: XXXX/XXXX /XX(XX)/Cty.XX Trong đó, XXXX : ký tự đầu theo dõi sau: ký tự thể số thứ tự văn tháng + ký tự thể tháng phát hành văn XXXX : ký tự số để thể năm ban hành văn XX(XX) : đến ký tự viết tắt thể loại văn hành (xem mục V.1.3) Cty.XX IV.5) : ký tự thể tên viết tắt Cơng ty văn phịng ban hành văn (xem mục Vị trí số, ký hiệu văn ghi bên tên Công ty Trách nhiệm đánh số ký hiệu: - ký tự văn Phịng Hành ghi sau văn có chữ ký người có thẩm quyền - Ký tự lại: đơn vị soạn thảo ghi sẵn Ví dụ minh họa: - Số: 0108/2015/CV/Cty.TT: Cơng văn số 01 tháng năm 2015 văn phòng Tân Tạo Công ty ban hành - Số:0209/2015/GUQ/Cty.PD: Giấy ủy quyền số 02 tháng năm 2015 văn phịng Phố Đơng Cơng ty ban hành 1.3 Quy ước ký hiệu viết tắt loại văn hành chính: - Ký hiệu viết tắt loại văn hành chánh từ đến ký tự, viết tắt chữ đầu loại văn cho dễ hiểu - Quy ước ký hiệu viết tắt số loại văn hành bản: Stt Tên loại văn Nghị Ký hiệu chung NQ Ghi Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Logo Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang Stt Tên loại văn Ký hiệu chung Quyết định QĐ Quy chế QC Thơng báo TB Chương trình CTr Kế hoạch KH Phương án PA Đề án ĐA Dự án DA 10 Báo cáo BC 11 Công văn CV 12 Biên họp BBH 13 Tờ trình TTr 14 Giấy ủy quyền GUQ 15 Giấy giới thiệu GGT 16 Giấy mời GM 17 Giấy chứng nhận GCN 18 Bản cam kết CK 19 Bản ghi nhớ GN 20 Biên việc BBSV 21 Biên thỏa thuận BBTT 22 Hợp đồng HĐ 23 Biên nhận hồ sơ BN ……/10/2015 00 7/ 25 Ghi 1.4 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản: - Sơ đồ bố trí chuẩn văn hành trang giấy khổ A4 khơng sử dụng giấy tiêu đề (Letterhead): dùng để giao dịch với quan ban ngành Mã hiệu QUY ĐỊNH Logo SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi Trang 00 8/ 25 20-25mm (2)Logo & Tên công ty (3) (1)Quốc hiệu Số, ký hiệu văn (4) địa danh, ngày, tháng, năm (5)TÊN LOẠI VĂN BẢN & Trích yếu nội dung văn (6a)Kính gửi:….(Nơi gửi văn bản) 15-20 mm (7)Nội dung văn 20-30mm (8a)Quyền hạn, chức vụ người có thẩm quyền ký văn (9)Co n dấu (8b)Chữ ký (8c)Họ tên người ký văn (6b)Nơi nhận: - Giống mục (6a) - Lưu văn thư 20-25 mm • - Đối với văn sử dụng mẫu giấy tiêu đề (Letterhead) Cơng ty khơng có thành phần Quốc hiệu Tên công ty Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ Logo BAN HÀNH VĂN BẢN 20-25mm Ngày hiệu lực QĐ/SCC/HC/06 Tên công ty Địa chỉ: ……/10/2015 Điện thoại, fax Lần sửa đổi 00 (3)Số, ký hiệu văn (4) địa danh, ngày, tháng, năm Trang 9/ 25 (5)TÊN LOẠI VĂN BẢN & Trích yếu nội dung văn 1.5 Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn hành chính: (6a)Nơi gửi văn (có thể có không) 15-20 mm (4)Nội dung văn 20-30mm (8a)Quyền hạn, chức vụ người có thẩm quyền ký văn (9)Co n dấu (8b)Chữ ký (8c)Họ tên người ký văn (6b)Nơi nhận: - Giống mục (6a) - Lưu văn thư 20-25 mm Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang Stt (1) 10/ 25 Ví dụ minh họa Cỡ chữ Kiểu chữ (2) (3) (4) (5) (6) Cỡ chữ (7) In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 12-13 Đứng, đậm Độc lập – Tự – Hạnh phúc 12 12-13 Đứng, đậm CÔNG TY CỔ PHẦN …………………………… 12 In thường Tên quan, tổ chức In hoa - Dòng kẻ bên A B Stt Kiểu chữ Times New Roman Quốc hiệu - Tên quan, tổ chức 00 Loại chữ - Dòng - Dòng kẻ bên ……/10/2015 Thành phần thể thức chi tiết trình bày - Dòng QĐ/SCC/HC/06 Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung _ In thường 12-13 Đứng In thường 12-13 Nghiêng In hoa 16-18 - Trích yếu nội dung In thường - Dòng kẻ bên Đối với cơng văn Trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại - Tên loại văn Thành phần thể thức chi tiết trình bày Số: 1510/2014/QĐ/Cty.TT; Số: 2708/2014/CV/Cty.PD Tp Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2014 12 Đứng, đậm QUYẾT ĐỊNH 16 12-13 Đứng, đậm V/v Chấm dứt Hợp đồng lao động _ 13 In thường 12-13 Đứng 13 Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ V/v hết hạn hợp đồng thuê nhà xưởng Ví dụ minh họa Kiểu chữ Times New Roman 12 Cỡ Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang A B Stt Nội dung văn QĐ/SCC/HC/06 ……/10/2015 00 11/ 25 chữ 12 In thường 12-13 Đứng Theo chủ trương Ban Tổng Giám đốc In thường 12-14 Đứng, đậm Phần I Chương I In hoa In thường In hoa In thường In thường In thường In thường In thường 12-14 12-14 12-13 12-14 12-13 12-13 12-13 12-13 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng Đứng Đứng QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Các hình thức… a) Đối với … + In thường In hoa In hoa 12-14 12-13 Phần I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… I NHỮNG KẾT QUẢ 12 12 12-13 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm In thường In thường In thường 12-13 12-13 12-13 Đứng, đậm Đứng Đứng 12 12 12 Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Phạm vi đối tượng áp dụng Quy định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký… 1.1 Đối với … Ví dụ minh họa Kiểu chữ Times New Roman Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, chương - Tiêu đề phần, chương - Từ “mục” số thứ tự - Tiêu đề mục - Điều - Khoản - Điểm - Tiết - Tiểu tiết Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần” số thứ tự - Tiêu đề phần - Số thứ tự tiêu đề mục - Khoản: + Trường hợp có tiêu đề + Trường hợp khơng có tiêu đề - Điểm Thành phần thể thức chi tiết trình bày Mục KHÁI NIỆM VÀ TỪ VIẾT TẮT 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 Cỡ Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 12/ 25 chữ A - Tiết - Tiểu tiết Chức vụ, họ tên người ký - Quyền hạn người ký - Chức vụ người ký - Họ tên người ký Nơi nhận Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức, cá nhân - Gửi nơi Đứng Đứng In hoa In hoa In thường 12-13 12-13 12-13 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm In thường 12-13 Đứng TM HĐQT CT.HĐQT Nguyễn Văn A TL TỔNG GIÁM ĐỐC P.TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Văn B Kính gửi: Cục thuế Tp.HCM Kính gửi: - - Ban quản lý khu công nghiệp ; - - ………………… ; - - ………………… ; - Gửi nhiều nơi B + 12 12 12 12 12 Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” In thường 10-11 Nghiêng, đậm - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, In thường 10-11 Đứng Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 11 - Ban quản lý - ………… ; - Lưu: HCNS - Như trên; - ……… ; - Lưu: HCNS 10 QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực QĐ/SCC/HC/06 ……/10/2015 Lần sửa đổi Trang 00 13/ 25 1.6 Trình ký thẩm quyền ký văn - Việc trình ký văn thực theo quy định trình ký hồ sơ Cơng ty - Thẩm quyền ký văn thực theo Phân quyền ký duyệt hồ sơ chứng từ có hiệu lực áp dụng 1.7 Ban hành văn bản: a Lấy số văn ghi vào sổ theo dõi: - Số văn quản lý tập trung Phòng Hành - Số văn viết trước ký hiệu văn ghi theo nguyên tắc sau: ghi liên tục từ 01 ngày 01 đến ngày cuối tháng, theo ký hiệu loại văn bản; số 10 phải viết thêm số trước b Đóng dấu: - Việc đóng dấu văn thực hiên theo quy định quản lý sử dụng dấu Công ty c Nhân phát hành văn bản: - Văn phải nhân quy định, đủ số lượng theo nhu cầu phát hành - Việc phát hành văn phải tuân thủ theo quy định quản lý văn bản, hồ sơ Công ty QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi Trang QĐ/SCC/HC/06 00 14/ 25 Quy định trình bày văn quy phạm nội bộ: 2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm nội (không áp dụng văn quy định nội phòng/ban): Bướ c thực Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ biểu mẫu Thời gian thực Ban Lãnh đạo /Phịng ban chun mơn Ban XD QTQC PQ/QC/QT/QĐ áp dụng (nếu có) Tùy loại văn Phịng ban chun mơn Bản thảo PQ/QC/QT/QĐ / -Phịng ban chun mơn: chủ trì họp -Phịng ban liên quan: góp ý Bản thảo PQ/QC/QT/QĐ / Tối đa ngày Cấp trình duyệt theo quy định (xem mục 2.9) Ban XD QTQC (xem quy định mục 2.9) Bản thảo PQ/QC/QT/QĐ / hoàn chỉnh Tối đa ngày Cấp Lãnh đạo phê duyệt theo phân quyền (xem quy định mục 2.9) - Ban XD QTQC - Phịng ban có liên quan Bản thảo PQ/QC/QT/QĐ / hoàn chỉnh PQ/QC/QT/QĐ / duyệt Ngay sau Bước 05 QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang - Phịng ban có liên quan - Ban XD QTQC - Ban KSNB Diễn giải chi tiết: QĐ/SCC/HC/06 ……/10/2015 00 15/ 25 Bản PQ/QC/QT/QĐ / Bước 00: Trong trình xây dựng vận hành hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty phát sinh nhu cầu soạn thảo văn tài liệu để áp dụng vào công việc thay đổi, sửa đổi tài liệu cho phù hợp trình áp dụng Có trường hợp: - Nhu cầu soạn thảo sửa đổi tài liệu từ Phòng ban chuyên môn, chuyển Bước 02 QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang ……/10/2015 00 16/ 25 - Chỉ đạo trực tiếp từ CT.HĐQT cho Ban XD QTQC việc triển khai xây dựng hệ thống KSNB Công ty, chuyển Bước 01 Bước 01: Triển khai công tác soạn thảo đến Phịng/ban có liên quan - Ban XD QTQC sau tiếp nhận đạo từ CT.HĐQT, tổ chức triển khai cơng tác soạn thảo đến phịng ban chun mơn có liên quan trực tiếp Bước 02: Thực soạn thảo gửi đến phận có liên quan - Nếu nhu cầu soạn thảo từ Phịng ban chun mơn: Các phịng ban chun mơn tự tổ chức thực soạn thảo tài liệu chuyển đến phận có để đóng góp ý kiến, thống nội dung soạn thảo/sửa đổi, hoàn thiện văn trước chuyển Ban XD HT QTQC soát xét - Nếu CT.HĐQT đạo trực tiếp cho Ban XD QTQC: Ban XD QTQC có trách nhiệm triển khai việc soạn thảo văn tài liệu, phân công trách nhiệm cho phận trực tiếp soạn thảo, sau chuyển đến phận có liên quan yêu cầu đóng góp ý kiến để thống nội dung soạn thảo/chỉnh sửa trước trình Trưởng Ban XD QTQC ký sốt xét Bước 03: Đóng góp ý kiến họp thống - Các Trưởng phận có liên quan nhận văn tài liệu, có trách nhiệm đóng góp ý kiến nội dung có liên quan đến trách nhiệm phận tham gia họp thống hồn thiện văn Bước 04: Trình duyệt - Sau phận họp thống ý kiến, Phịng ban chun mơn có trách nhiệm chỉnh sửa văn hồn thiện, chuyển cho Cấp có thẩm quyền ký vị trí “Trình duyệt” theo quy định mục 2.9, sau chuyển Ban XD QTQC ký “Soát xét” Bước 05: Soát xét: - Việc soát xét thực văn quy phạm nội cấp Công ty chi tiết nêu mục 2.9 - Trưởng Ban XD QTQC rà soát nội dung văn bản, cần chỉnh sửa quay lại Bước 04, khơng cần chỉnh sửa ký vị trí “Sốt xét” chuyển Bước 06 Bước 06: Phê duyệt: - Cấp thẩm quyền phê duyệt văn quy phạm nội quy định mục 2.9 - Nếu Cấp thẩm quyền phê duyệt đồng ý “Duyệt” văn , chuyển Bước 07, “Không duyệt” quay lại Bước 05 Bước 07: Ban hành: - Văn tài liệu phải cấp thẩm quyền phê duyệt phép ban hành - Phịng HC có trách nhiệm đóng dấu tài liệu sau văn tài liệu cấp thẩm quyền phê duyệt QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần sửa đổi Trang QĐ/SCC/HC/06 ……/10/2015 00 17/ 25 - Ban XD QTQC có trách nhiệm ban hành tài liệu cho phận có liên quan sau tài liệu có đầy đủ chữ ký dấu đến Trưởng phịng ban có liên quan văn tài liệu thuộc trách nhiệm Ban XD QTQC soát xét theo phân quyền quy định mục 2.9 Trưởng Phòng ban chịu trách nhiệm ban hành cho nhân viên trực thuộc để theo dõi thực quy định - Tất văn bản, tài liệu nội áp dụng không tự ý sửa đổi Khi cần thiết sửa đổi hay cần bổ sung thêm Phụ lục kèm phải tuân thủ theo quy định Bước 08: Lưu hồ sơ - Các Phịng ban có liên quan đến văn phải lưu hồ sơ để áp dụng cho quy định - Tất tài liệu nội chuyển ngồi cơng ty phải có chấp thuận Ban Lãnh Đạo 2.2 Quy định việc định lề trang văn quy phạm nội (đối với khổ giấy A4) - Lề trên: cách mép từ 12.7 mm 0.5 inch (”) - Lề dưới: cách mép từ 12.7 mm 0.5 inch (”) - Lề trái: cách mép trái từ 25 mm 1.0 inch (”) - Lề phải: cách mép phải từ 12.7 mm 0.5 inch (”) - Header: cách mép từ 12.7 mm 0.5 inch (”) - Footer: cách mép từ mm inch (”) Lưu ý: Đối với trang có bảng, biểu khơng thiết phải tn thủ quy định việc định lề trang văn phải đảm bảo tính hợp lý thẩm mỹ văn 2.3 Quy ước mã hiệu văn quy phạm nội bộ: XX/XX /XX(XX)/XX Trong đó: - ký tự đầu thể loại văn quy phạm nội (quy định mục 2.4) - ký tự kế để thể tên viết tắt văn phòng, trụ sở ban hành văn Riêng văn ban hành áp dụng chung toàn hệ thống sử dụng từ viết tắt “Cty” (quy định mục I.5) - ký tự thể tên viết tắt lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ phát hành văn (mục 2.5) - ký tự cuối thể số thứ tự văn phát hành lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Trách nhiệm đánh số ký hiệu: đơn vị soạn thảo ghi Ví dụ minh họa: - PQ/PD/KDNC/01: Phân quyền phê duyệt hồ sơ chứng từ văn phịng Phố Đơng lĩnh vực Kinh doanh tiếp thị Nội số 01 Mã hiệu QUY ĐỊNH Ngày hiệu lực SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Lần sửa đổi Trang - QĐ/SCC/HC/06 ……/10/2015 00 18/ 25 QĐ/Cty/NS/01: Quy định công ty lĩnh vực nhân số 01 2.4 Quy ước ký hiệu viết tắt loại văn quy phạm nội bộ: Stt Tên loại văn Ký hiệu chung Quy chế QC Quy trình QT Quy định QĐ Phân quyền PQ Nội quy NQ Hướng dẫn công việc HD Ghi 2.5 Quy ước ký hiệu viết tắt Lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ: STT I Tên nghiệp vụ Ký hiệu Nghiệp vụ đơn Lĩnh vực hành HC Lĩnh vực nhân NS Lĩnh vự Kế toán KT Lĩnh vực tài TC Lĩnh vực Kinh doanh KD Lĩnh vực Tiếp thị TT Lĩnh vực Quản lý dự án DA Lĩnh vực Pháp lý PL Lĩnh vự Đối ngoại ĐN 10 Lĩnh vực Quản lý tài sản TS 11 Lĩnh vực An Ninh AN II Nghiệp vụ ghép Kinh doanh tiếp thị KDTT Kinh doanh tiếp thị nội KDNC Hành nhân HCNS Kế tồn tài KTTC An tồn lao động Phịng chống cháy nổ ATCN Ghi Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi Trang 00 19/ 25 2.6 Quy ước cách đặt mã hiệu Biểu mẫu đính kèm theo văn quy phạm nội bộ: - Cách đặt mã hiệu Biểu mẫu: BMxx-“Mã hiệu văn bản” + “BM” viết tắt chữ “Biểu mẫu” + xx: ký tự số thể số thứ tự BM văn để truy xuất + “Mã hiệu văn bản” mã hiệu quy định mục V.2.3 Ví dụ: BM01-QT/Cty/NS/01: Biểu mẫu số 01 Quy trình số 01 thuộc lĩnh vực nhân Công ty - Biểu mẫu trình bày giống trang nội dung văn quy phạm nội 2.7 Quy ước hình vẽ lưu đồ: Hình vẽ lưu đồ Diễn giải Bước bắt đầu kết thúc quy trình Bước cơng việc Bước xem xét phê duyệt Bước kết thúc công việc Dấu sang trang Dấu chuyển bước Ghi Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 20/ 25 2.8 Bố cục trình bày trang văn quy phạm nội: 2.8.1 Trang đầu văn phải định dạng theo mẫu (form) chuẩn kiểm soát chữ ký cấp thẩm quyền phê duyệt: 32m m(1 25”) 33m m(1 3”) 12,7mm(0.5”) 25m m(1 0”) 32 mm (1.25”) Lo go LOẠI VĂN BẢN (size 15, chữ in đậm) Mã hiệu Ngày hiệu lực Header 55m m(2 17”) TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in đậm) Lần ban hành … /… / … Trang (size 10) 12.7mm (0.5”) 12.7mm (0.5”) 25mm (1.0”) 57 mm (2.25” ) 55 mm (2.17”) TÊN VĂN BẢN (size 26, chữ in hoa đậm) TRÌNH DUYỆT SỐT XÉT PHÊ DUYỆT Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực Lần sửa đổi 00 Trang (Họ tên) (Chức danh) (Họ tên) (Chức danh) ……/10/2015 21/ 25 (Họ tên) (Chức danh) 12.7mm (0.5”) 2.8.2 Trang theo dõi cập nhật tình hình sửa đổi văn thể đầy đủ thông tin theo mẫu (form) sau: 32m m(1 25”) 25m m(1 0”) 33m m(1 3”) Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 22/ 25 Header Lo go 55m m(2 17”) 32 mm (1.25”) 12,7mm(0.5”) LOẠI VĂN BẢN (size 15, chữ in đậm) TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in đậm) Mã hiệu Ngày hiệu lực … /…/… Lần ban hành Trang 12.7mm (0.5”) BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU (size 14, chữ in đậm) 12.7mm 25mm (1.0”) (0.5”) Stt Lần sửa đổi Ngày sửa đổi nội dung cũ Nội dung 12.7mm (0.5”) 2.8.3 Trang nội dung văn thực theo bố cục chuẩn sau: Trang QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã hiệu QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 23/ 25 12,7mm(0.5”) 25mm (1.0”) 12.7mm (0.5”) I.MỤC ĐÍCH: 55m m(2 17”) II PHẠM VI ÁP DỤNG: LOẠIVÀ VĂN BẢN 15, chữ in đậm) Lo go NGHĨA III.ĐỊNH CÁC TỪ(size VIẾT TẮT: TÊN VĂN BẢN (size 16, chữ in IV NỘI DUNG: đậm) Quy trình (nếu có): 12.7mm (0.5”) 1.1 Lưu đồ 1.2 Diễn giải chi tiết: Quy định: …….v.v V.QUY ĐỊNH THI HÀNH: VI.TÀI LIỆU, BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM (nếu có): 12.7mm (0.5”) 2.8.4 Cách trình bày Biểu mẫu Mã hiệu Ngày hiệu lực Lần ban hành Trang ./.…/ Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi 00 Trang 24/ 25 12,7mm(0.5”) Lo go Mã hiệu BM01-QT/… Ngày hiệu lực 55m m(2 17”) Lần ban hành Trang 12.7mm (0.5”) (Nội dung) 12.7mm (0.5”) 2.9 Quy định cấp thẩm quyền phê duyệt văn quy phạm nội bộ: /…/… Mã hiệu QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QĐ/SCC/HC/06 Ngày hiệu lực ……/10/2015 Lần sửa đổi Trang Stt Văn tài liệu Trình duyệt 00 25/ 25 Soát xét Cấp phê duyệt Phân quyền cho cấp quản lý thuộc HĐQT bổ nhiệm Quy chế hoạt động/quy chế quản lý tài chính/chính sách Nội quy Cơng ty TGĐ Trưởng Ban XD QTQC Chủ tịch HĐQT TGĐ Chủ tịch HĐQT Quy trình, quy định cấp Cơng ty Biểu mẫu áp dụng cho tồn Cơng ty Quy trình, quy định nội phịng ban Hướng dẫn cơng việc Trưởng Phòng/Ban Trưởng Phòng/Ban NV nghiệp vụ Trưởng Ban XD QTQC Trưởng Ban XD QTQC Trưởng Ban XD QTQC Trưởng Ban XD QTQC Biểu mẫu sử dụng nội phòng ban NV nghiệp vụ GĐ Nhân NV nghiệp vụ Ghi Cấp Công ty TGĐ TGĐ TGĐ Trưởng Phòng/Ban Trưởng Phòng/Ban Trưởng Phòng/Ban Cấp phòng ban VI QUY ĐỊNH THI HÀNH: − Trưởng phận phòng/ban Công ty chịu trách nhiệm triển khai, kiểm tra kiểm sốt chịu trách nhiệm trước TGĐ CT.HĐQT Cơng ty kết thực thi quy định CBNV trực thuộc Phịng/Ban quản lý − Ban XD QTQC ghi nhận phát sinh, vướng mắc trình thực để liên tục cải tiến cơng tác soạn thảo văn tồn hệ thống Cơng ty ngày hồn thiện − Ban KSNB phịng chức kiểm soát, đánh giá việc chấp hành Phịng/Ban Cơng ty để đề xuất xử lý trách nhiệm trường hợp không chấp hành qui định Các quy định, thông báo nội dung trước ngày ký ban hành quy định khơng cịn hiệu lực áp dụng