Thiết kế hệ thống tự động hóa các thao tác thủ công trong việc quản lý khách sạn

Lời nói đầu Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính thiếu lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính khai thác cách triệt để Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch xu hướng tất yếu Ứng dụng tin học công tác quản lý khách sạn mô hình quản lý mới, đem lại khả công tác quản lý Mục đích báo cáo thiết kế hệ thống tự động hóa thao tác thủ công việc quản lý khách sạn Do phạm vi hoạt động khách sạn lớn nên tập báo cáo khảo sát giới hạn hoạt động phận lễ tân bao gồm chức quản lý thông tin khách, quản lý thông tin phòng v.v Đối tượng quản lý hệ thống khách hàng Quá trình xây dựng gồm bước sau : - Khảo sát hệ thống - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức - Xây dựng sơ đồ luồng liệu - Xây dựng mô hình liệu - Chuẩn hóa mô hình liệu - Thiết kế bảng vật lý I Khảo sát hệ thống Đánh giá hệ thống Qua khảo sát thực tế ta thấy công việc quản lý nhiều khách sạn thực thủ công Do mục đích đề tài giảm tới mức tối thiểu công việc thủ công để đảm bảo tính xác, tin cậy công việc Tuy nhiên, tính chất công việc, hệ thống phải cần đến thực người, cụ thể nhân viên lễ tân Phần trình bày cụ thể công việc thủ công công việc thực máy tính Hầu hết chức hệ thống đưa thực máy tính có số công việc nói đến phải thực thủ công - Công việc thực thủ công: Thông báo cho tổ buồng lên kiểm tra phòng Thông báo cho tổ dịch vụ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Chức “Sửa thông tin khách hàng” Chức “Sửa thông tin trạng thái phòng” Chức “Sửa thông tin dịch vụ” - Công việc thực máy tính: tất chức lại hệ thống thực tự động Mô tả hoạt động hệ thống Đưa chức - Quản lý thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch : thuê, đặt phòng, đổi phòng - Quản lý thông tin trạng thái phòng - Quản lý dịch vụ - Quản lý toán : toán trả phòng toán định kỳ - Báo cáo thống kê : báo cáo tài định kỳ, báo cáo tổng hợp Yêu cầu người sử dụng hệ thống - Nhập liệu : khách hàng, trạng thái phòng, dịch vụ - Cập nhật thông tin: thêm , sửa, xóa - Tìm kiếm tra cứu thông tin - Quản lý trạng thái phòng để xếp đặt phòng cho phù hợp - Quản lý toán cho khách - In thống kê tài - In báo cáo tổng hợp Các nội dung thông tin cần quản lý - Thông tin phòng - Thông tin khách hàng - Quản lý giao dịch - Thông tin dịch vụ - Thông tin toán II Phân tích hệ thống theo chức xử lý Sơ đồ phân cấp chức Xóa TT khách hàng Thuê phòng Đặt phòng trước Thanh toán trả phòng Thanh toán định kỳ Trả phòng Cung cấp dịch vụ Thêm dịch vụ Xóa dịch vụ Sữa TT dịch vụ Xem trạng thái phòng Sữa TT trạng thái phòng Báo cáo tài Xóa TT trạng thái phòng Báo cáo tổng hợp Sữa TT khách hàng Tìm kiếm TT khách hàng QUẢN LÝ KHÁCH SẠN (Bộ phận lễ tân) Báo cáo thống kê Quản lý TT trạng thái phòng Quản lý dịch vụ Quản lý giao dịch Quản lý khách hàng Đặc tả chức 2.1 Chức “Quản lý khách hàng” a Sửa thông tin khách hàng: Vì lý thông tin khách hàng nhập không xác chức cho phép sửa đổi thông tin khôngchính xác sở liệu để không gây phiền hà, bất tiện công tác quản lý Tuy nhiên cần lưu ý, chức cho phép số người quyền thực b Xoá thông tin khách hàng: Chức xoá hoàn toàn thông tin khách hàng sở liệu nhằm tránh tượng thiếu nhớ c Tìm kiếm khách hàng: Do đặc thù công tác quản lý khách sạn, việc tìm kiếm khách hàng diễn thường xuyên Chức tìm kiếm khách hàng hệ thống giúp việc tìm kiếm thực vô xác nhanh chóng Ta tìm kiếm theo tên khách hàng, theo số chứng minh nhân dân khách hàng, ngày nhận phòng…hay tìm danh sách khách hàng theo mã số phòng cho trước 2.2 Chức “Quản lý thông tin trạng thái phòng” a Xem thông tin trạng thái phòng: Khi có khách hàng muốn đặt phòng khách sạn công việc mà nhân viên lẽ tân phải thực kiểm tra trạng thái tất phòng khách sạn Trạng thái phòng là: phòng trống, phòng có khách, phòng sửa chữa, phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt hay phòng thường Chức thực cách đơn giản bảng hiển thị tất thông tin trạng thái vừa nói tất phòng khách sạn b Sửa thông tin trạng thái phòng: Chức giúp nhân viên lễ tân sửa đổi thông tin trạng thái phòng cách tiện lợi Ví dụ phòng có hảng hóc sửa chữa xong, phòng thường nâng cấp thành phòng đặc biệt… c Xóa thông tin trạng thái phòng: nhu cầu sử dụng phòng khách sạn lí phải xóa bỏ thông tin trạng thái hay nhiều phòng khách sạn Nhân viên lễ tân thực công việc cách dễ dàng 2.3 Chức “Quản lý giao dịch” a Đặt phòng trước: Khách hàng đặt phòng trước khách sạn cần Có thể đặt trực tiếp khách sạn gọi điện tới yêu cầu Ngoài thông tin cá nhân cần phải cung cấp họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân… khách hàng phải đặt trước tiền cho khách sạn Trong trường hợp khách hàng xa khách hàng thường xuyên cần gọi điện yêu cầu khách sạn b Thanh toán trả phòng: Khi hết thời hạn khách sạn khách hàng thực trả phòng lại cho khách sạn Chi phí mà khách hàng cần toán bao gồm : tiền phòng, tiền dịch vụ sử dụng, tiền bồi thường xảy hỏng hóc Chức thực tính tổng tiền khách hàng in hoá đơn toán cho khách hàng c Thanh toán định kì: Trong trường hợp khách hàng lại lâu dài khách sạn, tức rõ ngày dự kiến trả phòng cho khách sạn sau khoảng thời gian cố định ( thường ngày ) khách hàng phải toán tiền trước cho khách sạn lần Chức thực lên danh sách khách hàng lâu dài khách sạn đến hạn cần phải toán trước Hình thức toán tiền mặt, thẻ, hay sec d Thuê phòng: Khi khách hàng có nhu cầu muốn thuê phòng khách sạn cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến lại khách sạn… Lúc hệ thống tự động thêm thông tin khách hàng vào sở liệu Nếu thông tin khách hàng tồn sở liệu không cần phải thêm vào e Đổi phòng: nhu cầu sử dụng, khách hàng yêu cầu khách sạn cho đổi phòng Việc đổi phòng khách sạn diễn phổ biến chức quan trọng, giúp tránh cho khách hàng phiền toái không đáng có giúp cho khách sạn tránh thiệt hại nhầm lần thao tác nhân viên lễ tân 2.4 Chức “Quản lý dịch vụ” a Cung cấp dịch vụ: Ngoài việc cung cấp phòng cho khách hàng khách sạn cungcấp cho khách hàng số dịch vụ khác như: ăn uống, phương tiện lại, điện thoại Ngoài cung cấp dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc… Chức hệ thống cung cấp tên dịch vụ, chi phí dịch vụ tương ứng lưu lại thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ để phục vụ cho việc toán sau b Thêm dịch vụ: Theo xu phát triển xã hội để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng hệ thống cung cấp chức “Thêm dịch vụ” Chức thực thêm vào hệ thống thông tin dịch vụ chưa có danh sách dịch vụ có c Xoá dịch vụ: Với dịch vụ lâu ngày khách hàng yêu cầu số người yêu cầu hệ thống lên danh sách để gửi lên ban giám đốc xin huỷ bỏ dịch vụ Chức thực công việc chấp nhận huỷ bỏ thông tin dịch vụ sở liệu d Sửa thông tin dịch vụ: Do thay đổi thị trường, có thời điểm cần phải thay đổi thông tin dịch vụ mà khách sạn cung cấp Chức giúp thực điều cách dễ dàng 2.5 Báo cáo, thống kê a Thống kê tài chính: chức thực thống kê tổng số tiền mặt thu ngày đơn vị thời gian Đồng thời cung cấp khả xem lại tổng số tiền thu ngày trước b Báo cáo tổng hợp: chức thực tổng kết tất khoản thu được, khoản phí, tần suất sử dụng phòng, số lượng khách hàng đến thuê phòng khách sạn, …trong tháng vừa qua III Sơ đồ luồng liệu Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Tổ dịch vụ TT dịch vụ có sửa đổi Yêu cầu dịch vụ TT dịch vụ bị hủy TT dịch vụ thêm Tổ dịch vụ 3.2 Thêm dịch vụ 3.3 Sửa TT dịch vụ Dịch vụ yêu cầu 3.1 Cung cấp dịch vụ Tổ dịch vụ 3.4 Xóa thông tin dịch vụ Khách hàng TT dịch vụ yêu cầu Hóa đơn TT thuê phòng T/G nghỉ TT đổi phòng TT kiểm tra phòng Tiền mặt/ Séc/ Thẻ Y/C đổi phòng TT đặt phòng T/G đến Quản lí dịch vụ -3TT dịch vụ Báo Cáo TC Định Kì TT trạng thái phòng Phòng củ Phòng Phòng TT d/ vụ cung cấp Ban giám đốc Báo Cáo Tổng Hợp Dịch vụ yêu cầu TT dịch vụ bị hủy/ dịch vụ mới/ dịch vụ có sửa đổi Khách hàng TT dịch vụ Y/c Tên dịch vụ SD dịch vụ Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 3.1 Phân rã chức “Quản lý khách hàng” TT khách hàng sửa đổi TT cá nhân có sửa đổi 1.1 Sửa thông tin khách hàng 1.2 Xóa thông tin khách hàng 1.3 Tìm kiếm thông tin khách hàng Khách hàng TTđã tìm kiếm TT cần t/kiếm TT khách hàng 3.2 Phân rã chức “Quản lý giao dịch” Yêu cầu đổi phòng $ mặt/sec/ số thẻ TB Ktra Phòng $ mặt/sec/số thẻ TT cá nhân 2.3 Đổi phòng Khách Hàng 2.1 Thuê phòng Khách hàng 2.2 Đặt phòng trước Khách hàng TT đặt phòng TT đổi phòng 2.5 Thanh toán định kì Khách hàng TT khách hàng Phòng Khách hàng Khách hàng SD dịch vụ Hóa đơn TT đặt phòng TT đổi phòng 2.4 Thánh toán trả phòng TT khách hàng Phòng TT khách hàng Phòng Tổ buồng Báo cáo tài D.vu yêu cầu Quản lí khách sạn (Bộ phận lễ tân) Tổ dịch vụ Khách hàng Ban giám đốc Báo cáo tổng hợp TT trạng thái phòng Thông báo kiểm tra phòng 3.3 Phân rã chức “Quản lý dịch vụ” 3.4 Phân rã chức “Quản lý trạng thái phòng” 4.1 Xem TT trạng thái phòng 4.2 Xóa TT trạng thái phòng 4.3 Sữa TT trạng thái phòng Tổ buồng Phòng 3.5 Phân rã chức “Báo cáo thống kê” Phòng 5.2 Báo cáo tổng hợp Hóa đơn Thuê phòng SD dịch vụ TT dịch vụ 5.1 Báo cáo tài định kì Ban Giám Đốc Báo cáo tổng hợp Báo cáo tài định kì IV Mô hình liệu Xây dựng mô hình thực thể liên kết Dòng HĐ d Hóa đơn Khách hàng MaHD MaKH HinhthucTT Sotien NgayTT MaKH Hoten CMND Diachi DT SoHC PhanloaiKH ID MaKH Ngaydi MaP Ngayden Thanhtoan ID MaDV MaKH NgaySD Maloai Tenloai GiaVn GiaNN Thuê phòng Sử dụng DV Loại Phòng Dịch vụ TenP MaP Maloai Trangthai MaDV Dongiavn TenDv DongiaNN V Chuẩn hóa mô hình liệu Xác định thực thể Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ tân), ta xác định thực thể sau: - Khách hàng - Phòng - Dịch vụ - Hóa đơn Danh sách thuộc tính - MaKH - hoteKH - Dc - Tel - CMND - SoHC - PloaiKH - Map - Ngayden - Trangthai - GiaVN - Madv/p - GiaNN - MaDV - TenDV - DongiaVN - DongiaNN - MaHD - Sotien - ngayTT - HinhthucTT - LoaiP - Ngaydi - Thanhtoan - Tiendat - Dvtinh - NgaySD - Thanhtien Xác định thuộc tính tương ứng cho thực thể - Khách hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH Với: MaKH: mã khách hàng HotenKH: họ tên khách hàng Dc: địa khách hàng Tel: số điện thoại khách hàng CMN.D: số chứng minh nhân dân khách hàng (nếu khách hàng người Việt Nam) SoHC: số hộ chiếu khách hàng (nếu khách hàng người nước ngoài) PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng người Việt Nam người nước - Phòng: MaP, TenP, LoaiP, Trangthai - Với: MaP: mã phòng TenP : tên phòng LoaiP : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi, phòng đặc biệt, phòng thường) Trangthai:trạng thái phòng (đã có khách, phòng trống, phòng đặt trước, phòng sửa chữa ) - Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN Với: MaDV: mã dịch vụ TenDV: tên dịch vụ DongiaVN: giá dịch vụ áp dụng cho khách hàng người Việt Nam DongiaNN: giá dịch vụ áp dụng cho khách hàng người nước - Hóa đơn: MaHD,MaKH, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT Với: MaHD: mã hóa đơn MaKH: mã khách hàng SotienTT: số tiền khách hàng toán NgayTT: ngày toán HinhthucTT: hình thức toán khách hàng (bằng tiền mặt hay sec/thẻ tín dụng) Mô hình quan hệ Sau chuẩn hóa sở liệu ta thu sở liệu dạng chuẩn sau : Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH) Phòng (MaP, TenP, LoaiP) Loai(MaLoai,TenLoai,GiaVN,GiaNN) Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN) Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT) Thuê phòng (ID,MaKH, Ngayden, Ngaydi, Thanhtoan) Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat) Sử dụng dịch vụ (ID,MaKH, MaDV, NgaySD) Dòng hóa đơn(MaHD,MaDV/P,Soluong,Dvtinh,thanhtien) Các thuộc tính gạch chân khóa VI Thiết kế bảng vật lý Từ phân tích ta có bảng mô tả liệu (Cơ sỏ liệu thiết kế MSACCESS 2000) Bảng Khách hàng : Chứa thông tin khách hàng [...]... rã chức năng Quản lý khách hàng” TT khách hàng đã sửa đổi TT cá nhân có sửa đổi 1.1 Sửa thông tin khách hàng 1.2 Xóa thông tin khách hàng 1.3 Tìm kiếm thông tin khách hàng Khách hàng TTđã tìm kiếm TT cần t/kiếm TT khách hàng 3.2 Phân rã chức năng Quản lý giao dịch” Yêu cầu đổi phòng $ mặt/sec/ số thẻ TB Ktra Phòng $ mặt/sec/số thẻ TT cá nhân 2.3 Đổi phòng Khách Hàng 2.1 Thuê phòng Khách hàng 2.2... 2.1 Thuê phòng Khách hàng 2.2 Đặt phòng trước Khách hàng TT đặt phòng TT đổi phòng 2.5 Thanh toán định kì Khách hàng TT khách hàng Phòng Khách hàng Khách hàng SD dịch vụ Hóa đơn TT đặt phòng TT đổi phòng 2.4 Thánh toán trả phòng TT khách hàng Phòng TT khách hàng Phòng Tổ buồng Báo cáo tài chính D.vu được yêu cầu Quản lí khách sạn (Bộ phận lễ tân) Tổ dịch vụ Khách hàng Ban giám đốc Báo cáo tổng hợp TT... hình thực thể liên kết Dòng HĐ d Hóa đơn Khách hàng MaHD MaKH HinhthucTT Sotien NgayTT MaKH Hoten CMND Diachi DT SoHC PhanloaiKH ID MaKH Ngaydi MaP Ngayden Thanhtoan ID MaDV MaKH NgaySD Maloai Tenloai GiaVn GiaNN Thuê phòng Sử dụng DV Loại Phòng Dịch vụ TenP MaP Maloai Trangthai MaDV Dongiavn TenDv DongiaNN V Chuẩn hóa mô hình dữ liệu 1 Xác định các thực thể Trong hệ thống quản lý khách sạn (bộ phận lễ... Đặt phòng (MaKH, Ngayden, Tiendat) Sử dụng dịch vụ (ID,MaKH, MaDV, NgaySD) Dòng hóa đơn(MaHD,MaDV/P,Soluong,Dvtinh,thanhtien) Các thuộc tính được gạch chân là khóa chính VI Thiết kế các bảng vật lý Từ phân tích trên ta có các bảng mô tả dữ liệu (Cơ sỏ dữ liệu thiết kế trên MSACCESS 2000) 1 Bảng Khách hàng : Chứa thông tin về khách hàng ... hàng: MaKH, HotenKH, Dc, Tel, CMND, SoHC, PloaiKH Với: MaKH: mã khách hàng HotenKH: họ tên của khách hàng Dc: địa chỉ của khách hàng Tel: số điện thoại của khách hàng CMN.D: số chứng minh nhân dân của khách hàng (nếu khách hàng là người Việt Nam) SoHC: số hộ chiếu của khách hàng (nếu khách hàng là người nước ngoài) PloạiKH: dùng để phân loại khách hàng là người Việt Nam hay là người nước ngoài - Phòng:... dịch vụ Hoá đơn Báo cáo thống kê -5Phòng TT cá nhân TT phòng Quản lí giao dịch -2TT có sửa đổi TT đã tìm kiếm TT cần tìm kiếm Quản lí khách hàng - 1Khách hàng TT khách hàng Tổ Buồng TT trạng thái phòng Quản lí trạng thái phòng -4Hoá đơn Phòng củ Phòng mới Phòng TT d/ vụ cung cấp Ban giám đốc Báo Cáo Tổng Hợp Dịch vụ được yêu cầu TT dịch vụ bị hủy/ dịch vụ mới/ dịch vụ có sửa đổi Khách hàng TT dịch vụ... có khách, phòng trống, phòng đã đặt trước, phòng đang sửa chữa ) - Dịch vụ: MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN Với: MaDV: mã dịch vụ TenDV: tên của dịch vụ DongiaVN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người Việt Nam DongiaNN: giá của dịch vụ áp dụng cho khách hàng là người nước ngoài - Hóa đơn: MaHD,MaKH, SotienTT, NgayTT, HinhthucTT Với: MaHD: mã hóa đơn MaKH: mã khách hàng SotienTT: số tiền khách. .. định được các thực thể sau: - Khách hàng - Phòng - Dịch vụ - Hóa đơn 2 Danh sách các thuộc tính - MaKH - hoteKH - Dc - Tel - CMND - SoHC - PloaiKH - Map - Ngayden - Trangthai - GiaVN - Madv/p - GiaNN - MaDV - TenDV - DongiaVN - DongiaNN - MaHD - Sotien - ngayTT - HinhthucTT - LoaiP - Ngaydi - Thanhtoan - Tiendat - Dvtinh - NgaySD - Thanhtien 3 Xác định các thuộc tính tương ứng cho các thực thể - Khách. .. Báo cáo tổng hợp TT trạng thái phòng Thông báo kiểm tra phòng 3.3 Phân rã chức năng Quản lý dịch vụ” 3.4 Phân rã chức năng Quản lý trạng thái phòng” 4.1 Xem TT trạng thái phòng 4.2 Xóa TT trạng thái phòng 4.3 Sữa TT trạng thái phòng Tổ buồng Phòng 3.5 Phân rã chức năng “Báo cáo thống kê” Phòng 5.2 Báo cáo tổng hợp Hóa đơn Thuê phòng SD dịch vụ TT dịch vụ 5.1 Báo cáo tài chính định kì Ban Giám Đốc... thanh toán HinhthucTT: hình thức thanh toán của khách hàng (bằng tiền mặt hay bằng sec/thẻ tín dụng) 4 Mô hình quan hệ Sau khi chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ta thu được cơ sở dữ liệu ở dạng chuẩn 3 như sau : Khách hàng (MaKH, HotenKH, Tel, Dc, CMND, PloaiKH) Phòng (MaP, TenP, LoaiP) Loai(MaLoai,TenLoai,GiaVN,GiaNN) Dịch vụ (MaDV, TenDV, DongiaVN, DongiaNN) Hóa đơn (MaHD, MaKH, Sotien, NgayTT, HinhthucTT)